GESTIÓN DE DATOS CON

CONTROLES DE FORMULARIO
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 Utilización de controles de formulario
 Aplicación de herramientas de datos
 Validación de datos
 Trabajos con macros
GUÍA DIDÁCTICA

Descripción
El ingreso de los datos y la gestión rápida de la información son pilares muy
importantes en la eficiente obtención de los resultados, es por ello que para lograr
una mejor funcionalidad en los procesos generados en una hoja de cálculo y tener
un mejor control en el ingreso de los datos, usaremos las herramientas de controles
de formulario y validación de datos.
Esta sesión le permitirá reforzar sus conocimientos en cuanto al uso de las
herramientas que automaticen el control de la información en la hoja de cálculo, esto
le facilitará enormemente el trabajo cuando gestione muchos datos para obtener
información. Recuerde, siempre que su uso exige la destreza y experiencia que
tenga en el manejo de la forma correcta de utilizar las funciones para obtener los
resultados esperados.

Capacidad
El participante al final de esta sesión, estará en capacidad de automatizar
modelos de hoja de cálculo manipulando datos con controles de formularios y
herramientas de datos.

Actividades
 Desarrolla casos prácticos de automatización y control de la información al
ejecutar procesos de cálculo con funciones ya estudiadas.
 Desarrolla casos prácticos de validación y control en el ingreso de los datos
antes de ser procesados.

Evaluación
En esta sesión Ud. será evaluado en:
1. Usa los controles de formulario, específicamente en cómo inserta y asigna
propiedades a los mismos; y como estos se vinculan a las diversas funciones
de Excel; para devolver el resultado esperado.
2. Usa las herramientas de validación de datos, para proteger el ingreso errado de
datos que conlleven a incurrir en error en los resultados.
Utilización de controles de formulario

Los controles de formulario son objetos que se colocan dentro de una hoja y que
dan funcionalidad adicional para interactuar mejor con los usuarios y tener un mejor
control sobre la información.

Activar la ficha Desarrollador

Los controles de formulario generalmente no están disponibles en la cinta de
opciones, es por ello que debes activar la ficha Desarrollador, que es la que los
contiene. Veamos…

1. Haga clic en el botón de Archivo

que se encuentra en la esquina
superior izquierda.
2. Clic en Opciones
3. Clic en Personalizar cinta de
opciones
4. En el lado lateral derecho, se
muestra una ventana donde
activamos la casilla Desarrollador.
5. Finalmente, haga clic en el botón
Aceptar.
6. Ya tiene activada la ficha
Desarrollador y en ella el botón
Insertar con los controles a usar.

Tipos de controles de formulario

Para mostrar los controles de formulario, haga clic en la ficha Desarrollador, luego
en el botón Insertar del grupo Controles.

A tener en cuenta:
Sólo debemos usar las
herramientas de
Controles de
formulario, ya que
son aquellos que te
permitirá desarrollar
tus aplicaciones.

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¿Qué es un formulario de Excel?
Un formulario, impreso o digital, es un documento diseñado con formato y estructura
estándar que facilita la captura, la organización y la edición de la información.
Los formularios en Excel tienen las mismas características que los formularios
impresos, pero contienen controles, que son objetos que muestran datos o facilitan
el ingreso de datos a partir de una acción o selección de una opción. En general,
los controles facilitan el uso de los formularios.

Principales controles de formulario

A continuación detallamos los diversos tipos de controles de formulario que nos
proporciona Excel 2016.

Nombre del
Descripción
Control
Identifica el propósito de una celda o un cuadro de texto, o
Etiqueta muestra texto descriptivo (como títulos, leyendas,
imágenes) o breves instrucciones
Agrupa controles relacionados en una unidad visual en un
rectángulo con una etiqueta opcional. Generalmente, se
Cuadro de grupo
agrupan botones de opción, casillas de verificación o
contenido estrechamente relacionado.
Ejecuta una macro que realiza una acción cuando un
Botón usuario hace clic en él. Los botones también se conocen
como botones de comando.
Activa o desactiva un valor que representa una selección
inequívoca entre opuestos. Puede seleccionar más de una
casilla de verificación en una hoja de cálculo o en un
Casilla cuadro de grupo. Una casilla de verificación puede tener
uno de tres estados: activada, desactivada y mixta, lo que
significa una combinación de los estados activada y
desactivada (como en una selección múltiple).
Permite una única elección dentro de un conjunto limitado
de opciones que se excluyen mutuamente; un botón de
Botón de opción opción generalmente está contenido en un cuadro de
grupo o un marco. Los botones de opción también se
conocen como botones de radio.
Aumenta o disminuye un valor, como un incremento
numérico, una hora o una fecha. Para incrementar el valor,
Control de es necesario hacer clic en la flecha arriba; para disminuirlo,
número se debe hacer clic en la flecha abajo. Generalmente, el
usuario también puede escribir un valor de texto
directamente en un cuadro de texto o una celda asociados.

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 Se desplaza por un intervalo de valores cuando el usuario
hace clic en las flechas de desplazamiento o arrastra el
cuadro de desplazamiento. Además, se puede mover por
una página (en un intervalo preestablecido) de valores
Barra de
haciendo clic en el área entre el cuadro de desplazamiento
desplazamiento
y cualquiera de las flechas de desplazamiento.
Generalmente, el usuario también puede escribir un valor
de texto directamente en un cuadro de texto o una celda
asociados.
Muestra una lista de uno o más elementos de texto de
entre los cuales puede elegir el usuario. Use un cuadro de
lista para mostrar grandes cantidades de opciones que
varían en número o contenido. Existen tres tipos de
cuadros de lista:
 Un cuadro de lista de selección única permite
solamente una elección. En este caso, un cuadro
Cuadro de lista de lista se asemeja a un grupo de botones de
opción, a excepción de que un cuadro de lista
puede controlar un gran número de elementos de
manera más eficiente.
 Un cuadro de lista de selección múltiple permite
una elección o elecciones contiguas (adyacentes).
 Un cuadro de lista de selección extendida permite
una elección, elecciones y no contiguas, o
inconexas.
Combina un cuadro de texto con un cuadro de lista para
crear un cuadro de lista desplegable. Un cuadro
combinado es más compacto que un cuadro de lista pero
requiere que el usuario haz clic en la flecha abajo para
Cuadro
mostrar una lista de elementos. Use un cuadro combinado
combinado
para permitir que un usuario escriba una entrada o elija
solamente un elemento de la lista. El control muestra el
valor actual en el cuadro de texto, sin importar el modo en
que dicho valor se haya proporcionado.

Ejercicio 1:

Elaborar una consulta usando el control de formulario Cuadro Combinado, tal que
al seleccionar un producto, se muestre su Estilo, Marca, Stock y Precio (con o sin
descuento).

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Solución

Para desarrollar esta aplicación debemos tener en la hoja DATOS los siguientes
registros.

Insertar un control de formulario

En la hoja CONSULTA, inserta el control Cuadro combinado. Para ello, haga lo

siguiente:
1. Clic en la ficha
Desarrollador
2. Clic en la opción
Insertar del grupo
Controles
3. Seleccione el control
usar (Ejemplo:
Cuadro combinado)
e inserte el control con
arrastre desde una ubicación de la hoja de cálculo. Ejemplo: E4:G4

Asignar propiedades al control de formulario

6
Seleccione el control de formulario al que asignará propiedades (Ctrl + Clic)

4. En la ficha Desarrollador, haga clic en el botón Propiedades para configurar

las propiedades del cuadro combinado.

5. En la siguiente ventana, configure las propiedades solicitadas:

 En el cuadro Rango de entrada, ingresa el rango de los productos a

mostrar: A2:A25 de la hoja DATOS.
 En el cuadro Vincular con la celda, selecciona la celda en blanco donde
se mostrará un valor que indicará la posición (índice) del elemento
seleccionado en el cuadro combinado: vincula a la celda K1 de la hoja
CONSULTA.
 En el cuadro Líneas de unión verticales, opcionalmente escribe un
número de elementos a desplegarse en el control.
 Realizado estos cambios verás el control de la siguiente manera:

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  Haga clic en la en el botón Aceptar.

6. Comprobaremos que el control ya contiene la lista de productos y estos están

vinculados a la K1 de la hoja CONSULTAS.

 Haga clic fuera del control para deseleccionarlo y elige un producto de

dicha lista:

 Observa que al seleccionar un producto (Ej.: DVD KARAOKE), el

contenido de la celda K1 muestra el valor 15, que es la posición del
elemento en la lista de productos.

Mejorando el aspecto de la consulta

Complementaremos el diseño de la consulta ingresando los datos que se muestran

a continuación, a los que les aplicaremos los formatos de celda que se muestran.

8
Insertando funciones de Excel al control de formulario:

Al seleccionar un producto en el cuadro combinado, se muestra el Estilo, Marca,

Stock y Precio correspondiente. Como el cuadro combinado de productos está
vinculado a la celda K1, donde se muestra la posición (Índice) del elemento
seleccionado, usaremos la función INDICE.

7. Escribe la función INDICE en la celda donde se muestra la información

solicitada por la consulta:

a. En la celda E7, escribe la función: =INDICE(DATOS!A2:E25,K1,2)

Donde:
 DATOS!A2:E25: Es el rango de productos, desde donde extraerán
los datos. Se puede utilizar un nombre de rango.
 K1: Es la celda que indica la posición del producto seleccionado en
la lista.

9
  2: Nº columna en el rango de productos, donde se encuentra el
resultado a reportar: ESTILO.

b. Similar proceso es para reportar la MARCA, STOCK y PRECIO.

En la celda E8, escribe la función: =INDICE(DATOS!A2:E25,K1,3)

Donde:

 DATOS!A2:E25: Es el rango de productos, desde donde

extraerán los datos. Se puede utilizar un nombre de rango.
 K1: Es la celda que indica la posición del producto
seleccionado en la lista.
 3: Nº columna en el rango de productos, donde se encuentra el
resultado a reportar: MARCA.
En la celda E9, escribe la función: =INDICE(DATOS!A2:E25,K1,4)
Donde:
 DATOS!A2:E25: Es el rango de productos, desde donde
extraerán los datos. Se puede utilizar un nombre de rango.
 K1: Es la celda que indica la posición del producto seleccionado
en la lista.
 4: Nº columna en el rango de productos, donde se encuentra el
resultado a reportar: STOCK.

En la celda E10, escribe la función: =INDICE(DATOS!A2:E25,K1,5)

Dónde:
 DATOS!A2:E25: Es el rango de productos, desde donde
extraerán los datos. Se puede utilizar un nombre de rango.
 K1: Es la celda que indica la posición del producto seleccionado
en la lista.
 5: Nº columna en el rango de productos, donde se encuentra el
resultado a reportar: PRECIO.

¡IMPORTANTE
Ha terminado la aplicación y se darás cuenta que la automatización
desde la Consulta, permite seleccionar un elemento de la gran lista de
productos que tienes en la hoja Datos para extraer de ella, detalles de
dicho producto, sin necesidad de ir a la Datos y visualizar los detalles.

Ahora, en la hoja CONSULTA, vamos a insertar el control Casilla para mostrar

una opción de Sí o No, para el cálculo del descuento).

10
1. Clic en la ficha Desarrollador
2. Clic en la opción Insertar del grupo Controles
3. Clic en el control Casilla e Inserte el control con arrastre en la hoja de
cálculo.

4. Clic en la opción Propiedades para configurar las propiedades de la casilla.

5. Vincule con la celda K2.

6. Haga clic a un costado para deseleccionar el control casilla. Ahora, active

y desactive el control casilla, La celda vinculada K2, mostrará el valor
lógico VERDADERO (casilla activada) o FALSO (casilla desactivada).
7. Calculando el DESCUENTO.

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  Escriba en la celda D14 el dato DESCUENTO y aplícale los formatos
mostrados.
 En la celda E14, escriba la función: =SI(K2,E10*10%,0) para calcular
el descuento. Si la casilla está activada, debe mostrarse el importe
del descuento, caso se obtendrá “0”.

Ejercicio 2
Una persona desea tener un formulario en Excel, que le permita calcular la Cuota
de Pago Mensual que pagaría, al solicitar un préstamo en una de las entidades
financieras prestablecidas: Banco Falabella, Ripley o Caja Trujillo, en el plazo
indicado.

Solución:
1. Usando los controles de formulario y sus formatos de celdas, diseñe en la hoja
PRÉSTAMOS el siguiente formulario:

2. En la hoja DATOS ingrese el siguiente cuadro:

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 Asignando propiedades a los controles de formulario insertados en la
hoja PRESTAMOS.

3. Combine las teclas Control + Clic en el control de número del préstamo.

Luego, haga clic en la opción Propiedades del grupo Controles de la ficha
Desarrollador e ingresa los siguientes valores en las propiedades
correspondientes.

 Valor mínimo : 1000 (el préstamo mínimo será de 1000 soles)

 Valor máximo : 5000 (el préstamo máximo será de 5000 soles)
 Incremento : 100 (el incremento será de 100 en 100 soles)
 Vincular con la celda : D4 (esta celda mostrará los valores del
préstamo)

4. Combine las teclas Control + Clic en cualquier control botón de opción de la

entidad financiera. Luego, haga clic en la opción Propiedades del grupo
Controles de la ficha Desarrollador y vincula este control con la celda H1.

Nota: Los tres botones de opción quedarán vinculados a dicha celda. La celda
H1, mostrará el valor de 1 si el primer botón de opción está activado, 2; si el
segundo botón está activado, y 3; si el tercer botón está activado.

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5. Combine las teclas Control + Clic en el control de número del período de pago.
Luego, haga clic en la opción Propiedades del grupo Controles de la ficha
Desarrollador e ingresa los siguientes valores en las propiedades
correspondientes.

 Valor mínimo : 12 (el plazo mínimo será de 12 meses)

 Valor máximo : 36 (el plazo máximo será de 36 meses)
 Incremento : 1 (el incremento será de mes en mes)
 Vincular con la celda : E12 (esta celda mostrará los valores de plazo o
periodo)

Determinando la tasa de interés mensual

6. Ingresar en la celda E10 lo siguiente:

=INDICE(DATOS!A2:B4,H1,2)

Calculando la cuota de amortización mensual

7. Ingresar en la celda E14, la función financiera PAGO. Así:

PAGO(E10,E12,D4)

14
 La función da como resultado un valor negativo. Para mostrar el resultado
como valor positivo, utilizaremos la función ABS (absoluto):

=ABS(PAGO(E10,E12,D4))

El resultado final será el siguiente:

Aplicación de herramientas de datos

Las herramientas de datos son opciones útiles para analizar, consolidar, validar y
quitar elementos contenidos en las tablas y considerado como información.

Texto en columnas

Divide el contenido de una celda de Excel en varias columnas. Utilice el Asistente

para convertir texto en columnas para separar el contenido de celdas simples, como
nombres y apellidos, en columnas distintas.

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Según cómo se organicen los datos, puede dividir el contenido de las celdas en
función de un delimitador, como un espacio o un carácter (como una coma, un punto
o un punto y coma) o puede dividirlo en función de la ubicación específica de un
salto de columna en los datos.

Dividir el contenido en función de un delimitador

Utilice este método si los nombres tienen un formato delimitado, como "Nombre
Apellido" (donde el espacio entre Nombre y Apellido es el delimitador) o "Apellido,
Nombre" (donde la coma es el delimitador).

a) Dividir contenido delimitado por espacios

Solución:
1. Seleccione el rango de datos que desea convertir, en nuestro caso A1:A7
2. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en
Texto en columnas.

3. En la ventana del Asistente para convertir texto en columnas, seleccione:

Delimitados y luego en Siguiente.

16
4. Elija el tipo de separador, según el texto que tiene. Ejemplo: para nuestro
caso: Espacio y desactiva las demás casillas.
En el cuadro Vista previa de los datos se muestra el nombre y el apellido
en dos columnas distintas.

5. Haga clic en Siguiente.

6. En Formato de los datos en columnas, selecciona: Texto.

17
7. Haga clic en el botón Finalizar.
8. El resultado seré el siguiente:

9. Si desea cambiar el destino del contenido separado, haga clic en el icono

situado a la derecha del cuadro Destino y, a continuación, selecciona la
celda colocada junto al nombre en la lista (Ejemplo: B1).

18
 10. Haga clic en el Finalizar.
11. El resultado será el siguiente:

b) Dividir contenido delimitado por caracteres

Solución:
1. Seleccione el rango de datos que desea convertir, en nuestro caso A1:A7
2. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Texto
en columnas.

19
3. En la ventana del Asistente para convertir texto en columnas, haga clic en
Delimitados y luego en Siguiente.

4. Ahora elija el tipo de Separadores que tiene el texto. En nuestro caso

activa las casillas de verificación: Coma.
En el cuadro Vista previa de los datos se muestra los apellidos y nombre
en dos columnas distintas.

20
5. Haz clic en el botón Siguiente.
6. En Formato de los datos en columnas, selecciona: Texto.

7. Haga clic en el botón Finalizar

8. El resultado es el siguiente:

21
9. Si desea mostrar el contenido separado en las columnas junto al nombre
completo, haga clic en el icono situado a la derecha del cuadro Destino y,
a continuación, selecciona la celda colocada junto al nombre en la lista
(B1, en este ejemplo).

10. Haga clic en Finalizar. El resultado será el siguiente:

¡IMPORTANTE
Observa, cómo se realiza la separación de los datos, estos procesos son
muy usuales en una organización.

22
Quitar duplicados
Este proceso permitirá eliminar registros duplicados en una tabla de Excel 2013.

Ejercicio:
Se tiene la siguiente tabla de información en la cual existen registros duplicados, se
pide eliminar dichos registros:

Solución:
1. Haga clic dentro de la tabla de datos
2. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Quitar
duplicados.

3. Ahora, seleccione las columnas de las cuales desees eliminar los datos
duplicados. Ejemplo: Código, Empleado y Edad

4. Luego haga clic en Aceptar.

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 5. Excel mostrará la cantidad de valores duplicados eliminados y la cantidad
de valores únicos que permanecerán. Haz clic en Aceptar.

Esquemas de datos

Si tiene una lista de datos que desea agrupar y resumir, puede crear un esquema
de hasta ocho niveles, uno para cada grupo. Cada nivel interno, muestra datos de
detalle del nivel externo anterior, representado por un número inferior de símbolos
de esquema. Use un esquema para mostrar rápidamente filas o columnas de
resumen, o bien para mostrar los datos de detalle de cada grupo. Puede crear un
esquema de filas (como se ilustra en el ejemplo siguiente), un esquema de Para mostrar filas
para un nivel, haz clic en
columnas o un esquema de filas y columnas. los símbolos de esquema
adecuados.

El nivel 1 contiene las

ventas totales de todas
las filas de detalle.

El nivel 2 contiene las

ventas totales para cada
mes en cada región.

El nivel 3 contiene las

filas de detalle (sólo las
filas de detalle 11 a 13
están actualmente
visibles).

Para expandir o
Se muestra una fila de datos de ventas agrupados por regiones geográficas y contraer datos en el
meses con varias filas de resumen y detalles. esquema, haz clic en los
símbolos de esquema
Crear un esquema de filas y .

24
1. Seleccione el rango A4:I6
2. En la ficha Datos, del grupo Esquema,
seleccione la opción Agrupar y luego
Agrupar…
3. Del cuadro de diálogo Agrupar,
seleccione la opción Filas y haga clic en
el botón Aceptar.
4. Ahora, seleccione el rango: A9:I11 y
repita los pasos anteriores.

El resultado será el siguiente:

Crear un esquema de columnas

1. Seleccione el rango B2: D12

2. En la ficha Datos, del grupo Esquema, selecciona el botón Agrupar y luego
Agrupar…
3. Del cuadro de diálogo Agrupar, seleccione
la opción Columnas y haga clic en
Aceptar.
4. Ahora, seleccione el rango: F2:H12 y repita
los pasos anteriores.

El resultado será el siguiente:

25
 Cómo podrá observar, se crean los esquemas de filas y columnas. Ahora, haga
clic en cada cuadradito que contiene el signo menos (“-“) para mostrar sólo los
totales.

¡IMPORTANTE
Si desea ver el detalle de cada total, haga clic en el cuadradito con
el signo más (“+”)

Eliminar los esquemas

Para eliminar los esquemas:

1. Seleccione toda la tabla

2. En la ficha Datos, del grupo Esquema,
seleccione la opción Desagrupar y luego Borrar
esquema

26
Validación de datos

Asegurar la entrada válida de datos es una tarea importante. Puede que desee
restringir la entrada de datos a un rango determinado de fechas, limitar las opciones
empleando una lista o asegurarse de que sólo se entran números enteros positivos.
También es esencial proporcionar una ayuda inmediata para dar instrucciones a los
usuarios y mensajes claros cuando se escriban datos no válidos para hacer que el
proceso de entrada de datos se lleve a cabo sin problemas.

Ejercicio 01:

Cree una regla de validación en el

rango de Horas Semanal, tal que las
horas asignadas a los docentes
deban estar comprendidas entre 6 y
18 horas.

1. Seleccione el rango a validar, en

este caso B4:B10
2. En la ficha Datos, en el grupo
Herramientas de datos, haga
clic en Validación de datos.

3. Se muestra el cuadro de diálogo Validación de datos, donde deberá configurar

la validación de los datos a ingresar:

27
 Este cuadro de diálogo presenta las siguientes fichas:

Configuración: Configuración de los criterios de validación, es decir que

va y que no puede ser ingresado en la celda, en permitir actualmente está
por defecto cualquier valor porque inicialmente todo ingresa.

Mensaje de Entrada: Es un mensaje flotante que aparece al ubicarte en

la celda, por ejemplo este puede indicar “Ingrese Horas”.

Mensaje de Error: Cuando no cumple con los criterios en la ficha

configuración, esta ficha te permite configurar mensajes a los usuarios,
por ejemplo indicando los datos correctos a ingresar. Contiene los
siguientes estilos:

 Detener: No te permitirá ingresar datos fuera del criterio

configurado, por ejemplo en Titulo puede ir ERROR DE INGRESO
y en mensaje de error Las horas deben estar comprendidas entre
6 y 18.

 Advertencia: Te permitirá ingresar valores fuera de criterios

pero arrojará un mensaje de advertencia.

 Información: También permitirá ingresar valores fuera de

criterios y sólo te arrojara un mensaje de información.

4. Haga clic en la ficha Configuración

5. Especifique el tipo de validación en el cuadro Permitir, para nuestro caso,
seleccione Número entero.
6. En el cuadro Datos, seleccione entre.
7. Luego, escriba el valor mínimo: 6 y valor máximo: 18
8. Opcionalmente, configure los mensajes de entrada y error.

28
Ejercicio 02:
Las fechas de término de contrato del personal, deben ser mayores a 30 días
después de las fechas de inicio de contrato.

1. Seleccione el rango a validar, en este caso C14:C18

2. En la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en
Validación de datos.
3. En la ficha Configuración del cuadro de diálogo Validación de datos,
seleccione lo siguiente:
 En lista desplegable Permitir, seleccione Fecha
 En la lista desplegable Datos, seleccione mayor que
 En el cuadro Fecha inicial, ingrese =B14+30
4. En ficha Mensaje de Error, configure el mensaje de error con el título
“ERROR DE INGRESO” y mensaje “La fecha de término debe ser
mayor a 30 días de la fecha de inicio”

Crear una lista desplegable a partir de un rango de celdas

29
Para facilitar la entrada de datos, o para limitar las entradas a determinados
elementos que define el usuario, puede crear una lista desplegable de entradas
válidas desde cualquier hoja del libro.

Ejercicio 03:
En la hoja Productos, ingrese los siguientes datos:

En la hoja Cotización, ingrese los siguientes datos:

La aplicación consiste en validar el rango B8:B10 de la hoja COTIZACION, para que

muestre en cada de las celdas de dicho rango, la relación de productos de la hoja
PRODUCTOS.

Solución:

1. Seleccione el rango B8:B17 de la hoja COTIZACION

2. En la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Validación
de datos.
3. En la ficha Configuración del cuadro de diálogo Validación de datos,
seleccione lo siguiente:
 En lista desplegable Permitir, seleccione Lista
 En el cuadro Origen, seleccione el rango A2:A11 de la hoja
PRODUCTOS
 Luego, haga clic en Aceptar.

30
 El resultado será el siguiente:

Cada una de las celdas validadas con Lista, mostrará la relación de

productos, al hacer clic en el botón con el triangulito que aparece al lado
derecho de la celda activa.
Al seleccionar un producto, debe mostrar automáticamente su precio.

Obteniendo el precio del producto seleccionado

5. En la celda C8, utiliza la función BUSCARV para obtener el precio que se

encuentra en la hoja PRODUCTOS.

31
 Valor_buscado : B8 (celda que muestra el producto
seleccionado)
Matriz_buscar_en : PRODUCTOS!$A$2:$B$11 (rango que
contiene los productos y sus precios)
Indicador_columnas : 2, ya que los precios están en la segunda
columna de la matriz de búsqueda.
Ordenado : FALSO, porque la búsqueda del producto debe
ser exacta.

6. Como la función va a ser copiada hasta la celda C17, utiliza la función

SI.ERROR para evitar que aparezcan errores al no encontrar productos
seleccionados en la hoja COTIZACIÓN. La función ingresada debe quedar así:
=BUSCARV(B8,PRODUCTOS!$A$2:$B$11,2,FALSO)

7. Las cantidades se ingresan, y el Subtotal se obtiene multiplicando la cantidad

por el precio (obtenido en la búsqueda). Ingresar la siguiente fórmula en la
celda D8 de la columna Subtotal:
=SI.ERROR(A8*C8,"")

8. Utilizar el botón Autosuma en la celda D18, para calcular el Total.

32
9. La aplicación terminada debe quedar así:

Trabajo con macros

Una Macro es una serie de pasos o instrucciones que se almacenan y que pueden
ser ejecutadas automáticamente con una simple pulsación de teclas.

La palabra macro es una abreviatura de la palabra macroinstrucción que viene a ser

lo mismo que hemos definido. Por ejemplo, todos los días empleo frecuentemente
en mis celdas los mismos pasos: Tamaño de Fuente (Tamaño de la letra), Negrita,
Fuente (Tipo de letra) y Color de Fuente (Color de Letra), para no estar repitiendo
estos pasos los puedo almacenar en una macro y cuando ejecute la macro los pasos
antes mencionados se ejecutarán las veces que yo lo desee.

También podemos asignar a una macro una combinación de teclas (como por
ejemplo Control + m) para invocarla. La ejecución de una macro es muy rápida,
aunque depende de la cantidad de instrucciones que debe realizar.

¿Cómo se crea una Macro?

• Utilizando la Grabadora de Macros

• Programando con Visual Basic para Aplicaciones (VBA).

¿Qué es la Grabadora de Macros

Es una herramienta que convierte las acciones en Excel en código VBA, sin
embargo:

33
 • Es adecuada solamente para macros simples.

• No puede generar códigos que realicen procesos repetitivos, asignar

variables, ejecutar declaraciones condicionales, mostrar cuadros de

diálogo, etc.

Creación de una Macro

Ejemplo 1: Crear una macro para ordenar en forma descendente, por el campo
Promedio.

A continuación, te muestro como grabar una macro.

1. De la ficha Desarrollador, hacer clic en Grabar macro del grupo Código

34
2. En la siguiente ventana: Ingresa el nombre de la macro, la tecla para ejecutar
la macro por el método abreviado y una descripción, tal como se muestra.
Luego, Aceptar.

3. Desde este momento, la macro empieza a grabar todo lo que hacemos. Por
lo tanto: Ubicar el puntero en cualquier celda de la tabla de datos.

4. Clic en la ficha Datos, y seleccionar el botón Ordenar

5. En la siguiente ventana, asegurar que Mis datos tienen encabezados esté

activado. Luego: en Ordenar por seleccionar PROMEDIO y en Criterio de
ordenación, seleccionar De mayor a menor. Finalizar con Aceptar.

35
 6. Después de cumplir el propósito, la macro debe finalizar. Por lo tanto, de la
ficha Desarrollador, hacer clic en Detener grabación del grupo Código.

Ejemplo 2: Crear una macro para ordenar en forma ascendente por el campo
Alumno.

A continuación, te muestro como grabar la macro similar al caso anterior:

1. De la ficha Desarrollador, hacer clic en Grabar macro del grupo Código

2. En la siguiente ventana: Ingresa el nombre de la macro, la tecla para ejecutar

la macro por el método abreviado y una descripción, tal como se muestra.
Luego, Aceptar.

36
 3. Desde este momento, la macro empieza a grabar todo lo que hacemos. Por
lo tanto: Ubicar el puntero en cualquier celda de la tabla de datos.

4. Clic en la ficha Datos, y seleccionar el botón que Ordenar

5. En la siguiente ventana, asegurar que Mis datos tienen encabezados esté

activado. Luego: en Ordenar por seleccionar ALUMNO y en Criterio de
ordenación, seleccionar A a Z. Finalizar con Aceptar.

6. Después de cumplir el propósito, la macro debe finalizar. Por lo tanto, de la ficha

Desarrollador, hacer clic en Detener grabación del grupo Código.

Ejecución de una Macro

Para ejecutar una macro, la forma más sencilla es utilizar el método
abreviado.

Para ejecutar las macros creadas anteriormente:

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  Presionar Ctrl + p para ejecutar la macro que ordena por promedio
en forma descendente.
 Presionar Ctrl + a para ejecutar la macro que ordena por alumno en
forma ascendente.

Grabar un libro con macros

Para guardar un libro de Excel que contiene macros, debemos hacer lo siguiente:

1. Clic en Archivo
2. Clic en Guardar como
3. Seleccionamos dónde vamos a guardar la macro y le asignamos un nombre,
según se muestra a continuación:

4. Luego, como Tipo debemos elegir Libro de Excel habilitado para macros.

38
5. Finalmente, Aceptar.

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