UFCD 9224 - Sistemas digitais e gestão documental

Nome:____________________________________ Data: ______

Avaliação: ___________

Exercícios práticos para avaliação com consulta

I
Responda às seguintes questões:
1. Na sua opinião qual a utilidade da gestão documental?

2. O que é um documento de arquivo?

3. Identifica as várias unidades arquivistas?

4. Explique os pontos principais de um arquivo corrente?

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5. O arquivo intermédio está por norma, num espaço diferente ou mais
afastado daquele que é ocupado pelo arquivo administrativo do Serviço. Qual
o motivo principal?

6. Comente a seguinte afirmação: “O arquivo não se encontra “morto”,

uma vez que os documentos que guarda, apesar de terem perdido o seu valor
administrativo, conservam o seu valor histórico e cultural.”

II
Organização do arquivo

REGRAS DE ALFABETAÇÃO
O arquivamento de nomes obedece a várias regras, chamadas regras de
alfabetação, vamos rever as seguintes:
1. Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois
o prenome.
Exemplo: Arquivam-se:
João Barbosa
Pedro Álvares Cabral
Paulo Santos
Maria Luísa Vasconcelos

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Obs.: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do
prenome.
Exemplo: Arquivam-se:
Aníbal Teixeira
Marilda Teixeira
Paulo Teixeira
Vítor Teixeira

2. Arquivam-se: Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou

ligados por hífen não se separam.
Exemplo: Arquivam-se:
Camilo Castelo Branco
Paulo Monte Verde
Heitor Villa-Lobos

3. Arquivam-se: Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou

São seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um
substantivo.
Exemplo: Arquivam-se:
Waldemar Santa Rita
Luciano Santo Cristo
Carlos São Paulo

4. Arquivam-se: As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na

classificação de sobrenomes iguais.
Exemplo: Arquivam-se:
J. Vieira
Jonas Vieira
José Vieira

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5. Arquivam-se: Os artigos e preposições, tais com a, o, de, d’, da, do, e, um,
uma, não são considerados.
Exemplo: Arquivam-se:
Pedro de Almeida
Ricardo d’Andrade
Lúcia da Câmara
Arnaldo do Couto

6. Arquivam-se: Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como

Filho, Junior, Neto, Sobrinho são consideradas parte integrante do último
sobrenome, mas não são considerados na ordenação alfabética.
Exemplo: Arquivam-se:
António Almeida Filho
Paulo Ribeiro Júnior
Joaquim Vasconcelos Sobrinho
Henrique Viana Neto

Obs.: Os graus de parentesco só serão considerados na alfabetação quando

servirem de elemento de distinção.
Exemplo: Arquivam-se:
Jorge de Abreu Sobrinho
Jorge de Abreu Neto
Jorge de Abreu Filho

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7. Arquivam-se: Os títulos não são considerados na alfabetação. São
colocados após o nome completo, entre parênteses.
Exemplo: Arquivam-se:
Ministro Milton Campos
Professor André Ferreira
General Paulo Pereira
Dr. Pedro Teixeira

8. Arquivam-se: Os nomes estrangeiros são considerados pelo último

sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhóis e orientais.
Exemplo: Arquivam-se:
Georges Aubert
Winston Churchill
Paul Müller
Jorge Schmidt

9. Arquivam-se: As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser

consideradas. O mais comum é considerá-las como parte integrante do
nome quando escritas com letras maiúscula.
Exemplo: Arquivam-se:
Giulio di Capri
Esteban De Penedo
Charles Du Pont
John Mac Adam
Gordon O’Brien

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10. Arquivam-se: Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo
sobrenome, que corresponde ao sobrenome de família do pai.
Exemplo: Arquivam-se:
José de Oviedo y Baños
Francisco de Pina de Mello
Angel del Arco y Molinero
Antonio de los Ríos

11. Arquivam-se: Os nomes orientais – japoneses, chineses e árabes – são

registrados como se apresentam.
Exemplo: Al Bem-Hur
Li Yutang
Arquivam-se: Al Bem-Hur
Li Yutang
12. Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais
devem ser transcritos como se apresentam, não se considerando, porém,
para fins de ordenação, os artigos e preposições que os constituem.
Admite-se, para facilitar a ordenação, que os artigos iniciais sejam
colocados entre parênteses após o nome.
Exemplo: Arquivam-se:
Embratel
Álvaro Ramos & Cia.
Fundação Getúlio Vargas
A Colegial
The Library of Congress
Companhia Progresso Guanabara
Barbosa Santos Ltda.

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 13. Arquivam-se: Nos títulos de congressos, conferências, reuniões,
assembleias e assemelhados os números arábicos, romanos ou escritos por
extenso deverão aparecer no fim, entre parênteses.
Exemplo: Arquivam-se:
II Conferência de Pintura Moderna
Quino Congresso de Geografia
3º Congresso de Geologia

Estas regras podem ser alteradas para melhor servir à organização, desde que o
arquivista observe sempre o mesmo critério e faça as remissivas necessárias para
evitar dúvidas futuras.
Exemplo: José Peregrino da Rocha Fagundes Júnior
José Félix Alves Pacheco
Podem ser arquivados pelos nomes mais conhecidos:
Peregrino Júnior, José
Felix Pacheco, José
Colocam-se remissivas em:
Fagundes Júnior, José Peregrino da Rocha
Pacheco, José Felix Alves

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Notas:

MÉTODO GEOGRÁFICO

O método geográfico é do sistema direto. a busca é feita diretamente ao documento. Este

método é preferido quando o principal elemento a ser considerado em um documento é
a PROCEDÊNCIA ou LOCAL.

As melhores ordenações geográficas são:

a) Nome do estado, cidade e correspondente: quando se organiza um arquivo por

estados, as capitais devem ser alfabetadas em primeiro lugar, por estado,
independentemente da ordem alfabética em relação às demais cidades, que
deverão estar dispostas após as capitais.
Exemplo:

ESTADO CIDADE CORRESPONDENTE

Amazonas Manaus (capital) Sobreira, Luísa

Amazonas Itacoatiara Santos, Antônio J.

Rio de Janeiro Rio de Janeiro (capital) Rodrigues, Isa

Rio de Janeiro Campos Almeida, José de

São Paulo São Paulo (capital) Corrêa, Gilson

São Paulo Lorena Silva, Alberto

b) Nome da cidade, estado e correspondente: quando o principal elemento de

identificação é a cidade e não o estado, deve-se observar a rigorosa ordem
alfabética por cidade, não havendo destaque para as capitais.
Exemplo:

CIDADE ESTADO CORRESPONDENTE

Campos Rio de Janeiro Almeida, José de

Itacoatiara Amazonas Santos, Antônio J.

Lorena São Paulo Silva, Alberto

Manaus Amazonas Sobreira, Luísa

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 Rio de Janeiro Rio de Janeiro Rodrigues, Isa

São Paulo São Paulo Corrêa, Gilson

Não é necessário o emprego de guias divisórias correspondentes aos estados, pois as

pastas são guardadas em ordem alfabética pela cidade. É imprescindível, porém, que as
pastas tragam os nomes dos estados, em segundo lugar, porque há cidades com o mesmo
em diferentes estados.

Exemplo: Brasília (Distrito Federal)

Brasília (Minas Gerais)

Itabaiana (Paraíba)

Itabaiana (Sergipe)

Correspondências de outros países – alfabeta-se em primeiro lugar o país, seguindo da

capital e do correspondente. As demais cidades serão alfabetadas em ordem alfabética,
após as respetivas capitais dos países a que se referem.

Exemplo:

PAÍS CIDADE CORRESPONDENTE

França Paris (capital) Unesco

França Lorena Vadim, Roger

Portugal Lisboa (capital) Pereira, José

Portugal Coimbra Albuquerque, Maria

Portugal Porto Ferreira, Antônio

VANTAGEM DESVANTAGEM

Pesquisa direta. Exige duas classificações – local e nome do

correspondente.
Fácil manuseio.