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Guía de usuario
Perfil “Dirección”

MANUAL INVENTARIO
Mayo 2015 – Versión 4
Ma
anual de
e Inventa
ario

ÍND
DICE

1  INTRODUC
CCIÓN ...................................................................................... 2 
2  ACCESO AL
A MÓDULO
O DE INVEN
NTARIO....................................................... 2 
3  UNIDADES
S ORGANIZ
ZATIVAS ..................................................................... 5 
3.1  T
Trabajar co
on las unidades org
ganizativas
s 6 
3
3.1.1  Alta y modificacción en las unidades organizativa
o as ................ 8 
4  CATÁLOGO
O DE RECU
URSOS...................................................................... 11 
4.1  T
Trabajar co
on los recursos inve
entariable
es 12 
4
4.1.1  Crea
ar nuevas entradas
e en el catálogo
o de recurs
sos.............. 14 
4
4.1.2  Mate
erial inventa
ariable proc
cedente de
e APAEF ....................... 16 
4
4.1.3  Cata
alogar mate
erial inventa
ariado de otras
o proced
dencias ....... 19 
4.2  A
Ajustar inv
ventario APAEF
A 22 
5  MATERIAL
L INVENTAR
RIADO ..................................................................... 24 
6  DOCUMEN
NTOS ...................................................................................... 25 

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Ma
anual de
e Inventa
ario

1 INTRO
I DUCCI
IÓN

Los centros ed ducativos dependient


d es de la Consejería
C de Educación, Cultu ura y
Depoorte (en addelante CECCD), deben documenttar y gestio onar, para el control de
d su
activ
vidad econó ómica y baajo el amparo legal que
q les reg
gula, entre otros regiistros
(Reggistros de in
ngresos y gastos,
g Reg
gistro de movimientos
m s en cuentaa corriente y de
movimientos de e caja…), el registro de inventaario.

El inventario ess un eleme d control interno y de


ento clave de d registro documenttal de
los bienes
b y demás
d obje
etos perten
necientes al
a centro. Mantener un registrro de
invenntario no es más que la comprobbación y rec
cuento de las
l existenccias físicas.

Conttrolar la fec
cha de adq quisición, la
a identificac
ción, la ubiicación, la adscripción
n y el
estaddo del uso garantiza lal salvagua arda de estos elementtos. Recono ocer el grad
do de
amortización de e los eleme
entos atend diendo a su vida útil nos asegura a su reposic
ción y
existtencias, asíí como el desarrollo
d d las actividades y fu
de unciones qu ue estos obbjetos
y/o elementos
e d
desempeña an en el cen ntro.

Los centros do ocentes, haasta ahora,, utilizaban


n para la gestión
g y e el control de
d su
invenntario una diversidad de programmas externos al sistemma Séneca a, que impe edía a
la Coonsejería, por
p la faltaa de uniform
midad en estos
e registtros, realiza
ar algún coontrol
sobree los mismos y conoc cer el númeero de centtros docentes que llev van el invenntario
y la situación
s de los centro
os escolare
es.

Estas s circunsta ginan la necesidad de unificar criterios y pone


ancias orig er en
funciionamiento o, a partirr del cursso académico 2013/2 2014, en el sistema de
inforrmación Sé éneca un nuevo
n móduulo de inveentario, liga
ado al proceso contabble de
los centros,
c asíí como inte
egrarlo con
n los sistem
mas de disttribución dee material de la
Agen ncia Pública
a Andaluza de Educaciión y Forma ación (en adelante APPAEF).

mplantación
La im n de este nuevo módu ntros realizar el contro
ulo permitirrá a los cen ol del
mateerial que te
enga consid deración de
e inventaria
able, queda ando excluiddo del mismmo el
mateerial fungib
ble del centtro, es decir, el que se
e consume con el uso o. Este recuuento
de elementos
e inventaria ables cumple el objjetivo prim mordial de e conseguir un
inven
ntario actuaal, fiable y acorde con
n la realidad
d física de los centros.

Sirvaa el presennte manuaal de usuario a nivell de centro


o como ac claración de las
distin
ntas funcio
onalidades que tiene el nuevo módulo
m de Inventario, implemen ntado
en la
a aplicación
n Séneca.

2 ACCESO
A O AL MÓDUL
M LO DE INVEN
I NTARIO
O
Tras identifficarnos en el sistema de informac
ción Séneca
(wwww.juntadeandalucia.ess/educacion n/seneca) con nuesttro usuario
o y contras
seña,
escogeremos el perfil Dire
ección ó anáálogo.

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Ma
anual de
e Inventa
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A tener en cue
enta

Esa pantalla de Seleccióón de Perrfil la vemos si tenemos más de un perffil de


acceso a la aplicación.

Este paso es importante


i ya que el
e perfil con el que entremos
e e
en Séneca
a nos
perm
mitirá realizar las actua
aciones aso
ociadas a dicho perfil y no otras.

Al ac
cceder a Sé
éneca, tras
s selecciona
ar nuestro perfil de ac
cceso, vere
emos la pan
ntalla
emergente de Avisos.
A

Sabe
er más…
La pantalla
p de Avisos es s una venttana emergente que nos mues stra información
adicional de coonsiderable
e importanccia. Debem mos tenerlo
os en cuenta y revisa arlos,
porque informa an de nuevvos plazos o avisan ded ciertos procesos.
p D
De hecho desde
d
estoss avisos se
e informará
án a los cen
ntros si tienen que ajjustar su in
nventario APAEF
A
(Info
ormación ampliada en n el punto - 4.2 Ajustar inventtario APAEF- del pres sente
manual). Los nuevos
n avisos se rela
acionan como primerros en el liistado. Una a vez
leído
os, podemos cerrar la ventana.

errar esta ventana


Al ce v em
mergente no os situamos
s en el área a principal de trabajo de la
aplic
cación, desde donde e podremos ademá ás de consultar algunos detalles
impoortantes (A
Avisos, Documentos pendientes de Firma, Solicitudes s Teletramittadas
y Agenda) realizar las actu
uaciones as
signadas al perfil selec
ccionado.

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El acceso
a a las opcion
nes de es ste nuevo módulo de d Inventaario se re
ealiza
selec
ccionando en
e el menú principal la
a opción Ce
entro / Inventario.

Menú principa
al del módulo <Inventariio>

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Esta nueva entrada de me


enú presentta los siguientes subm
menús:

¾ Unidade es organizativas: Da D acceso a la func cionalidad que permite la


gestión de las uniddades orgaanizativas del
d centro, para la as sociación de
d los
s a sus corrrespondienttes dependencias de adscripción
recursos a .

¾ Catáloggo de rec cursos: SeS accede al catáloogo generaal de recursos


propuesto por los Servicios Centrales
C de la CECD. desde don
nde se llevará a
cabo el registro
r de inventario.

¾ Materiaal inventariado: Se gestiona el


e material inventaria
able del ce
entro,
con inde
ependencia su procede
encia.

¾ Ultrapo
ortátiles Esscuela TICC 2.0: Da acceso a la a funcionalidad actual que
recoge el
e conjuntoo de ultrapo
ortátiles asociados al proyecto E
Escuela TIC
C 2.0.
(Cuenta con su pro
opio Manual de funcion namiento).

A continuación abordarem
mos, siguien
ndo el orde
en, las tres
s opciones de este mó
ódulo
nventario.
de In

3 UNIDA
U ADES ORGAN
O IZATIV
VAS

a cumplime
En la entación de el Anexo VIII de la Orden 10 de mayo de 2 2006, por la
a que
se re
egula la ges stión econó
ómica de loos centros docentes
d públicos dep
pendientes de la
CECDD, hay que indicar tan nto la depe
endencia dee adscripció
ón como la localizació
ón del
mateerial inventtariable. La
a dependen ncia de adscripción inc
cluye a los departame entos
y a la
as unidades organizattivas existeentes en el centro.

Estass dependencias de adscripción no se entienden com mo un espacio físico, sino


comoo una unid dad administrativa o funcional. Por ejemp plo, un mic
croscopio puede
p
tener como de ependencia de adscrip pción el deepartamentto de cienccias naturaales y
estarr físicamente (localiza
ación) en el laboratorio
o del centro
o.

a opción de
En esta primera el menú se expone por defecto, normalizad
n o en el sisttema,
una estructura “arboresce
ente” con diistintas unidades orga
anizativas.

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Al co
omienzo deel formularioo podremos decidir si queremoss que se preesenten sólo las
unida
ades organnizativas vigentes o si
s por el coontrario queremos tammbién cons sultar
las unidades
u q
que no esttán vigente
es. Porque por defec cto la panttalla al acc
ceder
mosttrará todas
s las unidades, tanto vigentes como
c no vigentes. Assí mismo, en el
mismmo formulario de la a cabecerra podremos solicita ar la búsq queda de una
determinada unnidad organ nizativa.

Este catálogo general de unidades


u orrganizativas disponible en la apliicación Sén
neca,
malizado po
norm or los Serv
vicios Centrrales (SSCCC) de la CECD,
C es co omún a toda la
comuunidad educativa.

Compuesta de una rama padre (Uniidades orga anizativas) que se va ramificand do en


diferrentes nivelles y que se
e presenta como prop
puesta inicia
al de catálo
ogo general.

Podrremos conssultar las unidades


u organizativaas cargadas s automáticamente por
p el
siste
ema, desple
egando la estructura.
e Pulsaremoos sobre el símbolo (+
+) dispuesto en
la rama padre (Unidades
( o
organizativ as) y en los
s bloques intermedios
s.

A paartir de estta estructuura de unid


dades orga
anizativas el
e centro eeducativo puede
p
defin
nir y planifficar, en fu
unción de sus propias necesidaades, la cre
eación de otras
unidaades organ
nizativas.

3.1 Tra
abajar co
on las un
nidades organiz
zativas
Antees de planificar nuev vas unidades organiz zativas tenemos que diferenciaar las
unidaades organ nizativas qu
ue son rama final y la as unidades
s organizativas que no
o son
ramaa final. La condición
c de final o no
o final se puede aprec
ciar en el m
menú Detallle de
la un
nidad organ nizativa.

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¾ Unidadees organizzativas qu ue no son rama


r finall: Podríamo
os denominnarlas
bloques o elementos intermedios. Se diferencian de d las finale
es porque están
e
subrayadas y a parrtir de ellas
s se pueden
n definir nu
uevas ramas (si el can
ndado
está Abierto ) haciendo uso de la opción del menú emergente Nu uevo
mpliado má
ítem (am ás adelante e).

A tener en cue
enta…

Si ell candado de una un nidad organnizativa normalizada está cerrad do , significa


que no podrem mos definir unidades organizativa
o as a partir de esta ra
ama, a pesar de
que ésta sea unna unidad organizativa
o a no final.

Sabe
er más…
Los SSCC,
S al crear
c el con
njunto de unidades
u organizativa
as estándarr, determin
nan si
los centros
c educativos pueeden a parttir de las mismas
m crea
ar otras enttradas.

¾ Unidadees organizizativas fin


nales: Less precede este símbo olo , no están
e
subrayadas y su menú
m emerg
gente no pe
ermite crea
ar bajo ésta
as entradas
s más
unidades organizattivas.

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Sabe
er más…
Sólo es posible asignar material
m inve
entariable a las unida
ades organizativas que
e son
Rama final. (Oppción amplliada en el punto - 4. Catálogo de Recursoos- del pres
sente
manual).

Desd
de esta pa antalla de Árbol de
el catálogo de unid dades orgganizativa
as se
proporcionan las herramientas necesarias
n para la creación de unid dades
organizativas, a partir de las ya
y definida
as en el propio caatálogo ge
eneral
malizado.
norm

En función de la unidad organizativ


va o bloqu
ue intermed
dio seleccio
onado, el menú
m
emergente puede ofrece er o no las siguien ntes opcio
ones que a continuación
ampliamos:

3
3.1.1 Alta
a y modifiicación en las unid
dades org
ganizativ
vas

El alta de nuev
vas unidade
es organiza
ativas se ha
ace desde la opción N
Nuevo ítem
m del
menú emergente.

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Esta opción perrmite la cre


eación de una
u nueva unidad org
ganizativa, dependiente de
ntrada sele
la en eccionada. Sólo estaráá disponible en las unidades orrganizativas
s que
perm
miten nuevas entrada as, es deciir en aqueellas ramas
s que no ffueron definidas
comoo finales y que ade emás teng gan el canndado abie erto : Eje
emplo: Órg ganos
coleg
giados / Asociación Alumnos).

Cumplimentare emos los campos


c requeridos en
e la panttalla Detalle de un
nidad
orgaanizativa y pulsarem mos “Acep ptar” para grabar es
sta nueva entrada en
e la
estru
uctura del catálogo
c de
el centro.

El acceso
a a la pantalla
a de edic a unidad organizativ
ción de la va lo haremos
selec
ccionando el
e menú Deetalle.

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Desdde esta oppción de accceso a laa pantalla de edición podremos s visualizar y/o
modificar, si fu
uese neces
sario, los campos
c inttroducidos anteriorme
ente al cre
ear el
ítem.

Las unidades organizativa


o o estándar no podrán
as normalizadas en el catálogo n ser
modificadas des
sde esta pa
antalla de edición.
e

Con estas otras


s dos opciones del me
enú emerge
ente podrem
mos:

Reorrdenar: Permitirá
P la reordenación den ntro del catálogo,
c d
de una un nidad
organizativa en
n particularr. Sólo pod
dremos reo
ordenar las unidades organizativ
vas o
adas creada
entra as desde ell centro.

Borrrar: Sólo se
s podrán borrar las unidades organizativ
o vas creadas
s por el ce
entro,
que no dependan de ellas s más entra
adas y que
e no tenga asociado n
ningún elem
mento
ntariable de
inven el catálogo de recurso
os.

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Sabe
er más…
Si queremos distinguir
d las unidade
es organiza
ativas creaadas desde
e el centroo del
catállogo estánndar normalizado, seería muy útil incluiir cuando definamos s las
unidaades algúnn símbolo o carácter antes de escribir la denominaación. (Sirv
va de
ejem
mplo las sigu
uientes imá
ágenes).

4 CATÁLO
C OGO DE
D REC
CURSOS
S
Desdde esta segunda opció ón del menú ú tendremo os acceso al
a catálogo normalizad
do del
mateerial inventtariable, a partir del cual
c los centros educativos pueden gestionar y
defin
nir su material.

Utiliz
zando el foormulario que
q presennta la panttalla podremos solicittar que sólo se
preseenten los re
ecursos acttivos o loca
alizar de inm
mediato un determina
ado recursoo.

Este catálogo normalizado


n o, creado ta
ambién des
sde SSCC y consensuado con APPAEF,
está organizado en una estructura “arboresceente” y se compone de un catáálogo
padrre (Materia
al inventarriable) que
e se va ramificandoo en distintas entra
adas.

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Igualmente estte catálogo


o puede se
er ampliable
e por los centros
c educativos, según
s
sus necesidade
n s.

Las ramas de los recurs sos del caatálogo norrmalizado, cargados por el sis
stema
automáticamen nte, podem mos consultarlas des splegando la estructtura. Para ello
aremos so
pulsa obre el símbolo
s (+
+) dispues sto en la a rama p padre (Material
inven
ntariable) y en los blo
oques interm
medios.

A tener en cue
enta…

En la
a parte superior derec
cha de esta pantalla se
e dispone el
e icono “Ajjustar inven
ntario

APAE
EF” (A
Ampliado en
n el punto - 4.2 Ajustar inventtario APAEF
F - del pres
sente
manual).

4.1 Tra
abajar co
on los re
ecursos inventarriables
Obseervando la estructurra normaliz
zada y cargada en el sistema a, distingu
uimos
entra
adas con ell candado abierto
a y otras con el candado
o cerrado .

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Conccretamente
e nos encontraremos
s abiertas en la estructura estándar estas
entra
adas:

Æ Otro material de
m e oficina
Æ Otro m
material deeportivo
Æ Otro m
material did
dáctico
Æ Otro m
material TIC
Æ Otro m
mobiliario
Æ Otro m
material inv
ventariable
e

A tener en cue
enta…

Las entradas
e noormalizadas que tiene
en el candado cerradoo, al igual q
que las unid
dades
organizativas, no permite en crear más entradaas a partir de éstas. Mientras que la
que están abie ertas, perm
miten con la
as opcioness de su me enú emerg gente crearr más
entra
adas. (Amp pliado en el
e punto - 4.1.1
4 Crearr nuevas entradas
e en
n el catálog
go de
recurrsos – del presente
p m
manual)

En esta
e estructtura norma
alizada connvivirá el material
m invventariable
e procedentte de
APAEEF con el material innventariablle que tien ne el centtro de otraas procede
encias
(Com
mpras realizadas porr el centro o, Donaciones…). En el catálog go normalizado
aparrecerá carga
ado el mate
erial inventtariable pro
ocedente de
e APAEF.

El material
m de procedenccia distinto
o de APAEF F debe cattalogarse e
en las entrradas
estánndar. Pero si el mate
erial a clasificar no se
e corresponnde con ninguna de ellas,
podrrá inscribirse en estas otras entradas
e abiertas,
a que el centtro tendrá que
gestiionar.

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En lo
os siguienttes puntos diferenciaremos, la creación de nuevas entradas, cómo
está inventariado el mate
erial proced
dente de APPAEF y cóm
mo registrar el materiial de
s procedenc
otras cias.

4
4.1.1 Crea
ar nuevas
s entrada
as en el catálogo d
de recurs
sos

artir de las cuatros en


A pa ntradas abieertas dispo
onibles en el
e catálogo de recurso
os, el
centro puede crrear nuevass entradas..
Para ellos selec
ccionaremos la opción habilitada de Nuevo ítem.

emos los campos


Cumplimentare s
solicitados en esta pantalla de ón
edició y
ptaremos pa
acep ara grabarlo.

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n la edición
Si en n del tipo de recurso indicamos que
q es Ram
ma final, ap
parecerá junto a
esta entrada el siguiente símbolo . Y si hemo os indicado que no ess final apare
ecerá
andado abie
el ca erto . Un
n recurso co
on el canda
ado abierto
o permitirá seguir creaando,
depeendiente a éste,
é nuevaas entradass con el me
enú Nuevo ítem.

Con la opción Detalle


D ac
ccedemos a la pantalla de edicióón del recu
urso. La ed
dición
sólo es posible
e si el recu
urso inventtariable o la entrada han sido d
definidas por
p el
centro educativ
vo.

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Las entradas
e de
el catálogo que son re
ecursos estándar norm
malizados d
desde SSCC
C sólo
podrremos consultarlas.

A tener en cue
enta…

La in
nformación que se disspone en el campo “P Palabra clavve” de la pantalla Tip
po de
recuurso invenntariable, servirá
s de ayuda
a para
a el filtrado adicional q
que se pres
senta
en el formulario
o de búsqueeda de la pantalla
p Registro de inventario
i o.

Los recursos
r deefinidos dessde el centtro que son
n Rama fina
al, podrán s
ser reorden
nados
con la opción Reordena ar y eliminnados con la opción Borrar. Nunca podremos
ar un recurrso si bajo éste
borra é dependen otros recursos.
r

4
4.1.2 Mate
erial inve
entariable
e procede
ente de A
APAEF

El material
m del centro proocedente de cia Pública Andaluza de Educación y
d la Agenc
Form
mación (AP PAEF), porr defecto, apareceráá cargado o en el s sistema enn su
corre
espondientee categoría.

Sabe
er más…
El material
m pro
ocedente de
d APAEF se actualiz
za semanalmente en el sistem
ma de
inforrmación Séneca.

Podrremos cons
sultar este material pulsando
p la
a opción Material
M inventariado
o del
menú emergente localizaddo en cada entrada dee la estructu
ura.

Al seleccionar esta opción, se accede a la pantalla Registro de inventario


diferrenciada po
or dos zonas.

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Una primera zona con el formula ario de consulta y lo


os botones
s adicionale
es de
queda y acttualización masiva.
búsq

El bootón adicion
nal pe
ermite sinte
etizar y abrreviar
la loc
calización de
d determin
nados elem
mentos inventariables.

Con la acción emos


podre rea
alizar
alizaciones y cambio
actua os masivo os al grup
po de recursos inve
entariables que
selec
ccionemos en los campos del filtrrado.

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En la otra zonaz de la
l pantallla, más abajo,
a se presentará án los recursos
ntariados del
inven d centro. Tanto los procedente
p es de APAEF F, como el material que
q el
centro haya re egistrado de
d otras prrocedencias s (Ampliad do más ade elante), qu
ue se
ajusttan a esa categoría y que cumple
en los crite
erios del forrmulario.
Reco
onoceremoss la proced
dencia del material por la info
ormación d
disponible en
e el
camp
po “Procede
encia”.
Los desplegable
d es habilitad
dos en algu
unas colum
mnas de la tabla facilitan la tareea de
indic
car, con resspecto a estos recurssos inventa
ariables, su
u localizació
ón, adscrip
pción,
fechaa de la baja
a y motivo de la mism
ma.

Con el menú Detalle,


D dissponible en
n todos loss elementos pendencia de la
s con indep
edencia, ta
proce ambién se pueden rea alizar las modificacion
m nes y puntu
ualizaciones por
parte
e de los centros en los bloques: “Datos de ubicación actual”,
a “Datos de la baja”
y “Ob
bservaciones”.
La pantalla edic
ción de un material procedente de APAEF cuenta
c con un bloque
e más
(“Datos APAEF””), a diferen
ncia de la pantalla
p de un materia
al de otra p
procedencia.
En el
e apartadoo “Datos APPAEF” de este
e bloque
e aparece el
e destino original de
e una
determinada dotación. Si
S éste ha cambiado, el centro o lo podrá
á indicar en
e el
plegable “Em
desp mpleo en el centro”.

Sabe
er más…
Si se
e quiere dar de baja artículos
a de procedenccia APAEF c
con una anttigüedad ig
gual o
menor a cinco o años es obligatorio o indicar el
e motivo ded la bajaa, en el ca ampo
“Obsservaciones
s” del detalle del artícu
ulo.

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e Inventa
ario

Con la opción Borrar, ha abilitada só


ólo para el material de
d procedencia distintto de
EF, eliminarremos el re
APAE egistro cata
alogado des
sde el centrro.

4
4.1.3 Cata
alogar material inven
ntariado de otras
o
proc
cedencias

El alta
a del material
m in
nventariadoo no proccede de APAEF
A tam
mbién se hace
selec
ccionando la opción Material
M inv
ventariado
o del menú
ú emergente
e.
Como ya se com mentó en el
e apartado 4.1 Trabajjar con los recursos in
nventariablees, el
mateerial de prrocedencia distinto de
d APAEF, debe cata alogarse een las entrradas
estánndar. Pero si el matterial a clasificar no se correspponde con ninguna de las
entra
adas del caatálogo de recursos esstándar, po
odrá inscrib
birse en las
s otras entrradas
abierrtas, que el centro ges
stiona.

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Ma
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e Inventa
ario

Esta opción del menú, com mo ya hemos visto con anterioriddad, nos lle
eva a la pan
ntalla
Regiistro de in nventario. En ella, además de consultar y gestionarr el conjunto de
mateerial inventtariado de nuestro
n cenntro, podremos, con lo
os iconos ddisponibles en el
marggen superior derech ho, registrrar el material inveentariable del centro o de
proce
edencia dis stinta de AP
PAEF (Dona aciones, Compras realizadas por el centro).

El ico
ono “Nuevoo” permite el alta ind
dividual del material. Puntualizarremos los datos
d
geneerales del mismo,
m loss distintos campos so olicitados en
e pantalla y su ubicación
actuaal.

El “A
Alta masiva de recurso
os” la utiliza
aremos parra dar el altta de varios
s recursos.

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2
Ma
anual de
e Inventa
ario

Deta
allaremos los datos del materrial a inveentariar, el número de unidaddes y
desg
glosaremos la ubicació
ón de los mismos
m con
n sus corre
espondiente
es depende
encias
de ad
dscripción.

A tener en cue
enta…

Si la
a procedenc
cia del matterial inven
ntariado es
s “Compras s realizadas
s por el ceentro”
se ha
h incorporrado un nuevo
n campo para re egistrar el precio deel artículo (IVA
inclu
uido).

Es obligatorio
o cumplimen ntar este campo
c del precio cua
ando la fec
cha de alta
a del
artículo es postterior al 30//09/2014.

Sabe
er más…
Estas
s depende encias de adscripcióón son lo os departa
amentos o las uniddades
organizativas que
q son ra
ama final, dispuestas
s en el primer menú
ú de Unidades
orgaanizativas.

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Ma
anual de
e Inventa
ario

Una vez pulsem mos el bottón “Acepta ar”, el seggundo paso o de este p proceso dee alta
masiiva es com mprobar, en la siguie ente pantalla, que lo os recursoss creados están
e
correectos, definir las paarticularidad
des de cada unidad, el núme ero de reg gistro
alterrnativo que pudiera te
ener el centtro y las po
osibles dife
erencias conn respecto a los
datos generales s.

Sabe
er más…
El ca
ampo Nº ded registro general es s un campo calculado o automátiicamente por
p el
siste
ema que se oferta porr defecto. E
El valor de este
e será la
a concatenaación del cóódigo
del tipo de material y una secuencia única de loos recursos separadoss por un '-'.

Revis
sada toda la informa
ación de lo
os recursos
s indicados, aceptarem
mos la pan
ntalla
para grabarlos.

El altta de los re
ecursos inv
ventariabless que el ce
entro ha reggistrado po
odrá consulltarse
y moodificarse si fuese necesario, dessde las sigu
uientes opciiones del m
menú.

¾ Detalle: Podremo os realizar modificaciiones en los l campos editables


s del
recurso, así como también
t nootificar la ba
aja del mismo.
¾ Borrar: Opción que permite el
e borrado de
d este rec
curso.

4.2 Aju
ustar inv
ventario APAEF

En relación
r al material que el centro educativ
vo tiene in
nventariado
o procedentte de
APAE
EF podría existir
e algúún tipo de descuadre
e. El centroo será info
ormado de este
desa
ajuste a traavés de un mensaje que q aparec
cerá en la ventana
v dee avisos, qu
ue se
desp
pliega al acc
ceder a la aplicación.
a

Estoss desajuste
es se produ
ucen cuanddo APAEF reetira unidad
des de artíículos de allguna
dotación en el centro y éstos care ecen de núúmero de serie.
s En estos caso os se
produce una discrepancia entre el núúmero de artículos
a qu
ue figuran e
en el centroo y el
que APAEF tie ene constancia. Como el centrro puede identificar cuáles son n los
artículos que so
obran, es el mismo ce
entro educativo quien tiene que indicarlos.

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Ma
anual de
e Inventa
ario

En ta
al aviso se ofrecerá all detalle la información relaciona
ada con el a
ajuste, para
a que
el ce
entro lo reco
onozca y lo
o subsane.
El ajjuste del in
nventario APAEF
A lo haaremos selleccionando
o en la pan
ntalla Catáálogo
de recursos
r in
nventariabbles el icono denominado con la misma a acción. (“Ajjustar
invenntario APAEEF”).

Al pulsar
p esta opción, el
e sistema nos ofrec n desplegable el material
cerá en un
proce
edente de APAEF
A que tenemos que
q reajusta
ar.

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Ma
anual de
e Inventa
ario

Cuan
ndo escojam mos la dottación a aju
ustar, en pantalla
p apaarecerá la relación de
e ese
mate
erial inventariable procedente de
e APAEF que e tiene el desajuste.
d

Selecccionaremo
os el materrial que nos
s requieren y pulsarem
mos “Acepta
ar” para gra
abar
los cambios.
c

Este proceso de
e ajustar in
nventario APAEF
A lo ha
aremos con
n todas las dotaciones
s que
tengamos que ajustar.
a

5 MATER
M RIAL IN
NVENT
TARIAD
DO

Esta tercera op
pción del menú
m princ
cipal del módulo
m de Inventario es similarr a la
ón del menú emergen
opció nte Materia al inventarriado que se
s detalla e
en el punto
o 4 de
Catá
álogo de Recurso
R deel presente manual.
La novedad que presenta a este menú es que al ultar el material
a pulsarlo para consu
ntariado an
inven ntes hay qu
ue utilizar algún criteriio de filtrad
do.

Sabe
er más…
También se ob bserva un literal en pantalla in
nformando del núme
ero de recursos
inven
ntariados en
e el centro
o.

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Ma
anual de
e Inventa
ario

Desdde esta missma pantalla también podremos dar de alta nuevos recursos, tan nto
indiv
viduales com
mo de form
ma masiva. Tal como se
s adelantó ó en el puntto anterior.

6 DOCUM
D MENTO
OS

de Séneca podremos generar lo


Desd os documenntos necesaarios relacioonados conn este
nuev
vo módulo de
d inventarrio y asocia
ados a nues
stro de perffil de Direcc
ción o análo
ogo.
Con objeto de facilitar la gestión deel inventario, se han desarrollad
do etiqueta
as en
os formatos
vario s y listados
s en los que el usuario puede seeleccionar la informac
ción a
relac
cionar y su ordenamie ento.
Para ver todos
s los docu
umentos qu ue podrem mos genera ar entramo
os en la opción
manente de Documen
perm ntos, disponible en la cabecera.

Una vez dentro


o de la pa antalla para
a solicitar un documeento podem
mos, realiz
zar la
búsq
queda o loocalizarlo en el bloq que de menúm que correspond
da. (Centr ro /
Inve
entario)

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Ma
anual de
e Inventa
ario

Los bloques y los elemenntos interm


medios de los bloques s, en los qque se divide el
árbol, no son propiamente
e documentos y se differencian porque
p tienee un símbo
olo en
ma de carp
form petas . Los
L documentos que podemos generar s
son los qu
ue le
prece
eden el sím
mbolo de un
n folio .

eleccionar un
Al se u documen
nto pueden
n darse dos situaciones:

Que el sistema
s necesite que cumplimenntemos un formulario
o, tras el cu
ual la
solicitud
d de genera
ación del do
ocumento se
s pondrá en
e marcha.
Que el sistema non precisee ninguna informació ón adiciona
al y por tanto
ce a genera
comienc ar el docum
mento directtamente.

Sabrremos que el docume ento que hemos


h solicitado se está generrando cuan
ndo a
continuación no
os aparezca
a el siguiente mensaje
e.

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Ma
anual de
e Inventa
ario

Mien
ntras el doc
cumento se está generando podeemos seguiir trabajand
do en Séneeca y
cuan
ndo el sistem
ma haya te
erminado de
e generarlo
o, nos avisa
ará con un mensaje.

Si aceptamos,
a , visualiza
aremos el documen nto en es se mismo momento o. Si
canccelamos, po
odremos ve erlo más tarde.
t No obstante,
o s deseamo
si os abandon nar la
sesió
ón antes de
d que el documentto acabe de d generarrse, podemmos salir de
d la
aplic
cación y en
e la sigu
uiente conexión, al acceder, nos apare ecerá un aviso
comu unicándono
os que pode
emos ver el
e documento que solic
citamos y q
que se acab
bó de
geneerar.
Si ele
egimos visu
ualizar el documento más tarde podremos hacerlo, deesde el men nú de
Utilidades / Documen ntos soliciitados o bien desd de la mismma pantalla de
docuumentos puulsando el botón
b “Docuumentos So
olicitados” que
q aparec
ce en el exttremo

derecho de la cabecera
c . Ambas opciones nos
n llevarán
n al listado de docume
entos
solicitados.
En esta
e opción de Docum
mentos So
olicitados se relacion
nan todos los docume
entos
que se van gen
nerando.

Si el documento aún no nado de generarse, podemos pulsar el botón


o ha termin b

frescar”
“Refr , que nos evamente la pantalla de docume
s permitirá cargar nue entos,
actua
alizando el progreso de
d la creación del mism
mo.

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Ma
anual de
e Inventa
ario

Al pu
ulsar sobre
e cualquierra de los documentos
s ya genera
ados, el m
menú emerg
gente
nos da
d la posibilidad de: Ver
V docum mento, Des
scargar do
ocumento y Borrar.
En aquellos
a do
ocumentos que requie
eran firma reconocida
a, se mostrrarán activ
vas el
resto
o de opcion
nes.

A tener en cue
enta que…

Los documento os generad


dos se guaardan duraante un tiempo dete erminado en
e la
banddeja de Doccumentos solicitado
os, accesible desde la opción del mismo nombre
del menú
m Utilid
dades / Do
ocumento os solicitad
dos de la aplicación.

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