CONTROL Y SUPERVISION

CONTROL ES UNA ETAPA DEL
PROCESO ADMINISTRATIVO
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• El Control es una de las Etapas del Proceso
Administrativo, metodológicamente se dice
que es la última, sin embargo debe estar
presente desde el inicio, en cada etapa se
debe incorporar elementos de Control que
posibilite que éstas sean eficaces y que
cumplan verdaderamente con los objetivos
que se desea alcanzar en cada una de ellas
con el objeto de introducir las modificaciones
que sean pertinentes.­
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CONTROL INTERNO
• Una de las responsabilidades relevantes de
todos los administradores de empresa es
“controlar” sus operaciones de manera que
se vayan cumpliendo los objetivos
establecidos previamente, los
administradores o ejecutivos dirigen y los
trabajadores se encargan de su ejecución.­
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• De este modo se puede definir el control
interno como el plan organizacional y todas
las medidas correspondientes que adopta la
organización para:
1. Salvaguardar (proteger) los activos que son
de su propiedad y que utiliza para sus
operaciones
2. Fomentar el acatamiento por parte de sus
colaboradores de sus políticas.­
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3.­ Promover la eficacia operativa, es decir lograr
los mejores resultados al costo más bajo.­
4.­ Tener registro contables, planillas de asistencia,
hojas de ruta (Cartas Gantt), estadísticas y otros
documentos que sean precisos y confiables.­
• Los controles internos son más efectivos cuando
los trabajadores de todos los niveles adoptan los
objetivos y normas éticas de la organización.­
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• Un sistema efectivo de control interno tiene
las siguientes características:
1. Personal competente, fiable y ético: una
buena medida para lograr esto es que la
empresa pague sueldos “altos” para atraer
trabajadores de alta calidad, capacitarlos
para que realicen bien su trabajo y
supervisar sus labores; de este modo se
verán mayormente motivados.­
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2.­ ASIGNACION DE RESPONSABILIDADES: Para
que el control interno sea eficaz no debe
pasarse por alto ninguna tarea importante; se
deben asignar responsabilidades a cada
trabajador, que deben estar claramente
precisadas en la descripción de cargos
(funciones).­ Todas las tareas deben estar
definidas en detalle y asignarse a los
colaboradores responsabilizados de llevarlas a
cabo.­
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3.­ DEBIDA AUTORIZACION: las organizaciones
deben tener reglas escritas en que se establecen los
procedimientos en cada una de sus operaciones
que constituyen las políticas de la empresa.­ Toda
desviación respecto de esas políticas requiere la
debida autorización.­
• El trabajador debe exigir que toda autorización se
efectúe por escrito; especialmente cuando se
trata de firmar documentos.­
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4.­ SEPARACION DE FUNCIONES:
1. Separación entre operaciones y lo administrativo y
contable, especialmente con el encargado de
remuneraciones, créditos sociales de las Cajas de
Compensación; los de ventas y cobranzas y los que
controlan asistencia y licencias.­
2. Separación de la custodia de activos y la
contabilidad: se evita las posibilidades de fraude
cuando los contadores no manejan efectivo y los
cajeros no tienen acceso a los registros contables.­
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• El encargado de bodega que maneja los
inventarios de existencia, herramientas y equipos
debe ser diferente al administrativo a cargo de
los registros y ser independiente de las personas
que trabajan en operaciones.­
3.­Separación de la autorización de transacciones y
la custodia de activos correspondientes.­
• Quien emite la orden de compra debe ser
diferente al encargado de recepción de
materiales.­
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• El tesorero tiene la custodia del efectivo y
documentos y el contador los contabiliza.­
• Quien autoriza un pago debe ser diferente a
quien firma el cheque o efectúa la
transferencia.­
4.­ Separación de tareas dentro de funciones
contables: quienes registran las compras, por
ejemplo, deben ser diferentes de quienes
registran las ventas.­
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5.­ El personal de operaciones no debe tener
responsabilidad por supervisión de sus pares,
ésta debe estar a cargo de capataz, pasatiempo
o supervisor independiente.­
PRACTICAS “SANAS” DE CONTROL INTERNO
• Evitar que familiares directos trabajen en un
mismo departamento o que uno de ellos
tenga autoridad sobre el otro.­
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• Vacaciones obligatorias y rotación de personal,
hecho que, además ayuda a la especialización del
personal.­
• Conciliación Bancaria: comparar los registros
contables con la “cartola bancaria”.­
LIMITACIONES DEL CONTROL INTERNO
• Por complejo que sea un sistema de Control
Interno, éste no opera cuando los trabajadores lo
hacen en equipos montados para defraudar:
prácticas de colusión (Carabineros, Poder Judicial,
Hites).­
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• La supervisión es una función directiva y al
ejercerla se está aplicando elementos de
control interno.­ Cada ejecutivo encargado de
las diferentes áreas debe preocuparse de la
supervisión de sus subordinados:
1. Cumplimiento de cada una de sus funciones
en los plazos establecidos.­
2. Integrarse a las labores en equipo al interior
del departamento
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3.­ Supervisar que se coordine adecuadamente
(si corresponde) tanto al interior del
departamento como con el resto de los
departamentos (por ejemplo, Ventas con
Producción).­
4.­ Revisar documentos y efectuar las
modificaciones que correspondan.­
5.­ Supervisar el presupuesto del departamento,
su correcta ejecución).­