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PROYECTO HIDROELÉCTRICO EL CHAPARRAL

PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE CAMBIOS


Documento N° PCH-DOG-GR-JC-001
Fecha: 26/03/2018

PROYECTO HIDROELÉCTRICO EL CHAPARRAL

PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE CAMBIOS

Documento No.
PCH-DOG-GR-JC-001

MARZO 2018

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PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE CAMBIOS
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ÍNDICE DE MODIFICACIONES

REV MODIFICACIONES FECHA OBSERVACIONES

0 Primera Emisión 26/03/2018

LISTA DE DISTRIBUCIÓN
Las copias de este documento han sido entregadas a las siguientes entidades:

ENTIDAD No. COPIAS

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PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE CAMBIOS
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CONTENIDO
1. OBJETIVO ......................................................................................................................................... 4
2. ALCANCE .......................................................................................................................................... 4
3. DEFINICIONES .................................................................................................................................. 4
4. RESPONSABILIDADES .................................................................................................................... 4
5. PROCEDIMIENTO ............................................................................................................................. 4
5.1. Descripción general ..................................................................................................................... 4

5.2. Actividades generales ................................................................................................................. 5

5.3. Descripción de HAD ..................................................................................................................... 5

5.4. Diagrama de flujo del proceso de revisión de las HAD ............................................................ 6

5.5. Descripción del proceso de revisión de HAD ........................................................................... 7


5.5.1. Elaboración de HAD ............................................................................................................... 7
5.5.2. Recepción de información ...................................................................................................... 7
5.5.3. Revisión de las HAD............................................................................................................... 7
5.5.4. Atención de comentarios ........................................................................................................ 8

5.6. Criterios para la recepción de la documentación de HAD ....................................................... 9

5.7. Aspectos relevantes en las HAD ................................................................................................ 9

5.8. Campos del formato de Hoja de Ajuste al Diseño (HAD) ....................................................... 10


5.8.1. Fecha del registro ................................................................................................................. 10
5.8.2. Registro No. .......................................................................................................................... 10
5.8.3. Título del cambio .................................................................................................................. 11
5.8.4. Sistemas afectados .............................................................................................................. 11
5.8.5. Documentos de ingeniería afectados ................................................................................... 11
5.8.6. Niveles afectados ................................................................................................................. 11
5.8.7. Referencias de notificación .................................................................................................. 11
5.8.8. Descripción de cambio ......................................................................................................... 11
5.8.9. Registro fotográfico .............................................................................................................. 11
5.8.10. Justificación del cambio........................................................................................................ 11
5.8.11. Propuesta por Tyazhmash ................................................................................................... 11
5.8.12. Respuesta del área electromecánica de CEL ...................................................................... 12
5.8.13. Recibido por tyazhmash ....................................................................................................... 12

5.9. Anexos ......................................................................................................................................... 12

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1. OBJETIVO

El presente documento busca establecer y describir las acciones a efectuar, en el ámbito


de Ingeniería, montaje y fabricación en Sitio del área Electromecánica, relacionadas con
cambios o modificaciones al diseño aprobado.

2. ALCANCE

El alcance de éste procedimiento incluye el manejo de las comunicaciones en obra y su


trazabilidad, referentes a la formalización de un cambio requerido en el diseño. El presente
procedimiento se limita al aspecto técnico de los cambios y no abarca el manejo
administrativo o financiero.

3. DEFINICIONES

• TMC: Tyazhmsh Colombia


• TMS: Tyazhmash El Salvador
• HAD: Formato de Hoja de Ajuste al diseño
• Transmittal de documentación: Remisión de documentos transferidos de una empresa
a otra.

4. RESPONSABILIDADES

• Coordinador de montaje (TMS): Es responsable, en conjunto con el coordinador DDO


de determinar si por circunstancias constructivas se requiere un cambio en el diseño de
ingeniería.
• Coordinador DDO (TMS): Es responsable, en conjunto con los Coordinadores de
montaje de determinar si por circunstancias constructivas se requiere un cambio en el
diseño de ingeniería.
• Asistente de documentación (TMS): Es responsable de diligenciar y mantener
actualizado SharePoint con las modificaciones correspondientes, al igual que llevar el
control de transmittals emitidos a CEL.

5. PROCEDIMIENTO

5.1. Descripción general

TMS deberá plasmar toda modificación y/o ajuste que se presente en obra, donde el
cambio sea mayor y tenga consideraciones en la presentación de la información ya
aprobada por parte de CEL que concierne a:

• Planos aprobados de sistemas y/o equipos

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• memorias de calculo
• arreglos de taller.
• planos de geometría.
• diagramas de interconexión
• diagramas de flujo

TMS deberá someter a la aprobación de CEL, de acuerdo con las estipulaciones de este
procedimiento la documentación del proyecto como Planos, memorias de cálculo,
manuales, hojas de datos, etc. que sean necesarios para solventar las modificaciones y
que sirvan de respaldo al cambio a realizar. Toda esta información se presentara con su
debido formato de entrega en papel y en medio electrónico al personal asignado en
campo de recepción de documentación por parte de la CEL, mediante registro de
Transmittal de acuerdo a lo indicado en el procedimiento de coordinación PCH-DOG-GR-
GR-013.

TMS y CEL deberán elegir los responsables para el control de estas actividades y todas
las comunicaciones oficiales, por escrito, deberán pasar a través de ellos, sin excepción.

5.2. Actividades generales

Recepción, revisión y aprobación o rechazo de las Hojas de Ajuste de Diseño (HAD) de


la ingeniería electromecánica del proyecto podrá requerir de reuniones.

• TMS preparará el control de cambio mediante el registro interno y el registro de Hojas


de Ajuste de Diseño (HAD) para entregar a CEL. Tanto el coordinador de montaje
como el coordinador del DDO revisarán la situación y plantearán una propuesta de
solución la cual quedará reflejada en los registros mencionados.
• El registro de Hoja de Ajuste de Diseño (HAD) se entregará a CEL por medio de
Transmittal de documentación. El transmittal hará referencia a una hoja de bitácora en
la cual se resumirá la situación.
• Tras revisión por parte de CEL, de ser necesario se realizarán recorridos de obra y
reuniones de avance de la obra en los diferentes frentes para verificar modificaciones.
• Se determinará en conjunto si es necesario plantear reuniones técnicas extraordinarias
para revisar temas específicos de diseño.
• Cuando el registro sea aprobado, CEL deberá devolver el registro original a TMS con
firma, mediante oficio o mediante algún mecanismo de entrega de documentación
(diferente a la bitácora de obra) que CEL disponga.

5.3. Descripción de HAD

Las Hojas de Ajuste de Diseño se generan por parte de TMS, por la necesidad de realizar
cambios a los diseños electromecánicos aprobados, derivado de las condiciones de sitio,
mejora en el proceso constructivo u omisiones de los planos aprobados. Las HAD no
cambian conceptualmente los diseños en cuestión. TMS es el responsable de elaborar y
presentar a la CEL la HAD para su revisión y, en su caso, para su aprobación. En casos
que así convengan para el buen desarrollo del proyecto, las HAD pueden ser solicitadas
por parte de CEL.

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5.4. Diagrama de flujo del proceso de revisión de las HAD


TYAZMASH
Departamento de emisión de HAD (formato, #
de registro y documentación anexa)

Recepción y Control de la Hoja de Ajuste de Diseño departamento de CEL


asignado
= Verificación de Información presentado en el formato de la HAD
(Codificación de HAD, oficio de aprobación, firmas autorizadas de los
responsables de Tyazmash)

Información Información
completa incompleta
NO se recibe
información y se
Departamento de CEL asignado. regresa a TMS. Para
corrección
Entrega la información a los responsables revisores

Fiscalizadores de obra Ingeniería en sitio


Revisan información y Revisa información y emiten
emiten comentarios comentarios de diseño

Departamento de CEL asignado


=Recopila comentarios de fiscalizadores y de diseño y emite respuesta a Tyazmash con tres
posibles estados:
APROBADO: HAD válida para realizar ajuste en sitio.
NO APROBADO: HAD no válida para realizar ajuste en sitio, Tyazmash tiene que presentar
nueva revisión con la atención a los comentarios emitidos por CEL.
NO PROCEDE: HAD que no cumple con la definición, puede tratarse de un rediseño, un cambio
mayor, o no está basada en planos aprobados.

HAD SIN HAD CON


COMENTARIOS COMENTARIOS

Departamento de CEL.
Departamento de CEL. TYAZMASH
Entrega HAD original a TMS con
Entrega HAD original a TMS con Departamento de
sellos (aprobado) y firmas para
sello (No aprobado) y firmas para emisión de HAD
valides de ajuste y posterior
una emisión del documento CORRIGE conforme a
trabajos en campo
comentarios de CEL

fin

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5.5. Descripción del proceso de revisión de HAD

5.5.1. Elaboración de HAD

Ingeniería de sitio. Este personal técnico participará en el proceso de emisión y


revisión de las HAD, a través de las acciones indicadas en el siguiente cuadro,
según el caso:

ACTIVIDAD ACCIONES
(TMS) 1. Se detectan las desviaciones en los
Elaboración de HAD diseños ya aprobados por las áreas de
“Hoja de ajuste de Diseño” montaje y diseño.
2. Se verifican y plantean alternativas para
solucionar los incongruencias en campo,
respetando la filosofía de diseño y
operacional del sistema, equipo y/o otros.
3. Se realiza la HAD tomando como
complemento el plano de diseño impreso en
su última revisión y al momento de
presentar las modificaciones, estas deberán
plasmarse en el plano con indicadores de
control de cambios con revisiones alfa
numéricas). Estos planos se les
denominarán Red Line (RL).

5.5.2. Recepción de información

Personal asignado para recepción de información realizará las siguientes


acciones, según el caso:

ACTIVIDAD ACCIONES
(CEL) 1. Recibir las HAD por primera vez, o
Recepción de información corregidos y entregados por TMS, conforme
a los criterios establecidos en el apartado 7.
2. Enviar las HAD y los anexos recibidos al
personal encargado de la revisión, en las
diferentes especialidades.
3. Recibir, tramitar la firma y enviar el
comunicado y los anexos a TMS con los
comentarios emitidos por los revisores de la
información.

5.5.3. Revisión de las HAD

Jefaturas de Fiscalización de frente de obra electromecánica. Los responsables


de estas jefaturas deberán designar al personal técnico para le revisión de las
HAD, según la especialidad (eléctrica, o mecánica), conforme a lo siguiente.

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ACTIVIDAD ACCIONES

(CEL) 1. Revisar la documentación tomando como


Revisión de las HAD base la información indicada en el apartado
7, según la especialidad y situación
particular de cada caso.
2. Comunicar los resultados de la revisión a
Ingeniería de Sitio, según lo siguiente:
a. Con comentarios. En este caso, los
comentarios explicativos se deberán indicar
en los planos revisados y formato de
respuesta, este documento se firmara de
igual forma con la salvedad que el sello a
imprimir en la documentación reflejara (NO
APROBADO), una vez se tenga el
pronunciamiento por parte de CEL estas
HAD’s deberán ser sometidas de nuevo
para revisión y enviadas través del área de
designada de Archivo a TMS
b. Sin comentarios. En este caso, se
deberá indicar y comunicar este resultado al
personal de Ingeniería de Sitio, dicha
documentación debe estar con la firma y
sellos plasmados en los documentos
(APROBADO), para su posterior envío a la
Jefatura de Ingeniería y Diseño, a través del
área de designada de Archivo a TMS.
Cuadro de datos.
• El cuadro de información del plano deberá
contener la información correspondiente
con el código del plano alfa numérico y el
formato del sello de aprobación acordado.
• Toda la información entregados por TMS
deberá contar con las firmas de los
responsables que participaron en la
elaboración, revisión y aprobación de los
planos de documentación.
• Se deben respetar los cuadros de
revisiones hasta la última emitida y que
sirvió como base en la elaboración de los
planos.

5.5.4. Atención de comentarios

Ingeniería de sitio. Este personal técnico participará en el proceso de revisión de


las HAD y nueva emisión, a través de las acciones indicadas en el siguiente
cuadro, según el caso:

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ACTIVIDAD ACCIONES

(TMS) HAD Con comentarios


Atención de comentarios 1. Revisar los comentarios y atenderlos. En
caso necesario, solicitaría el apoyo de la
Jefatura de Fiscalización y Diseño para la
revisión de aquellos diseños que
considere.
2. Elaborar propuesta para el comunicado
de respuesta a CEL
3. Entregar el comunicado con los
comentarios y demás anexos al área de
Archivo asignada por CEL, para el trámite
correspondiente.
HAD sin comentarios
1. Participar en la firma de La
documentación junto con las Jefaturas de
CEL de frente de obra.
2. Una vez se reciba la HAD APROBADA
se procede a suministrar dicha información
al personal de TMS en campo para
proceder a las actividades
correspondientes de la modificación.

5.6. Criterios para la recepción de la documentación de HAD

El personal que reciba la información aplicará los siguientes criterios:

Con el Transmittal de entrega se deberá hacer referencia a los anexos correspondientes


y a la hoja de bitácora o minuta de reunión. Los anexos que apliquen y que se encuentren
listados en el Transmittal serán verificados para asegurar que se entrega completa la
información.

En caso de que no se cumpla alguna de estas condiciones, se procederá a comunicarlo


inmediatamente al personal de TMS que hace la entrega de los documentos, para que
remplace la información o complemente la información faltante. Esta será condición para
aceptar la documentación y firmar el acuse de recibo.

5.7. Aspectos relevantes en las HAD

Para garantizar que la duración del proceso de revisión de documentación no sea


excesivo, el personal revisor deberá considerar lo siguiente:

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• El mecanismo de entrega para las HAD será a través de Transmittal (ver procedimiento
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• Los tiempos establecidos para responder las HAD serán de 3 días hábiles para que
dicho modificación no sea crítico en el cronograma de obra

• No será revisada ninguna HAD que no cuente previamente con un diseño aprobado.

• No será revisada ninguna HAD que no cuente con la información necesaria para su
revisión.

• Una vez firmado el oficio y la documentación cualquier retraso imputable a la entrega


tardía de la documentación por parte de CEL y que esto derive en multas no será
responsabilidad de TMS.

• CEL se compromete a revisar dentro de los plazos estipulados y de acuerdo a las


necesidades de la construcción las HADs.

5.8. Campos del formato de Hoja de Ajuste al Diseño (HAD)

5.8.1. Fecha del registro


Según la fecha de elaboración por parte de TMS. Para efectos de trazabilidad y
comunicaciones, la fecha que CEL tomará en cuenta es la del recibido del
transmittal de entrega.

5.8.2. Registro No.


Se manejarán los consecutivos para las HAD de acuerdo al siguiente
planteamiento:
XXX-YYY-RZ
• XXX: Se refiere a las siglas del área a la cual aplica o afecta el cambio.
Podrá tener los siguientes valores:
Valor Significado
MEC Mecánica (Sistemas auxiliares)
HID Hidromecánica (Turbinas)
ELE Eléctrica
IYC Instrumentación y control

• YYY: Se refiere al consecutivo del registro, único por cada área XXX.
• R: valor fijo el cual hace referencia a la revisión del registro.
• Z: Valor que se refiere a la revisión o versión del registro. En caso de
emitirse una HAD por primera vez, Z llevará el valor de 0. Si la HAD es

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aprobada en primera instancia, la trazabilidad concluye con la versión 0,


sin embargo, de acuerdo a lo planteado en el numeral 5.4, si la primera
emisión es rechazada o comentada, se emitirá el mismo registro pero
corregido, en cuyo caso Z tomará el valor de 1. Si se presentan
comentarios adicionales se cambiará el valor sucesivamente.

5.8.3. Título del cambio


El título resumirá el tipo de cambio y la afectación. Servirá como parámetro de
indexación para el control documental.

5.8.4. Sistemas afectados


Se deberá incluir el nombre y sigla del sistema o sistemas afectados por el
cambio

5.8.5. Documentos de ingeniería afectados


En la lista se deberá incluir el código, la última revisión vigente, el estado (si se
encuentra revisado o revisado con comentarios) y la comunicación mediante la
cual se hizo entrega del documento.

5.8.6. Niveles afectados


Se hará referencia a alguna de las elevaciones de la casa de máquinas si aplica.
Si el cambio hace referencia a una ubicación fuera de la casa de máquinas se
mencionará la ubicación (ejemplo: subestación Chaparral).

5.8.7. Referencias de notificación


Se incluirán los números de hoja de bitácora o los consecutivos de minutas de
reunión en los cuales haya surgido el tema y se haya comunicado a CEL.

5.8.8. Descripción de cambio


Solamente hará mención a la descripción física del cambio.

5.8.9. Registro fotográfico


Podrá incluir fotos, esquemas, levantamientos, imágenes de planos o de
modelos 3D que sirvan como apoyo a la descripción del cambio.

5.8.10. Justificación del cambio


Se explicará la razón del cambio (ejemplo: desviaciones en obra civil,
desviaciones por otras áreas electromecánicas, circunstancias fortuitas).

5.8.11. Propuesta por Tyazhmash


Firmará en elaboró el Coordinador DDO. Aprobará el ingeniero residente o
gerente técnico de TMS

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5.8.12. Respuesta del área electromecánica de CEL


Una vez se haya entregado el registro a CEL por medio de transmittal, una vez
CEL haya estudiado la propuesta, y de acuerdo al planteamiento del registro,
emitirá su respuesta. En observaciones, CEL diligenciará a mano sobre el
registro original las conclusiones según su criterio. Firmará el especialista del
área que aplique y aprobará el director de obra electromecánica. En la casilla de
estado se indicará si se aprueba o no el registro.

5.8.13. Recibido por tyazhmash


Firmará control documental de TMS para trazabilidad de entrega de CEL,
quienes conservarán una copia con todos los campos firmados. El registro
original será entregado posteriormente en el dossier de obra.

5.9. Anexos

• Formato de Hoja de Ajuste al diseño

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PCH-FOR-DO-D-001 Rev. 0
HOJA DE AJUSTE AL DISEÑO (HAD) Vigente desde: 26/3/2018

Fecha registro: Registro No.:

Titulo del cambio:

Sistema(s) afectados:

Documento(s) de ingeniería afectados:


Documento código Revisión Estado Ref. comunicación

Niveles afectados:
Referencias de notificación:

Minutas DDOTMC-CEL: Libro inspec. DDO:

Bitacora de obra: Comunicado:

Descripción del cambio:

Registro fotográfico/ imágenes:

Registro Hoja de Ajuste al Diseño Rev. 0 - 26/03/2018 Pagina 1 de 2


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PCH-FOR-DO-D-001 Rev. 0
HOJA DE AJUSTE AL DISEÑO (HAD) Vigente desde: 26/3/2018

Fecha registro: Registro No.:

Justificación del cambo:

PROPUESTA POR TYAZHMASH


Nombre Cargo Firma
Elaboró

Aprobó

RESPUESTA DE AREA ELECTROMECANICA CEL


Observaciones:

Nombre Cargo Firma


Revisó

Aprobó

ESTADO APROBADO NO APROBADO

RECIBIDO POR TYAZHMASH


Nombre Cargo Firma

Registro Hoja de Ajuste al Diseño Rev. 0 - 26/03/2018 Pagina 2 de 2