¿Qué normatividad conoce aplicable a las actividades de administración

documental? ¿Sabe de qué trata la guía técnica Colombiana 185 ICONTEC?

¿Qué entiende por comunicaciones oficiales?

¿Qué aspectos considera se deben aplicar al momento de la radicación, registro y

distribución de las comunicaciones oficiales recibidas y producidas?

ACTIVIDADES DEL REGISTRO DE DOCUMENTOS:

Definición de medios de recepción Recibo de documentos oficiales Verificación y

confrontación de folios, copias, anexos, firmas Constancia de recibo Asignación de
datos (Acuerdo AGN 060/2001 Art. 2) Asignación consecutivo de envíos

ACTIVIDADES DE LA RADICACIÓN DE DOCUMENTOS:

Asignación de consecutivo, fecha y hora Impresión de rótulo de radicación

Relación entre los documentos recibidos y enviados Registro impreso de planillas
de radicación y control Elaboración de estadísticas

1. Registro de entrada carta:

Al recibir las cartas, se registrarán y archivarán aquellas que guarden relación con
la actividad de la empresa: suministradores, distribuidores, Organismos Públicos,
entidades financieras... es decir, aquellas que ofrecen información a la empresa.

A estas comunicaciones se las asigna un número, el cual servirá como referencia

y será anotado en el Libro Registro de Entrada de Correspondencia.

Formato del libro Registro de Entrada de Correspondencia:

REGISTRO DE ENTRADA DE LA CORRESPONDENCIA ENTRADA Nº orden

Fecha de entrada Día Mes

Clase

Remitente Destinatario
Asunto

Anexos

Además, la empresa estampa un sello similar al que viene a continuación:

2. Registro de salida carta:

Una vez escrita la carta o comunicación, hay que comprobar su corrección y

prepararla para su emisión.

Administración Documental en el Entorno Laboral 8

Operación: mínimo un original y una copia. Ambos deben de estar registrados y

estampados con el mismo sello.

En el sello debe aparecer:

* El número de registro

* La fecha

* El destinatario

-Original: se envía al correo -Copia: archivado como justificante interno del envío
de la correspondiente comunicación

Formato del registro de salida:

REGISTRO DE SALIDA DE LA CORRESPONDENCIA SALIDA Referencia Fecha

Nº orden Clase de salida

3. Correspondencia interna:

Anexos

Destinatario

Asunto
En las grandes y medianas empresa además de los de entrada y salida, se lleva
un registro para las comunicaciones internas. Según el volumen de
comunicaciones y el organigrama de la empresa, éste puede ser:
único o existir tantos como departamentos haya

(Funcionamiento igual al de registros de entrada y salida)

Ejemplos de registro de correspondencia:

RECEPCIÓN, ENVÍO Y REGISTRO DE

CORRESPONDENCIA

Este procedimiento consiste en la recepción/envío de correspondencia (carta, hoja

de ruta, formulario, correspondencia interna) y el registro posterior en el Sistema
de Administración de Correspondencia en ambiente WEB desarrollado para el
efecto.

Correspondencia Recibida

Recepción Cualquier tipo de correspondencia dirigida al personal del Centro de

Sistemas de información, será recibida siguiendo los siguientes pasos:

Administración Documental en el Entorno Laboral 10

1. Verificar que la correspondencia esté dirigida al Centro de Sistemas de

Información. 2. Verificar que el sello de recepción esté con la fecha del día. 3.
Sellar el documento original y la copia y firmar ambos ejemplares. 4. Firmar el
cuaderno de correspondencia. (En caso que el departamento de origen no

utilice el Sistema en la WEB y siga con el procedimiento manual). 5. Entregar al

Coordinador del Centro de Sistemas de Información para su

conocimiento, registro y asignación de la tarea.

Registro en el Sistema

El Coordinador del Centro de Sistemas de Información registrará la

correspondencia recibida en el Sistema de la WEB y al mismo tiempo asignará en
el sistema el o los responsable(s) de la ejecución del requerimiento. El número
correlativo de correspondencia recibida será anotado en el documento para su
posterior seguimiento.

Correspondencia enviada

Elaboración

Cada funcionario del Centro de Sistemas de Información elabora sus propias

cartas, hojas de ruta y correspondencia en general, debido a que el departamento
no tiene una secretaria asignada. Solamente aquellos documentos relacionados
con adquisiciones, envío de facturas o solicitud de permiso o vacación, deben
llevar el visto bueno del Coordinador del Centro de Sistemas de Información. Las
cartas deben seguir una numeración correlativa, estar impresas en papel
membretado y emitirse en doble ejemplar.

Entrega

La entrega de la correspondencia es también función y responsabilidad de cada

funcionario del Centro de Sistemas en coordinación con el asistente a medio
tiempo asignado al departamento, quien entregará el documento original en el
departamento de destino y hará sellar la copia del mismo.

Registro en el sistema

Una vez que es entregada la correspondencia, el Coordinador del Centro de

Sistemas de información registrará en el Sistema de Administración de
Correspondencia, el documento enviado anotando el número correlativo que emite
el sistema en la copia de la correspondencia enviada.

Archivo de la correspondencia

Una vez registrada la correspondencia enviada, el Coordinador del C.S.I.

devolverá la copia al asistente para que la guarde en el archivador
correspondiente.