GESTIÓN DE TIEMPO

PRODUCTIVIDAD PERSONAL
ITZIAR HERRERA

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AUTOR
ITZIAR HERRERA

De naturaleza curiosa. Realizadora de Audiovisuales. Amante del

mundo digital y creadora de contenidos multimedia.

Empecé trabajando en televisión pero me vi atrapada en las redes y

aquí me he quedado.

Puedes encontrarme en:

https://www.linkedin.com/in/itziarherreramarrodan

https://twitter.com/Itezeta_
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INDICE
CONCENTRACIÓN ............................ 4

ORGANIZACIÓN ............................ 10

PRIORIDAD ............................ 12

MOTIVACIÓN ............................ 15

HERRAMIENTAS ............................ 17
 GESTIÓN DE TIEMPO
PRODUCTIVIDAD PERSONAL
CONCENTRACIÓN
LADRONES DE TIEMPO.
Que levante la mano el que no tenga
problemas de tiempo hoy en día. ¿Quién
no ha suspirado por un día con un par
de horillas más para abarcar todo aquello
que queremos hacer? Pero siendo
sinceros, no es un problema de horas,
simplemente no sabemos bien cómo
gestionarnos nosotros mismos.
En la actualidad, tenemos muchos malos
hábitos, distracciones que poco a poco
van consumiendo nuestro tiempo y cada
vez es más difícil deshacerse de ellos. Pero
tranquilo, el tiempo tampoco es algo con
lo que haya que obsesionarse, aquí te
vamos a ayudar a gestionarlo mejor.
¿El primer paso? Reconocer
nuestros malos hábitos.
Interrupciones. Tanto si trabajas
en una oficina, como en casa, en
clase o estudiando en la biblioteca,
las interrupciones serán inevitables.
Siempre te acabará sonando el móvil o
tu compañero se acercará a comentarte
algo, pero deberíamos intentar reducirlas
todo lo posible.
Te recomiendo hacer una lista con las
interrupciones más frecuentes que sufres
a lo largo del día, así las identificarás y
sabrás cual combatir primero.
Utiliza auriculares, aunque no
estés escuchando música en
ese momento. Te mantendrán
alejado del entorno y, además,
es posible que te interrumpan
un menor número de veces.
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Comunica tus rutinas, así las personas que
trabajan contigo sabrán cuando pueden
contar contigo. ¡Fíjate, ganáis tiempo los
dos!
No interrumpas tú, si no quieres que a ti
te interrumpan, no te conviertas tú en el
interruptor de otros.
Improvisación. No vale con escribir en
una lista todas las tareas que quieres
hacer en el día, requiere un conocimiento
y una preparación necesaria para conocer
cuánto tiempo te van a llevar, cuando
podrías hacerlas mejor… ¡Cuidado! No
hay que confundir improvisación con
imprevisto.
Apunta todas tus tareas, evalúa su
importancia y sepáralas. Intenta realizar
este ejercicio al finalizar el día anterior
para dar un simple repaso a primera hora.
Y cuando termine el día, repasa cómo ha
ido el día y organiza el planning de tareas
para el día siguiente.
Internet. Pasamos muchas horas
delante de internet, pero para utilizarlo
“prudentemente”, primero tendríamos
que replantear nuestra relación con la
Red.
No decimos que no uses internet, pero
sí que moderes tu consumo. Existen
miles de herramientas con las que
organizar tus suscripciones. Destina un
tiempo prudente a leer blogs y noticias,
aprovéchalo para tomarte un descanso de
tus tareas más pesadas o para “premiarte”
al terminar tu trabajo.
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Desactiva las notificaciones. De verdad, Silencia el teléfono, ponlo boca abajo o

no son necesarias, solo interrumpen y te
distraen de tu trabajo, y todo va a seguir
ahí cuando tengas tiempo para estar al
día de lecturas pendientes o actividades
en redes sociales.
Aparca redes sociales y mensajerías
instantáneas. Modera el tiempo que
pasas en ellas y por supuesto siléncialas
cuando tengas trabajo que hacer.
guárdalo si puedes, No tengas miedo a
usar el buzón de voz, si de verdad alguien
necesita de ti con urgencia no dudará en
utilizarlo.
Con esto no queremos decir que te
vuelvas “inaccesible”, solamente darte a
entender que tú eres el único dueño de
tu tiempo. Y en tus manos está el saber
que puedes dejar para más tarde o que
corre prisa.

Email. Nadie nos ha enseñado a trabajar

con el email. Un día apareció y tuviste
que apañarte con ello.
El email es simplemente una herramienta
de trabajo, no es más importante
que las demás. Lo mejor es no dejarlo
abierto y quitar notificaciones, y destinar
momentos del día a consultarlo. Y no
uses los descansos para leer el mail, si no,
deja de ser descanso.
Cuida tu correo, crea carpetas, usa filtros
inteligentes, presta atención a lo que
escribes en el campo “Asunto” o establece
respuestas prediseñadas para agilizar
trabajo.
Móvil. Igual que las anteriores, debes
concienciarte de que es simplemente
una herramienta más, quizá es la más
intrusiva y la que más nos distrae sin
darnos cuenta, dándole una prioridad
que no es necesaria.
Multitarea. O más bien todo lo contrario a
la productividad personal. La multitarea
es uno de los peores enemigos de la
organización. Te hace estar a muchas
cosas, te despista e incluso puede
producirte frustración por no acabar las
tareas.
Empieza con un objetivo en mente, es
mucho más fácil terminar la tarea cuando
la tienes bien clara.
Solo una cosa a la vez, así serás
más eficaz.
Divide las tareas, si divides en partes las
tareas, te costará menos y tendrás la
sensación de que vas progresando.

Debes ser preciso y concreto a la hora de

utilizar el teléfono. Si necesitas realizar
llamadas a lo largo de tu jornada, establece
una “ronda de llamadas” dedicándole un
tiempo preciso y que no interfiera en el
resto de tu día.

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ORDENA TU ENTORNO
Organiza tu escritorio. Mira a tu alrededor,
¿Cuántas cosas tienes por medio que no
utilizas? ¿Tienes el móvil al lado donde
puedas “vigilarlo” siempre? ¿Montañas
de papeles? ¡Pues ha llegado la hora de
hacer una limpieza general!
Te recomiendo que te guardes la última
hora de un viernes, o el tiempo que
necesites. Te deshagas de todo aquello
que no necesites, tirar papeles que no
sean necesarios ya, guardar aquello que
no tengas por qué tener a mano y que no
vayas a utilizar en un tiempo.
Lo ideal sería tener dos zonas de trabajo,
la principal, donde tengas el ordenador,
algún cuaderno para apuntar cosas,
notas adhesivas y un par de bolígrafos
de diferentes colores (créeme, ¡las
herramientas analógicas son muy útiles!).
Y otra zona dedicada a carpetas, teléfonos
y demás elementos secundarios que te
sean útiles y te convenga tener a mano.
Mantén en un plano secundario a tu
teléfono móvil, apárcalo en un rincón
donde no te distraiga y entorpezca tu
trabajo. Así podrás utilizarlo cuando lo
necesites y no lo tendrás tan a la vista
para distraerte.
Cuida el ambiente. No es ninguna tontería,
la temperatura, la luz y el mobiliario
repercuten mucho en nuestra atención y
el estado anímico.
El espacio físico donde está el
trabajador es de las principales
causas de malestar y frustración.
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Ventila si puedes tu zona de trabajo cada
cierto tiempo, y si tienes posibilidad
de tener luz natural, ¡utilízala! Si no,
procura tener el aire o calefacción a una
temperatura moderada, que no pases
calor ni tampoco frio. E intenta tener
el mejor tipo de iluminación artificial
posible.
Cuida tu postura, una buena silla y una
buena mesa hacen mucho. Procura tener
las piernas en L, sentarte recto, tener el
monitor a una distancia prudente y a la
altura de los ojos.
Descansa. Haz pausas regularmente para
dar un descanso a tu mente, a tu cuerpo.
Aprovecha para estirarte, comer algo o
leer algo rápido en blogs o noticias, te
ayudará a seguir tus tareas principales
con más fuerzas.
Si estás muy agobiado, o la tarea requiere
mucho esfuerzo, ¡no te frustres! Todos nos
merecemos tres minutos para distraernos.
Muchas veces, nuestro cerebro necesita
“dar un paseo” para volver a ponerse a
punto. Recuerda, eres humano, no una
máquina.
Controla tu horario de trabajo. Evita las
horas de más o llevarte trabajo a casa. Si
te organizas bien y sigues un planning
diario, no deberías de tener problema
para terminar tu trabajo a tiempo.
Es importante saber separar tu tiempo
de trabajo y el personal, son dos espacios
independientes los cuales nunca deberían
juntarse. Te hará sentir más relajado y
despejado.
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Buenos hábitos. Dormir mucho, hacer El primero, recopilar. Deberás capturar

ejercicio y comer sano, puede ayudar a
nuestra concentración muchísimo.
Si creamos una buena rutina en la cual
durmamos el tiempo que necesitemos,
podamos reservar una hora de nuestro
día para hacer ejercicio y comer de una
forma equilibrada sin saltarnos ninguna
comida, nuestro cuerpo se sentirá mejor
y tendrá menos problemas a la hora de
rendir.
GTD, DE DAVID ALLEN
Son las siglas de “Getting things done”. Es
un método que permite recopilar todas
las tus tareas y proyectos de nuestro día a
día y gestionarlas de forma que podamos
hacerlas todas en su momento exacto sin
agobios.
Es imprescindible que, si sigues este
método, no te saltes ningún paso y no
acortes nada.
Para ponerlo en práctica solo necesitas
una hoja de papel, pero te recomiendo
usar una aplicación que se sincronice
con todos tus dispositivos para tenerla
siempre a mano.
Pero, ¿Qué es el GTD? Es un método que
cambiará por completo tus hábitos al
organizarte, no existen listas de tareas
por orden de prioridad, se trata de cuatro
pasos a seguir de forma estricta. Que
puedas usar en tu trabajo y en tu vida
personal.
todas las ideas, tareas, recordatorios y
cosas para hacer. Todo esto irá destinado
a una bandeja de entrada y no hay que
hacer nada más, solo enviarlo ahí.
En el segundo paso debemos procesar
todo lo que guardamos en nuestra
bandeja de entrada.
Tendremos en cuenta estas cosas;
¿Requiere acción? Delégala o asígnala a
la carpeta. ¿No requiere acción? Archívala
o elimínala.
Después vendrá organizar por carpetas lo
asignado anteriormente.
Puedes nombrarlas así:
• Próximo
• Proyecto
• En espera
• Algún día o tal vez
Por último, deberás revisar tus tareas,
hazlo siempre que puedas o como
mínimo, una vez al día. Encárgate de
reasignar sitios o eliminarlo. Es un proceso
ágil, que asegura el éxito del método.

Solo necesitas habituarte al método,

saber que no es un método definitivo y
paciencia.

En el GTD existen cuatro pasos

fundamentales.

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AHORRA TIEMPO
APROVECHA TIEMPOS
MUERTOS
Nos referimos a esos ratos de 5, 10, 15 o
30 minutos que nos sobran durante el día.
¿Y si en vez de perderlos deambulando
sin sentido los aprovechamos bien?
Es muy importante saber que hacer con
ellos, identificarlos y saber qué tareas
podría realizar en esos momentos.
Quizá puedes adelantar pequeñas tareas
que te despejen las tareas importantes
del día.
Puedes revisar tu listado de tareas y
ponerlo a punto, quitar lo que ya has
hecho, reordenar otras tareas o añadir
nuevas.
Y en esos tiempos muertos en los que
no puedes hacer nada, por ejemplo,
un atasco, puedes usarlos para pensar
nuevas ideas o aclarar ideas para a la hora
de ponerse en marcha, poder fluir mejor.
Realmente esos “tiempos muertos” están
muy “vivos”, así que si les sacas partido
podrás ganar mucho más tiempo para las
tareas clave o para tu tiempo personal.
Es importante saber identificar
cuando se producen estos
tiempos para poder invertirlos
bien y no sentir que hemos
perdido tiempo.
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REDUCE Y COMPRIME TAREAS
PERIODICAS
Todos tenemos ciertas tareas que
repetimos día a día y que son imposibles
de quitar de ahí, pero si que hay ciertas
cosas que puedes hacer para que pesen
menos.
El uso del mail, como ya comentábamos
anteriormente, es una herramienta que
gestionamos mal.
Intenta simplificar tu bandeja de entrada,
intenta mantenerla limpia de todo
aquello que pueda distraerte u ocuparte
sitio innecesario, como newsletters,
publicidades o asuntos personales.
Puedes probar a mandarlo a bandejas
diferentes o quizá usar dos cuentas de
correo, la profesional y la personal.
Automatiza procesos, como respuestas
muy genéricas o aquellas que tengas que
dar a menudo, te quitarán mucho tiempo
y podrás dedicarles más tiempo a otras
tareas que exijan una mayor atención.
Las plantillas son muy útiles tanto para
responder genéricamente un mail tanto
como para trabajos que tengan el mismo
esqueleto.
Agrupa tareas similares, es mucho más
fácil concentrarse en un tema fijo que
volver a ello intermitentes veces. Le darás
un respiro a tu cabeza y sentirás que te
has quitado gran parte del trabajo.
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Muchas veces, le dedicamos más tiempo COMPROMISOS

del necesario a nuestras tareas clave.
Pensamos que al ser algo de mucho peso
tiene que quitarnos gran parte del día, y
tampoco es así. Mide bien los tiempos,
descansa e intenta quitar gran parte del
peso “mental” que le damos a esa tarea.
Delegar. Tenemos que tener en cuenta
que no trabajamos solos, si no con un gran
equipo en el que debemos apoyarnos.
Otra cosa que debemos tener clara, son
los objetivos que nos marcamos. Pensar
a largo plazo es muy bonito, pero a la vez
muy agobiante, por lo tanto, deberías
ponerte metas temporales y realistas.
Sé consciente de tus límites y de cómo
trabajas, es mucho más fácil acabar las
cosas para mañana que para dentro de
tres meses.

Nos cuesta delegar por varios motivos.

La falta de confianza en el equipo, la
ausencia de tiempo para enseñar a otros
y el pararnos a pensar en quién puede
caer el peso de la tarea.

Pero pocas veces pensamos en las ventajas

que nos ofrece la delegación. Como
disponer más tiempo para las tareas
prioritarias, que tengamos menos estrés
o que nos libremos de tareas cotidianas
que nos ayuden a cumplir objetivos en la
empresa.

Pero está claro que no todas las tareas

son delegables, cualquiera no puede
hacer cualquier tarea.

Hay que tener en cuenta que no

se delega la responsabilidad de
la tarea, si no la realización de la
misma.

APLICA LA REGLA DEL MINUTO

DE ORO.
Es fácil, el método GTD nos da la solución,
Si la tarea en cuestión te va a llevar un
minuto o dos, hazlo. Siempre que no
estés en medio de las tareas clave del día.

Suelen ser tareas que dejamos para

“luego” siendo u olvidadas o no veremos el
momento de dedicarle esos dos minutos
a lo largo del día.
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PRIORIDAD
Teniendo claro cómo ahorrar tiempo,
ahora aprenderemos a priorizar las tareas.
Hay muchas técnicas, pero como base
todas se basan en el principio de “divide
y vencerás”, aquí te contamos unas de las
más conocidas.

LISTADOS
Necesarias: Aquellas tareas que tienes
que hacer sí o sí, son aquellas que
tendrán mayor prioridad en nuestro
listado de tareas. Puedes escribir las tres
más importantes en una nota adhesiva
para tener siempre a mano lo que más
peso tenga. Empieza siempre por la más
importante, al terminarla te sentirás más
aliviado que si empiezas a quitarte las
tareas ligeras.

Opcionales: Tareas que no corren

mucha prisa y no solo dependen de mí,
puedo dejarlas para cuando termine las
necesarias o puedo delegarlas en otra
persona.

Deseables: Son aquellas tareas que me

gustaría hacer, pero no tenemos tiempo
para ellas porque estamos ocupadas con
las anteriores. Podremos aprovechar para
hacerlas en los “huecos” que nos permitan
las necesarias u opcionales o bien cuando
hayamos despejado nuestras otras listas.

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MATRIZ DE EISENHOWER Si dedicas la mayoría de tiempo al

Se refiere al expresidente de Estados
Unidos, pero la popularizó Stephen Covery
en su libro “Los 7 hábitos de la gente
altamente efectiva”. La matriz divide las
tareas en cuatro grupos que se basan en
dos ejes, la urgencia y la importancia.
Cada cuadrante nos cuenta lo siguiente:
Cuadrante 1. Contiene lo importante y
urgente. Aquí van las tareas del ámbito
laboral y que requieren inmediatez.
Cuadrante 2. Destinado a tareas
importantes, pero no urgentes. Aquellas
que van con tu propósito, pero no
requieren una atención inmediata.
Cuadrante 3. Aquellas que no son
importantes, pero sí urgentes. Es decir,
que no son importantes para ti pero si
para otras personas.
cuadrante 1, seguramente acabes
agotado. El fin es dedicar más tiempo al
cuadrante 2. Aquello que es importante
pero no urgente. Esto hará que el
cuadrante 1 se aligere.
Al cuadrante dos, podemos
dedicarle más tiempo quitando
tiempo del tres y el cuatro.
El tres es un cuadrante que tampoco
tiene mucho valor salvo a otras personas,
es en el cual debemos aprender a decir
no y a delegar tareas. Y el cuatro, es
un cuadrante totalmente innecesario,
podrías eliminar todo lo que hay en él.
TRABAJA DELIBERADAMENTE,
NO REACTIVAMENTE.
Primero tenemos que definir qué es
reactivo y que es deliberado.

Cuadrante 4. Tareas que no son Reactivo, es todo aquello que hacemos

importantes ni urgentes, realmente se de forma automática. Lo usamos para
realizan por costumbre. conversar, hacer algún movimiento o
recordar algo, es decir, todo aquello
instintivo.
I U R G E N T E N O U R G E N T E
M Deliberado, es aquello que necesita un
P análisis previo antes de ser ejecutado.
O Hay que concentrarse más y permite
R
hacer nuestro trabajo mejor.
T
A
N Esto quiere decir, que, en vez de trabajar

1 2
T instintivamente, deberíamos trabajar de
E manera más consciente y analizando
previamente la tarea a desarrollar.

M
P
I
3 4
O
N R
O T
A
N
T
E
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MOTIVACIÓN
No hay un buen trabajo si no hay
motivación. Si no nos sentimos a gusto
con nuestro trabajo, o nos sentimos
saturados, esto se verá reflejado en
nuestros resultados.
A continuación, te ofrecemos unos
consejos para no desmotivarte o caer en
errores que te harán menos productivo:
Da a conocer el progreso y celebra los
pequeños logros, valora cuando haces
bien tu trabajo y recompénsate, no solo
te fijes en los errores.
Plantéate el trabajo como un
reto, cuando lo termines te verás
recompensado y tu motivación
aumentará.
Conserva lista de tareas realizadas, es
un buen ejercicio para cuando te veas
bajo de ánimos y necesites ver que tú
puedes con todo aquello que te venga. Si
pudiste hace unos meses, ¿por qué no vas
a poder ahora?
Siéntete orgulloso de tu trabajo, piensa
que, si te dedicas a ello, es porque lo
haces bien, incluso que lo harás mejor
que otras personas.
Todos tenemos errores, claro, pero por eso
somos personas y no robots, así que no te
centres en el error, redefínelo y ponte en
marcha para sacar adelante tu proyecto.
Seguro que todo esfuerzo merece la pena.

No rompas la cadena, una rutina es

una rutina, y el “por un día no pasa
nada” no vale. Si no, caerás un día, dos o
quince, y no crearás el hábito de rutina.
Acostumbrarte a un flujo de trabajo a la
larga te recompensa más que perdonarte
días de trabajo.

Adopta una postura de poder. Sé

tu propio jefe, nadie mejor que tú se
conoce a sí mismo. Así que nadie mejor
que tu sabrá como motivarse o como
hacer que el trabajo sea más efectivo,
pídete resultados a ti mismo, motívate y
prémiate una vez conseguidos.

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HERRAMIENTAS
A lo mejor, después de leer esta pequeña “Getting things done”/
guía, te has quedado con ganas de Organizate con eficacia. David
más, por eso, te ofrecemos nuestras Allen.
recomendaciones para que sigas al día
en cuanto a productividad personal.

Things

Te hemos hablado anteriormente de ella. Si quieres indagar más en el mundo del

Recomendada por los “Gurús del GTD”.
Tiene un diseño agradable, especialmente
para el GTD. Hecho para que te concentres
al 100% en tus tareas.
Se sincroniza perfectamente entre tus
dispositivos para que puedas estar al día
en cualquier lugar.
Evernote
GTD, éste es el libro de David Allen, su
creador. Donde te contará punto a punto
como llevar el método que te llevará a
optimizar tu vida laboral y también la
personal.
Recordarte, que no es un método
definitivo. Eso significa que no vale
para todo el mundo. Para seguirlo, te
recomendamos paciencia, y que sigas
fielmente punto por punto.

Los 7 Hábitos de la gente

altamente productiva. Stephen
R. Covey
Es la aplicación perfecta para organización
y guardar cosas interesantes. Tiene versión
gratuita y tiene versión para windows y
MAC. Está integrada en navegadores y se
sincroniza con todos tus dispositivos.

Puedes alojar archivos y fotos enviando

un correo electronico a la aplicación.

Tiene busquedas en simultaneo en

Google. Te crea una biblioteca de enlaces
para que los puedas vere cuando quieras.
Cuenta con un buscador integrado para
permitirte encontrar tus cosas más
fácilmente. ¡Además permite guardar
notas de audio!
Otro “must” de la productividad personal,
Basado en la matriz de Eisenhower.
El autor en cada capítulo nos contará qué
es cada hábito y como trabajar en elllos.

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FEMXA

Grupo Femxa es una consultora de formación, es

decir, ofrecemos cursos subvencionados a empresas
y particulares, así como trabajamos con asesorías en
temas de formación para el empleo.

Pero esta definición es un poco engorrosa y no nos

define al 100%. Femxa es mucho más. La base de
nuestro esfuerzo diario son nuestros alumnos, a
través de los cuales vamos mejorando y por los que
seguimos trabajando a diario.

No solo ofrecemos cursos, nos gusta dar soluciones.

Tenemos un blog sobre temas de interés para la
#ComunidadFemxa, te enviamos emails
personalizados con la formación que necesitas y te
tenemos al día de todas las noticias de formación
gracias a nuestras Redes Sociales.

Estos casi 20 años de experiencia nos han servido

para dar forma a un equipo de profesionales que
trabaja por mejorar cada paso del proceso. Es decir,
estamos actualizando nuestra web, ampliando
nuestro catálogo de cursos y estableciendo canales
para mejorar nuestra comunicación.
Sí, la nuestra, entre tú y nosotros.

¿Te animas a conocernos?

www.cursosfemxa.es

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