ENSAYO: “IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS"

GESTIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

MARYIS RODRIGUEZ LEÓN

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)

08 DE JUNIO DE 2019
 IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

El archivo en la actualidad presenta un nivel de importancia único en la historia de

la humanidad, se ha considerado como un bien que genera en determinado país
que se desarrolle de una forma correcta, analizando concienzudamente su actividad
en nuestro diario vivir, el archivo es utilizado en la mayoría de las organizaciones,
empresas e instituciones colombianas; en muchas oportunidades se hablaba que
las personas encargadas de llevar a cabo el archivo eran personas que les imponían
un castigo, por su mala conducta o simplemente era obligado a desarrollar esta
actividad sin tener en cuenta el grado de responsabilidad que se debe tener para
anejar un proceso tan complejo, los métodos que se empleaban para administrar el
archivo se aplicaban de acuerdo al criterio de cada persona, lo que aumentaba los
riesgos de fracasos en cada una de las actividades desarrolladas, lo cual se traducía
en un mal servicio al cliente en cuanto la búsqueda de archivos, lo que afectaba
negativamente a determinada empresa u organización.

Se puede afirmar que a partir del año 2010 el gobierno colombiano observó que el
archivo era importante para el desarrollo de nuestro país y le dio gran importancia
al manejo del mismo.

Es necesario que en cada organización o empresa su archivo, debe legalmente

tener personal especializado en el manejo del mismo y este personal debe regirse
por algunas leyes y decretos que existen en Colombia y que hablan sobre la
Organización del archivo.

Según lo leído en el material de estudio, donde manifiesta que "la importancia del
archivo se puede comprender a partir del valor que tiene para: la administración, la
investigación, la comunidad, el desarrollo económico, social, científico y
tecnológico", pero, realmente son estos aspectos los que puedan clasificar la
importancia del archivo, donde el archivo nos brinda un apoyo para la toma de
decisiones, y no orienta a tomar la mejor, además de tener todos los documentos
de la empresa organizados de forma tal que nos permita realizar análisis
estadísticos de otros meses o años con el fin de mejorar el bienestar de la empresa.
En el archivo está implícita la tecnología, ya que las Tics están inmersas con el fin
de agilizar los procesos archivísticos, de tal manera, que los documentos primarios
de valor temporal y permanente los describe, organiza, conserva y los pone al uso
del que hace el documento y al usuario externo.

Se puede afirmar y según mis investigaciones realizadas que a partir del año 2010
el gobierno colombiano observó que el archivo era importante para el desarrollo de
nuestro país y le dio gran importancia al manejo del mismo.

Es necesario que en cada organización o empresa su archivo, debe legalmente

tener personal especializado en el manejo del mismo y este personal debe regirse
por algunas leyes y decretos que existen en Colombia y que hablan sobre la
Organización del archivo.

Según lo leído en el material de estudio, donde manifiesta que "la importancia del
archivo se puede comprender a partir del valor que tiene para: la administración, la
investigación, la comunidad, el desarrollo económico, social, científico y
tecnológico", pero, realmente son estos aspectos los que puedan clasificar la
importancia del archivo, donde el archivo nos brinda un apoyo para la toma de
decisiones, y no orienta a tomar la mejor, además de tener todos los documentos
de la empresa organizados de forma tal que nos permita realizar análisis
estadísticos de otros meses o años con el fin de mejorar el bienestar de la empresa.

En el archivo está implícita la tecnología, ya que las Tics están inmersas con el fin
de agilizar los procesos archivísticos, de tal manera, que los documentos primarios
de valor temporal y permanente los describe, organiza, conserva y los pone al uso
del que hace el documento y al usuario externo.

En conclusión, podemos afirmar que: El archivo es la memoria de una empresa,

representada en la conservación de los documentos.