Unidad 1.

Básico: Conceptos básicos sobre Bases de Datos

Base de datos

Una base de datos es un conjunto de datos que están organizados para

un uso determinado y el conjunto de los programas que permiten gestionar
estos datos es lo que se denomina Sistema Gestor de Bases de Datos.

Las bases de datos de Access 2013 tienen la extensión .ACCDB para que
el ordenador las reconozca como tal.

Casi todos los sistemas de gestión de base de datos modernos almacenan y

tratan la información utilizando el modelo de gestión de bases de datos
relacional.

En un sistema de base de datos relacional, los datos se organizan en

Tablas.

Las tablas almacenan información sobre un tema como pueden ser los
clientes de una empresa, o los pedidos realizados por cada uno de ellos; las
tablas se relacionan de forma que a partir de los datos de la tabla de clientes
podamos obtener información sobre los pedidos de estos y viceversa.

Tablas de datos

Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar

datos. Una tabla contiene información sobre un tema o asunto particular,
como pueden ser como hemos visto antes, clientes o pedidos.

Las tablas contienen columnas/campos que almacenan los diferentes

datos como el código del cliente, nombre del cliente, dirección,...

Y al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le

denomina registro/fila, así todos los campos de un cliente forman un registro,
todos los datos de otro cliente forman otro registro,...

Si consideramos una posible base de datos con los datos de una empresa,
una tabla de CLIENTES podría ser:

Cam

Código Nombre Apelli

 Registro/Fila 1 1 Luis Grande Lilos

Registro/Fila 2 2 Marta Fran Dardeno

Registro/Fila 3 3 Francisco Juan López

Registro/Fila 4 4 María Huesca Buevo

Todos los valores de una columna determinada tienen el mismo tipo de

dato, el tipo de dato define el conjunto de valores que se podrán introducir en
la columna. los tipos de datos vienen predefinidos y pueden variar de un
sistema de base de datos a otro pero suelen ser muy parecidos. Por ejemplo
en Access 2013 tenemos el tipo entero que representa números sin
decimales tanto positivos como negativos hasta un cierto valor, volveremos
sobre los tipos de datos en un próximo tema.

A parte de estos valores, en una columna podemos encontrar un valor

especial, el valor nulo (NULL) que indica que en esa fila, esa columna no
contiene ningún valor. Y evidentemente no es lo mismo que en un campo se
encuentre el valor 0 (cero) a que esté el valor NULL como veremos más
adelante.

En una tabla no pueden haber dos columnas con el mismo nombre pero ese
nombre sí se puede utilizar en otra tabla.

Normalmente todas las tablas deben tener una clave principal definida.
Una clave principal es una columna (o combinación de columnas) que permite
identificar de forma inequívoca cada fila de la tabla, por lo que no pueden
haber en una tabla dos filas con el mismo valor en la columna definida como
clave principal. En el ejemplo anterior la clave principal sería el
campo Código ya que todos los clientes tienen un código y dos clientes no
pueden tener el mismo código (un mismo valor no se puede repetir en la
columna Código, dos clientes no pueden tener por ejemplo el código 2).

Una clave foránea es una columna (o combinación de columnas) que

contiene un valor que hace referencia a una fila de otra tabla (en algunos
casos puede ser la misma tabla).

Por ejemplo, tenemos dos tablas, una de alumnos y otra de cursos, en la

tabla de alumnos pondríamos una columna curso : para saber en qué curso
está matriculado el alumno, la columnacurso en la tabla de alumnos es clave
 foránea, mientras que la columna codigo de la tabla de cursos será clave
primaria.

Las claves ajenas no permiten relacionar tablas entre sí.

Una tabla tiene una única clave primaria y puede contener cero o más
claves foráneas.

Cuando se define una columna como clave principal, ninguna fila de la tabla
puede contener un valor nulo en esa columna ni tampoco se pueden repetir
valores en la columna.

Cuando se define una columna como clave foránea, las filas de la tabla
pueden contener en esa columna o bien el valor nulo, o bien un valor que
existe en la otra tabla. Eso es lo que se denomina integridad referencial que
consiste en que los datos que referencian otros (clave foránea) deben ser
correctos.

Finalmente para poder manejar la información almacenada en la base de

datos tenemos un lenguaje estándar (varía poco de un sistema gestor a otro),
el lenguaje SQL. En este curso no se estudia este lenguaje sino que se
utilizan las herramientas gráficas que nos proporciona Access para manejar la
información almacenada en la base de datos.

Si quieres aprender SQL te recomendamos nuestro curso de SQL.

Consultas

Una consulta es un objeto que proporciona una visión personal de los datos
almacenados en las tablas ya creadas.

Existen varios tipos de consultas para seleccionar, actualizar, borrar datos,

etc., pero la mayoría de las veces se utilizan para extraer de las tablas los
datos que cumplen ciertas condiciones.

Por ejemplo, podríamos crear una consulta para obtener todos los datos de
los clientes cuyo código postal sea 46625.

Access incorpora un entorno gráfico para crear consultas de forma sencilla y

rápida que veremos a lo largo de este curso.

Formularios
 Un formulario es el objeto de Access 2013 diseñado para la introducción,
visualización y modificación de los datos de las tablas.

Existen diferentes tipos de formularios pero los que más se utilizan tienen la
forma de pestañas de datos para la introducción por ejemplo de los
diferentes clientes de la tabla CLIENTES.

Access tiene sus propios formularios definidos pero nosotros podemos crear
otros para presentar la información a nuestro gusto. En este curso veremos
cómo crearlos.

Informes

Un informe es el objeto de Access 2013 diseñado para dar formato,

calcular, imprimir y resumir datos seleccionados de una tabla.

Generalmente se utiliza para presentar los datos de forma impresa. En este

curso veremos cómo crearlos.

Macros

Una macro es el objeto de Access 2013 que define de forma

estructurada las acciones que el usuario desea que Access realice en
respuesta a un evento determinado.

Por ejemplo, podríamos crear una macro para que abra un informe en
respuesta a la elección de un elemento de un formulario. En este curso
veremos cómo crearlas.

Módulos

Un módulo es el objeto de Access 2013 que contiene procedimientos

personales que se codifican utilizando Visual Basic.

Realmente se trata de programación con Access que no veremos en este

curso.

Aplicaciones

Una aplicación en Access 2013 es un nuevo tipo de base de datos que se

crea en Access, es una aplicación web de Access y que se puede usar y
compartir con otras personas como aplicación de SharePoint en un explorador
web. Vienen a sustituir las páginas de acceso a datos.
Unidad 1. Elementos básicos de Access 2013 (II)

1.5. El entorno de trabajo

Una vez abierta una base de datos trabajaremos con el siguiente entorno de
trabajo:

Veamos su componentes principales, así conoceremos los nombres de los

diferentes elementos y será más fácil seguir el resto del curso. La pantalla
que se muestra (y en general todas las de este curso) puede no coincidir
exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede
decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos
más adelante.

1.6. Las barras

La barra de Título

La barra de título contiene el nombre del programa y del archivo con el que
estamos trabajando en el momento actual y en su extremo derecho están los
botones para acceder a la ayuda
,minimizar , maximizar/restaurar / y cerrar .
 La barra de Acceso rápido

La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de

Access como Guardar , Deshacer o Rehacer .

Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que se
quiera como veremos en un tema más adelante pero si utilizas un dispositivo
táctil te interesa consultar este avanzado :

La Cinta de opciones

La cinta de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas

en pestañas. Al hacer clic en una pestaña accederemos a su ficha que
contiene los botones y menús, organizados en categorías o grupos.

En la imagen anterior se ve la pestaña INICIO.

Durante el curso utilizaremos continuamente esta cinta. Para referirnos a un

determinado botón necesitaremos saber en qué pestaña se encuentra y, para
más seña, el grupo. De tal forma que INICIO > Portapapeles > Pegar sería la
localización exacta del botón Pegar, que pertenece al grupo Portapapeles de
la pestaña INICIO. Es importante que te familiarices con esta nomenclatura.

En algunos momentos algunas opciones no estarán disponibles, las

reconocerás porque tienen un color atenuado, gris.

La cinta es dinámica y se comporta de forma inteligente. Está diseñada para

simplificarte el trabajo, mostrando solamente aquellas opciones que te serán
útiles en cada pantalla.

Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De

esta forma aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones
indicando la tecla (o conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a
esa opción sin la necesidad del ratón.
 Es posible que, al pulsar la tecla lo que ocurra sea que se despliegue un
submenú. En tal caso, aparecerán nuevos caracteres para estas nuevas
opciones.

Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran

semitransparentes.

Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.

Si en un momento dado necesitas disponer de más espacio de trabajo,

puedes contraer la cinta de opciones haciendo clic sobre el botón situado en
la parte derecha de la cinta . Las opciones volverán a mostrarse en el
momento en que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaña, pero no se fijarán,
para volver fijarlas tendrás que pulsar el botón situado en la parte derecha
de la cinta.