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DOCENTE ASESOR:
ANA MARÍA SALINAS DÍAZ
TUTORA EMPRESARIAL:
ALEJANDRO MEDINA CONTENTO
E. PRINCIPIOS INSTITUCIONALES.
A. OBJETIVO GENERAL:
Definir mejoras para los procesos relacionados con la Facultad de Ingenierías bajo
las técnicas de lean service.
B. OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
Esta nueva orientación hace que las organizaciones centren sus esfuerzos en revisar a
profundidad, su estructura, procesos, métodos, recursos humanos y modelo de gestión,
orientándolos hacia el cliente y de la misma forma, establecer una metodología que permita
su optimización y por tanto la reducción de costos. De manera tal, que se concientice al
empresario acerca de la importancia de reorientar toda la estrategia de la empresa hacia la
satisfacción del cliente.
Para lograr todo esto, se disponen de numerosas herramientas que permiten “escuchar la
voz del cliente”, por ejemplo las encuestas clientes y el QFD (Despliegue de la Función
Calidad), para poder establecer los QUÉs del cliente sobre los que hay que trabajar. Esto
permitirá, posteriormente definir el CÓMO hacerlo de la manera más eficiente posible. Es
necesario, por lo tanto, después de llegar a esta fase, se debe analizar y mejorar los procesos
de la empresa, identificar las secuencias de actuación e interacción con los usuarios, eliminar
las operaciones que no añadan un valor al servicio y diseñar estándares del mismo, orientando
siempre estos CÓMOs hacia los QUÉs identificados con el cliente. [3]
También es necesario tener en cuenta que se debe pasar del estado actual “as is” al estado
futuro deseado “as to be“. En esta fase podemos utilizar técnicas como el Value Stream
Mapping. el SIPOC, mapping de procesos, para poder identificar así los posibles problemas
a atacar y la manera de solucionar las limitaciones que éstos mismos imponen.
Una vez analizadas las ineficiencias de los procesos y los despilfarros existentes, gracias
a las numerosas herramientas lean, se establece el plan de acción que servirá como hoja de
ruta para alcanzar el nuevo modo de funcionamiento que habrá que estandarizar. [2]
Como bien se sabe, uno de los principales objetivos al implementar técnicas lean es
abordar ese tipo de situaciones que reducen valor al servicio ofrecido, para esto es importante
basarse en las actividades principales del personal involucrado. Inicialmente se verán
involucrados los procesos relacionados con el día a día de la secretaría de la Facultad,
apuntando a reducir al máximo las actividades innecesarias o que consumen mucho tiempo
para la persona encargada de ejecutar esta actividad. Es así como se empieza por modificar
las bases de datos que más se utilizan dentro de los procesos con el fin de agilizar las
actividades del día a día, dando una mayor importancia a lo prioritario.
Se debe tener claro que existen actividades que añaden valor agregado al producto o
servicio, éstas son por las cuales el cliente está dispuesto a pagar, son aquellas que está
esperando para satisfacer su requerimiento y resolver su necesidad. Hay actividades, por el
contrario, que no son necesarias, ni agregan valor al producto o servicio ofrecido, éstas deben
ser eliminadas o reducidas totalmente; buscando aumentar en la misma medida aquellas que
sí generen valor agregado al producto, resaltando siempre la calidad al momento de ofrecer
el servicio. Teniendo en cuenta que la clave está en hacer uso del talento humano para hacer
más atractivo el producto, sabiendo escuchar la voz del cliente, eliminando los desperdicios
y reduciendo lo que no agrega valor. [4]
Ilustración 4. Actividades Necesarias vs Valor
Ingreso de estudiantes.
Inscripción de estudiantes.
Interesados en ingresar.
Interesados en inscribirse.
*Nota: Para este caso, se analizarán 3 datos para cada una de las actividades:
El tiempo de ciclo (CT): Es el tiempo que pasa entre la fabricación de una pieza
o producto completo y la siguiente.
El tiempo disponible para trabajar (EN), es el tiempo de trabajo disponible del
personal restando descansos por comidas, ir al baño. ETC
El tiempo de cambio de modelo (C/O), es el tiempo para cambiar de un tipo de
proceso a otro.
Se debe tener en cuenta que para alcanzar los objetivos propuestos, se debería tener un
proceso que hace lo que el cliente necesite, en el momento en que lo necesite y como lo
requiera. Sin embargo, se debe tener en cuenta que al implementar la filosofía lean en una
empresa de servicios, la entidad se verá obligada a enfrentarse ante los siguientes retos:
A. Resistencia al cambio
Aunque Lean ha sido implementada en el sector servicios por años, las mejoras han
terminado rápidamente y finalizan debido al hecho de que solo se implementaron en
pequeños proyectos. Para garantizar un mejoramiento sostenible, Lean Management debe ser
implementado en toda la organización para producir un mayor impacto, cambiando la forma
de administrar y la manera como los empleados realizan el trabajo. Adicionalmente, las
compañías de servicio han experimentado problemas y retos como el excesivo enfoque en el
uso de las herramientas Lean pero poca comprensión del impacto de la filosofía en la cultura
organizacional. La fijación en solo el aspecto técnico de la filosofía, dejando de lado el
ámbito social, no asegura un éxito real de la implementación
C. Tipo de liderazgo
El liderazgo Lean podría ser la pieza faltante entre las herramientas del modelo y una
organización sostenible que mejora continuamente. Las empresas se han enfocado en las
partes visibles del Lean Production. Aunque la optimización de los procesos puede darse
mediante herramientas como Kanban, 5s, SMED, entre otras, después de algunos años los
programas Lean no cumplen las expectativas. El enfoque común puede explicarse mediante
el modelo 4P (por sus siglas en ingles), el cual consiste en 4 niveles que son necesarios para
una implementación sostenible. Los niveles son: Filosofía de pensamiento a largo plazo,
eliminación de desperdicios, gente y aliados (respeto y crecimiento mutuo) y resolución de
problemas (Mejoramiento continuo y aprendizaje).
El VSM construido para este tipo de proceso se relaciona a continuación, allí se puede
evidenciar las actividades realizadas que quitan valor al producto final de la actividad
prioritaria, en este caso para la secretaria de Facultad sería realizar el mercadeo del programa.
Ilustración 5. VSM Proceso Mercadeo
Si bien se puede evidenciar, una de las actividades que más consume tiempo es el reporte
de la información obtenida por la secretaria de la Facultad al Decano, en las demás
actividades se identifica que a pesar de que consumen tiempo, son necesarias para llevar a
cabo el proceso de seguimiento y el cumplimiento de los objetivos establecidos, como bien
se mencionó anteriormente. Para poder reducir el tiempo que se toma, ejecutando esta
actividad, se realizará una modificación en las bases de datos que permitirán un mayor control
sobre la información y el seguimiento ejecutado por las personas involucradas en el proceso,
de manera que se pueda tener acceso a la información actualizada en cualquier momento. Lo
que se propone es consolidar la información allí de manera tal que se actualice una tabla
constantemente para que las personas interesadas en esta información puedan recurrir a ella
en el momento oportuno.
Por otro lado, es importante resaltar, la importancia de escuchar la voz del cliente externo,
en este caso, para los procesos relacionados con la Facultad de Ingenierías, se empezará a
identificar aquellas actividades que tienen una relación directa con el cliente de manera que
se logre brindar un servicio mucho más satisfactorio. Inicialmente, se plantea diagnosticar
por medio de encuestas aplicadas a los estudiantes (nuestro cliente principal), con el fin de
determinar qué problemas ellos detectan al ser entes externos a la organización, siendo el
objetivo principal, recolectar las posibles soluciones que ellos expondrían a ese tipo de
problemáticas. A través del método Delphi aplicado a las problemáticas generales de la
Facultad de Ingenierías se obtuvieron las siguientes observaciones (citadas textualmente):
De igual forma la atención a las evaluaciones de los estudiantes hacia los docentes de la
universidad ya que no realizan los cambios requeridos u observaciones de los estudiantes.
• Unas de las ideas a proponer, es que el estudiante que está en una práctica en la cual
ya ha desarrollado al menos un proyecto, pueda definir el objetivo de la práctica de acuerdo
a lo que esté desarrollando en la empresa, ya que en ocasiones uno como estudiante trabaja
y por aparte desarrolla su proyecto de práctica, lo cual no es lo apropiado puesto que uno
debe desarrollar su proyecto de practica en su trabajo. Creo que se debería tener en cuenta la
opinión del estudiante con respecto al proyecto empresarial y no solo ligarlo a una materia
núcleo en específico. Gracias.
El informe obtenido se compartirá con las directivas del programa con el fin de brindar
soluciones óptimas a las críticas argumentadas que se obtuvieron del ejercicio realizado. A
partir de lo obtenido en el informe, se espera implementar herramientas que contribuyan al
mejoramiento del servicio ofrecido. Cabe resaltar que una de las observaciones realizadas a
lo largo de la encuesta, fue lo relacionado a las asesorías de práctica empresarial; en muchas
ocasiones, los estudiantes no se sienten satisfechos con el seguimiento realizado a sus
proyectos, una buena forma de mitigar esta situación es ejecutar una lista de chequeo
(herramienta lean) que permita visualizar los temas tratados al interior de la asesoría y la
forma en la que el docente asesor responde a los requerimientos del alumno y cómo el alumno
da respuesta a los avances y solicitudes realizadas por parte del docente que se encuentra
realizando el acompañamiento.
Respecto a los demás ítems y sugerencias obtenidas, podría tenerse en cuenta el boletín
informativo para los estudiantes, este debe ser coherente a los lineamientos establecidos por
el plan de comunicaciones institucional.
Las técnicas lean y el análisis de procesos para el desarrollo efectivo de las actividades
al interior de una empresa, garantizan el funcionamiento óptimo de la misma, así como el
cumplimiento de sus objetivos, según un plazo determinado.
V. CONCLUSIONES
3. Es importante validar las herramientas que apoyen los procesos analizados, buscando
que estas aporten a las actividades y no resten valor al producto o servicio ofrecido,
verificando que sea de utilidad para el proceso y la persona encargada se encuentre
capacitada para controlar y hacer uso de la misma.
VII. BIBLIOGRAFÍA
[3] ISO TOOLS, «Metodologías Lean. Lean Service,» 12 Agosto 2013. [En línea].
Available: https://www.isotools.org/2013/08/12/metodologias-lean-lean-service/.
[Último acceso: 2018 Febrero 15].
[4] R. C. Cabrera Calva, «TPS: Mapeo del flujo de información y materiales,» [En
línea]. Available: https://eddymercado.files.wordpress.com/2013/05/analisis-del-
mapeo-de-la-cadena-de-valor.pdf. [Último acceso: 13 Marzo 2018].