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Tablas dinámicas:

Concepto: Es una herramienta de Excel que permite procesar grandes cantidades de datos (Base
de datos) para generar modelos de reportes para la toma de decisiones.

A continuación le explicaremos el manejo de las tablas dinámicas en 3 Pasos.

Paso 1: Su materia prima es la base de datos la cual debe cumplir las siguientes condiciones:

- “Cada columna es para una variable (o tipo de dato) y cada fila es para un registro”.
Para detectar esto se seleccionada toda la data y se activa el filtro (Inicio / Ordenar y
Filtrar / Filtro) revisando cada filtro de cada columna verificando que la data sea
estándar para cada columna.

Por ejemplo si en la columna D hubiere datos diferentes a los de equipo como datos
de correos electrónicos, números telefónicos, etc se rompe la condición y no es dable
trabajar tablas dinámicas con esa data.

- Identificar que la data sea estándar.


De la imagen se debe tener Amarillo A, Amarillo B, etc pero si detectamos que en la
data hay Amarillosss A, Amarillosssss B entonces rompe el estándar de datos
resaltados en color amarillo. Se debe corregir y buscar la estandarización de data en
la base de datos.
- Evitar que existan espacios de más.
De la imagen se debe tener Amarillo A pero no Amarillo A porque al tener
espacios de más se considera como un dato diferente. Para solucionar este tipo de
problema se crea una fórmula a la derecha de la base de datos llamada Espacios que
lo que hará es quitar los espacios de más de los datos de tu base de datos.
- Evitar que existan valores numéricos leídos como texto.
En este caso puede haber un número que sea leído como texto, puedes corroborarlo
con la función Esnumero. En caso de ser leído como texto, referenciar la cifra y
sumarle 0.
Los encabezados
Partes de una base de datos: son las siguientes
siempre deben tener
ENCABEZADOS datos no deben estar
FILAS O REGISTROS en blanco.

COLUMNAS O VARIABLES

Paso 2: Luego de validar la data sigamos el


siguiente proceso para generar una tablas
dinámica: Insertar / Tablas dinámicas/Aceptar

Nota: Por default la tabla se creará en una


hoja diferente a la base de datos, pero
también puede escoger la opción “Hoja de
cálculo existente” donde usted puede
determinar en qué parte de una hoja se
ubicará la tabla dinámica.

Paso 3: Manejo del campo de tablas dinámica.


Cuando inserta la tabla dinámica aparecerá la siguiente A
ventana en la parte derecha de su pantalla:
Dicha ventana sirve para controlar la estructura de la tabla
dinámica y los campos de datos que se van a procesar. Es
importante conocer sus partes y sus usos:
A. Contiene la lista de las variables que podemos utilizar en la
creación de nuestro informe de tabla dinámica.
B. Las variables que arrastremos al campo fila y/o columna D B
servirán para generar el diseño del reporte.
C. Las variables que se arrastren al campo Valores sirven para
ingresar los datos a calcular. B C
Nota: Tener mucho cuidado con el tipo de operación que
aplique en este campo. Generalmente se usan las
operaciones cuenta y suma. Si su reporte exige cambiar el tipo de operación es este
campo dele clic sobre la variable / configuración de campo de valor.
Configuración de campo de valor: es una herramienta específica del campo C (∑ Valores).
Permite configurar qué operación queremos hacer con el dato: Una suma, conteo,
promedio, máximo, mínimo, mostrarlo como % de, entre otras.
Para activarlo encima de una variable dentro de (∑ Valores) darle clic izquierdo /
Configuración de campo de valor y aparecerá la
siguiente imagen:
Se aprecian dos pestañas:
- Resumir valores por: en ella podemos escoger que
operación se realizará con la data: suma, cuenta,
promedio, máx, mín, producto, etc.

- Mostrar valores como: permite distribuir los


resultados porcentuales en función al total, la
columna, la fila, etc. Por default está en sin cálculo.

D. Funciona similar a un filtro de base de datos solo que dentro de un informe de tabla
dinámica.
Hasta aquí se han desarrollado en 3 pasos el manejo de las tablas dinámicas. Pero existen
herramientas adicionales que aparecen cuando el usuario tiene la celda activa dentro de la tabla
dinámica, estas son:

- Opciones (analizar en algunos Excel)


- Diseño

Veamos un poco más de estas herramientas . . .

Herramientas de tabla dinámica: cuando


nuestra celda activa está encima de la tabla
dinámica, en la parte superior se activan en
color fucsia las opciones de tablas dinámicas
(1. Opciones y 2. Diseño).

A continuación desarrollaremos cada una de


ellas:

1. Herramientas de tabla dinámica/ Opciones: Dentro de ellas tenemos:

D A B C

A. Actualizar: posee dos opciones actualizar la tabla actual y actualizar todas las tablas
dinámicas. Se usa para refrescar o actualizar la tabla dinámica después de haber hecho un
cambio en la base de datos.
B. Cambiar datos de origen: permite cambiar el rango de celdas con el cual está trabajando
actualmente las tablas dinámicas. Se utiliza cuando por ejemplo en un momento 1
tenemos 600 registros con el cual armamos nuestra tabla dinámica y un momento 2 con
900 registros. Debemos decirle a la tabla dinámica que trabaje ahora con 900 registros. Es
mediante esta herramienta con la cual podemos lograrlo.
C. Campo calculado: permite realizar operaciones dentro de la misma tabla dinámica. Para
ingresar a dicha herramienta dar clic en la siguiente ruta:
Cálculos / Campos, elementos y conjuntos / Campo calculado
Saldrá la siguiente pantalla:

Donde en “nombre” ingresaremos el nombre de


nuestro campo (para el ejemplo Campo de
prueba) y definiremos la “fórmula” usando
como elementos las variables que se encuentran
en la lista como por ejemplo la de la imagen.

Luego de darle aceptar este “nuevo nombre”

(para el ejemplo Campo de prueba) se

reflejará en la lista de campos de tabla

Dinámica como una variable a considerar

para el reporte de tabla dinámica.

D. Segmentación de datos y conexiones de filtro. La segmentación de datos es una forma


dinámica de controlar los filtros de la tabla dinámica y es el paso previo para las
conexiones de filtro que permiten enlazar varias tablas dinámicas que nacen de una
misma base de datos permitiendo controlar a todas las tablas solo manipulando una de
ellas sin necesidad de estar yendo a cada una de ellas para realizar el cambio. Cuando
usamos conexiones de filtro se recomienda que los datos de origen estén referenciados
hasta el final de la hoja, porque una vez conectados ya no se pueden cambiar los datos de
origen de las tablas conectadas.
- Segmentación de datos: vaya a la ruta opciones / insertar
segmentación de datos.
Aparecerá una lista que contiene las variables dele clic en
las que desee usar y luego aceptar.

Aparecerá una pantalla como en la cual puede controlar


los filtros de tablas dinámicas:
Estas se pueden distribuir en una o más columnas.
(Herramientas de segmentación de datos)
- Conexiones de segmentación de datos: Luego de aplicar el paso de segmentación de
tablas dinámica vaya a la ruta opciones / conexiones de segmentación de datos.
Aparecerá la siguiente pantalla en la cual debe de darle clic en la variable en caso no
lo esté.

Aplicar este proceso para todas las tablas dinámicas que desee conectar.

2. Herramientas de tabla dinámica/ Diseño: Dentro de ellas tenemos:

- Estilos de tabla dinámica: Podemos escoger en una gran lista de modelos


predeterminados para nuestro Excel.
- Diseño de informe: Al darle clic en la ruta Herramientas de tabla dinámica/
Opciones/ Diseño de informe / mostrar en forma tabular y luego darle clic a la ruta
Herramientas de tabla dinámica/ Opciones/ Diseño de informe / repetir todas la
etiquetas de elementos podemos dar forma a la tablas dinámica de tal forma que
podamos utilizar un buscarv contra esta tabla dinámica.
Si desea volver a la forma original su tabla dinámica dele clic en la siguiente ruta:
Herramientas de tabla dinámica/ Opciones/ Diseño de informe / mostrar en forma
compacta.
- Totales Generales: Al darle clic en la ruta Herramientas de tabla dinámica/
Opciones/ Totales generales podemos activar los totales generales según nuestra
necesidad.
- Subtotales: Al darle clic en la ruta Herramientas de tabla dinámica/ Opciones/
Subtotales podemos activar los subtotales generales según nuestra necesidad.