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Direccionamiento Estratégico y Planeación

Taller 2
Para la elaboración del taller es fundamental tener en cuenta los siguientes lineamientos:

Objetivo del taller:

Comprender la dimensión 2 del modelo integrado de planeación y gestión y su desarrollo a través de
las políticas de gestión y desempeño institucional mediante un caso práctico.

Tiempo de duración:
2 horas

Metodología:
El taller girará en torno al análisis de un caso práctico que presenta una problemática y cómo a
través de la implementación de las políticas de gestión y desempeño institucional, se puede
solucionar la problemática identificada. Para ello, el taller consta de preguntas y ejercicios prácticos,
que orientarán a los participantes sobre las actividades a realizar para resolver el caso.

Dirigido a:
Servidores públicos del orden territorial y nacional

Caso de Análisis
Mejorando la gestión de la Alcaldía de SIÓN y la satisfacción de necesidades de
sus ciudadanos
El Municipio de Sion cuenta con una población de 33.677 habitantes y su distribución por sexo es
49.9% (16.817) hombres y 50.1% (16.860) mujeres, distribuida en el área rural con el 57.1%
(19.228) y urbana con el 42.9% (14.449), con la siguiente distribución por grupo poblaciones:
Primera infancia (0 a 5 años) 7.4% (2.497), infancia (6 a 11 años) 11.8% (3.981), adolecentes (12 a
17 años) 12.4% (4.169), jóvenes (18 a 26 años) 18.5% (6.244), adultos (27 a 59 años) 43.5%
(14.650) y adulto mayor (60 años en adelante) 6.3% (2.136); su actividad económica es la Industria

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manufacturera que representa el 71.2% y como segunda actividad económica es la construcción con
un 9.35%.

Además cuenta con fácil acceso a fuentes hídricas lo que ha permitido que sea un lugar donde grandes
empresas se instalen permitiendo tener un creciente tejido industrial y se tiene pensado construir una
zona franca con una capacidad de 40 empresas, con las cuales pueden establecerse alianzas para
gestionar proyectos orientados a la cualificación y empleo de los habitantes del municipio.

La Alcaldía cuenta con personal directivo con experiencia y conocimientos técnicos, con capacidad
para identificar y gestionar alianzas para el desarrollo con compromiso de las funciones en la
Administración Municipal.

Desde el año 2016, se ha logrado la renovación de todos los equipos de cómputo de la Alcaldía,
adquiriendo 200 computadores nuevos, 20 impresoras con scanner, además de optimización de la
conectividad en las diferentes Secretarías, mejorando la gestión administrativa y procurando elementos
básicos para la implementación en el Municipio de la estrategia de gobierno en línea.
Como consecuencia de la reestructuración administrativa del año 2009, la nómina del personal de
planta de la Alcaldía quedo ostensiblemente reducida y actualmente se cuenta con la siguiente
distribución de personal:

Número de
Nivel Tipo de vinculación
funcionarios
Directivo Elección popular 1
Libre nombramiento y remoción / periodo fijo 1
Libre nombramiento y remoción 13
Asesor Libre nombramiento y remoción 2
Profesional Libre nombramiento y remoción 2
Carrera administrativa 10
Encargo/carrera administrativa 17
Provisionalidad 60
Sin proveer 6
Técnico Libre nombramiento y remoción 0
Carrera administrativa 3
Encargo/carrera administrativa 9

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Número de
Nivel Tipo de vinculación
funcionarios
Provisionalidad 36
Sin proveer 1
Asistencial Libre nombramiento y remoción 2
Carrera administrativa 16
Encargo/carrera administrativa 2
Provisionalidad 49
Sin proveer 1
Trabajador oficial 1
Total 232

Sin embargo después de transcurridos a la fecha casi 9 años, aun no se ha suplido la totalidad de
los cargos de Planta.

Adicional se denota que el personal provisional no tiene sentido de pertenencia y olvido de las
capacitaciones impartidas por parte de la mayoría de funcionarios con las labores emprendidas o
coordinadas por la Oficina de Control Interno en torno al mismo Sistema, Código de Ética, Planes de
mejoramiento, entre otros.
Por otra parte la entidad evidencia no cumplir con las metas establecidas afectando la prestación del
servicio, la disminución en el índice de desempeño fiscal y por ende la asignación de recursos. En la
distribución éstos, que siempre son insuficientes, es particularmente baja la destinación a proyectos
que generen empleo para la población, que se incrementa cada día.

El personal de los niveles asistencial y técnico manifiesta necesidades de capacitación en nuevas

tecnologías de la comunicación que maximicen el aprovechamiento del hardware y software
adquirido por la Administración, y también la actualización permanente en normatividad ateniendo a
los cambios constantes que se presentan.

La Comisión Nacional del Servicio Civil en cumplimiento de sus funciones promueve la

Implementación de procesos meritocráticos para la selección de personal para proveer de forma
definitiva vacantes de la planta de personal en el sistema de carrera administrativa convocando a
varias entidades para vincularlas a procesos conjuntos que resulten más económicos en su
ejecución.

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Paso 1. Reflexión Inicial

Actividad 1. Revise y analice el marco normativo institucional del

Municipio de Sion (normograma, Decretos, Resoluciones, prioridades de
gobierno, entre otros). Ver anexo

Actividad 2. Resultado del análisis anterior, identifique las funciones y

agrupe por líneas gruesas, las cuales van a permitir identificar
claramente cuál es propósito de la entidad.

FUNCIONES LÍNEAS GRUESAS

1. 1.
2.
3.
4. 2.
5.
6.

Una vez se haya clasificado las líneas gruesas identifique el propósito de la entidad:

Actividad 3. Desarrollado el paso anterior, con el siguiente ejemplo de

misión revise si es coherente y está alineada con los aspectos que
enmarcan el propósito de la entidad, para ello tenga en cuenta:

 Quiénes somos (la entidad)

 Qué hacemos (descripción de los bienes o servicios que ofrece la entidad)
 Dónde lo hacemos (ubicación)

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 Para quién lo hacemos (identificación de nuestros grupos de valor)

 Para qué lo hacemos (cuál es el impacto que se quiere generar –valor público)

Con los criterios anteriormente señalados se debe analizar la siguiente misión con el fin de verificar
si está bien o es necesario reformularla:

La Alcaldía de Sion tiene como misión principal el garantizar los derechos de los ciudadanos,
dentro de los límites que le impone la ley y el alcance de sus competencia, para garantizar
un desarrollo social, económico y una sostenibilidad ambiental sustentada en procesos de
planificación, gestión, evaluación, control y mejoramiento continuo, los cuales deben contar
en todo momento con una activa participación ciudadana y una inclusión equitativa e
igualitaria de todas las poblaciones.

Una vez analizada la misión, si considera necesario reformularla plantee la descripción en el

siguiente recuadro:

Actividad 4: A partir del análisis anterior, defina cómo la entidad quiere

ser reconocida en un futuro (visión), para ello revise la visión propuesta
a continuación teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

 Cuál es la imagen deseada de la entidad en el futuro.

 Qué hará la entidad en el futuro.
 Qué espera lograr la entidad en determinado tiempo (mediano y largo plazo)
 Qué resultados se propone conseguir a futuro con la prestación de los servicios o entrega de
productos.
 Tenga en cuenta los valores que enmarcan el actuar de las entidades.

Así mismo, debe revisar la siguiente visión y definir si es necesario reformularla:

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Para el año 2030, la Alcaldía de Sion será reconocido a nivel nacional como un municipio
líder en garantía de derechos y servicios, con seguridad, altos niveles de avance e
innovación para el desarrollo social, productivo y proyección de su economía en el
crecimiento integral y eficiente de su comunidad, con capital humano capacitado y altamente
competitivo, desde una perspectiva de inclusión y un política de responsabilidad social y
ambiental a través de infraestructuras sostenibles.

Una vez analizada la visión, si considera necesario reformularla plantee la descripción en el

siguiente recuadro:

Actividad 5. Caracterice los grupos de valor de acuerdo a la

descripción mencionada al inicio del documento teniendo en cuenta:
variables demográficas, geográficas, económicas entre otras que va a
permitir focalizar acciones para formular los objetivos institucionales
(estratégicos).

Tenga en cuenta los siguientes criterios para caracterizar los grupos de valor seleccionando una de
las líneas gruesas de la actividad 2.

 Variables Geográficas: cobertura geográfica, dispersión y ubicación principal

 Variables Demograficas: tipo y número de documento, edad, sexo, actividad económica,
estrato socio económico, escolaridad, etnia, régimen de afiliación, puntaje del Sisbén, tamaño
del núcleo familiar, estado del ciclo familiar, lenguas o idiomas, ingresos.
 Variables Intrínsecas: intereses, lugares de encuentro, acceso a canales, y uso de canales
conocimientos.

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Objetivo:

Alcance.

Responsable:

Línea Gruesa:
Categoría Variable
Grupos de valor Grupos de interés
Geográfico
Demográfico
Intrínsecas

 De acuerdo con la misión establecida, identifique quién se beneficia de manera directa (grupos
de valor) o indirecta (grupos de interés) de los productos o servicios que ofrece la entidad:

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Grupos de Valor: Grupos de Interés:

Actividad 6. Una vez desarrolladas las actividades anteriores, analice

las capacidades y el entorno que tiene la entidad para cumplir con el
propósito para el cual fue creada, se recomienda hacer uso de la
herramienta matriz DOFA; para ello tenga en cuenta los siguientes
aspectos:

 Factores internos negativos (debilidades), que constituyen aquellos aspectos en los que la
entidad puede estar fallando y que son de su responsabilidad.
 Factores externos negativos (amenazas), que representan aspectos ajenos a la entidad que
pueden afectarla.
 Factores internos positivos (fortalezas), que son aspectos en los que la entidad es sobresaliente
y en los que hace las cosas bien.
 Factores externos positivos (oportunidades), que indican aspectos ajenos a la entidad y la
pueden beneficiar.

Estas estrategias sirven de insumo para la formulación de los objetivos estratégicos o institucionales.

Teniendo en cuenta la información descrita en el caso del municipio de Sion, identifique los
siguientes aspectos (elaboración de la matriz DOFA):

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N° Debilidades N° Oportunidad

1 1

2 2

N° Fortalezas N° Amenazas

1 1

2 2

Una vez tenga todos estos factores identificados formule estrategias (que inicien con verbos en
infinitivo) a partir del cruce de variables así:
 Utilice oportunidades para contrarrestar o solucionar debilidades (estrategias DO, también
denominadas estrategias de supervivencia)
 Utilice fortalezas para contrarrestar o tratar amenazas (estrategias FA), también denominadas
estrategias de supervivencia)
 Utilice fortalezas para maximizar oportunidades o viceversa (estrategias FO, también conocidas
como estrategias de crecimiento), de tal forma que se generen acciones de mejora, es decir,
aquellas cosas que se hacen bien se pueden hacer aún mejor.
 Relacione debilidades con amenazas para identificar graves vulnerabilidades de la entidad, y a
estas formúleles acciones de contingencia que permitan reaccionar adecuadamente ante esas
eventualidades producidas restableciendo la normalidad lo más pronto posible (estrategias DA).

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Estrategia DO: Estrategia FA:

Estrategia FO: Estrategia DA:

Actividad 7. Una vez identificada la misión y la visión, se deben

estructurar los objetivos institucionales (estratégicos), los cuales se
constituyen en los propósitos o logros que la entidad espera alcanzar en
el mediano y largo plazo.

Para su construcción tenga en cuenta los siguientes criterios:

 Deben ser concretos y alcanzables

 Fáciles de comprender
 Inicie con un verbo en infinitivo (establecer, identificar, recopilar, investigar, buscar, registrar)

Una vez realizado el análisis DOFA debe proceder a realizar la construcción de los objetivos
Institucionales, para ello tenga en cuenta:

Acción a realizar (verbo fuerte) objeto (debe responder al que) elementos descriptivos
globales (complemento del objetivo) Objetivos Institucionales

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OBJETIVOS INSTITUCIONALES:

1.

2.

3.

Paso 2. Lineamientos para Administración del Riesgo

Actividad. A partir de la misión y visión construida en el grupo de

trabajo, identifique dos (2) riesgos que puedan afectar su cumplimiento:

RIESGO:

1.

2.

Paso 3. Formulación de Planes

Actividad 1. A partir de la Identificación de Prioridades de Gobierno, de

la definición y/o revisión de la Plataforma Estratégica, construya de
forma articulada un plan institucional.

Para ello pregúntese

 A qué pilar o eje de plan de desarrollo le apunta la entidad

 Qué objetivo institucional le apunta al eje o pilar del plan

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 Cómo se puede cumplir durante el cuatrienio con el plan de desarrollo y con el objetivo
institucional articulado (defina un producto o un mecanismo)
 Establezca una meta que cuantifique en términos de cantidad y tiempo el producto formulado
 Establezca qué actividades requiere desarrollar el producto
 Estime los recursos que se requieren para cumplir cada actividad y en general el producto o
estrategia.
 Señale que área o dependencia tendría a cargo el producto

Ejes del plan de Desarrollo Definición

Agrupa políticas y programas orientados a mejorar los

Bienestar de calidad y vida niveles de salubridad y calidad de vida de población,
incrementado sus niveles de productividad e ingresos.

Agrupa políticas y estrategias orientadas a ordenar el

Ordenamiento territorial territorio y establecer uso de suelo para el desarrollo
territorial.

Agrupa las estrategias para la mejora, cobertura y calidad

Servicios públicos
en los servicios públicos de territorio.

Agrupa las políticas de inclusión social, género y población

Cultura ciudadana y convivencia
vulnerable orientadas a lograr un municipio incluyente.

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Plan Estratégico institucional

Pilar o Eje Plan de Objetivo Producto o

Meta Actividades Recursos Responsable
Desarrollo Estratégico Estrategia

Nota: Este plan se ejecuta a cuatro años

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Actividad 2. A partir de la formulación del plan estratégico, construya y consolide el plan institucional conformado por los
planes de acción de cada una de las dependencias, formulados a partir de la definición de los componentes incorporados
en el plan estratégico.

Plan de acción

Dependencia Objetivo Estratégico Producto Meta Actividades Recursos Indicador

Nota: Este plan se realiza anual alineado al plan estratégico.

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Pasos 5. Formación de Indicadores

Actividad 1. De acuerdo con los objetivos institucionales establecidos,

formule indicadores que permitan medir y hacer seguimiento al avance
o desempeño de las metas y/o actividades, para la construcción de los
indicadores tenga en cuenta las siguientes tipologías:

 Eficiencia: Se enfocan en el control de los recursos o las entradas del proceso, evalúan la
relación entre los recursos y su grado de aprovechamiento por parte de los mismos
 Eficacia: buscan establecer el cumplimiento de los planes y programas de la entidad, los cuales
en su conjunto miden del desempeño de la misma como un todo, por lo tanto, este tipo de
indicadores pueden involucrar atributos o variables
 Efectividad: mide el logro de los resultados programados en el tiempo y con los costos más
razonables posibles
 Economía: Permiten obtener información relevante frente al seguimiento y análisis de tipo
financiero que deben desarrollar los procesos de apoyo administrativos o financieros de las
entidades.

Actividad 2. Para construir los indicadores se debe cuantificar en

términos de cantidad y tiempo el objetivo estratégico (meta) y a partir de
allí formular un indicador que permita medir el avance o cumplimiento
del objetivo.

Objetivo estratégico Meta Indicador

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Anexo
Marco Normativo - Funciones del Municipio de Sion

Constitución Política De Colombia 1991. Titulo XI de la Organización Territorial, Capítulo 3. del

Régimen Municipal:
1. Prestar los servicios públicos que determine la ley,
2. Construir las obras que demande el progreso local,
3. Ordenar el desarrollo de su territorio,
4. Promover la participación comunitaria, el mejoramiento social y cultural de sus habitantes

Ley 136 de 1994. “Por el cual se dictan normas tendientes a modernizar la organización y el
funcionamiento de los municipios” Artículo 3º.- Funciones. Modificado por el art. 6. Ley 1551 de
2012. Corresponde al municipio:

1. Administrar los asuntos municipales y prestar los servicios públicos que determine la Ley.
2. Ordenar el desarrollo de su territorio y construir las obras que demande el progreso
municipal.
3. Promover la participación comunitaria y el mejoramiento social y cultural de sus habitantes.
4. Planificar el desarrollo económico, social y ambiental de su territorio, de conformidad con la
Ley y en coordinación con otras entidades.
5. Solucionar las necesidades insatisfechas de salud, educación, saneamiento ambiental, agua
potable, servicios públicos domiciliarios, vivienda recreación y deporte, con especial énfasis
en la niñez, la mujer, la tercera edad y los sectores discapacitados, directamente y en
concurrencia, complementariedad y coordinación con las demás entidades territoriales y la
Nación, en los términos que defina la Ley.
6. Velar por el adecuado manejo de los recursos naturales y del medio ambiente, de
conformidad con la Ley.
7. Promover el mejoramiento económico y social de los habitantes del respectivo municipio.
8. Hacer cuanto pueda adelantar por sí mismo, en subsidio de otras entidades territoriales,
mientras éstas proveen lo necesario.
9. Las demás que señale la Constitución y la Ley.

La Ley 1551 de 2012 “Por la cual se dictan normas para modernizar la organización y el
funcionamiento de los municipios”

Artículo 6°. El artículo 3° de la Ley 136 de 1994 quedará así:

Artículo 3°. Funciones de los municipios. Corresponde al municipio:

Administrar los asuntos municipales y prestar los servicios públicos que determine la ley.

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Direccionamiento Estratégico y Planeación

1. Elaborar los planes de desarrollo municipal, en concordancia con el plan de desarrollo

departamental, los planes de vida de los territorios y resguardos indígenas, incorporando las
visiones de las minorías étnicas, de las organizaciones comunales y de los grupos de
población vulnerables presentes en su territorio, teniendo en cuenta los criterios e
instrumentos definidos por la Unidad de Planificación de Tierras Rurales y Usos
Agropecuarios –UPRA–, para el ordenamiento y el uso eficiente del suelo rural, los
programas de desarrollo rural con enfoque territorial, y en armonía con el Plan Nacional de
Desarrollo, según la ley orgánica de la materia.
2. Los planes de desarrollo municipal deberán incluir estrategias y políticas dirigidas al respeto
y garantía de los Derechos Humanos y del Derecho Internacional Humanitario;
3. Promover el desarrollo de su territorio y construir las obras que demande el progreso
municipal. Para lo anterior deben tenerse en cuenta, entre otros: los planes de vida de los
pueblos y comunidades indígenas y los planes de desarrollo comunal que tengan los
respectivos organismos de acción comunal.
4. Elaborar e implementar los planes integrales de seguridad ciudadana, en coordinación con
las autoridades locales de policía y promover la convivencia entre sus habitantes.
5. Promover la participación comunitaria, la cultura de Derechos Humanos y el mejoramiento
social y cultural de sus habitantes. El fomento de la cultura será prioridad de los municipios y
los recursos públicos invertidos en actividades culturales tendrán, para todos los efectos
legales, el carácter de gasto público social de conformidad con el artículo 1°, numeral 8 de la
Ley 397 de 1997.
6. Promover alianzas y sinergias público-privadas que contribuyan al desarrollo económico,
social y ambiental del municipio y de la región, mediante el empleo de los mecanismos de
integración dispuestos en la ley.
7. Procurar la solución de las necesidades básicas insatisfechas de los habitantes del
municipio, en lo que sea de su competencia, con especial énfasis en los niños, las niñas, los
adolescentes, las mujeres cabeza de familia, las personas de la tercera edad, las personas
en condición de discapacidad y los demás sujetos de especial protección constitucional.
8. En asocio con los departamentos y la Nación, contribuir al goce efectivo de los derechos de
la población víctima del desplazamiento forzado, teniendo en cuenta los principios de
coordinación, concurrencia, complementariedad, subsidiariedad y las normas jurídicas
vigentes.
9. Formular y adoptar los planes de ordenamiento territorial, reglamentando de manera
específica los usos del suelo en las áreas urbanas, de expansión y rurales, de acuerdo con
las leyes y teniendo en cuenta los instrumentos definidos por la UPRA para el ordenamiento
y el uso eficiente del suelo rural. Optimizar los usos de las tierras disponibles y coordinar los
planes sectoriales en armonía con las políticas nacionales y los planes departamentales y
metropolitanos. Los Planes de Ordenamiento Territorial serán presentados para revisión
ante el Concejo Municipal o Distrital cada 12 años.
10. Velar por el adecuado manejo de los recursos naturales y del ambiente, de conformidad con
la Constitución y la ley.

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Direccionamiento Estratégico y Planeación

11. Promover el mejoramiento económico y social de los habitantes del respectivo municipio,
fomentando la industria nacional, el comercio y el consumo interno en sus territorios de
conformidad con la legislación vigente para estas materias.
12. Fomentar y promover el turismo, en coordinación con la Política Nacional.
13. Los municipios fronterizos podrán celebrar Convenios con entidades territoriales limítrofes
del mismo nivel y de países vecinos para el fomento de la convivencia y seguridad
ciudadana, el desarrollo económico y comunitario, la prestación de servicios públicos y la
preservación del ambiente.
14. Autorizar y aprobar, de acuerdo con la disponibilidad de servicios públicos, programas de
desarrollo de Vivienda ejerciendo las funciones de vigilancia necesarias.
15. Incorporar el uso de nuevas tecnologías, energías renovables, reciclaje y producción limpia
en los planes municipales de desarrollo.
16. En concordancia con lo establecido en el artículo 355 de la Constitución Política, los
municipios y distritos podrán celebrar convenios solidarios con: los cabildos, las autoridades
y organizaciones indígenas, los organismos de acción comunal y demás organizaciones
civiles y asociaciones residentes en el territorio, para el desarrollo conjunto de programas y
actividades establecidas por la Ley a los municipios y distritos, acorde con sus planes de
desarrollo.
17. Elaborar los planes y programas anuales de fortalecimiento, con la correspondiente
afectación presupuestal, de los cabildos, autoridades y organizaciones indígenas,
organismos de acción comunal, organizaciones civiles y asociaciones residentes en el
territorio. Lo anterior deberá construirse de manera concertada con esas organizaciones y
teniendo en cuenta sus necesidades y los lineamientos de los respectivos planes de
desarrollo.
18. Celebrar convenios de uso de bienes públicos y/o de usufructo comunitario con los cabildos,
autoridades y organizaciones indígenas y con los organismos de acción comunal y otros
organismos comunitarios.
19. Garantizar la prestación del servicio de agua potable y saneamiento básico a los habitantes
de la jurisdicción de acuerdo con la normatividad vigente en materia de servicios públicos
domiciliarios.
20. Ejecutar el Programas de Alimentación Escolar con sus propios recursos y los provenientes
del Departamento y la Nación, quienes podrán realizar el acompañamiento técnico, acorde
con sus competencias.
21. Publicar los informes de rendición de cuentas en la respectiva página web del municipio.
22. Las demás que señalen la Constitución y la ley.
23. En materia de vías, los municipios tendrán a su cargo la construcción y mantenimiento de
vías urbanas y rurales del rango municipal. Continuarán a cargo de la Nación, las vías
urbanas que formen parte de las carreteras nacionales, y del Departamento las que sean
departamentales.

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Parágrafo 1°. Las políticas, planes, programas y proyectos con destino al fortalecimiento de los
cabildos, de las autoridades y organizaciones indígenas y de los organismos de acción comunal se
formularán en concertación con ellas.

Parágrafo 2°. En los parques y zonas verdes públicas entregadas en comodato o en cualquier otra
forma de administración a un particular, no se podrá establecer ningún tipo de cobro por acceso al
mismo, salvo los casos en donde se realicen espectáculos públicos.

Parágrafo 3°. Convenios Solidarios. Entiéndase por convenios solidarios la complementación de

esfuerzos institucionales, comunitarios, económicos y sociales para la construcción de obras y la
satisfacción de necesidades y aspiraciones de las comunidades.

Parágrafo 4°. Se autoriza a los entes territoriales del orden departamental y municipal para
celebrar directamente convenios solidarios con las juntas de acción comunal con el fin de ejecutar
obras hasta por la mínima cuantía. Para la ejecución de estas deberán contratar con los habitantes
de la comunidad.

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