INSTITUCIÓN EDUCATIVA COLEGIO DEPARTAMENTA LA ESPERANZA

“Excelencia y Liderazgo”
Villavicencio

Actividad No. 2 - Periodo 2

ACTIVIDAD GRADO DECIMO
Tema: Bases De Datos en Access.

Objetivo: Conocer las opciones y herramientas de Access para crear o modificar tablas
para una base de datos.

Que es una base de datos:

Una base de datos o banco de datos es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo
contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso.
Cada base de datos se compone de una o más tablas que guarda un conjunto de datos.
Cada tabla tiene una o más columnas y filas. Las columnas guardan una parte de la
información sobre cada elemento que queramos guardar en la tabla, cada fila de la tabla
conforma un registro.
Microsoft Access
Microsoft Access, también conocido como MSAccess, es un Sistema de gestión de bases
de datos o (SGBD) incluido en el paquete de programas de Microsoft Office. Es igualmente
un gestor de datos que recopila información relativa a un asunto o propósito particular, como
el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección de música.
Tipo de dato (Tipo de campo)
Cada Sistema de Base de Datos posee tipos de campos que pueden ser similares o
diferentes. Entre los más comunes podemos nombrar:

• Número: entre los diferentes tipos de campos numéricos podemos encontrar enteros
“sin decimales” y reales “decimales”.
• Sí/No: poseen dos estados: Verdadero “Si” y Falso “No”.
• Texto largo: son campos alfanuméricos de longitud ilimitada. Presentan el
inconveniente de no poder ser indexados.
• Fecha/hora: almacenan fechas facilitando posteriormente su explotación.
Almacenar fechas de esta forma posibilita ordenar los registros por fechas o calcular
los días entre una fecha y otra.
• Texto corto: contienen cifras y letras. Presentan una longitud limitada (255
caracteres).
• Autonuméricos: son campos numéricos enteros que incrementan en una unidad su
valor para cada registro incorporado. Su utilidad resulta: Servir de identificador ya
que resultan exclusivos de un registro.
EJERCICIO
Se va a realizar una base de datos, para almacenar la información de contactos (Agenda),
lo primero que se debe hacer es recolectar toda la información y campos que se van a
utilizar para la creación de una tabla o tablas.
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Creación de la Base de Datos:

1. Iniciar Access y crear la base de datos

Ilustración 1. Presentación inicial al abrir Access.

a. Iniciar el trabajo con Access.

• Dar clic al botón de INICIO.
• Del menú seleccionar la opción TODOS LOS PROGRAMAS.
• Dar clic en Microsoft Office.
• Seleccionar con un clic el icono de Microsoft Access.
b. Crear base de datos con la plantilla “Base de datos del escritorio en blanco” como
se presenta en la ilustración 1, asignando un nombre y ubicación en el disco
(ejemplo: “DanielArangoParrado_Act2. accdb”).
c. Al iniciar, Access crea una tabla, que por el momento vamos a cerrar, ver ilustración
2.
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Ilustración 2. Cerrar tabla creada por Access.

2. Crear la tabla
a. Ficha crear, diseño de tabla ver ilustración 3.

Ilustración 3. Crear tabla.

b. Colocar los campos y su respectivo tipo de dato ver tabla 1 e ilustración 4 para
mayor claridad.
Tabla 1. Descripción de los campos de la tabla
Nombre del campo Tipo de dato Propiedades del campo
Indexado: Sí (sin duplicados)
Id Autonumeración
Clave principal
Requerido: Sí
Nombre Texto corto
Permitir longitud cero: No
Requerido: Sí
Indexado: Sí (sin duplicados)
Identificación Número
Valor predeterminado: (Borrar el “0”
que aparece allí)
Requerido No
Teléfono Texto corto Máscara de entrada: (000)0000000
Permitir longitud cero: Sí
Requerido Sí
Dirección Texto corto
Permitir longitud cero: No
Requerido No
Correo Texto corto
Permitir longitud cero: Sí
Fecha de nacimiento Fecha/Hora Requerido Sí
Requerido No
Profesión u ocupación Texto corto
Permitir longitud cero: Sí
Requerido Sí
Estado civil Texto corto
Permitir longitud cero: No
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Requerido Sí
Género Texto corto
Permitir longitud cero: No
Mayor de edad Sí/No Valor predeterminado: No

Ilustración 4. Campos y tipos.

c. Guardar la tabla, ubíquese en el ítem “Id” y selecciónelo como clave principal

(Observar la cinta de opciones de “Diseño”), cierre la tabla y guárdela con el
nombre “Agenda”. Podemos observar que se ha creado un nuevo objeto tipo
tabla.
3. Alimentar la base de datos:
a. Directamente desde la tabla: abrimos la tabla, digitamos los datos, ver ilustración
5. Digitar los primeros 10 registro de esta forma.

Ilustración 5. Insertar datos directamente en la Tabla.

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b. Creando un formulario: Para crear un formulario lo más rápido posible, debemos

darle un clic a la opción de Crear y un clic al botón de Asistente para formularios,
ver ilustración 6 para ubicarse en Access.

Ilustración 6. Asistente para formularios.

Seleccionamos la tabla de agenda y después tenemos que pasar todos los campos de la
izquierda hacia la derecha con el botón de después clic en Siguiente, ver ilustración
7

Ilustración 7. Selección de campos para el formulario.

En la siguiente pantalla elegimos la distribución de Justificado y clic en Siguiente, ver

ilustración 8.

Ilustración 8. Distribución del formulario.

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En la siguiente pantalla le colocamos el nombre del formulario y clic en Finalizar, ver

ilustración 9.

Ilustración 9. Nombre del formulario.

En la ilustración 10 se observa el formulario creado con el cual se pueden ingresar y editar

datos de la tabla denominada “agenda”. Digitar los registros faltantes utilizando el
formulario.

Ilustración 10. Vista del formulario

4. Ingrese la información en la base de datos, tomando como base la información

recolectada o la tabla entregada por el docente (completar la información de los datos
de los otros campos con información coherente, pero no real).
5. Investigar:
• ¿Qué es una consulta en Access y cuál es su función?
• ¿Cuáles son los diferentes tipos de consultas que existen en Access?
• ¿Qué es la cuadricula QBE en una consulta en Access?