ENSAYO: IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

KAREN JOHANA GAVIRIA MÁRQUEZ

APRENDIZ

AVA ALEXANDER HERRERA PÉREZ

INSTRUCTOR

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA

PROGRAMA: ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
SANTA ROSA DE OSOS- ANTIOQUIA
FICHA: 1620694
2019
Los archivos son los que recopilan, conservan y difunden información registrada, generada
y recibida por una entidad, grupo o persona. Esta información puede estar contenida en
documentos sobre papel o cualquier otro soporte: medios legibles por equipos mecánicos y
electrónicos, cintas y discos de computadora, microformas, fotografías, fonogramas,
videocintas, películas, pintura, dibujos, mapas, etc.

Los archivos constituyen parte esencial de los recursos de información de un país, por cuanto
en su documentación se expresa, en forma original, el desarrollo histórico de su misión,
funciones y actividades. En todo ámbito de la vida trabajamos recolectando, leyendo y
analizando diferentes datos, que mediante un debido proceso y metodología permiten crear
Información útil, que forma parte de lo que es posteriormente conocido como Banco de
Datos, siendo un objeto de consulta en todo ámbito socioeconómico.

El concepto de archivo proviene del latín archivum, y se refiere al conjunto de documentos

producidos por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, en ejercicio de su
actividad. Los documentos pueden ser libros, fotos, recortes de diarios, y resultan de suma
importancia cuando se emprende una actividad de investigación histórica.

La importancia de los archivos radica en cuanto al valor que estos tienen para la
administración, la investigación, la comunidad y el estado, el desarrollo económico y para
el desarrollo científico y tecnológico.

Para la administración:

Se puede decir que dentro de una organización es de suma importancia archivar, puesto que
esto ayuda a resguardar y organizar información con mucha utilidad, que posteriormente se
localiza de forma rápida y sencilla. Los archivos son elaborados por personas e
instituciones para el desarrollo de sus actividades, es decir, cada gobierno, entidad pública,
privada o empresa debe acudir con regularidad a los documentos que ha elaborado o
recibido, para poder determinar procedentes, verificar proyectos, realizar investigaciones,
tomar decisiones, etc. La importancia de los archivos toma forma a medida que pasa el
tiempo, ya que si se cuenta con una buena organización no tendríamos que empezar de
cero, evitando el costo y el tiempo invertido en la búsqueda de información.

Para la investigación:

Todos os archivos tienen la responsabilidad de ser fuentes de ilustración y mejoramiento

para las empresas, entidades públicas y privadas, en tato contienen información que veden
aprovecharse por parte de los investigadores. La importancia de estos en el campo de la
investigación es entorno a descubrir la verdad y versiones diferentes sobre los
acontecimientos, además, sirven para las investigaciones relacionadas con la historia, la
economía, la administración, los procesos políticos, la geografía, entre otros.

Para la comunidad y el estado:

Cuando están organizados los archivos, tienen la capacidad de documentar derechos y

deberes de las personas, de las organizaciones, del estado, y de éste con otros estados.

Desde su nacimiento toda persona tiene una relación con la documentación, esta relación le
ayuda a ejercer como ciudadano, y esto sucede de igual forma con las entidades y
organizaciones al crearse y empezar con sus actividades.

Para el desarrollo económico:

Al recurrir a los archivos, los gobernantes y planificadores tendrán la seguridad de tomar y

proyectar decisiones con bases sólidas, pues éstos reúnen gran número de información
sobre: población, funcionamiento de los sectores productivo y de servicios, industria,
comercio, agricultura, bienestar, asistencia social y educación, entre otros.

Para el desarrollo científico y tecnológico:

Gran parte de la contribución de los archivos al desarrollo científico y tecnológico está
dado por su capacidad de proporcionar información sobre insumos y resultados obtenidos
durante los procesos de investigación.

Finalizado, los archivos son una de las bases más importantes dentro de una entidad pública
o privada, que se va fortaleciendo a medida que pasa el tiempo, por esta razón se deben
tener bien clasificados y organizados de modo que se puedan acceder a ellos de forma
rápida y sencilla. Además, estos han sido fundamentales para la evolución social, cultural,
política y económica, ya que estos contribuyen un centro de consulta de la información,
disponible en todo momento. Dichos archivos deben ser funcionales y técnicos, de fácil
manejo y consulta.

Fuentes:
https://concepto.de/archivo/#ixzz5rDMKZTzd
http://organizaciondocumentos.blogspot.com/2011/01/importancia-de-los-archivos.html