Trabajo Entrega 8

Código
CONTROL DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA Versión
Fecha
Aprobación
1. OBJETIVO
Establecer un procedimiento en el laboratorio de calibración para realizar el Control de los

Documentos y Registros del Sistema de Gestión de Calidad de la empresa; estableciendo los
controles necesarios para:
a) Elaborar, Revisar y Aprobar los documentos y/o registros del SGC

b) Aprobar la adecuación de los documentos antes de emitirlos,
a) Revisar y actualizar (según sea necesario) y volver a aprobar los documentos,
b) Asegurar que se identifican los cambios y el estado de revisión vigente de los documentos
c) Asegurar que la versiones pertinentes de los documentos aplicables están disponibles en
los lugares de uso
d) Asegurar que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables
e) Asegurar que se identifican los documentos de origen externo y que se controla su
distribución
f) Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos e identificarlos adecuadamente
si se conservan para cualquier fin.
Así mismo Establecer los lineamientos para definir los controles necesarios para la identificación,
el almacenamiento, la protección, la recuperación, los tiempos de retención y la eliminación de los
registros relacionados con el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO-IEC 17025:2005
2. ALCANCE
El presente procedimiento es aplicable a la totalidad de los documentos y registros Administrativos

y Técnicos que requieran su primera emisión o modificaciones posteriores que seguirán las
directrices, etapas y estructura establecidas en este documento (ver listado maestro de
documentos y Registros); así como para los documentos externos a BTM S.A.S que requieren
control de su distribución.
3. RESPONSABILIDADES
Todo el personal Laboratorio de Calibración es responsable de aplicar y hacer buen uso del
presente procedimiento.
El Coordinador de Calidad es quien controla el cumplimiento del presente procedimiento.
Corresponde a cada área de trabajo, seguir las directrices y metodologías de Calidad establecidas
aquí para definir los procedimientos que necesitan para el desarrollo de sus respectivos procesos.
Toda copia en PAPEL es ¨Información Documentada no Controlada¨ a Excepción de los registros que se necesitan en
forma física y que se han entregado a través del formato LAB-F-016.D CONTROL Y DISTRIBUCCION DOCUMENTOS Y
REGISTROS La impresión o fotocopia, total o parcial, de su contenido, está restringida sin la autorización expresa de la
Coordinación de Calidad
Página 1 de 16
Elaboró Revisó Aprobó
Coordinador de Calidad Coordinador de Calidad Gerente
Código
Fecha
Aprobación
Corresponde al Coordinador de Calidad, al Comité de Calidad y a cada área, participar en la

elaboración de los procedimientos, así como son responsables de:
- Asesorar y coordinar la elaboración del documento y registro

- Asegurar la coherencia con el resto de la documentación y registros, con las políticas y directrices
generales del Laboratorio.
- Presentar el texto definitivo aprobado.
- La codificación, publicación, distribución y custodia.
Por su parte cada área de trabajo será responsable de la divulgación y aplicación de los
procedimientos y registros hasta el nivel organizativo que sea necesario, en cabeza de su Jefe.
4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Requisitos generales para la competencia de los laboratorios de

NTC-ISO-IEC 17025:2005
ensayos y calibración
NTC-ISO 9001:2015 Sistemas de Gestión de Calidad. Requisitos
LAB-D-002 Manual de Calidad
TRD TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Archivo General de la nación
5. DEFINICIONES
ALMACENAMIENTO: Localización física o electrónica de un documento y registro; mecanismo por

medio del cual el Laboratorio ordena dentro de una carpeta todos los registros del mismo tipo,
generalmente se indica: fecha, orden alfabético, consecutivo, etc. y clasificación dentro de la
carpeta (separación lógica del registro que puede estar determinada por solicitud, cliente,
proyecto, material, tipo de ensayo, actividad, metrólogo, mes, etc.); lugar exacto de
almacenamiento
DISPOSICIÓN: Acción por tomar cuando se ha cumplido el tiempo de retención de los registros;
usualmente la disposición final de los registro es el archivo inactivo o muerto
DOCUMENTO: Información y su medio soporte
Página 2 de 16
Código
Fecha
Aprobación
IDENTIFICACIÓN: Acción que permite reconocer los documentos y registros relacionarlos con el
servicio de Calibración, una actividad o proceso del SGC
INFORMACIÓN: Datos que poseen significado
INSTRUCTIVO DE FORMATOS: Conjunto de indicaciones puntuales, orientadas a informar ciertos

pasos específicos para el diligenciamiento de un formato o la utilización de un aplicativo.
INSTRUCTIVO PROCEDIMENTAL: Es un conjunto de indicaciones puntuales de tareas específicas,

con respecto a la ejecución de actividades
MANUAL DE CALIDAD: Documento que específica el SGC del Laboratorio
NORMAS: Se crean con el objeto de guiar el desarrollo normativo, que defina las políticas,
sistemas, competencias y actuaciones de carácter general del Laboratorio, que por su naturaleza,
precisan de una homogeneidad de actuación
POLÍTICA: Es una declaración permanente que establece el compromiso con un área o proceso en
el establecimiento de lineamientos para toma de decisiones; algunas políticas incluyen reglas, es
decir, definiciones de medidas específicas que se tomarán en una situación dada, las políticas van
acompañadas de objetivos
PROCEDIMIENTO: Se incluyen en ésta categoría las rutinas operativas, técnicas y administrativas

que indican los pasos que deben llevarse a cabo para ejecutar un proceso. Los procesos están
conformados por subprocesos, estos a su vez por actividades y finalmente, las actividades por
tareas
PROTECCIÓN: Condiciones que permiten asegurar el buen estado de los registros. Los registros
requieren una protección especial contra la humedad o las condiciones del medio ambiente para
asegurar la preservación de los registros a través del tiempo
RECUPERACIÓN: Es la posibilidad de consultar un registro
REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades

desempeñadas
TIEMPO DE RETENCIÓN: Hace referencia al tiempo establecido por el Laboratorio, durante el cual
mantendrá almacenado el registro
Página 3 de 16
Código
Fecha
Aprobación
MODIFICACIÓN: es cualquier cambio fundamental que se considere necesario realizar en un

documento del sistema de gestión de calidad.
6. CONDICIONES GENERALES
 Se debe mantener actualizado el listado maestro de documentos del SGC, con las
versiones actuales, los cambios presentados y el control de los documentos obsoletos.
 Los documentos válidos son los que se consideran aprobados por los líderes de procesos y
que reposan en archivo físico y/o magnéticos (Debidamente identificada su aprobación y
última versión).
 Cualquier, persona del Laboratorio , puede identificar la necesidad de crear, modificar

y /o eliminar cualquier documento, y presentar la propuesta al responsable de calidad
 La redacción de la documentación debe facilitar su compresión
 La consulta a los documentos del SGC debe realizarse en la RED “SGC” del Laboratorio de
Calibración, Por lo tanto no se debe realizar la impresión de los mismos, salvo los formatos
que se consideren necesarios.
6.1 MATRIZ DE RESPONSABILIDADES
Los documentos internos del SGC del Laboratorio serán elaborados, revisados, aprobados y
distribuidos de acuerdo a la siguiente Matriz de Responsabilidades:
DOCUMENTO ELABORADO REVISADO APROBADOS

PROCEDIMIENTO Y RC RC GR
MANUALES DEL SGC
SUMINISTROS Y RI RC GR
SERVICIOS
SELECCIÓN Y
EVALUACION DE
PROVEEDORES
GESTION HUMANA RRH RC/DT GR
MANUAL DE RRH RC GR
FUNCIONES
REVISION DE PEDIDOS DAC RC GR
OFERTAS Y
Página 4 de 16
Código
Fecha
Aprobación
CONTRATOS
PROCEDIMIENTOS DT RC GR
TECNICOS
SISTEMAS RS RC GR
GR: Gerente
RC: Responsable de calidad
RRH: Responsable de recursos humanos
DT: Director Técnico
RS: Responsable de Sistemas
DAC: Director Administrativo y Comercial
RI: Responsable de Infraestructura
El personal del Laboratorio puede sugerir al Coordinador de Calidad la creación o modificación de

algún documento interno del sistema de gestión. El Responsable de calidad analizará el
requerimiento y de ser favorable, el responsable de la elaboración, según la matriz de
responsabilidades, deberá realizar las gestiones necesarias para la elaboración de dicho
documento y posterior realización de las actividades que conduzcan a su distribución final.
6.1.1. Para asegurar que los documentos y /o formatos del SGC son realizados por personal
autorizado se diseñó el formato LAB-F-016.G Control de la elaboración revisión y aprobación de
documentos y /o formatos.
6.2 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEL SGC

Para elaborarlo un documento debe tener en cuenta la siguiente estructura:
6.2.1 CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

Los documentos del SGC se codifican teniendo en cuenta el proceso al que pertenecen y una
numeración consecutiva:
Página 5 de 16
Código
Fecha
Aprobación
Ejemplo:
LAB ###
Iníciales del proceso Tres dígitos de identificación
Así mismo para cada proceso se ha definido la siguiente nomenclatura:

LAB: Gestión de Calidad
LABCAL-DBAL: Procedimientos Técnicos laboratorio de calibración
LAB-COM: Compras
LAB-RR-HH: Recursos Humanos
LAB-SS: Sistemas
PDP-Protección de Datos Personales
En el caso de los instructivos su codificación inicia con INS-INSTRUCTIVO y el nombre del codigo
por ejemplo:
INS-LABCAL-DBAL-001
6.2.2 PRESENTACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
Los documentos del SGC, se realizan teniendo en cuenta los siguientes parámetros:
 ENCABEZADO (A partir de la primera hoja)
Código LAB-###
CONTROL DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA Versión 0#
Fecha
aa/mm/dd
Aprobación
 PIE DE PÁGINA (Todas las hojas deben estar numeradas
Elaboró Cargo
Página #
Revisó Cargo
de #
Aprobó Cargo
 CONTENIDO Los documentos contienen los siguientes ítems:

Página 6 de 16
Código
Fecha
Aprobación
1. OBJETIVO: Se expresa el fin que se quiere lograr con el documento, describe el resultado
esperado.
2. ALCANCE: Se establece el campo de aplicación, como son áreas, funciones ó las

circunstancias en donde el documento es aplicable.
3. RESPONSABLES: Se establece el(os) responsables en la aplicación del documento que se está

elaborando.
4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Se especifican el(los) documentos como Normas Técnicas

nacionales o internacionales, Reglamentos Técnicos, Resolución, Decretos, Directrices y
Documentos internos que orientan el desarrollo de un Procedimiento
5. DEFINICIONES: Incluye definiciones cuando el documento necesita una adecuada

comprensión de los términos utilizados en él.
6. DESCRIPCIÓN: Se establece o describe el proceso o actividad de una forma clara y concisa, se

puede usar texto, diagramas de flujo o combinación de otros recursos.
7. FORMATOS: Se describen los formatos asociados al documento.
8. CONTROL DE CAMBIOS: Se describen los cambios realizados.
6. 2.3 PARAMETROS
BTM S.A.S como Laboratorio de Calibración establece los controles necesarios para:
 Aprobar la adecuación de los documentos antes de emitirlos;

 Revisar y actualizar (según sea necesario) y volver a aprobar los documentos;
 Asegurar que se identifican los cambios y el estado de revisión vigente de los
documentos;
 Asegurar que las versiones pertinentes de los documentos aplicables estar disponibles
en los lugares de uso;
 Asegurar que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables;
 Asegurar que se identifican los documentos de origen externo y que se controla su
distribución;
 Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos e identificarlos
adecuadamente si se conservan para cualquier fin.
Página 7 de 16
Código
Fecha
Aprobación
Adicionalmente establece la conservación de los registros por un periodo coherente con las
obligaciones contractuales y legales.
6.2.4 APROBACIÓN Y DISTRIBUCIÓN
Una vez elaborado el documento, es revisado por el Responsable y aprobado por el Gerente. El
Responsable de Calidad tiene el archivo magnético y/o físico de los documentos del SGC.
Los documentos que se necesitan distribuir a otros sitios de trabajo, se envían como documento
controlado en forma magnética protegidos y forma física identificados con un SELLO de “Copia
Controlada”.
Para asegurar que no exista distribución inadecuada entre los documentos y /o Formatos del SGC
se ha diseñado una marcación de agua la cual indicara COPIA CONTROLADA VIGENTE
6.2.5 CONTROL
Para el control de los documentos del SGC, se estableció el formato LAB-F-016.B Listado Maestro
de Documentos, en el que especifica el Código, Nombre, Versión, Fecha, Frecuencia de Revisión de
Documentos, Tiempo de Almacenamiento en Archivo Vivo y Destino Final.
Al realizar la entrega de un Documento “Copia Controlada” toda la responsabilidad recae sobre la

funcionario al que se le entrega; este funcionario está en la obligación de velar por su control, no
es permitido reproducirla, ni realizar enmendaduras sobre estos documentos.
Si es necesario hacer entrega de una copia, a una empresa u organismo externo diferente del
Laboratorio, debe solicitarse al Coordinador de Calidad quien define si es controlada o no.
6.2.6 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Y/O REGISTROS OBSOLETOS
Los Documentos Obsoletos y/o registros que se encuentran en medio Físico y/o Magnético a causa
de Modificaciones y/o Actualizaciones, son retirados y enviados al Archivo de Documentos
Obsoletos y/o registros obsoletos para evitar su uso no intencional y se identifican con un sello de
“Documento Obsoleto”, el Control, Tiempo de Almacenamiento en el Archivo Obsoletos son
determinados por el Responsable de Calidad así como el Destino Final de estos, sin embargo el
Responsable de Calidad garantizara la trazabilidad sobre los Procedimientos, Registros, Normas
Técnicas, Reglamentos, Leyes, entre otros, utilizados en el desarrollo Calibraciones Anteriores.
Página 8 de 16
Código
Fecha
Aprobación
Los Formatos en los que se controlan son:
LAB-F-016.E Lista de Maestra de documentos obsoletos
LAB-F-016.F Lista de Maestra de control de los registros obsoletos
Para asegurar que no exista distribución inadecuada entre los documentos y /o Formatos obsoletos
del SGC se ha diseñado una marcación de agua la cual indicara DOCUMENTOS OBSOLETOS Y
FORMATOS OBSOLETOS
6.2.7 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS EXTERNOS
Los Documentos Externos como Normas Técnicas, Reglamentos, Leyes, Manuales del Fabricante,
entre otros, que se administran en el área que los utiliza, se archivan conservando su identificación
original y garantizando su buen estado en el momento de su consulta. Estos documentos se
controlan a través del formato Listado Maestro de Documentos LAB-F-016.A y se identifican con un
SELLO de “Documento Externo Controlado”
Así mismo también se podrá hacer consulta de los documentos externos controlados en la RED del
Sistema carpeta Documentos Externos Controlados.
6.2.8 REVISIÓN Y CONTROL DE CAMBIOS DE LOS DOCUMENTOS Y /O REGISTROS
Al igual que para la elaboración de un Documento y/o Registro, cualquier funcionario está en la
capacidad de solicitar una revisión e informar al Responsable de Calidad para realizar el respectivo
cambio. La revisión puede ser de tipo parcial o total, deben ser elaborados revisados y aprobados
por los mismos cargos que participaron en su publicación inicial, el personal designado debe tener
acceso a los antecedentes pertinentes sobre los que se basara su revisión y aprobación
Las revisiones que enmarquen cambios a los documentos, se justifican al final del documento.
6.2.9 MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS Y/O REGISTROS A MANO
El laboratorio no permite las modificaciones a mano de los documentos y/o registros del SGC
Ya que los cambios que se necesiten realizar se hacen de la siguiente manera:
1. El responsable de calidad emite copia digital modificable a él o los funcionarios que va
realizar los cambios correspondientes (Ver Numeral 6.1)
Página 9 de 16
Código
Fecha
Aprobación
2. Una vez se emite el documento y/o formato el personal responsable realiza los cambios
correspondientes y los deja resaltados para que el responsable de calidad revise el
gerente apruebe y se genera una nueva versión.
6.2.10 CONTROL DE LA INFORMACIÓN MAGNÉTICA
El Responsable de Calidad es el encargado de realizar Semanalmente Back Up de la información

magnética, con el fin de mantener copias de respaldo que garanticen la permanencia y trazabilidad
de la información
Cuando se realizan modificaciones en los documentos y/o registros del SGC se debe realizar lo
siguiente:
1. El responsable de calidad emite copia digital modificable a él o los funcionarios que va

realizar los cambios correspondientes (Ver Numeral 6.1)
2. Una vez se emite el documento y/o Registros el personal responsable realiza los cambios
correspondientes y los deja resaltados para que el Coordinador de calidad revise el
gerente apruebe y se genera una nueva versión.
Luego de la aprobación del documento y/o registro el responsable de calidad retira de la red de
acceso al SGC el documento y/o registro obsoleto previendo acceso a este.
Únicamente el personal del laboratorio tiene acceso a los documentos en Archivo PDF para
prevenir modificaciones no autorizadas.
En el caso de los registros guardados electrónicamente en el documento LAB-SS-001 Control de

Equipos Informáticos/Automatizados se describe los procedimientos para proteger y salvaguardar
los registros almacenados electrónicamente y para prevenir el acceso no autorizado o las
modificaciones de dichos registros.
6.3 CONTROL DE LOS REGISTROS
6.3.1 IDENTIFICACIÓN
La identificación de registros del Sistema de Gestión es responsabilidad del Coordinador de calidad

con el apoyo de los Responsables de los procesos, quienes realizan la elaboración de los
documentos que están bajo su responsabilidad, con el propósito de identificar formatos, actas de
reuniones o cualquier otra información documentada que sea emitida durante el desarrollo de las
actividades y que deban permanecer como evidencia de su realización y como referencia para
mejoramiento de su proceso.
Página 10 de 16
Código
Fecha
Aprobación
Todos los registros que hacen parte del Sistema de Gestión de BTM S.A.S y que tienen como
objetivo evidenciar la eficacia del Sistema o proporcionar evidencia de actividades desempeñadas,
se deben incluir, hacer referencia o vincular a la documentación del sistema de gestión, razón por
la cual se relacionan en el Listado Maestro de Control de Registros LAB-F-016.C.
Los formatos empleados para registros se identifican con un código y nombre propio
6.3.2 ELABORACIÓN
Cualquier funcionario puede proponer la elaboración, revisión y modificación de un Registro, lo

entrega al área de Calidad para la revisión y aprobación. Cuando se necesita una modificación, se
informa al Coordinador de Calidad para realizar el cambio respectivo.
Todos los formatos son normalizados. Se les asigna un código de identificación. Este código lo
asigna Coordinador de Calidad, de la siguiente forma:
LAB-F ###
Formato Tres dígitos de Identificación
6.3.3 PRESENTACIÓN DE LOS REGISTROS
Los Registros del SGC, se realizan teniendo en cuenta los siguientes parámetros:
 ENCABEZADO (A partir de la primera hoja)
Código LAB-F-###
CONTROL DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA Versión 0#
Fecha
aa/mm/dd
Aprobación
Para asegurar el control de quien elabora revisa y aprueba los registros se diseño el formato LAB-F-
016.G Control de la elaboración revisión y aprobación de documentos y /o formatos hay estarán
definidos las personas que participaron en la implementación de los formatos y las fechas en que
se realizaron.
Página 11 de 16
Código
Fecha
Aprobación
6.3.4 DILIGENCIAMIENTO
Una vez normalizado el formato se diligencia según la necesidad de la actividad. Es importante que
cada funcionario tenga en cuenta que no se deben normalizar formatos si no se van a utilizar.
 Todas las casillas de los formatos deben diligenciarse. Si alguna de las casillas no necesita
ser diligenciada, se escriben las letras N.A. (No aplica).
 Los registros se deben diligenciar garantizando que sean legibles, identificables y que
proporcionen evidencia del cumplimiento de los requisitos del SGC.
 Los registros deben ser coherentes con el tiempo, lugar y actividad, independientemente
del medio de la presentación (impreso o no impreso).
 Ningún registro en medio impreso (manuscrito) se debe generar a lápiz, corregir con
corrector ni tampoco contener tachones ni enmendaduras en el caso de los registros
técnicos se debe realizar lo definido en el numeral 6.3.12 Correcciones de errores
presentados en los registros técnicos del presente procedimiento.
 Es responsabilidad de cada uno de los cargos realizar el buen diligenciamiento de los
registros que hacen parte del Sistema de Gestión de Calidad.
 Los registros técnicos y del SGC se escriben en esfero negro a excepción de las actas de
reunión y/o revisión.
6.3.5 CONTROL DE LOS REGISTROS
Para el Control de los Registros del SGC, se estableció el formato LAB-F-016.C Listado Maestro de
Control de los Registros, donde se específica el Código, Nombre, Versión, Fecha, Frecuencia de
Revisión de los Registros, Tiempo de Almacenamiento en Archivo y Destino Final; una vez
aprobadas las modificaciones a los formatos, el Responsable de Calidad actualiza el formato LAB-F-
016.C Listado Maestro de Control de los Registros (Físico y/o Magnético) y en caso de ser
necesarios actualiza los procedimientos que los mencionan, elimina los formatos no diligenciados
y existentes a la fecha, e informar al funcionario que participa en el proceso la modificación
realizada y la versión vigente para prevenir el uso no intencionado.
6.3.6 ALMACENAMIENTO
Los registros se conservan dentro de A-Z, fólder o carpetas legajadoras temporalmente por cada
funcionario que participa en un proceso, para luego darles la disposición final que sea necesaria.
Los registros, ya sean en medio físicos o en medio electrónicos, se almacenan en la carpeta y/o
expediente que les corresponda según el proceso al cual pertenezcan y de acuerdo en lo
Página 12 de 16
Código
Fecha
Aprobación
establecido en los Listados Maestros de Control de Registros. Los registros en medio físico se
almacenan en los archivadores de las diferentes área de BTM S.A.S y los magnéticos en los
ordenadores o equipo de cómputo de las mismas. Los registros deben llevar un orden lógico y
consecutivo, ya sea por: orden cronológico, orden alfabético, numeración consecutiva, o similares.
Cuando sea necesario retirar de una carpeta un registro, el usuario debe posteriormente
asegurarse de volver a archivarlo en el mismo orden en que estaba originalmente.
Teniendo en cuenta que además de los registros físicos, se cuenta con registros electrónicos, se
deberá garantizar la obtención de las copias de seguridad (back ups) con la periodicidad requerida.
Los métodos de archivo y disposición deben garantizar el fácil acceso a los lugares específicos
donde se encuentran los registros de que hacen parte del Sistema de Gestión de Calidad.
Las responsabilidades con respecto al archivo de los registros del sistema de Gestión de Calidad y
la disposición de los mismos, se encuentran relacionadas en el Listado Maestro de Control de
documentos y/o registros del sistema de Gestión de calidad.
Nota 1: En el caso de los registros técnicos tal como reportes de calibración (LAB-F-003) estos se
encuentran almacenados en el área de archivo marcación calibración bajo llave, (la persona que
tiene la llave es la Dirección Administrativa y Comercial, así como la responsable de calidad tendrá
copia de la misma) asegurando prevenir que estos registros sufran daños deterioros o pérdidas.
Únicamente la Dirección Administrativa y el Responsable de Calidad autorizaran al personal a

tener acceso a esta información.
6.3.7 PROTECCIÓN
Es responsabilidad de cada funcionario conservar en estado óptimo los registros que evidencian la
gestión del proceso en que participan hasta que les sea dada su disposición final.
Todos los registros del Sistema de Gestión de Calidad de BTM S.A.S deben protegerse; por lo tanto
las carpetas de archivo de registros se deben mantener lejos de fuentes de humedad, de calor o de
cualquier otro factor que pueda causar su alteración o deterioro. Los registros deben permanecer
legibles y en buen estado. Para mantener los registros legibles, éstos se diligencian con letra
legible. Cuando se presentan errores, se tacha o coloca entre paréntesis, dejando que el dato siga
siendo legible, y al lado se anota el adecuado. Los registros no deberán ser diligenciados a lápiz o
con papel copia, para proteger la información contenida en él.
Los registros en medio impreso se deben proteger de factores que impliquen humedad, polvo y
elevadas temperaturas.
Los registros en medio electrónico, electromagnético u otro medio diferente al impreso se deben
proteger de elevadas temperaturas, polvo, humedad y virus electrónicos.
Página 13 de 16
Código
Fecha
Aprobación
Se hará Backups al servidor del sistema de información cada ocho (8) días.
6.3.8 ACCESO
Los Funcionarios y Clientes pueden consultar los Registros que evidencian la gestión del proceso,
dentro de las instalaciones de la empresa y si es necesario hasta obtener copia con previa
autorización del Responsable de Calidad.
El Laboratorio de Calibración se reserva los criterios para establecer cuando un registro es

confidencial o no.
Cuando un miembro del Laboratorio de Calibración diferente a los autorizados desea tener acceso
a un registro debe pedir autorización al Responsable de Calidad.
Estarán disponibles en todos los sitios en los que se lleva a cabo operaciones esenciales para el
funcionamiento eficaz del laboratorio la Red de Acceso Al SGC.
Bajo ninguna circunstancia se permite generar copias de registros de tipo confidencial salvo con
autorización expresa del Responsable de Calidad.
En términos generales, los registros confidenciales se deben consultar dentro de las instalaciones
del Laboratorio de Calibración y con previa autorización del Responsable de calidad. Para evitar la
pérdida de los registros también forma parte la recolección eficaz de los mismos y el cumplimiento
de los parámetros para acceso contenidos en este procedimiento.
6.3.9 RECUPERACIÓN
Los Registros son recuperados del Archivo Inactivo según la forma como se encuentren
conservados (Físico y/o Magnético).
Los registros se encuentran en medio magnéticos y/o físicos. Los registros en medio magnéticos se
ubican en los ordenadores y/o equipos de cómputo de cada dependencia y los físicos se
encuentran las carpetas y/o expedientes de cada dependencia.
Controlar el uso y consulta de los registros, teniendo en cuenta el nivel de confidencialidad de

los mismos y asegurando su integridad.
Página 14 de 16
Código
Fecha
Aprobación
6.3.10 TIEMPOS DE RETENCIÓN
En el Listado Maestro Control de los Registros formato LAB-F-016.C se define el tiempo de

retención y se establece la disposición final de cada uno de ellos, Aplica también para los registros
externos como por ejemplo, soporte de hoja de vida del personal, correos electrónicos, etc.
Para los registros externos se debe tener en cuenta lo siguiente:
Código: N/A
Versión: N/A
Frecuencia de revisión: Dependiendo de cada registro aplica
Los tiempos de retención de los registros son establecidos en los Listados Maestros de Control de Registros de cada
proceso del Sistema de Gestión Calidad, con base en las Tablas de Retención Documental de Archivo General de la
Nación.
Para el caso de los certificados de calibración su almacenamiento va ser archivo digital, la copia
emitida al cliente es escaneada y se almacena electrónicamente, el laboratorio de calibración
asegura la debida protección y backup continuo de esta información.
6.3.11 ELIMINACION
Todos los registros están dispuestos en los lugares o puntos de trabajo requeridos y son
administrados y conservados en el archivo de gestión de cada uno de los procesos del Sistema de
Gestión.
Una vez cumplido el período de retención de acuerdo con las tablas de retención documental se
determina la disposición final de los registros.
6.3.12 CORRECCIÓN DE ERRORES PRESENTADOS EN LOS REGISTROS TÉCNICOS
Cuando se presenten errores en los registros técnicos el personal técnico trabajara conforme a lo
establecido en la NTC-ISO/IEC 17025 donde se establece que cada error debe ser tachado no debe
ser borrado, hecho ilegible ni elimado, y el valor correcto debe ser escrito al margen. Todas estas
alteraciones a los registros deben ser firmadas por las personas que hace la corrección.
El laboratorio no toma los datos originales en medio electrónico ya que estos son tomados del
Formato LAB-F-003 REPORTE DE CALIBRACION en físico.
Página 15 de 16
Código
Fecha
Aprobación
6.4 REVISIÓN DE LOS DOCUMENTOS Y /O REGISTROS DEL SGC
En la lista maestra de documentos LAB-F-016.B y la lista maestra de control de registros LAB-F-

016.C se indica la frecuencia con que se van a realizar la revisión de los documentos y/o registros
del SGC de esta manera asegurar la adecuación y el cumplimiento continuo de los requisitos
definidos en la NTC-ISO/IEC17025:2005.
En el caso de los registros guardados electrónicamente cuando se realiza la revisión se tiene en

cuenta lo siguiente:
Que los archivos se encuentre protegidos y no permitan el acceso y /o modificación no autorizado.
Los documentos externos controlados se revisan mensualmente para garantizar que se cuente con
la versión vigente y aplicable
Nota: La evidencia de esta revisión queda consignada en el formato LAB-F-015.A Acta de reunión
y/o revisión.
7. FORMATOS
LAB-F-016.A Listado Maestro de Documentos Externos

LAB-F-016.B Listado Maestro de Documentos
LAB-F-016.C Listado Maestro de Control de los Registros
LAB-F-016.D Control de Distribución - Documentos y Registros
LAB-F-016.E Listado Maestro Documentos Obsoletos
LAB-F-016.F Listado Maestro de Control de los Registros Obsoletos
LAB-F-016.G Control Para la Elaboración Revisión y Aprobación de Documentos y/o Formatos
LAB-F-015.A Acta de reunión y/o revisión
8. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

01 2018-09-16 1.Emisión
Página 16 de 16

Trabajo Entrega 8

Загружено:

Сведения о документе

Оригинальное название

Авторское право

Доступные форматы

Поделиться этим документом

Поделиться или встроить документ

Параметры публикации

Этот документ был вам полезен?

Это неприемлемый материал?

Авторское право:

Доступные форматы

Trabajo Entrega 8

Загружено:

Авторское право:

Доступные форматы

Código

CONTROL DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA Versión

Establecer un procedimiento en el laboratorio de calibración para realizar el Control de los

a) Elaborar, Revisar y Aprobar los documentos y/o registros del SGC

El presente procedimiento es aplicable a la totalidad de los documentos y registros Administrativos

El Coordinador de Calidad es quien controla el cumplimiento del presente procedimiento.

CONTROL DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA Versión

Corresponde al Coordinador de Calidad, al Comité de Calidad y a cada área, participar en la

- Asesorar y coordinar la elaboración del documento y registro

Requisitos generales para la competencia de los laboratorios de

NTC-ISO 9001:2015 Sistemas de Gestión de Calidad. Requisitos

LAB-D-002 Manual de Calidad

TRD TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ALMACENAMIENTO: Localización física o electrónica de un documento y registro; mecanismo por

DOCUMENTO: Información y su medio soporte

CONTROL DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA Versión

INFORMACIÓN: Datos que poseen significado

INSTRUCTIVO DE FORMATOS: Conjunto de indicaciones puntuales, orientadas a informar ciertos

INSTRUCTIVO PROCEDIMENTAL: Es un conjunto de indicaciones puntuales de tareas específicas,

MANUAL DE CALIDAD: Documento que específica el SGC del Laboratorio

PROCEDIMIENTO: Se incluyen en ésta categoría las rutinas operativas, técnicas y administrativas

RECUPERACIÓN: Es la posibilidad de consultar un registro

REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades

CONTROL DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA Versión

MODIFICACIÓN: es cualquier cambio fundamental que se considere necesario realizar en un

 Cualquier, persona del Laboratorio , puede identificar la necesidad de crear, modificar

 La redacción de la documentación debe facilitar su compresión

6.1 MATRIZ DE RESPONSABILIDADES

DOCUMENTO ELABORADO REVISADO APROBADOS

CONTROL DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA Versión

El personal del Laboratorio puede sugerir al Coordinador de Calidad la creación o modificación de

6.2 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEL SGC

6.2.1 CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

CONTROL DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA Versión

Iníciales del proceso Tres dígitos de identificación

Así mismo para cada proceso se ha definido la siguiente nomenclatura:

6.2.2 PRESENTACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

 ENCABEZADO (A partir de la primera hoja)

CONTROL DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA Versión 0#

 PIE DE PÁGINA (Todas las hojas deben estar numeradas

 CONTENIDO Los documentos contienen los siguientes ítems:

CONTROL DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA Versión

2. ALCANCE: Se establece el campo de aplicación, como son áreas, funciones ó las

3. RESPONSABLES: Se establece el(os) responsables en la aplicación del documento que se está

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Se especifican el(los) documentos como Normas Técnicas

5. DEFINICIONES: Incluye definiciones cuando el documento necesita una adecuada

6. DESCRIPCIÓN: Se establece o describe el proceso o actividad de una forma clara y concisa, se

7. FORMATOS: Se describen los formatos asociados al documento.

8. CONTROL DE CAMBIOS: Se describen los cambios realizados.

 Aprobar la adecuación de los documentos antes de emitirlos;

CONTROL DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA Versión

6.2.4 APROBACIÓN Y DISTRIBUCIÓN

Al realizar la entrega de un Documento “Copia Controlada” toda la responsabilidad recae sobre la

6.2.6 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Y/O REGISTROS OBSOLETOS

CONTROL DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA Versión

Los Formatos en los que se controlan son:

LAB-F-016.E Lista de Maestra de documentos obsoletos

LAB-F-016.F Lista de Maestra de control de los registros obsoletos

6.2.7 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS EXTERNOS

6.2.8 REVISIÓN Y CONTROL DE CAMBIOS DE LOS DOCUMENTOS Y /O REGISTROS

6.2.9 MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS Y/O REGISTROS A MANO

CONTROL DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA Versión

6.2.10 CONTROL DE LA INFORMACIÓN MAGNÉTICA