3

BAB II
TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Sistem Informasi

Sistem merupakan sekelompok komponen yang saling berhubungan, bekerja
bersama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima input serta menghasilkan
output dalam proses transformasi yang teratur. (James A. O’Brien, 2005, 29)
Sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu
dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.
(Tata Sutabri, 2004, 9)
Dari definisi dapat dirinci lebih lanjut pengertian sistem secara umum, yaitu:
a. Setiap sistem terdiri dari berbagai unsur.
b. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari sistem
yang bersangkutan.
c. Unsur-unsur di dalam sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan
sistem.
d. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar.
(Tata Sutabri, 2004, 9)

Informasi merupakan data yang telah diproses, atau data yang memiliki arti.
(Raymond McLeod Jr, George Shell, 2004, 12).
Menurut Tata Sutabri, informasi adalah data yang telah diklasifikasi atau
diolah atau diinterpretasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan.
(Tata Sutabri, 2004, 18)
Informasi dapat dikelompokkan menjadi tiga bagian, yaitu:
a. Informasi Strategis
Informasi ini digunakan untuk mengambil keputusan jangka panjang,
mencakup informasi eksternal, rencana perluasan perusahaan, dsb.
 4

b. Informasi Taktis
Informasi ini dibutuhkan untuk mengambil keputusan jangka menengah,
seperti informasi trend penjualan yang dapat dimanfaatkan untuk menyusun
rencana penjualan.
c. Informasi Teknis
Informasi ini dibutuhkan untuk keperluan operasional sehari-hari, seperti
informasi pensediaan stock, retur penjualan dan laporan kas harian.
(Tata Sutabri, 2004, 17)

Suatu informasi dapat mempunyai beberapa fungsi, antara lain :

1. Menambah pengetahuan
2. Mengurangi ketidakpastian
3. Mengurangi resiko kegagalan
4. Mengurangi keanekaragaman / variasi yang tidak diperlukan
5. Memberi standar, aturan-aturan, ukuran-ukuran, dan keputusan-keputusan
yang menentukan pencapaian sasaran dan tujuan.
(Edhy Sutanta, 2003, 11)

Nilai suatu informasi dapat ditentukan berdasarkan sifatnya, yaitu sebagai

berikut:
1. Kemudahan dalam memperoleh
2. Sifat luas dan kelengkapannya
3. Ketelitian (accuracy)
4. Kecocokan dengan pengguna (relevance)
5. Ketepatan waktu
6. Kejelasan (clarity)
7. Fleksibilitas / Keluwesannya
8. Dapat dibuktikan
9. Tidak ada prasangka
10. Dapat diukur
(Edhy Sutanta, 2003, 13)
 5

Terdapat banyak definisi mengenai sistem informasi, beberapa diantaranya

adalah sebagai berikut:
a. Sistem Informasi adalah suatu sistem buatan manusia yang secara umum
terdiri atas sekumpulan komponen berbasis komputer dan manual yang dibuat
untuk menghimpun, menyimpan, dan mengelola data serta menyediakan
informasi keluaran kepada para pemakai. (Abdul Kadir, 2003, 11)
b. Sistem Informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung
fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi
dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu
dengan laporan-laporan yang diperlukan. (Tata Sutabri, 2004, 36)

2.2 Siklus Hidup Pengembangan Sistem

Siklus hidup pengembangan sistem adalah pendekatan melalui beberapa
tahap untuk menganalisis dan merancang sistem yang dimana sistem tersebut telah
dikembangkan dengan sangat baik melalui penggunaan siklus kegiatan penganalisis
dan pemakai secara spesifik. (Kenneth E Kendall & Julie E Kendall, 2003, Jilid1, 11)
Siklus hidup pengembangan sistem dibagi ke dalam tujuh tahap, yang
dilakukan secara simultan, berulang dan saling tumpang tindih, yaitu (Kenneth
E.Kendall & Julie E Kendall, 2003, Jilid1, 11-15):
1. Mengidentifikasi masalah, peluang dan tujuan
Di tahap pertama dari siklus hidup pengembangan sistem ini, penganalisis
mengidentifikasi masalah, peluang dan tujuan-tujuan yang hendak dicapai. Tahap
ini sangat penting bagi keberhasilan proyek, karena tidak seorangpun yang ingin
membuang-buang waktu kalau tujuan masalah yang keliru.
2. Menentukan syarat-syarat
Dalam tahap berikutnya, penganalisis memasukkan apa saja yang menentukan
syarat-syarat informasi untuk para pemakai yang terlibat. Di antara perangkat-
perangkat yang dipergunakan untuk menetapkan syarat-syarat informasi di dalam
bisnis di antaranya ialah menentukan sampel dan memeriksa data mentah,
wawancara, mengamati perilaku pembuat keputusan dan lingkungan kantor, dan
prototyping.
 6

3. Menganalisis kebutuhan-kebutuhan sistem

Tahap berikutnya ialah menganalisis kebutuhan-kebutuhan sistem. Sekali lagi,
perangkat dan teknik-teknik tertentu akan membantu penganalisis menentukan
kebutuhan. Perangkat yang dimaksud ialah penggunaan diagram alir data untuk
menyusun daftar input, proses, dan output fungsi bisnis dalam bentuk grafik
terstruktur. Dari diagram aliran data, dikembangkan suatu kamus data.
4. Merancang sistem yang direkomendasikan
Dalam tahap desain dari siklus hidup pengembangan sistem, penganalisis sistem
menggunakan informasi-informasi yang terkumpul sebelumnya untuk mencapai
desain sistem informasi yang logik. Penganalisis merancang prosedur data-entry
sedemikian rupa sehingga data yang dimasukkan ke dalam sistem informasi
benar-benar akurat. Selain itu, penganalisis menggunakan teknik-teknik bentuk
dan perancangan layar tertentu untuk menjamin keefektifan input sistem
informasi.
5. Mengembangkan dan mendokumentasikan perangkat
lunak
Dalam tahap kelima dari siklus hidup pengembangan sistem, penganalisis bekerja
bersama-sama dengan pemrogram untuk mengembangkan suatu perangkat lunak
awal yang diperlukan. Beberapa teknik terstruktur untuk merancang dan
mendokumentasikan perangkat lunak meliputi rencana struktur, Nassi-
Shneiderman charts, dan pseudocode. Penganalisis sistem menggunakan salah
satu dari semua perangkat ini untuk memprogram apa yang perlu diprogram.
6. Menguji dan mempertahankan sistem
Sebelum sistem informasi dapat digunakan, maka harus dilakukan pengujian
terlebih dulu. Akan bisa menghemat biaya bila dapat menangkap adanya masalah
sebelum sistem tersebut ditetapkan. Sebagian pengujian dilakukan oleh
pemrogram sendiri, dan lainnya dilakukan oleh penganalisis sistem.
7. Mengimplementasikan dan mengevaluasi sistem
Di tahap terakhir dari pengembangan sistem, penganalisis membantu untuk
mengimplementasikan sistem informasi. Tahap ini melibatkan pelatihan bagi
pemakai untuk mengendalikan sistem. Selain itu, penganalisis perlu
merencanakan konversi perlahan dari sistem lama ke sistem baru.
 7

2. Menentukan
1. Mengidentifikasi syarat- syarat 3. Menganalisis
masalah, peluang, dan kebutuhan–kebutuhan
tujuan sistem

7. Mengimplementasi-
kan dan mengevaluasi
sistem

4. Merancang sistem
6. Menguji dan yang direkomendasikan
mempertahankan sistem 5. Mengembangkan dan
mendokumentasikan
perangkat lunak

Gambar 2.1 Tujuh tahap siklus hidup pengembangan sistem

Sumber : Kenneth E Kendall & Julie E Kendall, 2003, Jilid 1, 11

2.3 Sistem Informasi Pembelian, Penjualan dan Persediaan

2.3.1 Sistem Informasi Pembelian
Sistem akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan
barang yang diperlukan oleh perusahaan. Transaksi pembelian dapat digolongkan
menjadi dua: pembelian lokal dan impor. Pembelian lokal adalah pembelian dari
pemasok dalam negri, sedangkan impor adalah pembelian dari pemasok luar negri.
(Mulyadi, 2001, 299)
Transaksi pembelian secara umum dapat dikategorikan sebagai berikut:
1. Pembelian Tunai
Pembelian yang pelunasannya dilaksanakan pada saat terjadinya transaksi jual
beli.
2. Pembelian Kredit
Pembelian yang proses pelunasannya dilakukan secara berkala sesuai dengan
kesepakatan pihak penjual dan pembeli.
Informasi yang diperlukan oleh manajemen dalam sistem akuntansi
pembelian adalah :
a. Jenis persediaan yang telah mencapai titik pemesanan kembali
(reorder-point).
b. Order pembelian yang telah dikirim kepada pemasok.
 8

c. Order pembelian yang telah dipenuhi oleh pemasok.

d. Total saldo utang dagang pada tanggal tertentu.
e. Saldo utang dagang kepada pemasok tertentu.
f. Tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan dari pembelian.
(Mulyadi, 2001, 303)
Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian adalah fungsi gudang,
fungsi pembelian, fungsi penerimaan dan fungsi akuntansi. (Mulyadi, 2001, 299)
Secara garis besar transaksi pembelian mencakup prosedur berikut ini:
1. Fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian.
2. Fugnsi pembelian meminta penawaran harga dari berbagai pemasok.
3. Fungsi pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok dan
melakukan pemilihan pemasok.
4. Fungsi pembelian membuat order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
5. Fungsi penerimaan memeriksa dan menerima barang yang dikirim oleh
pemasok.
6. Fungsi penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi gudang
untuk disimpan.
7. Fungsi penerimaan melaporkan penerimaan barang kepada fungsi akuntansi.
8. Fungsi akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan atas dasar faktur
dari pemasok tersebut, fungsi akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari
transaksi pembelian.
(Mulyadi, 2001, 300)
 9

Gambar 2.2 Sistem Pembelian Kredit

Sumber: Mulyadi, 2001, 320
 10

Gambar 2.3 Sistem Pembelian Kredit (Lanjutan)

Sumber: Mulyadi, 2001, 321-322
 11

2.3.2 Sistem Informasi Penjualan

Kegiatan penjualan terdiri dari transaksi penjualan barang atau jasa yang bisa
dikategorikan sebagai berikut:
1. Penjualan Tunai
Dalam transaksi penjualan tunai, barang atau jasa baru diserahkan oleh
perusahaan kepada pembeli jika perusahaan telah menerima kas dari pembeli.
(Mulyadi, 2001, 202)
2. Penjualan Kredit
Dalam transaksi penjualan kredit, jika order dari pelanggan telah dipenuhi
dengan pengiriman barang atau penyerahan jasa, untuk jangka waktu tertentu
perusahaan memiliki piutang kepada pelanggannya. (Mulyadi, 2001, 202)
3. Penjualan Konsinyasi
Penyerahan fisik barang-barang oleh pihak pemilik kepada pihak lain yang
bertindak sebagai agen penjual, secara hukum dapat dinyatakan bahwa hak atas
barang-barang ini tetap berada di tangan pemilik sampai barang-barang ini dijual
oleh pihak agen penjual. (Allan R.Drebin, 1999, 158)
4. Penjualan Leasing (Sewa Beli)
Jasa sewa barang yang menetapkan syarat-syarat pilihan pengalihan hak atas
barang kepada pemakai oleh pemiliknya di akhir masa sewa. (Skousen, Stice,
Stice, 2000, 860)
Informasi yang diperlukan oleh manajemen dari transaksi penjualan adalah
sebagai berikut:
a. Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau
kelompok produk selama jangka waktu tertentu
b. Jumlah piutang kepada setiap debitur dari transaksi
penjualan kredit.
c. Jumlah harga pokok produk yang dijual selama jangka
waktu tertentu.
d. Nama dan alamat pembeli.
e. Kuantitas produk yang dijual.
f. Nama wiraniaga yang melakukan penjualan.
g. Otoritas pejabat yang berwenang.
 12

(Mulyadi, 2001, 205)

Fungsi yang terkait dalam melaksanakan transaksi penjualan adalah:

1. Fungsi kredit
Fungsi ini bertanggung jawab atas pemberian kredit kepada pelanggan
terpilih.
2. Fungsi penjualan
Fungsi penjualan bertanggung jawab melayani kebutuhan barang pelanggan.
3. Fungsi gudang
Fungsi gudang menyediakan barang yang diperlukan oleh pelanggan sesuai
dengan yang tercantum dalam tembusan faktur penjualan yang diterima dari
fungsi penjualan.
4. Fungsi pengiriman
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang yang kuantitas,
mutu dan spesifikasinya sesuai dengan yang tercantum dalam tembusan
faktur penjualan.
5. Fungsi akuntansi
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat transaksi berdasarkan faktur
penjualan.
6. Fungsi penagihan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat surat tagihan secara periodik.
(Mulyadi, 2001, 204)
 13

Gambar 2.4 Sistem Penjualan Kredit

Sumber: Mulyadi, 2001, 227-230
 14

2.3.3 Sistem Informasi Persediaan

Sistem akuntansi persediaan bertujuan untuk mencatat mutasi tiap jenis
persediaan yang disimpan di gudang. Sistem ini berkaitan erat dengan sistem
penjualan, sistem retur penjualan, sistem pembelian, sistem retur pembelian dan
sistem akuntansi biaya produksi. (Mulyadi, 2001, 553)
Bermacam-macam metode telah berkembang guna membuat alokasi antara
harga pokok penjualan dan persediaan. Metode-metode yang paling umum adalah:
1. Identifikasi khusus (specific identification)
2. Biaya rata-rata (average cost)
3. Masuk pertama, keluar pertama (first-in, first-out—FIFO)
4. Masuk terakhir, keluar pertama (last-in, first-out—LIFO)
Keempat metode akan diilustrasikan memakai contoh sederhana dari Dalton
Company. Dalton tidak memiliki persediaan awal pada tahun 2005.
Jumlah Unit Biaya Per Unit Total Biaya
Pembelian:
1 Januari………….. 200 $10 $2,000
23 Maret………….. 300 $12 $3,600
15 Juli…………….. 500 $11 $5,500
6 November……… 100 $13 $1,300
Total Pembelian……… 1.100 $12,400
Penjualan: 700 unit dengan harga $15 per unit. Untuk singkatnya, asumsikan bahwa
semua penjualan terjadi pada tanggal 31 Desember.
Gambar 2.5 Ilustrasi sederhana dari Dalton Company
Sumber: K.Fred Skousen, Earl K.Stice, James D.Stice, 2004, 667

Identifikasi Khusus
Metode identifikasi khusus memerlukan suatu cara untuk mengidentifikasi biaya
historis dari unit persediaan. Dengan identifikasi khusus, arus biaya yang dicatat
disesuaikan dengan arus fisik barang. (K.Fred Skousen, Earl K.Stice, James
D.Stice, 2004, 668)
 15

Metode Harga Rata-rata

Metode harga rata-rata membebankan harga rata-rata yang sama ke setiap unit.
Contohnya, biaya rata-rata tertimbang dari setiap unit untuk Dalton Company
akan dihitung sebagai berikut:
Total pembelian: 1.100 unit dengan total biaya sebesar $12,400
Harga rata-rata tertimbang: $12,400/1.100 unit = $11,27 per unit (dibulatkan)
(K.Fred Skousen, Earl K.Stice, James D.Stice, 2004, 669)

Metode Masuk Pertama, Keluar Pertama (first- in, first-out—FIFO)

Metode masuk pertama, keluar pertama (first-in, first out—FIFO) didasarkan
pada asumsi bahwa unit yang terjual adalah unit yang lebih dahulu masuk. Untuk
Dalton Company, harga pokok penjualan dihitung sebagai berikut:

Dalton Company
Metode FIFO
Perhitungan Harga Pokok Penjualan
Jumlah Unit Biaya Per Unit Total Biaya
Batch yang dibeli pada:
1 Januari ……….. 200 $10 $2,000
23 Maret………... 300 $12 $3,600
15 Juli………….. 200 $11 $2,200
Total harga pokok penjualan 700 $ 7,800
Gambar 2.6 Perhitungan HPP dengan Metode FIFO
Sumber: K.Fred Skousen, Earl K.Stice, James D.Stice, 2004, 670

Perhatikan bahwa hanya 200 unit dari pembelian tanggal 15 Juli yang terjual,
sedangkan 300 unit yang tersisa diasumsikan sebagai persediaan akhir. (K.Fred
Skousen, Earl K.Stice, James D.Stice, 2004, 670)
 16

Metode Masuk Terakhir, Keluar Pertama (last-in, first-out—LIFO)

Metode masuk terakhir, keluar pertama (last-in, first-out—LIFO) didasarkan
pada asumsi bahwa barang yang paling barulah yang terjual. Untuk Dalton
Company harga pokok penjualan metode LIFO dihitung sebagai berikut:
Dalton Company
Metode LIFO
Perhitungan Harga Pokok Penjualan
Jumlah Unit Biaya Per Unit Total Biaya
Batch yang dibeli pada:
6 November ……….. 100 $13 $1,300
15 Juli…….………... 500 $11 $5,500
23 Maret..………….. 100 $12 $1,200
Total harga pokok penjualan 700 $ 8,000
Gambar 2.7 Penghitungan HPP dengan Metode LIFO
Sumber: K.Fred Skousen, Earl K.Stice, James D.Stice, 2004, 671

Perhatikan bahwa hanya 100 unit dari pembelian tanggal 23 Maret yang
diasumsikan terjual; sedangkan 200 unit yang tersisa diasumsikan sebagai
persediaan akhir. (K.Fred Skousen, Earl K.Stice, James D.Stice, 2004, 671)

Sistem dan prosedur yang bersangkutan dengan sistem akuntansi persediaan

adalah:
1. Prosedur pencatatan produk jadi.
2. Prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang dijual.
3. Prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang diterima kembali dari
pembeli.
4. Prosedur pencatatan tambahan dan penyesuaian kembali harga pokok
persediaan produk dalam proses.
5. Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dibeli.
6. Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dikembalikan kepada
pemasok.
7. Prosedur permintaan dan pengeluaran barang gudang.
 17

8. Prosedur pencatatan tambahan harga pokok persediaan karena pengembalian

barang gudang.
9. Sistem penghitungan fisik persediaan.
(Mulyadi, 2001, 559)
Berikut adalah contoh dari bagan alir dokumen prosedur pencatatan produk
jadi:

Gambar 2.8 Bagan Alir Dokumen Prosedur Pencatatan Produk Jadi

Sumber: Mulyadi, 2001, 561
 18

2.4 Alat Perancangan

2.4.1 Data Flow Diagram (DFD) atau Diagram Aliran Data(DAD)
Melalui suatu teknik analisa data terstruktur yang disebut Diagram Aliran
Data (DAD), penganalisis sistem dapat merepresentasi proses-proses data di dalam
organisasi. Pendekatan aliran data menekankan logika yang mendasari sistem.
Dengan menggunakan kombinasi dari empat simbol, penganalisis sistem dapat
menciptakan suatu gambaran proses-proses yang bisa menampilkan dokumentasi
sistem yang solid. (Kenneth E Kendall & Julie E Kendall, 2003, Jilid 1, 263)
Berikut adalah simbol-simbol yang digunakan dalam diagram aliran data:
Tabel 2.1 Simbol-simbol dalam diagram aliran data

Simbol Arti Contoh

Entitas

Aliran data Informasi Mahasiswa

Baru

Proses

Penyimpanan
data

Sumber : Kenneth E Kendall & Julie E Kendall, 2003, Jilid 1, 265

MENCIPTAKAN DIAGRAM KONTEKS

Diagram Konteks adalah tingkatan tertinggi dalam diagram aliran data dan
hanya memuat satu proses, menunjukkan sistem secara keseluruhan. Proses tersebut
diberi nomor nol. Semua entitas eksternal yang ditunjukkan pada diagram konteks
berikut aliran data-aliran data utama menuju dan dari sistem. Diagram tersebut tidak
memuat penyimpanan data dan tampak sederhana untuk diciptakan, begitu entitas-
entitas eksternal serta aliran data-aliran data menuju dan dari sistem diketahui
penganalisis dari wawancara dengan pengguna dan sebagai hasil analisis dokumen.
(Kenneth E Kendall & Julie E Kendall, 2003, Jilid 1, 267)
MENGGAMBAR DIAGRAM 0 (LEVEL BERIKUTNYA)
 19

Diagram 0 adalah pengembangan diagram konteks dan bisa mencakup

sampai sembilan proses. Memasukkan lebih banyak proses pada level ini akan terjadi
dalam suatu diagram yang kacau yang sulit dipahami. Setiap proses diberi nomor
bilangan bulat, umumnya dimulai dari sudut sebelah kiri atas diagram dan mengarah
ke sudut sebelah kanan bawah. Penyimpanan data-penyimpanan data utama dari
sistem (mewakili file-file master) dan semua entitas eksternal dimasukkan ke dalam
Diagram 0. (Kenneth E Kendall & Julie E Kendall, 2003, Jilid 1, 268)

MENCIPTAKAN DIAGRAM ANAK (TINGKAT YANG LEBIH

MENDETAIL)
Setiap proses dalam Diagram 0 bisa dikembangkan untuk menciptakan
diagram anak yang lebih mendetail. Proses pada Diagram 0 yang dikembangkan itu
disebut parent process (proses induk) dan diagram yang dihasilkan disebut child
diagram (diagram anak). Aturan utama untuk menciptakan diagram anak,
keseimbangan vertikal, menyatakan bahwa suatu diagram anak tidak bisa
menghasilkan keluaran atau menerima masukan dimana proses induknya juga tidak
menghasilkan atau menerima. Semua aliran data yang menuju atau keluar dari proses
induk harus ditunjukkan mengalir ke dalam atau keluar dari diagram anak. (Kenneth
E Kendall & Julie E Kendall, 2003, Jilid 1, 268)
Diagram anak ditetapkan nomor yang sama seperti proses induknya di dalam
Diagram 0. Sebagai contoh, proses 3 akan berkembang ke Diagram 3. Proses-proses
pada diagram anak diberi nomor dengan menggunakan nomor proses induk, poin
desimal, serta sebuah nomor unik untuk setiap proses anak. Pada diagram 3, proses-
proses tersebut akan diberi nomor 3.1, 3.2, 3.3, dan seterusnya. Ketentuan ini
memungkinkan penganalisis mengikuti rangkaian proses di setiap tingkat
pengembangan. Bila Diagram 0 menggambarkan proses-proses 1, 2, dan 3, diagram
anak 1, 2, dan 3 semuanya berada pada level yang sama. (Kenneth E Kendall & Julie
E Kendall, 2003, Jilid 1, 269)
 20

2.4.2 Flow of Document

Sistem akuntansi dapat dijelaskan dengan menggunakan bagan alir dokumen.
Gambar 2.3 melukiskan simbol-simbol standar yang digunakan oleh analis sistem
untuk membuat bagan alir dokumen yang menggambarkan sistem tertentu. (Mulyadi,
2001, 60)
Berikut ini adalah simbol-simbol standar dengan maknanya masing-masing:
Tabel 2.2 Simbol-simbol dalam bagan alir dokumen
Simbol Arti Keterangan
Simbol ini menggambarkan semua jenis
dokumen, yang merupakan formulir
Dokumen
yang digunakan untuk merekam data
terjadinya suatu transaksi
Simbol ini menggambarkan dokumen
Dokumen dan asli dan tembusannya. Nomor lembar
tembusannya dokumen dicantumkan di sudut kanan
atas.
Simbol ini menggambarkan catatan
akuntansi yang digunakan untuk
Catatan
mencatat data yang direkam sebelumnya
di dalam dokumen atau formulir.
Karena keterbatasan ruang halaman
kertas untuk menggambar, diperlukan
Penghubung pada simbol penghubung untuk
halaman yang memungkinkan aliran dokumen berhenti
sama di suatu lokasi pada halaman tertentu
dan kembali berjalan di lokasi lain pada
halaman yang sama.
Simbol penghubung ini menunjukkan
Penghubung pada bagaimana bagan alir yang tercantum
halaman yang pada halaman tertentu terkait dengan
berbeda bagan alir yang tercantum pada halaman
yang lain.
Simbol ini menggambarkan kegiatan
Kegiatan manual manual, seperti: menerima order dari
pembeli, mengisi formulir.
Sistem ini memungkinkan ahli sistem
menambahkan keterangan untuk
Keterangan,
memperjelas pesan yang disampaikan
komentar
dalam bagan alir.

Simbol Arti Keterangan

 21

Simbol ini menunjukkan tempat

penyimpanan dokumen, seperti almari
arsip dan kotak arsip.
Arsip Untuk menunjukkan urutan pengarsipan
sementara dokumen digunakan simbol berikut ini:
A = menurut abjad
N = menurut nomor urut
T = kronologis, menurut tanggal
Simbol ini menggambarkan arsip
Arsip permanen yang merupakan tempat
permanen penyimpanan dokumen yang tidak akan
diproses lagi.
On-line computer Simbol ini menggambarkan pengolahan
process data dengan komputer secara on-line.
Simbol ini menggambarkan pemasukan
Keying (typing,
data ke dalam komputer melalui on-line
verifying)
terminal.
Pita magnetik Simbol ini menggambarkan arsip
(magnetic tape) komputer yang berbentuk pita magnetik
Simbol ini menggambarkan arsip
On-line storage komputer yang berbentuk on-line (di
dalam memory komputer)

Simbol ini menggambarkan keputusan

Keputusan yang harus dibuat dalam proses
pengolahan data.

Garis alir Simbol ini menggambarkan arah proses

(flowline) pengolahan data.
Jika dua garis alir bersimpangan, untuk
menunjukkan arah masing-masing garis,
Persimpangan
salah satu garis dibuat sedikit
garis alir
melengkung tepat pada persimpangan
kedua garis tersebut.
Mulai/berakhir Simbol ini untuk menggambarkan awal
(terminal) dan akhir suatu sistem akuntansi.

Sumber: Mulyadi, 2001, 60

 22

2.5 Data Dictionary atau Kamus Data

Kamus data adalah suatu aplikasi khusus dari jenis kamus-kamus yang
digunakan sebagai referensi kehidupan setiap hari. Kamus data merupakan hasil
referensi data mengenai data, suatu data yang disusun oleh penganalisis sistem untuk
membimbing mereka selama melakukan analisis dan desain. Sebagai suatu dokumen,
kamus data mengumpulkan dan mengkoordinasikan istilah-istilah data tertentu, dan
menjelaskan apa arti setiap istilah yang ada. (Kenneth E Kendall & Julie E Kendall,
2003, Jilid 1, 333)
Berikut adalah simbol-simbol yang digunakan dalam kamus data:
Tabel 2.3 Simbol-simbol kamus data
Notasi Keterangan
= Terdiri dari
+ Dan
{ } Elemen-elemen repetitif (kelompok berulang)
[ ] Salah satu dari dua situasi tertentu
( ) Pilihan (boleh dikosongkan)

Sumber : Kenneth E Kendall & Julie E Kendall, 2003, Jilid 1, 338

2.6 Data Base atau Basis Data

Basis data tidak hanya merupakan kumpulan file.Lebih dari itu, basis data
adalah pusat sumber data yang caranya dipakai oleh banyak pemakai untuk berbagai
aplikasi. Inti dari basis data adalah database management system (DBMS), yang
membolehkan pembuatan, modifikasi, dan pembaharuan basis data; mendapatkan
kembali data; dan membangkitkan laporan. (Kenneth E. Kendall & Julie E. Kendall,
2003, Jilid 2, 128)
Tujuan basis data yang efektif yaitu:
1. Memastikan bahwa data dapat dipakai di antara pemakai untuk berbagai
aplikasi.
2. Memelihara data baik keakuratan maupun kekonsistenannya.
3. Memastikan bahwa semua data yang diperlukan untuk aplikasi sekarang
dan yang akan datang akan disediakan dengan cepat.
4. Membolehkan basis data untuk berkembang dan kebutuhan pemakai untuk
berkembang.
 23

5. Membolehkan pemakai untuk membangun pandangan personalnya tentang

data tanpa memperhatikan cara data disimpan secara fisik.
(Kenneth E. Kendall & Julie E. Kendall, 2003, Jilid 2, 128)

Berikut adalah simbol hubungan entitas beserta penjelasan dan artinya:

Tabel 2.4 Simbol hubungan entitas dan artinya
Simbol Penjelasan Resmi Arti Sebenarnya
Sekelompok orang,
Entitas
tempat, atau sesuatu
Digunakan untuk
Entitas terhubung menghubungkan dua
entitas
Digunakan untuk
Entitas atribut
kelompok terulang
Ke 1 hubungan Tepat satu
Ke banyak hubungan Satu atau lebih
Ke 0 atau 1 hubungan Hanya satu atau nol
Ke lebih dari 1 hubungan Lebih besar dari satu

Sumber : Kenneth E Kendall & Julie E Kendall, 2003, Jilid 2, 133

2.7 Normalisasi
Normalisasi adalah transformasi tinjauan pemakai yang kompleks dan data
tersimpan ke sekumpulan bagian-bagian struktur data yang kecil dan stabil. Di
samping menjadi lebih sederhanan dan lebih stabil, struktur data yang
dinormalisasikan lebih mudah diatur daripada struktur data lainnya. (Kenneth E
Kendall & Julie E Kendall, 2003, Jilid 2, 145)
 24

Tahapan normalisasi yaitu:

1. Tahapan Pertama
Tahap pertama dari proses meliputi menghilangkan semua kelompok terulang dan
mengidentifikasi kunci utama. Untuk mengerjakannya, hubungan perlu dipecah
ke dalam dua atau lebih hubungan. Pada titik ini, hubungan mungkin sudah
menjadi bentuk normalisasi ketiga, bahkan lebih banyak tahap akan diperlukan
untuk mentransformasi hubungan ke bentuk normalisasi ketiga. (Kenneth E
Kendall & Julie E Kendall, 2003, Jilid 2, 145)
Contoh:

Gambar 2.9 Hubungan tidak normal yang asli dari LAPORAN-PENJUALAN

dipisah ke dalam dua hubungan, SALES (3NF) dan PELANGGAN-SALES (1NF)
Sumber : Kenneth E Kendall & Julie E Kendall, 2003, Jilid 2, 150
 25

2. Tahapan Kedua
Tahap kedua menjamin bahwa semua atribut bukan kunci sepenuhnya tergantung
pada kunci utama. Semua ketergantungan parsial diubah dan diletakkan dalam
hubungan lain. (Kenneth E Kendall & Julie E Kendall, 2003, Jilid 2, 145)
Contoh :

Gambar 2.10 Hubungan PELANGGAN-SALES dipisah ke dalam hubungan yang

dinamakan GUDANG PELANGGAN (2NF) dan hubungan yang dinamakan
PENJUALAN (1NF)
Sumber : Kenneth E Kendall & Julie E Kendall, 2003, Jilid 2, 152
 26

3. Tahapan Ketiga
Tahap ketiga mengubah ketergantungan transitif manapun. Suatu ketergantungan
transitif adalah sesuatu di mana atribut bukan kunci tergantung pada atribut bukan
kunci lainnya. (Kenneth E Kendall & Julie E Kendall, 2003, Jilid 2, 145)
Contoh:

Gambar 2.11 Hubungan GUDANG-PELANGGAN dipisah ke dalam dua hubungan

yang dinamakan PELANGGAN (1NF) dan GUDANG (1NF)
Sumber : Kenneth E Kendall & Julie E Kendall, 2003, Jilid 2, 153

Berikut adalah gambaran tahapan yang dilakukan dalam normalisasi:

Gambar 2.12 Tahapan Normalisasi

Sumber : Kenneth E Kendall & Julie E Kendall, 2003, Jilid 2, 146
 27

2.8 Gambaran Perusahaan

2.8.1 Sejarah Singkat Perusahaan
PT Golden Betelnut merupakan perusahaan swasta yang bergerak di bidang
ekspor hasil-hasil pertanian. Perusahaan ini berdiri sejak tahun 2002 dengan akte
notaris Aniswar Yanis No.73. Dalam menjalankan aktivitasnya, perusahaan berlokasi
di jalan Pulau Samosir No.15, 16, KIM Tahap I – Mabar, Medan.
Produk yang dijual perusahaan yaitu rempah-rempah seperti gambir, pinang,
kopra, paring dan cengkeh. Perusahaan membeli rempah-rempah dari petani-petani
di beberapa daerah di pulau Sumatra. Selanjutnya, rempah-rempah dibungkus ke
dalam goni rami dan diekspor dalam jumlah partai besar (grosir) ke beberapa negara
di Asia seperti India, Bangladesh, Pakistan, dan sekitarnya sesuai dengan permintaan.

2.8.2 Struktur Organisasi

PT Golden Betelnut menerapkan struktur organisasi garis (line organization).
Staff dalam organisasi diberi wewenang, tugas dan tanggung jawab agar tercipta
keselarasan dalam organisasi.
Berikut ini adalah bagan struktur organisasi PT Golden Betelnut.

Gambar 2.13 Struktur Organisasi PT Golden Betelnut

Sumber : PT Golden Betelnut Medan

Adapun tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian dalam struktur

organisasi PT Golden Betelnut adalah sebagai berikut:
 28

1. Direktur
Tugas Direktur adalah:
a. Mengusahakan dan menjamin terlaksananya usaha dan kegiatan
perusahaan sesuai dengan tujuan dan bidang usahanya.
b. Menentukan garis besar kebijaksanaan umum dan program kerja
perusahaan.
c. Merencanakan, menganalisa, mengevaluasi dan menilai kegiatan-
kegiatan yang berlangsung pada perusahaan berdasarkan laporan manajer
dan pengamatan langsung.
d. Mengambil keputusan akhir bila terdapat masalah yang tidak bisa
dipecahkan oleh pengurus.

2. Manajer
Tugas Manajer adalah:
a. Mengambil keputusan penting yang berkaitan dengan rutinitas
operasi perusahaan.
b. Mengkoordinasi dan mengawasi aktivitas secara menyeluruh.
c. Menilai hasil kerja bawahan.
d. Bertanggung jawab kepada Direktur.

3. Kepala Bagian Pembukuan

Tugas Kepala Bagian Pembukuan adalah:
a. Mengawasi pencatatan semua transaksi yang terjadi.
b. Memeriksa kelengkapan dari bukti pendukung transaksi.
c. Menyediakan laporan keuangan bagi manajer.
d. Bertanggung jawab kepada manajer.
 29

Kepala Bagian Pembukuan membawahi dua bagian yaitu:

(i) Staf Administrasi
Tugas Staf Administrasi adalah:
a. Mengetik surat-surat yang diperlukan.
b. Mencatat transaksi pembelian dan penjualan ke jurnal.
c. Mencatat penerimaan dan pengeluaran kas maupun bank ke
jurnal.
d. Mengarsip bukti-bukti pendukung.
(ii) Staf GL (General Ledger)
Tugas Staf GL adalah:
a. Memindahkan jurnal ke buku besar.
b. Membuat neraca saldo per periode akuntansi.
c. Menyusun laporan keuangan.

4. Kepala Bagian Pembelian

Tugas Kepala Bagian Pembelian adalah:
a. Melakukan pembelian atas persediaan dan barang keperluan kantor
lainnya..
b. Menangani dokumen-dokumen pembelian.
c. Bertanggung jawab kepada manajer.
Kepala Bagian Pembelian membawahi dua bagian yaitu:
(i) Kepala Gudang
Tugas Kepala Gudang adalah:
a. Melaksanakan pencatatan atas keluar masuknya barang setiap hari.
b. Bertanggung jawab atas keluar masuknya barang di gudang.
c. Bertanggung jawab atas barang-barang yang ada di gudang.
(ii) Kepala Persediaan Barang
Tugas Kepala Persediaan Barang adalah:
a. Menyediakan laporan kartu stok persediaan.
b. Mengendalikan jumlah persediaan yang ada di gudang.
 30

5. Kepala Bagian Penjualan

Tugas Kepala Bagian Penjualan adalah:
a. Melaksanakan target penjualan yang ditetapkan oleh perusahaan.
b. Mencari pasar potensial lain untuk memasarkan barang yang dijual.
c. Bertanggung jawab kepada manajer.
Kepala Bagian Penjualan membawahi staf penjualan yang memiliki tugas:
a. Menerima pesanan barang dari pelanggan.
b. Mengkonfirmasikan ke bagian persediaan barang mengenai
persediaan yang dipesan pelanggan dengan jumlah yang ada di gudang.
c. Menyiapkan faktur penjualan.

6. Kepala Bagian Keuangan

Tugas Kepala Bagian Keuangan adalah:
a. Menyusun rencana keuangan perusahaan jangka pendek dan jangka
panjang.
b. Mengawasi dan mengendalikan sumber dana dan penggunaan dana
secara efektif.
c. Menyerahkan laporan harian kas dan bank ke bagian pembukuan.
d. Bertanggung jawab kepada manajer
Kepala Bagian Keuangan membawahi kasir yang memiliki tugas:
a. Menerima dan mengeluarkan kas.
b. Menyetor dan mengambil uang di bank.
c. Membuat laporan harian kas dan bank.