INFORME AA1

Presentado por: Darling Martínez Acosta

Servicio Nacional de Aprendizaje (Sena)

Documentación de un sistema de calidad NTC ISO 9001
2019
 INFORME AA1

Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado a partir de la comprensión e

interpretación de las temáticas tratadas en la presente actividad, realice un informe donde
describa las actividades que se desarrollan en un proceso normal de compras. En el informe
además de describir las actividades, debe incluir un cuadro en el cual relacione los documentos
de origen interno y de origen externo que se requieren o que se generarían en el desarrollo del
proceso.

Confecciones s.a.s Codigo: P-015

Procedimiento de compras Version:
Pagina:

PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS

HISTORIA DE REVISIONES
REVISION FECHA MOTIVO DE REVISION
1 23-05-2018 Procedimiento original

Cuadro de control
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Nombre: Nombre: Nombre:
Departamento: Departamento: Departamento:
Firma: Firma: Firma:
Fecha: Fecha: Fecha:

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Procedimiento de compras Version:
Pagina:

ÍNDICE.
1. Objetivo
2. Alcance
3. Referencias
4. Responsabilidades
5. Definiciones
6. Desarrollo
7. Registros y anexos
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Pagina:1-8

1. OBJETIVO
Establecer la sistemática a seguir para llevar a cabo la formalización de solicitudes de necesidad
de material, equipos o servicios, así como la posterior tramitación de los pedidos, teniendo
como resultado final la entrega de productos/servicios que cumplen todo lo requerido por la organización

2. ALCANCE
Aplica a todas las actividades asociadas a la identificación y definición de necesidades de
compras de materiales, equipos y/o contrataciones de servicios, finalizando con la recepción de los
mismos en la empresa.

3. DOCUMENTACION APLICABLE
Manual de calidad Iso 9001:20154.

4. RESPONSABILIDADES
El Supervisor General recibe la solicitud de compra de la mercadería necesaria para la venta de parte de
los jefes de bodega, por los elementos faltantes para aprovisionarse de materiales. En el caso de
reparaciones o mantenimiento para bienes internos de la empresa, se lo canaliza a través de la
conserjería o por cualquier empleado. El Supervisor General es el responsable por los trámites
correspondientes de contratación y ejecución instalación delas solicitudes. Para el caso de los
productos para la venta, los jefes de bodega asisten al supervisor general en cuanto a la cantidad, espesor
y transparencia, u otros atributos relacionados con el producto o servicio. En caso de adquirir bienes o
servicios para mantenimiento, el supervisor general reunirá toda la información necesaria para contactar
al especialista adecuado, para el caso en particular.

5. DEFINICIONES
Característica de la calidad: Característica inherente de un producto, proceso o sistema, relacionada con un
requisito.
Cliente: Organización o persona que recibe un producto y/o servicio.
Comprador: El cliente en una situación contractual. Contratista: El proveedor en una situación contractual.
Proveedor: Organización o persona que proporciona un producto.
Defecto: Incumplimiento de un requisito asociado a un uso previsto o especificado.
Equipo: Maquinaria para la ejecución de una obra, realización de un producto o prestación de un
servicio.
Especificación: Documento que establece requisitos con los que un producto debe estar conforme.
Inspección: Evaluación de la conformidad por medio de observación y dictamen, acompañada cuando sea
apropiada por medición, ensayo/prueba o comparación con patrones.
Materia, producto, herramienta y/o equipo: Elementos necesarios para llevar a cabo las actividades
diarias del negocio.
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Pagina:2-8

6. DESARROLLO CONTROL DE LAS COMPRAS:

La Gestión de Compras es responsabilidad del coordinador de material el cual debeasegurarse de:
a) que los requisitos de los materiales o servicios a contratar esténclaramente definidos, según
especificaciones reflejadas en la Hoja depedidos
b) .b) que la Hoja de pedidos esté firmada por todas aquellas personasresponsables de la solicitud de un
pedido y de aquellas personas y deaquellas personas responsables de su aprobación.
6.1 NECESIDAD DE COMPRA: Se debe realizar la revisión de losrequerimientos del cliente, según los
alcances solicitados por elmismo, y a partir de esto planificar las actividades a realizar, en la cualse
definirán cuáles son los materiales y productos necesarios, y porende los que se tienen que
comprar, definiendo cuales son lascaracterísticas y especificaciones que deben tener. Primeramente,
sedeberá comprar si dichos materiales están disponibles de stock enalmacén, caso sea contrario, se
procederá al proceso de compra del mismo. La ejecución de esta actividad es responsabilidad del
responsable de Compras.
6.2 IDENTIFICACIÓN DEL PROVEEDOR Teniendo un listado de los materiales e insumos a
comprar, el Responsable de Compras debe identificar de los proveedores más idóneos y aptos de acuerdo
a los lineamientos del procedimiento SGC-P-007 Selección, evaluación y re-evaluación de
proveedores externos.
6.3 EVALUACIÓN DE COTIZACIONES Después de haber definido cuales son los proveedores
aptos e idóneos, se les realizará la solicitud de cotización por escrito (E-mail) y/o vía telefónica. Se
evaluarán las cotizaciones, eligiendo aquella que brinde las mejores condiciones comerciales.
El pedido se realizará según el formato “SGC-F-050 Requisición de Compra”, el cual debe
ser aprobado por la gerencia o jefatura correspondiente.

6.4 GENERACIÓN DE ORDEN DE COMPRA: Aprobado por la Gerencia o Jefatura correspondiente,

el responsable de compras realizará la Orden de Compra según formato SGC-F-051. Dicha orden de compra
deberá contener toda la información necesaria de la compra como plazo y sitio de entrega, forma de pago,
responsable, entre otros. Se deben imprimir tres (03) órdenes de compra, una para el Responsable de compras,
una para el registro de pedidos, y la última para el proveedor, aún si ya se le haya enviado dicha orden por e-
mail. Es tarea del Responsable de compras, realizar el seguimiento al proveedor, con la finalidad que
se cumpla con los plazos establecidos y las especificaciones acordadas. Cuando se reciba la factura de la
compra, esta debe revisarse junto con la orden aprobada por Gerencia o Jefatura, para poder tramitar el pago de
la misma.
6.5 RECEPCIÓN DE LOS PRODUCTOS COMPRADOS: La recepción del material adquirido es
responsabilidad del encargado de almacén, el cual debe revisar sus características especificadas en el pedido y
orden de compra verificando que cumpla con todas las que se requirió; y de no ser así se procederá a realizar la
devolución, especificando al proveedor las razones del rechazo.
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Procedimiento de compras Version:
Pagina:3-8

Al momento de recibir la mercadería se realizará la verificación del estado de la misma. En caso de

encontrar imperfecciones, daños,golpes, rayones u otra característica que incapacite la mercadería parasu venta
o distribución debe ser devuelta inmediatamente, indicandodel incidente al Supervisor general.
f) La mercadería en buen estado pasa a la bodega correspondiente eingresa al inventario como disponible. Lista
para su comercialización.En caso de ser compra por adquisición de bienes o servicios:
a) La Gerencia General recibe la solicitud previamente verificada por elSupervisor.
b) Si es aceptada, el supervisor contacta a los proveedores calificadospara cotizar y el factor de compra
será el proveedor que cumpla conlas especificaciones necesarias a bajo costo y con el menor tiempo
deentrega. Para esto se solicita una cotización con el detalle del pedido.
c) Al momento de recibir la mercadería, o realizado el servicio por elcual se ha contratado, se realizará la
verificación del estado final de lamisma. En caso de encontrar imperfecciones, daños, golpes, rayonesu otra
característica que no sea la esperada o negociada, seránotificado inmediatamente al Supervisor general.
d) Si el proveedor realiza el trabajo contratado se recibe la facturacontra el pago de la misma, de acuerdo a las
condiciones pactadas enel convenio o contrato.
6.- REGISTROS
Orden de pedido Solicitud de compra F-051 (Anexo 1)
Comparativo de Ofertas F-052 (Anexo 2)
Evaluación de Proveedores F-054(Anexo 3)
Acta de Entrega Recepción de producto F-055 (Anexo 4)
7.ANEXOS CONFECCIONES S.A. Código:
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Pagina:4-8

ORDEN DE PEDIDO
DIRECCION: NUMERO DE ORDEN:
TEL:
PROVEEDOR:
LUGAR DE ENTREGA:
CONDICIONES DE PAGO:
CANTIDAD CONCEPTO PRECIO TOTAL

DEPARTAMENTO GERENCIA:
SOLICITANTE:

_______________________ _____________________________________
ESPECIFICACIONES TECNICAS
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Fecha: Proveedor:
Solicitud de compra Nª 1
Telefono: Forma de pago:
Entrega:
Solicitado por:
Por favor despachar la orden de acuerdo a cada a lo detallado:
Cantidad Descripcion V.unitario V.total

Subtotal $
IVA 19% $

Total $

APROBADO POR: ELABORADO POR:

NOTA: Sr. Proveedor, no haga ningún cambio a la orden de compra sin previa autorización, La
empresa de aluvidrios no se hace responsable por artículos enviados que no aparecen en la orden
de compra. El número de la solicitud de compra debe aparecer en la factura.
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Procedimiento de compras Version:
Pagina:5-8

ANEXO 1
Confecciones s.a.s
Cuadro comparativo de ofertas Codigo: F-052 Version:1
Oferta A: Oferta B: Oferta c:
Proveedor Proveedor Proveedor
Nª Mercancia Tiempo Valor unitario Total v.unitario Total v.unitario Total
o servicio de
entrega

TOTAL
Criterio de selección: recuerde utilizar el criterio de minimo de costo,minima demora, igual calidad
Revisado por: Aprobado por:
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Procedimiento de compras Version:
Pagina:6-8

ANEXO 2
 Confecciones s.a.s Codigo:P-015
Procedimiento de compras Version:
Pagina:7-8

ANEXO 3
Acta de entrega recepcion de producto Version 1
Cod: F-055
Lugar y entrega

Por medio de la presente certifico recibir la mercancia con la siguientes caracteristicas:

Nombre de la persona que entrega:
Nombre de la persona que recibe:
Departamento que recibe:

Cantidad Descripcion Detalle Hora Observacion

Entrega Recibe

______________ __________________
CUADRO RELACION DE LOS DOCUMENTOS DE ORIGEN INTERNO Y DE ORIGEN EXTERNO