D95 Manual de Induccion V04 PDF

MANUAL DE INDUCCIÓN
INSTITUCIONAL
Manual de inducción institucional
Fundación FESCO
1. PRESENTACIÓN 3
2. PRESENTACIÓN GENERAL DE LA FUNDACIÓN 4
2.1 Razón social y trayectoria institucional 4
2.2 Marco estratégico institucional 5
2.3 Organigrama y estructura organizacional 6
2.4 Presencia territorial de la Fundación 7
2.5 Proyectos actuales 7
3. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD 9
3.1 Mapa de procesos 9
3.2 Documentación 10
3.3 Acciones para el mejoramiento continuo 10
3.4 Gestión tecnológica 11
4. NORMATIVIDAD GENERAL DE LA INSTITUCIÓN 14
4.1 Reglamento interno de trabajo 14
4.2 Política de seguridad y salud en el trabajo 14
4.2.1 Reglamento de higiene y seguridad 15
4.2.2 Exámenes médicos ocupacionales 15
4.2.3 Accidentes de trabajo 15
4.2.4 Comité paritario de salud y seguridad en el trabajo (COPASST) 16
4.2.5 Plan de evacuación 16
5. ORIENTACIONES DE CARÁCTER FINANCIERO Y CONTRACTUAL 18
5.1 ASPECTOS CONTRACTUALES 18
5.2 ASPECTOS FINANCIEROS 20
6. COMENTARIOS FINALES 23
ANEXO 1. Responsables de proyectos y procesos 24
CÓDIGO: GA-TH-D95 VERSIÓN: 04 FECHA: 24-01-2018 AUTOR: FUNDACIÓN FESCO Página: 2 de 24

Fundación FESCO
1. PRESENTACIÓN
Para la Fundación FESCO es de vital importancia ofrecer a sus nuevos empleados un

conocimiento básico del quehacer institucional desde el momento de su vinculación, así
como facilitar su integración y adaptación. Este documento busca contribuir a estos
propósitos en lo que se refiere al contexto institucional. La inducción específica al cargo
se lleva a cabo mediante procesos complementarios, definidos desde la coordinación de
cada proyecto o proceso.
En este documento usted encontrará una presentación general de la Fundación, la

normatividad que la rige, su sistema de gestión de calidad y algunos aspectos
contractuales y financieros que le serán de utilidad en el desempeño de su trabajo. Se
espera que una vez finalizada la inducción usted esté en capacidad de:
▪ Realizar una presentación general de la Fundación FESCO a personas que no

conozcan la institución.
▪ Implementar con autonomía los procedimientos más relevantes del sistema de

gestión de calidad.
▪ Desempeñar su trabajo en el marco de la normatividad general de la institución.
▪ Tomar decisiones acertadas sobre aspectos de carácter financiero y laboral

relacionados con su desempeño laboral.
De manera complementaria a la lectura de este documento, usted podrá resolver sus

inquietudes o ampliar la información que requiera con la persona que le realizará la
inducción específica al cargo, o bien, con los responsables de los procesos misionales,
gerenciales y de apoyo de la Fundación. En el Anexo 1 encontrará sus datos de contacto.
Al final de cada apartado se incluyen algunas preguntas que le permitirán autoevaluarse.

Lo invitamos a hacer este ejercicio, como una forma de verificar sus aprendizajes. Estas
mismas preguntas serán utilizadas por su coordinador durante la primera asesoría de
acompañamiento, programada antes de que se cumplan dos meses de su vinculación.

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2. PRESENTACIÓN GENERAL DE LA FUNDACIÓN
Este primer apartado tiene como propósito que usted conozca aspectos generales de la
Fundación FESCO y, a su vez, esté en capacidad de compartir con otras personas esta
información. Se abordan, para ello, los siguientes temas: razón social y trayectoria
institucional, misión y visión, organigrama y estructura organizacional, presencia de la
Fundación en el departamento y proyectos actuales. Buena parte de esta información
podrá consultarla también en la página web de la institución:
www.fundacionfesco.org.co
2.1 Razón social y trayectoria institucional
La Fundación FESCO es una organización de la sociedad civil cuyo propósito es

contribuir al desarrollo humano y social de las comunidades y su entorno, privilegiando el
trabajo con familia, juventud, infancia y población vulnerable, con criterios de
sostenibilidad y equidad.
La Fundación fue creada en la ciudad de Manizales (Colombia) en el año 1985, por un

grupo de profesionales del área de la salud, quienes se dieron a la tarea de recoger, bajo
la modalidad de una institución, las experiencias vividas por ellas en torno a la
estimulación adecuada, el desarrollo de la infancia y la familia. Es precisamente el
Programa de Estimulación Adecuada, que dio origen a la institución, el que explica la sigla
“FESCO”: Fundación para la Estimulación Adecuada del Niño con Proyección
Comunitaria. En la actualidad “FESCO” no corresponde a una sigla pero se continúa
utilizando como parte de la razón social, dado el reconocimiento institucional ganado con
esta denominación.
Cuadro 1. Significado del logo de la Fundación FESCO
Figura precolombina alegórica al ser humano y a la familia, al

representar la imagen de una gestante.
Razón social de la Institución.
Slogan que ratifica la apuesta institucional por fomentar acciones en

beneficio de la sociedad.
Desde su creación, la Fundación FESCO ha ampliado paulatinamente sus ámbitos de

acción: del énfasis inicial en la estimulación adecuada se proyectó a los pocos años en el
desarrollo integral de la niñez, la juventud y la familia. Así mismo, del reconocimiento del

Fundación FESCO
papel de la familia en el desarrollo humano, ha considerado de manera progresiva otras

esferas de influencia: el contexto social, económico, cultural y ambiental más amplio.
Además de estos cambios, es notable la ampliación de la cobertura de sus proyectos, la
decidida inclusión de las poblaciones rurales, la consolidación de su presencia regional, el
afianzamiento de sus alianzas estratégicas y la participación activa en la formulación de
política pública.
2.2 Marco estratégico institucional
Con el fin de sistematizar su experiencia, consolidar su imagen y mejorar constantemente

la prestación de sus servicios, la Fundación FESCO se apoya en el Sistema de Gestión
de Calidad, aplicando la NTC ISO 9001 Versión 2008, con certificación desde el 22 de
Diciembre de 2005. En octubre de 2014 obtuvo, por parte del ICONTEC, la tercera
renovación del certificado de calidad, con vigencia hasta el 22 de diciembre de 2017.
A continuación se presentan la misión y la visión de la Fundación, los principios

institucionales y los objetivos estratégicos:
Misión
Contribuir al desarrollo humano, la sostenibilidad y la construcción de ambientes de paz,

en contextos locales y regionales, a través del trabajo con niñez, juventud, familia y
comunidad.
Visión
Seremos una institución reconocida por su capacidad para acompañar procesos sociales
con un enfoque integral.
Política de calidad
El actuar de la Fundación FESCO se orienta en el marco del direccionamiento estratégico

institucional, dando cumplimiento a los requisitos aplicables, apoyados en el sistema de
gestión de la calidad. En este contexto, el fortalecimiento del talento humano, la
satisfacción de los usuarios y la mejora continua hacen parte del quehacer institucional.
Principios institucionales
▪ Responsabilidad social: nuestra actuación institucional se basa en una ética de

cuidado y compromiso con los niños, jóvenes, familias y demás agentes sociales.
▪ Pertinencia: damos respuesta a las necesidades de las personas y grupos que

participan en nuestros proyectos.
▪ Transparencia: nuestro trabajo es reconocido por su claridad operativa y

administrativa.

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▪ Respeto: reconocemos a las personas y comunidades como sujetos de derechos y

como sujetos de buen trato.
▪ Calidad: nos preocupamos por hacer las cosas bien y por lograr un alto nivel de
satisfacción en los agentes sociales que participan en nuestros procesos y proyectos.
Objetivos estratégicos
A partir del diagnóstico interno y el análisis del contexto se priorizaron cinco problemas
que estratégicamente debe abocar la Fundación en los próximos años. Dichos problemas
dan lugar a los siguientes objetivos estratégicos:
▪ Abordar de manera articulada las dimensiones social, económica y ambiental.
▪ Contar con información de calidad sobre los procesos y proyectos institucionales.
▪ Tener una red interinstitucional fortalecida, en coherencia con el enfoque de la

Fundación.
▪ Afianzar capacidades para asegurar la sostenibilidad financiera de la Fundación.
▪ Ampliar la oferta institucional en el Magdalena Centro.
Objetivos de Calidad
▪ Cumplir los requisitos aplicables al Sistema de Gestión de la Calidad
▪ Lograr la satisfacción de usuarios y clientes institucionales
▪ Gestionar las peticiones, quejas y reclamos de los usuarios
▪ Fortalecer el talento humano
▪ Mejorar continuamente los procesos internos y la gestión institucional
2.3 Organigrama y estructura organizacional
La máxima autoridad de la Fundación FESCO es la Asamblea General, compuesta por los

miembros fundadores y los miembros activos, quienes se reúnen, de manera ordinaria,
una vez al año. En segunda instancia se encuentra la Junta Directiva, integrada por cinco
miembros principales y dos suplentes, elegidos por la Asamblea para períodos de dos
años.
La Fundación cuenta con una Directora Ejecutiva elegida por la Junta Directiva por
término indefinido. De esta instancia se desprenden las coordinaciones de los procesos
misionales, gerenciales y de apoyo, y las coordinaciones de los distintos proyectos. Las
relaciones entre estas instancias y entre ellas y el equipo operativo y de apoyo se
aprecian claramente en el organigrama:

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ORGANIGRAMA
2.4 Presencia territorial de la Fundación
En la actualidad, la Fundación FESCO cuenta con seis sedes en el departamento de

Caldas: Manizales -su sede central-, La Dorada, Manzanares, Salamina, Riosucio y
Chinchiná.
Una muestra del compromiso de la Fundación con la niñez, la juventud y la familia

caldense es la construcción, en 2015, de una sede propia en La Dorada. Esta sede le
permitirá una presencia permanente en la región y, en esta medida, facilitará su
participación en nuevos proyectos y alianzas en beneficio de la población de esta zona del
país.
2.5 Proyectos actuales

En el marco de sus procesos misionales de atención y formación, la Fundación FESCO
desarrolla actualmente los proyectos descritos en su página web y en su informe de
gestión anual.

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PREGUNTAS DE AUTOEVALUACIÓN
¿Cuál es el propósito de la Fundación FESCO?
¿Qué significa FESCO?
¿Qué cambios ha tenido la Fundación a través de la historia?
¿Cuáles son las instancias de decisión de la Fundación?
¿En qué municipios existen sedes de la Fundación?
¿Qué proyectos se realizan actualmente?
Además de estos proyectos, ¿qué acciones complementarias realiza la Fundación?

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3. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
Con la lectura de este apartado, esperamos que usted conozca aspectos generales del
Sistema de Gestión de Calidad de la Fundación y pueda implementar con autonomía los
procedimientos más relevantes de este sistema. En primer lugar se realiza una
presentación general del mapa de procesos, para abordar después los procedimientos de
documentación, mejoramiento continuo y gestión tecnológica.
3.1 Mapa de procesos
El mapa de procesos es la estructura gráfica en la cual se definen los procesos del

Sistema de Gestión de la Calidad, agrupados en: procesos misionales (atención y
formación), procesos gerenciales (planeación y gestión de calidad) y procesos de apoyo
(gestión financiera y gestión administrativa).
Una breve descripción de estos procesos le ayudará a comprender la dinámica de la

institución:
Procesos misionales: son los procesos que desarrollan el objeto social de la Fundación
y dan respuesta a las necesidades, expectativas y requisitos de las instituciones en
convenio y su población usuaria. En este grupo se encuentran dos procesos:
▪ Atención: en él se enmarcan las actividades directas de asistencia a los usuarios

de los proyectos, mediante un equipo interdisciplinario conformado por
profesionales en las áreas sociales y de la salud.

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▪ Formación: promueve el aprendizaje individual y colectivo de la comunidad

vinculada a los proyectos, por medio de estrategias formativas que dan respuesta
a los requerimientos contractuales y a las necesidades de la población.
Procesos gerenciales: están directamente relacionados con la planificación, revisión y

mejoramiento de la gestión institucional. Lo conforman dos procesos:
▪ Planeación: está enfocado en la planificación institucional y en el cumplimiento de

los objetivos estratégicos.
▪ Gestión de calidad: su objetivo es la estructuración y constante evolución del

sistema de gestión en función de la prestación del servicio y la mejora continua
institucional.
Procesos de apoyo: son los procesos que soportan administrativa y operativamente el

desarrollo de los procesos misionales, garantizando al talento humano de la Fundación
las condiciones requeridas para la prestación del servicio. Este grupo lo conforman dos
procesos:
▪ Gestión financiera: su objetivo es gestionar los requerimientos financieros, de

personal, de insumos y de servicios necesarios para garantizar un adecuado
desarrollo de los proyectos.
▪ Gestión administrativa: se encarga de la selección, contratación y fortalecimiento

constante del talento humano. Coordina las actividades de apoyo administrativo de
acuerdo a los requerimientos de los procesos y proyectos.
3.2 Documentación
Desde el sistema de gestión de calidad se tienen diseñadas guías e instructivos que

permiten unificar el criterio institucional en el manejo de la documentación, esta
información se convierte en material de consulta para el talento humano y lo dispuesto en
ellos es requisito de obligatoria aplicación, dependiendo de las funciones de cada cargo
se brindará la información pertinente.
3.3 Acciones para el mejoramiento continuo
Uno de los objetivos de calidad definido en el direccionamiento estratégico de la

Fundación es “Mejorar continuamente los procesos internos y la gestión institucional”, por
ello se cuenta con los mecanismos para la identificación, reporte, implementación y
seguimiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora. Para ello se definen las
siguientes instancias.
Situaciones de reporte interno (por parte del talento humano)
Son aquellas situaciones que cualquier empleado está en capacidad de identificar y

reportar durante el desarrollo de las funciones propias del cargo. Ejemplo de ello puede
ser que no se estén aplicando los procedimientos acordados, no se estén cumpliendo los

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tiempos de atención o no se esté ofreciendo un soporte oportuno por parte de los

procesos de apoyo. Si usted identifica una de estas situaciones u otra que considere que
afecta la dinámica institucional o, específicamente, la prestación del servicio, debe
comunicarlo a su Coordinador (a) o a la Coordinadora de Calidad, quienes definirán las
acciones a tomar según el caso.
Situaciones de reporte externo (por parte de los usuarios)
Son aquellas situaciones que reportan los usuarios de los proyectos desarrollados por la
Fundación, tanto si se trata de satisfacción o de insatisfacción con el servicio. En este
caso, se consideran cuatro tipos de reporte:
▪ Peticiones: solicitudes elevadas por usuarios externos con el fin de satisfacer una
expectativa específica con respecto a la prestación del servicio. Ejemplo: solicitud
de un TV en la sala de espera.
▪ Quejas: insatisfacciones expresadas por los usuarios ante situaciones que

considera causa de mal servicio o ante conductas irregulares de un empleado.
Ejemplo: trato inadecuado por parte de un profesional.
▪ Reclamos: referidos al derecho a exigir que tiene toda persona frente a la

suspensión injustificada en la prestación del servicio, deficiencias en la misma o
incumplimiento de compromisos pactados. Ejemplo: cancelación de una cita sin
previo aviso.
▪ Felicitaciones: comentarios en los que se reconoce positivamente el servicio o el

personal.
Estos reportes pueden ser realizados telefónicamente o depositarse directamente en el

buzón de sugerencias ubicado en cada sede. Para ello existe un formato que puede ser
diligenciado por el usuario o por el empleado de la Fundación que recibe la petición,
queja, reclamo o felicitación.
Es responsabilidad de las coordinaciones de proyectos y procesos analizar cada caso y

definir qué tipo de acción se debe implementar. Ante quejas o reclamos se tiene un
término de 15 días hábiles para dar respuesta formal (mediante acta u oficio).
3.4 Gestión tecnológica
Esta área tiene como objetivo garantizar la disponibilidad y correcto uso y funcionamiento
de los recursos tecnológicos necesarios para la gestión institucional: computadores de
mesa o portátiles, impresoras, escáner, memorias USB, discos duros externos, cámaras
fotográficas, video beam, red de internet, entre otros.
Medios de comunicación en web
▪ Correo institucional: se asigna al personal nuevo al momento del ingreso. El

acceso al correo puede hacerse desde la página web institucional o de las cuentas

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de Gmail por Google. Tan pronto la persona realice el primer ingreso debe cambiar
la contraseña para garantizar la confidencialidad.
▪ Chat: está asociado a la cuenta del correo institucional. La persona responsable

de gestión tecnológica vincula al correo asignado los contactos de interacción
constante.
Almacenamiento y seguridad de la información
Como mecanismo para garantizar la conservación de la información, se tienen diversos

medios de almacenamiento, buscando que se pueda acceder a ella en el momento que se
requiera, sin generar dependencias específicas.
▪ Servidor público de almacenamiento: al momento del ingreso a la Fundación se

crea, para los profesionales que desde la coordinación se apruebe, una carpeta
magnética identificada con el nombre del empleado. La información allí
almacenada será de consulta libre por parte del personal de la institución, por lo
cual no deben guardarse contenidos de carácter personal.
▪ Disco duro local en el computador asignado: de acuerdo a los parámetros
definidos desde gestión tecnológica se hará la entrega de un computador, bien sea
por persona o compartido.
▪ Copias de seguridad. Se tienen automatizadas las copias de seguridad para el
servidor y los equipos que están en red, bien sea inalámbrica o cableada, de la
sede de Manizales. La periodicidad varía de acuerdo a la criticidad del cargo y la
información que se genere. En el caso de las otras sedes se aplica el protocolo
establecido de acuerdo a los recursos disponibles.
Reporte de requerimientos
Cuando se presente falla en alguno de los equipos tecnológicos se deberá informar

inmediatamente a través del formulario de “Reportes de gestión tecnológica” este se
enviará a través del correo institucional que se crea desde el momento de la inducción. Si
el requerimiento implica la adquisición o asignación de nuevos equipos, deberá
gestionarse la autorización por parte del respectivo coordinador.
El tiempo aproximado para dar respuesta a estos requerimientos será informado por parte
de la gestora de tecnología a quien hizo la solicitud.

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Mapa de procesos
¿Qué procesos hacen parte del sistema de gestión de calidad de la Fundación?
¿Cuáles son los procesos que desarrollan el objeto social de la Fundación?, ¿en qué
consisten?
¿Cuáles son los procesos relacionados con la planificación, revisión y mejoramiento de la

gestión institucional?, ¿en qué consisten?
¿Cuál es el aporte de los procesos de apoyo al cumplimiento de la misión institucional?
Documentación
¿Qué información tiene el Sistema de Gestión de la Calidad para ayudar a resolver sus
dudas frente a la generación de documentos?
¿Cuál es el manejo adecuado del logo de FESCO en los documentos que se derivan de
su trabajo?
Acciones para el mejoramiento continuo
¿Qué debe hacer si el cumplimiento de sus responsabilidades se ve afectado por una

situación institucional que no depende de usted?, ¿con quién debe comunicarse?
¿Cómo se debe reportar o ayudar a reportar una solicitud o una queja de un usuario
externo?
Gestión tecnológica
¿Cuáles son los recursos tecnológicos de los cuales puede disponer para el desempeño
de su trabajo?
¿Cuáles son las acciones mínimas que usted debe realizar para proteger la información
institucional almacenada en su equipo de cómputo?

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4. NORMATIVIDAD GENERAL DE LA INSTITUCIÓN
En este apartado se desarrollan aspectos básicos relacionados con el reglamento interno

de trabajo y con la política de seguridad y salud en el trabajo. Esta última contempla, a su
vez, el reglamento de higiene y seguridad, los exámenes médicos ocupacionales, las
medidas relacionadas con accidentes de trabajo y el plan de emergencias. Se espera que
estos contenidos contribuyan a que usted desempeñe su trabajo en el marco de la
normatividad general de la institución.
4.1 Reglamento interno de trabajo
El reglamento de trabajo es el conjunto de normas que determinan las condiciones a las

que deben sujetarse el empleador y sus trabajadores en la prestación del servicio. El
reglamento de trabajo de la Fundación FESCO se encuentra estructurado según los
artículos 104 a 125 del Código Sustantivo del Trabajo, constituyéndose en una
herramienta fundamental para dar solución a situaciones o problemas surgidos con los
trabajadores. En general, define aspectos relacionados con la admisión de los
trabajadores y su período de prueba; el horario de trabajo; los días de descanso,
vacaciones y permisos; las condiciones para el pago de salarios; las medidas de
seguridad y salud; las normas relativas a la interacción y la aplicación de sanciones.
Usted podrá conocer el contenido específico de este reglamento en cualquiera de las

sedes de la Fundación. En la sede principal de Manizales se encuentra en el primer y
segundo piso, pero también puede consultarlo en la oficina de administración. En las
sedes de los diferentes municipios se encuentra publicado en el espacio de recepción.
4.2 Política de seguridad y salud en el trabajo
La Fundación tiene constituida una política de seguridad y salud en el trabajo donde se da

a conocer el compromiso con la protección y promoción de la salud de los empleados,
procurando su integridad física mediante el control de los riesgos, el mejoramiento
continuo de los procesos y la protección del medio ambiente.
Todos los niveles de dirección asumen la responsabilidad de promover un ambiente de

trabajo sano y seguro, cumpliendo los requisitos legales aplicables, vinculando a las
partes interesadas en el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo y
destinando los recursos humanos, físicos y financieros necesarios para la gestión de la
salud y la seguridad.
Todos los empleados y contratistas tienen la responsabilidad de cumplir con las normas y
procedimientos de seguridad, con el fin de realizar un trabajo seguro y productivo.
Igualmente son responsables de notificar oportunamente todas aquellas condiciones que
puedan generar consecuencias y contingencias para los empleados y para la
organización.

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4.2.1 Reglamento de higiene y seguridad
Este reglamento busca proteger a los trabajadores indicando normas de higiene y

seguridad laboral con el fin de que disminuyan los accidentes de trabajo y las
enfermedades profesionales, permitiéndoles conservar su salud y, por ende, su
productividad en el trabajo y su desarrollo a nivel familiar y social.
Este documento está publicado en cartelera en las sedes de los diferentes municipios. En
él encontrará información referente a la constitución y funcionamiento del Comité Paritario
de Salud y Seguridad en el Trabajo, COPASST; el compromiso de la Fundación de
destinar los recursos necesarios para desarrollar actividades de Salud Ocupacional; los
principales riesgos existentes en la Empresa; y la obligación de la Fundación y de sus
trabajadores de dar estricto cumplimiento a las disposiciones legales y técnicas para
lograr la implantación de las actividades de Medicina Preventiva y Medicina del Trabajo,
Higiene y Seguridad Ocupacional.
4.2.2 Exámenes médicos ocupacionales
La Fundación, como parte de su política de seguridad y salud, tiene prevista la realización

de exámenes médicos ocupacionales a sus empleados, con el fin de monitorear la
exposición a factores de riesgo y determinar la existencia de consecuencias derivadas de
la exposición a este tipo de factores. Los exámenes médicos realizados son tres:
▪ Examen médico ocupacional de ingreso: se realiza para determinar las

condiciones de salud física, mental y social del trabajador antes de su
contratación, en función de las condiciones de trabajo a las que estará expuesto y
los requerimientos de su cargo. El objetivo es determinar la aptitud del trabajador
para desempeñar en forma eficiente sus labores sin perjuicio de su salud o la de
terceros.
▪ Examen médico ocupacional periódico programado: se realiza cada dos años con
el fin de monitorear la exposición a factores de riesgo e identificar en forma precoz
posibles alteraciones temporales, permanentes o agravadas del estado de salud
del trabajador, ocasionadas por la labor o por la exposición al medio ambiente de
trabajo. Este examen permite, además, detectar enfermedades de origen común,
con el fin de establecer un manejo preventivo.
▪ Examen médico ocupacional de egreso: se realiza cuando se termina la relación

laboral. Su objetivo es valorar y registrar las condiciones de salud en las que el
trabajador se retira de las tareas o funciones asignadas.
4.2.3 Accidentes de trabajo
Un accidente de trabajo es todo suceso repentino que sobreviene por causa o con
ocasión del trabajo, y que produce en el trabajador una lesión orgánica, una perturbación
funcional o psiquiátrica, una invalidez o la muerte. Es también accidente de trabajo aquel
que se produce durante la ejecución de órdenes del empleador o contratante durante la
ejecución de una labor bajo su autoridad, aún fuera del lugar y horas de trabajo.

Fundación FESCO
Igualmente se considera accidente de trabajo el que se produce durante el traslado de los

trabajadores o contratistas desde su residencia a los lugares de trabajo o viceversa,
cuando el transporte lo suministre el empleador.
Los accidentes de trabajo deben ser reportados inmediatamente a la Administradora de la

Fundación o al respectivo Coordinador del proyecto al que se encuentra vinculado el
empleado, para que se realice el proceso de notificación a la Administradora de Riesgos
Laborales SURA. En ausencia de la Administradora y del Coordinador, el empleado debe
trasladarse a la clínica La Presentación, si se encuentra en Manizales, o al hospital más
cercano si se encuentra en otro municipio. En este último caso, la entidad de salud se
encarga de realizar a la Fundación la respectiva notificación.
4.2.4 Comité paritario de salud y seguridad en el trabajo (COPASST)
Este Comité tiene como misión promover y vigilar las normas y reglamentos de salud
ocupacional, contribuyendo a la protección de la integridad física de los trabajadores y la
seguridad de la Fundación en general.
La Directora asignó a la Administradora como Presidente del Comité y a la Coordinadora

del Sistema de Gestión de Calidad como integrante del mismo. En 2014 se realizó la
inscripción de los trabajadores, siendo elegidas, con vigencia hasta marzo 13 de 2016,
Lina Marcela Mejía, Profesional en Desarrollo Familiar del proyecto Hogares Sustitutos, y
Catalina Arias, Coordinadora de Comuna del proyecto Guardianas de la Ladera.
Este comité de reúne cada dos meses con el fin de tratar temas relacionados con la
seguridad y salud en el trabajo de los diferentes proyectos, capacitaciones pendientes del
Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo, actividades de Bienestar y actividades
programadas con la ARL SURA.
4.2.5 Plan de evacuación
Son las acciones que debe realizar el personal de la Fundación FESCO en caso de que
se produzca un siniestro, con el objetivo de minimizar posibles daños a los usuarios de los
proyectos, al personal de la institución y a sus instalaciones. El COPASST ha designado,
para la sede de Manizales, un grupo de personas encargado de coordinar una
evacuación:
▪ Una persona que dispare la alarma para iniciar la evacuación. El botón está
ubicado en recepción y la trompeta en el pasillo de la cocineta.
▪ Una persona en cada piso, responsable de desalojar el personal, revisar que las
oficinas estén desocupadas y cerrar las puertas.
▪ Dos personas parando en tránsito para desplazarse al punto de encuentro,
ubicado en la cancha auxiliar del estadio.
También en La Dorada se tiene conformado este grupo, pero no en las otras sedes de la
Fundación dado el reducido número de empleados. En estos casos, la secretaria de cada
sede es la responsable de informar sobre el procedimiento de evacuación y el punto de
encuentro.

Fundación FESCO
▪ ¿Dónde es posible consultar el reglamento de trabajo, la política de seguridad y salud

en el trabajo, y el reglamento de higiene y seguridad, en caso de que lo requiera?
▪ ¿Cuáles son los exámenes médicos que todos los empleados de la Fundación deben
realizarse durante su vinculación a la institución?
▪ ¿Dónde debe dirigirse en caso de un accidente de trabajo?
▪ ¿Qué es el COPASST?
▪ ¿Qué debe hacer usted en caso de una emergencia (incendio, terremoto, por ejemplo)
que se presente mientras se encuentre en la sede de la Fundación?

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5. ORIENTACIONES DE CARÁCTER FINANCIERO Y CONTRACTUAL
Esta sección tiene como propósito contribuir a la toma de decisiones acertadas sobre
aspectos de carácter financiero y laboral relacionados con su cargo. En él se ofrece
información general que posteriormente, en la medida en la que lo requiera, podrá ampliar
con las personas a cargo de la Coordinación Administrativa y Financiera.
5.1 ASPECTOS CONTRACTUALES
En la Fundación existen dos tipos de contratación, teniendo en cuenta el proyecto y la

labor a desarrollar: el contrato laboral y el contrato por prestación de servicios. A
continuación se realiza un comparativo de estos dos tipos de contrato.
Contrato por
Contrato laboral prestación de
servicios
Corresponde al salario total (Ingreso Base de
Cotización) menos los descuentos de ley y los
descuentos autorizados por el empleado u ordenados Corresponde al valor
por un juez de la República. Su pago es quincenal. convenido, menos
retenciones de ley. La
Pago
Cuando la persona recibe menos de dos salarios periodicidad es la
mínimos mensuales, también se incluye el pago del convenida en el
subsidio de transporte. Para este cálculo se tienen en contrato.
cuenta los días efectivamente laborados durante el
mes.
Corresponde con el
avance de las
Se calcula teniendo en cuenta el, más los ingresos por obligaciones
Liquidación
horas extras reportadas por el Coordinador, los días contractuales, los
por
de vacaciones no disfrutadas, las cesantías no anticipos y pagos
terminación
pagadas, los intereses de cesantías no pagados y las realizados del contrato
del contrato
posibles indemnizaciones de ley que pudieren aplicar. y los acuerdos
realizados durante su
ejecución.
El responsable de la afiliación o del reporte de El responsable de la
novedad es la empresa. afiliación o del reporte
El valor sobre el cual se debe cotizar al sistema de novedad es el
Afiliaciones corresponde al 8% del salario o Ingreso Base de contratista.
a seguridad Cotización. El valor sobre el cual
social: ARL, Adicional al pago de la seguridad social integral, se debe cotizar al
salud1 y también se hacen los pagos parafiscales: CONFA, sistema corresponde
pensión SENA e ICBF. El empleado puede afiliar a su esposo al 40% del ingreso
e hijos a CONFA, al igual que a sus padres si son total del contrato.
mayores de 60 años. Si el empleado tiene a su pareja
e hijos afiliados, los padres pueden acceder a todos No existe obligación
1 El empleado o contratista puede afiliar a su esposo (a) y a sus hijos, en este último caso hasta la edad de 25
años, siempre y cuando estén estudiando y presenten el correspondiente certificado de estudio. Si el
empleado no tiene esposo (a) ni hijos puede afiliar a sus padres. En cualquier caso, puede afiliar beneficiarios
adicionales (hermanos, por ejemplo), pagando la suma adicional que estipule la EPS.

Fundación FESCO
los beneficios de CONFA, excepto al subsidio de hacer pagos

mensual. Éste es recibido cuando el empleado solo parafiscales.
afilia a los padres. A través de CONFA, los empleados
pueden acceder a beneficios para sí mismos o para
sus familias, dependiendo del tipo de carné: créditos,
compra de cartera, auxilio de vivienda, educación y
recreación. Su solicitud debe tramitarse directamente
con CONFA.
En junio y diciembre se consigna, conjuntamente con
la nómina, la fracción correspondiente a la prima de
Prima de servicios. El cálculo se hace teniendo en cuenta los
No aplica
servicios días efectivamente laborados durante el mismo año
calendario. El valor de la prima es exactamente un
salario por cada año laborado.
Las cesantías buscan garantizarle al trabajador
solvencia económica en caso de perder su trabajo. La
Fundación FESCO tiene la obligación de consignar en
un Fondo de Cesantías el valor correspondiente a un
salario, calculado con base en el Ingreso Base de
Cotización por año o lo proporcional de acuerdo con el
tiempo efectivamente laborado. Esta consignación se
Cesantías realiza el 14 de febrero de cada año. Los empleados No aplica
pueden hacer un retiro anticipado de las cesantías,
siempre y cuando se demuestre que éstas serán
usadas para la compra o el mejoramiento de vivienda,
el estudio propio o de los hijos. El retiro de las
cesantías se debe solicitar al Fondo de Cesantías; la
ley prohíbe a las empresas autorizar este retiro,
aunque sea para los propósitos mencionados.
Las vacaciones laborales son un derecho que tiene
todo trabajador a que el empleador le otorgue un
descanso remunerado por el hecho de haber trabajado
un determinado tiempo. Las vacaciones corresponden
a 15 días hábiles de descanso remunerado por cada
Vacaciones No aplica
año de trabajo y se remuneran con base al salario que
el trabajador esté devengando al momento de salir a
vacaciones. Si el trabajador no lleva un año
trabajando, las vacaciones se le reconocerán en
proporción al tiempo laborado.
La Fundación tiene convenio con tres entidades que
ofrecen créditos, con tasas de interés muy bajas:
Bancolombia, Pichincha y CONFA. Para acceder a
este beneficio, el empleado debe llevar más de 1 año
Créditos con en la Fundación, informar a la directora o
entidades administradora para qué requiere el crédito y No aplica
en convenio diligenciar el formulario para la respectiva solicitud. En
el momento de solicitar un crédito es importante que el
empleado consulte con estas entidades la tasa de
interés que están manejando en el marco del
convenio.

Fundación FESCO
Tanto para empleados como para contratistas, la Fundación FESCO cuenta con un plan
de capacitación y bienestar laboral diseñado para contribuir al crecimiento y mejora
continua, en aspectos relacionados directamente con el desempeño laboral, o bien, con el
bienestar personal o la salud ocupacional. Este plan se elabora considerando los
resultados de la evaluación de desempeño y las solicitudes del personal a su respectivo
Coordinador. Las actividades son realizadas dentro o fuera de la institución. Algunas de
ellas se dirigen a todo el personal y otras específicamente al personal vinculado a
determinados proyectos y/o procesos.
La participación en estas actividades es un compromiso que deben asumir todos los

empleados. La inasistencia a las mismas debe ser debidamente justificada ante el
respectivo coordinador. Se espera, igualmente, que las personas que se vinculen a la
Fundación se preocupen por su permanente autoaprendizaje, para lo cual, además de los
recursos propios, pueden acceder al centro de documentación ubicado en la sede de
Manizales.
5.2 ASPECTOS FINANCIEROS
Los empleados o contratistas tendrán la responsabilidad de administrar recursos de la

Fundación FESCO, bien sea por motivos de desplazamientos o viajes o por compras para
las cuales hayan sido previamente autorizados. En estos casos existe un procedimiento
que busca asegurar el buen uso del recurso y su correcta legalización:
Gastos de viaje
La Fundación tiene autorizadas las tarifas para los desplazamientos de los profesionales a
municipios diferentes al definido en el contrato de trabajo en cumplimiento de los objetivos
del proyecto. Para conocer los montos autorizados para gastos de viaje, se debe
comunicar con el respectivo Coordinador del proyecto al cual se encuentra vinculado.
Estos montos pueden cambiar por solicitud del profesional, con autorización del
Coordinador del proyecto.
Compras
Una vez identificado el producto o servicio que requiere para su proyecto, debe solicitar la
autorización para la compra a su Coordinador, utilizando para ello el formato Legalización
de Compra. Una vez diligenciado y autorizado, este formato debe ser entregado a la
Auxiliar Administrativa y Financiera, informando clara y oportunamente las
especificaciones del producto o servicio, el tiempo y el lugar de entrega. Es importante,
posteriormente a la solicitud, realizar seguimiento al avance de la compra.
Solicitud de recursos para viajes y compras
Lo ideal es que la solicitud de estos recursos se realice al menos con 10 días de

anticipación, para no afectar los procesos del área financiera.
En caso de que no haya sido posible tramitar el anticipo correspondiente y el viaje o

compra se haya pagado con recursos propios, el empleado o contratista debe solicitar un

Fundación FESCO
reembolso. En este último caso, tanto el gasto como el reembolso deben ser autorizados
por el Coordinador.
Legalización de documentos contables o relación de gastos
Una vez realizada la actividad, el profesional debe legalizar los documentos de acuerdo
con lo establecido en el procedimiento de Legalización.
Para autorizar el pago a un proveedor se debe tener en cuenta el Régimen al que

pertenece el proveedor. Aunque pueden ser más, existen principalmente en Colombia dos
regímenes: el Régimen Simplificado y el Régimen Común. El Régimen Simplificado
requiere del diligenciamiento de un Documento Equivalente en formato de la Fundación
FESCO para el pago; además, se debe adjuntar la fotocopia del RUT. Cuando el
proveedor que pertenece al Régimen Simplificado, provee servicios de RESTAURANTE
Y/O HOSPEDAJE, se requiere que también emite la FACTURA DE VENTA donde se
discrimine el IMPUESTO AL CONSUMO.
Para el pago a los proveedores del Régimen Común, se requiere la expedición de una
Factura de Venta y también se requiere adjuntar fotocopia del RUT.
Dependiendo del valor de la compra, es posible que se requiera realizar una RETENCIÓN
EN LA FUENTE, que consiste en un descuento que se aplica al valor total de la Factura o
Documento Equivalente, antes del pago al proveedor, y que se calcula teniendo como
referencia una tabla expedida por la DIAN. Para no incurrir en errores, es conveniente
consultar con el Área Financiera (Mónica Ávila) de la Fundación FESCO, antes de realizar
el pago. Cuando a un proveedor, al que se le debía practicar Retención en la Fuente, no
se le hace, el valor de la Retención en la Fuente será asumida por el profesional que
realizó el pago.
Para realizar el pago a un proveedor, los documentos deben entregarse antes del martes,
si lo que se espera es que el pago se haga el viernes de esa misma semana (de lo
contrario se realiza el viernes de la semana siguiente).
Aspectos contractuales
¿En qué se diferencia, de manera general, un Contrato por Prestación de Servicios de un

Contrato Laboral?
¿Tiene claridad sobre las características de su contrato?
Aspectos financieros
¿Cómo debe solicitar el cubrimiento de los gastos de viaje en caso de que tenga que
realizar un viaje de trabajo?

Fundación FESCO
¿Qué procedimiento debe seguir para realizar una compra relacionada con el desempeño
de su trabajo?
¿Cómo debe hacer la legalización de gastos derivados de compras o viajes de trabajo?

Fundación FESCO
6. COMENTARIOS FINALES
Esperamos que esta información le haya sido útil para conocer aspectos generales de la
Fundación y le recordamos que esta es apenas la inducción institucional. Con su
coordinador deberá acordar la agenda requerida para la inducción al proyecto o proceso
al cual se vinculará y el entrenamiento específico sobre su cargo.
Así mismo, le recordamos que usted tiene la posibilidad de resolver inquietudes o ampliar
la información que requiera con la persona que le realizará la inducción específica al
cargo, o bien, con los responsables de los procesos misionales, gerenciales y de apoyo
de la Fundación. En el Anexo 1 encontrará sus datos de contacto.
Por último, le reiteramos nuestra bienvenida.

Fundación FESCO
ANEXO 1. Responsables de proyectos y procesos
Cargo Nombre Extensión Celular Correo electrónico

Coordinadora Sandra
116 3113119934 sandra.cortes@fundacionfesco.org.co
administrativa Cortés
Coordinadora Patricia
104 3014499471 patricia.lopez@fundacionfesco.org.co
de calidad López
Coordinador
Carlos Villa 110 3173318778 carlos.villa@fundacionfesco.org.co
financiero
Coordinadora María Teresa
117 3127282384 maria.matijasevic@fundacionfesco.org.co
de formación Matijasevic
Coordinadora
Diana
de Hogares 118 3173687261 dianapatricia.morales@fundacionfesco.org.co
Morales
Sustitutos
Coordinadora Fijo La
Marcela 3165261723
de Modalidad Dorada marcela.catano@fundacionfesco.org.co
Cataño 3127333044
Familiar 8570308
Coordinadora
Gloria Ibelice
Entornos 114 3226219760 coordinacionpda@fundacionfesco.org.co
Restrepo
Protectores
Coordinador de
Ricardo
Guardianas de 119 3127762447 rispagg@hotmail.com
Spaguiary
la Ladera
Coordinadora Miriam
Hogares FAMI Quintero
114 3122118576 coordinacionfami@fundacionfesco.org.co
Gestora de Daniela
114 3163390709 sistemas@fundacionfesco.org.co
tecnología Ramírez

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MANUAL DE INDUCCIÓN

CÓDIGO: GA-TH-D95 VERSIÓN: 04 FECHA: 24-01-2018 AUTOR: FUNDACIÓN FESCO Página: 2 de 24

Para la Fundación FESCO es de vital importancia ofrecer a sus nuevos empleados un

En este documento usted encontrará una presentación general de la Fundación, la

▪ Realizar una presentación general de la Fundación FESCO a personas que no

▪ Implementar con autonomía los procedimientos más relevantes del sistema de

▪ Desempeñar su trabajo en el marco de la normatividad general de la institución.

▪ Tomar decisiones acertadas sobre aspectos de carácter financiero y laboral

De manera complementaria a la lectura de este documento, usted podrá resolver sus

Al final de cada apartado se incluyen algunas preguntas que le permitirán autoevaluarse.

CÓDIGO: GA-TH-D95 VERSIÓN: 04 FECHA: 24-01-2018 AUTOR: FUNDACIÓN FESCO Página: 3 de 24

2. PRESENTACIÓN GENERAL DE LA FUNDACIÓN

2.1 Razón social y trayectoria institucional

La Fundación FESCO es una organización de la sociedad civil cuyo propósito es

La Fundación fue creada en la ciudad de Manizales (Colombia) en el año 1985, por un

Cuadro 1. Significado del logo de la Fundación FESCO

Figura precolombina alegórica al ser humano y a la familia, al

Razón social de la Institución.

Slogan que ratifica la apuesta institucional por fomentar acciones en

Desde su creación, la Fundación FESCO ha ampliado paulatinamente sus ámbitos de

CÓDIGO: GA-TH-D95 VERSIÓN: 04 FECHA: 24-01-2018 AUTOR: FUNDACIÓN FESCO Página: 4 de 24

papel de la familia en el desarrollo humano, ha considerado de manera progresiva otras

2.2 Marco estratégico institucional

Con el fin de sistematizar su experiencia, consolidar su imagen y mejorar constantemente

A continuación se presentan la misión y la visión de la Fundación, los principios

Contribuir al desarrollo humano, la sostenibilidad y la construcción de ambientes de paz,

El actuar de la Fundación FESCO se orienta en el marco del direccionamiento estratégico

▪ Responsabilidad social: nuestra actuación institucional se basa en una ética de

▪ Pertinencia: damos respuesta a las necesidades de las personas y grupos que

▪ Transparencia: nuestro trabajo es reconocido por su claridad operativa y

CÓDIGO: GA-TH-D95 VERSIÓN: 04 FECHA: 24-01-2018 AUTOR: FUNDACIÓN FESCO Página: 5 de 24

▪ Respeto: reconocemos a las personas y comunidades como sujetos de derechos y

▪ Abordar de manera articulada las dimensiones social, económica y ambiental.

▪ Contar con información de calidad sobre los procesos y proyectos institucionales.

▪ Tener una red interinstitucional fortalecida, en coherencia con el enfoque de la

▪ Afianzar capacidades para asegurar la sostenibilidad financiera de la Fundación.

▪ Ampliar la oferta institucional en el Magdalena Centro.

▪ Cumplir los requisitos aplicables al Sistema de Gestión de la Calidad

▪ Lograr la satisfacción de usuarios y clientes institucionales

▪ Gestionar las peticiones, quejas y reclamos de los usuarios

▪ Fortalecer el talento humano

▪ Mejorar continuamente los procesos internos y la gestión institucional

2.3 Organigrama y estructura organizacional

La máxima autoridad de la Fundación FESCO es la Asamblea General, compuesta por los

CÓDIGO: GA-TH-D95 VERSIÓN: 04 FECHA: 24-01-2018 AUTOR: FUNDACIÓN FESCO Página: 6 de 24

2.4 Presencia territorial de la Fundación

En la actualidad, la Fundación FESCO cuenta con seis sedes en el departamento de

Una muestra del compromiso de la Fundación con la niñez, la juventud y la familia

2.5 Proyectos actuales

CÓDIGO: GA-TH-D95 VERSIÓN: 04 FECHA: 24-01-2018 AUTOR: FUNDACIÓN FESCO Página: 7 de 24

CÓDIGO: GA-TH-D95 VERSIÓN: 04 FECHA: 24-01-2018 AUTOR: FUNDACIÓN FESCO Página: 8 de 24

3. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

3.1 Mapa de procesos

El mapa de procesos es la estructura gráfica en la cual se definen los procesos del

Una breve descripción de estos procesos le ayudará a comprender la dinámica de la

▪ Atención: en él se enmarcan las actividades directas de asistencia a los usuarios

CÓDIGO: GA-TH-D95 VERSIÓN: 04 FECHA: 24-01-2018 AUTOR: FUNDACIÓN FESCO Página: 9 de 24

▪ Formación: promueve el aprendizaje individual y colectivo de la comunidad

Procesos gerenciales: están directamente relacionados con la planificación, revisión y

▪ Planeación: está enfocado en la planificación institucional y en el cumplimiento de

▪ Gestión de calidad: su objetivo es la estructuración y constante evolución del

Procesos de apoyo: son los procesos que soportan administrativa y operativamente el

▪ Gestión financiera: su objetivo es gestionar los requerimientos financieros, de