PROCESOS DE NEGOCIOS ESTRATÉGICOS Y MISIONALES DE LA

INSTITUCIÓN EDUCATIVA SILVANO CAICEDO GIRÓN DEL DISTRITO ESPECIAL

DE BUENAVENTURA

ESTUDIANTE-APRENDIENTE
HERNÁN ANDRÉS PALACIOS ANGULO
SORAYDA MOSQUERA RODRIGUEZ

Profesor Consultor:
Sandra Patricia Ochoa Guevara
Dra. en Educación

Módulo
Sistemas de Gestión para Educación Mediados por TIC

UNIVERSIDAD DE SANTANDER
MAESTRÍA EN GESTIÓN DE LA TECNOLOGÍA EDUCATIVA
BUENAVENTURA
2019
 PROCESOS DE NEGOCIOS ESTRATÉGICOS Y MISIONALES DE LA
INSTITUCIÓN EDUCATIVA SILVANO CAICEDO GIRÓN DEL DISTRITO
ESPECIAL DE BUENAVENTURA

INTRODUCCIÓN

Para comenzar, es de suma importancia reconocer que los principales procesos de

negocio de un establecimiento educativo, se centran los diferentes procesos
sistemáticos, los cuales se llevan a cabo al interior de estos. Además, su objeto es
fortalece la institución y sus proyectos, para lograr mejorar los procesos académicos,
directivos y administrativos, correspondiendo.

En todo establecimiento educativo, se deben considerar las cuatro áreas de gestión:

directiva, administrativa, pedagógica o académica y comunitaria, si en verdad se
desea alcanzar un trabajo eficaz desde la gestión escolar. De aquí que, al incluirlas
en la proyección del mejoramiento de la calidad educativa del establecimiento sea a
todas luces esencial para direccionar y encaminar la institución hacia el desarrollo
social, centrado particularmente en los estudiantes como seres humanos valiosos,
que deben adquirir las competencias básicas para las nuevas demandas laborales,
técnicas, profesionales y sobre todo tecnológicas.

Por lo anterior, la investigación que se presenta a continuación tiene como objeto

identificar procesos de negocios, estratégicos y misionales del establecimiento
educativo Silvano Caicedo Girón, sus principales tipos de sistemas de información
que se soporta en la institución, cuáles son sus características y funcionalidades
principales. De igual modo, se hace una descripción de dichos procesos y se
elaboran los diagramas respectivos que evidencian la apropiación de las tendencias
modernas en cuanto a construcción y desarrollo del establecimiento en mención.

En lo que respecta a los procesos de negocios, estratégicos y misionales de la

Institución Educativa Silvano Caicedo Girón, la cual se ubica en la cuenca del río
Anchicayá, corregimiento Nº 9, zona rural del Distrito Especial de Buenaventura,
creada mediante resolución 0389 del 12 de abril de 2007 expedida por el MEN;
cuenta con 13 sedes, atiende a una población educativa de 610 estudiantes en los
niveles de preescolar, básica, media y programa para adultos. Es necesario señalar
que el proceso de negocio correspondiente a cada gestión tiene como objeto
fortalecer y favorecer en la solución a los problemas existentes, toda vez que se
logre articular cada uno de los niveles educativos antes mencionados, alrededor del
mejoramiento de la calidad educativa, partiendo desde la dirección y liderazgo del
director, docentes y comunidad en general, pues es un trabajo colectivo y sobe todo
participativo en donde todos son una pieza importante en el asunto de conseguir los
alcances y objetivos plasmados desde el Proyecto Etnoeducativo Comunitario PEC.
En lo que sigue, se presentan los procesos estratégicos, misionales y de apoyo que
desarrolla la institución Educativa Silvano Caicedo Girón. Para ello, se describe cada
 uno de estos, de acuerdo con (Parra O, 2013) en el capítulo 3 del libro electrónico
Multimedial LEM de nominado Sistemas de Gestión para Educación Mediada por
TIC.

 Los Procesos Estratégicos: orientan los objetivos institucionales, además

permiten fijar el horizonte institucional, lineamientos y estrategias
institucionales, es decir que constituyen la base primordial para el diseño de
acciones de prevención y corrección que garanticen una planeación segura y
eficaz.

 Los Procesos Misionales: como lo indica su nombre, estos conforman la

misión principal del establecimiento educativo. En otras palabras,
fundamentan la razón de ser de la institución.

 Los Procesos de Apoyo: Estos son indispensables en lo que respecta al

ofrecimiento de los servicios institucionales, proveen los recursos básicos para
la organización de procesos estratégicos y misionales. Entre los más
destacados se encuentran, la parte contable, el recurso humano y el
presupuesto.

PROCESOSESTRATÉGICOS
PROCESOSESTRATÉGICOS YY MISIONALES
MISIONALES DE
DE LA
LA INSTITUCIÓN
INSTITUCIÓN
EDUCATIVA SILVANO CAICEDO GIRÓN
EDUCATIVA SILVANO CAICEDO GIRÓN

PROCESOS
PROCESOS ESTRATÉGICOS
ESTRATÉGICOS

GESTIÓN
GESTIÓN DIRECTIVA
DIRECTIVA GESTIÓN
GESTIÓN DE
DE CALIDAD
CALIDAD

>Direccionamiento
>Direccionamiento Estratégico
Estratégico >Gestión
>Gestión documental
documental
>Revisión
>Revisión de
de la
la Dirección
Dirección >Control
>Control de
de documentos
documentos yy registros
registros
>Planeación
>Planeación yy Autoevaluación
Autoevaluación >Control del servicio
>Control del servicio
Institucional
Institucional >Acciones
>Acciones preventivas,
preventivas, correctivas
correctivas yy mejoras
mejoras
>Comunicación
>Comunicación >Satisfacción de la comunidad
>Satisfacción de la comunidad
>Auditoria
>Auditoria interna
interna

PROCESOS
PROCESOS MISIONALES
MISIONALES
GESTIÓN
GESTIÓN DE
DE MATRICULA
MATRICULA GESTIÓN
GESTIÓN ACADÉMICA
ACADÉMICA GESTIÓN
GESTIÓN COMUNITARIA
COMUNITARIA

>Admisión
>Admisión yy Matriculas
Matriculas >Planeación
>Planeación escolar
escolar >Escuela
>Escuela de
de padres
padres
>Libros
>Libros reglamentarios >Servicio social
TIS

reglamentarios >Ejecución
>Ejecución curricular >Servicio social
CCI
TIS

curricular
MU
ÓN
CCI

DA
MU
ÓN
SA

CO
TIV

NI
DE
FA

LA

DA
SA

CO
TIV

NI
DE
FA
MU

LA
DA

AT
AS
TA

CO
MU

UC
NI
DE

ED
LA

DA

D
EC

AT
AS
TA

CO

IV
UC
NI
DE

ED

>Participación
>Participación yy convivencia
LA

>Evaluación
>Evaluación yy promoción D
EC

IV

promoción convivencia
A
D

A
D

académica
académica

PROCESOS
PROCESOS DE
DE APOYO
APOYO

>Presupuesto,
>Presupuesto, Contabilidad
Contabilidad >Inducción
>Inducción yy reinducción
reinducción
>Mantenimiento
>Mantenimiento yy servicios
servicios >Evaluación
>Evaluación de
de desempeño
desempeño
generales.
generales. >Formación y capacitación
>Formación y capacitación
>Administración
>Administración de
de recursos
recursos

MEJORAMIENTO
MEJORAMIENTO CONTINUO
CONTINUO
En lo que sigue, haremos una descripción de cada una de las gestiones, en donde se
evidencia claramente que estas cumplen con una función específica.

 La Gestión Directiva: Se relaciona a la manera como la institución Educativa

Silvano Caicedo Girón es orientada por un equipo de trabajo que direcciona
aspectos relevantes en pro del fortalecimiento de relaciones entre los actores
institucionales. De modo que su labro se restringe principalmente en el
direccionamiento estratégico, la cultura institucional, el clima escolar y los
vínculos con el entorno. Sin duda alguna, es la gestión vital al momento del
mejoramiento y de establecer estrategias de negocio, a razón de que, ante la
claridad de la visión y misión por parte del establecimiento, al igual que su
filosofía y enfoque, define ante la comunidad en general, la ruta a seguir. Por
lo que se considera como el timón de navegación del que dependen las otras
gestiones, de allí su gran importancia.

 La Gestión Académica: se centra en lograr que los estudiantes aprendientes

desarrollen en forma eficaz su proceso de aprendizaje y a su vez adquieran
las competencias necesarias para desenvolverse en cualquier campo:
personal, social y profesional. De igual forma, esta gestión se encarga de
diferentes procesos curriculares, gestión de clases, seguimiento académico y
prácticas pedagógicas de los docentes etc.

 La Gestión Administrativa: tiene a su cargo todos los procesos de apoyo a

las demás gestiones, haciendo énfasis en la gestión académica, la
administración de la planta física, los recursos, los servicios, el manejo del
talento humano, financiero y contable de la Institución.

 La Gestión Comunitaria: se encarga de las relaciones institucionales, así

como de la participación y la sana convivencia. De igual forma, a la atención
educativa a grupos poblacionales con necesidades educativas especiales,
estudiantes en extra edad, bajo una perspectiva de inclusión y prevención de
riesgos del cual hace parte el establecimiento educativo.

Siguiendo con el razonamiento de esta investigación, se presentan a continuación

algunos de los diferentes sistemas de información propuestos por el Ministerio de
educación Nacional (en adelante MEN), los cuales apoyan indudablemente en el
mejoramiento y eficiencia continua el proceso educativo en los establecimientos del
país. En seguida se, describen algunos de éstos sistemas de información que
soportan los procesos en la institución educativa Silvano Caicedo Girón: Escuela en
línea, El SIMAT, el SIMPADE, el SIGCE, el SINEB y el SICIED.
 SI QUE SOPORTAN LOS PROCESOS EN LA IESILVANO CAICEDO GIRÓN
Sistema de Característica Funcionamiento
Información (SI)
Es una plataforma en un ecosistema educativo
digital, en la que interactúan los diferentes
integrantes que conforman la unidad educativa.
Está diseñada y desarrollada con base a la
normatividad vigente por los entes que regulan la
apropiación de las TIC en la educación: MEN
MINTIC, las políticas de gobierno en línea y cero
papeles.
Escuela en línea
El Sistema Integrado de Matricula (SIMAT) es una
herramienta que permite organizar y controlar el
proceso de matrícula en todas las etapas, así
como tener una fuente de información confiable y
disponible para la toma de decisiones. De igual
modo, contribuye a mejorar la gestión del proceso
de matrícula de cada secretaria de educación,
permitiendo realizar consolidar información,
SIMAT generar reportes y realizar seguimientos a todo el
proceso.
El Sistema de Información para el Monitoreo,
Prevención y Análisis de la Deserción Escolar
(SIMPADE), cuenta con información del
estudiante, de su núcleo familiar, del contexto
institucional y municipal con el fin de ser
analizada por los diferentes niveles de
SIMPADE administración del sistema educativo para tomar
decisiones que mejoren la permanencia escolar.
Adicionalmente cuenta con un índice como
resultado del análisis de la información.
El Sistema de Gestión de Calidad Educativa
(SIGCE), es una herramienta de apoyo a la
gestión educativa, la cual le permite a todas las
instituciones educativas, hacer el respectivo
registro de varios componentes administrativos y
de planeación interna, además de consulta de
SIGCE referentes nacionales y regionales, como el
apoyo en la toma de decisiones.
El Sistema de Información Nacional de Educación
Básica y Media (SINEB), recoge los datos que
deben reportar los establecimientos educativos
SINEB oficiales a los municipios y/o departamentos.
Mejora el funcionamiento interno de
las instituciones educativas,
logrando integrar de forma virtual
todos los entes de la unidad
educativa a través del
fortalecimiento de los procesos de
evaluación y seguimiento
académico. De igual manera,
contiene un conjunto de
aplicaciones: evaluaciones,
entrenamientos virtuales,
estadísticas institucionales y
sectoriales, apoyo pedagógico,
gestión financiera y administrativa,
transporte escolar, programa de
alimentación escolar, comunidad
educativa y acceso con control
biométrico.
Establece directrices, criterios,
procedimientos y cronogramas para
la organización y gestión de la
cobertura del servicio educativo.
Proyecta cupos.
Solicita, reserva y asigna cupos
oficiales.
Registra matrícula de cupos
oficiales y,
Hace seguimiento a la gestión de
matrícula.
Facilita la toma de decisiones con
respecto a los estudiantes del
establecimiento educativo.
Realiza un monitoreo exhaustivo y
acompañamiento del proceso de
educativo en el establecimiento,
específicamente con relación a la
deserción escolar y la permanencia
de los aprendientes.
Permite a todos los
establecimientos educativos,
realizar el registro de varias de las
herramientas planificadoras:
Proyecto Educativo Institucional
(PEI), Proyecto Etnoeducativo
Comunitario (PEC), y el Plan de
Mejoramiento Institucional (PMI).
Registra sus propios medios de
información y comunicación.
Permite incluir la información de los
establecimientos educativos, la
situación académica de los
estudiantes al finalizar el año
anterior, los resultados de calidad y
los datos de los docentes de
establecimientos privados etc.
 El Sistema Interactivo de Consulta de
Infraestructura Educativa (SCIED), es el que
cuantifica, evalúa y sobre todo califica el estado
de los establecimientos educativos en relación
con estándares de infraestructura.
SICIED
Permite la organización y el
diagnostico real de la
infraestructura educativa, así como
la toma de decisiones oportunas
para el mejoramiento continuo de
los ambientes escolares, como
apoyo fundamental a las
estrategias de cobertura y calidad
educativa.

En este orden de ideas, se presentan a continuación algunos de los procesos

sistemáticos que se llevan a cabo al interior de la institución educativa Silvano
Caicedo Girón, en donde se visualizan los diagramas que facilitan de alguna manera
a los actores institucionales una clara visión, para enriquecer los procesos directivos,
académicos, comunitarios y administrativos.

PROCESO: PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

MANUAL DE PROCEDIMIENTO PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

1. OBJETIVO
Establecer el horizonte de la Institución (misión, visión, objetivos, perfil del
estudiante,..) basados en un diagnóstico de factores internos y externos, con el fin de
cumplir con el logro de objetivos y metas planteadas.

2. ALCANCE
Este procedimiento se aplica en todas las actualizaciones y nuevas directrices
establecidas por el Ministerio de Educación Nacional y Secretaria de Educación
Distrital (MEN Y SED).

3. DEFINICIONES
a. Estrategia: Cursos de acción general o alternativas que muestran la dirección
y el empleo de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las
condiciones más ventajosas.

b. Planeación: La planeación consiste en fijar un curso concreto de acción que

ha de seguirse, estableciendo los principios que lo orientan, la secuencia de
operaciones para realizarlo y la determinación de tiempo necesario para su
realización.

c. Planeación Estratégica: Es un proceso mediante el cual una organización

define su visión de largo plazo y las estrategias para alcanzarla, con base en
el análisis de sus fortalezas, limitaciones, oportunidades y amenazas.

d. Misión: Es un breve enunciado que sintetiza los principales propósitos

estratégicos y los valores esenciales que deberán ser conocidos,
 comprendidos y compartidos por todas las personas que colaboran en el
desarrollo del negocio.

e. Visión: La visión es aquella idea o conjunto de ideas que se tienen de la

organización a futuro. Es el sueño más preciado a largo plazo y le da un
sentido estratégico a los planes, programas, proyectos, acciones y decisiones.

f. Objetivos Estratégicos: Un objetivo estratégico es el marco de referencia

con base en el cual se orientan todas las estrategias, planes, programas y
proyectos específicos de la organización.

4. RESPONSABLE
El Rector de la Institución es el responsable de la aplicación de este procedimiento,
apoyado por su equipo de trabajo.

5. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

ACTIVIDAD
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD DOCUMENTOS
NÚM.
De acuerdo a las directrices establecidas por el Ministerio
de Educación Nacional y Secretaria de Educación Distrital
1 Rector (a) (MEN Y SED) define la misión, la visión, los principios y No Aplica
valores con el fin de orientar a mediano y/o largo plazo el
rumbo de la institución.
Realiza análisis interno y externo que le permita
diagnosticar el estado de la institución en cuanto a sus
Rector (a) fortalezas y limitaciones y complementar este análisis con Análisis DOFA
2
un estudio profundo del entorno y de la competencia, de
acuerdo a la metodología establecida por la institución.
Define las estrategias de la institución, resaltando las
actividades, responsables y plazos de cumplimiento de
Rector (a) cada estrategia en particular; con este análisis se No Aplica
3
documenta el plan estratégico para aprobación ante el
Consejo Directivo.
Da a conocer el Plan Estratégico de la institución a todos
los niveles, con el objeto de estimular el compromiso de los
funcionarios a partir del conocimiento de los elementos
constitutivos del plan. El Rector define el nivel de
Documento final
profundidad de la divulgación, así como la información que
Rector (a) del plan
4 debe llegar a cada área, partiendo del principio de que un
estratégico
funcionario correctamente informado acerca del rumbo
para dónde va la organización puede contribuir más
eficientemente al logro de las metas y objetivos
estratégicos.
Personal
6 adscrito a la Implementación del plan estratégico No Aplica
institución
DIAGRAMA DE FLUJO PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
FUNCIONARIOS
RECTOR(A)
CONSEJO DIRECTIVO ADSCRITOS A LA
INSTITUCIÓN

INICIO

Recibe directrices
del MEN y SED

Realiza análisis
con la matriz
DOFA

no

Define el plan
estratégico Aprobació
n plan
estratégic
o

si
Divulga al
personal adscrito Entrega el
el plan documento del
estratégico plan estratégico

Implementación
del plan
estratégico

FIN
PROCESO: GESTIÓN DE LA CALIDAD
MANUAL DE PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS

1. OBJETIVO
Establecer la metodología para el control de los documentos internos y externos que
conforman el Sistema Integrado de Calidad, garantizando su revisión, aprobación,
actualización, divulgación, legibilidad e identificación y conservación.

2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para toda la documentación interna y externa definida por
el Sistema Integrado de Calidad, desde el momento en que se identifica la necesidad
de normalización, hasta la aplicación del documento.

3. DEFINICIONES Y SIGLAS

a. Documentos: Recopilación de datos que arrojan un significado impreso en

papel, medio magnético o sistematizado.

b. SIC: Sistema Integrado de Calidad

c. Documento Interno: Información o datos que posee, elabora y controla la

Institución a través de papel, disco magnético, óptico o electrónico y/o
fotografías.

d. Documento Externo: Información o datos que poseen y elaboran organismos

o personas ajenas a la empresa a través de papel, disco magnético, óptico o
electrónico y/o fotografías. Este documento sirve de guía o apoyo para el
desarrollo de las actividades.

e. Listado maestro de Documentos Internos: Es un listado que indica todos

los documentos existentes del Sistema Integrado de Calidad, especificando su
código, nombre, fecha de aprobación, versión, soporte del documento,
ubicación/protección del documento.

f. Listado maestro de Documentos Externos: Es un listado que indica todos

los documentos externos necesarios en el Sistema Integrado de Calidad, que
contiene el nombre del documento, clase del documento, soporte del
documento, responsable de la difusión actualizada del documento y fecha de
emisión del documento.
 g. Documento Obsoleto: Son aquellos documentos que ya no tienen vigencia
por que se han generado nuevas versiones mejoradas y por lo tanto deben ser
claramente identificados como tal en el SIC.

h. Formato: Documento impreso en el que se registra en forma ordenada la

información necesaria para el cumplimiento de una tarea específica. Un
formato puede llegar a ser un Registro, en la medida en que la información
que se consigne en él se haya identificado como una actividad crítica para el
Sistema Integrado de Calidad y deba ser controlado.

i. Aprobación: Acción mediante la cual un cargo previamente autorizado evalúa

y aprueba si el contenido de un documento interno contempla lo que debe
realizarse para alcanzar los objetivos propuestos.

j. Código: Sistema de signos y de reglas que permite formular y comprender un

mensaje.

k. Versión: Muestra el estado los documentos en termino de actualidad

4. RESPONSABLE

Es responsabilidad del representante de la dirección del SIC, definir, controlar y

hacer seguimiento a la documentación del sistema.
5. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

ACTIVIDAD
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD DOCUMENTOS
NÚM.
Solicitud de
Dueño del elaboración y/o
1 Solicitar la elaboración y/o modificación del documento
proceso modificación del
documento
Coordinador de Aprobar o reprobar la creación o modificación del
No Aplica
2 calidad documento
Dueño del
Elabora o modifica el documento No Aplica
3 proceso
Revisa el documento validando que este sea coherente,
Coordinador de
viable con las actividades de la institución y cumpla la No Aplica
4 calidad
NTCGP1000
5 Coordinador de
Aprueba el documento No Aplica
calidad
Coordinador de Listado maestro
6 Actualiza el listado maestro de documentos
calidad de documentos
Formato hoja de
Coordinador de
7 Diligencia el formato “hoja de vida del documento” vida del
calidad
documento
Coordinador de Imprime original y copias necesarias, las identifica con el
8 No Aplica
calidad sello “copia controlada”
Coordinador de Si es un documento modificado consulta el listado maestro
9 No Aplica
calidad de documentos
Coordinador de
10 Recoge las copias obsoletas No Aplica
calidad
Coordinador de Identifica los documentos obsoletos que se vayan a
11 No Aplica
calidad conservar y les coloca el sello de documento no vigente
Coordinador de
12 Distribuye los documentos donde se requiera No Aplica
calidad
Responsable del
13 Divulga y entrena a los que hacen parte del proceso No Aplica
proceso

Participantes del
14 Implementa el documento modificado No Aplica
proceso
DIAGRAMA DE FLUJO CONTROL DE DOCUMENTOS
COORDINADOR DE SECRETARIA DE LA
DUEÑO DEL PROCESO DUEÑO DEL PROCESO
CALIDAD INSTITUCIÓN

INICIO Recibe la solicitud

de la creación A Reciben el
y/o modificación
del documento entrenamiento del
diligenciamiento
del nuevo
Solicitud de
elaboración y/o documento
modificación
Recibe las
Aprueba copias
la controladas del
Recibe creación o nuevo
si modificaci Implementación
designación para documento
ón del nuevo
crear o hacer la
no documento
modificación
FIN

Elabora o Revisa el FIN

modifica el documento
documento
no

Aprueba
el
docume
nto

si
Actualiza el
listado maestro

Recoge los
documentos
obsoletos

Imprime y
distribuye las
copias necesarias

A
PROCESO: GESTIÓN DE LA CALIDAD
MANUAL DE PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS

1. OBJETIVO
Establecer los controles necesarios para la identificación, actualización, difusión,
disponibilidad, almacenamiento, protección, consulta, conservación, mantenimiento y
recuperación de cada uno de los registros generados en la Institución que afectan al
Sistema Integrado de Calidad.

2. ALCANCE
Aplica a todos y cada uno los registros de calidad generados en el Sistema Integrado
de Calidad.

3. DEFINICIONES

a. Control de Registros: Uso y manejo de registros que evidencien la eficacia y

eficiencia de la Institución.

b. Registro: Documento que proporciona evidencia objetiva de las actividades

realizadas o resultados obtenidos.

c. Documento de Registro: Medio que se utilizará para llevar los registros.

d. Trazabilidad: Capacidad para seguir el historial, aplicación y localización de

todo aquello que está bajo consideración.

4. RESPONSABLE

El coordinador de calidad es responsable de la aplicabilidad de los controles que se

establecen en este procedimiento, relacionados con el control de registro.

5. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

ACTIVIDAD
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD DOCUMENTOS
NÚM.
1 Funcionario Identifica un documento que evidencia las acciones del No Aplica
sistema Integrado de calidad y que puede ser
considerado como un registro que demuestre la
conformidad con la norma NTCGP 1000: 2004 o con las
actividades planificadas en toda la documentación del
 sistema, y le comunica a su jefe inmediato o
responsable del proceso relacionado
Evalúa la pertinencia del registro para el SIC y
Líder del
2 proceso
analiza si el registro no ha sido considerado en la No Aplica
documentación ya establecida.
Si el registro no es pertinente le comunica al funcionario
la decisión tomada y finaliza el procedimiento.
Líder del
Si el registro es pertinente, se evalúa la necesidad
proceso No Aplica
3 elaborar o modificar el formato para el registro de la
Emocionada
información o si solo se recopila el registro para dejarlo
como evidencia, y se continúa con el procedimiento.
Evalúa la pertinencia del registro para el SIC de acuerdo
Coordinador de
4 a los requisitos de la norma NTCGP 1000: 2004 y las No Aplica
calidad
actividades planificadas en la documentación.
Si el registro no es aprobado, le comunica al jefe
inmediato la decisión tomada y finaliza el procedimiento.
Si el registro es aprobado, le comunica al solicitante la
decisión y lo incluye en el SIC mediante la elaboración o
Coordinador de
5 modificación de un documento ya existente, según el No Aplica
calidad
procedimiento para el control de los documentos
internos, o solamente inventariarlo en el listado Maestro
de Registros si es necesario, y continúa con el
procedimiento.
Conserva el registro de acuerdo a las disposiciones
descritas en el listado Maestro de Registro de su
Líder del
6 dependencia, y vela por la legibilidad del documento sin No Aplica
proceso
tachones o enmendaduras que afecten la interpretación
del mismo.
Conserva el listado maestro de registros como evidencia
7 Coordinador de de la aplicación de las disposiciones dadas en este
No Aplica
calidad procedimiento de acuerdo a lo descrito en formato para
el control de documentos, y finaliza el procedimiento.
DIAGRAMA DE FLUJO CONTROL DE REGISTROS
COORDINADOR DE
FUNCIONARIO LÍDER DEL PROCESO
CALIDAD
INICIO

Identificar un
documento que
evidencie una
actividad realizada

Comunica y entrega Evalúa la

el documento al necesidad de
responsable del
proceso controlar el
registro

A
¿Control
Comunica al a el
no
solicitante la registro
decisión tomada ?

si
FIN Comunica a la Evalúa la
dirección del SIC pertinencia del
la inclusión en el registro en el SIC
Sistema de
Gestión de la
Calidad

Ingresa al listado
maestro de si ¿Aprobado
registro y ?
comunica al
solicitante

FIN
A
PROCESO: PLANEACIÓN INSTITUCIONAL
MANUAL DE PROCEDIMIENTO PLAN DE ACCIÓN INSTITUCIONAL

1. OBJETIVO
Organizar el desarrollo y ejecución de los propósitos y objetivos institucionales
mediante la formulación de planes de acción que orienten a las áreas estratégicas de
la institución en la realización de las metas misionales.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica a todos los planes de acción desarrollados por cada una
de las áreas de la Institución.

3. DEFINICIONES

a. Planes Institucionales: Es un proceso sistémico, flexible y participativo,

coherente con las políticas y principios institucionales, que a su vez se convierte
en derrotero para cada una de las unidades académicas y administrativas.

b. Planes de Mejoramiento: Instrumentos que consolidan el conjunto de acciones

requeridas para corregir las desviaciones encontradas en el Sistema de Control
Interno, en el direccionamiento estratégico, en la gestión y resultados de la
entidad pública.

c. Planes operativos Anuales: El plan operativo anual está perfectamente alineado

con el plan estratégico de la institución, y su especificación sirve para concretar,
además de los objetivos a conseguir cada año, la manera de alcanzarlos que
debe seguir cada entidad (departamento, sucursal, oficina...).

4. RESPONSABLE

Es responsabilidad del Rector y Consejo Directivo la aplicabilidad de este

procedimiento.

5. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD DOCUMENTOS

NÚM.
Elabora la propuesta de trabajo para la realización de la
1 Rector (a) No Aplica
semana de desarrollo Institucional.
Determina los factores críticos de cada una de las
Gestiones de acuerdo a la autoevaluación Institucional
Rector (a) No Aplica
2 (Gestión Directiva, Académica, Administrativa y Financiera
y de la Comunidad).

Directivos Establecen los objetivos y las metas institucionales de

3 No Aplica
Docentes acuerdo a los factores críticos del plan de acción.

Directivos Definen las actividades y los responsable para el

4 No Aplica
Docentes cumplimiento de las metas
Directivos
5 Establecen los indicadores de Gestión No Aplica
Docentes
Directivos
6 Analizan los posibles riesgos y dan soluciones No Aplica
Docentes
Directivos Definen el tiempo de ejecución de cada una de las
7 No Aplica
Docentes actividades propuestas en el plan de acción

8 Rector (a) Asigna presupuesto para la ejecución del plan de acción No Aplica

Registro de Plan
Consejo
9 Aprueba el plan de acción. de Acción
Directivo
Institucional

10 Rector (a) Socializa el plan de acción No Aplica

11 Coordinadores Revisa periódicamente el cumplimiento del plan de acción No Aplica

Implementa acciones preventivas y correctivas, para evitar

12 Coordinadores No Aplica
el incumplimiento de las metas Institucionales.
6. DIAGRAMA DE FLUJO DE PLAN DE ACCIÓN INSTITUCIONAL
RECTOR(A) DIRECTIVOS
CONSEJO DIRECTIVO COORDINADORES
DOCENTES

INICIO
A

Autoevaluación y
plan estratégico
institucional
Implementan

Define factores Factores Críticos

críticos para el
plan de acción Realizan
seguimiento al
plan de acción

Establecen
objetivos, metas,
Reciben
actividades,
propuesta del
indicadores,
plan de acción
presupuesto, tiempo Aprobació no
y riesgos n plan de
acción
Institucion
al

Divulga al si
Aprobació
personal adscrito si n plan de
ç el plan de acción acción
Institucion Realizan las
al
acciones
correctivas y/o
no preventivas

A
FIN
PROCESO: PLANEACIÓN INSTITUCIONAL
MANUAL DE PROCEDIMIENTO EVALUACIÓN INSTITUCIONAL

1. OBJETIVO
Evaluar el desempeño y ejecución de los planes institucionales, con el fin de
determinar planes de mejoramiento Institucional.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica a todos los planes de mejoramiento desarrollados por cada
una de las áreas de la Institución.

3. DEFINICIONES

a. Evaluación Institucional: Debe ser entendida como un proceso para mejorar

la calidad educativa, porque conforma un conjunto de acciones
interrelacionadas para el cumplimiento de un determinado fin.

b. Evaluación: Es obtener evidencias a partir de información objetiva de índole

cuantitativa o cualitativa debidamente documentada, para informar sobre algún
tipo de decisión.

c. Autoevaluación: Redacción del informe preliminar por parte del comité de

autoevaluación.

4. RESPONSABLE

Es responsabilidad del Rector y Consejo Directivo la aplicabilidad de este

procedimiento.

5. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD DOCUMENTOS

NÚM.
Presenta el cronograma de la evaluación institucional
1 Rector (a) No aplica
 Diseña y aplica los instrumentos necesarios para recoger la
Rector (a) No aplica
2 información pertinente
Sistematiza y presenta las informaciones recogidas con los
Rector (a) No aplica
3 instrumentos creados
Valida y confronta los datos obtenidos con los instrumentos
creados y el plan de mejoramiento vigente con especial
Rector (a) énfasis en la promoción, reprobación, deserción y No aplica
4
transferencia.

Realiza el análisis de las pruebas externas y las pruebas

Rector (a) No aplica
5 internas.
Junto con los demás docentes elabora el nuevo plan de
mejoramiento.
6 Rector (a) No aplica

6. DIAGRAMA DE FLUJO EVALUACIÓN INSTITUCIONAL

RECTOR (A) RECTOR (A)

INICIO

Presenta el
cronograma de la
evaluación institucional

Diseña y aplica los

instrumentos
necesarios para
recoger la información
pertinente
Sistematiza. y
presenta las
informaciones
recogidas con los
instrumentos creados.

Valida y confronta
los datos obtenidos
con los instrumentos
creados y el plan de
mejoramiento

La valoración final
de este instrumento
de evolución será el Elabora el nuevo
análisis integral de plan de
los anteriores mejoramiento
numerales.

Realiza el análisis
de las pruebas
externas y las FIN
pruebas internas.
PROCESO: ADMISIÓN Y REGISTRO
MANUAL DE PROCEDIMIENTO CONTROL DE CUPOS

1. OBJETIVO:
Establecer un adecuado control de los cupos de los estudiantes, de acuerdo a los
parámetros establecidos por la institución.

2. ALCANCE:
Este procedimiento aplica a todos los aspirantes que deseen ingresar a la institución.

3. DEFINICIONES:

a. Cobertura: cantidad total de espacio editorial que aparece en todos los medios de
comunicación sobre una organización o un tema determinado.

4. RESPONSABLE:
El Rector y la Secretaria del Plantel son los responsables de la aplicabilidad de este
procedimiento.

5. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

ACTIVIDAD
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD DOCUMENTOS
NÚM.
Rector(a) o Elabora el formato de reserva de cupo de los educandos Formato reserva
1
Director(a) antiguos y se entregara a la secretaria de la institución de cupos
Recibe el formato y lo entrega al acudiente de los
Secretaria de la
educandos antiguos para ser diligenciado por ellos y No Aplica
2 institución
entregado en la semana siguiente
Diligencia el formato de reserva de cupo de los educandos Formato reserva
antiguos y lo entrega en la semana siguiente Si el padre de de cupos
familia o acudiente no entrega a la secretaria el formulario diligenciado
3 Acudiente o
antes mencionado en las fechas estipuladas el educando
Acudiente
perderá automáticamente el cupo
Listado
Secretaria de la Elabora listados de estudiantes antiguos que desean
estudiantes
4 institución continuar en la institución
antiguos
 Secretaria de la Informe de cupos
Elabora informe de cupos disponibles
5 institución disponibles
Secretaria de la
6 Entrega informe de cupos disponibles
institución No Aplica
Presenta el proyecto de cobertura para el año escolar que Proyecto de
Rector(a) o constara de la disponibilidad de cupos para estudiantes cobertura año
7
Director(a) nuevos y antiguos de acuerdo a la capacidad instalada escolar

6. DIAGRAMA DE FLUJO CONTROL DE CUPOS

RECTOR(A) SECRETARIA DE LA ACUDIENTE O PADRE SECRETARIA DE LA

INSTITUCIÓN DE FAMILIA INSTITUCIÓN
 INICIO Recibe y entrega Diligencia el
el formato al formato y lo Comunica la
acudiente del entrega en la pérdida del cupo
educando antiguo semana siguiente al acudiente del
educando
Elabora formato
reserva de cupos
La secretaria
elabora el listado Si no
de estudiantes ¿Entre
antiguos go
formato
?
Formato de
reserva de cupo
La secretaria
elabora informe de
cupos disponibles

Informe de cupos
disponibles

Presenta el Entrega informe

proyecto de de cupos
cobertura para el disponibles a
año escolar rectoría

FIN

PROCESO: EVALUACION ACADÉMICA

MANUAL DE PROCEDIMIENTO PRUEBA ESPECÍFICA

1. OBJETIVO
Definir la aprobación o reprobación a los estudiantes.

2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a todos los estudiantes de la institución.

3. DEFINICIONES

a. Prueba específica: Está destinada a validar el grado de aprehensión de los

contenidos y el desarrollo de las habilidades y destrezas que ha adquirido el
estudiante en el proceso.

4. RESPONSABLE

El Docente es el responsable de la aplicabilidad de este procedimiento.

5. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

ACTIVIDAD
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD DOCUMENTOS
NÚM.
Socializan los logros propuestos de acuerdo al
1 Docentes cronograma. No Aplica

Realizan talleres de refuerzo de acuerdo al cronograma

Docentes No Aplica
2 establecido por la institución.
De acuerdo al diagnostico que dio los talleres realizan
Docentes actividades de profundización en las debilidades No Aplica
3
evidenciadas en los talleres.
Debe organizar la evaluación de acuerdo a los logros
Docentes trabajados y dentro de la fecha establecida por la No Aplica
4
institución.
Si la evaluación es estilo Prueba de Estado, debe
Docentes organizar las preguntas de acuerdo a los siguientes No Aplica
5
elementos:
Busca un texto que sea acorde con los logros
6 Docentes No Aplica
desarrollados.
De acuerdo al texto formula las preguntas que evalúen el
7 Docentes No Aplica
nivel de competencia desarrollado con los logros.
La respuesta de cada pregunta debe tener los cuatro
8 Docentes literales y en ninguno de ellos deben estar los términos No Aplica
todas las anteriores o ninguna de las anteriores.
La hoja de respuesta debe ser diseñada de acuerdo al
9 Docentes formato de las Pruebas de Estado (no debe estar anexa a No Aplica
la hoja de pregunta).

A más tardar a los ocho días de realizada la evaluación

10 Docente No Aplica
debe entregar las valoraciones a los estudiantes
 6. DIAGRAMA DE FLUJO DE PRUEBA ESPECÍFICA

DOCENTES DOCENTES

INICIO

Socializan los logros

propuestos de acuerdo
al cronograma.
Busca un texto
que sea acorde
Realiza talleres de con los logros
refuerzo de desarrollados.
acuerdo al
cronograma
establecido por la De acuerdo al texto
Organiza la
institución. formula las preguntas
evaluación de que evalúen el nivel de
acuerdo a los competencia
logros trabajados desarrollado con los
logros.

La hoja de respuesta
debe ser de acuerdo al
¿Si la formato de las Pruebas
evaluaci de ICFES (no debe estar
ón es si
anexa a la hoja de
estilo pregunta).
ICFES?

La valoraciones deben
no entregarse a los
Aplica evaluación
tradicional estudiantes más tardar
8 días de hecha la
evaluación

FIN
 PROCESO: CURRICULO
MANUAL DE PROCEDIMIENTO PLAN DE ESTUDIO

1. OBJETIVO

Definir los ítems que se deben desarrollar para construir el plan de estudio de la
Institución Educativa.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para todos los Docentes vinculados a la Institución

Educativa.

3. DEFINICIONES

a. Plan de Estudio: Esquema estructurado de áreas obligatorias y fundamentales

y optativas con sus respectivas asignaturas, que forman parte del currículo de
las Instituciones Educativas.

4. RESPONSABLES

Los jefes de área y los Docentes de las mismas son los responsables de la
aplicabilidad de este procedimiento.
5. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

ACTIVIDAD
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD DOCUMENTOS
NÚM.
Define la intensión e identificación de los contenidos, temas
Consejo y problemas de cada área, señalando las correspondientes
1 No Aplica
académico actividades pedagógicas.

De acuerdo a la resolución del calendario escolar define la

Rector (a) distribución del tiempo y las secuencias del proceso No Aplica
2
educativo.
Definen la cantidad de logros, competencias y
Rector (a)- procedimientos que los educando deben alcanzar y adquirir
3 Consejo al finalizar cada uno de los periodos del año escolar, en No Aplica
académico cada área y grado

Indica el diseño general de planes especiales de apoyo

Consejo
para estudiantes con dificultades en su proceso de No Aplica
4 académico
aprendizaje.
Definen la metodología aplicable a las aéreas, señalando
Consejo el uso del material didáctico, textos escolares, laboratorios,
No Aplica
5 académico ayudas audiovisuales, informática educativa o cualquier
otro medio que oriente o soporte la acción pedagógica.
6 Rector (a) Crea los indicadores de desempeño y metas de calidad No Aplica
 que permitan llevar a cabo la autoevaluación Institucional.

6. DIAGRAMA DE FLUJO PLAN DE ESTUDIO

CONSEJO ACADÉMICO RECTOR (A)

INICIO

Define la intensión e De acuerdo a la

identificación de los resolución del
contenidos, temas y calendario escolar
problemas de cada define la distribución
área. del tiempo y las
secuencias del
proceso educativo.
Definen la cantidad de
logros, competencias y
procedimientos que los
educando deben
alcanzar y adquirir al
finalizar cada uno de
los periodos del año
escolar, en cada área y
grado

Indica el diseño general

de planes especiales de
apoyo para estudiantes
con dificultades en su
proceso de aprendizaje.

Definen la metodología
aplicable a las Crea los indicadores de
aéreas, señalando el desempeño y metas de
uso del material calidad que permitan
didáctico o cualquier llevar a cabo la
otro medio que oriente autoevaluación
o soporte la acción Institucional.
pedagógica.

FIN

PROCESO: APOYO LOGÍSTICO

MANUAL DE PROCEDIMIENTO ALMACÉN

1. OBJETIVO

Describir las políticas y el procedimiento a seguir para registrar y almacenar los

bienes y materiales, adquiridos por la Institución, al fin de mantener el control de los
mismos, que permita un abastecimiento adecuado a las diferentes áreas.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica a todo el personal vinculado con la Institución, como son:
Los Jefes de Área, Rector (a), Coordinadores, Secretaria y Auxiliar Administrativo.

3. DEFINICIONES

No aplica

4. RESPONSABLES

El Auxiliar Administrativo es el responsable de la aplicabilidad de este procedimiento.

5. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

ACTIVIDAD
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD DOCUMENTOS
NÚM.
Recibe del proveedor, entidad o funcionario de la institución
Auxiliar Documentos
los bienes, elementos y materiales junto con los
1 Administrativo soporte
documentos soporte
Verificar la calidad, cantidad, estado y especificaciones
técnicas de los bienes, elementos y materiales que van a
ingresar al almacén, se ajusten estrictamente a lo descrito
en el contrato, orden de compra, factura, acta o documento
equivalente.
No Aplica
Si esta correcto, acepta el ingreso al almacén, firma la
Auxiliar
factura y sigue el paso 3 de este proceso.
2 Administrativo
En caso contrario, se abstiene de recibirlos y envía al
rector por medio de un oficio donde informa el motivo por
el cual el almacén no da el ingreso a los bienes
Formato
Auxiliar
Elaborara y firma el comprobante de ingreso a almacén comprobante de
3 Administrativo
ingreso
Auxiliar Registra en kardex cada bien, elemento o material que
No Aplica
4 Administrativo ingresa a almacén
Auxiliar Entrega la copia del comprobante de ingresos a almacén
5 No Aplica
Administrativo con los soportes respectivos al rector
Archiva una copia del comprobante de ingresos a almacén
Auxiliar
y/o la copia de paz y salvo expedido. No Aplica
Administrativo
6
DIAGRAMA DE FLUJO ALMACÉN
AUXILIAR AUXILIAR
ADMINISTRATIVO ADMINISTRATIVO)

INICIO Entrega copia

comprobante de
ingreso a almacén
y soportes al
Recibe los bienes,
rector
elementos y
materiales
Archiva copia de
comprobante de
ingreso y/o paz y
Verifica calidad, salvo
cantidad y estado
de los bienes,
elementos y
materiales FIN

¿Está
correct
o?
si

Acepta el ingreso
al almacén

No recibe el
material y envía
informe a rectoría

Elabora y firma
comprobante de
ingreso a almacén

Registra en Kardex
los bienes
ingresados

Copias
comprobante de
ingreso y soportes
 PROCESO: TALENTO HUMANO
MANUAL PROCEDIMIENTO VINCULACIÓN DE DOCENTES

1. OBJETIVO

Realizar proceso de vinculación del Docente de acuerdo a los criterios definidos por la
secretaria educación y la institución.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para los Docentes que deseen vincularse a la institución.

3. DEFINICIONES

No aplica.

4. RESPONSABLE

El Rector es el responsable de la aplicabilidad de este procedimiento.

5. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

ACTIVIDAD
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD DOCUMENTOS
NÚM.
Se inscribe ante el ICFES para presentar el examen de
1 Rector(a) competencias y prueba sicotécnica No Aplica

Si supera el 60% de las pruebas pasa a la segunda fase.

Rector(a) No Aplica
2
La segunda fase está compuesta por dos actividades

- La presentación del proyecto etnoeducativo y

3 Rector(a) la sustentación. No Aplica

- La entrevista.

Una vez surtida esta etapa, pasa a la audiencia pública y el

consejo comunitario le da el aval si es zona rural, si es
zona urbana de acuerdo al orden de la lista de elegible se
No Aplica
4 Rector(a) define a que institución se vincula.

5 Secretaria de educación emite el acto administrativo donde

vincula al docente a la institución
Rector(a) No Aplica

El docente entrega a la rectoría el acto emitido por la

secretaría de educación municipal
6 Rector(a) No Aplica
 La rectoría asigna carga académica y dirección de grupo si
es necesario entre otras funciones.
Rector(a) No Aplica
7

6. DIAGRAMA DE FLUJO VINCULACIÓN DE DOCENTES

CONSEJO
DOCENTE SED RECTOR
COMUNITARIO

INICIO

Inscribirse ante el
ICFES

Presenta de
competencia y
sicotécnica

no
Super
a la Fin
prueb
a

si

Presenta proyecto
etnoeducativo y
entrevista

Queda no si
Av
en la al
lista
Fin elegibl
e
si

Tiene
el no
puntaje
para
zona Inducción
urbana si Asignar institución

Fin
PROCESO: GESTIÓN FINANCIERA
MANUAL DE PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO Y PAC

1. OBJETIVO

Elaborar el plan presupuestal y el PAC, de acuerdo con la información suministrada

por el ordenador del gasto y la coordinación.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para todas las áreas de la institución.

3. DEFINICIONES

No aplica.

4. RESPONSABLE

El Jefe Financiero es el responsable de la aplicabilidad de este procedimiento.

5. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

ACTIVIDAD
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD DOCUMENTOS
NÚM.
Elabora el plan de compras y el plan operativo anual de
inversiones de acuerdo al PEI y de acuerdo con la
Plan de compra
1 Financiero información suministrada por el ordenador del gasto y la
coordinación
Recibe el ordenador de gasto la información para la
proyección, treinta días antes de la presentación del No Aplica
2 Financiero
presupuesto ante la secretaria de educación
Clasifica y consolida la información recibida, con el fin de
Financiero No Aplica
3 elaborar el ante proyecto para la siguiente vigencia
Consulta y analiza el comportamiento de los ingresos y
Financiero No Aplica
4 egresos de las tres últimas vigencias fiscales
Proyecta y estima los recursos económicos necesarios
para lograr los objetivos del PEI, las transferencias que se
Financiero No Aplica
5 van a recibir de la secretaria de educación, así como los
ingresos provenientes de otras fuentes
Proyecta y estima los ingresos, de acuerdo con las
6 Financiero necesidades del plan de compras, el PEI y el plan No Aplica
Operativo del año siguiente
1. DIAGRAMA DE FLUJO ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO Y PAC

FINANCIERO

INICIO

Elabora el plan de
compra

Plan de compra

Recibe el
ordenador de
gastos

Clasifica y consolida
la información
recibida

Consulta y analiza
el comportamiento
de los ingresos y
egresos

Proyecta y estima
los recursos
económicos para el
objetivo del PEI

Proyecta y estima
los ingresos de
acuerdo con las
necesidades

FIN
 PROCESO: SERVICIOS COMPLEMENTARIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTO COORDINACIÓN Y SUPERVISIÓN DEL
SERVICIO DE MANTENIMIENTO Y REPARACIONES

1. OBJETIVO
Inspeccionar y verificar la prestación del servicio de Mantenimiento Y Reparaciones
de acuerdo con la frecuencia establecida en el contrato.

2. ALCANCE
Este procedimiento aplica solo para las personas vinculadas por contrato y para este
fin.

3. DEFINICIONES
No Aplica

4. RESPONSABLE
Rector(a), Director(a) o Auxiliar Administrativo Servicios Generales, son los
responsables de la aplicabilidad de este procedimiento.

5. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

ACTIVIDAD
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD DOCUMENTOS
NÚM.
Recibe del servicio de vigilancia o del funcionario
Coordinador de
encargado del mantenimiento, el reporte de la ocurrencia
Servicios Cartilla de
1 de un daño en la planta física de la institución, cuyo
Generales vigilancia
formato está incluido en la Cartilla de vigilancia
Coordinador de Verifica y evalúa el daño, determinando si es posible
Servicios resolverlo con un mantenimiento regular o si es necesaria
2 No Aplica
Generales una reparación mayor o total
Elabora y envía un oficio a la Subdirección de Plantas
Coordinador de Físicas de la Secretaría de Educación, en donde informa
Servicios de la ocurrencia de daño, así como la solicitud de su pronta Oficio
3
Generales ejecución si es necesario realizar una reparación mayor o
total
6. DIAGRAMA DE FLUJO COORDINACIÓN Y SUPERVISIÓN DEL SERVICIO
DE MANTENIMIENTO Y REPARACIONES
COORDINADOR DE
SERVICIOS GENERALES

INICIO
Prestación del
servicio de
mantenimiento
Reporte de
ocurrencia del
daño

Verifica y evalúa el
daño

¿Necesi Si
ta
manteni
miento?
No

No
¿Necesi
ta
reparaci
ón
Si
mayor?

Elabora oficio de
ocurrencia del
daño

FIN
CONCLUSIONES

Finalmente, luego de desarrollar esta rigurosa investigación logramos determinar la

realidad de la complejidad estructural que conforma a un establecimiento educativo.
Particularmente, se logró fundamentar en la institución Educativa Silvano Caicedo
Girón la cual somete sus diferentes procesos de gestión a la sistematización de sus
flujos de información, si se pretende ser más competitivo.

Se puede decir también que, la Institución Educativa Silvano Caicedo Girón hace uso
de sistemas de información como una opción real del mejoramiento continuo para la
prestación del servicio y la administración de la información de todos sus procesos,
garantizando el cumplimiento de metas y objetivos.

De otro lado, consideramos que este trabajo de investigación puede servir como
referente de consulta en lo relacionado a los sistemas de información en los
establecimientos educativos.

Bibliografía

Parra O, C. A. (2013). Sistemas de Gestión para Educación Mediados por TIC. (CVUDES,
Ed.) Obtenido de http://bit.ly/2VV1fS8

Webgrafía

https://www.mineducacion.gov.co/sistemasinfo/sistemapbm/

https://laescuelaenlinea.com/Exducere/