Вы находитесь на странице: 1из 44

INTRODUCCIÓN.

El presente informe tiene como finalidad desarrollar las habilidades y


destrezas de las actividades realizadas en el campo laboral en la materia de
la rama de Administración, la cual se realiza específicamente en el
departamento de Cobranzas, en la búsqueda y obtención de nuevos
conocimientos.

A través de este informe se busca complementar la información


académica mediante el contacto directo con el campo laboral con la ayuda
de los Recursos Humanos, Recursos Físicos entre otros, utilizados para tal
objetivo y a su vez estimular la capacidad de precisar las dificultades que
puedan surgir en la gestión laboral.

El periodo de pasantías se ha realizado en la Tintorería y Lavandería


Europa C.A. está ubicada actualmente Calle 137, Urbanización Prebo, a dos
cuadras de Graffitti. C. C. Ezequiel Local C. Valencia, Estado Carabobo, se
crea bajo la filosofía de prestar servicio de alta calidad, a sus clientes
ofreciendo una amplia cartera de servicios de lavandería.

De tal manera, dicho informe fue estructurado de la siguiente manera:

Capítulo I: Trata de la descripción de la empresa donde fue


realizada las pasantías

Capítulo II: Consiste en la estructura organizacional como lo es


el organigrama general de la empresa y el Organigrama del departamento
donde se realizó la pasantía.

1
Capítulo III: En este capítulo encontraremos la descripción de las
actividades realizadas durante la pasantía, entre ellos tenemos: Objetivos
de las pasantías, Objetivos del pasante, Objetivos de la empresa, Funciones
asignadas al pasante, Cronograma de actividades, Recursos utilizados
durante el periodo de pasantías entre otros.

Capítulo IV: encontrara el diagnóstico de la situación o mejor dicho la


problemática del departamento donde se realizó las pasantías, los
objetivos de la propuesta, las bases teóricas que sustentan la
propuesta, análisis de recursos y el diseño detallado de la propuesta.

De igual forma para finalizar se pueden encontrar descritos las


conclusiones, recomendaciones, glosario, referencias y anexo.

2
CAPÍTULO I

DESCRIPCION DE LA EMPRESA.

Descripción General.

Razón Social.

Tintorería y Lavandería Europa C.A

Registro de información Fiscal (RIF).

J-30268096-4.

Dirección Fiscal.

Está ubicada actualmente 137, Urbanización Prebo, a dos cuadras de


Graffitti. C. C. Ezequiel Local C Valencia, Estado Carabobo.

Actividad Económica.

Tintorería y Lavandería Europa C.A se crea bajo la filosofía de


prestación de servicios eficiente y contundente, con la finalidad de prestar
alta calidad, a sus clientes ofreciendo una amplia cartera de cuidado,
conservación y frescura a su ropa.

3
Reseña Histórica.

La Tintorería y Lavandería Europa, es una empresa fundada por Don.


José Fernández en el año 1.984. En un pequeño local ubicado en la ciudad
de Caracas y con una producción de apenas 400 Kg. /día. Con estos medios
y ayudados por la confianza depositada por el número creciente de clientes
de su cartera nos fue permitiendo incorporar nuevos sistemas de producción,
la tecnología punta de nuestro sector como la utilización de los mejores
productos y sistemas a aplicar en los distintos servicios que nos son
confiados.

En el año 1.996 con la incorporación de sus hijos Raúl, Carmen y


Antonio se dio una nueva visión a un proyecto de mejora y ampliaciones.
Empezaron a especializarse en las materias relacionadas con su área de
trabajo aportando nuevas líneas de negocio, como el servicio integral de
limpieza textil en grandes edificios, restauración de pieles, alfombras y
tapices, así como la incorporación de nuevas tecnologías en cuanto a
dosificaciones de productos y gestión informática de procesos de lavado y
sistemas contables.

Estas mejoras fueron rápidamente valoradas por nuestros clientes y


nos vimos necesitados de una nueva ampliación. En el año 2.001 hicimos
nuestra última ampliación significativa trasladando nuestra planta de
producción a su ubicación actual en la ciudad de Valencia. En esta planta
disponemos de 600 m2 perfectamente acondicionados para el desarrollo de
los servicios confiados por nuestros clientes.

4
Dirección Estratégica.

Misión

La Tintorería y Lavandería Europa C.A. tiene como misión el contar


con un equipo de personas motivadas a dar lo mejor de sí, orientadas a
brindar un servicio que satisface a sus clientes, sustentándose en un sistema
de gestión de calidad y en el mejoramiento continuo de sus procesos, con
criterio de rentabilidad y permanencia en el tiempo.

Visión.

Lograr el trabajamos en equipo, de forma productiva y eficiente,


mejorando cada día para ser reconocida por la comunidad como la
lavandería de mayor confianza y mejor calidad de servicio.

Valores.

Lo que nos guía día a día en nuestro trabajo para ofrecerte el mejor
servicio:

- Motivación.
- Trabajo en equipo.
- Excelencia.
- Innovación.
- Satisfacción al cliente.
- Responsabilidad social.

5
- Honestidad.
- Confianza.
- Participación.
- Respeto.

Objetivo.

Cencentrar esfuerzos y recursos necesarios en el desarrollo


económico y estructural de la empresa, con el objetivo de lograr
suministrar al pueblo valenciano de un servicio de calidad, además de
intensificar el trabajo productivo y eficaz entre sus miembros a fin de que
la empresa sea ejemplo de eficiencia entre los diferentes competidores
que conforman las diferentes ramas de servicios en lavandería.

Política Empresarial.

Nuestra razón de ser como empresa, en el ámbito de Lavandería


Industrial, es conseguir la total satisfacción de los clientes que confían en
nosotros, desde un compromiso de calidad y que satisfaga completamente
sus expectativas. La Alta Dirección se asegurará de que todos sus productos
y servicios se desarrollen en el marco establecido de la presente Política,
considerando la Calidad y el Medioambiente como un factor que debe estar
presente en el conjunto de actividades de la empresa y que es
responsabilidad de todos y cada uno de sus empleados.

La política de Calidad y Medioambiente de la lavandería y tintorería


Europa, tiene como principal objetivo, la satisfacción de las necesidades

6
explícitas e implícitas pactadas con sus clientes, ofreciendo un servicio
permanente, oportuno y efectivo. Para ello, garantizará los recursos físicos y
humanos necesarios a la realización de referidos objetivos, dotando la
empresa de un equipo humano debidamente cualificado y preparado, lo
suficientemente amplio. En lo relativo al medioambiente, la Dirección ha
adquirido el compromiso de mejora continua, realizando sus actividades de
forma que causen el menor impacto negativo para el medioambiente. Los
principios en que se basa esta Política de Calidad y Medio Ambiente son:

- Cumplir eficaz y puntualmente con los compromisos adquiridos, justo


en la medida y el tiempo en que nos hemos comprometido.

- Ser conscientes de nuestras limitaciones, aceptando únicamente


aquello para lo que estamos preparados.

- Realizar un esfuerzo continuado en identificar, caracterizar y minimizar


el impacto ambiental negativo derivado de nuestras actividades,
procurando una utilización eficiente de los recursos naturales (agua,
energía,...) y una prevención y minimización de los residuos
generados.

- Cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios


medioambientales u otros requisitos aplicables a nuestros productos y
adaptación continuada a la normativa aplicable así como a las
exigencias contractuales de nuestros clientes.

- Mejora continua del servicio de atención al cliente.

7
CAPÍTULO II

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL.

Organigrama General de la Tintorería y Lavandería Europa, C.A.

La empresa está conformada por Direcciones de acuerdo a su


necesidad y cada una cuenta con un departamento a su cargo y a su vez un
jefe inmediato y sus asistentes.

A continuación, el organigrama general de la Tintorería y Lavandería


Europa, C.A.

DIRECTOR GERENTE.

DIRECTOR.

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION. CONTADOR.


RECURSOS.

SUPERVISOR. SECRETARIA.

Fuente: Departamento de Recurso Humano (2011)

8
Organigrama del Departamento donde realizo la Pasantía.

ADMINISTRACION.

SUPERVISOR.

SECRETARIA.

Fuente: Departamento Recurso Humano (2011)

Descripción general del departamento donde realizó las pasantías.

Las pasantías fueron realizadas en la Gerencia de Contabilidad


conjuntamente con el Departamento de Cobranza de la Tintorería y
Lavandería Europa, C.A., esta gerencia está constituida por un(a) Lic. En
Contabilidad y un pasante universitario; el departamento de Cobranza está
constituido por un(a) TSU en Administración o carreras afines en el área
Contable y un pasante universitario. Por lo tanto, su función es dirigir
administrar y llevar el control interno de las cancelaciones de los
compromisos adquiridos tales como:

- Recursos Humano.
- Contabilidad.
- Tesorería.
- Cuentas por Cobrar.

9
CAPITULO III

DESCRIPCION DE ACTIVIDADES REALIZADAS DURANTE LA


PASANTIA

Objetivo de la Pasantía

Objetivos del Pasante

- Adquirir conocimientos y experiencias sobre el entorno laboral.


- Realizar las distintas tareas de índole administrativo asignadas por el
personal del departamento administrativo.
- Tratar con cordialidad, amabilidad y respeto a cada una de las
personas que laboran en el departamento, al igual al público que
asiste al mismo.
- Brindar un trabajo eficaz y eficiente.
- Colaborar con el personal del departamento, al igual que con las
actividades que realicen.
- Asumir responsabilidades en las tareas a realizar durante el periodo
de la pasantía.

Objetivos de la Empresa.

La Tintorería y Lavandería Europa, C.A, le da la oportunidad de


optimizar el proceso de formación del estudiante y contribuir de manera
positiva con la promesa de futuros profesionales ambientándolos
directamente en el área ocupacional donde se están formando y además de
evaluar las fortalezas y debilidades del estudiante durante su periodo de
aprendizaje en el ámbito laboral.

10
Funciones Asignadas al Pasante.

Las funciones asignadas al pasante durante el proceso de pasantías


fueron las siguientes:

- Contabilización de las facturas correspondientes a clientes.


- Contabilización de las notas de débitos y créditos
- Manejar bajo estricta confidencialidad todos asuntos y documentos del
departamento de facturación
- Clasificación sistemática de las correspondencias, facturas, recibos y
otros documentos.
- Archivar las facturas con su relación correspondiente.
- Imprimir y fotocopiar cualquier tipo de documentos.
- Realizar seguimiento de las cuentas de ingresos.

Cronograma de Actividades.

Cuadro N° 1: Organigrama de Gantt.

SEMANAS
ACTIVIDADES 1 2 3 4 5 6 7 8
Contabilización de las facturas correspondientes a X X X X X
clientes.
Contabilización de las notas de débitos y créditos. X X X X X
Manejar bajo estricta confidencialidad todos X X X
asuntos y documentos del departamento de
facturación
Clasificación sistemática de las correspondencias, X X X X
facturas, recibos y otros documentos.
Archivar las facturas con su relación X X X
correspondiente.
Imprimir y fotocopiar cualquier tipo de documentos. X X X X X
Realizar seguimiento de las cuentas de ingresos. X X X X X
Fuente: Franco, Emily (2017).

11
Recursos Utilizados.

La Tintorería y Lavandería Europa cuenta con equipos de alta


tecnología, tanto inmobiliarios como otros recursos que son de gran ayuda y
permite en gran porcentaje realizar actividades asignadas al personal con
mayor desempeño y ahorro de tiempo.

Cuadro N° 2: Recursos Utilizados.

Descripción Sistemas Uso

Herramientas de uso diario para


Computador, impresora,
transcribir documentos, sacar copias,
Equipos. scanner, fotocopiadora y
escanear documentos y contestar
teléfonos.
llamada.
Lápices, bolígrafos,
guillotina, reglas,
marcadores, ligas de
Utensilios de goma, saca grapa,
Para archivar documentos,
escritorio. perforadora, carpetas,
anotaciones importantes.
sacapuntas, tijeras,
separadores, ganchos de
carpetas.
Sillas secretariales,
Sillas para mejor ergonomía y
escritorios, archivo móvil
Mobiliarios. estantes móviles para un mejor
y estantes.
almacenamiento de carpetas.
Ideales para cargar datos e
Sistema de
interactuar entre sí para apoyar las
Sistemas operativos. Administración de
actividades que se desarrollan entre
Software libre.
departamento.
Microsoft Office.
Cálculos y transcripción de
Word 2007, Excel 2007.
documentos.
Sistemas de Internet. Google Chrome, Portal
Ingreso a portales del Estado.
del SENIAT y Bancos.
Fuente: Franco, Emily (2017).

12
Comparación entre el Perfil de la Especialidad y Actividades Realizadas.

En el cuadro que a continuación se refleja la relación existente entre


las funciones asignadas en la empresa y las asignaturas de la carrera.

Cuadro N° 3: Comparación con el perfil de la Carrera.

Asignaturas Actividades a Realizar.


Una gran parte de las actividades realizadas por el estudiante
derivan de esta materia tales como: cuantas por pagar,
conciliaciones bancarias, revisión de libros de compra
Contabilidad I y II.
actividades propias de la asignatura señaladas en diversos
semestres de la especialidad.
La matemática es una materia universal vista en la mayoría de
las actividades realizadas durante el proceso de pasantías; los
Matemática I y II. cálculos de pago, retenciones, impuestos, las formulas a aplicar
y el razonamiento lógico.
Conjunto de procedimientos y técnicas que se aplican de
Metodología de la manera ordenada y sistemática en la realización de un estudio.
Investigación.

En todos los ámbitos y más aún en el laboral toda persona


debe tener ética y moral al momento de desarrollar una
actividad en la cual la responsabilidad y la disciplina son
cualidades muy importantes e indispensables. En este sentido
Ética Profesional. el proceso del pasante implica una constante interacción con
personas de alto cargo donde la ética profesional es
fundamental para el éxito de su trabajo.
Cumplimiento con las normas de protección laboral dentro de la
Higiene y Seguridad organización.

Unidad curricular que permite aplicar correctamente las reglas


Lenguaje y ortográficas básicas en diferentes textos escritos. Redactar y
Comunicación. presentar distintas formas de comunicación, la cual fue de
mucha práctica y utilidad.
Computadores. Manejos de equipos de oficina.

Administración. Habilidad y destreza dentro de una organización.

Informática. Microsoft Excel.

Microsoft Word
Fuente: Franco, Emily (2017).

13
Nuevos Conocimientos Adquiridos y Aportes Realizados en el Proceso
de Pasantías.

Conocimientos Adquiridos.

Lo más importante del proceso de pasantías es la interacción con


diversos profesionales en el área de contabilidad tales como; contadores,
administradores, personal obrero, talento humano, entre otros quienes
ayudan día a día a fomentar el trabajo en equipo, la responsabilidad y la
disciplina. Por lo tanto, se adquirió conocimientos de:

- Llevar un orden en la organización de carpetas de archivos.


- Buena atención al público.
- Verificar e imprimir los reportes de movimientos que se encuentran en
tránsito.
- Revisar y analizar las operaciones diarias de caja.

Aportes Realizados

El pasante hizo énfasis en la actualización de recursos con los que ya


se contaban con el fin de mejorar y optimizar de ser necesario los que
existían actualmente. De igual manera, dichos aportes realizados fueron los
siguientes:

- Organizar los documentes del Departamento de Contabilidad para un


mejor desempeño de las actividades.
- De acuerdo a las otras actividades que se realizaron en el
departamento, se busca mejores alternativas para que en el
departamento se logre una mejor funcionabilidad.

14
CAPITULO IV.

DISEÑO DE LA PROPUESTA.

Estrategia Contable que permita optimizar el proceso de cobranza de


las facturas aplicadas en el control interno del Departamento de cuentas por
cobrar en la Tintorería y Lavandería Europa, C.A.

Diagnóstico de la situación.

Las organizaciones modernas en su afán de lograr los objetivos que se


proponen, deben mantener controles internos que le permitan el
cumplimiento de sus procesos de trabajo y fomentar una buena coordinación
de labores entre sus empleados. De hecho, la efectividad de un buen control
interno dentro de las entidades determinan la diferencia entre una empresa
exitosa y una en la que gran parte de las operaciones contables,
administrativas y operativas se llevan a cabo de una manera descontrolada e
irregular.

De igual manera, en toda empresa u organización, surge la necesidad


de adquirir un compromiso de pago, cabe destacar que es importante que el
cliente respete y cumpla con los lapsos establecidos para emitir el debido
pago (bien sea semanal, quincenal o mensual, según sea el caso) pues de
atrasarse puede llevar a consecuencias mayores y la empresa verse
involucrada en una acción legal. Por lo tanto, dichas entidades deben
efectuar los ajustes necesarios para responder efectivamente a estos
cambios y garantizar así su supervivencia.

15
En los actuales momentos de crisis económica, política y social las
organizaciones, han tenido que desarrollar y ejecutar estrategias para poder
subsistir como industrias y poder alcanzar sus metas y objetivos
establecidos, dentro de estas estrategias está la de mantener un sistema de
control interno, pues de ello depende la estabilidad de la misma, ya que el
objetivo es de salvaguardar y preservar los intereses de la misma.

De hecho, la Tintorería y Lavandería Europa, evoluciona a través del


tiempo según las exigencias del medio en el cual y para el cual trabajan,
como consecuencia de la acción de diferentes factores surgen problemas
que obstaculizan o dificultan el trabajo. Sin embargo, una entidad es eficiente
si esta, está estructurada para contribuir con el logro de los objetivos de la
misma con un mínimo de costos y un buen índice de utilidad, es decir, si está
dotada de una infraestructura y organización, tendientes a promover y
conservar sus intereses propios.

Actualmente, el departamento de Contabilidad pilar fundamental de la


institución, cuenta con espacios amplios para el buen desempeño laboral,
quienes se encargan del control y administración de las deudas que adquiere
la empresa, registrar las facturas y emitir las respectivas retenciones del
impuesto, emitir los pagos, realizar las declaraciones del ISLR y el IVA, hacer
las conciliaciones bancarias, entre otras funciones.

Durante el proceso de pasantías se observó retraso al momento de


procesar las cuentas detalladas (facturas), dejando así demoras en la
cancelación de las mismas debido a que no se gestionan en la fecha
correspondiente; se extravían facturas, trayendo como consecuencia que no
se procesen a tiempo y por ende que no se anulen en la fecha pautada; de
igual manera, no se lleva secuencia en el correlativo de los Boucher o no se

16
archivan de manera correcta, lo que produce la cancelación de una misma
varias veces ocasionando perdida de efectivo por lo tardío en el retorno de
los mismos.

De hecho, se observan irregularidades en el cobro de facturas, debido


a que no existe un mecanismo o herramienta administrativa para el control
de las facturas en el sistema, lo cual le ocasiona a la Empresa, perdida de
dinero, desvió de efectivo hacia otras fuentes, entre otras. Así como también,
existe un desconocimiento de las funciones en el puesto de trabajo, debido a
que los trabajadores no cuentan con la capacitación adecuada y las
inducciones previas al momento de adquirir la carga laboral.

La elaboración de Estrategias Contables, sería de gran ayuda para


minimizar el margen de probables enmiendas en los pagos, darle a cada
unidad un tiempo prudencial para su verificación y así poder agilizar de
forma eficaz todos y cada uno de los expedientes, determinando y
justificando los recursos a utilizar para tales anulación de las cuentas
detalladas.

Objetivos de la Propuesta.

Diseñar una Estrategia Contable que permita optimizar el proceso de


cobranza de las facturas aplicadas en el control interno del Departamento de
cuentas por cobrar en la Tintorería y Lavandería Europa, C.A.

17
Etapas del Diseño en General.

ETAPA I.

Organizar las funciones en los procesos del Control Interno en el


Departamento de Cobranzas En la Tintorería y Lavandería Europa, C.A.

ETAPA II.

Elaborar Mecanismos sobre las Normas y Procedimientos del Control


Interno en el proceso de Revisión de la Documentación del Departamento de
Cobranzas.

ETAPA III.

Diseñar una Estrategia Contable que permita optimizar el proceso de


cobranza de las facturas aplicadas en el control interno del Departamento de
cuentas por cobrar en la Tintorería y Lavandería Europa, C.A.

Bases Teóricas que sustentan la propuesta.

De acuerdo a Arias (2011), las bases teóricas “comprende un


conjunto de conceptos y proposiciones que constituyen un punto de vista o
enfoque determinado, dirigido a explicar el fenómeno o problema planteado”
(p. 145).

18
Control.
Hernández (2012), señala que:

Un control se puede ver en dos vertientes, la primera en el caso de


que se desee verificar si las operaciones y transacciones están acorde con
las normativas de la empresa y la segunda cuando los jefes de los
departamentos mantienen el dominio de las actividades que le corresponde
dentro de la organización. (P. 202).

Control Interno.

Rodríguez (2012), la define:

Como un proceso, ejecutado por los directivos, administrador u otro


jefe de departamento de la organización, el cual está diseñado para
proporcionar seguridad razonable con miras a la consecución de objetivos y
metas propuestas, mediante la efectividad y eficacia de las operaciones
basada en las normativas internas por las cuales se rigen. (P. 120).

Sin embargo Fernández (2011), señala que el Control Interno:

Debe contemplar la seguridad y el objetivo para alcanzar las metas,


con lo cual se realiza el seguimiento de los procedimientos administrativos
que se necesitan efectuar, para detectar si están acordes o no con los
estatutos de la organización, con la finalidad de proceder con las
correcciones y sanciones en caso de incumplimiento para convalidarlo.

Cuando se habla de un Control Interno, es necesario considerar la


seguridad, no se puede esperar que sea absoluta, pues existen limitaciones
inherentes a todos los procedimientos internos, que en la práctica

19
dependerán del juicio humano para la toma de decisiones que pueden ser
defectuosas o erróneas cuando son mal interpretadas, lo que repercuten en
la generación de gastos que inciden en los costos - beneficios por la acción
realizada. Por ejemplo cuando se extravía una factura a crédito no se
aprovechan los descuentos por pronto pago que a menudo son fijados por
30, 60 o 90 días (beneficios), en cambio se incrementan los intereses de
mora por cada día de atraso (costo). (P.302).

Sistema de Cuentas por Cobrar.

En este sistema se utiliza el recurso humano, técnico y financiero para


realizar transferencia de valor, bien sea por la adquisición de un bien o
servicio, siguiendo las normas y procedimientos establecidos para realizar el
pago de las obligaciones contraídas por la empresa.

De acuerdo a lo que plantea García J, (2011) un sistema está:

Señala que las cuentas por cobrar representan derechos exigibles


originados por ventas, servicios prestados, otorgamiento de préstamos o
cualquier otro concepto generación de notas de crédito o de débito, entre
otros. (P.103).

Normas Administrativas de Cuentas por Cobrar.

Las normas administrativas para Cuentas por Cobrar son de estricto


cumplimiento, no cambian constantemente y por lo general se establecen por
los jefes de cada departamento.

20
Y es definida por Koontz, (2011):

Como “aquella consideradas por la organización como la manera de


comportarse, donde cada miembro del grupo debe estar de acuerdo”.

El usuario del sistema de información administrativo utilizado por la


empresa, es responsable de los procesos que se ejecuten, razón por la cual,
debe cumplir con las normas impartidas por la organización, en cuanto a la
seguridad y resguardo de la información. (P.132).

La Gestión de Cobranzas según Goxens, (2011):

La gestión de cobranzas es el conjunto de actividades que realizan las


empresas para la recuperación del precio de los productos o servicio que
fueron proporcionados a sus clientes mediantes el uso de créditos. (P.409).
Dentro de las funciones atribuidas al área de gestión de cobranzas, el mismo
autor establece las siguientes:

 Informar oportunamente sobre los resultados de la gestión de


cobranzas realizada.

 Participar efectivamente en la fijación de objetivos y políticas de


cobranzas

 Intervenir en el establecimiento de metas de cobranzas a corto plazo.

Teoría de la estrategia

Existen diversas definiciones y puntos de vista de Estrategia. A


continuación alguna de ellas:

21
Según K. J. Halten (2010)

“Es el proceso a través del cual una organización formula objetivos, y


está dirigido a la obtención de los mismos. Estrategia es el medio, la vía, es
el cómo para la obtención de los objetivos de la organización. Es el arte
(maña) de entremezclar el análisis interno y la sabiduría utilizada por los
dirigentes para crear valores de los recursos y habilidades que ellos
controlan. Para diseñar una estrategia exitosa hay dos claves; hacer lo que
hago bien y escoger los competidores que pueden derrotar. Análisis y acción
están integrados en la dirección estratégica” (pág. 484).

Según Carneiro (2010)

“la estrategia es la orientación en el actuar futuro, el establecimiento de


un fin, en un plazo estimado como aceptable hacia el cual orientar el rumbo
empresarial” (pág. 515).

Johnson y Scholes (2010)

“Estrategia es la dirección y el alcance de una organización a largo


plazo, y permite conseguir ventajas para la organización a través de su
configuración de recursos en un entorno cambiante, para hacer frente a las
necesidades de los mercados y satisfacer las expectativas de los
stakeholders”. (pág. 622).

22
Tipos de estrategias

Thompson A. (2009), Los tipos de estrategias que presentan las


empresas de servicios están:

Estrategias de integración: Incluyen la integración hacia adelante, la


integración hacia atrás y la integración horizontal, las cuales se conocen en
conjunto con el nombre de estrategias para integración vertical, estas
permiten que la empresa controle a los distribuidores, a los proveedores y a
la competencia.

Estrategias intensivas: Incluyen la penetración en el mercado, el


desarrollo del mismo y del producto.

Estrategias de diversificación: Hay tres tipos: Concéntrica,


horizontal y conglomerada.

Estrategias defensivas: Las empresas pueden recurrir al riesgo


compartido, el encogimiento, la desinversión o la liquidación.

Estrategia funcional: Tienden a mejorar la efectividad de operaciones


funcionales dentro de una compañía como fabricación, marketing, manejo de
materiales, investigación y desarrollo, y recursos humanos.

23
Análisis de los recursos.

En esta Investigación se pueden apreciar un análisis de recursos


técnicos y económicos de materiales necesarios para la aplicación y
ejecución de la propuesta.

Recursos Técnicos.

Cuadro No. 4.

Materiales Utilidad
Carpetas Marrón. Para el Archivado, Documentos de proveedores

Bolígrafos. Para el llenado de planillas que deben ser guardadas en


las carpetas.

Engrapadora y Grapas. Para asegurar los anexos de documentos.

Resma de Hojas. Para impresión o copiado de documentos que son


necesarios para el Archivado.

Etiquetas. Para identificar los expediente de los proveedores.

Separadores. Para separar los Documentos en los expedientes.

Pega. Para el pegado de las Etiquetas en los Expedientes.

Computadoras. Para la redacción de documentos necesarios para el


Archivo y para llegar el control del Archivo.

Fuente: Franco, Emily (2017).

24
Recursos Económicos.

Cuadro No. 5.

Recursos. Cantidad. Descripción. C. Unitario. C. Total.

MATERIALES
3 Resma de Hoja Blanca 50000 150000

2 Bolígrafos Negro/ Azul 8000 16000

1 Caja Carpetas Marrón 21000 21000

1 Caja Etiquetas 5000 5000

1 Engrapadora y grapas 35000 35000

1 Pega 8500 8500

Total 10750 307500

Fuente: Franco, Emily (2017).

Es de recalcar que la institución posee los recursos financieros


necesarios para la aplicación de la propuesta, indicando que el beneficio de
la misma es superior al costo de su aplicación.

25
Diseño Detallado De La Propuesta.

ETAPA I: Organizar las funciones en los procesos del Control


Interno en el Departamento de Cobranzas de la Tintorería y Lavandería
Europa, C.A.

En este aspecto se contempla que la organización de un área debe


contar con una oficina de control interno, el cual es el indicado para liderar
el proceso de diseño e implantación del sistema y posteriormente ayudara a
la administración del departamento de cuentas por cobrar, en cumplir su
obligación, es necesario que alguien lidere dicho proceso y a su vez
produzca resultados inmediatos, que cambie e indique la actitud a tomar
entre los empleados de dicho departamento.

Es así, como se debe llevar un plan de desarrollo donde se dará a


crear las funciones del departamento de cobranzas, dentro de la
organización y la participación del control interno en el diseño del mismo. Es
decir, aquellos procesos, secuencia de pasos e instructivos que se van a
utilizar para el registro de las transacciones u operaciones que realiza la
empresa en los libros de contabilidad, destinados directamente a garantizar
la integridad y validez de los registros y datos contables.

En cuanto a los procedimientos de control interno aplicados sobre las


cuentas por cobrar, estos pueden clasificarse en procedimientos contables
diseñados con la finalidad de corroborar el adecuado procesamiento y
autorización previa de las operaciones de ventas, y procedimientos
administrativos.

26
2.1: Organización de la función del control interno de la documentación en el
departamento de cobranzas:
En este aspecto se contempla que la organización debe crear un
control interno eficaz, con el indicativo y con el propósito de liderar y
establecer el proceso de documentación deseada, he implantarlo en el
sistema con cronogramas de actividades, y posteriormente, ayudara a la
administración de la organización a cumplir su obligación. Esto así, porque
es necesario que este proceso de control interno produzca resultados
rápidos, como efectivos cambiando la actitud entre los empleados de la
empresa.

Por lo tanto, el plan de desarrollo de la función de control interno, es


buscar la función de lineamientos administrativos más adecuados y la
participación del personal involucrado, diferenciando cual es la misión, el
alcance y la satisfacción de llevar un buen manejo de la documentación en la
organización.

2.2: Revisión de la Documentación, procesos y procedimientos


En esta fase, se comenzará con una revisión bastante completa de los
documentos, procesos y procedimientos con una norma bien clara y
establecida, con el fin de conocer en esencia el manejo del departamento de
documentación de las cobranzas. Se realizará el levantamiento de la
información con la premisa que los empleados son los que conocen y saben
la información. El líder del proceso será el departamento de documentación
de las cuentas por cobrar (control interno) conjuntamente con su personal y
estos tomaran el tiempo necesario para analizar los resultados parciales, del
proceso prestando atención a verificar la eficacia del proceso actual.

27
Desde luego para la detección de las debilidades del proceso y la
restructuración del mismo, partiendo del punto anterior detectaran las
posibles fallas o debilidades del procedimiento, para que de esta manera,
corregir dichas fallas creando nuevos procedimientos que permitan en teoría
mejorar el desempeño en la gestión del departamento de documentación de
las cuentas por cobrar.

ETAPA II: Elaborar Mecanismos sobre las Normas y Procedimientos del


Control Interno en el proceso de Revisión de la Documentación del
Departamento de Cobranzas.

Tomando en consideración, las diferentes actividades en los registros


de la documentación, es necesario mencionar que las empresas operan bajo
principios de administración, que permiten al administrador facilitarle su labor,
los cuales son planificar, organizar, dirección, control y actuar; ya que tanto
de las operaciones propiamente como de los procesos administrativos, por lo
que los mismos proveen al administrador de herramientas claves para
ejecutar sus actividades acorde a las necesidades de la empresa, lo cual
para este caso desarrollar las dificultades que se presentan al momento de
ser registradas.

Es importante conocer cómo se llevan en la actualidad el


procedimiento para lograr los posibles correctivos que se pudieran aplicar en
el manejo de las cobranzas en dicho departamento.

Mecanismos e Instrumentos de Seguimiento:


En este orden, se observaran los resultados de las correcciones de las
fallas existentes en el antiguo proceso aplicando pruebas de manera

28
constantes de los nuevos mecanismos o modificaciones realizadas, que de
tal manera se medirán los resultados parciales del control interno.

Normas Generales.

- Asignación de autoridad y responsabilidades, el personal debe


conocer bien sus responsabilidades, así como las normas y las reglas
que las rigen.
- Se deben segregar funciones y responsabilidades del área de cuentas
por cobrar, una sola persona no debe manejar todas las funciones.
- Las personas que integran el departamento de cobranzas deben estar
preparadas profesionalmente.

Se deben establecer supervisiones y revisiones de los procesos que


son llevados a cabo en el área e cobranzas

Normas de Control Interno para el Proceso de Cobranzas.

- Se debe realizar una revisión semanal de la relación de facturas


dada al cliente.
- Se debe emitir estado de cuenta de los clientes con el fin de ser
enviado periódicamente con el propósito de comparar igualdad
de saldos pendientes por cobrar.
- El encargado de cobranza deberá realizar las gestiones de cobro
en forma directa (telefónica o personalmente) cuando la cuenta
excedan los días.
- Se debe presentar mensualmente un informe que contenga el
análisis de vencimiento de los retraso de los clientes.
- Supervisar e inspeccionar el trabajo del personal que se encarga
de las operaciones de cobranzas.
- Capacitar cada día mas al personal

29
- Desarrollar rotaciones de puesto para que así el personal, se
sienta comprometido con la organización.

Políticas de Cobranzas.
El encargado del departamento de cobranza deberá supervisar la
cobranza realizada por sus asesores de cobranza interna o externa, y
verificar si cumplen con los procedimientos.
Todos los recibos de cobranza deberán ser procesados por la persona
encargada del departamento, soportado con su respectivo deposito,
transferencia, datos de cheques o recibo de pago.

Departamento de cobranza (Analista de las Cuentas por Cobrar).

 Cantidad de las facturas emitidas o vencidas:


- Verificar si existen recibos de cobranzas sin procesar, de ser así
procesarlos y verificarlos si cambian la situación de los clientes.
- Realizar gestión de cobranza a los clientes para obtener un
compromiso de pago.
- Evaluar los datos de los clientes.

En este sentido, para el desarrollo de darle continuidad de los


procesos administrativos eficaces que les permita enfrentar una condición
competitividad sostenida y poder cumplir con la demanda existente en el
mercado, para alcanzar el mayor desempeño y maximización de los
controles, procesos y procedimientos que manejen en la empresa sobre el
desarrollo del proceso de cobranzas, y con el objetivo de detectar las fallas y
poder tomar las medidas correctivas, la cual se dividirá en tres fases del
control interno en la revisión de la documentación en el manejo del
departamento de cobranzas.

30
Es por ello, que la documentación es un proceso contable, que tiene
para verificar todo lo concerniente al proceso administrativo y así llevar los
controles respectivos, ya que con esto podemos realizar la facturación, y se
justifica la transacción realizada, sobre todo si es en el caso de la cobranza.

Etapa III: Diseñar una Estrategia Contable que permita optimizar


el proceso de cobranza de las facturas aplicadas en el control interno
del Departamento de cuentas por cobrar en la Tintorería y Lavandería
Europa, C.A.

Objetivo:

En esta fase se darán a conocer las estrategias administrativas que se


consideraron necesarias e importantes para el buen desempeño de las
labores en el departamento de Cobranzas.

Estas tienen como finalidad fortalecer la gestión de pagos de las


cuentas detalladas (facturas) emitiendo en el tiempo preciso, para así evitar
la morosidad, de igual forma inducir al personal para que tenga el
conocimiento de las nuevas herramientas que utilizaran en sus puestos de
trabajo y de esta forma evitar los descontentos, demandas y el impago de
facturas en el tiempo establecido. De hecho, el jefe del departamento de
control interno puede aplicar procesos administrativos, tales como:

 Debe efectuase arqueos sorpresivos a la persona que maneje la


documentación de las cuentas por cobrar.
 Las políticas de cobranzas deben contemplar las condiciones de
mercado y tomar en consideración el establecimiento de agiles
sistemas de cobranzas.

31
 Debe llevarse un registro, en cuenta de orden, de las cuentas
incobrables ya canceladas.
 Las notas de créditos siempre deben estar apoyadas por la
documentación correspondiente y ser autorizadas por un funcionario
responsable.
 Las rebajas, documentos y devoluciones deben concederse al amparo
de solidas políticas escritas.
 Debe prepararse mensualmente un reporte de antigüedad en
comportamientos morosos.

En tal sentido, se propuso implantar los siguientes lineamientos o


estrategias que permitan mejorar la organización en el departamento de
cuentas por cobrar y de todas sus actividades, el cual va dirigido a todo el
personal relacionado con el proceso de cobranzas.

32
CONCLUSIÓN

Una vez realizadas las pasantías se plasma en el siguiente informe el


cual aplicando todos los parámetros adquiridos en el estudio, podemos
demostrar que las cuentas por cobrar puede ser llevada de manera más
clara y concisa al momento de ser canceladas si se lleva una mejor
herramienta administrativa, aplicándola al momento de realizar un crédito a
corto o largo plazo, las normas establecidas según la empresa.

En este informe se dio a conocer las estrategias Contables necesarias


e importantes para el buen desempeño de las labores en el departamento de
Cobranza de la Tintorería y Lavandería Europa, C.A. Fortaleciendo la gestión
Presupuestaria emitiendo en un tiempo preciso, evitando así la morosidad,
de igual manera se indujo al personal del conocimiento de las nuevas
herramientas a utilizar en sus puestos de trabajo y de esta forma evitar los
descontentos y demandas por parte de los clientes al momento de cancelar
las facturas en el tiempo establecido.

En tal sentido, se implementaron unos formatos los cuales nos


permitieron una mejor organización en el departamento, se le asignaron
diversas actividades al pasante, las cuales fueron realizadas durante 8
semanas y se desarrollaron los siguientes capítulos con las siguientes
conclusiones:

En el Capítulo I. Se dio a conocer todos los datos de la Tintorería y


Lavandería Europa, C.A, donde se realizó las pasantías.

En el Capítulo II. Conocimos la estructura organizacional como lo es el


organigrama general de la empresa y del Departamento de Contabilidad.

En el Capítulo III. Todo lo referente al objetivo del pasante el cual es

33
adquirir conocimientos y experiencia laboral, así como de la Tintorería y
Lavandería Europa, que es la encargada de lograr que el pasante realice y
cumpla con las actividades o funciones asignadas al pasante la cual se
realizó un cronograma con las actividades y las semanas que debían
cumplirse cada una, los recursos utilizados para la aplicación del plan de
mejora; una comparación entre el perfil de la especialidad y las actividades
realizadas que fueron detalladas con las asignaturas con mayor relevancia
en las pasantías; los nuevos conocimientos adquiridos durante las pasantías
el cual alguno de ellos fueron Archivar y registrar facturas, Registro de
Ingresos entre otros, así como los aportes fueron, ordenar el archivo del
departamento.

En el Capítulo IV. Se dio a conocer que durante el proceso de


pasantías se observó retraso al momento de procesar las facturas, dejando
así demoras en la cancelación de las mismas debido a que no se gestionan
en la fecha correspondiente; se extravían facturas. Ya observada esta
problemática se diagnosticó un plan estratégico contables para el
fortalecimiento de la gestión de cuentas por cobrar, se propuso tres fases
que ayuda al fortalecimiento de la gestión, la cual se aplicaron normas, se
hizo un diagnóstico de la propuesta.

Con la realización de la planificación mensual pudimos programar


actividades haciendo hincapié en el día de la recepción de la factura hasta la
cancelación de las misma arrojando un porcentaje significativo y positivo.
Luego de haber indagado sobre los mecanismos más idóneos para resolver
la problemática en estudios, tomando en cuenta los recursos disponibles por
la empresa, de tipo económico, técnico y humano, en cuanto a la deficiente
situación por el inadecuado Departamento, se estructuró un plan de
estrategias como solución rápida.

34
RECOMENDACIONES.

Una vez finalizada la presente investigación y formulada las


conclusiones del mismo, se señalan a continuación una serie de
recomendaciones que le permitirán a la Tintorería y Lavandería Europa, C.A,
optimizar el proceso del Control Interno Cuentas por Cobrar, las cuales se
detallarán a continuación:

- Coordinar en el Departamento de Ventas los procesos de suministro


de facturación y soportes para que sean verificados antes de ser
llevado al Departamento de Cuentas por Cobrar de la tintorería y
lavandería Europa, C.A, a fin de evitar su retraso, pérdida de tiempo.

- La empresa debe divulgar sus políticas, normas y controles internos a


fin de que sean conocidas por todo el personal que laboran en la
empresa.

- Dar cumplimiento de las leyes, políticas, procedimientos, planes,


programas, proyectos y metas de la organización y recomendar los
ajustes necesarios.

- Para mantener las buenas relaciones con los clientes, y dar


cumplimiento a los principios contables, se debe tomar en cuenta las
fechas de vencimiento de las facturas y no archivar las facturas en
forma inadecuada, para ello se debe crear un archivo cronológico para
revisar a diario las facturas que están próximas a vencer.

35
Al Instituto Universitario (IUTEPI).

- Se les recomienda que continúen ofreciéndoles ayuda a los


estudiantes para que puedan culminar sus estudios y así obtener una
base más firme, y de esta manera pueden adaptarse mejor y
rápidamente al campo laboral.

A los Futuros Pasantes.

- Tomar en cuenta el apoyo que se les brinda al ingresar en una


empresa en el cual les ofrecen todos sus conocimientos para que se
formen con ética y una alta responsabilidad a lo largo de su carrera
profesional.

36
GLOSARIO.

A.
Actividad: conjunto de operaciones o tareas propias de un empleo.

Adiestramiento: proceso educacional a corto plazo mediante el cual las


personas aprenden conocimientos, aptitudes y habilidades en función de
objetivos definidos.

Archivo: actividad que se realiza con la finalidad de lograr rapidez y eficacia


en la localización de los documentos.

C.
Cartera de cliente: Conjunto de clientes habituales de una empresa.

Control: Es el proceso que permite que las actividades realizadas se ajusten


a las actividades proyectadas, así como también se encarga de tomar las
medidas correctivas, necesaria cuando se requiere entenderse, mide
resultado y compara con (Altuve, 1998).

Control interno: Es un conjunto de acciones estructuradas y coordinadas


dirigidas a un fin o resultado. No se trata de acciones añadidas, si no de
acciones incorporadas a los procesos e integradas a la gestión de la entidad
como parte inseparable de su actividad. (COSO 2009).

Cuentas por Cobrar: Constituyen el crédito que la empresa concede a sus


clientes a través de una cuenta abierta en el curso ordinario de un negocio.

Capacitación: proceso educativo a corto plazo que utiliza un procedimiento


planeado, sistemático y organizado, mediante el cual el personal
administrativo adquiere los conocimientos y habilidades técnicas necesarias.

Cargo: puesto que ocupa una persona en un empleo.

Carpeta: se utiliza para agrupar y proteger los papeles sueltos, y consisten


generalmente en una hoja de papel gruesa o bien, fina, pero rígida.

37
Controlar: acto de medir y registrar los resultados alcanzados por un agente
del sistema organizacional en un tiempo y espacio determinados.

Coordinar: acto de intercambiar información entre las partes de un todo.


Opera vertical y horizontalmente para asegurar el rumbo armónico y
sincronizado de todos los elementos que participan en el trabajo.

D.
Debito: Deuda, especialmente cantidad de dinero que se debe pagar.

Departamento: Unidad ejecutiva o administrativa de una organización.


(Alcarria, 2009)

Documentos: escrito con que se fundamentó avala o acredita algo. (Grijalbo,


2009).

Departamento: cada una de las partes en que se dividen algunas cosas,


Ejemplo: los departamentos de una empresa y sus divisiones.

Desempeño: medida de productividad o rendimiento de una persona en su


puesto de trabajo, relacionado con logros eficacia, conducta, resultado.

Destreza: reside en la capacidad o habilidad para realizar algún trabajo,


primariamente relacionado con trabajos físicos o manuales.

E.
Eficacia: se refiere al desempeño logrado por la organización en el logro de
sus metas. Daft y Steers (1992)

Eficiencia "significa utilización correcta de los recursos (medios de


producción) disponibles. Idalberto Chiavenato

F.
Facturas: Es un impreso con el nombre del vendedor, que sirve para detallar
las mercancías. (Zamora, 2008)

38
M.
Morosidad: Falta de puntualidad o retraso, en especial en el pago de una
cantidad debida o en la devolución de una cosa.

R.

Revisión: observación hecha con cuidado y atención para corregir los


errores.

39
REFERENCIAS.

Guía del pasante (IUTEPI)

http://www.monografias.com/trabajos100/tesis-cuentas-cobrar/tesis.

http://www.monografias.com/trabajos37/controles-internos/controles

https://www.google.com.ve/

Hernández, J. (2005), Importancia de los controles interno de una


organización, editorial Episteme. Caracas.

40
ANEXO

41
Reporte de las cuentas detallada.

Se trata de un formato en el cual serán plasmadas cada una de las


deudas que adquiera el cliente con la empresa, es decir, un estado de
cuenta, dicho formato servirá para llevar un control de las cuentas detalladas
y cancelación de las mismas a tiempo.

Reporte de cuentas por cobrar detallada.

42
Otro Formato.

43
Cronograma para pago mensual de facturas.

Es una planificación mensual en la cual se describirán las actividades a


realizar mensualmente, haciendo hincapié desde el día de la recepción de
las facturas, hasta el día establecido para la entrega del pago.

Cronograma para pago mensual de facturas a proveedores

CONTROL DE CUENTAS POR COBRAR Fecha


FACTURA VENCIMIENTO
Fecha Factura Descripción Valor Fecha Vence Días Vencidas

44

Вам также может понравиться