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Integrantes
Lino Moreno
Carmen Claro
Yojarcy Benavides
Presentado a
Grupo:1
Programa Farmacia
1
Contenido
1. Política de compras
2. Momentos de la adquisición-
3. Cuáles son los Objetivos de compras
4. Cuáles son las Funciones de compra
5. Fórmulas para la cantidad a pedir
6. Cálculos del nivel mínimo de existencia cuando los promedios son muy
amplios
7. Procedimiento para la adquisición
8. Componentes del acta -
9. Puntos críticos
10. Requisitos de los proveedores
11. Inscripción de los proveedores-
12. Rango de valoración
13. Selección de proveedores
14. Evaluación de proveedores
15. Reevaluación de proveedores-
16. Directorio de proveedores-
17. Componentes del proceso de adquisición
18. Relación de las funciones del ciclo de adquisición
19. Análisis de sensibilidad
20. Buenas Prácticas de Almacenamiento
21. Estimación de las necesidades por el método de perfil epidemiológico y
método de consumo histórico
22. Tiempo de reposición
23. Factor del tiempo de reposición
24. Nivel mínimo de existencias.
25. Punto de reposición.
26. Nivel máximo de existencias (NME).
27. Cantidad para comprar.
28. Cómo Priorización la adquisición
29. Realice un ABC
30. Plan anual de compras
31. Priorización de la adquisición
32. Modalidades de compras
33. Elabore un formato de cotización.
34. Evaluación
35. Inconformidad de los Dispositivos médicos
36. Inconformidad de los medicamentos
37. Reportes de novedades de inconformidades
38. Orden de compra
39. Indicadores de gestión
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1. Política de compras
3
Ite existencia CP TR(fracció Nm PR NME Cantidad Valor Valo
m s M n de E (2*e C+ a comprar unitari r
tiempo) (c*d ) (e*No. (g−e)+ o total
) De (f−b) (i*h)
meses
estimad
o para
la
compra
7.
Definir período de análisis y de proyección de necesidades.
Cuantificar las necesidades de medicamentos y dispositivos médicos
y priorizarlas por nivel de uso en cada servicio.
Confrontar dichos cálculos con los consumos históricos.
Analizar las causas que incidieron en la modificación notable de los
consumos, después de comparar los literales a) y c).
Ajustar las cantidades definidas por los servicios y programar las
cantidades a adquirir, teniendo en cuenta los indicadores de punto de
reposición, consumos promedios, niveles mínimos y tiempo de
reposición.
Definir prioridades, de acuerdo con el presupuesto disponible y al
peso económico de cada medicamento dentro del total (Clasificación
ABC/VEN de los medicamentos) o cualquier otro método idóneo para
tal fin.
Definir programas de entregas o momentos proyectados de compra
de acuerdo con la modalidad de adquisición, las necesidades y el
flujo de caja de la institución. La programación de necesidades será
evaluada permanentemente y aprobada por el Comité de Compras.
Soporte financiero
Declaración de impuestos y rentas del año anterior
Estados financieros del ultimo año contable para personas
jurídicas
Dos referencias bancarias
Lista de precios
Formas de pagos, descuentos y plazos
Concepto y condiciones para la aceptación de devoluciones y
lista de empleados a contactar
Características de los valores agregados al servicio(asesoría,
descuentos por pronto pago,etc)
Datos de referencias laborales afines con los servicios ofrecidos
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12. Se debe evaluar factores críticos como por ejemplo cumplimiento en la
entrega, atención oportuna, calidad de los productos, descuentos por
negociación, etc.
En el cual se lleva un registro de los ítems mencionados anteriormente , y
se debe asignar un puntaje de acuerdo al cumplimiento en cada uno de los
aspectos que se evalúan.
13. Las fuentes básicas de adquisición son los laboratorios fabricantes o
distribuidores mayoristas y los distribuidores minoristas.
6
18. Sus funciones son contribuir enormemente a mejorar la gestión y la
accesibilidad a los medicamentos, ya que se hace indispensable establecer
los parámetros que nos guíen a la consecución de las estrategias trazadas
estos serán vitales para el éxito de las acciones que se tomaran en cuenta;
estas funciones se ven altamente reflejada en la Eficacia, la Seguridad, los
Criterios Técnico - Farmacéuticos y la Eficiencia, para así alcanzar los
objetivos trazados y que a la vez sea fácilmente aplicable a las situaciones
reales que se presentan en esta área.
19. El análisis de sensibilidad de un proyecto de inversión es una de las
herramientas más sencillas de aplicar y que nos puede proporcionar la
información básica para tomar una decisión acorde al grado de riesgo que
decidamos asumir.
Análisis de Sensibilidad: La base para aplicar este método es identificar los
posibles escenarios del proyecto de inversión, los cuales se clasifican en los
siguientes:
Pesimista: Es el peor panorama de la inversión, es decir, es el resultado en
caso del fracaso total del proyecto.
Probable: Éste sería el resultado más probable que supondríamos en el
análisis de la inversión, debe ser objetivo y basado en la mayor información
posible.
Optimista: Siempre existe la posibilidad de lograr más de lo que
proyectamos, el escenario optimista normalmente es el que se presenta
para motivar a los inversionistas a correr el riesgo.
7
Se debe considerar un sistema que garantice la correcta ubicación y
distribución: el método utilizado debe garantizar orden, pérdidas por
vencimiento, etc.
Por clase terapéutica
Por orden alfabético
Por forma farmacéutica
Fijo: cada ítem tiene un sitio específico
29.
Resolución
1. Se debe determinar la participación monetaria de cada artículo en el valor total
del inventario. Para ello se debe construir una tabla de acuerdo a lo siguiente:
TABLA Nº 2
Determinación de la participación monetaria de cada artículo en el valor total
del inventario.
1
1
2. Ahora se deben reordenar las columnas 1 y 4, tomando las participaciones de cada
artículo en sentido decreciente, lo que dará origen a la tabla nº 3:
A %pa % % .% Clas
1 5 2 5 2
41 5 5.4 1 10 5.4 4 A
91 5 8.5 1 15 4.0 6
33 5 6.0
9.2 20 0.1 6
6 5 7
7.2 25 9.3 7 B
1 5 0
5.3 30 6.5 8
11 5 0
3.7 35 1.8 8
59 5 8
3.0 40 5.6 8
1 5 9
2.6 45 8.7 9
22 5 5
1.6 50 1.3 9
01 5 5
1.3 55 3.0 9
81 5 9
1.1 60 4.4 9 C
62 5 2
1.0 65 5.5 9
4 5 6
1.0 70 6.6 9
1 5 6
0.6 75 7.6 9
1 5 6
0.5 80 8.3 9
08 5 3
0.5 85 8.8 9
7 5 0
0.3 90 9.3 9
1 5 3
0.1 95 9.6 9
75 5 6
0.1 100 9.8 1
5 00.0
Gráfico ABC
100
18%
90 70%
%
a 80
c 70 C
u
m 60 B
u 50
l
a 40 A
d 30%
15 %
o 30
20
0 20 40 60 80 100
%Artículos
A partir de los datos de la tabla 3 y la gráfica se puede observar que unos
pocos artículos son los de mayor valorización. Si solo se controlaran
estrictamente los tres primeros, se estaría controlando aproximadamente el
60% del valor del inventario. Asignamos la zona A para estos artículos.
Controlando también los art. 3, 6 y 11, se estaría controlando, en forma
aproximada, el 82% del valor del inventario. (Zona B)
Se ve claramente en la gráfica que el 15% del inventario justifica el 60% del
valor, mientras que el 30% del mismo justifica el 82% de dicho valor; a su vez,
el 70% del inventario justifica el 18% del valor. Si se tiene en cuenta los
costos de mantenimiento y de control de estos últimos, se llega a la conclusión
que no es necesario controlarlos estrictamente, ya que son de poca
valorización, y que debe mantenerse el mínimo stock posible de los mismos.
La asignación de las zonas A, B y C en la gráfica que estamos analizando
se realizó en función del alto % de valorización de los tres primeros artículos
(25,47%, 18.55% y 16.08%, respectivamente), sin embargo, las zonas pueden
asignarse de forma diferente, por ejemplo, incluyendo en la zona A los
seis primeros artículos, que representan alrededor del 80% del valor del
inventario, en la zona B los siguientes tres artículos, y los restantes en la zona
C. De esta forma, controlando el 30% del inventario (zona A) se estaría
controlando aproximadamente el 80% del valor del mismo. Observando las
zonas A y B de la gráfica que se da a continuación, se puede ver que el 45%
del inventario justifica alrededor del 90% de su valor y que el 55% del
inventario justifica, aproximadamente, el 10% del mismo valor.
Gráfico ABC
100
10%
90
% 55%
a 80
c 70
u C
60 A B
m
u 50
l
40 30%
a
d 30 45%
o 20
0 20 40 60 80 100
%Artículos
30. Para lograr una adecuada administración de los suministros,
medicamentos e insumos hospitalarios se hace necesario trazar un plan
bien coordinado que permita determinar las necesidades de cada centro
de costos para cada periodo de tiempo específico y así dar cuenta del
grado de prontitud con que deben de estar los elementos en el almacén
para poder enfrentar los requerimientos de cada dependencia.
Los suministros, medicamentos e insumos hospitalarios representan una
proporción considerada del capital de la empresa, por lo tanto se debe
enfocar su atención en este recurso, a fin de optimizar y lograr reducir el
costo, tanto para la institución como para el usuario. Para obtener dicha
optimización de este recurso se hace necesario desarrollar todas las
etapas del proceso administrativo siendo la PLANEACION la primera
etapa. Esta primera etapa es uno de los procesos más importantes que
se deben de llevar a cabo para lograr conducir a la empresa al logro de
los objetivos y lograr mayor eficiencia, economía y eficacia en el manejo
de los recursos. En este proceso se definen las políticas, metas y
estrategias para la administración de los suministros, medicamentos e
insumos hospitalarios y la programación de las necesidades para un
determinado periodo, ajustados al presupuesto y dentro del marco del
plan de desarrollo institucional.
Es necesario tener en cuenta las siguientes variables o elementos
para la elaboración de un adecuado plan de compras, que se ajuste a
las necesidades de la IPS para la atención de sus usuarios.
Ejemplo:
A B C D E F G H I J
NME V
TR
NmE PR c + (e x No. de Cantidad a V al
Ite Existenci CPM (fracción
(c x (2 x meses estimado comprar alor or
m as de
d) e) para (g-e) + (f-b) unit T
tiempo)
la compra) ario ot
33.
FORMATO PARA SOLICITUD DE COTIZACIÓN DE
MX
Nombre de la
entidad: Nit:
*Dirección y
Ciudad: *Telefono:
*Nombre del
solicitante: *Correo:
*N° de *Fecha de
Resolución: Exp: *Fechas Vec:
- Numero de inconformidad
- Nombres de los inconformes
- Motivo
- Detalle
38. Es un documento que un comprador en este caso las entidades de salud
entregan a un proveedor para solicitar medicamentos y dispositivos
médicos, en el cual se detalla la cantidad a comprar, el tipo, el precio, las
condiciones de pago.
39. Porcentaje de cumplimiento del plan de compras.
El objetivo de este indicador es medir la ejecución del plan de compras.
La operacionabilidad del indicador es:
¿ total de Mxs adquiridos segun el plan de compras
× 100
¿ total de Mxs solicitados en el plande compras en el mismo periodo