Memorandum 
Date:  July 10, 2019 
To:  County Board Chairman Frank Haney and County Board 
From:  County Administrator Carla Paschal 
Re:  Recommendation   
 
Chairman Haney and County Board: 
 
I am recommending the dismissal of Kimberly Ponder, Human Resources Director for the 
following reasons: 
 
Mrs. Ponder has not performed her duties as Human Resources Director in a satisfactory 
manner. This unsatisfactory performance includes the following: 
 
 Departments have indicated they are hesitant to solicit support from HR due to the 
inconsistent response times and execution. I have had direct discussions with 
department heads and elected officials who do not use the Human Resources 
Department because they do not have confidence in the service provided or that 
information shared will be kept confidential.  
 Implementing compensatory time policies and tracking in MUNIS has been stalled at the 
HR level for several years. Munis setup has been completed by IT and is awaiting HR’s 
review of employees’ exempt status to determine eligibility for compensatory time. The 
Finance Department cannot move ahead with the tracking of compensatory time until 
HR has completed this determination and has a review of this determination performed 
by the states attorney. Mrs. Ponder committed to have the review completed and 
submitted to the states attorney for review by July 8, 2019. This deadline was not met.  
 HR has not ensured the County is in compliance with OSHA training requirements. The 
HR Department is responsible for administering the safety and liability risk management 
program for employees under the employment jurisdiction of the county Board 

Board Office  |  404 Elm St, Rm 533, Rockford, IL 61101  |  www.wincoil.us 
Phone: (815) 319‐4225  |  Fax: (815) 319‐4226  |  Email: cpaschal@wincoil.us 
  
(Chapter 2, Article IV, Sec 2‐167 (6) of the Winnebago County Code). This elevates risk 
for the County. 
 HR has not developed recruitment strategies to assist departments/elected offices in 
recruiting efforts. The Board approved a Geo‐fencing contract to improve recruiting 
efforts at River Bluff based on Mrs. Ponder’s recommendation. Mrs. Ponder was asked 
months ago to address the lack of proper targeting of recruits related to the Geo‐
fencing and work with the vendor to adjust for better success and has not to date. River 
Bluff has had to also continue paying for the Indeed postings which are more successful. 
Only one employee candidate indicated they heard about the position through Geo‐
fencing. The cost of the Geo‐fencing is approximately $1,500 per month.  
 Human resource policy development and updating has not been adequately monitored 
by the Human Resources department. An example of this would be the requirements of 
the State of Illinois for Discrimination/Harassment policies which changed as of January 
1, 2018. I alerted Mrs. Ponder of this change and provided her an example to use in 
updating the County’s policy in the fall of 2017. I reminded Mrs. Ponder over the course 
of the next few months. I reminded Mrs. Ponder again when January 1, 2018 arrived 
and still no policy update was provided. After numerous requests, I finally drafted the 
revised policy and the Board approved it on June 28, 2018. Mrs. Ponder should have 
been aware of the requirement and ensured the County was in compliance as the 
Human Resources Director.  
 Funds were budgeted from Host Fees for an internship program in 2018. Several 
departments including Finance and the County Administrator requested an intern for 
their office. No candidates were ever presented by Human Resources and the funding 
went unused.  
 Funds were budgeted from Host Fees for the development of online human resources 
training by Mynd Match Inc. Mrs. Ponder was given the responsibility to complete this 
project. Two payments were made to Mynd Match Inc. ‐ $12,500 on 4/6/18 and $12,500 
on 5/18/18. A third payment was requested on 6/28/19 (over a year after the second 
payment was requested). The project is still not complete and employees have not 
been provided annual training on ethics and sexual harassment and other human 
resource laws, regulations and policies. In conversations with the contractor providing 
the product, he indicated the delays were due to the Human Resources department not 
providing the necessary information to him on a timely basis. Mrs. Ponder indicates the 
delay is due to the timeliness of the contractor. Mrs. Ponder was assigned as the lead on 

Board Office  |  404 Elm St, Rm 533, Rockford, IL 61101  |  www.wincoil.us 
Phone: (815) 319‐4225  |  Fax: (815) 319‐4226  |  Email: cpaschal@wincoil.us 
  
this project and it was ultimately her responsibility to ensure the project was completed 
within the established timeframe and the status was reported to her supervisor.  
 On February 23, 2018, a FOIA request was made to Mrs. Ponder requesting “current 
employee certification records for their ethics and business conduct policy as 
mandated”. Such a record did not exist but should be maintained. Instead of replying 
that such a record did not exist and could not be provided (FOIA does not require 
documents to be created but rather only required documents in possession to be 
shared), Mrs. Ponder created the documents requested. Request must be responded to 
within 5 days. A 5 day extension was requested and the individual requesting the FOIA 
indicated Mrs. Ponder could have until March 14, 2018 to respond. Mrs. Ponder did not 
respond until March 20, 2018 at 6:43 p.m. On April 2, 2018, Mrs. Ponder was served 
with a lawsuit asserted by the individual who made the FOIA request for denial of the 
FOIA request due to not meeting the extended timeframe. Due to the fact that, if the 
County were to lose the lawsuit and would have to pay attorney fees for the individual 
who requested the FOIA, the potential loss to the County could be thousands of dollars, 
the County offered and paid an agreed settlement amount of $865.92. 
 On a regular basis, Mrs. Ponder makes promises to perform assigned tasks within a 
specific timeframe and does not meet these deadlines. The Finance Department is 
impacted by this failure to meet deadlines as the processes between the two 
departments overlap. 
 Mrs. Ponder investigated an incident between an employee and the Sheriff. She 
incorrectly had Staff Management, Inc. investigate a sexual harassment complaint when 
the employee had clearly documented she felt bullied and intimidated (not sexually 
harassed) and had not filed a complaint. Of course, the report came back with a 
conclusion of being unfounded.  
One copy of the report was received by Mrs. Ponder. Mrs. Ponder provided a copy of 
the report marked “Copy” and “Confidential” to the County Board Chairman. Mrs. 
Ponder first indicated to the states attorney that she did not recall giving the County 
Board Chairman the report and later confirmed to the states attorney that she in fact 
had. The reported printed in the Rockford Register Star was marked “Copy” and 
“Confidential”.  
 
When the states attorney asked Mrs. Ponder for her copy of the report, she initially 
could not locate it. It was later found in a FOIA folder in an unlocked cabinet. The 

Board Office  |  404 Elm St, Rm 533, Rockford, IL 61101  |  www.wincoil.us 
Phone: (815) 319‐4225  |  Fax: (815) 319‐4226  |  Email: cpaschal@wincoil.us 
  
County Ordinance (Sec. 62‐14 – Discrimination /harassment policy) provides that “The 
investigating department will make every reasonable effort to conduct the 
investigation in a responsible and confidential manner; however, it is impossible to 
guarantee absolute confidentiality.” Mrs. Ponder was negligent in her responsibility to 
make every reasonable to keep the report confidential. This creates financial risk to 
the County.  
 
I feel the above provides enough support for the decision to recommend Kimberly Ponder’s 
dismissal from the position of Human Resources Director. I request that you approve my 
recommendation.  

Board Office  |  404 Elm St, Rm 533, Rockford, IL 61101  |  www.wincoil.us 
Phone: (815) 319‐4225  |  Fax: (815) 319‐4226  |  Email: cpaschal@wincoil.us