27/3/2018 Consejos para planificar y organizar el tiempo en el trabajo eficazmente | Harvard Business Review en Español

GESTIÓN DEL TIEMPO

Cómo planicar y gestionar el tiempo

cuando el cerebro nos lo impide
por Elizabeth Grace Saunders
trad. Teresa Woods
02.08.2017

TIM EVANS PARA HBR

Aprender a planificar –sobre todo si usted es nuevo en esto de gestionar y organizar el tiempo– puede
ser una experiencia frustrante. Y en el caso de algunas personas concretas, sus cerebros podrían
tener la culpa.

Como coach o formador de gestión del tiempo, he visto personas increíblemente inteligentes sufrir
a la hora de planificar. Por ejemplo, las personas más creativas con un pensamiento visual pueden
encontrar al principio muy di ícil traducir sus ideas y conceptos en acciones prácticas que puedan
encajarse en un calendario. Necesitan que alguien les guíe paso por paso en este
proceso. Otras personas, brillantes para identificar y llevar a cabo su primera prioridad, vacilan en
cambio cuando se trata de supervisar el avance de otras tareas en paralelo, incluida gestionar a los
demás.

Al leer el libro de la doctora Katherine Benziger Thriving in Mind: The Natural Key to Sustainable

Neurofitness, entendí la base científica de lo que había observado en mis clientes: los cerebros de
algunas personas están configurados de forma natural para mantener el orden, mientras que los de
otras personas no.

Todo se reduce a la neurología y el estudio del cerebro. Las personas con una dominancia natural
de la parte izquierda posterior del cerebro se sienten más cómodas al elaborar planes lineales y
llevarlos a cabo. Son personas que normalmente no necesitan realmente mi ayuda como coach y a
menudo tampoco entienden por qué les cuesta tanto a los demás. Pero las personas cuyo cerebro

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está dominado por una parte diferente, encontrarán mucho más di ícil cualquier planificación. La
razón es que la neuroquímica de su cerebro les lleva a invertir 100 veces más energía para pensar en
modo "planificación" que alguien cuya cerebro está más predipuesto a funciona desde la parte
izquierda posterior.

Del mismo modo que solemos reconocer que aptitudes como la creatividad, el análisis y la redacción
pueden resultar más fácil a unos que a otros, la comodidad con la planificación es algo con lo que se
nace o no se nace. Sin embargo, esto no significa que no podamos potenciar esa capacidad
al construir de forma activa neuroconexiones dentro de nuestros cerebros a través de la práctica
continua.

Gracias a mi trabajo como coach, he entendido la importancia de lo anterior de forma intuitiva. He

visto a clientes que nunca han sido capaces de planificar de manera eficaz durante toda su vida
desarrollar esta aptitud simplemente al buscar ayuda, comprometerse y luchar por conseguirlo; es
decir, lograr ser más resilientes.

Aquí tiene unos consejos clave para aprovechar las fortalezas naturales de su cerebro y, con ellas,
lograr una mayor resiliencia a la hora de planificar:

- Identifique sus puntos fuertes y débiles. Si la planificación le resulta extremadamente di ícil,

probablemente no tenga una dominancia cerebral izquierda posterior. Para averiguar qué
parte de su cerebro predomina, realice la autoevaluación del libro Thriving in Mind o la
evaluación de estilos de pensamiento más formal Benziger Thinking Styles Assessment.
Aprender esto puede ayudarle a entender mejor qué funciona bien para usted y entonces
aprovecharlo para modificar sus hábitos. Con la autoevaluación de Thriving in Mind, por
ejemplo, entendí por qué resolvía de forma casi natural determinados tipos de tareas y por qué
solía evitar otras.

- Acepte la dificultad. Si creemos que algo debería ser fácil cuando es di ícil, tendemos a
disgustarnos y tenemos más probabilidades de rendirnos. Pero si fijamos la expectativa de que
una tarea es di ícil, y aunque es probable que resolverla todavía se nos haga cuesta
arriba, estaremos más dispuestos a seguir comprometidos con resolverla
porque entenderemos que los probleman forman parte del proceso. Cuando mis clientes
empiezan a planificar, lo describen como frustrante, desorientador, agotador e incluso algo
que provoca ira porque no quieren aceptar los límites de la realidad, no aceptan el número
finito de actividades y acciones que caben en un día. Los clientes que asumen y aprenden a
superarlo son los que más avances logran. Una vez comprenden que no será fácil, se
encuentran más tranquilos, más confiados y con las cosas más claras sobre cómo estructurar
bien su tiempo.

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- Abandone la mentalidad del todo o nada. Un fenómeno interesante que he detectado en

personas cuyas fortalezas cerebrales no incluyen la planificación es que tienden a ser víctimas
de una mentalidad de "todo o nada". Estas personas creen que deben seguir sus planes al pie
de la letra; de lo contrario todos sus esfuerzos habrán sido en balde; que si no pueden
planificar cada día, no deberían planificar nada. En su lugar, vea el aprendizaje como un
proceso en el que las mejoras se suman y cada día cuenta. Esto mejorará su resiliencia: no se
castigará tanto a sí mismo cuando se desvíe del plan y, a su vez, encontrará más fácil la forma
de volver a él.

- Encuentre sistemas que funcionen. En lugar de obligarse a seguir un proceso de

planificación establecido de antemano, encuentre el sistema que más le convenga. Por
ejemplo, si tiene una fuerte inclinación visual (una característica común de dominancia
cerebral derecha frontal), encuentre una manera de organizar el tiempo y el trabajo que tenga
en cuenta esa preferencia. Apunte las tareas en pósits, dibuje en una pizarra y utilice mapas
mentales. Si le encantan las hojas de cálculo (algo común en las personas con una dominancia
cerebral frontal izquierda) coloque su lista de tareas y planes en Excel, plantee el uso de
aplicaciones móvil que le permitan controlar sus progresos de manera numérica. Si le gusta
ver el tiempo como un flujo que avanza a un ritmo determinado (un favorito de la dominancia
cerebral derecha inferior o trasera), utilice herramientas como las listas en papel que le
permitirán adaptar y modificar la cadencia de sus días según necesite en lugar de verse
sometido a estrictos periodos de tiempo. No existe ninguna forma errónea de planificar.
Experimente hasta encontrar la que mejor se ajuste a usted.

- Aproveche el cerebro de los demás. Si conoce a personas que destacan a la hora de planificar

y por sus cualidades habilidades organizativas, pida su consejo. Es posible que les resulte
fácil ofrecerle soluciones en potencia para problemas que a usted le superan. Recibir
sugerencias de otras personas sobre posibles técnicas y métodos de planificación, en vez de
intentar desarrollar uno propio, podría ahorrarle mucho tiempo. Un aviso: evite a las personas
más críticas pues podrían desanimarle en su proceso de aprendizaje. El desa ío ya es bastante
di ícil sin la necesidad de verse despedazado por otros. Otro aviso: pida soluciones sencillas.
No intente ser experto en un área sobre la que aún está aprendiendo; un nivel básico de
conocimientos representa un buen comienzo.

- Siga intentándolo. Una de las definiciones de resiliencia es "la capacidad de recuperar su

estado inicial". Cuando se encuentre frustrado durante el proceso de planificación, tenga
compasión consigo mismo cuando cometa errores, vuelva a centrarse cuando se distraiga y
modifique sus planes cuando surjan problemas nuevos. Por ejemplo, podría decidir posponer
un proyecto que creía que terminaría de hoy a mañana, podría contactar con un compañero
y pedir ayuda para terminar un entregable a tiempo.

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Entender lo que pasa dentro del cerebro mientras se mejora la capacidad de planificar y gestionar el

tiempo marca una gran diferencia en la capacidad de animarse a sí mismo y seguir intentándolo a
pesar de las frustraciones y los obstáculos. Cuando se convenza de que puede cambiar y acepte que
tendrá que esforzarse más que la mayoría, tendrá unas posibilidades mucho más altas de ser
resiliente en el proceso de mejorar su capacidad de planificar y organizar.

Elizabeth Grace Saunders es coach experta en la gestión del tiempo y la fundadora de

Real Life E Time Coaching & Training. Es la autora de How to Invest Your Time Like Money y Divine Time
Management (próxima publicación, noviembre de 2017). Descubra más
en www.ScheduleMakeover.com.

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