PROJECT CHARTER

Fundación de la Mujer en el Municipio de Yacopí -

Project Title: Cundinamarca
Activista social del
Project Sponsor: municipio de Yacopí Date Prepared: 20-08--2016
Mujeres de la
Gerente del Población objetivo
Project Manager: proyecto Project Customer: del proyecto

Project Purpose or Justification:

Teniendo en cuenta el objetivo principal del proyecto: “Las mujeres de Yacopí se
desempeñan productivamente en su región”, se busca crear una fundación, que ofrezca
servicios de asesorías y educación para el trabajo a las mujeres de la región, con edades
entre 20 y 49 años, con la intención de generar en ellas bienestar, autonomía económica,
buscar mayores niveles de empleabilidad, mejorar su autoestima y, además incentivar un
aumento del progreso económico del municipio de Yacopí.

Project Description:

High-Level Requirements:

Legales

- Requerimientos de Cámara y Comercio para constitución de la fundación

sin ánimo de lucro, artículo 40 del decreto 2150 de 1995.
- Decreto 4940 del Ministerio de Educación Nacional.
- Decreto 2888 del 31 de julio de 2007, expedido por el Gobierno Nacional.
- Decreto 019 de 2012 que rige a las fundaciones sin ánimo de lucro.
- Licencia de construcción y urbanismo
Social

- Constitución Política de 1991, tratados y convenios internacionales

suscritos por Colombia.
- Leyes y decretos vigentes que aplican para la contratación y liquidación
de personal.
- Norma ISO 26000 de 2010, Responsabilidad Social Empresarial

Seguridad

- Ley 100 de 1993 Sistemas Generales de Riesgos Profesionales, Salud y

Pensiones.
- Circular Unificada (abril 22/04) del Sistema General de Riesgos
Profesionales SGRP.
- Decreto 1072 de 2015
- Resolución 2400 de 1979 del Ministerio del Trabajo
 - Decreto 1295 de 1994 del Ministerio de Gobierno
- Código Sustantivo del Trabajo
- Resolución 1401 de 2007 del Ministerio de la Protección Social

Otros
- Las Instituciones Educativas con las que se formalicen alianzas
estratégicas para suministro de recurso humano, deben ofrecer personal
capacitado e idóneo para brindar sus servicios como asesores o
capacitadores.

High-Level Risks:

- No poder generar convenios o alianzas estratégicas.

- Falta de interés por parte de las mujeres de Yacopí para participar en el proyecto.
- Renuencia de la comunidad para con las Gestoras del proyecto o el proyecto en sí
mismo.
- Falta de liquidez para cubrir los costos de la operación cada tres meses.
- Disponibilidad de los recursos económicos para cubrir costos fijos.
- Disponibilidad de recursos físicos.
- No contar con el quorum requerido para realizar cada capacitación.
- No contar con el presupuesto necesario para puesta en marcha de la fundación.
- Disponibilidad de capacitadores que ofrezcan sus servicios voluntarios.
- Que las mujeres interesadas en participar, no cuenten con la escolaridad mínima para
ingresar a los cursos de formación y/o capacitación proyectados.
- Falta de asistencia y compromiso por parte de las mujeres para su participación en
las jornadas de trabajo programadas.
- Recursos donados de dudosa procedencia y legitimidad.
- Escasez de espacios adecuados para la atención y prestación del servicio proyectado
en el plan de trabajo.
- Falta de competencia de los capacitadores y educadores.
- Dificultades en el desplazamiento e ingreso al municipio conforme el cronograma
definido.

Project Objectives Success Criteria Person Approving

Scope:
Identificar los requisitos y Cumplimiento de los requisitos Gerente del Proyecto
requerimientos para la creación y legales, económicos y
puesta en marcha de una fundación tributarios para constituir la
sin ánimo de lucro, que prestará el Fundación de la mujer en el
servicio de asesorías y educación municipio de Yacopí.
para el trabajo a las mujeres de
Yacopí con edades entre los 20 y 49 Definición de un portafolio de
años, que busquen desempeñarse servicios adecuado, que
productivamente en la región. permita a las mujeres de la
población objetivo
desempeñarse
productivamente en su región.
Time:
Ejecutar el cronograma propuesto Cumplimiento del cronograma Gerente del Proyecto
de acuerdo con las fechas propuesto año por año.
establecidas para cada etapa del
proyecto, para 681 días hábiles,
iniciando el 11 de julio de 2016 a
hasta 22 de julio de 2019
correspondientes a los 4 años de
periodo de gobierno vigente.

Cost:
Cumplir con el presupuesto No exceder el presupuesto del Gerente del Proyecto
estimado para el proyecto en todas proyecto en todas sus etapas.
sus etapas. Aproximadamente de
$376.462.464

Other:
Lograr que las mujeres de Yacopí, Participación activa de las Gerente del Proyecto
con edades entre 20 y 49 años, mujeres y que los
adquieran conocimientos y conocimientos adquiridos
desarrollen sus aptitudes para puedan aplicarse
desempeñarse productivamente en efectivamente en el municipio.
su región.

Impulsar el desarrollo económico del Que el proyecto genere un Gerente del Proyecto
municipio. impacto positivo en la
población mejorando el
desarrollo y reconocimiento
del municipio.

Summary Milestones Due Date

Diagnóstico 01-09-2016 al 14-12-2106
Creación de la fundación 26-09-2016 a 18-10-2016
Alianzas estratégicas 12-09-2016 al 26-10-2016
Puesta en marcha 15-12-2015 a 22-07-2019
Gerencia de proyecto 11-07-2016 a 22-07-2019
Fuente: cronograma del proyecto

Estimated Budget:

FUNDACIÓN DE LA MUJER EN EL MUNICIPIO

$ 376.462.464,11
DE YACOPÍ (CUNDINAMARCA)
Gerencia del Proyecto $ 314.959.408,16
Diagnóstico $ 9.527.357,14
Creación de la Fundación $ 800.250,00
Alianzas estratégicas $150.000.000
Puesta en marcha $ 40.277.176,00
 Stakeholders:

Listado de
Rol
interesados
Garantizar la ejecución de los recursos de acuerdo con los Objetivos del Milenio,
Gobierno nacional
el Plan de Desarrollo Nacional y las políticas públicas.
Garantizar la ejecución de los recursos de acuerdo con los Objetivos del Milenio,
Gobierno municipal
el Plan de Desarrollo Municipal y las políticas públicas.

Organizaciones
nacionales e Apoyar el proyecto a través de donaciones, gestión de recursos, cooperación
internacionales de técnica, gestión de voluntariado, entre otros.
apoyo a la fundación
Generar convenios o alianzas estratégicas con la fundación, aportando
Instituciones
capacitadores al proyecto y/o permitiendo que sus docentes o estudiantes
educativas
puedan participar a través de figuras como pasantías, prácticas, etc.
Aportar recursos económicos, conocimiento y vínculos con autoridades locales y
Sponsor
personas de la comunidad, en pro del desarrollo del proyecto.
Asignar la gerencia del proyecto, solicitar informes de gestión, tomar decisiones
Junta Directiva de la
legales y contractuales de la fundación, resolución de conflictos, representar
fundación
legalmente la fundación.
Capacitarse y formarse para ser personas productivas en su municipio,
Población objetivo
participando de las actividades y beneficios que brinda el proyecto.
Población general
del municipio de Apoyar el desarrollo e implementación del proyecto.
Yacopí
Gestoras del Lograr la factibilidad y viabilidad del proyecto, aplicando los conocimientos
proyecto adquiridos en gerencia de proyectos.

Dirigir y liderar el proyecto de acuerdo con los objetivos planteados, gestionando

Gerente del proyecto
y controlando el uso de los recursos y de los resultados del proyecto.

Coordinadores del Liderar sus áreas de trabajo de acuerdo con los objetivos planteados, controlar
proyecto los recursos a su cargo, dar informes a la gerencia del proyecto.

Equipo del proyecto Apoyar a su líder de área, dar cumplimiento a los objetivos planteados.
Asesores / Prestar un servicio social y educativo en la fundación; impartir conocimiento y
Capacitadores brindar seguimiento a las mujeres que participen en el proyecto.

Project Manager Authority Level

Staffing Decisions:
Tiene autoridad sobre todas las decisiones relacionadas con el personal del proyecto
tales como contratación, asignación de funciones, despidos.

Budget Management and Variance:

Es el encargado de aprobar, administrar y controlar el presupuesto del proyecto, así como
sus variaciones.
El Gerente de Proyecto controla el presupuesto aprobado, dando informes a la Junta
Directiva de la Fundación.

Technical Decisions:
El Gerente de Proyecto se apoyará del criterio del Coordinador Técnico para avalar
cualquier decisión técnica establecida en el proyecto.

Conflict Resolution:
El Gerente de Proyecto participará en la resolución de conflictos internos con el equipo
de proyecto y externos con los demás actores involucrados.

Approvals:
Project Manager Signature Sponsor or Originator Signature

Project Manager Name Sponsor or Originator Name

Date Date
 PRODUCT SCOPE STATEMENT

Project Name Fundación de la mujer en el municipio de Yacopí,

Cundinamarca

Performing Division GP84

Performing Group Grupo 3

Product Fundación sin ánimo de lucro que prestará el servicio de asesorías y

educación para el trabajo, a las mujeres de Yacopí con edades entre
los 20 y 49 años, que busquen desempeñarse productivamente en la
región.

Prepared By

Document Owner(s) Project / Organization Role

Katty Elizabeth Montes Coordinadora administrativa

Valentina Naranjo Arias Coordinadora técnica
Marcela Reyes Toledo Gerente del proyecto

Scope Statement Version Control

Version Date Author Change Description

1.0 03/03/2016 Autoras Emisión inicial

2.0 28/06/2016 Autoras Definición del producto

3.0 20/08/2016 Autoras Ajuste a definición del producto

PRODUCT SCOPE PURPOSE

Product Scope Purpose

Crear una Fundación sin ánimo de lucro que preste el servicio de asesorías y
educación para el trabajo a las mujeres de Yacopí con edades entre los 20 y 49 años,
interesadas en participar, beneficiando en promedio a 200 mujeres por año, durante
los cuatro (4) años proyectados.
PRODUCT SCOPE DEFINITION
EXECUTIVE SUMMARY

Executive Summary

Se creará una fundación sin ánimo de lucro teniendo en cuenta los requerimientos y
requisitos de entidades como la Cámara de Comercio y la normatividad legal vigente,
que prestará el servicio de asesorías y educación para el trabajo, a las mujeres de
Yacopí con edades entre los 20 y 49 años, interesadas en formarse para desempeñarse
productivamente en la región.

IN SCOPE

In Scope

En el alcance del producto, se incluye:

- Fundación sin ánimo de lucro
- Para mujeres residentes del municipio de Yacopí
- Mujeres con edades entre los 20 y 49 años

OUT OF SCOPE

Out of Scope

Se relacionarán los requisitos y actividades, los cuales se programarán y

presupuestarán, sin embargo el alcance del proyecto no incluye la ejecución del mismo.
El servicio ofrecido constituye una educación informal, ya que no es una institución
educativa.

ACCEPTANCE CRITERIA

Acceptance Criteria

Los criterios de aceptación son:

Cumplimiento de los requisitos legales, económicos, tributarios, técnicos requeridos para
crear una fundación sin ánimo de lucro.
Respaldo de la comunidad beneficiada y de la comunidad en general para la creación de
la fundación.
 PROJECT APPROACH
RISK MANAGEMENT

Risk Management

Los riesgos del producto, son:

- Desviación en el presupuesto para la creación de la fundación
- Desviación en el cronograma para la creación de la fundación
- Acogida del producto por parte de la comunidad de Yacopí

ISSUE MANAGEMENT

Issue Management

Los inconvenientes, problemas, conflictos, diferencias e incompatibilidades, deben estar

respaldadas y avaladas por parte del Gerente del Proyecto en primera instancia. Ante un
confrontamiento que involucre al Gerente del Proyecto, intercederá la Junta Directiva de
la fundación.

SCOPE CHANGE MANAGEMENT

Scope Change Management

 Las decisiones de cualquier modificación estarán a cargo del gerente del proyecto y
la junta directiva de la fundación.

COMMUNICATION MANAGEMENT

Communication Management

Se tendrán definidos canales de comunicación, de la siguiente manera:

 El Gerente del Proyecto es el delegado por la junta directiva para el manejo de las
comunicaciones referentes al producto y se definirán canales escritos y verbales
dependiendo del nivel de formalidad.
 Para las solicitudes de cambio en el producto, el Gerente del Proyecto debe hacer la
solicitud de cambio de manera formal, presentar a la Junta Directiva la trazabilidad y
soportes del origen del cambio y dejar por escrito el aval del mismo con los impactos
que genere.
 Para comunicaciones con externos enfocadas a divulgaciones, información del
producto, se manejarán a través de comunicación escrita y medios de difusión.
 PROCUREMENT MANAGEMENT

Procurement Management

 Para los gastos de formalización de la fundación se asignarán recursos, los cuales

serán aprobados por el Gerente del Proyecto.
 En el plan de adquisiciones se definirán las necesidades del personal requerido para
llevar a cabo los trámites y actividades relacionadas con la formalización de la
fundación.

RESOURCE MANAGEMENT

Resource Management

 La administración de los recursos para la formalización de la fundación, estará a cargo

del Gerente del Proyecto.
 Los recursos requeridos para la formalización de la fundación se gestionarán con el
aporte del Sponsor y las gestoras del proyecto.

APPROVALS

Prepared by __________________________________
Project Manager

Approved by __________________________________
Project Sponsor
__________________________________
Executive Sponsor

__________________________________

Approval Date 20-08-2016

 PROJECT SCOPE STATEMENT

Fundación de la Mujer en el
municipio de Yacopí,
Project Title: Cundinamarca Date Prepared:: 20-08-2016

Project Scope Description

Identificar los requisitos y requerimientos para la creación y puesta en marcha de una fundación
sin ánimo de lucro, que prestará el servicio de asesorías y educación para el trabajo a las mujeres
de Yacopí con edades entre los 20 y 49 años, que busquen formarse para desempeñarse
productivamente en la región.
El proyecto tendrá una duración de 4 años y busca beneficiar a 200 mujeres al año por medio de
jornadas de asesorías y capacitación acorde a las necesidades y expectativas de las mujeres de
la población objetivo, que se dictarán conforme al cronograma definido en el Plan de Trabajo.

Project Deliverables

Los entregables del proyecto, son:

Acta de inicio del proyecto
Matriz de involucrados
Plan de gestión del proyecto
Plan de gestión de los cambios
Plan de gestión del alcance
Plan de gestión de requerimientos
Plan de gestión del tiempo
Plan de gestión de costos
Plan de gestión de la calidad
Plan de gestión del recurso humano
Plan de gestión de comunicaciones
Plan de gestión del riesgo
Plan de gestión de adquisiciones
Plan de integración
Matriz de requerimientos y requisitos
Diagnóstico de la situación actual del municipio de Yacopí
Acta de constitución de la fundación
Acta de formalización de convenios y alianzas estratégicas
Procedimientos y proceso internos
Plan, currículo y cronograma de trabajo de las capacitaciones
Acta de cierre

Project Acceptance Criteria

- Cumplimiento de requisitos y requerimientos definidos legalmente para la constitución y

operación del proyecto.
- Cumplimiento del presupuesto y cronograma definido para el proyecto
- Aceptación por parte de la comunidad.
- Participación activa por parte de las mujeres vinculadas al proyecto.
 - Generación de alianzas estratégicas, encaminadas a gestionar el apoyo de recursos para
poder ejecutar el proyecto.
- Proyecto de enfoque social, que busca crear un impacto en la comunidad.

Project Exclusions

- El proyecto inicialmente contempla una población objetivo limitada a las mujeres del
municipio, en edades entre 20 y 49 años.
- La fundación sin ánimo de lucro, no será una institución educativa.

Project Constraints

- La fundación trabajará con recursos gestionados a través de las alianzas estratégicas y

debe ser sostenible económicamente.
- Consecución de recursos para puesta en marcha, ejecución y mantenimiento del proyecto.

Project Assumptions
- Consecución de los recursos presupuestados
- Participación de las mujeres en el proyecto, durante toda su ejecución
- Generación de Alianzas estratégicas duraderas y estables
- Acogida del proyecto en la sociedad
- Resultados esperados en impacto y mejoramiento de las condiciones de la región