“Año del Buen Servicio al Ciudadano”

Trabajo Monográfico

Apellidos : RAMIREZ CHUQUIZUTA

Nombres : KAREN MIRIAN
Ciclo : I
Carrera : SECRETARIADO
Frecuencia : L-M-V
Horario : 07:00 – 08:40 P.M.
Admisión : 2017-I-C
Curso : EQUIPOS DE OFICINA
Tutor : LUIS GANOZA
Fecha de Ent. : 01/09/2017
Año : 2017

IQUITOS – LORETO – PERÚ

- 2017 -
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DEDICATORIA

LO DEDICO A DIOS A MIS PADRES Y LA

INSTITUCIÓN POR BRINDARNOS LA ENSEÑANZA
QUE NECESITAMOS PARA SALIR ADELANTE.
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ÍNDICE
INTRODUCCIÓN
I. CONCEPTOS ..................................................................................................................... 6
II. Organización de las Oficinas ........................................................................................ 7
II.1. Elementos físicos de una oficina ......................................................................... 7
A. Mobiliarios .............................................................................................................. 7
B. Equipos ................................................................................................................... 8
II.2. Ambiente físico ....................................................................................................... 12
a. Iluminación............................................................................................................... 12
b. Color .......................................................................................................................... 12
II.3. Organización de la oficina ................................................................................... 14
III. CONCLUSIONES......................................................................................................... 16
IV. RECOMENDACIONES ............................................................................................... 17
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Introducción
En este trabajo hablaremos de cómo podemos equiparnos ante la situación de
fortalecimiento de nuestro espacio que es la oficina.

La tendencia y la globalización de estos equipos han ido incrementándose ya

que ahora es más tecnológico. Desde la aparición de la computadora se ha
convertido en la herramientas indispensable en la oficina, seguido de nuestro
impresora, fax, y sobre todo conectado al internet se convierte en nuestra
herramienta dependiente sin lugar a duda.
En la actualidad tener equipado nuestro espacio de trabajo, nos ayuda a realizar
mejor nuestras labores cotidianas en nuestras empresas, es por ello que los
equipos de las oficinas juega un papel muy importa y para equiparlos debemos
de conocer nuestras necesidades cual será nuestro papel para desempeñarnos
mejor en nuestro trabajo y cada de estos elementos tiene diferentes funciones
que ayudan a mejorar y optimizar esas labores.
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EQUIPOS DE OFICINA
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EQUIPOS DE OFICINA

I. CONCEPTOS
a. ¿Qué es una Oficina?
Una oficina es un salón destinado al trabajo, donde existen
muchas tipos de distribución en cuanto al espacio, y a estos se
les denomina oficina, que varían según la actividad de cada
trabajador, cada uno de ellos tendrá su propio sitio de trabajo.
 También se le puede definir como el lugar donde se
centralizan las informaciones comerciales, se organizan
ideas y actividades de un negocio.
 Es el centro nervioso de la empresa donde se procesa la
información.
 Es un grupo de personas con cualidades de administrar
ciertas actividades esenciales.

b. Etimología de la palabra Oficina

La palabra proviene del latín officium y sus equivalentes en varios

idiomas (principalmente lenguas románicas). Cabe notar que no
denota necesariamente un lugar, sino una oficina (a menudo móvil)
de una persona o aún la noción abstracta de una posición formal
(tal como la del magistrado). Roma se puede considerar la primera
sociedad que, principalmente debido al rol de la ley, desarrolló
una burocracia relativamente elaborada, que no sería igualada por
siglos en el oeste sino hasta después de la caída de Roma, incluso
revertida parcialmente a causa del analfabetismo, mientras que el
este preservó una cultura administrativa más sofisticada, bajo del
imperio Bizantino y el Islam.
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II. Organización de las Oficinas

Ahora en la actualidad para poder tener bien organizado las oficinas
debemos organizarnos con los equipos y mobiliarios que hacen de
nuestro ambiente de trabajo un lugar digno para ejecutar nuestras
labores.

II.1. Elementos físicos de una oficina

Entre ellos podemos determinar los siguientes.
A. Mobiliarios
 Escritorios
Mueble constituido por un
tablero para escribir y
normalmente cajones o
compartimentos sobre él; el
tablero suele quedar oculto
después de su uso, bien
porque es abatible y se recoge, bien porque se cierra con
una persiana.

 Sillas

La silla es un mueble con

respaldo, generalmente de
cuatro patas, cuya finalidad es la
de servir de asiento a una
persona

 Armarios o estantes
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Mueble cerrado con puertas y,

generalmente, con estantes,
cajones y perchas para guardar
objetos de la oficina, libros u
otros.

B. Equipos
 Máquina de escribir
Es un dispositivo mecánico, electromecánico o electrónico,
con un conjunto de teclas
(llamadas tipos) que, al
ser presionadas, imprimen
caracteres en
un documento,
normalmente papel. La
persona que opera una
máquina de escribir recibe
el nombre
de mecanógrafo.

Las máquinas de escribir fueron herramientas

indispensables en las oficinas de todo el mundo, así como
para la literatura, el cine, el periodismo, el teatro y cualquier
actividad que requiriera escribir desde finales del siglo XIX y
casi todo el siglo XX. En la década de
1980 los procesadores de texto para computadoras
personales reemplazaron casi totalmente a las máquinas de
escribir en los países desarrollados, aunque en otras
regiones su uso no se vio afectado por el poco avance de
las nuevas tecnologías hasta entrado el siglo XXI.

 Computadoras
Los computadores son
una parte esencial de
tu oficina.
¿Computadores de
escritorio, notebook,
ambas? Dependerá de
tus preferencias,
necesidades y
posibilidades. Si tu
trabajo requiere
mucho
desplazamiento es una buena idea contar con una portátil.
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 Periféricos
Aquí la lista se extiende:
monitor, teclado, mouse,
impresora, scanner, cámara
web, auriculares, Lo importante
es que cuentes con una pantalla
de monitor amplia (las
dimensiones dependerán del
trabajo que realices; lo que te
resulte más práctico, incluso llegar a tener dos monitores), y
que la impresora y el scanner respondan muy bien para hacer
trabajos de calidad.

 Teléfono / Celular

¡No es detalle
menor! Y son
complementarios a
las herramientas de voz
sobre IP. Si vas a
utilizar el teléfono de la
casa, procura que sea
una línea exclusiva
para atender a tus
contactos. De no ser
posible, asegúrate de
siempre mantener una actitud profesional, especialmente en
horario de oficina.

 Paquete Office de Microsoft

Microsoft Office es una suite ofimática que abarca el

mercado completo en Internet e
interrelaciona aplicaciones de
escritorio, servidores y servicios
para los sistemas
operativos Microsoft
Windows, Mac OS
X, iOS y Android. La última
versión de la suiteofimática es
el Microsoft Office 2016.
Programas de Office:
o WORD
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o EXCEL
o POWERPOINT
o OUTLOOK

 Correos electrónicos

El correo corporativo es una dirección de correo

electrónico que contiene el nombre comercial de
una empresa. Se le llama
corporativo porque así se
diferencia de los correos
electrónicos personales que
por lo general son cuentas de
correo gratis ofrecidas por los distintos servidores de
correos en internet como lo son Gmail, Outlook, entre otros.

 Internet
Fundamental estar conectado a
la web. Siempre será
recomendable una conexión de
banda ancha para agilizar
tiempos. ¡Asegúrate de
contratar un proveedor de
servicio confiable! Necesitarás
estabilidad y fuerza en la señal para poder desarrollar tu
trabajo sin inconvenientes.

 Dictáfono

Aparato usado en las oficinas

para grabar y reproducir las
palabras que se le dictan o las
conversaciones; cuenta con un
micrófono, un dispositivo de
grabación y reproducción de la
voz y otro ispositivo que permite
al mecanógrafo encargado de
transcribir la cinta parar,
retroceder, avanzar o escuchar la
cinta accionándolo con el pie y quedando así sus manos
libres para escribir en el teclado.
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 Fotocopiadoras
Es una máquina que permite reproducir
copias fotostáticas de trabajos escritos,
facturas, cheques, cualquier tipo de
documentos, mediante la exposición de las
mismas ante una luz especial y la captación
de la imagen con un pigmento también
especial (negro o color) sobre papel,
cartulina o en láminas de acetato.

Características:

 Pueden reducir o ampliar.

 Reproduce con rapidez.
 Algunas más sofisticadas seleccionan el papel, compaginan y
engrapan.
 Existen en el mercado fotocopiadoras a color.
 También existen las multifuncionales que tienen: scanner,
fotocopiadora e impresora.

 Calculadoras
Es una máquina mecánica o
electrónica utilizada para
obtener el resultado de cálculos
aritméticos: suma, resta
multiplicación, división y
porcentaje entre los principales.
Con el avance de la tecnología
y la disminución del tamaño de
estos dispositivos es mucha la
gente que las lleva siempre
consigo. Por lo general son
utilizadas cuando el cómputo
necesario no es lo
suficientemente complejo
como para justificar la utilización de una computadora.

 Impresoras
La impresora es
un objeto auxiliar, que está
conectado a una unidad
central de procesamiento de
una computadora, su función
es hacer una copia de aquellos
documentos que han sido
almacenados en un formato
electrónico. Estos
documentos pueden ser textos o imágenes que son impresos en
una hoja o transparencia utilizando cartuchos de tintas o tecnología
láser.
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La mayoría de las impresoras, están unidas a un ordenador por medio de

un cable, aunque también existen las impresoras de red, las cuales
poseen una interfaz de red interna, que le permite a cualquier usuario de
la red imprimir documentos.

 Fax

Es un artefacto que
permite la
reproducción de
mensajes
transmitidos por
medio de la línea
telefónica, es más
práctico y accesible a
cualquier momento
obteniéndose
facsímiles o copia fiel
de un escrito, dibujo,
etc.

Características:

• Tiene una alta velocidad de transmisión.

• Tienen marcación automática.
• Tienen fuente de papel incorporada.
• Tienen memoria de recepción.
• Tienen cambio automático fax/teléfono.

II.2. Ambiente físico

a. Iluminación
Es la acción de iluminar ya sea natural o del conjunto de
dispositivos para producir ciertos efectos luminosos, tanto prácticos
como decorativos.
 Fuentes
o Luz Natural
o Fluorescente
o Incandescentes
 Diseños
o Directa
o Semidirecta
o Indirecta
o Semi indirecta
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b. Color
Embellece y mejora las condiciones bajo las cuales se ejecuta
el trabajo.
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Cada color tiene un significado y un efecto en la vida cotidiana

de las personas. Cada personalidad requiere un tono diferente
para disfrutar de su ambiente.

 Rojo: resistencia, vivacidad, virilidad y dinamismo. El rojo se

usa en la publicidad para indicar una fuerza primitiva, el calor
eficiente o las propiedades fortificantes de un producto.

 Naranja: expresa irradiación y comunicación, es el color

de la acción. Receptivo y cálido, caracteriza el fuego que
arde en el hogar y simboliza la generosidad.

 Amarillo: es el más luminoso de todos los colores. Es el

primero en ser notado y el más brillante, aunque es uno de
los colores que menos gustan especialmente si es verdoso
porque da la idea de ser enfermizo y desagradable para la
mayoría de la gente.

 Verde: simboliza crecimiento y esperanza. Se considera un

color tranquilo que tiene un carácter soleado cuando tiende
al amarillo o reflexivo cuando tiende al azul.

 Azul: evoca imágenes de relajación. Expresa vida espiritual

interior y simboliza el infinito cuando presenta sus tonos más
oscuros; en sus tintes más claros tiene una calidad onírica.

 Blanco: implica virtud, pureza, limpieza, amplitud e

inocencia. Las habitaciones blancas suelen ser muy
dramáticas y crean un sentimiento de lujuria. Es el color
preferido por los decoradores porque da luminosidad y
favorece la integración de cosas muy diversas. En sentido
negativo puede representar frialdad, poca vitalidad, vacío,
ausencia.

 Negro: es audaz, elegante, sofisticado y dominante.

Significa rigor, prudencia, honestidad, seriedad, elegancia.
Pero también tristeza, luto, inconsciencia, odio. Luce
espectacular con el blanco, el gris o el cromo. El negro es
comúnmente usado en habitaciones elegantes y
contemporáneas.

 Violeta: es el color del misterio y la dignidad, en algunas

culturas simboliza el luto. Es equivalente al pensamiento
meditativo y místico.
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 Gris: es neutro y no proporciona significado alguno. Es

símbolo de indecisión e inercia y en sus tonos más oscuros
se asocia con la monotonía y la depresión.

c. Temperatura

Según los especialistas, en los meses de verano la temperatura

del aire acondicionado no debería ser inferior a 24 grados
centígrados ni mayor a 26. Si es menos, se corre el peligro que
al salir a la calle el cambio brusco de temperatura afecte a la
persona, y si es más la frialdad y la sequedad también pueden
afectar.

El equipo siempre debe estar limpio porque es un nido de

microbios.

d. Ruido

Aunque cada persona tiene una tolerancia diferente al ruido,

está comprobado que éste afecta a la concentración de quienes
trabajan en una oficina. El ruido producido por una
conversación puede reducir la capacidad de concentración
hasta en un 20%. En cambio, un ambiente silencioso puede
ayudar a mejorar la capacidad de centrarnos en una tarea hasta
en un 50%.

e. Decoración

 Debe ser agradable, cómoda y elegante

 Colores apropiados
 Adornos adecuados
 Debe adaptarse a la organización y su propósito

II.3. Organización de la oficina

Una distribución eficiente de los inmuebles o áreas de una organización implica

analizar aspectos de su estrategia de negocio, por lo que le corresponde a la
Alta Dirección determinar si se prevé una expansión a corto plazo, y si los
espacios actuales son los adecuados; además, hay que definir si las
características de logística de las operaciones tienen un impacto financiero por
razones como:

• Los empleados tienen la necesidad de trasladarse de un lugar a otro

con frecuencia. ¿Cuáles son las distancias?
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• Los servicios de mensajería para enviar documentos o materiales entre

diferentes sedes son un asunto relevante para las finanzas
• Los empleados están ubicados cerca de otros colaboradores con
quienes están involucrados funcionalmente
• Existen edificios, bodegas, naves, pisos y espacios copados o desiertos
• La sustentabilidad es un elemento de valor en la organización; hay que
evaluar si se utiliza maquinaria o se emiten desechos (líquidos, sólidos
o gaseosos).
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III. CONCLUSIONES

a. La oficina es el lugar donde realizamos y dirigimos nuestra labor

por lo tanto debe estar bien equipada.

b. Los equipos de la oficina debe ser los que nos ayuda a optimizar
el tiempos y el recurso, por lo tanto debe ser de la vanguardia
esto no sería mucho pedir.

c. La oficina debe considerarse su segundo hogar por lo que se puede

ordenar y ambientar de acuerdo a su gusto o darle una visión
familiar.
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IV. RECOMENDACIONES

 El escritorio y la silla deberían ser ergonómicos para favorecer una

buena postura durante las horas de la jornada laboral.
 Utilizar muebles y equipos de oficina fabricados con los últimos
avances y aplicaciones a nivel ergonómico: mesas con la forma y
dimensiones adecuadas, sillas regulables, puntos de luz (lámpara de
mesa, fluorescentes…) que iluminen adecuadamente sin provocar
destellos, pantallas de ordenador regulables y con el brillo y contraste
preciso, etc.
 Mantener la columna vertebral erguida y pegada al respaldo de la silla.
Por desgracia, está muy arraigado entre los trabajadores de oficina la
mala costumbre de inclinarse o encorvarse hacia el escritorio, sobre
todo al escribir sobre el teclado.
 Evitar el estrés con pausas y ejercicios de relajación para evitar que
los músculos se pongan demasiado tensos y hacer una presión
excesiva sobre las vértebras.
 Intentar apoyar los brazos al teclear y usar el ratón, pues la falta de
apoyo significa una tensión muscular y esfuerzo adicionales que
pueden provocar dolores e incluso lesiones.
 Disponer y utilizar un reposa-pies para favorecer el retorno venoso.
 Colocar la pantalla del ordenador frente al usuario para evitar posturas
forzadas del cuello y a una distancia equivalente al brazo extendido
para evitar problemas oculares.
 Poner los documentos en un atril para evitar problemas cervicales.
 Las vías de acceso y los pasos a los puestos siempre deben estar
libres de obstáculos.
 No dejar abiertos los cajones u otros elementos del mobiliario con el
fin de evitar golpes y accidentes.
 No emplear «ladrones» que conecten varios aparatos a una misma
clavija: un sobrecalentamiento puede producir su deterioro y posibilitar
un incendio.
 No utilizar los aparatos eléctricos con las manos húmedas o mojadas:
existe peligro de electrocución
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V. FUENTE DE INFORMACIÓN

 Equipos de Oficina -
https://www.udc.es/arquivos/sites/udc/prl/_galeria_down/informacio
ns_preventivas/oficinas.pdf.

 Equipos de Oficina.-
https://www.fac.mil.co/sites/default/files/EQUIPOS%20OFICINA.pdf