“Programación Evento Comercial y Diseño de la Campaña de Difusión”

“GRANJEEL NATURAL HAIR”

AUTORES

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TUTOR

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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE S.E.N.A

FORMACIÓN TITULADA VIRTUAL

TECNOLOGIA EN GESTIÓN DE MERCADOS

REGIONAL TOLIMA

2019
 1. DETERMINA EL TIPO DE EVENTO A REALIZAR

Tipo de Actividad: Promocional y comercial.

Nombre del evento: V FERIA EMPRESARIAL PARA EL CUIDADO CAPILAR

Imagen

Slogan

¡tu cabello tu presencia ...…

V FERIA EMPRESARIAL

PARA EL CUIDADO CAPILAR

Lugar de realización del evento: Centro de Convenciones Cartagena de
Indias “Julio Cesar Turbay Ayala"

Dirección: Cl. 24 #8A-344, Cartagena, Provincia de Cartagena, Bolívar

2. ESTABLECER LOS REQUERIMIENTOS DEL EVENTO.

 Especificar a los coordinadores del evento, el tipo y tamaño del stand la

ubicación que nesecitamos, en medidas y capaciodades.
 Imágenes corporativas ( marcas, logotipos, banners, imágenes, mensajes,
temas u objetivos)
 Los productos a exhibir.
 Eventos decorativos y mobiliarios
 Hacer promociones preventas tales como. ( correo directo, invitacionnes
personales, anuncios en periodicos, revistas y radios. )
 Ventas directa con ofertas.
 Musica y / o videos.
 Promocion durante los eventos : folletos, volantes, muestras gratis y
obsequios, etc.

Imagen del stand

 3. CONSTRUIR EL PRESUPUESTO Y LA FINANCIACIÓN DEL EVENTO

Para este evento utilizaremos los recursos con que cuenta la campaña, y
haremos un equipo de trabajo de 5 miembros a los cuales les daremos tareas
específicas.

Presupuesto

Concepto Estimado Total

Alquiler de stand $100.000 $500.000
Adecuaciones $250.000 $250.000
Equipos $300.000 $300.000
Publicidad $30.000 $30.000
Fotocopias $40.000 $40.000
Impreciones $100.000 $100.000
Revistas, periodicos y piezas publicitarias $180.000 $180.000
Cuñas radiales $400.000 $400.000
Otros $100.000 $100.000
Servicios de transportes $200.000 $200.000
Pruebas gratis $450.000 $450.000
Decoacion y sonido $200.000 $200.000
Iluminacion $50.000 $50.000
Total $2.800.000

4. CONTRATAR LOS INSUMOS MATERIALES Y EQUIPOS QUE

NESECITARAS

Insumos Materiales y equipos

Producto Cantidad

Sillas 15
Pendones 4
Pantallas led 2
Materiasles de muestras 900
Volante y folletos 1500
Portafolio de servicios 6

5.ELABORAR EL PROTOCOLO DEL EVENTO.

Protocolo antes del evento:

 Conocer el publico que va asistir, enviando invitaciones o notificaciones con

un mes de aterioridad.
 Conocer el lugar donde se presentará el producto, con que servicios cuenta,
el personal de seguridad existente, sitios de imformacion general etc.
 Estableser el lugar y el horario en el que se llevará a cabo el evento
 Diseñar un programa de presentacion del evento para asi llevar un orden
Protocolo durante el evento

 Revisar que todo este en el orden adeacuerdo y acorde con la agenda del
evento
 Revisar la presentacion personal del perosnal
 Repartir el trabajo entre los encargados del evento
 Tener una buena disponibilidad y atencion con los invitados
 Expresarse de una manera clara y concreta
 Ubicarse en la entrada del stand para recibir cordialmente a los invitados
 Tener listos los productos a ofrecer y las muestras gratis

Protocolo al finalizar el evento

 Enviar notas de agradecimiento por la participacion en el evento.

 Elaborar un documento escrito de carácter público con las concluciones del
evento ya que esto lo recibiran todos los que participaron.
 hacer encuestas para saber si se logró el objetivo propuesto.

6. FORMULAR EL PLAN DE RELACIONES PÚBLICAS DEL EVENTO

La empresa de productos para el cuidado capilar “GRANJEEL NATURAL HAIR” ha

decidido hacerse participe de una feria empresarial en donde va hacer el lanzamiento
oficial de una nueva línea para el cuidado del cabello masculino. Lugar donde se podrán
probar las nuevas líneas de producto de la marca y recibir muestras gratis para probar
en casa.

“GRANJEEL NATURAL HAIR” es una empresa que esta nueva en el mercado y quiere
innovar en la línea masculina con un nuevo producto para la caída del cabello, el cual
proporciona firmeza al cabello; si desea participar en la feria ya que es un lugar que
tiene gran acogida en el público, ya que asiste un gran número de personas de
diferentes edades, a los cuales se le puede realizar encuestas de nuestros productos
intercambio de opiniones para que sea una actividad donde podamos cumplir con los
objetivos propuestos, por lo que hemos dispuesto de la siguiente planeación y
programación para llevar a cabo dicho evento.

Objetivo general

Fomentar la participación activa de nuestra empresa “GRANJEEL NATURAL HAIR”

dentro del mercado empresarial.

Objetivos específicos

 Captar nuevos clientes y consumidores

 Fortalecer la imagen y marca de nuestro producto.
 Generar la fidelización de los clientes.
 Lograr la compra y venta de nuestros productos y servicios.
 Consolidar alianzas estratégicas con clientes y proveedores.
 Cronograma de evento
tiempo
Mes julio
Actividades SEM SEM SEM SEM Observaciones
1 2 3 4
Elaboración de un plan de actualización, tiempos
de ejecución, designación de responsables y 8 horas
montajes.
Elaboración de compañía de promoción y
comunicación
8 horas
Selección de productos a comercializar en la feria 8 horas
Definir el número de invitados, delegados,
8 horas
ponentes y acompañantes
Seleccionar el tipo de montaje y tamaño 4 horas
Impresiones de papelería, folletos, pendones 3 horas
Diseño gráfico de publicidad y difusión 10 horas
presupuesto 6 horas

7. DISEÑAR LA CAMPAÑA DE DIFUCION.

 Se invitará via email, a los clientes ya establecidos

 Se promocionará a travez de redes sociales como facebook, instagram,
twitter y google+
 Campaña radial
 Publicidad en la prensa escrita
 Pegables
 Folletos

8. DIFUNDIR EL EVENTO COMERCIAL

El evento se va difundir, mediante pendones, avisos radiales,avisos de

television, redes sociaes como twitter, facebook, instagram, etc.

Lo anterior con la intención de poder llegar a la mayoria de nuestros invitados;

garantizaremos que cada uno este imformado y nos pueda acompañar.

Avisos de radio, television y redes sociales.

“V FERIA EMPRESARIAL PARA EL CUIDADO CAPILAR”

Mayor información: en redes sociales páginas Facebook, Instagram, Twitter.

GRANJEEL NATURAL HAIR
Folletos
Pendones

“V FERIA EMPRESARIAL PARA EL CUIDADO CAPILAR”

Mayor información: a través de nuestra fan page de

Facebook, Instagram, Twitter y en
www.granjeelnaturalhair.com.

GRANJEEL NATURAL HAIR

9. EVALUCIÓN

Para la evaluación del evento la empresa planea aplicar encuestas para evaluar
la satisfacción de los asistentes, aplicando las siguientes estrategias:

 Distribuyendo impresos con los cuestionarios al principio del evento y

recogiéndolos al final

 Realizando un gran cuestionario en el que el asistente pueda reflejar su

opinión sobre cada una de las sesiones, que será recogido al final del evento.

 Conocer las opiniones de los dos grandes grupos de personas involucradas:

los asistentes y los organizadores

Es imprescindible evaluar los resultados en el aspecto económico, en el

sentido de valorar si el presupuesto fue demasiado alto o bajo o si, por el
contrario, fue el adecuado. Revisar cuidadosamente cada área de forma
personalizada, para determinar con exactitud, dónde se presentó escaso
(equipos, publicidad, fotocopia, impresiones, revistas, periódicos piezas
publicitarias etc.)