Evaluacion

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DESARROLLAR SISTEMAS DE INFORMACION

Código: 1DT-FR-0051
Fecha: 04/09/2014
FORMATO - GUIA DE USUARIO FINAL
Versión: 0 POLICÍA NACIONAL
MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

POLICÍA NACIONAL
OFICINA DE TELEMÁTICA
GUIA DEL USUARIO FINAL
REGISTRO CONCERTACIÓN DE LA GESTIÓN Y ANOTACIONES DE SEGUIMIENTO
Email: jefat.ofite@policia.gov.co
Carrera 59 No. 26 – 21 Piso 1
Edificio Telemática Tel: 3159140 fax: 3159593
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Fecha: 04/09/2014
CONTENIDO
INTRODUCCIÓN ..................................................................................................................................... 3
1. INGRESO A LA APLICACIÓN.................................................................................................. 3
1.1 FORMULARIO MIS EVALUADOS ......................................................................................3
1.2 DILIGENCIAMIENTO DE FORMULARIO CONCERTACION DE LA GESTION .........4
1.3 FORMULARIO PARA REGISTRO DE ANOTACIONES ...............................................12
1.3.1 ANOTACIÓN POR APERTURA AÑO 2016 ....................................................................16
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INTRODUCCIÓN
El sistema permite registrar la concertación de la Gestión a los evaluados de manera objetiva,

definiendo las actividades que se desarrollarán con plazos de ejecución y evidencias; para la
utilización del sistema es necesario que el evaluado y el evaluador estén presentes.
1. INGRESO A LA APLICACIÓN
La aplicación estará disponible a partir del 01/01/2016 en el Portal de Servicios Interno,

ingresando a la pestaña Sistema EVA y seleccionando Mis Evaluados, no obstante
desde la url de pruebas se puede ingresar en https://srvpsi.policia.gov.co/psi_beta/Login.aspx
para revisar la funcionalidad.
1.1 FORMULARIO MIS EVALUADOS
El formulario Mis Evaluados: despliega una tabla con los funcionarios que el
evaluador tiene asignado.
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Seleccione funcionario: despliega la lista de los evaluados que tiene a cargo el evaluador.
Allí se debe seleccionar el funcionario al cual se realizará la nueva concertación, de clic en
concertar.
Al dar clic en concertar, el sistema despliega un mensaje de alerta “Para realizar la

concertación deben estar el evaluado y evaluador juntos para registrar las actividades, si es
así de clic en aceptar”.
1.2 DILIGENCIAMIENTO DE FORMULARIO CONCERTACION DE LA GESTION
Se recomienda realizar la concertación iniciando el período de evaluación 2016, por cuanto el

sistema no permitirá ajustar fechas de inicio y fin cuando se realice una evaluación parcial o
total a un evaluado, tal como se podía realizar en la actualidad.
Al dar clic en concertar, el sistema despliega un mensaje de alerta “Para realizar la

concertación deben estar el evaluado y evaluador juntos para registrar las actividades, si es
así de clic en aceptar”
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Factor: Despliega los indicadores de gestión que se pueden concertar, en este caso no se
despliega los factores del numeral 3.1 ni 3.2 por cuanto corresponden a los factores de
desempeño personal que no deben ser concertados, únicamente se concertan los factores del
desempeño profesional, ítems 3.3, 3.4, 3.5, 3.6.
Sub Factor: Despliega los sub-factores asociados al factor, el evaluador selecciona el sub-
factor y asigna las tareas que debe desarrollar el evaluado.
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Actividad: Se define la actividad o tarea asociada al sub-factor.
Concertar las fechas de inicio y finalización de la tarea a realizar.
Evidencia: Se plasman lo que se necesita para verificar el cumplimiento de la tarea y

se oprime el botón Agregar, repita hasta crear todas las tareas.
Si existe la necesidad de concertar actividades cuya fecha de inicio es 01/01/2016 al

31/12/2016, el evaluador deberá registrar en EVIDENCIA, la presentación de evidencias
parciales con periodicidad quincenal, mensual, bimensual, trimestral, semestral, lo cual
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serán registradas en el formulario de seguimiento como ANOTACIÓN DE SEGUIMIENTO

y una vez finalice la tarea a 31/12/2016, se registrará como ANOTACIÓN DE
COMPLIMIENTO O INCUMPLIMIENTO.
Nota: únicamente está asociando tareas todavía no han grabadas en definitiva
Aparece la ventana que confirma el proceso de agregar una tarea a la concertación.
La grilla que se visualiza, registra las tareas que el evaluado ha concertado con el
evaluador de manera objetiva, usted puede eliminar aquella que considere corregir antes de
grabar.
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Una vez definidas las tareas, de clic al final del formulario al botón Crear Concertación
para realizar el proceso de almacenamiento
Al oprimir el Botón Crear concertación es necesario que el evaluado este presente ya que el
sistema solicita las credenciales de acceso del evaluado para la validación de las tareas
concertadas y su aceptación, de lo contario no podrá crear la concertación
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Se evidencia la creación de la concertación al momento de ver la ventana emergente

que confirma que la creación de concertación terminó de manera exitosa
Cuando existe una concertación el sistema no permite la creación de una nueva, por lo
que se dispara una alarma emergente informando el estado activo de una concertación
existente.
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Cuando el evaluado ingresa desde PSI a Mi evaluación, le permite visualizar la concertación

creada.
El evaluador deberá dar clic en ver para visualizar detalles de la concertación, los campos
fecha de notificado, conforme y fecha reclamo corresponden cuando el evaluador evalúa la
concertación, por lo pronto aparecerán en blanco por cuanto está en modo concertación.
Una vez el evaluado ingrese a la concertación, visualizará las tareas que fueron concertadas
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Y en la parte inferior del formulario evidenciará las tareas con las fechas y la semaforización
de estado de cumplimiento.
Color verde: Cuando la tarea cuanta con más de 72 horas para dar cumplimiento
Color Amarillo: Cuando la tarea cuenta con menos de 72 horas para dar cumplimiento.
Color Rojo: Cuando la tarea se ha vencido y no es posible registrar anotaciones
de cumplimiento por el evaluador, por cuanto el sistema la evaluará como “Tarea no
Cumplida”.
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1.3 FORMULARIO PARA REGISTRO DE ANOTACIONES
En el formulario “Anotar”, el evaluador deberá registrar anotaciones de seguimiento

al evaluado, contiene los siguientes campos:
Sub-factor: contiene los sub-factores que están asociados en la concertación, recuerde que
estos sub-factores dependen del cargo que ostenta el evaluado de acuerdo a la siguiente
tabla de gestión:
DIRECCIÓN 3.1 - 3.2 - 3.3 -
1 OPERATIVO EJECUCIÓN 3.13.4 - 3.2 - 3.3
BÁSICA 3.1 - 3.6
DIRECCIÓN 3.1 - 3.2 - 3.4
2 ADMINISTRATIVO EJECUCIÓN 3.1 - 3.2 - 3.4
BÁSICA 3.1 - 3.6
DIRECCIÓN 3.1 - 3.2 - 3.4 -
3 DOCENTE
EJECUCIÓN 3.13.5 - 3.2 - 3.5
4 ESTUDIANTES 3.1 - 3.5
5 JEFES 3.1 - 3.2 - 3.6
OFICINAS
ASESORAS
Clase: campo para seleccionar la clase de anotación a realizar al evaluado, ejemplo de
anotación para seguimiento de las tareas concertadas: seleccione
Anotación de Cumplimiento: cuando el evaluado ha culminado la tarea concertada;
Anotación de Seguimiento: cuando el evaluado presenta avances de la tarea;
Anotación de Incumplimiento: cuando el evaluado no presenta las evidencias en el tiempo
estipulado para la tarea.
Nota: las tareas finalizan cuando el evaluado inserta anotación de cumplimiento o

incumplimiento.
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Tarea Concertación: cuando el evaluador selecciona el sub-factor, el sistema verifica si

existe tarea en el sub-factor definido en la concertación, si es afirmativo, el campo tarea
concertación se activa permitiendo seleccionar la tarea a la cual se realizará la anotación
por seguimiento, cumplimiento o incumplimiento; en caso de no existir, el campo no se
habilita permitiendo continuar con la anotación por otros motivos al evaluado.
Afectación: el sistema tiene habilitado los sub-factores de los ítems 3.1 y 3.2 para realizar
afectaciones de acuerdo a la conducta, por ende al seleccionar cualquier sub-factor del 3.1
el campo Afectación se habilitará para elegir SI o NO tiene afectación la anotación que se
pretende registrar al evaluado, los factores 3.3, 3.4, 3.5, 3.6 no son objeto de afectaciones,
únicamente de seguimiento.
Conducta Afecta: en caso de elegir que la anotación contiene afectación, el

campo conducta afecta se activará, permitiendo elegir la conducta que motiva la anotación
al evaluado, esta conducta afectará en -100 puntos la evaluación del evaluado conforme a
lo establecido en la Resolución 4089 del 11/09/2015.
Una vez seleccionado los campos mencionados, registre la anotación y de clic en

grabar
NOTA: de clic solo una vez y espere a que el sistema emita alerta de guardado satisfactorio,
si hace varias veces clic, probablemente la anotación se registrará más de una vez.
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Al final del formulario, se evidencian las tareas que el evaluado debe cumplir conforme
fueron definidas en la concertación, indicando con semáforos el estado de cumplimiento
conforme a las fechas establecidas.
En el ejemplo se realizó anotación de cumplimiento, siendo reflejado en el campo de

estado, o cuando se inserta anotación por incumplimiento, el sistema lo alarma en color
ROJO en el campo estado.
Nota: el sistema estará enviando al correo electrónico recordatorio de las tareas concertadas
que llevan menos de 72 horas por cumplir, el cual el evaluador deberá hacer seguimiento, el
evaluado deberá presentar las evidencias para ser registradas en el formulario de
seguimiento.
El evaluado podrá ingresar al sistema EVA, Mi evaluación, luego de clic en la concertación

para revisar el estado de las tareas que se encuentran definidas en la parte inferior del
formulario, con el fin de hacer seguimiento al estado.
Cuando el evaluado ingresa desde el menú SISTEMA – EVA a mi Evaluación, podrá revisar
en la parte inferior del formulario únicamente la relación de tareas pendientes por cumplir con
las fechas establecidas y semáforos de alerta, cuando el evaluador registre cumplimiento o
incumplimiento a una de ellas, en el próximo ingreso a mi evaluación, no serán
reflejadas, por cuanto finaliza el ciclo.
Vista inferior formulario Mi Evaluación.
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1.3.1 ANOTACIÓN POR APERTURA AÑO 2016

Si usted es evaluador, realice la anotación de apertura masiva por inicio del período
de evaluación, se recomienda realizarlo el 01/01/2016 así:
Ingrese al formulario mis evaluados, en la parte superior del listado, parece un

hipervínculo que lo lleva al formulario para realizar anotaciones masivas.
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Seleccione categoría: debe elegir la categoría al cual se registrarán las anotaciones:

“Oficiales, Suboficiales, Nivel Ejecutivo, Patrulleros” a quienes se realizará la apertura
conforme al Decreto Ley 1800.
Sub-factor: Seleccione apertura, el sistema crea la plantilla de apertura.
Clase: Seleccione anotación de seguimiento.
Guardar: De clic en grabar, el sistema creará la anotación masiva por apertura a todo el
personal que figure como sus evaluados, es de aclarar que únicamente se registrará para
aquellos con condición laboral LABORANDO, si tiene funcionarios con vacaciones, excusas,
comisiones entre otras, no se realizará la anotación masiva por apertura, para ello deberá
realizarlo uno a uno desde el formulario de anotaciones individual una vez el funcionario se
presente a laborar, no obstante deberá crear primero la concertación.
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ELABORO: CT. EDWIN SUÁREZ LADINO REVISO: PT WALTER MAYORGA GURRERO APROBO: CR JAIRO GORDILLO ROJAS
Jefe Grupo Desarrollo Tecnológico Responsable Gestión por Procesos Jefe Oficina De Telemática
FECHA: 07/08/2014 FECHA: 07/08/2014 FECHA: 08/08/2014

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REGISTRO CONCERTACIÓN DE LA GESTIÓN Y ANOTACIONES DE SEGUIMIENTO

El sistema permite registrar la concertación de la Gestión a los evaluados de manera objetiva,

La aplicación estará disponible a partir del 01/01/2016 en el Portal de Servicios Interno,

1.1 FORMULARIO MIS EVALUADOS

Al dar clic en concertar, el sistema despliega un mensaje de alerta “Para realizar la

1.2 DILIGENCIAMIENTO DE FORMULARIO CONCERTACION DE LA GESTION

Se recomienda realizar la concertación iniciando el período de evaluación 2016, por cuanto el

Al dar clic en concertar, el sistema despliega un mensaje de alerta “Para realizar la

Actividad: Se define la actividad o tarea asociada al sub-factor.

Concertar las fechas de inicio y finalización de la tarea a realizar.

Evidencia: Se plasman lo que se necesita para verificar el cumplimiento de la tarea y

Si existe la necesidad de concertar actividades cuya fecha de inicio es 01/01/2016 al

serán registradas en el formulario de seguimiento como ANOTACIÓN DE SEGUIMIENTO

Nota: únicamente está asociando tareas todavía no han grabadas en definitiva

Aparece la ventana que confirma el proceso de agregar una tarea a la concertación.

Se evidencia la creación de la concertación al momento de ver la ventana emergente

Cuando el evaluado ingresa desde PSI a Mi evaluación, le permite visualizar la concertación

1.3 FORMULARIO PARA REGISTRO DE ANOTACIONES

En el formulario “Anotar”, el evaluador deberá registrar anotaciones de seguimiento

Nota: las tareas finalizan cuando el evaluado inserta anotación de cumplimiento o

Tarea Concertación: cuando el evaluador selecciona el sub-factor, el sistema verifica si

Conducta Afecta: en caso de elegir que la anotación contiene afectación, el

Una vez seleccionado los campos mencionados, registre la anotación y de clic en

En el ejemplo se realizó anotación de cumplimiento, siendo reflejado en el campo de

El evaluado podrá ingresar al sistema EVA, Mi evaluación, luego de clic en la concertación

1.3.1 ANOTACIÓN POR APERTURA AÑO 2016

Ingrese al formulario mis evaluados, en la parte superior del listado, parece un

Seleccione categoría: debe elegir la categoría al cual se registrarán las anotaciones:

Sub-factor: Seleccione apertura, el sistema crea la plantilla de apertura.

Clase: Seleccione anotación de seguimiento.

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