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A mis amigas y futuras colegas: Raquel y Jeniffer, por su invaluable amistad, su apoyo, sus
consejos y su asesoría. Por los ánimos que me brindaron y
ser compañeras de estudio y grandes amigas.
Introducción iii
Capítulo 1
1.1 Antecedentes 1
1.3 Justificación 4
1.4 Objetivos 4
Capítulo 2
2.3 Instrumentos 31
2.4 Procedimientos 32
Capítulo 3
3.1 Resultados y Análisis de la Investigación 35
3.1.1.3 Observación 42
Capítulo 4
Conclusiones 89
Recomendaciones 91
Referencias 92
Cronograma 94
Anexos 95
Figura 2. Marbete 67
Del Marco Teórico. El marco teórico orientó el planteamiento del problema y la investigación
se tituló “Propuesta de un Sistema de Control Interno de los ingresos por concepto de
estacionamiento vial”. Se justificó el proceso y los procedimientos de práctica, se definieron los
objetivos y establecieron estrategias, así como los alcances y limitaciones.
i
obtener información del actual proceso de recaudación del efectivo por parte de los estudiantes
participantes.
Para mejorar el manejo de los ingresos producto del estacionamiento vial se presenta la propuesta
de solución, que describe el actual proceso de control interno del efectivo y el desarrollo de un
Sistema de Control mas eficiente, un Manual Operativo que describe la gestión, ésta propuesta se
dará a conocer en una Junta de concejales con la participación del Director Financiero,
Coordinador Financiero y el Alcalde municipal.
ii
Introducción
El informe final de este trabajo se presenta en cuatro capítulos, en ellos se desarrolla el proceso
de investigación, los resultados obtenidos y la propuesta principal.
Capítulo 4, para concretizar el objetivo específico primordial del presente informe, se plantea
una propuesta para solucionar las debilidades de control interno detectadas. La parte final
describe las conclusiones relacionadas a los objetivos de la investigación así como las
recomendaciones procedentes, anexos de cuadros e información, las referencias bibliográficas de
apoyo que brindaron los conceptos utilizados.
iv
Capítulo 1
1.1 Antecedentes
1
nuevo cambio en la herramienta informática SiafMuni y aprueba la utilización del Sistema de
Contabilidad Integrada Municipal Gobiernos Locales-SICOIN GL-.
2
b) Por la acumulación de trabajo el Encargado del resguardo de marbetes no presenta
oportunamente el ingreso por la venta de marbetes, así mismo no puede realizar diariamente el
registro de los ingresos en el sistema contable.
Al tomar en cuenta la propuesta del presente trabajo, pueden solucionarse las carencias en
control interno que se han presentado en las actividades diarias en los ingresos por,
estacionamiento de la Municipalidad de La Antigua Guatemala, creando de ésta manera los
procedimientos del control interno, para prevenir posibles actos que puedan afectar las finanzas
de la municipales, que en determinado momento pueden afectar las inversiones o prestación que
beneficien a la población.
La solución al problema objeto del estudio, ha sido considerado por las autoridades
municipales, como uno de los primordiales a resolver, ya que es una fuente de ingresos
significativa a las arcas municipales. Con un control interno eficiente, la entidad obtendrá
resultados oportunos, transparentes y eficaces para hacer efectiva la actividad diaria municipal.
3
1.3 Justificación
1.4 Objetivos
4
1.4.2 Objetivos específicos
1.5.1 Alcances
Para llevar a cabo esta investigación se obtuvo autorización del Señor Alcalde Municipal,
quien permitió el acceso a la información legal, fiscal y financiera, a través no sólo de la
observación sino también de la revisión de reportes, informes de auditoría elaborados por la
Contraloría General de Cuentas, memorias de labores, estadísticas y datos generados por el
Sistema de Contabilidad Integrada.
El alcance está compuesto por los procesos siguientes:
a) Revisión del proceso actual para la recepción y resguardo de efectivo.
b) La inclusión de los ingresos en el sistema contable de la Municipalidad
5
1.5.2 Limitaciones
Derivado que es una entidad pública y con libre acceso a la información, no se tiene
limitación para la investigación.
1.5.3 Delimitación:
Espacial: Comprendió el área del departamento de Tesorería Municipal, Mini-tesorería
municipal, Administración Financiera y Oficina de Control de Estacionamiento.
La información de tipo contable que se utilizo durante el estudio comprendió del 1 de enero
al 31 de agosto de 2011. La información de tipo tributaria y legal que se utilizo fue la disponible
y actualizada a noviembre 2011.
El Presupuesto lo forman los ingresos posibles que la municipalidad perciba, como los
egresos que se esperan efectuar en un período de un año. El concepto implica dinero y la forma
de cómo gastarlo, tiene el propósito que el gasto se ejecute, en la adquisición de bienes, ejecución
de obras, o para la prestación de los servicios municipales, con el fin de solucionar necesidades o
responder a demandas del municipio, y así concretar los objetivos planteados por la
Municipalidad en su plan de desarrollo integral y plan operativo anual.
6
La base legal del Presupuesto se encuentra en la Constitución Política de la República de
Guatemala artículo 253 literal b) que indica: entre las funciones que le corresponde a los
municipios en su calidad de instituciones autónomas, es la de obtener y disponer de sus recursos.
En los ingresos, existen fuentes internas y externas. Las fuentes internas mayormente son por
tasas y contribuciones por servicios que recauda la municipalidad. Peña (2009) definió los
impuestos como “Es impuesto por la ley al contribuyente donde este no tiene opción de
rechazarlo pues tiene que pagarlo y de no hacerlo se le aplica el procedimiento de cobro forzoso”
(p.53). En este caso los habitantes del municipio tienen la obligación de pagar impuestos los
cuales en su mayoría son revertidos en obras para su beneficio.
1
Decreto número 58-88 del Congreso de la República de Guatemala
7
Es importante que se tenga un manual específico para el registro de cada tipo de impuesto y
tasa que se recaude. Se realizó un estudio de la Oficina de Democracia y Gobernabilidad de la
Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID) en la cual concluyeron
que:
Únicamente contando con un reglamento por cada servicio público municipal que se presta
–que debe incluir el procedimiento de recuperación de la mora–; se puede cumplir con el
Principio de Legalidad. Este principio es el primero que debe tomarse en cuenta en la
recaudación de ingresos propios municipales. (2007) (p.71)
Por ello, es que los ingresos municipales se pueden agrupar en dos grandes rubros en función
de la fuente que los origina:
Son las prestaciones u obligaciones en dinero originadas en el ejercicio del poder de imperio
que tiene el Estado para establecer gravámenes, con el objeto de obtener y disponer de recursos
8
para el cumplimiento de sus fines. Su base legal, la encontramos en el Principio de Legalidad, ya
descrito y contenido en el artículo 239 de la Constitución Política de la República y en los
artículos 3 y 9 del Código Tributario
El Manual del Presupuesto Municipal los divide en dos secciones o clases: impuestos
directos e indirectos. Es esta clase se incluyen impuestos, arbitrios y contribuciones especiales.
Los Impuestos son tributos que tienen como hecho generador, una actividad estatal general
no relacionada directamente con el contribuyente. Los ingresos originados por los ingresos
gravan el ingreso, la renta y el patrimonio.
Los Arbitrios son impuestos decretados por ley a favor de una o varias municipalidades.2
Incluye los ingresos que se originan por la realización de actividades comerciales, industriales,
de servicio al público, de extracción de productos, entre otros.
Los arbitrios son una clase de impuesto, por ende la actividad municipal que da origen no
está relacionada directamente con el contribuyente. Es responsabilidad exclusiva del Congreso de
la República el decretar arbitrios.
Gravan las actividades siguientes:
Productos primarios, minerales y vegetales.
Establecimientos comerciales
Establecimiento de servicios
Establecimientos industriales
Diversiones y espectáculos
Productos primarios pecuarios
Productos industriales y otros arbitrios municipales
Las principales características de los arbitrios son:
No tienen una contraprestación de parte de la municipalidad.
Están establecidos en una ley.
Se pagan en forma periódica, generalmente anual o mensual.
2
Artículos 11 y 12 del Código Tributario
9
1.6.1.2 Transferencias gubernamentales o direccionadas
Las transferencias direccionadas son las que reciben las municipalidades del gobierno central,
pero su finalidad y destino esta definida y limitada. Esto derivado que considero importante el
constituyente o legislador que dentro del proceso de descentralización fiscal al trasladarse
recursos financieros del gobierno central a las municipalidades, a estos recursos se les diera una
destino concreto. La intención es que inviertan en programas y proyectos de salud y educación,
por considerarse como prioritarios para el logro del Fin Supremo del Estado, así como para la
realización de obras de infraestructura y servicios públicos que mejoren la calidad de vida de los
habitantes
IVA-PAZ
3
artículo 257 de la Constitución Política de la República de Guatemala
10
La transferencia proveniente del IVA-PAZ tiene su razón de ser en el financiamiento de la
paz y el desarrollo, por lo que las municipalidades por mandato expreso de la ley, la deben
invertir o destinar, de acuerdo al Decreto del Congreso de la República No. 27-92 Ley del
Impuesto al Valor Agregado artículo 10 numeral 1 indica que:
Uno y medio puntos porcentuales (1.5%) para las municipalidades del país.
Las municipalidades podrán destinar hasta un máximo del veinticinco por ciento (25%) de la
asignación establecida conforme a este artículo, para gastos de funcionamiento y atención del
pago de prestaciones y jubilaciones. El setenta y cinco por ciento (75%) restante se destinará con
exclusividad para inversión, y en ningún caso, podrán pignorar ni adquirir compromisos
financieros que comprometan las asignaciones que les correspondería percibir bajo este concepto
con posterioridad a su período constitucional.
El artículo 7 del decreto número 70-94, del Congreso de la República de Guatemala, indica
que del 100% de la recaudación del impuesto, el 20% le corresponde a las municipalidades para
ser distribuido de acuerdo a lo establecido en la Constitución de la República.
El artículo 2 del decreto número 15-98 del congreso de la república, establece que este
impuesto y multas corresponde a las municipalidades del país para el desarrollo local, y al estado,
para el desarrollo municipal.
11
1.6.2 Ingresos de carácter no tributario
Son los ingresos que obtienen o perciben las municipalidades por el desarrollo o prestación
directa de una actividad o servicio municipal. Dentro de estos ingresos se incluyen los
provenientes de tasas, rentas, frutos, productos, regalías, contribuciones por mejoras, y otros
ingresos de origen no tributario La creación de estos ingresos compete a la Corporación
4
Municipal.
Aunque existen dificultades para establecer bases tributarias sólidas para las
municipalidades, entre ellas el desplazamiento de la base tributaria de una jurisdicción municipal
a otra, la generación de problemas de imparcialidad y las deficiencias administrativas de las
pequeñas administraciones municipales, existe un consenso general sobre las ventajas que
representa la recaudación de ingresos propios por parte de las municipalidades. Las ventajas más
importantes que se mencionan son las siguientes:
a) Se evidencia una relación más estrecha entre los servicios y su financiamiento; es decir, ente
los beneficios que reciben los ciudadanos y los costos que deben ser cubiertos mediante el pago
de tributos o precios.
b) La Municipalidad tiene una mayor capacidad para decidir qué tributo debe aplicar, por lo que
lo puede adaptar a las circunstancias propias del municipio y sobre todo a la capacidad de pago
de los vecinos.
d) Debido a su propio carácter los ingresos propios normalmente no están sujetos a las
condicionalidades y restricciones que se aplican en los otros casos.
4
Literal j) del artículo 40 del Código Municipal.
12
e) Desde la perspectiva de la gobernabilidad democrática local, los ingresos propios contribuyen
también a involucrar a los vecinos en los asuntos municipales que afectan su bienestar y
desarrollo, lo que significa mejores posibilidades de que se establezca una auditoría y control
social.
En suma, es un hecho generalmente aceptado que un gobierno local que dependa en menor
proporción de recursos ajenos (transferencias), dispone de mayores grados de autonomía y de
libertad para cumplir con los objetivos y metas que de manera participativa fijen las autoridades.
Esa autonomía lógicamente se podrá reflejar en mejores decisiones de inversión y en general en
una mejor asignación de recursos
1.6.2.1 Tasas
Ingresos que percibe la Municipalidad por la prestación de los servicios públicos locales. De
la interpretación de la literal e) del artículo 82 y del párrafo segundo del artículo 86 del Código
Municipal las tasas se dividen en: tasas administrativas y tasas por servicios municipales.
Las tasas administrativas son originadas por las oficinas administrativas como,
autorizaciones o licencias, solvencias municipales, registros, entre otros.
Las tasas por servicios municipales son originadas por la prestación de los servicios
públicos como recolección de basura, alcantarillado, agua, alumbrado público, mercados, rastros
y cementerio. Las tasas son pagadas por los usuarios de los servicios municipales tantas veces
como hagan uso del servicio de que se trata.
El producto de las tasas debe ser utilizado por la Municipalidad preferentemente para cubrir
los costos administrativos o de operación y de mantenimiento de los servicios a fin de que los
mismos sean prestados a los usuarios en las condiciones que estipula el artículo 30 del Código
Municipal. Por tal motivo, en los reglamentos respectivos o en el Plan de Tasas se deberían
incluir fórmulas de ajuste para las tarifas de los diferentes servicios públicos y consensuarlas
con instancias multisectoriales de participación.
13
Tienen una contraprestación por parte de la municipalidad.
Están establecidos en un acuerdo u ordenanza municipal.
Son creadas o establecidas por el Concejo Municipal.
Lo recaudado debe destinarse a mantener, ampliar o mejorar el servicio prestado.
Suelen pagarse cada vez que se utiliza o requiere un servicio municipal.
"Es prohibida la estimación de ingresos que no tengan base legal para su percepción cierta y
efectiva".5 Cualquier tasa que la Municipalidad establezca tiene que tener base legal.
Se establece como vía pública toda área de uso común en donde circulen y se estacionen los
vehículos.
En este reglamento se establecieron las tasas de cobro por estacionamiento, las cuales se
detallan a continuación:
5
Artículo 97 del Código Municipal
14
Cuadro No. 1
Fuente: “Reglamento para la regulación del estacionamiento de vehículos en la vía pública dentro del perímetro urbano colonial, y
áreas circundantes del Municipio de La Antigua Guatemala
La policía de transito cuenta con una sección especial que se encarga de el control y cobro de
la tasa por servicio de estacionamiento. Esta sección se denomina Oficina de Control de
Estacionamiento (ODCE). Cuentan con aproximadamente 80 agentes entre personal de venta
directa de marbetes y monitoreo del parqueo, así como personal administrativo.
El reglamento establece que los únicos que son excepción en la compra de marbetes de
estacionamiento son los vecinos antigüeños debidamente identificados como tales. Tendrán
opción a una calcomanía de vecino antigüeño sin costo alguno.
6
Articulo 8 del Reglamento del servicio de estacionamiento en la ciudad de La Antigua Guatemala
15
1.6.2.2 Contribuciones por mejoras
Las Contribuciones por mejoras son los montos en dinero que deben pagar los vecinos, que
sean propietarios de un inmueble, por la realización de obras de infraestructura pública
municipal que les beneficie. Son establecidas mediante reglamento emitido por el Concejo
Municipal.
Las principales características de las contribuciones son:
Contribución especial por mejoras, es la establecida para costear la obra pública que produce
una plusvalía inmobiliaria y tiene como límite para su recaudación, el gasto total realizado y
como límite individual para el contribuyente, el incremento de valor del inmueble beneficiado".
1.6.2.3 Rentas
Son los ingresos que obtienen por el pago que hacen los habitantes del municipio por el uso
o por el arrendamiento de bienes muebles o inmuebles propiedad municipal, como terrenos,
edificios, locales comerciales, maquinaria, entre otros.
1.6.2.4 Multas
Son medios útiles de financiamiento, algunos de carácter temporal, que el Estado ha creado
para atender las necesidades económicas y sociales que la población organizada demanda y que
se encuentra en situaciones de vulnerabilidad por la pobreza o extrema pobreza; o bien fue
afectada por las consecuencias del conflicto armado interno ocurrido en el país.
Todos ellos orientados a atender proyectos, en diferentes lugares del país y con diversas
formas administrativas de gestión, lo que hace necesario, que las autoridades locales, conozcan
en forma general cada una de estas instituciones, de manera de poder aprovecharlos mejor en el
trabajo que ejecutan en pro del desarrollo de sus municipios.
La mayoría de estos fondos figuran como transferencias en el Presupuesto General de Ingresos y
Egresos del Estado, hacia unidades ejecutoras creadas especialmente (FIS, FONAPAZ, FSDC),
para que estas oficinas puedan facilitarlos sin la mayor intervención de los Ministerios de Estado,
a las organizaciones de base comunitarias, empresas y organizaciones privadas (Ong’s nacionales
o extranjeras), legalmente constituidas en el país, así como a las Municipalidades y al Sistema de
Consejos de Desarrollo Urbano y Rural.
17
1.6.3.2 Crédito o endeudamiento municipal
Las dos fuentes principales de endeudamiento municipal son los empréstitos y préstamos.
Los empréstitos,7 son créditos contraídos por las municipalidades a través de la emisión de
valores, tales como bonos y letras de tesorería. La emisión de bonos generalmente se hace para
financiar inversiones de capital para obras de gran tamaño. Estas operaciones están constituidas
por certificados con promesa de devolver el dinero tomado en préstamo por un período
generalmente largo. Por los bonos se paga tasa fija y se cancelan por su valor nominal a su fecha
de vencimiento.
Para la obtención de préstamos8 en las entidades del Sistema Bancario Nacional las
municipalidades únicamente requieren el dictamen favorable del Consejo Regional de Desarrollo
Urbano y Rural, respectivo. Por el contrario, para el caso de los empréstitos, se requiere la
autorización del Organismo Ejecutivo, previo dictámenes favorables de la Junta Monetaria, del
Consejo Regional de Desarrollo Urbano y Rural, respectivo, y del Instituto de Fomento
Municipal, quienes deben opinar sobre la conveniencia de las operaciones proyectadas y la
capacidad que tiene la Municipalidad para pagar la deuda en el plazo determinado. Si el
Organismo Ejecutivo aprueba la negociación, éste envía la iniciativa de ley que corresponde, al
Organismo Legislativo para su consideración y eventual aprobación.
El INFOM, debe opinar además, sobre la importancia de la obra o del servicio municipal
que se trata de financiar; esta disposición es inconstitucional por cuanto el determinar si una obra
o servicio municipal es importante para el desarrollo del municipio es competencia exclusiva de
la Corporación Municipal en ejercicio de la autonomía municipal.
7
Regulados en los artículos 89, 90, 91, 92 y 82 literal g) del Código Municipal
8
son los fondos reembolsables que las municipalidades reciben del INFOM, de Bancos del Sistema Nacional, y otras
entidades financieras de crédito autorizadas para operar en el país
18
Clasificación económica de los ingresos municipales:
En la clasificación aparecen los ingresos por fuente específica (la cual la indican los dos
últimos dígitos de la codificación). Dicha fuente específica se debe denominar por su nombre.
Cuadro No. 2
19
Ventas de Ingresos provenientes de la venta de inmuebles municipales,
5140 bienes y maquinaria y demás bienes materiales que las municipalidades
servicios venden ya sea al sector público o privado.
Son los fondos o recursos que el gobierno central traslada a las
municipalidades en cumplimiento de leyes específicas. Estos
Transferencias fondos provienen de la recaudación de impuestos compartidos
5170
corrientes cuyo destino es para inversión y gastos de funcionamiento;
también se incluyen en este rubro las transferencias del sector
privado tales como multas, aportes, donaciones y subsidios.
Fuente: Elaboración propia con información generada del SICOIN-GL
1.6.4 Recaudación:
Los ingresos recibidos durante el día por los diferentes servicios que presta la institución, y
otros a los usuarios de los mismos son depositados en el mismo día en forma íntegra, de manera
que el banco registre en la misma fecha el valor de los ingresos realizados cada día, de acuerdo a
los recibos 7B y 31B utilizados.
20
1.6.6 Control interno
Este nos permite controlar efectivamente las funciones administrativas, regular el equilibrio
entre la eficiencia y la eficacia, entre otros aspectos administrativos y financieros. De este último
en especial, el manejo de la información financiera contable para la toma de decisiones.
Mirra (2006) explica que “Los controles contables, comprenden el plan de organización y
todos los métodos y procedimientos cuya misión es la salvaguarda de los bienes activos y la
fiabilidad de los registros contables” (P.11)
“El Marco Conceptual y las Normas Generales de Control Interno, son el marco de
referencia para organizar ese ambiente y estructura de control interno que cada ente público
requiere a la luz de sus necesidades, de la complejidad operacional y de las circunstancias
específicas de funcionamiento que exige el apego a las leyes y políticas gubernamentales,
institucionales, sectoriales y nacionales” (Marco conceptual de las normas generales de control
interno gubernamental, 2006)
El marco conceptual y las Normas Generales de control interno, están basados en lo que
estipula la norma internacional de auditoría 315 “Entendimiento de la entidad y su entorno” en su
apéndice 2 “Componentes de control interno”. Es importante mencionar, que la contraloría
general de cuentas, al momento de realizar las auditorias gubernamentales, toma de base las
normas internacionales de auditoría y seguidamente las normas generales de control interno, esto
se debe a que estas últimas no son tan amplias en sus explicaciones.
21
Según la norma internacional de auditoría y las normas generales de control interno, el
control interno se define como un proceso llevado a cabo por las personas de una organización,
diseñado con el fin de proporcionar un grado de seguridad "razonable" para la consecución de sus
objetivos, dentro de las siguientes categorías:
El control interno por muy bien diseñado e implementado que esté, sólo puede brindar a la
dirección un grado razonable de seguridad acerca de la consecución de los objetivos de la
organización, esto se debe a que los objetivos se ven afectados por limitaciones que son inherente
al sistema de control interno, como ser:
Decisiones erróneas.
Problemas en el funcionamiento del sistema como consecuencia de fallos humanos.
Colusión entre 2 o más empleados que permita burlar los controles establecidos.
Toda organización tiene una misión y visión, éstas determinan los objetivos y las estrategias
necesarias para alcanzarlos. Los objetivos se pueden establecer para el conjunto de la
organización o para determinadas actividades dentro de la misma. Los objetivos se pueden
categorizarse:
Operacionales
Información financiera
Cumplimiento
22
Todo lo referente al cumplimiento de las leyes y normas aplicables.
Del sistema de control interno puede esperarse que proporcione un grado razonable de
seguridad acerca de la consecución de objetivos relacionados con la fiabilidad de la información
financiera y cumplimiento de las leyes. Puede aportar un nivel razonable de seguridad sobre las
acciones llevadas a cabo para su alcance.
Evitar riesgos
Un riesgo es evitado cuando en la organización no se acepta. Esta técnica puede ser más
negativa que positiva. Si el evitar riesgo fuera usado excesivamente en la entidad sería privado de
muchas oportunidades de mejora y probablemente no alcanzaría sus objetivos.
Reducción de riesgos
Los riegos pueden ser reducidos, por ejemplo con: programas de seguridad, guardias de
seguridad, alarmas y estimación de futuras pérdidas con la asesoría de personas expertas.
Conservación de riesgos
Es quizás el más común de los métodos para enfrentar los riesgos, pues muchas veces una
acción positiva no es transferirlo o reducir su acción. Cada entidad debe decidir cuales riegos se
retienen, o se transfieren basándose en su margen de contingencia, una pérdida puede ser un
desastre financiero para una entidad siendo fácilmente sostenido por otra organización.
Compartir riesgo
Cuando los riesgos son compartidos, la posibilidad de pérdida es transferida del individuo al
grupo.
Control de Riesgos
23
Técnica diseñada para minimizar los posibles costos causados por los riesgos a que esté
expuesta la Municipalidad, esta técnica abarca el rechazo de cualquier exposición a pérdida de
una actividad particular y la reducción del potencial de las posibles pérdidas.
1.6.6.1 Componentes
El control interno consta de seis componentes que se encuentran interrelacionados entre sí:
El ambiente de control es, la base para el desarrollo del resto de los elementos, sus
fundamentos claves son:
24
Su desarrollo debe comprender la realización de un "mapeo" del riesgo, que incluya la
especificación de los dominios o puntos claves de la entidad, la identificación de los objetivos
generales y particulares, y las amenazas y riesgos que se pueden tener que afrontar.
Cuando se pueden mantener los controles actuales, siguiendo los procedimientos de rutina.
25
Deben tomarse de inmediato acciones de reducción de impacto y probabilidad para atenuar la
gravedad del riesgo. Se especificará el responsable y la fecha de revisión sistemática.
Documentación
La estructura de control interno y todas las transacciones y hechos significativos, deben estar
claramente documentados, y esta debe estar disponible para su verificación. Toda entidad debe
contar con la documentación referente a su sistema de control interno y a los aspectos pertinentes
de las transacciones y hechos significativos.
Los actos y transacciones relevantes sólo pueden ser autorizados y ejecutados por
funcionarios y empleados que actúen dentro del ámbito de sus competencias.
26
Separación de tareas y responsabilidades
27
1.6.6.1.6 Supervisión y Monitoreo
Consiste en evaluar y prestar el seguimiento correcto a las medidas de control interno que se
poseen con el fin de velar porque dichos procedimientos se cumplan tal y como fueron diseñados;
esto con el fin de lograr cumplir con el objetivo para el cual el sistema de control fue diseñado.
Monitoreo
Los sistemas de control interno deben monitorearse continuamente, proceso que valora la
calidad del desempeño del sistema en el tiempo y es realizado por medio de actividades de
monitoreo en tiempo real, evaluaciones separadas, o combinación de las dos. El monitoreo
incluye actividades regulares de administración y supervisión y otras acciones personales
realizadas en el cumplimiento de sus obligaciones, las cuales dependen de el alcance y frecuencia
de las evaluaciones. Las actividades asociadas con el monitoreo en las entidades debe considerar:
28
El estudio de la efectividad de los sistemas, a partir de la importancia del riesgo inherente
y del tipo de información manejada.
Los procesos de evaluación se realizan con base en check list, cuestionarios, diagramas,
políticas y procedimientos
La definición, estandarización y documentación de una metodología adecuada a
actividades de monitoreo, la cual debe contemplar: alcance, actividades, prioridades, evaluación.
La relación entre los objetivos (lo que la organización se esfuerza por conseguir) y los
componentes (necesarios para cumplir con los objetivos).
Eficacia
El control interno puede considerarse "eficaz" cuando la dirección tiene una seguridad
razonable de que:
Disponen de la información adecuada sobre hasta que punto se están logrando los
objetivos operacionales de la organización.
Los estados financieros son preparados de forma fiable.
Se cumplen las leyes y normas aplicables.
29
Capítulo 2
Deductivo
Inductivo
Se empleó el método descriptivo, dado que se necesita describir la situación actual del área
financiera para proponer una medida que permita eliminar la problemática.
2.3 Instrumentos
2.3.1 Entrevistas
El propósito de la aplicación de la entrevista fue obtener información objetiva por parte del
personal de la tesorería y oficina de estacionamiento. El instrumento diseñado para esta actividad
contiene una serie de preguntas y respuestas sobre temas relacionados con análisis e
interpretación de estados financieros. Durante la entrevista se tomó en cuenta toda información
verbal que permitiera respaldar el presente informe. . El instrumento se aplicó a la tesorera,
encargado de marbetes, encargado de la oficina de control de estacionamiento y encargado de
contabilidad.
31
2.3.2 Observación
Esta técnica se aplicó durante todo el tiempo que duró el trabajo de campo. Se realizó de
forma directa en las áreas de trabajo. Permitió efectuar un reconocimiento del manejo de la
herramienta informática y específicamente por parte de los usurarios del área de contabilidad.
La información obtenida en los textos y/o libros permitió tener una base teórica de los temas
a desarrollar en el proceso de investigación.
2.4 Procedimientos
Para efectuar la investigación fue establecido un proceso el cual se desarrollo en los aspectos
relacionados en la administración de programas y unidad financiera, según las siguientes etapas.
b) Elaboración de diagnóstico
c) Análisis FODA
h) Determinación de metodología
32
j) Preparación de los instrumentos de investigación
l) Recopilación de información
2.5.2 Municipalidad:
2.5.3 País:
33
2.5.4 Estudiante:
Para el estudiante de la carrera de Contador Público y Auditor, poner en práctica todos los
conocimientos técnicos adquiridos durante el transcurso de la carrera, así como la experiencia
laboral alcanzada en las diferentes áreas en que se haya desempeñado.
34
Capítulo 3
Fortalezas
Derivado de que se trata de una entidad gubernamental, el 80% de las transacciones están
regidas en normas y leyes.
La municipalidad cuenta con personal joven y capacitado, el cual posee experiencia para
realizar los trabajos de oficina para lo que fueron contratados
35
Oportunidades
Debilidades
El control que se tiene sobre los ingresos, no es el adecuado ya que específicamente se
carece de manuales y reglamentos administrativos que permitan optimizar el uso de recursos y
personal para la obtención de ingresos por concepto de estacionamiento en la vial pública de La
Antigua Guatemala.
Amenazas
Se podría rebajar el presupuesto 10% o más por la reducción del aporte constitucional.
36
3.1.1.2 Entrevistas realizadas a los sujetos
Se entrevistó al Director Financiero, indicó que sus principales funciones son: Recaudación,
depósitos y custodia de los fondos y valores municipales, así como de efectuar los pagos que
procedan dentro de los procedimientos legales establecidos. Este último se refiere al pago de
todas las obligaciones financieras de la Municipalidad, tanto por servicios personales, servicios
no personales, por la adquisición de materiales y suministros, incluyendo cualquier tipo de pago
como la ejecución de obras por contrato, amortización de deudas, cuotas al Seguro Social. Todo
pago o gasto debe estar previamente contemplado en las diferentes partidas presupuestarias.
Comentó que la administración de la entidad tiene 4 años de existencia y que su forma de operar
es mediante el Código Municipal, les ha dado los resultados adecuados, pero sí reconoce la
importancia de implementar un procesos adecuados para las transacciones que no cubre el
Código Municipal.
37
3.1.1.2.2 Cuadro No. 4
38
3.1.1.2.3 Cuadro No. 5
Se entrevistó al cajero general de la Tesorería municipal, el cual tiene las funciones de centralizar
los cortes de cada caja receptora y los cuadres de ingresos por concepto de venta de marbetes de
estacionamiento. Según comentarios del cajero general, el no puede controlar las ventas de
marbetes, ni los incidentes que se han dado, que ha producido perdidas monetarias para la
Municipalidad. El recibe los cuadres realizados por los jefes de turno de la Oficina de Control de
Estacionamiento y los coteja en el sistema “Servicios GL”, sin embargo el considera que no son
presentados oportunamente, y a parte de los asaltos realizados en los últimos meses, el personal
de la oficina puede estar “jineteando” el dinero y reportándolo hasta un mes después de realizar la
venta. El Cajero General lleva un registro auxiliar en el cual el verifica el correlativo de marbetes,
en el cual se ha percatado de esas deficiencias.
39
3.1.1.2.4 Cuadro No. 6
Se entrevistó al contador general quién indicó que dentro de sus funciones principales, están las
de administrar la gestión financiera del presupuesto, la contabilidad integrada, la deuda
municipal, la tesorería y las recaudaciones, Registrar las diversas etapas de la ejecución
presupuestaria del ingreso y gasto, así como el seguimiento de la ejecución física, dirigir y
administrar todo el proceso de liquidación y recaudación de impuestos, arbitrios, tasas y
contribuciones establecidos en las leyes, entre otras. El departamento cuenta con un asistente de
contabilidad auxiliar, que es la que se encarga de ordenar y archivar las facturas, documentos
importantes como las requisiciones de pagos, facturas, recibos, elaboración de las planillas de
sueldos y otros. Ellos son los encargados de mensualmente general un archivo el cual es de base
para el pago de nominas y proveedores. Este archivo se alimenta de los cuadres de caja receptoras
diarios y los demás ingresos obtenidos (marbetes de estacionamiento). Comentó que cuando se
realiza la conciliación bancaria y se determina que no se tiene efectivo suficiente para realizar
todos los pagos, se prioriza el pago de nominas, y el pago a proveedores se retrasa. De ahí la
importancia de registrar los ingresos oportunamente.
40
Cuadro No. 7
Se entrevistó a los jefes de turno, encargados directos de los vendedores de marbetes, entre sus
funciones están: Distribución de los marbetes a los vendedores, recibir el dinero de las ventas y
depositarlo, además, realizan registros auxiliares los cuales se ingresan al sistema “Servicios
GL”. Ellos comentan que sus funciones son claras y específicas y que no tienen problemas al
realizarlas. Al preguntarles acerca de cómo registran los marbetes y si llevan control de las
ventas, comentaron que el proceso de venta de marbetes es lento.
41
3.1.1.3 Observación
Después de las entrevistas realizadas, era necesario proceder a la observación del proceso actual
de distribución, venta, depósito y registro en el sistema de la venta de marbetes de
estacionamiento. Para el efecto, se tomó observación del jueves 9 de septiembre de 2011.
Los marbetes son custodiados en la oficina de control de estacionamiento. En dicha área donde
se mantienen los marbetes no están bajo medidas de seguridad.
Los jefes de turno (dos por cada uno) son los encargados de administrarlos. La entrega de
marbetes se hace semanalmente a los vendedores. Los jefes de turno llevan un registro informal
en cuadernos con la firma de los vendedores.
Se les entregan marbetes adicionales a los supervisores, esto con el fin de suplir a los vendedores
en caso terminen de vender los que inicialmente les fueron asignados. Estos no se registraron el
día que se los entregan dentro del cuaderno. Se revisó el cuaderno, en el cual se pudo verificar
que existe registro en días que no corresponden.
42
Manejo fondo para sencillo
Se maneja un fondo especial para cambio. Al preguntar por la autorización de este fondo por
parte del Concejo Municipal o Director de la AFIM, se determinó que es un fondo sin
autorización y además es parte de las ventas diarias.
Cuadre de marbetes
Al finalizar el turno se presenta el personal encargado de la venta en las calles junto con los Jefes
de turno. Guardan el dinero en las gavetas de los escritorios, bajo llave. Se observó que las ventas
de dos días atrás se depositaron mientras realizábamos las investigaciones.
Cuadre en el sistema
Se imprime y es enviado al cajero general con los codos de los marbetes vendidos para ser
cotejados.
43
3.1.1.4 Análisis de estados financieros
Cuadro No.8
Balance general
Descripción Agosto de 2011 Porcentaje
Activo
44
Descripción Agosto de 2011 Porcentaje
Pasivo
Cuentas por pagar a corto plazo 1.416.867,04
Cuentas por pagar comerciales a corto plazo 4.805,49 0%
Gastos del personal a pagar 1.380.351,55 1%
Otras cuentas a pagar a corto plazo 31.710,00 0%
Deuda pública a largo plazo 392.089,61
Prestamos internos de largo plazo 392.089,61 0%
Total pasivo 1.808.956,65
Patrimonio municipal
Patrimonio neto 108.965.659,60
Resultado del ejercicio -12.032.938,33 -11%
Resultado acumulados de ejercicios anteriores -17.939.225,46 -16%
Transferencias y contribuciones de capital recibidas 138.937.823,39 125%
Total pasivo y patrimonio 110.774.616,25 100%
Fuente: Elaboración propia con saldos generados del SICOIN-GL
Según el cuadro anterior los porcentajes más representativos en el activo son los relacionados
con las cuentas contables construcciones en proceso en un 62%, aquí están comprendidos los
inversiones destinadas a la construcción o ampliación de bienes nacionales de uso común y no
común, como: calles, parques, plazas, caminos y puentes, escuelas, hospitales, edificios,
viviendas y toda obra pública construida para utilidad o comodidad común.
Activo intangible en un 20% inicialmente ésta cuenta fue utilizada para registrar todos los pagos
efectuados por energía eléctrica, a maestros, en servicios de salud, y otros cuyo destino es
mejorar la vida de la población, que necesariamente no son proyectos de obra física.
45
La cuenta bancos que representa un 1% del activo, se conforma al finalizar el ejercicio fiscal
por un saldo que corresponde a fondos propios, aportes de gobierno para funcionamiento e
inversión de proyectos, los cuales aún no han concluido y se reprograman para el siguiente
período fiscal.
Los porcentajes más representativos del pasivo corresponden a documentos a pagar a largo
plazo con un 1% el cual está integrado por un convenio de pago con el Instituto de Seguridad
Social el cual se paga bimestralmente durante el período.
46
Cuadro No.9
Estado de resultados
47
Descripción Agosto de 2011 Porcentaje
Gastos
Gastos de consumos 49.494.746,26
Remuneraciones 25.961.207,98 65%
Bienes y servicios 23.533.538,28 59%
Intereses, comisiones y otras rentas de la propiedad 199.411,72
Intereses y comisiones 67.077,02 0%
Otros alquileres 132.334,70 0%
Otras perdidas y/o desincorporación 7.000,00
Otras perdidas 7.000,00 0%
Transferencias corrientes otorgadas 2.007.009,18
Transferencias otorgadas al sector privado 2.007.009,18 5%
Total gastos 51.708.167,16 130%
Resultado del ejercicio -12.032.938,33 (30%)
Fuente: Elaboración propia con saldos generados del SICOIN-GL
La pérdida reportada es por el pago de energía eléctrica, inversión en educación y salud, que
por no conformar un proyecto especifico con un Numero de Operación Guatecompras –NOG- el
SICON-GL registra los pagos en el estado de resultados y no en la cuenta de Activo de
construcciones en proceso.
48
Los porcentajes más representativo de los ingresos lo comprenden los impuestos directos con
un 14% originados por los pagos que realizan las personas naturales y entidades públicas y
privadas a la Municipalidad en concepto de gravámenes sobre la producción, compra e
importación, diversiones y espectáculo, arbitrios municipales, por ejemplo: impuestos sobre
bebidas, cigarrillos y tabacos, establecimientos comerciales, industriales, impuesto único sobre
inmuebles, impuesto sobre productos primarios o agrícolas, extracciones de productos.
La cuenta contable venta de servicios con un 28% representa los ingresos generados por la
venta de diversos servicios, tales como: servicios agropecuarios, servicios administrativos
municipales, certificaciones, autorizaciones, recolección de basura, alcantarillados, servicios de
agua potable, rastros públicos, piso de plaza.
Las Transferencias corrientes del sector público figuran con un 12% y lo constituyen los
recursos provenientes del Gobierno Central que de acuerdo a la distribución legal que se hace
representan en el estado de resultados es lo correspondiente a funcionamiento, tales como:
Situado Constitucional, IVA Paz, Circulación de Vehículos.
En el caso de los egresos, los porcentajes más elevados son los relacionados con las cuentas
contables remuneraciones o sueldos, con un 50% integrado por los servicios personales prestados
en relación de dependencia o sin ella, a los miembros de comisiones incluye aportes patronales,
servicios extraordinarios, dietas, gastos de representación, asistencia socioeconómica y
prestaciones relacionadas con salarios.
49
La cuenta contable bienes y servicios con un 46% del total de los ingresos lo comprenden los
servicios públicos de publicidad, impresión, encuadernación, pasajes y gastos de viaje,
transportes, arrendamientos, servicios de mantenimientos y reparación ordinaria de equipos,
comunicaciones, energía eléctrica, , telecomunicaciones, reparación y mantenimiento de calles y
avenidas en el casco urbano y carreteras en las aldeas del municipio
El porcentaje de financiamiento de los ingresos para financiar gastos del período es del 77%,
utilizando la siguiente fórmula se puede obtener el porcentaje.
50
Debido al marco de referencia de información financiera que utiliza la municipalidad, los
ingresos son registrados cuando se perciben no cuando se devengan, por dicho motivo los
marbetes solicitados y recibidos de la imprenta solo son ingresados al SICOIN-GL para rebajar
del control en el sistema los que han sido vendidos, y su inclusión en el estado de resultados
depende de la oportunidad de la venta y el ingreso del efectivo a las cuentas bancarias de la
Municipalidad.
Dentro del SICOIN-GL existe una plataforma llamada Servicios GL, es ahí donde
se debería de registrar las ventas diarias de marbetes por estacionamiento, a cual es utilizada por
los cajeros de la municipalidad y posteriormente el Cajero General realiza el cuadre con bancos
para que al final del mes no deba haber problemas al momento del cierre de la contabilidad.
De las operaciones de efectivo que realice diariamente la Municipalidad depende los pagos
que pueda realizar. Un simple atraso en el depósito de cobro de tasas, arbitrios, servicios y otros
puede perjudicar la rotación de pago a proveedores.
No solo se trata de una falla de control, esto afecta directamente a los resultados contables,
no reflejando un monto de efectivo integro, perjudicando el pago de proveedores y no respetando
las fechas acordadas en contratos de cuentas por pagar que la Municipalidad ha realizado.
La cuestión es, que si no existe un control debido de los marbetes vendidos y que existan
controles para su registro oportuno, la contabilidad de la Municipalidad no reflejara los ingresos
que realmente ocurrieron en el día, y por consiguiente en el mes.
51
3.1.2.2 Aspectos económicos financieros
Resumen
Los ingresos por tasas de estacionamiento vial representan del total de ingresos el 8%, del
renglón presupuestario al que pertenece (Ingresos no tributarios) el 20% y del total de ingresos
por tasas municipales el 27% según se detalla a continuación:
52
Relación con el total de ingresos
8%
20%
27%
53
Según el artículo 38 de la Ley orgánica de la Contraloría General de Cuentas, se aplicara
sanciones de acuerdo a la falta que se cometa por el incumplimiento en normas legales o
procedimientos establecidos.
Cuadro No. 10
54
Las sanciones son impuestas según rangos y según el tipo de infracción que se incumplió. Queda
a juicio del auditor que realice la auditoria el valor a imponer.
La recaudación por estacionamiento vial forma parte de las tasas municipales, que como ya
se explicó anteriormente en el Marco teórico, la Municipalidad lo recauda a cambio de la
prestación de un servicio en beneficio de los vecinos municipales. La creación del reglamento y
fijación de tasas le corresponde a la Municipalidad.
55
Los resultados de estas transacciones, son debidamente documentados, y sirven de base para
la determinación de la obligación tributaria, la cual es reconocida mediante la presentación, ante
la Administración Tributaria, de la declaración mensual correspondiente.
La Municipalidad no está exenta del pago de IVA, por lo que también debe de aportarlo en
cada una de las compras que realiza, pero no presenta ninguna declaración ante la SAT.
Sin embargo según el artículo No.44 “A” se debe pagar el impuesto resultante sobre los
ingresos que perciban lar personas en concepto de dietas; de forma mensual. Según formulario
10-57 es el de ISR sobre dietas que se emiten según los pagos que se hacen a los integrantes del
Concejo Municipal sobre la base del 5% mensual aplicable a los ingresos percibidos por cada uno
de ellos.
56
Impuesto de Circulación de Vehículos.
La Municipalidad debería cancelar cada año la tarjeta de circulación por los vehículos que
tienen en su inventario y que circulan en el país, sin embargo la mayoría de estos son de placas
oficiales por los cuales no cancelan ningún impuesto.
El decreto número 73-2008 articulo 4, determina que las municipalidades están exentas de
dicho impuesto.
57
Cuadro No. 11
Impuestos afectos
Según las Normas generales de control interno gubernamental en la sección 1.8 explica que
la máxima autoridad del ente público debe promover la elaboración de manuales de funciones y
procedimientos para cada puesto y proceso. Esto se realiza en colaboración del auditor interno
58
que mediante revisiones periódicas evalúa los procesos existente y conforme a sus hallazgos,
recomienda establecer nuevos procesos o modificaciones.
La evaluación de los procesos debe ser a nivel administrativo y financiero, en este ultimo se
incluye la inclusión de las transacciones en el sistema contable.
El Concejo Municipal no ha creado el marco legal específico para el área de los ingresos por
el estacionamiento vial en las calles de la ciudad, lo que deja desprotegido el movimiento
monetario.
En la actualidad los procedimientos existentes no son los adecuados para la magnitud de los
ingresos que se generan, ya que el control rudimentario utilizado no permite ejercer un control
estricto en ésta actividad, creando confusión sobre los datos presentados. La importancia del
control interno fortalece la razonabilidad de las cifras presentadas en el Presupuesto ejecutado del
año.
Según las cifras que se detallaron, estos ingresos tienen un mayor riesgo de ser mal
utilizados dando lugar a que el erario municipal tenga una disminución que no le permita cumplir
con metas, presupuestadas para el beneficio de la población, si se toma en cuenta que para llegar
a su destino final tiene que pasar por diferentes etapas primero el agente que los vende, segundo a
quien le entrega lo vendido, posteriormente quien recibe el dinero lo debe depositar en la entidad
bancaria, posteriormente al registro en el Pgrt0 de ingresos y por último ser reflejados en la
contabilidad, tomando en cuenta que el ingresos mas fuerte, son por transferencias de capital,
59
del gobierno central denominados Aportes del Gobierno Central, y ese tipo de ingresos son
recibidos por el tesorero y manejados por el, sin que tenga que pasar por muchas manos. En el
caso de los ingresos no tributarios, son ingresos propios de la municipalidad, que se generan por
operaciones varias, y manejados por distintas personas, de diferentes niveles sin control alguno.
Actualmente la entidad no cuenta con una correcta administración del riesgo, ya que se está
conservando el riesgo de malversación de activos de la Municipalidad en lugar reducirlos
mediante una correcta aplicación del control interno.
Ambiente de control
60
Evaluación del riesgo
Actividades de control
Monitoreo
61
Capítulo 4
4.1 Propuesta de solución al problema
4.1.1 Introducción
4.1.2 Antecedentes
4.1.3 Planteamiento
62
financiero y administrativo que se han logrado a partir de la implementación del nuevo
procedimiento.
Habiendo determinado las fallas que existen en la institución, objeto de estudio, en relación
al resguardo, control y registro de ingresos municipales en concepto de tasas por estacionamiento
en la vía pública, en el presente capítulo se presenta la propuesta de fortalecimiento al sistema de
control interno de la Municipalidad de la Antigua Guatemala, departamento de Sacatepéquez.
El objetivo de brindar los conocimientos básicos sobre un proceso integral y eficaz para el
resguardo, control y registros de ingresos municipales en concepto de tasas por estacionamiento.
También es necesario que el fondo para cambio sea autorizado por el Concejo Municipal,
para hacerlo de una manera clara y bajo el marco de la legalidad.
63
4.1.6 Importancia de la propuesta.
64
Las formas que utilizara la Oficina de control de estacionamiento serán las siguientes:
Introducción
Los marbetes son custodiados en el área de tesorería. En dicha área se mantiene un control de
los marbetes entregados al encargado de marbetes mediante una hoja electrónica de Excel en la
cual se detallan los días en los que se entregaron los marbetes así también el correlativo
entregado. El Asistente de tesorería encargado de llevar el control, utiliza la forma A1 en la cual
detalla los marbetes que se le dieron salida para la venta en la cual firma de recibido la asistente
de inventario de marbetes y firma de autorización por parte del encargado de tesorería.
65
Figura 1
66
Preparación y entrega de marbetes
Los marbetes están agrupados en talonarios de 25 cada uno. Para diferenciar los marbetes
que se utilizan cada día, se utiliza calcomanías de colores, para ello un día previo a la utilización
de marbetes, el encargado de marbetes coloca las calcomanías correspondientes al color que se
utilizara el que se colocará en la parte inferior del marbete.
Marbete
Lunes (morado)
Martes (naranja)
Miércoles (verde)
Jueves (azul)
Viernes (amarillo)
Sábado (rojo)
Domingo (blanco)
El jefe de turno procede a la entrega de marbetes a los vendedores, los cuales se detallan en
la forma B1. Como se observa en la figura 1, se detalla el turno, encargado del turno, fecha de
entrega, nombre y clave del vendedor. Se detalla el correlativo de los marbetes entregados de las
diferentes denominaciones. Si se entregan marbetes no vendidos de días anteriores sin un
correlativo ordenado, es necesario que se detalle en la parte posterior de la hoja de entrega.
En el caso de los supervisores se les entregan marbetes adicionales, esto con el fin de suplir a
los vendedores en caso terminen de vender los marbetes que inicialmente les fueron asignados y
evitar que lleguen a la oficina de control de estacionamiento y dejen sus labores. Dicho control es
firmado por el vendedor.
Figura 3
Cuadre individual entrega – Forma B1-
68
En promedio se entrega a cada vendedor Q100 para cambio, y a los supervisores Q500. Para
llevar el registro del efectivo entregado a cada vendedor y supervisor, se detalla dentro de la
forma B2 de cuadre individual en la cual firma de recibido.
Cuadre de marbetes
Al finalizar el turno se presenta el personal que efectúa la venta en las calles junto con los
supervisores. El encargado del turno utiliza la forma B2 en el que manualmente registra la
cantidad de marbetes vendidos, cuantos están pendientes, reciben el sencillo que les fue
entregado al iniciar el turno.
Los vendedores entregan los marbetes sobrantes y el supervisor se encarga de verificar que
corresponda el efectivo recibido por venta. Se detallan según correlativo y se coteja con la forma
B1 de entrega firmado por los vendedores al inicio del turno.
Los vendedores notifican al encargado del turno si les fueron entregados marbetes
adicionales a los asignados por parte de los supervisores, ya que esta información se detalla
dentro de la forma B2 y es de utilidad para la estadística que realizan de venta diaria. Así mismo,
verifican la devolución del efectivo para cambio. (Ver Figura 4)
69
Figura 4
70
Figura 4 (continuación)
En esta sección se
colocan los
marbetes
adicionales
entregados y que
fueron vendidos.
En esta sección se
colocan los
marbetes que no
fueron vendidos.
Se coloca el
sencillo que fue
entregado
nuevamente al jefe
de turno
71
En el caso de marbetes no vendidos, se detallarán en la forma B3 (ver Figura 5) para su
seguimiento y venta posterior. La venta de los marbetes sobrantes debe realizarse en la venta del
día posterior o a más tardar dos días después de presentada como venta pendiente. Se detalla el
correlativo y cuando se liquidan se coloca la fecha en la que se realizó la venta.
Figura 5
72
Cuadre Resumen
Figura 6
73
De la misma forma se realizará el cuadre con el efectivo, se tomará para dicho cuadre el
efectivo recibido de los vendedores, separando el efectivo para cambio, y cuadrando contra la
cifra que resulta de multiplicar el total de marbetes vendidos por el valor de dichos marbetes. El
Cuadre Resumen debe ir firmado por el jefe de turno y el jefe administrativo de parqueo.
En caso de faltantes, se utilizan vales, identificados como forma B5 (Figura 7) los cuales
firma el vendedor responsable del faltante asumiendo la responsabilidad y obligado a pagarlo al
momento de encontrarse el faltante.
Figura 7
74
Depósito
Figura 8
75
El jefe de turno procede a entregarle a la asistente de inventario los codos de los marbetes
junto con el detalle de los cuadres para que ella actualice la información que detalló en los folios
para verificar la liquidación de los marbetes entregados.
portará en su vehículo.
El jefe procede a entregar el efectivo. Para ello se presenta a la oficina de tesorería del
Centro Cultural Cesar Brañas con copia de la forma B4. Se verifica el cuadre global y se firma de
recibido. El efectivo es depositado en forma inmediata en la agencia bancaria correspondiente.
El encargado en la sección de mini-tesorería en el edificio Cesar Brañas, detallará los depósitos
efectuados utilizando la forma A2 según se muestra en la figura 9.
76
Figura 9
77
Cuadre en tesorería
En el control que se mantiene en Excel, la asistente del área de tesorería procede a verificar
contra marbetes entregados los que ya han sido vendidos. Detalla los codos de los marbetes que
se vendieron en el día según se muestra en la Figura 10
Figura 10
78
Se realiza el Cuadre de ingresos utilizando la forma A3 ingresando el número total de
marbetes vendidos y el depósito correspondiente por dicha venta. (Ver figura 11) Lo firma la
asistente de inventario, la asistente de tesorería y el encargado de tesorería.
Figura 11
79
Se envía el reporte de cuadre de ingresos junto con las boletas de depósito a Tesorería
Central en la Municipalidad. Dicho reporte incluye la impresión según la Figura 8 junto con las
boletas de depósito por la venta de marbetes.
El cajero general coteja las boletas de depósito contra el reporte enviado desde la mini-
tesorería. Posteriormente se realiza el ingreso al sistema SICOIN-GL en el cual se le da ingreso
mediante la partida siguiente:
Figura 12
Se ingresa al sistema
SICOIN-GL en la
plataforma de
Servicios-GL en la
carpeta de cobro
ambulante
(rendición)
80
Figura 13
Se selecciona el
puesto de la
persona que realizo
la recaudación
Figura 14
Se selecciona el
nombre del cajero
encargado del cobro
de la forma 31B
81
Figura 15
Se crea el
expediente, en este
caso el sistema
asigna el número
según el correlativo.
Figura 16
Se ingresa el
correlativo de los
marbetes que se
rendirán y el monto
de efectivo recibido.
82
Figura 17
Ingresados los
datos, se
especifica que
tipo de marbete
es, la
clasificación del
servicio (en este
caso esta en
arbitrios)
Figura 18
Se guarda el
registro. Se detallan
el total de marbetes
a aprobar.
83
Figura 19
Se procede a aprobar
los expedientes de
marbetes rendidos.
Figura 20
Se selecciona el
expediente a
aprobar.
84
Figura 21
Procedimiento finalizado
85
4.2 Viabilidad de la propuesta.
Para el proceso de implementación no será necesario incurrir en costos financieros; sino con
el recurso humano disponible y con el apoyo de las Unidades Ejecutoras de la Municipalidad,
específicamente la Oficina de de Control de Estacionamiento y el personal de la Tesorería
municipal proporcionarán insumos e información necesaria.
Para ello, se pretende iniciar un programa que permita fortalecer la gestión de las unidades
financieras municipales, analizar y mejorar la eficiencia en los tiempos del ciclo y los procesos
implicados en la gestión financiera y presupuestaria
4.2.1 Componentes
Organización, gestión y aceptación del cambio: La Municipalidad con los fondos asignados
capacitará a los empleados claves que intervienen en los procesos administrativos- financieros.
86
Con ello se busca facilitar el proceso de implementación y el uso de las nuevas herramientas
vinculadas con la propuesta. El programa de capacitación incluirá temas como trabajo en equipo,
aceptación del cambio, entre otros. Los resultados esperados de este componente son contar con
empleados municipales trabajando en equipo para la implementación de la propuesta.
El presupuesto que la presente propuesta asciende es bastante baja ya que lo único que debe
erogarse es sólo la impresión de formularios y el costo de autorización de la Contraloría General
de Cuentas. No se necesita la contratación de personal puesto que con la reubicación del personal
actual se puede lograr el objetivo.
Organismo ejecutor
87
4.2.1.3 Periodo de Ejecución.
Los indicadores de imparto y resultados serán evaluados por el equipo del organismo
ejecutor y constará de los informes semestrales de seguimiento.
El 2011 fue año de elecciones, y la administración municipal que estuvo durante el periodo
2008-2011 gano las elecciones municipales y consideraron esperar para el siguiente periodo que
inicia en enero 2012 la aplicación del procedimiento.
Se ha recibido el apoyo del Concejo Municipal, ya que están muy interesados en solucionar esa
falta de control. Se proyecta como un procedimiento que se aplicara y permanecerá mientras siga
la aplicación de tasas por estacionamiento vial en la Antigua Guatemala.
88
Conclusiones
1. Las entidades gubernamentales, al igual que las empresas privadas también necesitan
procedimientos de control interno. Sin embargo las municipalidades no persiguen un fin
lucrativo, el objetivo de las mismas es satisfacer las necesidades de los pobladores.
4. Se determino que los ingresos por concepto de estacionamiento vial representan más de la
tercera parte del total de ingresos propios de la Municipalidad, y el riesgo de malversación del
efectivo es alto por la carencia de controles en ese proceso.
5. El actual método de registro y resguardo de marbetes, permite que parte de los ingresos
que se percibe de ellos no se ingrese oportunamente.
89
8. Se puede minimizar el riesgo con la aplicación de un control interno adecuado, y la
supervisión continua del mismo por parte del ente fiscalizador dentro de la Municipalidad.
9. La aplicación del nuevo procedimiento será un punto de partida positivo para mejorar los
procesos actuales de la Municipalidad y crear confiabilidad en la administración actual y
disminuir los hallazgos que presenta en sus informes la contraloría general de cuentas.
10. También será un punto de partida para el resto de municipalidades para mejorar la gestión
y aplicar los mecanismos que están al alcance.
90
Recomendaciones
2. Implementar un sistema control interno del efectivo que permita documentar todo el
proceso de la gestión de recaudación.
5. Que el departamento de auditoría interna que no revise únicamente el proceso actual, sino
que pueda realizar sugerencias durante la aplicación de ser necesario.
91
Referencias
Mira Navarro, Juan Carlos (2006). Apuntes de Auditoria. España: Ciclo Formativo Superior
de Administración y Finanzas
USAID (2007). Guía para mejorar la recaudación de los ingresos propios municipales.
Programa de descentralización y gobernación local. Recuperado: 8-07-2011
Código Municipal de Guatemala, Decreto 12-2002 y Decreto 22-2010 con sus reformas.
Ley Orgánica del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado de Guatemala,
decreto 54-2010.
Reglamento de la ley orgánica del presupuesto general de ingresos y egresos del Estado de
Guatemala, acuerdo gubernativo 240-98
92
Normas generales de control interno gubernamental
93
Cronograma
Septiembre 2011
Noviembre 2011
Diciembre 2011
Octubre 2011
Febrero 2012
Agosto 2011
Marzo 2012
Enero 2012
Mayo 2011
ACTIVIDAD
Junio 2011
Julio 2011
Presentación proyecto o plan de la
practica
Evaluación del tutor (a) Asesor (a)
Análisis de resultados
Presentación de resultados
Conclusiones/Recomendaciones
Propuesta
Entrega a coordinación
Entrega a revisores
Entrega de revisores a coordinación
Inicio exámenes técnicos
Inicio de graduaciones
94
Anexos
95
Anexo 1: Organigrama de la Municipalidad
96
Anexo 2: Listado del personal de la Municipalidad (Altos mandos)
97
Anexo 3: Análisis FODA
FORTALEZAS DEBILIDADES
Se puede obtener ingresos mediante el cobro Se podría rebajar el presupuesto 10% o más
de parqueo. por la reducción del aporte constitucional.
Apoyo financiero o técnico que ofrecen La mayoría de los proyectos no buscan la
instituciones del Estado, ONG's y organismos sostenibilidad a largo plazo.
internacionales.
La existencia de instituciones que ofrecen
capacitaciones o talleres, así como
asesoramiento.
98
Anexo 4: Formato entrevista
La presente boleta es para uso exclusivo de estudios académicos, por lo tanto la información recabada en
la misma es de carácter confidencial y los datos consignados servirán para la realización de la
investigación del tema “Control Interno y su relación con los ingresos en la municipalidad de La
Antigua Guatemala, Sacatepquez
Agradeciendo la veracidad de los datos que en esta se consignen y la colaboración prestada para realizar la
investigación.
INSTRUCCIONES: Por favor dentro del cuadro de referencia marque con una X sus respuestas.
DIRIGIDO A:
Director financiero
Recaudación, depósitos y custodia de los fondos y valores municipales, así como de efectuar los
pagos que procedan dentro de los procedimientos legales establecidos.
Si
99
4. ¿Conoce las fuentes de ingresos municipales?
Si
Si
Extracción de Basura
Estacionamiento vial
Cementerio Municipal
Otros_________________________________________________________________________________
Estacionamiento vial. Porque el efectivo recibido de esto se puede utilizar para mejorar las calles de la
antigua y la seguridad.
8. ¿Cuánto representan los ingresos percibidos por las tasas municipales en el año 2011?
De un 25 a un 40%
No hay personas adecuadas para realizar las funciones y no hay un encargado directo que pueda hacerse
responsable del registro.
Yo considero que si, si colocamos al personal idóneo o capacitamos al que está en esa oficina, la situación
cambiaria y estaríamos más seguros de cuanto efectivo realmente entra a la municipalidad.
100
UNIVERSIDAD PANAMERICANA DE GUATEMALA
La presente boleta es para uso exclusivo de estudios académicos, por lo tanto la información recabada en
la misma es de carácter confidencial y los datos consignados servirán para la realización de la
investigación del tema “Control Interno y su relación con los ingresos en la municipalidad de La
Antigua Guatemala, Sacatepéquez
Agradeciendo la veracidad de los datos que en esta se consignen y la colaboración prestada para realizar la
investigación.
INSTRUCCIONES: Por favor dentro del cuadro de referencia marque con una X sus respuestas.
DIRIGIDO A:
Encargado de Contabilidad
4 años
101
Si
Si
Si
Porque: Es lo más importante dentro del presupuesto, sin ellos no se pueden cubrir los costos y gastos
Extracción de Basura
Estacionamiento vial
Cementerio Municipal
Otros_________________________________________________________________________________
Estacionamiento vial
8. ¿Cuánto representan los ingresos percibidos por las tasas municipales en el año 2011?
Aproximadamente un 10%
102