Formulación de proyectos de gestión documental -

basado en la norma ISO 15489

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Contenido

1. Proceso transversal
2. Definiendo el proyecto
3. Metodología 15489
4. Articulación entre sistemas
5. Sistemas de Gestión Documental con fines de certificación

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 Proceso Transversal

Teniendo en cuenta que la gestión documental es un proceso

transversal a toda la organización, los diferentes aspectos y
componentes de la gestión de documentos deben ser
coordinados por los respectivos Secretarios Generales o
quienes hagan sus veces, a través de las oficinas de Archivo
de cada entidad.

Decreto 2609 de 2012. Art. 4

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 NTC-GP 1000 o ISO 9001 –
Gestión de calidad

MECI

Gestión Ambiental O ISO

14001
Proceso Transversal

30301
Seguridad de Información o
ISO 27001

Gestión del riesgo o ISO

31000
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Seguridad y salud ocupacional

u OSHAS 18001
Gestión documental ISO 15489 o ISO
Proceso Transversal

Armonización con otros sistemas administrativos y de

gestión. El Programa de Gestión Documental (PGD) debe
armonizarse con los otros sistemas administrativos y de
gestión establecidos por el gobierno nacional o los que se
establezcan en el futuro.

Decreto 2609 de 2012, art 15.

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Proceso Transversal

¿Qué?
¿Quién?
¿Cómo?
¿Porqué?
¿Dónde?
¿Cuándo?

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 Definiendo el proyecto

Fases de Implementación del PGD.

Las fases de implementar el PGD deben estar incluidas en el Plan

Estratégico Institucional y Plan de Acción Anual, con las siguientes
orientaciones:

a. Debe estar alineado con los objetivos estratégicos.

b. Establecer las metas de corto, mediano y largo plazo.
c. Asignar los recursos necesarios, para alcanzar las metas y lograr los
objetivos definidos.
d. Articulación con otros programas y sistemas de la entidad de acuerdo.
con la normatividad de cada sector (salud, educación, etc.)

Decreto 2609 de 2012, Anexo numeral 3

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Definiendo el proyecto

¿Cómo hago realidad esto?

A través de la formulación y
ejecución de proyectos

¿Qué tipos de proyectos?

Actualización, mejora e
implementación

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 Definiendo el proyecto

Procesos para la dirección del proyecto

Proceso de Seguimiento y
Control

Proceso de
Planeación

Satisfacción del cliente

Requerimientos del
cliente

Proceso de Proceso de
Iniciación Cierre

Proceso de
Ejecución

Proceso de Seguimiento y
Control

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 Definiendo el proyecto
Elementos a tener en cuenta

Costo
Beneficio

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 Definiendo el proyecto
CONTROLAR LA CALIDAD

Dirigir y Gestionar la
Identificar Revisar, analizar y regular
Ejecución del Proyecto

Requisitos y/o • Antes, durante y después

Integrar y realizar actividades • Avance del proyecto
estándares del proyecto • Cumplir con los objetivos
Documentar Adquirir y desarrollar el Realizar control Integrado
ASEGURAR LA CALIDAD

ASEGURAR LA CALIDAD
Equipo del Proyecto de Cambios

Cómo el proyecto demostrará Comunicar metas, objetivos,

el cumplimiento alcance, tiempo, actividades, Verificar el Alcance
etapas
• Controlar el Alcance
Dirigir el Equipo del • Controlar el Cronograma
Planear metas inteligentes
Proyecto • Controlar Costos
• Específicas y precisas
Realizar Control de Calidad
• Medibles y observables • Distribuir funciones, tareas
• Realistas y alcanzables y roles
Acordadas en grupo Informar el Desempeño
• • Coordinar personas y
recursos
Cumplir con lo planeado

Planeación Ejecución Seguimiento y control

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 Definiendo el proyecto

Entender la organización

Estructura

Funciones

Procesos

Personal Entorno
reglamentario
Clientes

Tecnología

Información

Recursos

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 Metodología 15489
Metodología para el diseño e implementación

Paso F:
Paso B: Paso E:
Paso C: Diseño
Paso A: Análisis Identificación
Identificación de un
Investigación de las de Estrategias
de los Sistema
Preliminar Actividades para Cumplir
Requisitos de Gestión
de la los Requisitos
Documental
Organización

Políticas

Normas

Diseño

Implementación

Paso D: Paso H: Paso G:

Evaluación Revisión Implementación
de los posterior de un Sistema
Sistemas a la de Gestión
Existentes Implementación Documental

Tomado de: NTC-ISO 15489-2

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 Metodología 15489
Paso A: Investigación Preliminar

Proporciona a la organización la comprensión del

contexto en el que se desarrollan sus actividades o
funciones. Durante esta actividad se recopila gran
cantidad de información; para lo cual se deben
establecer métodos para obtenerla y recopilarla.

Esta etapa proporciona:

• Una visión general de debilidades y fortalezas en

las prácticas de gestión de documentos
• Información base para definir el alcance del
proyecto y documentar un caso práctico para
obtener el apoyo de la dirección
• Información base para el cuadro de clasificación

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 Metodología 15489

Tareas
• Determinar el alcance de la investigación
• Recoger información desde fuentes documentales
• Documentar la investigación
• Preparar un informe final.

Requisitos

• Acceder a las fuentes de información internas (informes anuales, guías

internas, manuales de procedimiento, políticas corporativas, etc.)
• Acceder a las fuentes de información externas (legislación que afecte a la
organización, normas de gestión de registros y códigos de las mejores
prácticas)
• Acceder a personal con un alto conocimiento de la organización

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 Metodología 15489
Paso B: Análisis de las actividades de la organización

Busca desarrollar un modelo conceptual de lo que hace la entidad y como lo hace,

con el objeto de demostrar la relación de los documentos con las actividades y
procesos de negocio.

• Documentación que describa las actividades y los flujos de los procesos de

negocio
• Un mapa de procesos de la organización, donde se muestren la producción
o recepción de los documentos
• Un cuadro de clasificación de actividades, operaciones y funciones.

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Metodología 15489

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 Metodología 15489
Paso C: Identificación de los requisitos

Este paso tiene como objetivo identificar los requisitos que debe cumplir la
entidad al crear, recibir y mantener los documentos que son el resultado de las
actividades. Los requisitos se identifican a partir del análisis de:

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 Metodología 15489
Paso D: Evaluación de los sistemas existentes

Este paso tiene como objetivo analizar los sistemas de información existentes con el
fin de valorar en que medida dichos sistemas incorporan y mantienen documentos.
La evaluación ayudara a identificar las diferencias entre:

- Servir de base para nuevos sistemas

- Rediseño de los sistemas existentes

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 Metodología 15489

• Diagnostico documental
• Identificación y documentación de un entorno
Paso B:
Paso A: Análisis
Paso C:
Identificación
reglamentario
Investigación
Preliminar
de las
Actividades
de los • Identificación y documentación de los
Requisitos
de la principios de procedencia y orden original
Organización
• Identificación y documentación de requisitos
documentales (legales, administrativos,
técnicos, de conservación, entre otros)
• Identificación y documentación de las
necesidades documentales de las áreas
• Identificación y documentación de relaciones
entre procesos, actividades y documentos y
sus agrupaciones
Paso D:
Evaluación • Identificación y documentación de términos y
de los
Sistemas
sus relaciones, para la construcción de
Existentes vocabularios controlados
• Inventario de sistemas

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 Metodología 15489
Paso E: Identificación de las estrategias para cumplir los requisitos

Determinar las estrategias que la organización debería adoptar para asegurar la

creación y mantenimiento de los documentos necesarios para reflejar las
actividades. Dentro de las estrategias se podría incluir:

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Metodología 15489

Identificar las posibles

estrategias a aplicar Cuando se complete esta etapa se
dispondrá de una propuesta
planificada, sistemática y apropiada
Evaluar los factores a favor o en relación con el ciclo de vida del
en contra de las estrategias documento.

Los productos de este paso pueden

Identificación de las ser:
estrategias más adecuadas
• Lista de estrategias
• Un modelo que relacione
estrategias y requisitos
Seleccionar la estrategia

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 Metodología 15489
Paso F: Diseño de un sistema de gestión de documentos
Tiene como objetivo transformar las estrategias, procesos y prácticas identificadas en el paso E, con
el fin de cumplir con los requisitos identificados y documentados en el paso C y solucionar cualquier
deficiencia existente en los sistemas de la organización identificados en el paso D. Este paso incluye:

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 Metodología 15489

Entre los productos obtenidos dentro la ejecución de esta etapa se encuentran:

• La política de gestión de documentos

• El plan de proyecto en el que se definen las tareas, responsabilidades y plazos de
ejecución, a su vez la armonización con los demás sistemas de la organización
• Los informes en los que se detallan los resultados de las revisiones
• La documentación relativa a los cambios en los requisitos
• Las descripciones del diseño conceptual
• Las reglas de funcionamiento y especificaciones del SGD
• El cuadro de clasificación, TRD y demás instrumentos archivísticos y de control
• Las especificaciones detalladas para elaborar o adquirir componentes tecnológicos
• Plan inicial de formación y validación
• Plan de implementación del sistema

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 Metodología 15489
Paso G: Implementación del sistema de gestión de documentos

Este paso tiene como objetivo identificar y aplicar de forma sistemática el plan diseñado
en el paso F.

Una vez terminado este paso, se debe haber integrado las practicas de gestión de
documentos con una alteración mínima a las actividades de la entidad.

Entre la documentación producida al completar este paso se encuentran:

• El plan de proyecto detallado

• Las políticas, normas y procedimientos documentados
• Los materiales de formación
• La documentación relativa a los procesos de conversión y migración
• Los informes de rendimiento
• Los informe dirigidos a la dirección sobre el avance del plan

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 Metodología 15489
Paso H: Revisión posterior a la implementación

Tiene como objetivo evaluar la eficacia en el desarrollo

del SGD, con miras a solucionar las deficiencias
presentadas y establecer un método de supervisión
mientras el SGD siga vigente.

Esta etapa incluye:

• Analizar si los documentos han sido creados y

organizados de acuerdo a las necesidades de las
actividades de la organización y estos se
encuentran interrelacionados con los documentos
que hacen parte
• Entrevistar a la dirección, personal y otras partes
implicadas
• Realizar encuestas
• Examinar la documentación producida en las
primeras etapas del SGD
• Observar y controlar de forma aleatoria el
funcionamiento del SGD

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 Articulación entre sistemas
• Componente ambiente de
control
• Actividades de control
• Componente
• Componente información
administración del riesgo
• Componente comunicación
• Componente
direccionamento
estratégico
P H
Subsistema Subsistema
4. SGC - Requisitos de Control de Control
Generales
5. Responsabilidad de la
Estratégico de Gestión 7. Realización del
producto o Prestación
Dirección
del servicio
6. Gestión de los
Recursos
A V
Subsistema Subsistema
8. Medición, Análisis y
de Control de Control
8. Medición, Análisis y
Mejora de de Mejora
Evaluación Evaluación
• Componente
SGC • Componente planes de autoevaluación
mejoramiento • Componente evaluación
MECI independiente

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 Articulación entre sistemas

Satisfacción del cliente y las partes

Pe1 Pe2
Necesidades del cliente y las
partes interesadas

interesadas
Pm1 Pm2 Pm3

Pa1 Pa2

SGC MECI GD ¿Cuál es el elemento común?

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 Sistemas de gestión documental
¿Que normas conforman la familia?

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Sistemas de gestión documental

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Sistemas de gestión documental

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Sistemas de gestión documental

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GRACIAS POR SU ATENCIÓN
Wilson Ramiro Sánchez Yopazá

27 de septiembre de 2013

Con gusto atenderemos sus inquietudes:

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Teléfonos: (1) 3282888 Ext. 278 y 266
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