Hospital Santo Tomás 135

Manual de Auditoría Interna / Procedimientos de Trabajo del Almacén de Nutrición y Dietética

HOSPITAL SANTO TOMÁS

PROCEDIMIENTO DE REQUISICIÓN DE ALIMENTOS

 HST 03-NPT-001
 Inventarios  Programación
 Servicio de Nutrición y Dietética  Unidad: N/A

 Unidad Ejecutora: Almacén de Nutrición y Dietética

 Políticas
 La programación de las solicitudes de alimentos se elabora para un consumo de un
mes y medio a dos meses. Todas las Ordenes de Compras se tramita por medio de
entregas parciales.

 Objetivos y Resultados Esperados

 Realizar los pedidos de los alimentos para ofrecer una alimentación balanceada de
acuerdo a los requisitos nutricionales de los pacientes hospitalizados.

C/A Actividades Responsable

1. Determinar los productos incluidos en los pedidos en
tránsito, sobre la base de la fecha de la primera entrega Administrador(a) del
A indicada en la copia de la factura del proveedor contra la Servicio de
copia amarilla de la Orden de Compra. Estimar el período de Nutrición y Dietética
consumo para establecer la cantidad de alimentos a solicitar.

2. Confeccionar el Informe de Consumos en Vigencia y

Solicitados, en donde detalla la clasificación de alimentos, Administrador(a) del
A días y mes de entrega del producto, día y mes de la fecha de Servicio de
la última Orden de Compra, fecha inicial y final de consumo Nutrición y Dietética
de los productos solicitados.
Administrador(a) del
3. Remitir el Informe de Consumos en Vigencia y Solicitados
A Servicio de
al(la) Jefe(a) del Servicio de Nutrición y Dietética.
Nutrición y Dietética

A Jefe(a) del Servicio

4. Recibir el Informe de Consumo en Vigencia y Solicitados.
de Nutrición y
Revisar y verificar las cantidades solicitadas.
Dietética

 Procedimiento de Requisición de Alimentos  HST 03-NPT-001

C/A Actividades Responsable
Hospital Santo Tomás 136
Manual de Auditoría Interna / Procedimientos de Trabajo del Almacén de Nutrición y Dietética

A 5. Detallar las especificaciones del producto (cuarto frío)

en un borrador de las Requisiciones de Compra
Jefe(a) del Servicio de
(Cuántos son productos secos, colocar la cantidad) y
Nutrición y Dietética
entregar al( a la) Administrador(a) del Servicio de
Nutrición y Dietética

A 6. Colocar las cantidades, período de consumo, forma de

Administrador(a) del
entrega y fecha de inicio en los borrados de las
Servicio de Nutrición y
Requisiciones de Compras. Entregar el borrador a la
Dietética
Secretaria del Servicios de Nutrición y Dietética.

A 7. Transcribir la información descrita en el borrador de la

Secretaria del Servicios
Requisición de Compra y entregar al(la)
de Nutrición y Dietética.
Administrador(a) del Servicio de Nutrición y Dietética.

8. Recibir la Requisición de Compra, verificar que la

Administrador(a) del
C1 información este correcta, firmar en el espacio de Jefe
Servicio de Nutrición y
del Almacén. Entregar la Requisición al(la) Jefe(a) del
Dietética
Servicio de Nutrición y Dietética
9. Recibir la Requisición de Compra, verificar que la
C2
información este correcta, firmar de visto bueno. Jefe(a) del Servicios de
Entregar la Requisición de Compra a la Secretaria del Nutrición y Dietética
Servicios de Nutrición y Dietética.

A 10. Recibir la Requisición de Compra, anotar los datos en el Secretaria del Servicios
Libro Control y enviar a la Sección de Compras. de Nutrición y Dietética.

P 11. Continuar con el Procedimiento de Requisición de

Compra HST-02-CPT-001 y Procedimiento de Orden Sección de Compras
de Compras HST 02-CPT-004.

12. Recibir la copia amarilla de la Orden de Compra,

A Secretaria del Servicio
entregar al (a la) Administrador(a) del Servicio de
de Nutrición y Dietética
Nutrición y Dietética.

Administrador(a) del
A 13. Recibir la copia amarilla de la Orden de Compra y
Servicio de Nutrición y
archivar en el expediente de Ordenes de Compra.
Dietética

 Controles Internos del Procedimiento de Trabajo

Código Tipo de Control Objetivo
Hospital Santo Tomás 137
Manual de Auditoría Interna / Procedimientos de Trabajo del Almacén de Nutrición y Dietética

C1 Medio, Previo Comprobar que la cantidad de alimentos solicitadas esté

correcta y de acuerdo al consumo programado.
C2 Medio, Previo Confirmar que las especificaciones de los alimentos
solicitadas están correctamente descritas en la
Requisición de Compra. Autorizar que la Requisición de
Compra sea enviada a la Sección de Compra para su
trámite.

Aprobado por __________________________ Fecha de Vigencia __________

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PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN DE ALIMENTOS

Hospital Santo Tomás 138
Manual de Auditoría Interna / Procedimientos de Trabajo del Almacén de Nutrición y Dietética

 HST 03-NPT-002
 Inventarios  Recepción
 Servicio de Nutrición y Dietética  Unidad: N/A

 Unidad Ejecutora: Almacén de Nutrición y Dietética

 Políticas

 Confrontar los productos recibidos con la información contenida en la Orden de

Compras, factura comercial y estampar el sello de RECIBIDO en esta documentación
 El Administrador del Servicio de Nutrición y Dietética funge como Jefe de Almacén del
Servicio.

 Objetivos y Resultados Esperados

 Recibir en optimas condiciones los diferentes alimentos solicitados para el

abastecimiento de los diferentes depósitos.

C/A Actividades Responsable

A 1. Presentar la documentación y entregar los insumos al
Proveedor
Supervisor III del Servicio de Nutrición y Dietética.
Supervisor III del
A
2. Solicitar copia amarilla de la Orden de Compras al
Servicio de Nutrición
Administrador del Servicio.
y dietética
3. Recibir del proveedor los insumos por medio de los
siguientes documentos:
Supervisor III del
 Factura original y copia.
A Servicio de Nutrición
 Orden de Compra Original y fotocopia
y dietética
 Copia de la Nota de Adelanto autorizada por la
Dirección Administrativa. (Si aplica)
Supervisor III del
C1
4. Cotejar la copia amarilla de la Orden de compra con la
Servicio de Nutrición
Orden de Compra Original presentada por el Proveedor.
y Dietética
Supervisor III del
A 5. Coordinar con el Cocinero de Producción y Control, la
Servicio de Nutrición
recepción de los alimentos.
y dietética

 Procedimiento de Recepción de Alimentos  HST 03-NPT-002

C/A Actividades Responsable
6. Llenar la Planilla de Control de Monitoreo de Puntos Supervisor III del
A Críticos de Control para la recepción de Carnes, Servicio de Nutrición y
Hospital Santo Tomás 139
Manual de Auditoría Interna / Procedimientos de Trabajo del Almacén de Nutrición y Dietética

Vegetales y Frutas. Detallar la hora, el empaque,

dietética
temperatura y características físicas.
7. Pesar los alimentos para que el Supervisor(a) III
C2
Cocinero de
pueda anotar esta información en la Planilla de
Producción y Control
Control y Monitoreo.
8. Verificar que los alimentos recibidos concuerden con Supervisor III del
A la cantidad y peso especificado en la Orden de Servicio de Nutrición y
Compra. dietética
9. ¿Los alimentos cumplen con los requisitos
establecidos?
 Sí. Continuar con la actividad Nº 11 y 12.
A Supervisor III del
 No. Informar al(a la) Jefe(a) o al(la) Servicio del Servicio de
Administrador(a) del Servicio de Nutrición y Nutrición y dietética
Dietética de las irregularidades encontradas en los
alimentos despachados por el proveedor.
Continuar con la actividad N°9.

10. Evaluar la condición del alimento y tomar la decisión

de recibir o rechazar el producto.
¿Rechaza el producto?
 Sí. Indicar al proveedor que tiene la oportunidad Jefe(a) o
de retirar la mercancía y volver a traer el producto Administrador(a) del
A de vuelta el mismo día. Servicio de Nutrición y
 No. Llenar formulario de Ajuste a la Orden de Dietética
Compra para rebajar de ese renglón en la Orden
de Compra (Ver procedimiento HST 02-CPT-
005).

11. Firmar de recibido en la Factura Original. Supervisor III del

Entregar documentos a la Secretaria del Servicio. Servicio del Servicio de
C3 Continuar con actividad N° 13. Nutrición y dietética
A
12. Guardar los alimentos en el cuarto frío, despensa o
Despensero
área a que correspondan.

13. Confeccionar Informe de Materiales Recibidos y

entregar el Informe de Materiales Recibidos y el
A Secretaria del Servicio
Informe para el uso de la Contraloría General de la
de Nutrición y Dietética
República al (a la) Jefe(a) del Servicio de Nutrición y
Dietética.

 Procedimiento de Recepción de Alimentos  HST 03-NPT-002

C/A Actividades Responsable
Hospital Santo Tomás 140
Manual de Auditoría Interna / Procedimientos de Trabajo del Almacén de Nutrición y Dietética

14. Recibir, verificar la fecha, descripción del producto y

C4 precio contra la copia de la Factura del proveedor. Jefe(a) del Servicio de
Firmar los Informes de Materiales Recibidos. Entregar a Nutrición y Dietética
la Secretaria del Servicio.
15. Desglosa el Informe de Materiales Recibidos de la
Siguiente manera:
 Original: Proveedor junto con copia de Hoja de
Servicio de Almacenes de Agencias y Dependencias
Públicas.
 Copia rosada al (a la) Kardista para que actualice la
tarjeta de inventario (kardex). Continuar con
A Procedimiento de Registro de Entradas HST 03- Secretaria del Servicio
NPT-004. de Nutrición y Dietética.
 Copia Amarilla: Archivar en expediente de Servicio
de Nutrición y Dietética, bajo la custodia del
Adminsitrador(a) del Servicio.
 Copia Verde: Remitir a la Sección de Contabilidad
para su correspondiente registro en el Mayor
General (Ver Procedimiento de Registro de
Entradas HST 03-NPT-004).
16. Entregar los documentos al Kardista. Continuar Secretaria del Servicio
con el Procedimiento de Registro de Entradas del Servicio de
A
HST 03-NPT-004. Nutrición y dietética

 Controles Internos del Procedimiento de Trabajo

Código Tipo de Objetivo
Control
C1 Medio, Previo Verificar la legalidad del tramite de entrada mediante la
comprobación del número y contenido de la Orden de
Compra.
C2 Medio, Acusar recibo en óptimas condiciones de los productos.
Concurrente
Medio, Previo Verificar que el peso establecido en la orden de compras y
la Factura coinciden con los productos físicamente recibidos.
C3
Medio, Previo Comprobar que la cantidad y calidad de los alimentos
solicitados estén correctas y de acuerdo con los requisitos
C4
establecidos para cada producto.

Aprobado por ______________________ Fecha de Vigencia _____________

Hospital Santo Tomás 141
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PROCEDIMIENTO DE HOJA DE REQUISICIÓN Y DESPACHO

 HST 03-NPT-003
 Inventarios  Recepción
 Servicio de Nutrición y Dietética  Unidad: N/A

 Unidad Ejecutora: Almacén de Nutrición y Dietética

 Políticas

 Mantener actualizados los registros, de manera que puedan obtenerse con

oportunidad los datos sobre movimientos, existencias, costos y localización de bienes

 Objetivos y Resultados Esperados

 Realizar los pedidos al Almacén General de los alimentos de despensa intermedia,
artículo de aseo y desechables para abastecer los depósitos para el consumo
semanal del Servicio de Nutrición y Dietética

C/A Actividades Responsable

1. Solicitar y recibir del Almacén General el Listado de
A Saldo Actual de Productos donde se detalla el código,
Secretaria del Servicio de
descripción del producto, saldo, unidad, precio unitario y
Nutrición y Dietética
precio total. Remitir el Listado al(la) Jefe(a) del Servicio
de Nutrición y Dietética.
2. Recibir el Listado de Saldo Actual de Productos y
A resaltar los productos que tienen existencia para que el Jefe(a) del Servicio de
Despensero proceda a verificar las existencias de Nutrición y Dietética
dichos productos. Remitir el Listado al Despensero.
3. Recibir el Listado de Saldo Actual de Productos y
colocar la cantidad correspondiente al saldo actual en la
A Despensa Intermedia y colocar la cantidad estimada de
Despensero
los productos que se solicitará para el consumo de una
semana. Entregar el Listado al(la) Jefe(a) de la Servicio
de Nutrición y Dietética.
4. Recibir el Listado de Saldo Actual de Productos,
A verificar las cantidades solicitadas y relacionarlas con el
Jefe(a) del Servicio de
menú rotativo. Modificar las cantidades según el
Nutrición y Dietética
consumo estimado y entregar el Listado a la Secretaria
de Nutrición y Dietética.

 Procedimiento de Hoja de Requisición y Despacho  HST 03-NPT-003

Hospital Santo Tomás 142
Manual de Auditoría Interna / Procedimientos de Trabajo del Almacén de Nutrición y Dietética

C/A Actividades Responsable

5. Recibir el Listado de Saldo Actual de Productos y
A transcribir las cantidades en la Hoja de Requisición y
Secretaria de Nutrición y
Despacho. Confeccionar una original y una copia de la
Dietética
Hoja de Requisición y Despacho. Entregar el formulario
al(la) Jefe(a) del Servicio de Nutrición y Dietética.
6. Recibir la Hoja de Requisición y Despacho, revisar las
C1 Jefe(a) del Servicio de
cantidades solicitadas y firmar como solicitante. Remitir
Nutrición y Dietética
el formulario al Despensero.

7. Recibir y entregar la Hoja de Requisición y Despacho al

Despensero
almacenista del Almacén General.
A
8. Continuar Procedimiento de Despacho y
Distribución HST 03-GPT-010. Continuar con Almacén General
P Actividad N° 8.
9. Verificar la cantidad despachada, firmar de recibido por
C2 y colocar la fecha. Retirar la copia de la Hoja de Despensero
Requisición y Despacho.
10. ¿Los suministros recibidos son útiles de aseo?
A  Sí. Entregar útiles de aseo junto con la Hoja de
Requisición y Despacho a la Secretaria del Servicio Despensero
para que la firme.
 No. Continuar con Actividad N° 11.
11. Entregar la copia de la Hoja de Requisición y
Despacho a la Kardista y estibar los productos
A despachados por el Almacén General. Continuar con Despensero
Procedimiento de Registro de Entradas HST 03-
NPT-004

 Controles Internos del Procedimiento de Trabajo

Código Tipo de Control Objetivo
C1 Medio, Previo Aprobar la cantidad de los alimentos secos necesarios
para el consumo de una semana.

C2 Bajo, Comprobar que la cantidad y descripción de los alimentos

recibidos concuerdan con la Hoja de Requisición y
Concurrente
Despacho.

Aprobado por ______________________ Fecha de Vigencia _______________

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Hospital Santo Tomás 143
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PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE ENTRADAS

 HST 03-NPT-004
 Inventarios  Recepción
 Servicio de Nutrición y Dietética  Unidad: N/A

 Unidad Ejecutora: Almacén de Nutrición y Dietética

 Políticas

 Mantener actualizados los registros, de manera que puedan obtenerse con

oportunidad los datos sobre movimientos, existencias, costos y localización de bienes

 Objetivos y Resultados Esperados

 Actualizar el inventario de los alimentos recibidos por medio de los documentos de

entradas para abastecer los cuartos fríos y despensa.

C/A Actividades Responsable


Este proceso es posterior al Procedimiento de
P Recepción de Alimentos HST 03-NPT-002 y/o Servicio de Nutrición y
Procedimiento de Hoja de Requisición y Despacho Dietética
HST 03-NPT-003.
1. ¿Es registro en Tarjeta de Kardex o es registro en el
A Mayor General?
 Es registro en Tarjeta de Kardex. Continuar con
Servicio de Nutrición y
Actividad N° 2.
Dietética
 Es registro en Mayor General. Continuar con
Procedimiento de Registros de Movimientos en
Contabilidad HST 03-GPT-013.
2. ¿Es una Recepción de Alimentos o es una Requisición y
Despacho?
 Es una Recepción de Alimentos. Recibir copia de la
Factura, Informe de Materiales Recibidos. Anotar en la
C1 Tarjeta de Kardex: la fecha, cantidad, número de Kardista
Orden de Compras, Número de Factura y Costo Total.
Actualizar el saldo de existencias.
 Es una Hoja de Requisición y Despacho. Continuar
con Actividad N° 3.
 Procedimiento de Registro de Entradas  HST 03-NPT-004
C/A Actividades Responsable
Hospital Santo Tomás 144
Manual de Auditoría Interna / Procedimientos de Trabajo del Almacén de Nutrición y Dietética

3. Recibir la Hoja de Requisición y Despacho, actualizar la

A entrada de alimentos secos y artículos desechables en
Kardista
las tarjetas del Kardex. Archivar la Hoja de Requisición y
Despacho en el expediente correspondiente.

A 4. Archivar documentos en el expediente. Kardista

 Controles Internos del Procedimiento de Trabajo

Código Tipo de Objetivo
Control
C1 Medio, Actualizar las existencias.
Concurrente

Aprobado por ___________________ Fecha de Vigencia __________

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PROCEDIMIENTO DE SALIDAS DE ALIMENTOS

Hospital Santo Tomás 145
Manual de Auditoría Interna / Procedimientos de Trabajo del Almacén de Nutrición y Dietética

 HST 03-NPT-005
 Inventarios  Distribución
 Servicio de Nutrición y Dietética  Unidad: N/A

 Unidad Ejecutora: Almacén de Nutrición y Dietética

 Políticas

 Mantener actualizados los registros, de manera que puedan obtenerse con

oportunidad los datos sobre movimientos, existencias, costos y localización de bienes.

 Objetivos y Resultados Esperados

 Actualizar la información de las cantidades de alimentos utilizados para la
preparación de las dietas con el fin de cuantificar los costos de producción en el
Servicio de Nutrición y Dietética.

C/A Actividades Responsable

 Este proceso es posterior al Procedimiento Servicio de Nutrición y
P Distribución de Almuerzos y Cenas. Dietética

A 1. ¿Es salida de alimentos o es salida de productos

desechables?
 Es salida de alimentos. Llenar el formulario de
Requisición y Despacho en el renglón del
Desayuno sobre la base del formulario de
Despensero
Requisición Diaria de Alimentos suministrado por
la Supervisora de Recepción y Control. Entrega
el formulario a la Kardista.
 Es salida de productos desechable. Continuar
con Actividad N° 12.

A 2. Colocar el sello del número consecutivo de la

Requisición y Despacho. Devolver el formulario al Kardista
Despensero.

 Procedimiento de Salidas de Alimentos  HST 03-NPT-005

C/A Actividades Responsable
3. Recibir y llenar el formulario de Requisición y Despensero
Despacho del almuerzo y la cena (Insumos Varios
Utilizados Durante el Día) sobre la base de al reporte
de Requisición Diaria de Alimentos y el formulario de
Hospital Santo Tomás 146
Manual de Auditoría Interna / Procedimientos de Trabajo del Almacén de Nutrición y Dietética

A Existencia de Cuarto Frío. En este informe detalla la

siguiente información:
 Cantidad Pedida (desayuno, almuerzo y cena)
 Unidad de medida
 Descripción del alimento
 Cantidad Entregada (desayuno, almuerzo y cena)
4. Firmar la Requisición y Despacho. Entregar el
C1 Despensero
formulario a la Supervisora de Recepción y Control (III)
5. Verificar la Requisición y Despacho contra el formulario
de Existencia de Cuarto Frío, la Requisición Diaria de Supervisora de Recepción
C2 Alimentos y la existencia física en los Cuartos fríos. y Control (III)
Firma el formulario y entregar al despensero.
E 6. Entregar el formulario de Requisición y Despacho a la
Despensero
Kardista.
7. Recibir el formulario de Requisición y Despacho.
Registrar en la tarjeta del Kardex lo siguiente:
 Fecha
 Destino
A  Cantidad Kardista
 Costo unitario
 Costo total
 Actualiza el saldo
 Número de Requisición
8. Confeccionar un Informe detallado de comida en el
A cual se describa el costo de los alimentos utilizados Kardista
diariamente el desayuno, almuerzo y cena.
9. Llenar un borrador del Informe de Cuarto Frío y
A Despensa diariamente en donde coloca el costo de las
Kardista
fórmulas, despensa (desayuno, almuerzo y cena) y
cuarto frío (desayuno, almuerzo y cena).
10. Entregar el borrador del Informe de Cuarto Frío y
E Despensa al Administrador del Servicio de Nutrición y Kardista
Dietética. (Los primeros días del mes siguiente.)
11. Recibir el Informe de Cuarto Frío y Despensa,
transcribe las cantidades en el Informe del Valor de las
C3 Salidas Diarias de la Despensa, Cuarto Frío y Administrador(a) del
Fórmulas. Revisa que las cantidades estén correctas y Servicio de Nutrición y
hacer pruebas de exactitud del mismo. Entregar el Dietética
mismo al(la) Jefe(a) del Servicio de Nutrición y
Dietética.

 Procedimiento de Salidas de Alimentos  HST 03-NPT-005

C/A Actividades Responsable
Hospital Santo Tomás 147
Manual de Auditoría Interna / Procedimientos de Trabajo del Almacén de Nutrición y Dietética

12. Recibir el Informe del Valor de las Salidas Diarias de la

C4 Despensa, Cuarto Frío y Fórmulas. Revisa y firmar. Jefe(a) del Servicio de
Remitir mensualmente el Informe a la Sección de Nutrición y Dietética
Contabilidad.
12. Confeccionar un borrador en donde detalla la cantidad
A de artículos desechables utilizados en el mes. Remitir el
Kardista
borrador al(la) Administrador(a) del Servicio de
Nutrición y Dietética.
A
13. Recibir el borrador y transcribir las cantidades en el Administrador(a) del
Informe de las Salidas de Productos Desechables. Servicio de Nutrición y
Remitir el Informe de Costo. Dietética

14. Recibir y firmar el Informe de las Salidas de Productos

C4 Jefe(a) del Servicio de
Desechables. Remitir el informe a la Sección de
Nutrición y Dietética
Contabilidad.

15. Recibir el Informe de Dietas Servidas Diarias e Informes

A de las Salidas de Productos por Tiempo de Alimentación Recepcionista de la
y firmar el Libro Control del Servicio de Nutrición y Sección de Contabilidad
Dietética.

A 16. Distribuir los documentos, según el fondo especificado Recepcionista de la

en ella, a cada Asistente de Contabilidad. Sección de Contabilidad

17. Recibir el Informe de Dietas Servidas Diarias por

A Tiempo de Alimentación; confeccionar el comprobante
Asistente de Contabilidad
de diario y entregar al(la) Jefe(a) de la Sección de
Contabilidad.

A 18. Revisar el comprobante de diario contra la información

del Informe de Dietas Servidas Diarias por Tiempo de Jefe(a) de la Sección de
Alimentación. Devolver el comprobante de diario al Contabilidad
Asistente de Contabilidad.

19. Recibir el comprobante de diario, registrar en el auxiliar

C5 manual y captura en el Sistema de Contabilidad
Asistente de Contabilidad
Gubernamental. Colocar la firma de preparado en el
comprobante de diario.

A 20. Archivar el comprobante de diario y la Informe de Dietas

Servidas Diarias por Tiempo de Alimentación en el Asistente de Contabilidad
expediente según su fondo.

 Procedimiento de Salidas de Alimentos  HST 03-NPT-005

 Controles Internos del Procedimiento de Trabajo

Hospital Santo Tomás 148
Manual de Auditoría Interna / Procedimientos de Trabajo del Almacén de Nutrición y Dietética

Código Tipo de Control Objetivo

C1 Bajo, Previo Comprobar diariamente la cantidad de alimentos
despachados para la realización de las diferentes
dietas.
C2 Medio, Previo Confirmar con la firma del Supervisor de Recepción y
Control la cantidad de alimentos despachados durante
el día.
C3 Medio, Previo Verificar la exactitud de los cálculos de los costos de las
comidas.
C4 Medio, Previo Aprobar el envío del Informe de Dietas Servidas Diarias
por Tiempo de Alimentación a la Sección de
Contabilidad para realizar el registro contable.
C5 Bajo, Posterior Comprobar que se confeccionó y registró del
Comprobante de Diario en el Sistema de Contabilidad
Gubernamental correspondiente a las Salidas
reportadas por el Servicio de Nutrición y Dietética.

Aprobado por _______________________ Fecha de Vigencia ______________