Informe Presupuesto 2015

INFORME DE AUDITORÍA: GESTIÓN DEL PRESUPUESTO
INFORME EJECUTIVO
GESTIÓN DE PRESUPUESTO
El estudio corresponde a una de las actividades incluidas en el Plan
Anual de Trabajo del año 2014 y 2015, cuyo propósito es comprobar la
eficiencia de los procesos de gestión institucional del presupuesto y el
cumplimiento de los mecanismos de control por parte de la
Administración en la gestión del presupuesto.
Se consideraron los Presupuestos del Ministerio de Relaciones
Exteriores y Culto correspondientes a los períodos 2012, 2013 y 2014.
Los resultados de las pruebas realizadas evidencian que:
 La Unidad de Planificación no tuvo una participación activa en

el proceso de formulación del presupuesto del Ministerio
correspondiente a los períodos 2013 y 2014; su labor se limitó
únicamente a la evaluación de indicadores de gestión.
 En la fase de formulación que lleva a cabo cada Programa, no

se tiene la práctica de analizar el resumen histórico de la ejecución
y utilizarlo como insumo para la elaboración del presupuesto.
 Situaciones en los planes de compra:

- Algunos precios resultan incomprensibles (excesivamente altos) y
en otros casos los Programas usan precios diferentes para el
mismo artículo.
- Se incluyen bienes y servicios que por su naturaleza, las
condiciones actuales de los activos y/o los términos contractuales
en apariencia no responden a las necesidades institucionales.
 En el presupuesto de transferencias para pagos de cargas

sociales patronales se utilizan porcentajes superiores a los
establecidos por el marco legal.
 Por lo que respecta a la evaluación del presupuesto: no se logró

determinar con claridad cuál es el procedimiento integral que
realizan los titulares subordinados para la evaluación del
presupuesto institucional.
 La información que muestra el Sistema de Presupuestos

Públicos de la Contraloría General de la República es provista por
el Ministerio de Hacienda, sin embargo difiere de la suministrada
por el Departamento Financiero, lo que compromete la
transparencia en la información pública.
1
Tabla de contenido
1. INTRODUCCIÓN ....................................................................................... 2
1.1 Origen ................................................................................................... 2
1.2 Objetivo General ................................................................................... 2
1.3 Objetivos específicos ............................................................................. 2
1.4 Alcance .............................................................................................. 3
1.5 Metodología .......................................................................................... 3
2. RESULTADOS........................................................................................... 4
2.1 Sobre los insumos de Planificación Institucional ................................... 4
2.2. Sobre el uso de los insumos históricos en la formulación del
presupuesto ................................................................................................. 5
2.3 Sobre los precios en los planes de compra ............................................ 7
2.4 Sobre el presupuesto de las obligaciones obrero patronales ................ 8
2.5 Sobre el presupuesto para las compras de repuestos y materiales
eléctricos ................................................................................................... 10
2.6 Sobre el presupuesto para compra de repuestos para vehículos ....... 11
2.7 Sobre el presupuesto de adquisición de bienes y servicios
aparentemente no pertinentes para los Departamentos de Servicios
Generales y e Informática. ......................................................................... 13
2.8 Del presupuesto de compras de bienes y suministros de limpieza ........ 15
2.9 Sobre el presupuesto y la adquisición de coffe makers ......................... 17
2.10 Sobre la evaluación del presupuesto ................................................. 17
2.11 Sobre la validez en los datos de los informes ...................................... 18
3. CONCLUSIONES .................................................................................... 21
4. RECOMENDACIONES ............................................................................ 23
4.1 Al Despacho del Señor Ministro ........................................................ 23
4.2 Al Despacho del Señor Viceministro Administrativo.......................... 23
4.3 A la Unidad de Planificación Institucional ....................................... 24
4.4 A la Jefatura del Departamento Financiero ..................................... 25
4.5 A la Jefatura del Departamento de Recursos Humanos ................... 25
1
1. INTRODUCCIÓN
1.1 Origen
El estudio corresponde a una de las actividades incluidas en el Plan

Anual de Trabajo del año 2014, para dar cumplimiento al artículo 22
inciso a) de la Ley General de Control Interno.
El riesgo determinado por esta Auditoría General para la actividad de

“Gestión Institucional del Presupuesto” resultó con una calificación de
65,24%, catalogado en el nivel de alto.
El estudio consiste en un análisis sobre los procesos de formulación,

ejecución, control y evaluación del presupuesto institucional.
Se consideró el marco legal vigente para el desarrollo de la evaluación.
1.2 Objetivo General
Comprobar la eficiencia de los procesos de gestión institucional del

presupuesto y el cumplimiento de los mecanismos de control por parte
de la Administración en la gestión del presupuesto.
1.3 Objetivos específicos
 Verificar la efectividad de los procedimientos utilizados en la

Formulación del Presupuesto
2
 Determinar la eficiencia de los procedimientos utilizados en la

fase de ejecución del Presupuesto.
 Determinar la eficacia de los procedimientos utilizados en el

control presupuestario.
 Verificar la efectividad de los procedimientos utilizados para la

Evaluación del Presupuesto.
1.4 Alcance
Se consideraron los Presupuestos del Ministerio de Relaciones

Exteriores y Culto correspondientes a los períodos 2012, 2013 y 2014.
1.5 Metodología
Se realizó de conformidad con las Normas para el ejercicio de la

Auditoría Interna en el Sector Público, el Manual de normas generales
de auditoría para el Sector Público. A su vez, se utilizó la Ley General
de Control Interno No. 8292, las Normas de Control Interno para el
Sector Público y demás legislación competente.
Se llevo a cabo un examinen de la gestión integral del presupuesto de

conformidad con la normativa vigente.
3
2. RESULTADOS
2.1 Sobre los insumos de Planificación Institucional
De conformidad con las pruebas de auditoría, se determinó que la

Unidad de Planificación no tuvo participación activa en el proceso de
formulación del presupuesto del Ministerio correspondiente a los
períodos 2013 y 2014; su labor se limitó únicamente a la evaluación de
indicadores de gestión. Por otra parte, tampoco se dispone de un
procedimiento como herramienta que relacione la planificación con el
Es importante recordar que la formulación del presupuesto es una fase

muy importante porque de ella depende que todas las demás se dirijan
con éxito, la formulación inicia con la planificación operativa de cada
entidad, la cual debe estar relacionada con los planes de mediano y
largo plazo. Al respecto, el artículo 4 del Reglamento a la Ley de
Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos
establece:
“Sujeción al Plan Nacional de Desarrollo. Todo presupuesto público deberá
responder a los planes operativos institucionales anuales, de mediano y largo
plazo, adoptados por los jerarcas respectivos. El Plan Nacional de Desarrollo
constituirá el marco global que orientará dichos planes operativos
institucionales, según los niveles de autonomía que corresponda de conformidad
con las disposiciones legales y constitucionales pertinentes.”
La planificación integral debe incluir la participación activa y

“obligatoria” de las autoridades con poder de decisión, caso contrario
motiva la falta de compromiso de los actores involucrados con el
proceso de planificación y su reflejo numérico en el proyecto de
Así también, la ausencia de un instrumento específico en la

planificación integral del Ministerio causa que los objetivos
institucionales no se vinculen con los recursos presupuestarios para
una apropiada consecución.
4
La necesidad de relacionar el presupuesto y la planificación tiene

múltiples consecuencias: fomenta prácticas que incrementan el gasto
público no basadas en criterios de eficacia y eficiencia, dificulta un
efectivo control de la calidad del gasto y la fijación de metas, además
conlleva a un porcentaje significativo de subejecución de recursos.
2.2. Sobre el uso de los insumos históricos en la formulación del

presupuesto
De las pruebas relacionadas con la formulación en la planificación, se

determinó que no lleva la práctica una técnica de análisis que tome en
cuenta el resumen histórico de la ejecución como valor agregado para la
elaboración del presupuesto.
La información de la ejecución contenida en los presupuestos anteriores

representa un insumo relevante para la formulación del presupuesto del
periodo, adaptándolos a las modificaciones en los costos y los cambios
en la planificación estratégica y el Plan Nacional de Desarrollo.
Tal y como se muestra en el gráfico siguiente el Ministerio ha

presentado una subejecución importante del presupuesto asignado.
5
El presupuesto de gobierno debe realizarse con base al registro histórico

de presupuestos anteriores, ajustándolos a las modificaciones en
cuanto a costos, desarrollo de nuevas tecnologías y tomando en
consideración la aparición de nuevas necesidades y/o coyunturas
especificas.
Tomando en cuenta lo anterior y lo señalado en el punto 2.1, el

presupuesto asignado para el 2015 se podría estar subejecutando en un
15%, en caso de que no se tomen medidas correctivas oportunas,
circunstancia que sería objeto de llamadas de atención por parte de las
autoridades vinculadas, particularmente por el Ministerio de Hacienda.
6
2.3 Sobre los precios en los planes de compra
Los planes de compra publicados por el Ministerio en el sitio Compra-

Red del Ministerio de Hacienda, presentan precios que difieren para el
mismo artículo, según se trate de direcciones, unidades ó
departamentos diferentes, así se encuentra por ejemplo:
Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto
Detalle de ejemplo de diferencias en planes de compra
2014
Despacho, Dirección, Descripción Costo
Departamento ó Unidad Unitario
Despacho del Ministro Jugos en empaque tetrabrit ¢ 400,00
Despacho Viceministro
Administrativo Jugos 300.000,00
Instituto Diplomático Jugos 250 mls. 46.428,00
D. Protocolo y Ceremonial del Estado
Jugos 2.500,00
Dirección de Cooperación Jugos en empaque de larga
duración de diferentes sabores, en
presentación de 200 ml, 6 pack 216,67
Despacho del Ministro Agua envasada 400,00
D. Protocolo y Ceremonial del Estado Agua 1.300,00
Dirección de Cooperación Agua envasada 327,00
Instituto Diplomático Agua purificada 46.428,00
Despacho Viceministro
Administrativo Agua 300.000,00
Dirección de Cooperación Bolígrafo color rojo 4.000,00
Instituto Diplomático Bolígrafo color negro 16.666,00
A modo de ejemplo en el cuadro siguiente se presenta un detalle de
precios que llaman la atención en la formulación del plan de compras
de la Dirección de Protocolo del año 2014.
Ministerio de Relaciones Exteriores
Precios excesivos que llaman la atención en el plan de compras de la Dirección de
Protocolo
Año 2014
COSTO
DESCRIPCIÓN UNIMED CANTIDAD MONTO UNITARIO
Instalación de Llavín Unidad 1 100.000,00 100.000,00
Servicio de Decoración Unidad 1 4.700.000,00 4.700.000,00
Confección de Llave Unidad 1 100.000,00 100.000,00
Gravado de Platón Unidad 1 100.000,00 100.000,00
Viáticos dentro del país Unidad 1 6.000.000,00 6.000.000,00
Gaseosos Caja 48 250.000,00 5.208,33
Rep. Mant. de Televisor Unidad 1 200.000,00 200.000,00
Cuchillo de cocina Unidad 25 100.000,00 4.000,00
Copa de vidrio Unidad 25 4.500.000,00 180.000,00
Condecoraciones Unidad 10 7.800.000,00 780.000,00
7
Baterías Alcalina AA Unidad 10 100.000,00 10.000,00

Baterías Alcalina AAA Unidad 10 100.000,00 10.000,00
Micrófono Unidad 2 1.000.000,00 500.000,00
Se desconoce cuáles fueron las razones de presentar un presupuesto

con precios incomprensibles que sobrepasan lo razonable. Esta
situación es contraria al espíritu de la planificación de las compras que
busca desarrollar el Estado costarricense, de conformidad con lo
publicado por el Ministerio de Hacienda en su página
https://www.hacienda.go.cr/comprared/Plan_Estrategico_Compras_Pu
blicas.pdf, disponible en internet el 20 de noviembre de 2014, y que al
respecto señala lo siguiente:
“Las adquisiciones públicas son el proceso mediante el cual el Estado convierte

el presupuesto (los fondos confiados a su cuidado) en bienes, servicios y obras
para la comunidad. No se trata por lo tanto de una simple función
administrativa, sino de una de las funciones más importantes para el desarrollo
del país y para el buen gobierno.”
La Administración Activa planifica sin seguir un proceso de compras

efectivo que consiste en hacer un estudio anticipado de las necesidades,
conociendo las fuentes de servicio y las condiciones económicas como
es el precio por unidad o por lote reales para luego llevar a cabo el
cálculo presupuestario; tampoco cuenta con un equipo a cargo de la
supervisión general o rectoría en asuntos de planificación de compras.
Las compras comprenden un proceso complejo que va más allá de la

negociación y del trámite burocrático. Con una buena gestión de
compras el Ministerio consigue ahorrar costes en tiempo y cantidad
para adquirir el suministro idóneo en cada momento.
2.4 Sobre el presupuesto de las obligaciones obrero patronales
La formulación del presupuesto realizado por el Departamento de

Recursos Humanos presenta inconsistencias en los porcentajes de las
8
partidas que se detallan en el cuadro siguiente, respecto de los

establecidos por el marco legal.
En reunión sostenida con los funcionarios del Departamento de

Recursos Humanos: Abelardo Quirós y Alexander Hidalgo, manifiestan
que esta situación se produce debido a redondeos en las partidas.
Los porcentajes de ley tal y como se aprecia en la cuarta columna del

cuadro anterior, deben ser aplicados con exactitud sobre las cifras
presupuestadas correspondientes a salarios y pluses y en ningún caso
deben ser redondeadas porque de no ser así necesariamente se
presentarán diferencias significativas.
Esta situación tiene como consecuencia que necesariamente se

presente un aumento del presupuesto para estos rubros, cuyas
erogaciones corresponden a porcentajes exactos sobre las
remuneraciones a los funcionarios para el presupuesto ejecutado en el
2014, en otras palabras representó una subejecución esperada de
¢113.506.307,60.
9
2.5 Sobre el presupuesto para las compras de repuestos y

materiales eléctricos
En el plan de compras de 2014, de la Actividad central, específicamente

en el correspondiente al Departamento de Servicios Generales, se
incluyó la compra de repuestos y materiales eléctricos sin tomar en
cuenta que recientemente se llevó a cabo un cambio de la instalación
eléctrica en todas las oficinas del Ministerio, el cuadro siguiente detalla
los rubros y montos que llaman la atención en el contexto de una
renovación completa de la instalación eléctrica de este Inmueble
terminada hace menos de dos años.
Tampoco se encontró justificación alguna que motivara la necesidad de

contar con estos materiales, nuevamente la Administración Activa
planifica sin seguir un proceso de compras efectivo, al parecer no se
está comprobando las necesidades reales de la Institución.
10
Tal y como se evidencia en el cuadro anterior, respecto a los vicios en la

“proyección” de las compras, se reitera lo indicado en el punto 2.3 en
relación con las adquisiciones públicas.
Así las cosas, se incluyó en el plan de compras insumos que ya fueron

reemplazados por una firma comercial especializada en este campo,
empresa que brindó sus servicios para mejorar las condiciones
ambientales y seguridad física de este Ministerio. Desde este punto de
vista, la adquisición de estos suministros solo conducirá a un
despilfarro de los recursos públicos, acción administrativa que va en
contra de la protección y conservación de los recursos públicos.
2.6 Sobre el presupuesto para compra de repuestos para

vehículos
En el proyecto de presupuesto para el 2014, se incluyó una variedad de

suministros para automóviles que no representan una necesidad para
ese y otros años, dadas las condiciones de la flotilla en ese momento.
Cabe señalar que esta ha sido una situación recurrente en la
formulación y ejecución de los presupuestos de compras para estos
rubros y con insistencia esta Auditoría General ha hecho observaciones
en informes anteriores sin que se haya obtenido una respuesta
satisfactoria por parte de la Administración, particularmente sobre la
necesidad y uso de las partes de repuestos y los contratos de
mantenimiento.
Recientemente esta Auditoría General informó sobre esta situación a la

Administración según Oficio de Advertencia N° 048-2014/AG del 26 de
agosto de 2014, dirigido al señor Eduardo dirigido al señor Eduardo
Trejos Lalli, Viceministro Administrativo. Se recibió respuesta en
memorándum DVMA-0624-2014 de fecha 17 de setiembre de 2014, en
que se adjunta el oficio DSG-378-2014 del 16 de setiembre de 2014,
cuyas explicaciones resultan poco satisfactorias y en donde no se indica
11
ninguna acción tendiente a mejorar los procedimientos para la

solicitud, almacenamiento, control y distribución de los repuestos, así
como la verificación física.
Se incluyeron suministros y repuestos que debieron ser analizados por

tener la condición de vencimiento, tal y como se observa en el cuadro
siguiente:
Si se toma en cuenta que en el 2013 la gran mayoría de la flotilla

vehicular fue reemplazada por automotores nuevos y que éstos
disponen de mantenimiento por las agencias, entonces la compra de los
repuestos y suministros debería ser discutida por el Proveedor
Institucional y la jefatura de Servicios Generales, ya que por ejemplo la
duración promedio de las llantas en Costa Rica es de aproximadamente
28.644 kilómetros y las baterías tienen una vida promedio de tres a
cinco años. (Información obtenida de
http://www.ticoracer.net/forum/temas-generales/93165-hablemos-de-
llantas.html, y http://www.ehowenespanol.com/cuanto-debe-durar-
bateria-auto-hechos_170257/, disponibles en internet el 20 de
noviembre de 2014.
Así también al observar los datos de las compras realizadas por la

Actividad Central (Programa 079), se pudo verificar que continúan
presentándose situaciones similares a las reportadas en el Informe de
12
Auditoría sobre Mantenimiento de Vehículos del año 2009, relacionadas

con la recurrencia en las reparaciones relacionadas con frenos, pastillas
y zapatas entre otras.
Nuevamente se comprueba la ausencia de una correcta planificación de

compras que determine el tipo de compra y tiempos que demorará el
proceso, considerando la existencia de estos suministros para evitar
mayores costos administrativos, en otras palabras tener lo que se
necesita y cuando se necesita. A su vez se comprueba la ausencia de
una supervisión.
2.7 Sobre el presupuesto de adquisición de bienes y servicios

aparentemente no pertinentes para los Departamentos de Servicios
Generales y e Informática.
Los planes de compras elaborados por el Departamento de Servicios

Generales y el Centro de Tecnologías de Información y Comunicación
para el 2014, tienen la particularidad de haber incluido bienes y
servicios sin justificación de conformidad con las condiciones actuales,
así por ejemplo se encontró lo siguiente:
1. Servicios Generales.
A. Reparación de teléfonos por ¢2.000.000,00 dado que el
Ministerio cambio toda la central telefónica y sus terminales en el
año 2013.
B. Escopeta calibre Nº12, cargador de 8 tiros y municiones para
dicha escopeta por la suma de ¢170.000,00.
C. Motoguadaña, cortadora de zacate y chapeadora por un monto de
¢275.000,00, en el contexto de un contrato por la prestación del
servicio de mantenimiento de los jardines; además en la
contratación 2010LA-000059-07900, número de contrato
B204005-10, que venció en mayo del 2014 se especifica “No se
13
acepta utilizar motoguadaña, machete, o cuchillo para el corte del pasto… La

empresa contratada deberá suministrar todos los materiales y equipo para la
realización del trabajo”
D. Binocular visión nocturna por ¢50.000, dado que el área física del
Ministerio es relativamente pequeña y está bien iluminada.
2. Informática
El plan de compras de 2014, de la Actividad central- Departamento de
Informática incluye ¢3.000.000,00 para el desarrollo de Auditoría de
Sistemas, siendo la contratación de esta actividad del resorte exclusivo
de la Auditoría General.
De conformidad con las consultas efectuadas a diferentes funcionarios,

respecto de lo informado en los puntos 1 y 2 anteriores, es
responsabilidad de cada dependencia del Ministerio emitir su
correspondiente plan de compras y las distintas entidades
administrativas solo se encargan de los asuntos de trámite y la
determinación del contenido presupuestario, dejando de lado los
aspectos de fondo de la lógica de la transacción.
Cada entidad formula una propuesta de gasto la cual presenta a la DGPN,

que realiza un análisis y efectúa los ajustes que considere pertinentes para
que esos gastos sean adecuados a los ingresos que recibe el Gobierno por
medio de los impuestos.
Fuente:
http://www.hacienda.go.cr/docs/5228c0e0637a1_Folleto_Presupuesto_Nacional.
pdf, disponible en internet el 7 de octubre de 2014
Esto es contrario a las sanas prácticas y al buen gobierno; la

administración de los recursos financieros del sector público se
orientará a los intereses generales de la sociedad, atendiendo a los
principios de economía, eficacia y eficiencia con sometimiento pleno a la
ley.
14
2.8 Del presupuesto de compras de bienes y suministros de limpieza
El plan de compras de la Actividad Central- Servicios Generales,

contiene suministros asociados con productos de limpieza, provisiones
que forman parte de las obligaciones contractuales de la empresa
DEQUISA, el contrato en su cláusula 13.2 señala que esta firma
comercial tiene el compromiso de abastecer en su totalidad los
suministros requeridos para la limpieza de instalaciones del Ministerio:
“Todos los suministros, equipos e implementos de limpieza que se requieran para la

prestación de los servicios deberán ser suplidos en su totalidad por el contratista.”
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y CULTO

PLAN DE COMPRAS SERVICIOS GENERALES - BIENES Y ARTICULOS DE
LIMPIEZA VINCULADOS AL CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS
PRESUPUESTO 2014
COSTO
PARTIDA DETALLE CANTIDAD PRESUPUESTADO
29904-100-075040 ESTROPAJOS PARA PISOS UNIDAD 60 100.000,00
29904-105-000010 PAÑOS DE ALGODÓN UNIDAD 60 100.000,00
29904-105-000200 Pañitos UNIDAD 10 100.000,00
29904-110-000001 LIMPIONES UNIDAD 40 100.000,00
Cera cremosa amarilla piso
29905-010-050050 madera UNIDAD 200 100.000,00
HIPOCLORITO DE SOCIO
29905-020-000001 INDUSTRIAL GALON 24 300.000,00
Desinfectante bactericida y
29905-025-000120 germicida UNIDAD 6 100.000,00
PAD´S O ESPONJA PARA
29905-160-000100 PISO UNIDAD 36 100.000,00
29905-180-000001 PALO DE PISO UNIDAD 150 100.000,00
BOLSA GRANDE PARA
29905-185-100010 BASURA UNIDAD 1500 100.000,00
BOLSA PARA BASURA, TIPO
29905-185-100015 JARDIN, 10 UDS. UNIDAD 1000 100.000,00
29905-900-000225 GUANTES UNIDAD 3 100.000,00
50101-070-000001 ASPIRADORAS UNIDAD 1 250.000,00

50101-115-000203 CEPILLOS ELÉCTRICOS UNIDAD 1 250.000,00
Total 1.900.000,00
15
Llama la atención las grandes cantidades de productos que se programó

comprar toda vez que solo un área de limpieza del Ministerio se
encuentra bajo la responsabilidad de una funcionaria de planta.
Ahora bien, si estos suministros fueron presupuestados para brindar el

servicio de limpieza de la funcionaria de planta, resultan excesivas las
cantidades proyectadas y también llama la atención que la gran
mayoría tenga un monto por ¢100.000,00.
Una vez más se evidencia la carencia de una planificación de compras

vinculada a los requerimientos reales y en función de los compromisos
contractuales vigentes.
Al analizar la ejecución de compras de productos de limpieza realizadas

por el Programa 079- Actividad Central se constató la adquisición de 30
paquetes de limpión de paño de cocina, con 12 unidades cada uno,
para un total de 360 paños, cantidad que se considera excesiva en el
contexto de que solo hay una funcionaria del Ministerio que realiza
labores de limpieza.
Así también se adquirieron 3 aspiradoras industriales para la succión

de líquidos de alto caudal o alta inundación del mismo que permita una
succión constante, a un costo de ¢511.276,60 cada una para un total
de ¢1.533.830,40, número de activos que podría considerarse excesivo
en relación con el área y los funcionarios de planta.
También es importante señalar que del monto presupuestado para las

compras de los suministros de limpieza vinculados con el contrato de
servicios por un total de ¢1.900.000, tal y como se aprecia en el cuadro
anterior, únicamente se ejecutó la compra de ¢1.548.653,70, lo que
repercute en una sobrestimación de la proyección de necesidades y por
16
ende que se produzca una subejecución del presupuesto asignado en

esta partida.
2.9 Sobre el presupuesto y la adquisición de coffe makers
En el plan de compras formulado por el Departamento de Servicios Generales

(Actividad Central) para el año 2014, se incluyó la compra de un coffe maker
por un monto presupuestado de ¢25.000,00, no obstante al revisar la solicitud
de pedido Nº 2041420302 se observa la “justificación” por la adquisición de
diez cafeteras automáticas espresso latte cappuccino.
Estos bienes tienen un uso particular para la preparación de una taza de café
tipo gourmet que no se adapta a las necesidades institucionales, tampoco se
encontraron razones que justificaran su compra, esto evidencia falta de
controles en la ejecución de las partidas, lo que conllevó al despilfarro de los
recursos públicos, al invertirlos en activos, que a criterio de esta Auditoría
General, no responden a la satisfacción de las necesidades reales.
Así las cosas, se pasó de un presupuesto de ¢25.000,00 para la adquisición de

un coffe maker a la compra de diez máquinas de capuchino por un monto
total de ¢1.450.000,00.
2.10 Sobre la evaluación del presupuesto
Se realizaron varias pruebas y revisiones, además fueron consultados

los señores Mario Nájera Villalobos y Lilliam Elizondo Leiva del
Despacho del Viceministro Administrativo; Jessica Alvarado Lizano y
Víctor Vargas Rodríguez de la Unidad de Planificación Institucional;
José Ángel Soto Varela, de la Proveeduría Institucional, Abelardo Quirós
Rojas y Alexander Hidalgo Mesén del Departamento de Recursos
Humanos; y a Arnulfo Sterling Carrington, del Departamento Financiero
sobre el proceso de evaluación integral del presupuesto, aun así no se
logró determinar con claridad cuál es el procedimiento integral que
17
realizan los titulares subordinados para la evaluación del presupuesto

institucional.
Esta evaluación debe constituirse en una herramienta que permita

oportunamente verificar los resultados parciales que se van obteniendo
en un período de la programación de la ejecución presupuestaria, así
como su análisis al finalizar este período. La finalidad de la evaluación
es determinar el comportamiento de los elementos del presupuesto para
detectar las desviaciones en la ejecución, y en caso de ser necesario,
aplicar las medidas correctivas en forma oportuna.
De las entrevistas realizadas se infiere que los titulares subordinados

no se involucran activamente en el proceso de la evaluación del
presupuesto.
Esta situación compromete el uso de los fondos públicos, ya que va en

desacuerdo con lo establecido por la Ley General de Control Interno, lo
que conduce a posibles responsabilidades administrativas.
2.11 Sobre la validez en los datos de los informes
De la información solicitada al Departamento financiero relacionada con

el plan y presupuesto institucional, se encontró que los datos
disponibles en el sitio web de la Contraloría General de la República no
coinciden con la elaborada a lo interno del Ministerio.
Esto se comprueba al comparar los datos disponibles en la página

Sistema de Información sobre planes y presupuestos de la Contraloría
General de la República
(http://cgrw01.cgr.go.cr/apex/f?p=127:16:4429415782955:::::), con el
18
reporte de liquidación presupuestaria facilitado por el Departamento

Financiero. Hay diferencias entre ambos informes donde se observan
variaciones mayores a quince millones. Ver cuadro siguiente:
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y CULTO

AUDITORIA GENERAL - ESTUDIO DE PRESUPUESTO
DATOS CON DIFERENCIA INFORME CONTRALORÍA-PRESUPUESTO
PERIODO 2013
Concepto Datos de Diferencia Diferencia
Informe Contraloría
Financiero absoluta porcentual
Sueldos para cargos fijos
7.950.222.095,89 8.744.851.234,15 794.629.138,26 9,09%
407.860.187,84
Retribución por años servidos 355.799.768,91 52.060.418,93 12,76%
Restricción al ejercicio liberal de la 570.284.091,21
profesión 497.288.444,35 72.995.646,86 12,80%
Servicios jurídicos 406.541.797,17
318.078.155,17 88.463.642,00 21,76%
Servicios de desarrollo de sistemas

informáticos 0 29.094.248,24 29.094.248,24 100,00%
Servicios generales 66.602.017,10
47.466.029,82 19.135.987,28 28,73%
Otros servicios de gestión y apoyo 87.582.669,13
70.350.423,77 17.232.245,36 19,68%
Transporte dentro del país 157.060,00
157.060,00 0,00 0,00%
Viáticos dentro del país 44.345.395,48
29.156.916,21 15.188.479,27 34,25%
Transporte en el exterior 337.078.231,75
269.391.385,60 67.686.846,15 20,08%
Gastos de oficinas en el exterior
2.861.665.755,00 3.461.217.243,00 599.551.488,00 17,32%
Equipo de transporte 102.000.000,00
0 102.000.000,00 100,00%
Equipo y programas de cómputo 74.049.159,73
22.983.719,92 51.065.439,81 68,96%
Transferencias corrientes a
organismos internacionales 1.658.782.140,34 1.699.465.308,00 40.683.167,66 2,39%
El Ministerio de Hacienda como ente facilitador es el responsable de

proporcionar a la Contraloría General de la República la información
obtenida de los movimientos de la ejecución presupuestaria y el avance
en la ejecución del plan de esta Cartera. Las directrices generales a
sujetos pasivos de la Contraloría General de la República para el
adecuado registro y validación de información en el sistema de
información sobre planes y presupuestos (SIPP), de la responsabilidad y
calidad de información, señala:
8- El Ministerio de Hacienda será el responsable de suministrar para el SIPP la

información de los entes y órganos cuyos presupuestos forman parte del
19
Presupuesto Ordinario y Extraordinario de la República, con base en la

información que esos entes y órganos le suministren. Para lo anterior, deberá
establecer las medidas de control que aseguren la calidad de la información
correspondiente…
10- Será responsabilidad del jerarca de cada Administración, velar porque la

información incluida en el SIPP sea en todo momento exacta, confiable y
oportuna…
S
En consecuencia, se deben emprender acciones oportunas ante las

autoridades pertinentes con el propósito de descubrir si las medidas y
mecanismos de control adolecen de alguna debilidad que esté
comprometiendo la confiabilidad de la información, esto en interés de
que en una eventualidad no se vea comprometida la transparencia de
este Ministerio.
20
3. CONCLUSIONES
3.1 Hay ausencia de una planificación integral ligada al presupuesto

que sirva como instrumento en las decisiones de inversión y el gasto,
un plan general metódicamente organizado que cubra las prioridades y
políticas institucionales, de conformidad con lo establecido por el Plan
Nacional de Desarrollo en materia de Servicio Exterior.
3.2 En la formulación de los presupuestos se ha obviado el uso de los

datos históricos de ejecución de períodos anteriores, como un criterio
que oriente el desarrollo de la planificación presupuestaria.
3.3 Los costos unitarios usados para elaborar el plan de compras no

guardan relación con los precios de mercado, resultan
desproporcionados, lo cual podría conllevar al despilfarro y
subutilización de los artículos.
3.4 En la preparación de los planes de compra algunos suministros y

servicios no corresponden a las prioridades del Ministerio, situación que
puede causar un posible despilfarro de recursos públicos
3.5 La elaboración del presupuesto presenta un redondeo en los

porcentajes distintos a los establecidos por ley sobre las
remuneraciones a los funcionarios para el presupuesto ejecutado en el
2014, que inflaron el presupuesto institucional en más de
¢113.000.000,00.
3.6 Dentro de la preparación de los planes de compras existe

ausencia de un equipo encargado de la supervisión o rectoría efectiva
sobre la elaboración de las proyecciones y los planes de compra.
21
3.7 La ejecución presupuestaria no es objeto de análisis periódico de

los resultados logrados, ni se establecen las medidas correctivas
oportunas para asegurar un eficiente uso de los recursos asignados a la
Institución.
3.8 Se presentaron inconsistencias de información en los reportes

sobre la ejecución presupuestaria, incidiendo en la confiabilidad de la
información puesta al conocimiento de la ciudadanía.
22
4. RECOMENDACIONES
4.1 Al Despacho del Señor Ministro
4.1.1. Girar las instrucciones a las instancias correspondientes para

que se pongan en práctica las recomendaciones emitidas e informar a
esta Auditoría General sobre los resultados obtenidos.
4.4.2. Girar las instrucciones para que se tomen acciones oportunas

ante las autoridades pertinentes del Ministerio de Hacienda con el
propósito de solucionar las diferencias de información que se presentan
en el Sistema de Presupuestos Públicos de la Contraloría General de la
República. (Ver punto 2.11)
4.2 Al Despacho del Señor Viceministro Administrativo
4.2.1. Girar las instrucciones a las instancias correspondientes para

que se elabore una planificación integral que responda a los objetivos y
necesidades institucionales. (Ver punto 2.1)
4.2.2. Girar las instrucciones a las instancias pertinentes para que el

presupuesto sea tomado como una actividad integral donde participen
activamente todas las dependencias del Ministerio. (Ver punto 2.1)
4.2.3 Tomar las medidas necesarias para que se lleve a cabo una
supervisión en el proceso del planeamiento, la ejecución y la evaluación
de la gestión de compras con el propósito de que se programe y ejecute
el Presupuesto de conformidad con los propósitos y necesidades
institucionales. (Ver puntos 2.3, 2.7 y 2.8)
23
4.2.4 Realizar las acciones necesarias, para que se disponga de un

encargado que elabore un estudio previo a los planes de compras y se
logre un proceso de compras efectivo. (Ver puntos 2.7 y 2.8)
4.2.5 Girar las acciones para instruir a los encargados de los

programas institucionales a que incluyan en sus planes de compras
precios que estén acorde con el mercado y que las cantidades
respondan a las necesidades institucionales. (Ver punto 2.3)
4.2.6 Llevar a cabo un estudio previo que determine los bienes y

servicios que serán incluidos en los planes de compra y establecer
procedimientos que controlen las existencias y su utilización de
conformidad con las necesidades. (Ver puntos 2.5 y 2.6)
4.2.7 Girar las instrucciones a fin de que el proceso de ejecución

incluya procedimientos que permitan verificar los resultados parciales
que se van obteniendo así como determinar oportunamente el grado de
ejecución del presupuesto de los diversos programas, identificar las
desviaciones en la ejecución para tomar oportunamente las medidas
correctivas. (Ver punto 2.10)
4.3 A la Unidad de Planificación Institucional
4.3.1. Diseñar un instrumento presupuestario efectivo en la

formulación presupuestaria donde se enlacen los objetivos
institucionales con los recursos de esta Cartera. (Ver punto 2.1)
4.3.2. En coordinación con las demás dependencias del Ministerio,

tomar acciones necesarias para que en la formulación, ejecución y
evaluación del presupuesto se logre la participación de todos los
responsables del proceso. (Ver punto del 2.1)
24
4.4 A la Jefatura del Departamento Financiero
4.4.1. Llevar a la práctica revisiones frecuentes de la información

provista por la Contraloría General de la República en el Sistema de
Presupuestos Públicos, con el propósito de prevenir sobre posibles
diferencias de información que puedan comprometer la transparencia
de esta Cartera. (Ver punto 2.11)
4.5 A la Jefatura del Departamento de Recursos Humanos
4.5.1. Evitar la práctica de utilizar redondeos en los porcentajes

decretados por ley según obligaciones obrero-patronales, con el fin de
obtener exactitud en los cálculos en el plan de presupuesto. (Ver
punto 2.4)
Elaborado por: Gloria González Solís
Supervisado por: Alexander Loaiza Carvajal
25

Informe Presupuesto 2015

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