MANUAL DEL SOFTWARE

Sistema de información para la

Gestión de Carteras de Cobranzas
MANUAL DEL SOFTWARE
ÍNDICE

1. Uso de la aplicación ........................................................................................................ 4

 Sobre la aplicación “Sistema de información para la Gestión de Carteras de
Cobranzas”. .................................................................................................................... 4
 Requisitos del sistema ............................................................................................. 4
1.1) Inicio de sesión .................................................................................................... 5
1.1.1) Mensajes en el Inicio de sesión ......................................................................... 6
2. Manejo de Módulos ....................................................................................................... 7
2.1) Contenido de la página de Inicio y Panel de Control ................................................ 7
2.2) Módulo Administración ....................................................................................... 9
2.2.1) Sección Usuario ................................................................................................. 9
2.2.2) Sección Empresa ............................................................................................. 11
2.2.3) Sección Campañas .......................................................................................... 12
2.2) Módulo Agenda de Clientes ............................................................................... 13
2.2.1) Gestión de Usuarios ........................................................................................ 15
2.3) Módulo Carga de Archivos ................................................................................. 17
2.4) Módulo de Clientes ............................................................................................ 19
2.5) Módulo Tareas ................................................................................................... 20
..................................................................................................................................... 22
3. Manejo de Reportes ..................................................................................................... 22
..................................................................................................................................... 22
 Informe general ..................................................................................................... 22
 1. Uso de la aplicación
En este capítulo:

- Sobre la aplicación “Sistema de información

- para la Gestión de Carteras de Cobranzas”.
- Requisitos del sistema.
- Inicio de sesión.

 Sobre la aplicación “Sistema de información

para la Gestión de Carteras de Cobranzas”.

La aplicación Sistema de información para la Gestión de Carteras de

Cobranzas es un programa concebido para registrar, analizar y presentar datos
relacionados con la situación y las necesidades en materia de cobros de deudas.

Es fácil aprender a usar este software, pero se asume que el usuario estará ya
familiarizado con los términos, conceptos y métodos presentados en los Call
Center de Cobrazas.

Se debe estudiar detenidamente dicho documento antes de empezar a usar el

software. En esta guía del usuario ofrece una visión general de las características
de la aplicación y se indican las instrucciones que deben seguirse paso a paso
para realizar sus tareas laborales.

 Requisitos del sistema

Asegurarse que la computadora satisfaga o supere los siguientes requisitos:

 Para los usuarios del sistema: Conexión a internet y Navegador web.

 Para la instalación del sistema se utilizará un cpu-servidor con la
conexión a la base de datos.
1.1) Inicio de sesión
Esta es la página de inicio de sesión mediante su usuario y contraseña puede
acceder a la plataforma.

 Para cambiar su contraseña, pulse ¿Olvido su contraseña? y podrá

cambiarla al instante.
 Para registrarse en el sistema, pulse Crear Usuario y obtener su
usuario y contraseña.
1.1.1) Mensajes en el Inicio de sesión

Los mensajes que genera el sistema son:

 “Su usuario ha sido bloqueado por tener más de 3 días de inactividad.

Por favor comuníquese con el administrador y solicite su
desbloqueo.”, el administrador puede entrar a gestión del administrador y
cambiar la fecha del ultimo ingreso de dicho usuario.

 “Su contraseña ha expirado, por favor cámbiela.”, el motivo es que han

pasado 30 días y ya expiró la clave, pulse ¿Olvido su contraseña? y cambie
su contraseña de ingreso.

 “Está intentando acceder desde un IP desconocida”, solo los usuarios

registrados con una IP conocida pueden acceder al sistema. Si no puede
acceder solo el administrador puede asignarle una IP conocida y válida.

 “Su usuario necesita ser activado para iniciar sesión. Comuníquese

con el administrador para que le sea asignada la empresa
correspondiente.”, el administrador puede entrar a gestión del
administrador y activar al usuario recientemente registrado.

 “Su usuario está bloqueado, por favor comuníquese con el

administrador”, el administrador puede entrar al listado de usuarios y
desbloquear al usuario recientemente registrado.

 “Ya existe una sesión activa con este usuario”, el usuario debe cerrar
sesión en otra IP, ya que solo se permite una sesión por usuario por IP.

 “Usuario y/o contraseña erróneo”, el usuario debe acceder con un

usuario o contraseña valida, sino conoce la contraseña pulse ¿Olvido su
contraseña? y cambie su contraseña de ingreso

 “Su usuario ha sido creado. Contacte al administrador para

activarlo”, el administrador puede entrar a gestión del administrador y
activar al usuario recientemente registrado.

 “Su contraseña ha sido actualizada, por favor comuníquese con el

administrador para que active su usuario.”, el administrador puede
entrar a gestión del administrador y activar al usuario que ha cambiado su
contraseña.

 “Existe al menos 1 campo vacío dentro del formulario”, el usuario para

registrarse debe añadir todos los campos para crear su cuenta de usuario.
 2. Manejo de Módulos
En este capítulo:

- Contenido de la página de Inicio

- y Panel de Control.
- Administración
- Agenda de Clientes
- Carga de Archivos
- Pagos
- Pesos de Perfiles
- Control de Clientes
- Tareas

2.1) Contenido de la página de Inicio y Panel de

Control

 En el Dashboard (Página de Inicio) se puede observar:

o Los Datos Personales del usuario (Nombre, Apellido, Tipo de
Documento, No. de Documento, Email, Teléfono y Extensión).
o La campaña que se encuentra asociada. Si no esta asociada entre
a la sección de Campañas (véase 2.2.3).
Al seleccionar la campaña se dirigirá a al Panel de Control de Campañas, donde
podrá ver la visión completa de las estadísticas generadas del sistema de
cobranzas, a continuación se muestra la pantalla:
2.2) Módulo Administración

2.2.1) Sección Usuario

En el menú lateral puede acceder a Administración y pulsar Usuarios:

 Para crear un nuevo usuario, pulse Nuevo Usuario (véase 1.1).
 Para editar un usuario, pulse el icono de editar de color gris al lado de
Último Logueo.
 Para elminar un usuario, pulse el icono rojo al lado del icono de editar.
 Para buscar un usuario, inserte en el buscador el nombre del usuario,
apellido, email o login (nombre de usuario), luego dar enter o al icono del
buscador.
 Para exportar usuarios, pulse Exportar Usuarios que le permitirá
exportar todos los usuarios, solo los Administradores o solo los Asesores.

La lista de usuarios se muestra en la parte inferior de la página, se lista por

medio de la foto del usuario, nombre completo del usuario, empresa a la cual
pertenece, login (nombre de usuario), y último logueo (última visita al sistema).
 a) Nuevo Usuario

Al acceder a Nuevo Usuario deberá ingresar:

 Datos Personales: Nombre, Apellido, Tipo de Documento de Identidad,
Número de Documento, Email, Teléfono, Fecha de Nacimiento, IP,
Extensión y Cargar una foto de perfil.

 Datos del Usuario: Empresa, Tipo de Usuario, Contraseña y Confirmar su

contraseña.

Para finalizar pulse Guardar o Cancelar

 2.2.2) Sección Empresa

En el menú lateral puede acceder a Administración y pulsar Empresas:

 Para crear una nueva empresa, pulse Nueva Empresa . (Véase 2.2)
 Para editar una empresa, pulse el icono de editar de color gris al lado
de Nombre del Representante Legal
 Para elminar una empresa, pulse el icono rojo al lado del icono de
editar.
 Para buscar una empresa, inserte en el buscador el nombre de la
empresa, Nit, Troncal o nombre del Representante Legal.

a) Nueva Empresa

Al acceder a Nueva Empresa deberá ingresar:

 Datos de la Empresa: Nombre, Troncal, Status, Nit, Dirección, Télefono y

cargar el Logo de la empresa
 Representante Legal: Nombre, Apellido, Télefono y Email.

Para finalizar pulse Guardar o Cancelar

2.2.3) Sección Campañas

En el menú lateral puede acceder a Administración y pulsar Campañas:

 Para crear una nueva campaña, pulse Nueva Campaña .
 Para editar una campaña, pulse el icono de editar de color gris al lado
de Empresa
 Para elminar una empresa, pulse el icono rojo al lado del icono de
editar.
 Para buscar una empresa, inserte en el buscador el nombre de la
campaña.
 2.2) Módulo Agenda de Clientes

 Para acceder al Módulo Agendados, pulse en el menú lateral Agendados

o al icono aparecerá la busqueda de agendados por cédula o nombre.

 Para desplegar el calendario de todos los clientes agendados, pulse el

icono de buscar
 Para buscar un cliente agendado en el calendario, inserte la cédula o
nombre y pulse el icono de buscar

 Para añadir un cliente agendado en el calendario, pulse el icono

a continuación inserte el nombre o cédula del cliente agendado para la
búsqueda, luego defina la fecha y hora ha agendar. Para finalizar pulse
Guardar o Cancelar.
2.2.1) Gestión de Usuarios

 Para ver los detalles de un cliente agendado en el calendario, pulse el

nombre del cliente en el calendario.

Luego de pulsar el nombre del cliente en el calendario se desplegará el detalle

de los clientes agendados, los cuales son:

 Datos Personales: Nombre, Identificación, Asesor, Ciudad, Último Perfil,

Fecha de Gestión, Acuerdo, Fecha Agendada, Valor de la Promesa, Actividad
Económica, Motivo No Pago, Mejor Perfil.
 Obligaciones del Cliente: Portafolio, Saldo Capital, Monto, Días de Mora,
Fecha Asignada, Ciudad y Estado del Cliente.

 Nueva gestión:
- Tiempo de gestión: Inicia a partir que se gestiona o se visualiza el
detale de un cliente agendado.
- Datos Demográficos: Permite añadir los telefonos, direcciones y
correos del cliente agendado.
- Pagos: Permite observar cuales han sido los pagos que han efectuado
los clientes agendados.
- Nueva Gestión de Llamadas: Permite describir como fue la llamada.
- Acción: Permite seleccionar si se debe hacer una llamada o recibir una
llamada
- Perfil: Permite seleccionar cual perfil se asocia a la gestión de llamada.
- Teléfono: permite ser añadido a traves de los Datos demográficos.

Para finalizar pulse Guardar o Cancelar.

 A continuación podrá observar el Histórico de la Gestión, por el cual tambien
puede buscar mediante el usuario, teléfono, acción, efecto, contacto o motivo
de pago.
 2.3) Módulo Carga de Archivos

 Para acceder al Módulo Carga de Archivos, pulse en el menú lateral

Cargar Archivo o al icono aparecerá el formulario para subir archivos.
 Para descargar la Estructura de archivos de carga, pulse Estructura,
luego llenela.

Podrá escoguer la estructura necesitada:

 Para cargar la Estructura al sistema, seleccione la Tabla destino y

posteriormente pulse Cargar Archivo.
 Para procesar la Carga de la Estructura, pulse Enviar.

Seguidamente se procederá a cargar el archivo:

Al finalizar la carga se mostrará la información del archivo de la siguiente forma:

Finalice la carga pulsando Cargar Data para subirla al servidor de base de datos.
2.4) Módulo de Clientes

 Para acceder al Módulo Clientes, pulse en el menú lateral Clientes o al

icono aparecerá el formulario para la busqueda de los clientes. Es

un miltifiltro que le permite buscar con diferente información de los
mismos clientes, puede filtrar por:
 Estado del Cliente
 ID del Cliente
 Cédula
 Asesor
 Fecha de Promesa
 Fecha de Gestión
 Ordenar por: Fecha de Gestión, Capital, Portafolios y Ciudad, de
forma ascendente o descendente
 Mejor perfil y Último perfil
 Ciudad
 Portafolio

 Para observar los resultados de la búsqueda, se despliega una tabla

llamada Total de Resultados donde le indicará la cantidad de clientes
encontrados y en la cual se especifica el No. de Identificación, Nombre del
Cliente, Ciudad donde vive, Mejor Perfil, Último Perfil, Asesor, Fecha de
Gestión y el Capital.
 2.5) Módulo Tareas

 Para acceder al Módulo Tareas, pulse en el menú lateral Tareas o al icono

aparecerá la busqueda de tareas por Asesor, Fecha de Inicio, Fecha Final,
Descripción y Estatus.
 Para observar los resultados de la búsqueda, se despliega una tabla
llamada Total de Resultados donde le indicará:
- Número de tareas encontradas
- Descripción de la tarea
- Fecha de Inicio
- Fecha Final
- Estatus

Las tareas se pueden Editar y Eliminar, además se pueden observar las

Estadísticas de la tarea.

 Para añadir una tarea, véase el Módulo Carga de Archivos (2.3), pulse en
el menú lateral Cargar Archivo o al icono aparecerá el formulario para
subir archivos.

 Para descargar la Estructura de tareas, pulse Estructura

Pulse Estucturas Tareas y llene el archivo en excel

 Luego proceda a :

 Cargar la Estructura tareas al sistema (Véase “Para cargar la Estructura

al sistema” en la sección 2.3 Módulo Carga de Archivos).

 Procesar la carga de la Estructura tareas (Véase “Para procesar la Carga

de la Estructura” en la sección 2.3 Módulo Carga de Archivos”).

 Para ver el detalle de la tarea, pulse editar. Ademas puede pulsar

Estadisticas para ver métricas de la tarea o puede pulsar Eliminar para
suprimir la tarea.
 3. Manejo de Reportes
- Informe General

 Informe general