IMPORTANCIA DEL ARCHIVO

CURSO DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

EN EL ENTORNO LABORAL

TUTOR:

CARLOS ALFONSO HERNANDEZ POTES

APRENDIZ:

ING. CARLOS ANDRÉS LEMUS GUERRA

SENA

2019
 IMPORTANCIA DEL ARCHIVO

INTRODUCCIÓN

El concepto de archivo y su importancia que es clave en el estudio de este curso

en los últimos años ha tomado mayor importancia ya que la mayoría de Empresas,
organizaciones e instituciones colombianas; el personal que utilizaban para
administrar y organizar la documentación y el archivo, era cualquier empleado
muchas veces lo imponían como un “castigo” por decir así, por su mala conducta
o simplemente por que su jefe lo ha dicho, lógicamente el método que usaban
estos empleados no era para nada el mejor puesto que no se regían por alguna
norma o procedimiento y lo hacían como ellos creían aparentemente ser el mejor
método haciendo que todo esto trajera grandes consecuencias como un mal
servicio al cliente en cuanto la búsqueda de archivos, o por buscar algún
documento y esto podría causar conflictos internos, y es por eso que al pasar el
tiempo estas mismas empresas se han dado cuenta que el archivo es de vital
importancia y necesita personal idóneo y capacitado para poder llevarlo

Actualmente, podría decirse, que desde inicios del año 2010 o antes el gobierno
colombiano ha demostrado darle una gran importancia al archivo y manejo de este
mismo.

En toda organización ya sea pública o privada para la Organización de su archivo

deben legalmente tener personal especializado en el manejo del mismo y este
personal debe regirse por algunas leyes y decretos que existen en Colombia y que
hablan sobre la Organización del archivo.

Como se sabe, el proceso de archivo cada vez es más importante en una empresa
o Institución, el individuo debe archivar por el método apropiado para conseguir el
archivo. Toda empresa tiende a transformarse en una colección de papeles,
anotaciones, fichas, cuestionarios etc.

Ahora, según el material de apoyo que me brinda el SENA nos dice “que la
importancia del archivo se puede comprender a partir del valor que tiene para: la
administración, la investigación, la comunidad, el desarrollo económico, social,
científico y tecnológico”, pero, realmente son estos aspectos los que puedan
clasificar la importancia del archivo, es decir, falta alguno o sobra alguno mirando
el análisis de cada uno de ellos, primero como un punto importante deduzco que el
archivo es importante por que nos brinda el servicio para proceder contra algún
acto para hacerlo más simple daré un pequeño ejemplo:

- Juanito quiere solicitar a su colegio todos los registros de su observador

desde que entró a la Institución, desde un punto de vista archivístico Juanito
debería enviar una carta donde solicita aquello que quiere.

Continuando los archivos son estratégicos como no para generar ingresos,

eliminar ineficacias, crear una mejor experiencia para sus clientes, son
herramientas para poder asegurar una organización que en dado caso de
complicaciones legales en un futuro pueda tener problemas.

Otro aspecto importante diría yo, son las nuevas tecnologías en el archivo:

Archivo moderno

Actualmente el archivero moderno utiliza las tecnologías de la información

como medios para agilizar los procesos archivísticos. De tal manera, que los
documentos primarios de valor temporal y permanente los organiza, describe,
conserva y los pone al uso del que hace el documento y al usuario externo.

Todos estos procedimientos, están estrechamente ligados a los principios de la

archivística los cuales rigen desde el siglo XIX. Estos son: el de procedencia y el
de respeto al orden original,

Son fundamentales para la práctica archivística, pues ellos –me refiero a los
principios permiten el mantenimiento de la unidad del fondo de archivo, que no es
otra cosa que el conjunto de la documentación producida o recibida por personas
físicas o jurídicas, organismos e instituciones públicas o privadas en el libre
ejercicio de sus funciones y competencias.

El archivero moderno y tradicional organiza los documentos en el soporte que se

encuentren.

Con ello contribuye a la historia de los pueblos, perpetuando como testimonio el

devenir de las organizaciones y de los individuos, de tal forma que la información
contenida en los documentos este al servicio del Estado, los investigadores y los
ciudadanos

LAS REDES
En el uso de estas nuevas tecnologías también es necesario indispensable
mencionar la comunicación rápida que las redes permiten a los archiveros
comunicarse con sus proveedores y con sus usuarios.

· El Correo Electrónico: El correo electrónico ofrece la posibilidad de

intercambiar información de manera rápida y eficaz, pues permite el envío de todo
tipo de documentos. Es utilizado en los archivos como medio de comunicación:
Entre el archivero y los usuarios internos para solicitud de
documentación, coordinación entre el archivo central y los archivos de gestión,
comunicación de transferencias, Entre el archivero y los usuarios externos para
petición de información. Entre el archivero y los proveedores.

Internet: La última revolución para el mundo de los archivos llega con

la Word Waif Web, que multiplica hasta el infinito las posibilidades de difusión y
comunicación de los archivos. Las utilidades de Internet en un archivo son amplias
y variadas. Es necesario conocerlas para aprovechar todo el potencial que nos
ofrece y maximizar la eficacia y rentabilidad de los servicios del archivo. Internet
es, principalmente, la fuente de información más actualizada e inmediata de que
disponemos actualmente. Es enormemente útil para el trabajo del archivero, pero
también como medio de difusión del archivo. Es el instrumento más rápido y ágil
para encontrar información concreta sobre un archivo. Así mismo sirven de apoyo
para un servicio más a nuestros usuarios.

Ahora veamos el archivo desde un punto de vista legal, En la actualidad hay

oportunidades reales para recurrir a servicios y procesamiento de documentos y
archivos por terceros que sean estratégicos para generar ingresos, eliminar
ineficacias, crear una mejor experiencia para sus clientes y garantizar la seguridad
de que sus archivos estén en buenas condiciones y en un lugar seguro ya que
viéndolos desde el punto de vista legal estos documentos son nuestras
herramientas para poder asegurar nuestra empresa en dado caso de
complicaciones legales en un futuro. Esta transformación de un mayor valor
empresarial comienza con un socio de eficacia probada que comprenda los
desafíos de su compañía.