Taller “Fórmulas y funciones en Excel 2016”

TUTOR: JAVIER HERNAN JIMENEZ BELTRAN

APRENDIZ: RUBEN DARIO MACIAS B.

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA

POPAYAN, 2019
En el apoyo al área de ventas que usted está realizando en la empresa LPG comercializadora de
productos lácteos, se va a retomar la información almacenada en el libro que se está trabajando,
con el fin de automatizar el formato de factura, a partir de la información de los clientes,
vendedores y productos. Para realizar esta actividad debe:

1. Retomar el libro de Microsoft Excel elaborado anteriormente, que contiene los datos de
los clientes, vendedores, productos y el formato de factura.

2. Asignar nombre a un rango en la hoja de clientes.

Para asignar un nombre a un Rango se seleccionan todas las

celdas Qué contienen los datos de los clientes, posteriormente se
selecciona la pestaña fórmulas en el grupo de nombres definidos
se selecciona la opción asignar nombre a Rango, esto permite
manipular las funciones y las fórmulas correctamente
3. Asignar nombre a un rango en la hoja de vendedores.

4. Asignar nombre a un rango en la hoja de productos. En el formato de factura debe:

En el formato de factura debe:
• Utilizar la función BUSCARV para llenar los datos del cliente.

Una vez insertados datos se da en “aceptar” y nos arroja lo siguiente:

Ahora, para poder visualizar el nombre del cliente se copia el número de cédula y se inserta
en el código del cliente. A continuación, se visualiza.
 • Utilizar la función CONCANTENAR para unir el nombre y el apellido de los
clientes.
Cómo se puede visualizar en El Paso anterior, en los detalles del cliente tenemos el nombre,
pero no el apellido, para unir el nombre y el apellido realizamos la función
CONCATENAR.
Insertamos la función CONTERNAR, donde en el recuadro que nos aparece ingresamos
los datos.
En el texto 1, ingresamos la funcion BUSCARV para ingresar el nombre del cliente.
En el texto 2, ponemos dos comillas con espacio en blanco para para separar el nombre del
cliente y el apellido.
En el texto 3 volvemos a ingresar la función BUSCARV y buscamos el apellido del cliente
y finalmente damos a aceptar.
A continuación se ilustra el proceso:
Para El vendedor implementamos los dos pasos anteriores pero cambiando datos,
obteniendo lo siguiente:
 • Utilizar la función BUSCARV para llenar los datos de la descripción de los
productos y su valor

Para llenar los datos de la descripción de los productos hacemos lo siguiente:

para esto implementó en la FUNCION BUSCARV y llenamos los datos en la tabla que nos
muestra.
Entonces, para que nos aparezca la descripción del producto, simplemente ponemos el
código de producto y obtenemos la descripción.

Para el valor unitario del producto implementamos las misma funcion pero reemplazamos
los datos
 para obtener el valor total aplicamos la formula del producto para multiplicar la cantidad
del producto por el valor unitario del producto.

Hacemos lo mismo para los otros productos

Nota: Para agregar los otros productos se explican en el Paso 4 (Utilizar la función
SI.ERROR en las celdas que lo requieran.)
 • Utilizar la función SUMA en las celdas que lo requieran

Para obtener el subtotal debemos realizar una suma, en este caso vamos a la opcion
autosuma y seleccionamos las celdas que queremos sumar, automáticamente se nos
seleccionan las celdas del valor total de cada producto y así obtenemos el subtotal.
Ahora bien, para obtener el IVA debemos multiplicar el subtotal por el 16% que es el IVA
de los productos.

Para obtener el valor Neto sumamos el subtotal más el valor del IVA
 • Utilizar la función SI.ERROR en las celdas que lo requieran.

Ahora, para agregar otros productos simplemente arrastramos en la parte inferior derecha
de la celda de la descripción del anterior producto, hacemos esto ya que vamos a emplear la
misma fórmula.

Una vez hecho esto vemos que nos aparece un error #N/D (No disponible).

A continuación se visualiza el error.

Como no hemos ingresado los datos de código del producto y la cantidad nos aparece el
error.

Para controlar el error se aplica la función SI.ERROR para que las celdas no nos aparezca
el error sino que nos aparezca en blanco o un cero y así las anteriores operaciones,
funciones, que hemos realizado se visualicen.

A continuación se visualiza la función SI.ERROR en el valor total del segundo producto

que vamos a agregar, Ahora vemos que en esta celda ya no aparece el error sino que está
vacía, Pues a la función le hemos agregado al final dos comillas para que así aparezca
vacía, no aparezca el error y Se visualize el resultado de las más de las demás celdas.
Aplicamos la función SI.ERROR en la celda de la descripción del segundo producto
Hacemos lo mismo para la celda del valor unitario del segundo producto

Una vez hemos terminado de corregir el error, Podemos agregar los demás productos,
insertando el codigo y la cantidad de cada producto y automanticamente aparecen.
 • Utilizar la función ENTERO en las celdas que lo requieran.

Vemos que nuestra factura no tiene resultados decimales sino que tiene resultados exactos,
para poder aplicar la función ENTERO, tenemos que tener decimales para ello debemos
Modificar el valor unitario de los productos.

Factura con resultados exactos:

agregando decimales al valor unitario de algunos productos

Una vez agregado los decimales a algunos productos se puede obtener la factura con
valores decimales

Ahora sí podemos aplicar la función ENTERO para el valor Neto, qué es el último valor
que debe pagar el cliente, pues en el valor neto tenemos un valor con decimales, entonces
aplicamos la función entero para tener un valor exacto.
• Utilizar el formato de valores numéricos en las celdas donde se requiera.

En este caso seleccionamos el rango de celdas a las que queremos darle el formato de
valores numéricos, una vez seleccionado el rango vamos a formato de número y en la
ventana que nos aparece vamos a número y seleccionamos moneda y en símbolo
buscamos español Colombia.
 • Utilizar el formato condicional donde aparezca error y no se deba visualizar.

Para darle formato condicional al valor total de los productos hacemos lo siguiente:
Al valor total de los productos que supere un precio de 20,000 Se pondrá en color verde
claro.
Actividad final con todos los pasos sugeridos: