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INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA POLITÉCNICO

GRANCOLOMBIANO
MODULO DE GESTIÓN Y TRANSPORTE

PROYECTO: ESTUDIO DE CASO: FORTIPASTA

Integrantes:

Johana Andrea Ojeda Palacios


Código 1521981255

Maira Alexandra Ospina Paz


Código:1621982272

Jefersson García Sierra


Código: 1077860748

Airón Alfonso Villegas montero


Código: 1711980750

Presentado a:
Cortez Guerrero Jonathan

INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO


INGENIERÍA INDUSTRIAL
COLOMBIA
2019

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INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA POLITÉCNICO
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MODULO DE GESTIÓN Y TRANSPORTE

CONTENIDO

1. PLANEACIÓN DEL PROYECTO ......................................................................................... 3


1.1. Introducción...................................................................................................................... 3
1.2. Justificación ...................................................................................................................... 3
1.3. Objetivo General .............................................................................................................. 4
Objetivos Específicos .................................................................................................................... 4
1.4. Metodología propuesta para definir alternativas de solución ........................................... 4
Descripción de la metodología ......................................................................................... 4
2. EJECUCIÓN DEL PROYECTO ............................................................................................. 5
2.1. Problemática de FORTIPASTA ....................................................................................... 5
Problemas que se determinan: .................................................................................................. 5
2.2. Metodología de análisis Diagrama Causa y Efecto Modelo ISHIKAWA ....................... 6
Efectos...................................................................................................................................... 6
2.3. Diagnostico de la situación problema............................................................................... 7
2.4. Alternativas de solución FORTIPASTA .......................................................................... 7
3. EVALUACIÓN DEL PROYECTO ......................................................................................... 8
3.1. Criterios de evaluación ..................................................................................................... 8
3.2. Matriz Scorecard ............................................................................................................ 11
4. REFERENCIAS…………………………………………..…………………..........………..13

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1. PLANEACIÓN DEL PROYECTO

1.1. Introducción

En el presente proyecto se pretende un exhaustivo análisis de La compañía FORTIPASTA


y de esta manera poder brindar la mejor metodología para corregir las dificultades e
inconsistencias en el cumplimento de sus metas debido a la ejecución desordenada de los
procedimientos en el área de logística, bodega y transporte; ya que está pasando por un
proceso de innovación respecto a la implementación del nuevo sistema WMS positrones,
para ello se realizara un intensivo análisis del caso con el fin de hallar la problemática
principal y proponer metodologías que sirvan como herramienta de solución.

De esta manera se decide la implementación del sistema WMS, Y se logran identificar una
serie de dificultades dentro de los cuales se evidencia la inconformidad por parte de gerencia
para contratar personal adicional, también se destaca el cambio de líder del proyecto y el
ingreso de una persona con menos experiencia, no se lleva acabo el debido seguimiento en
las diferentes etapas del proyecto por parte de la gerencia de logística, por otra parte se
presenta poca flexibilidad para asignar recursos adicionales al proyecto.

Analizando los procesos desarrollados en la organización se identifican los criterios que


afectaron el cumplimiento de las entregas y las falencias de logística en el almacenamiento
y distribución que posee la empresa, así como realizar el diagnóstico actual en torno a la
problemática de los servicios y productos, siendo uno de los conceptos básicos de WMS en
cualquier organización, controlar el movimiento y almacenamiento de materiales en las
bodegas de los productos terminados. La lógica básica de WMS es utilizar una combinación
de un SKU, localización, cantidad, unidad de medida, e información de la orden,
determinando su almacenamiento, acopio de materiales, y su frecuencia al hacerlo.

Este caso plantea; como el proceso de implementación afecta los resultados esperados,
generando caos en el almacenamiento, perdida del nivel del servicio e ineficiencia de la
operación, siendo elemental tomar decisiones en base a hechos y datos, mediante un enfoque
en la selección, capacitación idónea del personal y seguimiento operacional por parte de la
administración, cuyo objetivo es el control mediante herramientas y estadísticas que siguen
un procedimiento sistemático de solución de problemas. En estos momentos la logística se
ha convertido en una de las áreas más competitivas en las organizaciones, donde en la
actualidad hay constantes avances tecnológicos, alta competencia y mayor exigencia del
cliente, conllevando a que las compañías evalúen la manera más adecuada y eficiente sus
procesos para no alterar inadecuadamente su cultura organizacional.

1.2. Justificación

Con el propósito de mitigar los efectos generados por la inadecuada implementación del
sistema positrones WMS en la compañía FORTIPASTA, se hace necesario realizar un
análisis detallado e implementar estrategias y/o herramientas como el diagrama causa y
efecto, permitiendo buscar la causa raíz del problema, establecer las alternativas que
permitan ejecutar un plan de mejoramiento por medio de actividades que logren
evidenciar la mejora continua en los procesos que lleva la compañía.

Lo anterior, se requiere para establecer las causales que contribuyeron a generar perdidas
durante la implementación y ejecución en vivo del programa por parte de los jefes de

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procesos, sin haber recibido la capacitación pertinente, ni esperar los tiempos necesarios
para la maduración del sistema.

1.3. Objetivo General

Utilizar los conceptos aprendidos, que contribuyan a identificar cuáles fueron los
inconvenientes durante la implementación del sistema WMS en el caso de estudio
“FORTIPASTA”.

Objetivos Específicos

 Buscar alternativas que contribuyan a realizar un diagnostico de la problemática


acuerdo las guías de estudio.
 Fortalecer los conocimientos para la correcta selección e implementación de
modelos de transporte, inventarios y distribución.
 Evidenciar la problemática que enfrenta la empresa, mediante una metodología que
favorezca la aplicación en el sistema WMS.

1.4. Metodología propuesta para definir alternativas de solución

Descripción de la metodología

La metodología que vamos a implementar es ESPINA DE PESCADO este es un diagrama


causa-efecto que se utiliza para identificar las causas potenciales de un problema, es una
herramienta efectiva para estudiar procesos y situaciones. Esta es una herramienta de
gestión de calidad, además es una estructura que identifica un problema o efecto y luego
enumera un conjunto de causas, adicionalmente unas subcausas, este último es útil al
momento de tomar acciones correctivas.

Ventajas

 Permite un análisis a profundidad, evitando dejar a un lado las posibles causas de una
necesidad
 Es fácil de aplicar y su estructura es fácil de entender causas, posibles causas y
necesidades
 Indica debilidades para que se rectifiquen una vez presentadas

Desventajas

 La simplicidad de la espina de pescado puede ser una fortaleza como una debilidad ya
que se puede dificultar la representación del problema y causas en situaciones
complejas.

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2. EJECUCIÓN DEL PROYECTO

2.1. Problemática de FORTIPASTA

Una vez reducido el número de plantas, la empresa no contaba con la infraestructura y


logística para abarcar las operaciones de abastecimiento, distribución y cumplir con las
necesidades de los clientes, debido a que la empresa no solo se encontraba en Colombia,
sino en otros países sudamericanos, dificultando su adaptación al nuevo programa. Al
no contar con los medios, ni la forma de distribución de los productos, los medios
logísticos no era lo suficientemente flexibles para la realización de estos cambios, el
abastecimiento y almacenamiento y distribución se convirtió en un caso caótico en la
empresa, evitando que se mejorara el abastecimiento y distribución de productos a los
clientes, incurriendo en gastos que no lograron alcanzar las metas propuestas por la
organización, por falta de control y conocimiento de los empleados con el nuevo
programa.

Colombia, por todas las ventajas en precio y ubicación quedo seleccionada como el
centro de la región Andina, pero la organización escogieron aumentar el negocio
armonizando el tamaño y presentaciones con el fin de reducir la complejidad y por ende
el número de SKU (Stock Kepping Unit). Sin embargo, tomar dicha decisión y reducir
los SKU no fue la mejor decisión ya que el nivel de inventario incremento
significativamente y tenían que mantener inventarios en materiales y producto
terminado para abastecer a sus nuevos clientes. Enfrentándose con u mayor reto en
doblar la operación de su bodega en número de posiciones y personal, razón por la que
su almacenamiento se volvió caótico, sus operaciones de cargue estaban siendo
ineficientes asumiendo así un riesgo en el nivel de servicio. Siendo evidente la
necesidad de optimizar el área de almacenamiento en las bodegas y contar con una
herramienta que reduzca el almacenamiento y operación en la bodega, permitiendo que
el tiempo de descargue fuera mínimo, optimizando el número de posiciones dentro de
la bodega.

Problemas que se determinan:

 El equipo del proyecto no fue dirigido por el gerente de logística (principal error)
 Algunos miembros no cuentan con el perfil ocupacional para desempeñar esa posición
 No Se cuenta con un programa de proyección laboral, carencia absoluta de líderes
inexistentes de motivación (no se crea un espíritu de compromiso y lealtad hacia la
empresa)
 No hay un control del inventario cíclico o stock que evalué el resultado del proceso
 Ineficiencia de resultados por faltantes en las bodegas por fayas de administración y
de operarios
 No se incluye algún miembro que tenga conocimientos o que hubiese participado en
la implementación del WMS
 Negligencia por parte de directivos al no asignar recursos adicionales de personal y
tiempo requerido
 Falta de programas de capacitación continua a los colaboradores

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 No existe sinergia entre los departamentos e ineficiente comunicación directa entre las
áreas de la empresa
 No hay un programa de implementación de mejora continua
 Ejecución de auditorías internas tardías a la hora de encontrar los hallazgos o las
causas del problema y así mismo hacer las mejoras correctivas que se tengan que
implementar
 Falta de equipos de última tecnología donde se reduzca la capacidad de
almacenamiento y sea más flexible para obtener los productos y ser llevados a su
cliente (sistema de almacenamiento dinámico)
 Capacidad de abastecimiento.
 Negligencia y fallas por las subcontratistas de transportemos limitada
 Acoplamiento entre sistemas de recolección de datos e información de los productos
terminados

2.2. Metodología de análisis Diagrama Causa y Efecto Modelo ISHIKAWA

3.
Inadaptabilidad 5. Falta de
1. Equipo de y mala comunicación
trabajo no implementación y seguimiento
calificado 6. Falta de
2. Incumplimiento sistema WMS 4. Falta de ente los control y
cronograma de personal de directivos monitoreo de
actividades apoyo bodega y
transporte

8. Falta de 10. Falta de 12. Falta de


control de seguimiento sentido de
inventarios en la pertenencia y
seguridad lealtad con la
7. Falta de 9.falta de soporte
11. Descuido empresa
de usuarios
control en la finales
de las
facturación directrices
rentrenamiento y
frente a las
de venta capacitación
autorizaciones
y firmas
Efectos

TABLA 1
1 Mala ejecución de las actividades y desbalance operacional en los
procesos de la empresa
2 Bajo rendimiento en los niveles de servicio y productividad de la empresa
3 Descontrol y descuido de los procedimientos en las diferentes áreas y
desmotivación del personal, enfermedades y riesgos ocupacionales, caos
en el ambiente laboral
4 Sobrecarga laboral los que genera un caos en el ambiente de trabajo
5 Rotación de información errónea toma de decisiones no actas para el
funcionamiento de la empresa
6 Desorden de inventarios perdida de mercancía prestación de mal servicio
7 manipulación de documentos y facturas robos y descontrol en la
contabilidad y estadísticas de ventas
8 Falencias en los despachos y veracidad de las existencias de la producción
lo que genera aún más perdidas a la compañía

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9 No se garantiza el correcto funcionamiento de la herramienta


implementada
10 Inseguridad alrededor de todas la compañía
11 Falsificación de firmas y desconocimiento de procedimientos bajo cuerda
en la empresa
12 Mal desempeño, traición, fraude y mal servicio tanto interno como externo

2.3. Diagnostico de la situación problema

Al realizar el diagrama causa efecto es posible determinar diferentes aspectos en el


momento de ejecutar el sistema WMS los cuales no se realizaron de una manera
adecuada debido a que los directivos se centraron más en el cumplimiento de los plazos
establecidos para el lanzamiento de dicho sistema que en asegurar el debido
funcionamiento, capacitación y elección del personal idóneo para este nuevo proyecto.

El principal problema que podemos identificar es la falta de seguimiento en los procesos


y de comunicación entre las diferentes áreas administrativas y operacionales, las cuales
a pesar de evidenciar la falta de conocimiento en la ejecución adecuada del sistema
optan por dar inicio a su implementación, sin tomar las medidas que direccionen los
procesos y permitan verificar el entendimiento de las responsabilidades y tareas a
desarrollar.

Es evidente que los problemas que se generan se deben a una mala implementación del
sistema WMS, el cual es empleado con la intención de realizar una innovación
tecnológica, mejorar los procesos de logística, gestión y transporte, en búsqueda de
cumplir con las metas propuestas, el cual no se ejecutó de una manera responsable
creando a su vez un sobrecarga laboral debido a la poca planeación, falta de capacitación
e improvisación en su puesta en marcha, dando como resultado final la falta de
seguimiento de sus mercancías lo cual dio cabida a que la empresa sufriera
inconsistencias por inventarios faltantes alrededor de 100 transacciones hechas en el
sistema WMS las cuales fueron generadas por auxiliares administrativos y
transportadores que falsificaban firmas e introducían contraseñas programas de
inventario para realizar despacho de producto terminado a bodegas clandestinas
generando un faltante total en el inventario de 500.000 dólares.

2.4. Alternativas de solución FORTIPASTA

1 Diseñar un mecanismo que permita retroalimentar los procesos permanentes para dar soluciones
oportunas a los problemas encontrados, asegurando un servicio confiable, efectivo y de calidad.

2 Mejorar la calidad percibida en el servicio de post –venta


3 Realizar auditorías internas bimestrales para llevar un mejor control de los procedimientos y la
información.
4 Especializar la supervisión de bodega y transporte llevando un mejor control de inventarios ya
que en esa zona reposa el producto final de la producción al igual que un control intensivo de la
seguridad.

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5 Elección de personal idóneo y capacitado comprometido con el proceso, inspección y anotación


de registros, concluyendo con la normatividad de los requerimientos constituidos por la gerencia
por medio de instrumentos de WMS.

3. EVALUACIÓN DEL PROYECTO

3.1. Criterios de evaluación

• Diseñar un mecanismo que permita


retroalimentar los procesos
Alternativas de permanentemente para dar soluciones Descripción Evaluar la retroalimentación y
Solución oportunas a los problemas encontrados, del objetivo disponibilidad de información
asegurando un servicio confiable,
efectivo y de calidad.
Definición Indica que categoría genera
Indicador Rentabilidad financiera del mayores ingresos en la
indicador compañía
Frecuencia Unidad de medida Fórmula de Sumatoria ventas ;
cálculo condicional con categoría
Trimestral %
Fuente de
Base de datos → Total COP / Categoría - subcategoría / fecha del pedido
información
Responsable Responsable
fijación de Responsable de alcanzar la meta del Este indicador les permitirá
metas seguimiento enfocar el portafolio de la
Área de empresa
Gerencias Almacén
procesos

Evaluar la salud de la
Alternativas de Descripción
• Mejorar la calidad percibida en el empresa a los ojos de los
Solución del objetivo
servicio de post –venta clientes
Definición Satisfacción de los clientes
Indicador pasión cliente del por despacho y entrega
indicador adecuada.
Frecuencia Unidad de medida (# de clientes satisfechos/ #
Fórmula de
número de clientes atendidos)
Trimestral # cálculo
* 100%
Fuente de
Base de datos = Id del cliente/fecha de pedido
información
Responsable Responsable Este indicador nos da a
fijación de Responsable de alcanzar la meta del conocer la fidelidad de los
metas seguimiento clientes.

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Gerencia área comercial área proceso

• Realizar auditorías internas bimestral


Alternativas de Descripción Efectuar revista y control de
para llevar un mejor control de los
Solución del objetivo las áreas de la empresa
procedimientos y la información
Control de las líneas de
Definición
negocio, de transporte y
Indicador control de la empresa del
sistemas tecnológicos de la
indicador
empresa
Frecuencia Unidad de medida (# despachos y entregas
Fórmula de realizadas / # despachos y
trimestral % cálculo entregas programadas) * 100
%
Fuente de
base de datos= despacho entregas programadas / entregas realizadas
información
Responsable Responsable
fijación de Responsable de alcanzar la meta del Este indicador permite
metas seguimiento conocer el estado en el que se
Área de encuentra la empresa
Gerencias Almacén
transporte

• Especializar la supervisión de bodega y


Detallar mediante inventario
transporte llevando un mejor control de
Alternativas de Descripción la disponibilidad, producción,
inventarios ya que en esa zona reposa el
Solución del objetivo calidad y efectividad de la
producto final de la producción al igual
empresa.
que un control intensivo de la seguridad
Definición
índices de disponibilidad, producción
Indicador del disminuir margen error
calidad y efectividad
indicador
Frecuencia Unidad de medida (#total(disp+prod+cal+efec)-#
Fórmula de actual(disp+prod+cal+efec))/#
Trimestral % cálculo (disp+prod + cal+ efec) *
100%
Fuente de
Base de datos = Total COP/ categoría- subcategoría/ fecha de pedido
información
Responsable Responsable
fijación de Responsable de alcanzar la meta del este indicador permite enfocar
metas seguimiento el inventario de la empresa
Gerencia logística inventarios

• Elección de personal idóneo y


capacitado comprometido con el
proceso, inspección y anotación de
Alternativas de Descripción
registros, concluyendo con la bienestar del empleado
Solución del objetivo
normatividad de los requerimientos
constituidos por la gerencia por medio
de instrumentos de WMS.

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capacitación del personal de


Definición
personal eficiente e idóneo para las la empresa para tener más
Indicador del
diferentes áreas efectividad en cada uno de los
indicador
procesos
Frecuencia Unidad de medida Fórmula de ( # de empleados idóneos / #
Trimestral % cálculo total de empleados) *100%
Fuente de
Base de datos = recursos humanos
información
Responsable Responsable Este indicador permite
fijación de Responsable de alcanzar la meta del focalizar los esfuerzos de
metas seguimiento acuerdo a las necesidades del
mercado, generando
recursos habilidades de liderazgo,
Gerencia recursos humanos
humanos mercadeo, comunicación en el
personal.

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3.2. Matriz Scorecard

SCORECARD CASO FORTIPASTA


No. Alternativa de solución Indicador para medir el avance de la solución Meta esperada % de Observaciones
para el cumplimiento del
indicador indicador
Diseñar un mecanismo que Se realiza le implementación de software de
permita retroalimentar los Información
procesos permanentes para Rentabilidad finaciera
dar soluciones oportunas a Indica que categorías generan mayores ingresos en la 50% 30%
1
los problemas encontrados, compañía 80% 40%
asegurando un servicio
confiable, efectivo y de
calidad
Mejorar la calidad percibida Satisfacción de los clientes por despacho y entrega
en el servicio de post -venta adecuados
Efectuar encuestas de satisfacción a la
𝑁𝑜. 𝑐𝑙𝑖𝑒𝑛𝑡𝑒𝑠 𝑠𝑎𝑡𝑖𝑠𝑓𝑒𝑐ℎ𝑜𝑠 60%
clientela, con el propósito de establecer rutas
2 ( ) ∗ 100% 100%
𝑁𝑜. 𝑐𝑙𝑖𝑒𝑛𝑡𝑒𝑠 𝑎𝑡𝑒𝑛𝑑𝑖𝑑𝑜𝑠 de acción para mejorar la calidad de los bienes
y servicios que brinda la empresa.

Realizar auditorías internas Control riguroso de las diferentes áreas que maneje la
bimestral para llevar un empresa Efectuar revista y control de las áreas que se
mejor control de los manejan en la empresa durante el ciclo de
3 procedimientos y la 𝑁𝑜. 𝑑𝑒𝑠𝑝𝑎𝑐ℎ𝑜𝑠 𝑦 𝑒𝑛𝑡𝑟𝑒𝑔𝑎𝑠 𝑟𝑒𝑎𝑙𝑖𝑧𝑎𝑑𝑎𝑠 100% entradas y salidas en la adquisición de materias
( ) ∗ 100% 80% primas, producción, transporte,
información 𝑁𝑜. 𝑑𝑒𝑠𝑝𝑎𝑐ℎ𝑜𝑠 𝑦 𝑒𝑛𝑡𝑟𝑒𝑔𝑎𝑠 𝑝𝑟𝑜𝑔𝑟𝑎𝑚𝑎𝑑𝑎𝑠 almacenamiento y entrega final al cliente.

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Especializar la supervisión Índices de disponibilidad, producción, calidad y efectividad


de bodega y transporte
llevando un mejor control de 𝑁𝑜 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙 (𝑑𝑖𝑠𝑝 + 𝑝𝑟𝑜𝑑 + 𝑐𝑎𝑙 + 𝑒𝑓𝑒) − 𝑁𝑜. 𝑎𝑐𝑡𝑢𝑎𝑙 (𝑑𝑖𝑠𝑝 + 𝑝𝑟𝑜𝑑 + 𝑐𝑎𝑙 + 𝑒𝑓𝑒) Detallar mediante inventario la disponibilidad,
inventarios ya que en esa ( ) producción, calidad y efectividad de la
4 𝑁𝑜 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙 (𝑑𝑖𝑠𝑝 + 𝑝𝑟𝑜𝑑 + 𝑐𝑎𝑙 + 𝑒𝑓𝑒) 80% 60%
zona reposa el producto final ∗ 100% empresa, versus el actual, buscando disminuir
de la producción al igual que el margen de error y/o falta de stock.
un control intensivo de la
seguridad
Elección de personal idóneo Cantidad de personal eficiente e idóneo para las diferentes
y capacitado comprometido áreas laborales, bienestar del empleado
con el proceso, inspección Capacitar al personal de la empresa,
y anotación de registros, 𝑁𝑜. 𝑒𝑚𝑝𝑙𝑒𝑎𝑑𝑜𝑠 𝑖𝑑𝑜𝑛𝑒𝑜𝑠 comenzando por los jefes de procesos y jefes
concluyendo con la ( ) ∗ 100% de aéreas, con el propósito de evitar incurrir en
5 𝑁𝑜. 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑒𝑚𝑝𝑙𝑒𝑎𝑑𝑜𝑠 100% 100%
normatividad de los errores que permitan el despilfarro de recursos,
requerimientos constituidos materiales, tiempos de producción y
por la gerencia por medio de transporte.
instrumentos de WMS.

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BIBLIOGRAFIA

MODELO PARA LA EVALUACION DE EMPRESAS INDUSTRIALES DEL SUBSECTOR


COSMETICOS, OMAR DE JESUS MULTILLA GALVIZ
http://www.scielo.org.co/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S0123-59232004000300002

EL USO DEL DIAGRAMA CAUSA Y EFECTO EL ANALISIS DEL CAOS


https://www.redalyc.org/pdf/270/27018888005.pdf

PROYECTO ENUNCIADO CASO FORTIPASTA, ANDRES LOPEZ ASTUDILLO-


UNIVERSIDAD ICESI –CALI, COLOMBIA

HIDALGO JOSÉ (2017). INDICADORES NO FINANCIEROS PARA MEDIR EL


RENDIMIENTO DE SU EMPRESA
HTTPS://WWW.GESTIOPOLIS.COM/INDICADORES-NO-FINANCIEROS-MEDIR-
RENDIMIENTO-EMPRESA/

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