Tema 3

Oficina – Empresa
Contenido
. Concepto y Clases de Oficina
. Divisiones Importantes de la Empresa
. Niveles de Organización de una Empresa
. Organigramas
 CONCEPTO Y CLASES DE OFICINA
La oficina es un lugar de trabajo donde los trabajadores cumplen las actividades asignadas para el logro
de los objetivos de una empresa. Es decir que en la oficina se cumple la delegación de poderes y
responsabilidades para proyectar y preparar registros, correspondencia, logros, cambios y movimientos
en los planes de trabajo, reglamentos, instructivos, manejo de papelería e insumos, así como
adiestramiento y capacitación de personal.

El tamaño o dimensión de una oficina variará según el número de empleados y éste de acuerdo a las
actividades a que se dedica la empresa.

La pequeña oficina es la que funciona con pocos empleados, el dueño es el jefe y también es el gerente.

La oficina centralizada es aquélla donde el control de las actividades de diferentes dependencias se

realiza bajo la autoridad y poder de una persona, así:

Centralización

Gerencia

Contabilidad Personal Producción

Compras Información Jefe Línea 1

Importaciones Archivo Jefe línea 2

Archivo Recursos Hum. Jefe línea 3

Oficina Centralizada

Contabilidad Gerencia Subgerencia

Ventas S S Compras

Secretaria
Producción I Personal
S S

Información
Producción II Bodega
La oficina parcialmente centralizada es aquella que se divide por secciones, unidades, departamentos,
oficinas donde cada una es la que realiza sus actividades: Departamento de importaciones,
Departamento de Suministros.

Departamentalización

Gerencia

Secretaría de
Gerencia

Depto. Contabilidad Depto. Personal Depto. Producción

Secretaría Contabilidad Secretaría Personal Secretaría Producción

Oficina Departamentalizada

Contabilidad S Gerencia S Subgerencia S

Ventas S Compras S

Producción I S Personal S

Producción II S Bodega S Información S

 La oficina parcialmente centralizada es aquélla que tiene secciones por departamentos y otras
actividades están centralizadas.

Centralización Parcial

Gerencia

Contabilidad Producción Personal Bodega Repuestos

Compras Jefe de Unidad Secretaria Personal Secretaria Bodega Secretaria

Repuestos

Importaciones Supervisor área

Oficina Parcialmente Centralizada

Contabilidad Gerencia Subgerencia

Ventas S S S
Compras S

Equipo
De
Secretarias
Producción I Personal S
S S

Producción II Bodega Información

 Divisiones Importantes de la Empresa

La palabra empresa tiene un contenido muy amplio puesto que abarca todas las sociedades mercantiles,
civiles, de hecho, individuales; todas ellas para realizar negocios, transacciones, construcciones y
proyectos. Los elementos que le dan forma a una empresa son:

1) Materiales: edificio, maquinaria, instalaciones, equipos, vehículos,

materias primas.

2) Recursos Humanos: elementos vivo y activo, el de prioridad máxima e invaluable

conocimiento.

3) Recursos Técnicos: son las relaciones estables que coordinan a las personas con cosas o
viceversa. Son bienes inmateriales de la empresa: como los sistemas y
programas de una computadora.

Las divisiones de la empresa que a continuación se enlistan son las que comunmente sobresalen en las
empresas guatemaltecas, así que el que organiza una empresa que inicia, es libre de proponer cuantas
divisiones o niveles considere necesarios e importantes.

Al formular la organización deben considerarse todas las funciones que se van a desarrollar dentro de la
empresa, sin dejar al olvido los principios de las división del trabajo y la especialización. Entre las
divisiones de una empresa se pueden mencionar:

1) Gerencia
2) Subgerencia
3) Secretaría
4) Contabilidad
5) Personal y Recursos Humanos
6) Compras
7) Ventas
8) Importación y Exportación
9) Producción
10) Control y Supervisión de productos
11) Publicidad
12) Almacén o Bodega
13) Relaciones Públicas
14) Información
15) Cómputo
16) Archivos.
 Niveles de Organización de una Empresa
En la organización de una empresa se consideran tres niveles:

1) Nivel directivo, institucional o estratégico.

2) Nivel Corporativo, gerencial o intermedio.
3) Nivel Operativo, técnico u operacional.

En el nivel institucional se encuentran los accionistas, propietarios, dirigentes y

funcionarios, los cuales establecen estrategias, planes, funciones, dirección y
coordinación. En el nivel gerencial se encuentran los gerentes, jefes, mandos medios
como la contabilidad y la estadística; es el nivel que administra al nivel inferior y cuida
las decisiones que toma el nivel superior. El nivel operativo es el que se encuentra
en la parte inferior de la organización, es el área de producción donde las tareas son
ejecutadas, las tareas realizadas y los programas desarrollados.

NIVELES ORGANIZACIONALES
ACCIONISTAS, PROPIETARIOS, DIRIGENTES,
FUNCIONARIOS, DIRECTORES, SUPERINTENDENTES.
Nivel ÁREA
Estratégico DE
DECISIONES
AUTORIDAD
GERENTES, JEFES, MANDOS MEDIOS

Nivel PLANES
Corporativo

OPERARIOS, ARTESANOS, OFICIALES

OPERACIONES
Nivel
Operacional
 ORGANIGRAMAS

Un organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de una

empresa donde se distinguen sus áreas y las relaciones que guardan entre sí
todos y cada uno de sus órganos, sin desestimar la jerarquía existente entre ellos.

En un organigrama se localiza:

1) Tipo de unidades que forman una estructura.

2) Relaciones.
3) Características de la empresa.
4) Funciones básicas de la empresa.

Según esas localizaciones, se deduce que los organigramas:

1) Proporcionan una imagen formal de la empresa.
2) Indican las relaciones de jerarquía entre órganos y áreas.
3) Facilitan al personal conocer su ubicación y sus relaciones.
4) Ayudan a descubrir duplicaciones, dispersiones, multiplicidad de
relaciones, insuficiencia o exceso de supervisión y control.

Los requisitos fundamentales de los organigramas son:

1) Precisión. En los organigramas, los órganos de la empresa y sus interrelaciones deben

aparecer perfectamente definidos, destacando sus niveles jerárquicos y
mostrando las relaciones de dependencia entre ellos.

2) Vigencia. Es importante que reflejen la situación presente y por ello sean constantemente
actualizados; por tal razón, siempre se indica en el margen derecho inferior la
fecha de autorización, así como la unidad responsable que lo elaboró.

3) Uniformidad. Es muy propicio para facilitar la interpretación unitaria, por lo cual debe
normarse el uso de líneas y figuras empleadas en su diseño.
Además de todo lo expuesto debe considerarse que os organigramas también tienen sus limitaciones y
entre ellas se pueden mencionar:

1) Se limitan a expresar únicamente las relaciones formales existentes entre

órganos.
2) No presenta en forma gráfica las relaciones informales, ni los recursos humanos
puesto que son dinámicos y subjetivos.
3) No representa el flujo ni cargas de trabajo.
4) No representa las relaciones de comunicación entre órganos de la empresa.

La clasificación de los organigramas se puede hacer en tres grupos, dependiendo de su:

1) Contenido
2) Ámbito de aplicación
3) Presentación

Dependiendo de su contenido los organigramas pueden ser:

1) Estructurales. Su objetivo es representar gráficamente los órganos o unidades administrativas

que integran la empresa, así como su jerarquía o dependencia.

Dirección
General

Dirección 1 Dirección 2 Dirección 3

Departamento Departamento Departamento Departamento Departamento Departamento

1.1 1.2 2.1 2.2 3.1 3.2

Organigrama Estructural
 2) Funcionales. Son los que indican en el cuerpo de la gráfica las unidades y sus
interrelaciones y las funciones principales que realizan los órganos representados
considerando el orden de importancia o su lugar dentro del proceso.

DIRECCIÓN GENERAL
Organigrama 1. Cumplir acuerdos de la junta.
2. Vigilar y cumplir los programas.
Funcional
3. Coordinar las direcciones.
4. Formular proyectos semanales.

DIRECCIÓN DIRECCIÓN DIRECCIÓN DE PROMOCIÓN Y

TÉCNICA FINANCIERA COORDINACIÓN
1. Evaluar y controlar el 1. Obtener resultados necesarios. 1. Establecer relación asistencial.
desarrollo de programas. 2. Formular el plan anual 2. Establecer relación cooperativa.
2. Formular plan anual de financiero. 3. Supervisar departamento de
labores. 3. Dirigir y administrar su área. compras.
3. Dirigir y administrar su área. 4. Formular programa laboral.
5. Organizar y coordinar seminarios.

3) De integración de puestos. Éstos indican dentro del marco de cada unidad administrativa, los
diferentes puestos establecidos para la ejecución de funciones asignadas, plazas existentes y
requeridas y los nombres de los que ocupan los puestos.

R E
Dirección General 4 4
Director 1 1
Auxiliar 1 1
Secretarias 2 2

R E R E
Dirección 1 * 5 5 Dirección 2 7 5
Director * 1 1 Director * 1 1
Analistas * 2 2 Analistas * 4 2
Secretarias * 2 2 Secretarias * 2 2

R E R E
Depto. 2.1 15 12 Depto. 2.2 11 11
Jefe * 1 2 Jefe * 1 1
R: Requeridos Analistas * 8 6 Analistas * 7 7
E: Existentes Dibujantes * 2 2 Dibujantes * 1 1
Secretarias * 4 3 Secretarias * 2 2
 Nombre de la persona
Organigrama de Integración de Puestos
Dependiendo de su ámbito de aplicación los organigramas pueden ser:

1. Generales. Que son los que representan los órganos principales de la empresa y sus
interrelaciones básicas.

2. Específicos. Son los que ofrecen mayores detalles sobre ciertos aspectos de la organización de
una unidad o área de la empresa.

Secretario
1.0

Subsecretaria Subsecretaria Subsecretaria

1.1 1.2 1.3

Dirección Dirección Dirección Dirección Dirección Dirección Dirección

1.1.1 1.1.2 1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.3.1 1.3.2

Organigrama General

Secretaria
1.2

Dirección Dirección Dirección

1.2.1 1.2.2 1.2.3

Depto. Depto. Depto. Depto. Depto.

1.2.1.1 1.2.1.2 1.2.1.3 1.2.1.4 1.2.1.5

Organigrama Específico

Dependiendo de su presentación los organigramas pueden ser:

1) Verticales. Se representan las unidades de arriba para abajo. El titular es quien encabeza y los
niveles jerárquicos se ubican en renglones. Las líneas de relaciones entre unidades se colocan
verticalmente.
 Organigrama Vertical
Secretario

Subsecretaria Subsecretaria

Oficialía
Mayor

Dirección Dirección Dirección Dirección Dirección Dirección Dirección

Depto. Depto. Depto. Depto. Depto.

2) Horizontales. Éstos representan unidades ramificadas de izquierda a derecha, colocando el

órgano superior en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ubican en columnas. Las
líneas de relaciones entre unidades se colocan horizontalmente.

Organigrama Horizontal

Dirección

Depto.
Subsecretaria
Dirección

Depto.

Dirección

Secretaria

Secretaria Dirección
Depto.

Depto.
Dirección

Depto.
Dirección
Oficina
Mayor

Dirección
 3) Mixtos. Se grafica la estructura organizacional de la empresa, colocando combinaciones
verticales y horizontales con el propósito de superar las limitaciones de un solo tipo.

Organigrama Mixto

Para el diseño de un organigrama se usan elementos gráficos para representar las unidades de la
estructura orgánica y sus relaciones entres sí, atendiendo a:

1) Las figuras que se usan para representar los órganos.

2) Las líneas de conexión que indican las relaciones existentes.

Debe considerarse que no existen normas rígidas para el diseño de organigramas pues su propósito,
contenido y ámbito influyen considerablemente en su representación gráfica.

Las formas recomendadas generalmente ara la elaboración de organigramas son rectángulos y no debe
usarse mezcla de figuras en ellos.

Aunque parece relacionarse el tamaño de las figuras con la importancia del órgano NO debe reducirse
progresivamente las dimensiones para diferenciar la jerarquía pues se supone de acuerdo a su posición
en el gráfico.
 Líneas de conexión usadas en la elaboración de organigramas

Relación principal
de autoridad

Relación
de la
misión Relación de
inter- autoridad funcional
Relación
institucional
de
asesoría

Relación de
coordinación - cooperación