Les bonnes règles de rédaction

pour un email réussi

Numéro de version 1 Rev 36

Février 2018
Les bonnes règles de rédaction pour un email réussi

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écrite préalable du représentant légale de l’entreprise ou de la DSI.

Résumé
Le présent document affiche les bonnes règles à suivre pour que vos mails soient lus et
interprétés sans ambiguïté par leur destinataire.

Propriétés du document
Document Les bonnes règles de rédaction pour un email réussi.docx
Création 20/02/2018 16:46:00
Révision 2
Nom Projet Les bonnes règles de rédaction pour un email réussi
Catégorie MESSAGERIE
Auteurs Amine KETROUSSI
Vérificateur Hanane BOUCHENTOUF Abdelkarim MOKRANE
Destinataires GROUPE DES SOCIETES HASNAOUI
Copie /
Propriété GROUPE DES SOCIETES HASNAOUI

DOCUMENT : DRH PAGE 2 SUR 7 AUTEUR : Amine KETROUSSI

REVISION 2 ; DATE : 22/02/18 VERIFICATEUR : Hanane BOUCHENTOUF
Sommaire

Table des matières

INTRODUCTION.................................................................................................................................... 4
1. La forme et la formulation .............................................................................................................. 5
1.1. La présentation........................................................................................................................ 5
1.2. L’objet ...................................................................................................................................... 5
1.3. Les destinataires ...................................................................................................................... 5
1.4. Le niveau de langage ............................................................................................................... 5
1.5. Le style ..................................................................................................................................... 5
2. Quelques règles de pur bon sens : .................................................................................................. 6
3. Les risques liés à l’email .................................................................................................................. 6
3.1. Le transfert d’email ................................................................................................................. 6
3.2. La sécurité des emails reçus et envoyés.................................................................................. 6
3.3. Les réponses à tous ................................................................................................................. 6
3.4. L’email utilisé pour de longues conversations ........................................................................ 6
3.5. Le contenu émotionnel ........................................................................................................... 6
3.6. Le contenu informatif .............................................................................................................. 7
4. Le temps de réponse aux emails ..................................................................................................... 7
5. Quelques exemples d’emails à éviter : ............................................................................................ 7

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INTRODUCTION

L’usage de la messagerie électronique peut engendrer pour son utilisateur

certains désagréments qui pourraient être évités.

En proposant quelques pistes de réflexion, le présent guide a pour ambition de

permettre à tout collaborateur d’améliorer sa connaissance de la messagerie
électronique pour en effectuer un meilleur usage au quotidien.

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Vous souhaitez que vos emails soient lus ?

Assurez-vous de la pertinence, de la justification et de la qualité de vos
messages.

Voici quelques conseils pratiques :

1. La forme et la formulation
1.1. La présentation
 Ne dépassez jamais 50 lignes : un email est fait pour être clair et concis.
 Utilisez les puces pour organiser votre réflexion.
 Utilisez le gras, le soulignement, l’italique pour mettre en avant les points
majeurs.

ATTENTION :
Soyez conscient que vos interlocuteurs liront peut-être vos emails à partir d’un
outil ne possédant aucune fonctionnalité de rendu.

1.2. L’objet
 Soyez court, efficace, ciblé : les titres de vos emails doivent être informatifs et
concrets.
 Dans le cas de transfert d’emails, n’hésitez pas à reformuler l’objet.
1.3. Les destinataires

 Directs : Pour action.

 En copie : Pour information uniquement.
 Limitez toujours les destinataires des emails à la population la plus réduite.
 N’attendez pas de réponse des personnes mises « en copie »
 Si vous souhaitez utiliser des groupes d’adresse, choisissez les plus restreints et les
plus ciblés : par division, par métier, par centre d’intérêt.
1.4. Le niveau de langage
Un email, c’est un vrai courrier. Il faut donc respecter les bonnes règles suivantes :

Écrivez dans un français impeccable sans fautes d’orthographe, en respectant la

ponctuation.

ASTUCE :
Faites usage du correcteur orthographique et grammatical !!
Recourez à des formules de politesse réduites mais présentes.

1.5. Le style
 Privilégiez les phrases courtes, la ponctuation et les paragraphes aérés.
 Soyez simple, léger, concret : privilégiez les mots simples et compréhensibles.
 Éliminez tous les messages qui pourraient être potentiellement directement ou
indirectement perçus comme offensifs ou agressifs. Mieux vaut prendre le
téléphone !

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2. Quelques règles de pur bon sens :

Remarque :

- Vos emails fabriquent dans le temps votre image et votre crédibilité

- Plus vous envoyez, mails, plus vous en recevrez et devrez y répondre.

- Moins vous enverrez d’email, plus vous serez lu et respecté.

 N’est-il pas préférable de commencer par un coup de téléphone ?

 Lors de longs échanges d’emails, rajouter des personnes à la discussion sans
relire la totalité de l’échange comporte de gros dangers
 Si un email ne demande pas de réponse, une réponse ne s’impose
généralement pas
 Allouez une plage horaire limitée dans la journée pour répondre à vos emails.
 Evitez les envois en dehors des heures de travail.
 Préparer ses emails en mode brouillon et les envoyer pendant les heures
habituelles de travail.

3. Les risques liés à l’email

3.1. Le transfert d’email
Assurez-vous de l’autorisation de l’auteur.

 Ne transférez pas d’emails résultant de nombreux échanges : n’hésitez pas à

résumer les mails avant de les transférer.
 Changez le titre, si le contexte change.
3.2. La sécurité des emails reçus et envoyés
 N’ouvrez jamais une pièce jointe en provenance d’un émetteur inconnu.
 Appliquez bien toutes les mises à jour de sécurité.
3.3. Les réponses à tous
 Évitez, en particulier, les remerciements à tous.
 Ne répondez qu’à l’auteur de l’email.
 Changez et adaptez les noms des destinataires (pour action) et en copie (pour
information).
3.4. L’email utilisé pour de longues conversations
 Ne participez pas !!!
 Préférez le téléphone ou un meeting physique.
3.5. Le contenu émotionnel
 N’oubliez jamais que des mails impulsifs peuvent circuler et acquérir un degré
d’importance non prévu au départ.
 De l’humour ? Faites-en sorte que ce soit bien compris….
 Ne répondez jamais par email à un email agressif.

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3.6. Le contenu informatif

 L’email par nature sert à informer : soyez donc aussi informatif que possible dans
son contenu.
 Incluez des références et des données.
 Montrez-vous clair sur les actions à mener, ne les reléguez pas en fin d’email.
 Par nature, Internet et la messagerie ne sont pas privés. Gardez à l’esprit que
les messages peuvent être transférés.

Un test :

Afficheriez-vous sur la porte de votre bureau le mail que vous venez de rédiger ?

4. Le temps de réponse aux emails

 Dans les 24 heures, aux mails provenant de l’extérieur.
 Dans les 48 heures, aux mails internes qui vous sollicitent personnellement.
 En cas d’absence prolongée, créez un message automatique d’absence et
communiquez le nom et les coordonnées de la personne à contacter à votre
place.

5. Quelques exemples d’emails à éviter :

 L’email parapluie pour se protéger « au cas où » : personne n’est dupe
 L’email à la terre entière pour montrer qu’on existe !!!
 La bataille épistolaire « avec un juge en copie »
 L’email « roman fleuve » … que personne ne lira
 L’email « vite fait mal fait » pour montrer qu’on a beaucoup de travail
 L’email « moi aussi », qui n’apporte rien et crée du bruit
 L’email « Drapeau rouge, à faire pour hier, avec accusé de lecture et pour
objet « IMPORTANT »
 L’email « transféré » alors que le contenu n’était que dédié qu’à son
destinataire initial
 L’email « répondre à tous » alors que « répondre » aurait été plus approprié

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