ESTUDO DE CASO AVANÇADO

João da Silva é o Vice-Presidente Global de TI em uma empresa de tecnologia chamada Tech Inc., situada em São
Francisco.

A empresa possui atualmente mais de mil colaboradores trabalhando em 10 diferentes países.

João é responsável por gerenciar os times de desenvolvimento de novos produtos, suporte a clientes e suporte interno de
todos os departamentos da empresa.

Devido à suas metas de 2016, João e seu time estão procurando por soluções que os ajudem a atingir os seguintes
resultados:

 Identificar rapidamente os gargalos do processo;

 Medir quanto tempo leva para terminar cada tarefa;
 Identificar quais times estão com um melhor desempenho;
 Diminuir o tempo de resposta em 30%;
 Centralizar todos os processos principais da área em uma ferramenta só;
 Gerar relatórios semanais e mensais baseados nas KPIs;
 Manter toda a informação gerada pelo departamento de TI dos 10 países centralizada em um só local.

Baseado nas metas, João começou a procurar e testar ferramentas.

Assim que encontrou a Pipefy, solicitou uma demonstração completa do produto e agora quer que nosso time modele
todos seus processos.

Sua primeira necessidade é ter seu time trabalhando no desenvolvimento de novos produtos. Semanalmente seu time faz
um brainstorming para coletar novas ideias de funcionalidades, melhorias de UX, melhorias de performance, mas também
para priorizar e resolver bugs.

Assim que eles terminam, priorizam as ideias e dividem em tarefas menores para que as ideias principais se mantenham
separadas das outras.

Quando eles decidem trabalhar em algumas dessas ideias, eles possuem o seguinte processo padrão a ser seguido:

1. Cada ideia é dividida em tarefas.

2. Cada tarefa possui um responsável, precisa ser priorizada e receber uma data de entrega.
3. Devido à meta estabelecida devido a um comparativo com os principais competidores, cada tarefa deve ser
finalizada em no máximo 10 dias.
4. Antes de colocar uma nova funcionalidade no ar, ela precisa ser testada por um especialista de qualidade e
aprovada pelo líder do time.
5. Caso não seja aprovada por nenhum dos dois, a funcionalidade não será lançada.

Da maneira que o processo é gerenciado atualmente, os membros de time de João têm enfrentado problemas para saber
quais tarefas foram designadas a eles, dificultando assim o cumprimento de prazos de entrega.

O time também não segue boas práticas de desenvolvimento de software, e a gestão de informação dos projetos e
atividades é praticamente inexistente, fazendo com que ninguém saiba o que o outro está fazendo e não conseguindo se
ajudar.

Em seus processos subsequentes, João e seu time recebem por email diferentes solicitações tanto de outros times e
departamentos da empresa como de clientes.
Estes emails contêm informações de contato, o problema/dificuldade que originou o chamado, algumas
amostras/capturas de tela anexadas, o quão crítico/prioritário é o problema e quando eles precisam que seja resolvido.

Atualmente, cada solicitação deve ser mandada por email por um assistente. O assistente então checa se a solicitação é
válida para aprova-la ou não.

Caso a solicitação seja aprovada, o assistente vai redirecioná-la para o time responsável pela resolução, colocando o
solicitante diretamente em contanto com o responsável por tratar a solicitação por e-mail.

Atualmente, tanto os clientes quanto os colaboradores que precisam fazer solicitações reclamam que nunca sabem se o
problema foi ou não resolvido. Além disso, toda vez que criam uma nova solicitação, precisam preencher todas as suas
informações pessoais novamente, um passo que eles julgam desnecessário.

Devido à falta de comunicação entre as partes citadas (solicitante, assistente e responsável pela solução), eles têm
demorado semanas para finalizar uma solicitação simples de suporte, perdendo assim clientes que não estão felizes com a
empresa.

Para João é muito importante que todos esses problemas enfrentados nos 3 processos sejam solucionados.

Exercício

1 – Qual a solução que você propõe para João? Quantos Pipes sua empresa precisa ter? Quais funcionalidades você pode
sugerir que ele utilize em cada Pipe para sanar seus problemas?

2 – Modele a proposta de solução no Pipefy;