MANUAL DEL PARTICIPANTE

Planificación de
Proyectos
Un curso de una hora de la JCI

Curso diseñado por:

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Créditos:

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 FORMULARIO MODELO DEL PLAN DE ACCIÓN
Proyecto:

Objetivo:

Estrategias y pasos de acción: Responsable Plazo Costo

 CARACTERÍSTICAS DE UN BUEN PLAN
1. ES ORGANIZADO. Un buen plan debe estar muy bien organizado y ser fácil de entender. Debe definir claramente las distintas
etapas, establecer estrategias y pasos de acción e indicar quién es responsable de llevar a cabo cada actividad.

2. SATISFACE LAS NECESIDADES DE LOS MIEMBROS DEL GRUPO. El plan debe satisfacer las necesidades y expectativas de
los miembros del grupo. Si desea que el plan tenga éxito, los miembros deben beneficiarse con él de alguna forma: pudiera ser la
satisfacción que se siente ayudando a los demás o la adquisición de nuevos conocimientos o técnicas.

3. LE OFRECE A CADA MIEMBRO DEL GRUPO LA OPORTUNIDAD DE APORTAR SUS HABILIDADES. Cada miembro debe
poder hallar en el plan alguna actividad en que pueda participar. El trabajo debe dividirse entre los miembros de acuerdo con sus
capacidades, habilidades y deseos. Hay que evitar sobrecargar de trabajo a los miembros de más experiencia y dejar sin nada
que hacer a los que están deseosos de ayudar.

4. ES FACTIBLE. Un buen plan debe ser práctico e indicar que es factible. Los integrantes del grupo deben tener fe en las
posibilidades y el éxito del plan. Deben poder ver las metas y los resultados que ayudarán a alcanzar.

5. ES SENCILLO. La terminología que se utilice en el plan ha de estar al alcance de todos los miembros del grupo sin necesidad de
consultar con un especialista.

6. ES CLARO, ESPECÍFICO Y PRECISO. El plan debe indicar cantidades, plazos, calidad, especificaciones, responsabilidades,
costos, etc.

7. ES FLEXIBLE. Las cosas pueden cambiar después de formulado el plan. Es preciso, pues, que sea flexible para adaptarse a los
cambios.

8. TIENE UN PROGRAMA EQUILIBRADO. El plan debe tener un programa equilibrado de actividades, distribuidas entre todos los
miembros y repartidas durante su período de ejecución. Esta precaución evita el exceso de trabajo en ciertos momentos y para
ciertos miembros.

9. DEBE ESTAR BIEN FINANCIADO. El plan debe tener su presupuesto y cada actividad debe indicar su costo. Todos los
miembros deben ver claramente de dónde salen los fondos y a dónde van a parar. Muchos buenos planes fracasan porque sus
presupuestos no son realistas. Todos los patrocinios deben confirmarse antes de incluirse en el presupuesto.

10. DEBE SER COMPLETO. El plan debe incluir todos los detalles posibles. Nada debe dejarse al azar o a la improvisación. Hay que
considerar todas las circunstancias de modo que no se produzcan imprevistos. Una vez que el plan esté formulado, alguien debe
revisarlo con ojo crítico para detectar errores u omisiones.
 Planificación de Proyectos
CONCEPTO
Las Cámaras Júnior de todo el mundo llevan a cabo
proyectos con la finalidad de darles a sus miembros la
oportunidad de hacer algo constructivo en sus
comunidades y de desarrollar sus dotes directivas en
situaciones prácticas. La imagen y la eficacia del
capítulo, así como el trabajo de sus miembros
individuales, se reflejan en los resultados de todos y
cada uno de sus proyectos.
El mejor método para llevar a cabo con éxito un
proyecto comunitario consiste en seguir los cinco pasos
del proceso de planificación de proyectos de la JCI.
PASO 1: ENCUESTA
La mejor manera de descubrir las necesidades de la
comunidad es realizar una amplia encuesta.
La encuesta debe contener preguntas acerca de los
problemas y las necesidades de la comunidad.
Se pueden realizar distintos tipos de encuestas:
1. Encuesta pública. Consiste en salir a la calle e
interrogar a personas que representen un corte
seccional de la comunidad.
2. Encuesta de líderes. Consiste en visitar a figuras
prominentes de la comunidad para recabar su
opinión.
3. Encuesta representativa. Se escoge e interroga a un
corte seccional que represente al público en
general.
4. Encuesta mediante grupos de discusión. Se
organiza una reunión pública a la que asiste un
grupo de personas competentes que hablan de los
temas que se quiere considerar.
La selección de las preguntas bien pudiera determinar el
éxito o el fracaso de la encuesta. Considérense los
siguientes tipos de preguntas:
1. Cierto o falso; sí o no - solamente se precisa una
respuesta.
2. Selección múltiple - se ofrece una selección de
distintas opciones.
3. Preguntas abiertas - Hechos concretos - recaban
información concreta sobre realidades objetivas
como, por ejemplo: ¿cuántos cines hay en la
ciudad?
4. Preguntas abiertas - Opiniones - solicitan puntos de
vista.
5. Enumeración en orden de prelación - se presenta
una lista de necesidades y se pide que se las
coloque en orden de importancia.
PASO 2: ANÁLISIS
Una vez concluida la encuesta, los resultados deben
organizarse lógicamente y estudiarse a fondo, de
manera de poder colocar la lista de necesidades de la
comunidad en orden de importancia relativa.
Se debe elaborar un informe en que se presenten los
resultados de la encuesta al capítulo, los líderes de la
comunidad y los medios de comunicación.
El próximo paso consiste en formular una lista de los
proyectos que necesitan urgente atención y nombrar un
director para cada uno de ellos.
Aun cuando es preciso tomar medidas inmediatas para
resolver los problemas que la encuesta puso de
manifiesto, el mero hecho de haber hecho una
encuesta, analizado sus resultados e informado a la
comunidad es una aportación positiva a la comunidad.
PASO 3: PLANIFICACIÓN
La base del éxito de todo proyecto es un equipo bien
organizado que lo lleve a cabo. Y la mejor forma de
asegurar ese éxito es asignar los distintos proyectos a
respectivos comités presididos por directores. La
primera tarea del director ha de ser que los miembros de
su comité estudien el proyecto a fondo y con
detenimiento. El plan de acción debe incluir los
elementos siguientes:
1. El propósito del proyecto. Hay que establecer la
razón por que el comité lleva a cabo el proyecto. El
propósito debe precisar los fines del proyecto en
una sola oración que todos los que trabajan en él
puedan entender fácilmente.
2. Las responsabilidades principales de los aspectos
fundamentales. Las actividades del proyecto deben
dividirse en distintos aspectos fundamentales tales
como finanzas, promoción, registros, administración,
etc.
3. Los objetivos de cada aspecto. Se deben establecer
los objetivos principales de cada aspecto
fundamental. Los objetivos deben ser posibles y
fáciles de entender.
4. Estrategias para alcanzar cada objetivo.
Determínese con respecto de cada objetivo quién es
responsable de la tarea y cuándo debe quedar ésta
concluida.
5. Pasos de acción para cada estrategia. Cada
estrategia debe dividirse en pequeños pasos de
acción que indiquen claramente lo que debe
hacerse y quién tiene la responsabilidad de hacerlo.
Una vez concluido el plan de acción, es necesario
recabar la información siguiente: un orden cronológico
de acontecimientos o actos; un cronograma; un
presupuesto; listas de los deberes de todos los
miembros del comité; y una lista de organizaciones
ajenas al capítulo, recursos y personas que toman parte
en el proyecto.
El plan de acción se le presenta a la Junta Directiva que,
con su aprobación, ratifica el compromiso del capítulo
para con el proyecto.
PASO 4: ACCIÓN
En la fase de la acción, el proyecto se pone en marcha y
todos los participantes llevan a cabo sus
responsabilidades. La fase de acción exige que el
director del proyecto aplique habilidades muy
importantes como la delegación, la supervisión, las
comunicaciones, el manejo de los recursos humanos, la
oratoria y muchas otras más.
Al asignar responsabilidades, téngase en cuenta la
necesidad de hacer sacrificios. Los miembros sacrifican
tiempo libre, pasatiempos e intereses hasta que el
proyecto quede terminado.
PASO 5: EVALUACIÓN
La evaluación es la culminación natural del proyecto. Es
posible que el proyecto haya sido un éxito rotundo pero
que no haya satisfecho las necesidades que se propuso
atender.
Y si el proyecto fracasó, es necesario saber las razones
de su fracaso y las medidas correctivas que pueden
aplicarse ahora o en un futuro, cuando se vuelva a
intentar un proyecto semejante. Muchas veces se pasa
por alto la evaluación porque los participante estiman
que con terminar el proyecto basta.
RESUMEN
Una vez concluido el proyecto, los miembros del comité
podrán sentirse orgullosos de su labor y satisfechos de
la experiencia que han adquirido, de su superación
personal, de haber dado más realce a la imagen del
capítulo y de haber mejorado su comunidad.
 Formulario de planificación del proyecto 1
Propuesta del Proyecto
Este formulario sirve para la planificación avanzada del proyecto. Puede emplearse para anotar las metas y los objetivos
del director del proyecto y de su comité antes de emprender el proyecto en sí. Su valor funcional hace posible utilizar
este formulario para presentarle el proyecto a la Junta Directiva y solicitar su aprobación. Una vez aprobado el proyecto,
este formulario también servirá de material de consulta y orientación a medida que el proyecto se vaya desarrollando.

Proyecto propuesto:

Propósito del proyecto:

Número estimado de miembros y sus funciones:

Posibles beneficios para el capítulo:

Posibles beneficios para la comunidad:

Comentarios generales sobre el proyecto propuesto:

Resultados de las investigaciones preliminares o del estudio de factibilidad:

Aprobado por la Junta Directiva del capítulo el:

Firma del presidente del capítulo:

.
 Formulario de planificación del proyecto 2
Objetivos Principales
Este formulario sirve para anotar los objetivos principales del proyecto y los resultados que se espera obtener.

Proyecto propuesto:

Fecha en que se estima se iniciará el proyecto:

Fecha en que se estima se concluirá el proyecto:

Enumere los objetivos principales del proyecto y los resultados que se espera obtener.

OBJETIVOS PRINCIPALES RESULTADOS ESPERADOS

Publicidad y promoción:

Materiales especiales necesarios:

Presupuesto: Ingresos: Egresos:

 Formulario de planificación del proyecto 3
Presupuesto
Anote en este formulario los gastos presupuestados y los gastos reales del proyecto. La columna titulada “Presupuesto
Propuesto” se utiliza para fines de planificación. La columna titulada “Presupuesto Real” recoge los gastos en que
realmente se ha incurrido. En la sección de ingresos, el renglón denominado “Apropiación del Capítulo” es el monto de la
partida incluida en el presupuesto del capítulo. Los ingresos y egresos deben ser iguales, a menos que el proyecto sea
de recaudación de fondos o el capítulo desee costearlo. El excedente de ingresos debe recogerse como superávit.

INGRESOS Presupuesto Propuesto Presupuesto Real

TOTAL INGRESOS:

EGRESOS Presupuesto Propuesto Presupuesto Real

TOTAL EGRESOS:

SUPERÁVIT o DÉFICIT
 Formulario de planificación del proyecto 4
Organigrama del Comité del Proyecto
Esta gráfica ilustra la organización básica del comité encargado del proyecto. Representa su estructura real y da los
títulos y los nombres de todos los participantes, comenzando con el presidente del capítulo. Este organigrama debe
elaborarse en la primera reunión del comité del proyecto.
 Formulario de planificación del proyecto 5
Resumen de las Actividades del Comité
Enumere las actividades y las funciones más importantes realizadas por el comité durante la planificación y ejecución del
proyecto. Indique el tiempo (número aproximado de días o semanas) que exigen esas actividades.

Fecha: Actividad desarrollada:

 Formulario de planificación del proyecto 6
Informe Sobre el Proyecto Concluido
Este formulario puede emplearse para presentar un resumen del informe final, conservar información que pueda
utilizarse en un futuro y servir de fundamento para la presentación de inscripciones en los programas de premios
nacionales e internacionales.

Nombre del proyecto:

Breve descripción del proyecto:

Capítulo:

Dirección postal:

E-mail: Telefone:

DESCRIPCIÓN RESUMIDA

OBJETIVO MEDIDAS TOMADAS RESULTADOS OBTENIDOS

Recomendaciones:

Fecha de inicio Fecha de conclusión

Número de miembros del comité Número de otros voluntarios

Ingresos totales (proyección) Ingresos totales (reales)

Egresos totales (proyección) Egresos totales (reales)

Firma del director Firma del presidente