Trabalho de Programa de Gestão de Documentos

UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE – UFF
INSTITUTO DE ARTE E COMUNICAÇÃO SOCIAL - IACS

DEPARTAMENTO DE CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO – GCI
GESTÃO DE DOCUMENTOS
PROFESSORA: LUCIA MARIA VELLOSO DE OLIVEIRA
LETICIA S. DA COSTA
MARIANA VELLOSO
PRYSCILA DA S. ROCHA
PROGRAMA DE GESTÃO DE
DOCUMENTOS
NITERÓI
2019
LETICIA S. DA COSTA
MARIANA VELLOSO
PRYSCILA DA S. ROCHA
PROGRAMA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
Trabalho final apresentado à disciplina Gestão de

Documentos, do Departamento de Ciência da
Informação da Universidade Federal Fluminense como
requisito para obtenção de nota.
Professora: Lucia Maria Velloso de Oliveira
Niterói
2019
SUMÁRIO
1. INTRODUÇÃO .................................................................................................................... 3
2 O ARQUIVO CENTRAL DA UFF .................................................................................... 6
3. PROGRAMA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS ........................................................ 9
3.1 Plano de Classificação ........................................................................................................ 9
3.2 Tabela de Temporalidade.................................................................................................. 21
3.4 Manual de Procedimentos ................................................................................................. 31
4. CONSIDERAÇÕES FINAIS.............................................................................................. 42
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS.................................................................................. 44
3
1. INTRODUÇÃO
O presente estudo visa analisar o Arquivo Geral da Universidade Federal Fluminense

(UFF), a fim de compreender sua estrutura administrativa, suas competências, objetivos e
missão para assim lançar luz ao seu Programa de Gestão de Documentos e alcançar o
entendimento de como este está estruturado.
A Gestão de Documentos é uma importante ferramenta arquivística que visa o
controle da produção, utilização, reprodução, conservação e cada tramitação pela qual
passarão os documentos. Os documentos são produzidos no curso das atividades do produtor.
Sendo assim, eles espelham as funções do produtor, sua missão, sua estrutura administrativa.
A informação como recurso de uma organização, necessita de gestão.
Como qualquer outro recurso, a informação deve ser gerida eficazmente, o que necessita,
como corolário, de um reconhecimento oficial da empresa, e até de uma formalização
estrutural que vá tão longe quanto a que é geralmente concedida aos outros recursos.
(ROUSSEAU, COUTURE, 1998, P. 63)
Um programa de gestão de documentos é implementado de forma que haja um

controle desde a produção até o destino final do documento. Assim sendo, é um processo
racional e minucioso, que deve visar à eficácia na recuperação da informação e a salvaguarda
do arquivo.
A gestão de documentos é ainda uma ferramenta importante para que o produtor dê
sequência às suas atividades, uma vez que o fácil acesso às informações necessárias torna
mais ágil o decorrer das ações dentro da organização e também para a utilização das mesmas
como efeito probatório caso seja necessário.
Gestão de documentos
Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação,
tramitação uso, avaliação e avaliação e arquivamento (1, 2) de documentos em
documentos fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento (1, 2).
Também chamado administração de documentos. (Arquivo Nacional, 2005, p. 100)
Ao estar presente desde a produção do documento e em cada ação que a ele for
destinado dentro da organização, uma vez que “a gestão cobre todo o ciclo de existência dos
documentos desde sua produção até serem eliminados ou recolhidos para arquivamento
permanente, ou seja, trata-se de todas as atividades inerentes às idades corrente e
intermediária” (JARDIM, p. 1), a gestão de documentos garante a confiabilidade dos
documentos e assim, sua autenticidade. Para que a gestão de documentos seja eficiente e
4
adequada, são utilizados instrumentos como a tabela de temporalidade, o plano de

classificação e o manual de procedimentos.
A primeira componente do programa visa a criação, a difusão e o acesso à informação

orgânica. A informação é concebida de maneira estrutura e inteligível. É registrada num
suporte adequado sendo posteriormente inserida no canal de difusão apropriado, a fim de
ser facilmente acessível e de permitir uma comunicação máxima que tenha em conta tudo
quanto do ponto de vista legal, cultural e tecnológico rodeia o organismo. (ROUSSEAU,
COUTURE, 1998, p. 67-68)
Para que seja possível garantir a inteligibilidade e acessibilidade da informação, é

preciso que haja um manual de procedimentos que delimite e norteie as ações pelas quais os
documentos irão passar. O manual explicita normas e formas de conduta para, por exemplo, a
produção dos arquivos, para a tramitação destes dentro da estrutura administrativa da
organização, etc.
A segunda componente do programa diz respeito à classificação e à recuperação da

informação. As funções e subfunções da empresa são analisadas, esquematizadas e
harmonizadas num sistema de classificação e de recuperação válido para todas as suas
componentes. (ROUSSEAU, COUTURE, 1998, p.68)
Outro instrumento de um Programa de Gestão de Documentos é plano de

classificação. A classificação é uma atividade intelectual e deve ter consistência, deve
também ter uma estrutura que represente as funções e atividades do produtor e apresentar uma
codificação que corresponda a cada parte dessa estrutura, deve apresentar uma hierarquia, ser
flexível no caso dos arquivos abertos, ter poucas divisões e evitar pulverização.
O código de classificação de documentos de arquivo é um instrumento de trabalho

utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um órgão
no exercício de suas funções e atividades. A classificação por assuntos é utilizada com o
objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua
recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com a avaliação, seleção,
eliminação, transferência, recolhimento e acesso a esses documentos, uma vez que o
trabalho arquivístico é realizado com base no conteúdo do documento, o qual reflete a
atividade que o gerou e determina o uso da informação nele contida. A classificação
define, portanto, a organização física dos documentos arquivados, constituindo-se em
referencial básico para sua recuperação. No código de classificação, as funções,
atividades, espécies e tipos documentais genericamente denominados assuntos,
encontram-se hierarquicamente distribuídos de acordo com as funções e atividades
desempenhadas pelo órgão. Em outras palavras, os assuntos recebem códigos numéricos,
os quais refletem a hierarquia funcional do órgão, definida através de classes, subclasses,
grupos e subgrupos, partindo-se sempre do geral para o particular. (BRASIL, 2001, p. 9)
Faz-se mister considerar então que a classificação é uma das ferramentas

fundamentais à Gestão de Documentos. O quadro de classificação é elaborado segundo a
hierarquia da organização e assim, as funções e objetivos destas é seu principal objeto. O
5
quadro espelha, portanto, as atividades do produtor e é neste contexto que é importante

conhecer a fundo a organização, sua estrutura, funções e objetivos para elaborar um Programa
de Gestão de Documentos.
A terceira e última componente do programa centra-se na proteção e na conservação da

informação. A informação bem protegida e conservada segundo normas técnicas e
materiais precisas pode ser facilmente comunicada (ROUSSEAU, COUTURE, 1998, p.
68)
Os planos de conservação e preservação dos arquivos são estruturados a partir da

Tabela de Temporalidade. Essa ferramenta irá estabelecer o tempo em que o documento irá
permanecer na fase corrente até ser transferido para o arquivo intermediário e, posteriormente,
definir em quanto tempo o documento será recolhido para o arquivo permanente ou, se for o
caso, será eliminado.
O arquivo corrente, isto é, os documentos da fase corrente, é aquele que se encontra
em uso, ou seja, está na estação de trabalho. Após a transferência destes para o arquivo
intermediário já não se encontram mais na estação de trabalho, mas permanecem em
condições de acondicionamento precárias, não ideais, uma vez que parte dos documentos será
eliminada. Já os arquivos que são recolhidos ao arquivo permanente, recebem tratamentos e
materiais de acondicionamento adequados, melhores condições de armazenamento e todos os
procedimentos de conservação necessários para garantir sua longevidade e segurança.
Chamamos a atenção para o facto de todas as fases do programa serem amplamente

tributárias da tabela de seleção dos documentos que representa o elemento estabilizador
que permite regular o crescimento exponencial da informação. Graças à tabela de seleção
dos documentos, a informação será sistematicamente depurada e tratada em função do
ciclo de vida que lhe foi atribuído, e os sistemas utilizados serão periodicamente aliviados,
acelerando a comunicação da informação pertinente. É, pois, através da realização deste
programa em três fases que a arquivística demonstra a sua especificidade e ocupa o seu
lugar numa política de gestão da informação. (ROUSSEAU, COUTURE, 1998, p. 68)
O ciclo de vida dos documentos, dividido em três idades como visto anteriormente, é
derivado de uma corrente na qual a gestão de documentos somente se aplica aos arquivos
corrente e intermediário, uma vez que apenas estes tem função administrativa, sendo o
produtor o principal usuário. Os documentos do arquivo permanente devem ser recolhidos por
uma instituição de custodia onde serão conservados e estarão acessíveis a outros usuários, em
sua maioria pesquisadores e terão seus usos mais diversificados.
Desta forma, o objeto da Gestão de Documentos são os arquivos cujo uso é
administrativo e é por isso que o Programa de Gestão de Documentos deve ser íntimo da
instituição.
6
2. O ARQUIVO CENTRAL DA UFF
Av. Prefeito Silvio Picanço, 1565, Charitas, Niterói, RJ, 24360-030

Tel/Fax: (0xx21) 2710-6060 / 3674-7819
E-mail: atendimento.car.sdc@id.uff.br / car.sdc@id.uff.br
Horário de funcionamento: Segunda a sexta, das 09h às 18h
O Arquivo Geral (AG) da Universidade Federal Fluminense foi criado em 19 de

setembro de 1985, inicialmente o arquivo era dividido em duas seções a de Arquivo
intermediário e a de Arquivo permanente. No ano de 1994 o arquivo passou a ser chamado de
Arquivo Central. Em 2001, foi criada a Coordenação de Arquivos (CAR) que, de acordo com
a página da Superintendência de Documentação da UFF que está disponível no site da
Universidade Federal Fluminense, é “subordinada à Superintendência de Documentação
(SDC) tem por finalidade coordenar, planejar e dirigir as atividades do Serviço de Arquivo
Intermediário (SAIN) e do Serviço de Arquivo Permanente (SAPE)”.
Porém, com o aumento das demandas da administração universitária e a
necessidade de implementação de um programa de gestão documental na instituição, nova
seções foram criadas para poder dar conta da grande quantidade de documentos produzidos e
armazenados.
Para a organização e manutenção dos arquivos existe a Superintendência de
Documentos (SDC), tendo sobre sua responsabilidade a Coordenação de Arquivos (CAR) e
que tem por finalidade coordenar, planejar e dirigir as atividades empreendidas na Seção de
Arquivo Intermediário (SAIN) e Setor de Arquivo Permanente (SAPE), que por sua vez tem
como subordinado a Seção de Conservação e Restauração de Documentos Arquivísticos e
Setor de Arquivo Especial (SAES).
Segundo a Universidade Federal Fluminense, através de seu site, a Coordenação de
Arquivos (CAR) apresenta as seguintes funções1:
• Promover políticas de informações arquivísticas na UFF por meio do Sistema de

Arquivos
• Coordenar a gestão de documentos na Universidade;
• Assessorar tecnicamente aos órgãos e setores da UFF;
• Promover a transferência e recolhimento dos documentos produzidos pela
instituição, independente do suporte;
• Coordenar os projetos arquivísticos com outras instituições, através de Convênios
e Consultorias;
• Viabilizar o acesso à informação;
• Supervisionar o estágio curricular de alunos do Curso de Graduação em
Arquivologia;
1
Informações obtidas em: UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE. Breve Histórico da CAR. Niterói – RJ.
Disponível em: < http://arquivos.uff.br/breve-historico-da-car/ > acesso em junho de 2019.
7
• Divulgar o acervo, os produtos e os serviços da Coordenação.
Dessa forma, a Coordenação de Arquivos da UFF é responsável pela gestão da Seção

de Arquivo Intermediário (SAIN) e na Seção de Arquivo Permanente (SAPE). A SAIN, “foi
criado com objetivo de realizar a transferência e o tratamento técnico da documentação de uso
não corrente sob guarda da Seção de Arquivo Intermediário” e tem como competências:
 Planejar, treinar, orientar e supervisionar os procedimentos de transferência dos

documentos produzidos pelos órgãos da UFF;
 Tratar, preservar e acessar os documentos transferidos;
 Orientar os usuários dos órgãos produtores da documentação transferida na
realização de consulta e empréstimo da mesma;
 Conferir listagens de transferência de documentos recebidas das unidades após os
trabalhos de assessoria técnica;
 Elaborar listagens de eliminação de documentos sob sua guarda e submetê-las à
Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD);
 Elaborar guia de recolhimento de documentos sob sua guarda para promover o
encaminhamento à Seção de Arquivo Permanente (SAPE) ou ao Setor de Arquivo
Especial (SAES);
 Supervisionar os projetos voltados para os documentos de fase corrente e
intermediária, através de parcerias intra e inter-institucionais;
 Prestar assessoramento técnico às unidades administrativas e acadêmicas da UFF,
na organização dos documentos na fase corrente e na transferência daqueles cujos prazos
encontram-se expirados;
 Atuar no planejamento das transferências a serem realizadas, bem como no
controle das assessorias técnicas, dando o suporte que for necessário;
 Normatizar procedimentos necessários no que tange à organização, tratamento e
destinação dos documentos produzidos e recebidos pelas unidades administrativas e
acadêmicas da UFF;
 Atuar no planejamento e topografia dos depósitos que contém acervos produzidos
e recebidos pela UFF, na fase intermediária.
Já a SAPE, “foi criada com a inauguração do Arquivo Geral, com o nome de Serviço
de Arquivo Permanente (SAP). Em 1992, com a transferência do Arquivo Geral para um novo
espaço, criou-se em definitivo o Arquivo Permanente. Os primeiros fundos recolhidos foram
os das Faculdades Isoladas e em seguida os fundos da Universidade Federal do Estado do Rio
de Janeiro” e a essa seção compete:
 Organizar, conservar e preservar os documentos de valor permanente provenientes

das faculdades isoladas, da UFERJ e ainda os documentos recolhidos dos diversos órgãos
da UFF;
 Orientar e supervisionar os procedimentos para o preparo da documentação a ser
recolhida, produzida, recebida e acumulada pelos diversos órgãos da UFF;
 Receber documentos oriundos da Seção de Arquivo Intermediário, cuja avaliação
e seleção já tenha sido realizada;
 Conferir guias de recolhimento de documentos;
 Orientar usuários nas pesquisas internas e externas;
 Elaborar e divulgar o acervo por meio de instrumentos de pesquisa, contribuindo
para a sua difusão;
 Planejar a política de recolhimento de documentos arquivísticos juntamente com o
Setor de Arquivo Especial;
 Planejar ações de marketing arquivístico, com o objetivo de dar suporte à
comunidade universitária no que diz respeito à contribuição da memória institucional;
 Promover ações culturais e educativas como meio de divulgação;
8
 Supervisionar projetos voltados para documentos textuais de valor permanente,

através de parcerias intra e inter-institucionais.
A Seção de Arquivo Permanente tem ainda, como citado anteriormente, o Setor de

Conservação e Restauração de Documentos Arquivísticos (SCRD) e o Setor de Arquivo
Especial (SAES) como seus subordinados.
Ao SCRD compete:
 Higienizar e restaurar documentos;

 Planificar, desmontar e acondicionar a documentação arquivística;
 Assessorar as Seções da Coordenação de Arquivos da Superintendência de
Documentação, no monitoramento dos depósitos e demais áreas de guarda de documentos
arquivísticos, visando o controle de qualidade e clima.
Já, o Setor de Arquivo Especial, foi criado em 1994 e “é responsável pelo

recolhimento, guarda, conservação e preservação dos documentos de caráter permanente: em
linguagem não-textual; em suporte não convencional (papel); em formatos e dimensões
excepcionais que exigem procedimentos específicos para seu processamento técnico, guarda e
preservação; cujo acesso depende de intermediação tecnológicas”. O SAES tem como
competências:
 Orientar e supervisionar os procedimentos para a organização e/ou recolhimento

de documentos de suporte não textual produzidos pela UFF;
 Organizar, conservar e preservar os documentos produzidos cujo arquivamento e
consulta exijam condições especiais e/ou equipamentos específicos;
 Atender às pesquisas internas e externas;
 Planejar, com conjunto com a Seção de Arquivo Permanente, a política de
recolhimento de documentos arquivísticos;
 Supervisionar os projetos voltados para documentos de suporte não textual,
através de parcerias intra e inter-institucionais;
 Viabilizar o acesso às informações do acervo por meio de sistemas de recuperação
online;
 Atuar na política de preservação de documentos arquivísticos digitais.2
2
Informações obtidas em: UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE. Estrutura Administrativa da CAR. Niterói –
RJ. Disponível em: <http://arquivos.uff.br/estrutura-administrativa/> acesso em junho de 2019.
9
3. O PROGRAMA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
3.1 Plano de Classificação
O Arquivo Central da UFF utiliza a política nacional de arquivos com base nos
princípios teóricos da moderna arquivologia, contém a definição e adoção de um conjunto de
normas e procedimentos técnicos e administrativos para disciplinar as atividades dos serviços
arquivísticos da administração pública, para alcançar maior desenvolvimento dos arquivos
públicos.3
O cuidado para manter a organização e o acesso aos documentos públicos é uma
preocupação antiga, porém obteve maior êxito recentemente na Constituição Federal de 1988,
parágrafo 2° do artigo 216 onde “‘cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão da
documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela
necessitem’”4. Três anos mais tarde surge a lei n° 8.159, de 8 de janeiro de 1991 do qual
“dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, preconiza a revitalização
dos serviços arquivísticos do Poder Público por meio de programas de gestão de documentos,
que reúnam procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso,
avaliação e arquivamento de documentos.”5.
Assim, o Arquivo Geral da UFF, emprega na sua gestão o manual de Classificação,
Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às atividades-meio da
Administração Pública, instrumento elaborado pelo Conselho Nacional de Arquivos-
CONARQ, vinculado ao Arquivo Nacional:
O Código de classificação de documentos de arquivo para a administração pública:

atividades-meio e a Tabela básica de temporalidade e destinação de documentos de
arquivo relativos às atividades-meio da administração pública foram elaborados por
técnicos do Arquivo Nacional, da antiga Secretaria da Administração Federal e do
Ministério do Planejamento e Orçamento e constituem elementos essenciais à organização
dos arquivos correntes e intermediários, permitindo acesso aos documentos por meio da
racionalização e controle eficazes das informações neles contidas.6
São apresentados a seguir a primeira parte das definições exigidas pela CONARQ,
onde é estabelecido o Plano de Classificação, segundo o manual de Classificação,
3
Arquivo Nacional (Brasil). Conselho Nacional de Arquivos Classificação, temporalidade e destinação de
documentos de arquivo; relativos às atividades-meio da administração pública/ Arquivo Nacional. Rio de
Janeiro: Arquivo Nacional, 2001, p.7.
4
Ibid., p.7.
5
Ibid., p.7.
6
Ibid., p.7.
10
Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às atividades-meio da

Administração Pública. A segundo parte é o Código de Classificação de Documentos de
Arquivo Relativo às atividades—Fim das Instituições Federais de Ensino Superior – IFES. É
através desses instrumentos que o Arquivo Geral da UFF se orienta para a produção das suas
atividades e controle nos fluxo documentais.
Parte I - Plano de Classificação da CONARQ , segundo o manual de

Classificação, Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às
atividades-meio da Administração Pública7:
1 – O CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO:

DEFINIÇÕES E CONCEITOS8
Das ferramentas apresentadas o código de classificação de documentos de arquivo é
um instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou
recebido por um órgão no exercício de suas funções e atividades. Compreende a classificação
como forma de agilizar sua
recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com a avaliação, seleção,
eliminação, transferência, recolhimento e acesso a esses documentos, uma vez que o trabalho
arquivístico é realizado com base no conteúdo do documento, o qual reflete a atividade que o
gerou e determina o uso da informação nele contida. A classificação define, portanto, a
organização física dos documentos arquivados, constituindo-se em referencial básico para sua
recuperação.
Segundo o manual, o código de classificação, as funções, atividades, espécies e tipos
documentais genericamente denominados assuntos, encontram-se hierarquicamente
distribuídos de acordo com as funções e atividades desempenhadas pelo órgão. Em outras
palavras, os assuntos recebem códigos numéricos, os quais refletem a hierarquia funcional do
órgão, definida através de classes, subclasses, grupos e subgrupos, partindo-se sempre do
geral para o particular.
Dessa forma, este instrumento adotou-se o modelo de código de classificação
decimal. Como o próprio nome indica, o sistema decimal de classificação por assuntos
7
Arquivo Nacional (Brasil). Conselho Nacional de Arquivos Classificação, temporalidade e destinação de
documentos de arquivo; relativos às atividades-meio da administração pública/ Arquivo Nacional. Rio de
Janeiro: Arquivo Nacional, 2001. Disponível em:
https://drive.google.com/file/d/1ODoRRlYnvnnw0yA2s8DwLUsoUUCchxsS/view. Acesso em: 15/06/2019.
8
Ibid., p.9.
11
constitui-se num código numérico dividido em dez classes e estas, por sua vez, em dez
subclasses e assim sucessivamente. As dez classes principais são representadas por um
número inteiro, composto de três algarismos, segue ao figura 1 abaixo:
As classes principais correspondem às grandes funções desempenhadas pelo órgão.

Elas são divididas em subclasses e estas, por sua vez, em grupos e subgrupos, os quais
recebem códigos numéricos, seguindo-se o método decimal. Por conseguinte, tomando-se
como exemplo a classe 000, tem-se:
Note-se que os códigos numéricos refletem a subordinação dos subgrupos ao grupo,

do grupo à subclasse e desta, à classe. Esta subordinação é representada por margens, as quais
espelham a hierarquia dos assuntos tratados.

atividades-meio, possui duas classes comuns a todos os seus órgãos: a classe 000, referente
aos assuntos de ADMINISTRAÇÃO GERAL e a classe 900, correspondente a ASSUNTOS
DIVERSOS.
12
As demais classes (100 a 800) destinam-se aos assuntos relativos às atividades fim
do órgão. Estas classes não são comuns, cabendo aos respectivos órgãos sua elaboração,
seguindo orientações da instituição arquivística na sua esfera específica de competência.
Compõe ainda este código o índice, instrumento auxiliar à classificação, no qual os
assuntos são ordenados alfabeticamente e remetidos ao código numérico correspondente.
Entendidos os mecanismos de elaboração do Código de classificação de documentos
de arquivo, serão apresentadas, a seguir, algumas explicações acerca das classes 000 e 900, e
suas respectivas subclasses. Em vista disso, as demais classes (100 a 800) destinam-se aos
assuntos relativos às atividades fim do órgão. Estas classes não são comuns, cabendo aos
respectivos órgãos sua elaboração, seguindo orientações da instituição arquivística na sua
esfera específica de competência.
1.1 – CLASSE 000 – ADMINISTRAÇÃO GERAL9.

Nesta classe são classificados os documentos referentes às atividades relacionadas à
administração interna dos órgãos públicos, as quais viabilizam o seu funcionamento e o
alcance dos objetivos para os quais foram criados.
A Classe 000, ADMINISTRAÇÃO GERAL, tem como subclasses:
010 – ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO
020 – PESSOAL
030 – MATERIAL
040 – PATRIMÔNIO
050 – ORÇAMENTO E FINANÇAS
060 – DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO
070 – COMUNICAÇÕES
080 – (vaga)
090 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À ADMINISTRAÇÃO
GERAL
010 – ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO
Classificam-se os documentos relativos à criação, estruturação, funcionamento e
organização interna do órgão.
020 – PESSOAL
9
Ibid., p.10.
13
Nesta subclasse incluem-se os documentos relativos aos direitos e obrigações dos

servidores lotados no órgão, de acordo com a legislação vigente, bem como os direitos e
obrigações da instituição empregadora no que tange à assistência, proteção ao trabalho e
concessão de benefícios.
030 – MATERIAL
São classificados os documentos referentes à administração dos materiais do órgão,
necessários ao desenvolvimento de suas atividades, incluindo as formas de aquisição e
alienação, o controle do estoque e da distribuição e a conservação e reparo.
040 – PATRIMÔNIO
Classificam-se os documentos referentes aos bens patrimoniais imóveis, veículos e
semoventes pertencentes ao órgão. Incluem-se, neste caso, as formas de aquisição e alienação,
bem como os serviços de manutenção, limpeza e recuperação.
050 – ORÇAMENTO E FINANÇAS
Classificam-se os documentos relativos à previsão e execução orçamentária e às
operações contábeis e financeiras referentes ao uso dos recursos públicos e comprovação de
receita e despesa. Incluem-se, ainda, a movimentação de conta corrente, balanços e prestações
de contas aos tribunais de contas.
060 – DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO
Incluem-se nesta subclasse os documentos referentes à publicação, produção editorial,
preparo, impressão e distribuição de matérias, bem como à aquisição, controle, distribuição e
acesso à documentação bibliográfica do órgão. Incluem-se, ainda, os documentos referentes à
produção, controle, avaliação, arquivamento e destinação de documentos arquivísticos, como
também os documentos relacionados com as atividades de reprodução, conservação e
informática.
070 – COMUNICAÇÕES
Classificam-se os documentos relacionados com a instalação, manutenção, operação e
uso dos recursos e serviços postais, de telecomunicações e de tecnologias da informação.
080 – (VAGA)
Esta subclasse mantém-se vaga para possíveis expansões e inserção de documentos
referentes à ADMINISTRAÇÃO GERAL, que resultem de novas atividades desenvolvidas
pelo órgão.
090 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À ADMINISTRAÇÃO GERAL
Incluem-se nesta subclasse documentos de caráter genérico relativos à
ADMINISTRAÇÃO GERAL. Utiliza-se, também, esta subclasse, como recurso para inclusão
14
de assuntos que não possuam classificação específica no Código de classificação de

documentos de arquivo, bem como para evitar a proliferação de subclasses que possam ser
reservadas para possíveis expansões. Entretanto, os documentos só poderão ser aqui
classificados após a verificação da não-existência de outras subclasses nas quais possam ser
inseridos.
O mesmo se aplica aos últimos grupos:
019 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À ORGANIZAÇÃO E
FUNCIONAMENTO
029 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A PESSOAL
039 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A MATERIAL
049 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A PATRIMÔNIO
059 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A ORÇAMENTO E FINANÇAS
069 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À DOCUMENTAÇÃO E
INFORMAÇÃO
079 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A COMUNICAÇÕES
Cabe ressaltar que, de acordo com as necessidades, os órgãos poderão desenvolver os
grupos e subgrupos referentes a outros assuntos. Os itens criados, bem como sua
temporalidade e destinação, deverão ser encaminhados à instituição arquivística pública na
sua respectiva esfera de competência para aprovação.
1.2 – CLASSE 900 – ASSUNTOS DIVERSOS10
Esta classe refere-se aos documentos de caráter genérico que se relacionam com as
diversas atividades desenvolvidas pelo órgão.
A classe 900, ASSUNTOS DIVERSOS, tem como subclasses:
910 – SOLENIDADES. COMEMORAÇÕES. HOMENAGENS
920 – CONGRESSOS. CONFERÊNCIAS. SEMINÁRIOS. SIMPÓSIOS.
ENCONTROS. CONVENÇÕES. CICLOS DE PALESTRAS. MESAS REDONDAS
930 – FEIRAS. SALÕES. EXPOSIÇÕES. MOSTRAS. CONCURSOS. FESTAS
940 – VISITAS E VISITANTES
950 – (vaga)
960 – (vaga)
970 – (vaga)
980 – (vaga)
10
Ibid., p.13.
15
990 – ASSUNTOS TRANSITÓRIOS

910 – SOLENIDADES. COMEMORAÇÕES. HOMENAGENS
Incluem-se nesta subclasse documentos referentes à organização de solenidades,
comemorações, homenagens, bem como aos discursos e palestras proferidas por dirigentes,
servidores ou convidados.
920 – CONGRESSOS. CONFERÊNCIAS. SEMINÁRIOS. SIMPÓSIOS.
ENCONTROS.
CONVENÇÕES. CICLOS DE PALESTRAS. MESAS REDONDAS
Classificam-se os documentos referentes a eventos, promovidos ou não pelo órgão.
930 – FEIRAS. SALÕES. EXPOSIÇÕES. MOSTRAS. CONCURSOS. FESTAS
Incluem-se nesta subclasse os documentos relativos a eventos promocionais, do órgão
ou de outras instituições, bem como material de divulgação.
940 – VISITAS E VISITANTES
Classificam-se os documentos referentes a solicitações de visitas, orientação e
assessoramento a visitantes.
950 a 980 – (VAGAS)
Estas subclasses mantêm-se vagas para possíveis expansões e inserção de documentos
referentes a ASSUNTOS DIVERSOS.
990 – ASSUNTOS TRANSITÓRIOS
Incluem-se nesta subclasse documentos de caráter genérico, tais como pedidos e cartas
de apresentação e recomendação; comunicações de posse, endereço e afastamento; convites;
felicitações e congratulações; protestos, reivindicações e oferecimentos diversos.
2 – APLICAÇÃO DO CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DE
ARQUIVO11
A classificação é uma das atividades do processo de gestão de documentos
arquivísticos, o qual inclui procedimentos e rotinas específicas que possibilitam maior
eficiência e agilidade no gerenciamento e controle das informações.
Desta forma, para que o Código de classificação de documentos de arquivo possa ser
aplicado eficientemente, apresentam-se, a seguir, as operações e rotinas para classificação e
arquivamento de documentos.
2.1 – CLASSIFICAÇÃO E ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS
2.1.1 – CLASSIFICAÇÃO
11
Ibid., p.12.
16
A classificação deve ser realizada por servidores treinados, de acordo com as seguintes
operações.
a) ESTUDO: consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar sob que assunto
deverá ser classificado e quais as referências cruzadas que lhe corresponderão. A referência
cruzada é um mecanismo adotado quando o conteúdo do documento se refere a dois ou mais
assuntos.
b) CODIFICAÇÃO: consiste na atribuição do código correspondente ao assunto de
que trata o documento.
ROTINAS CORRESPONDENTES ÀS OPERAÇÕES DE CLASSIFICAÇÃO
1. Receber o documento para classificação;
2. Ler o documento, identificando o assunto principal e o(s) secundário(s) de acordo
com seu conteúdo;
3. Localizar o(s) assunto(s) no Código de classificação de documentos de arquivo,
utilizando o índice, quando necessário;
4. Anotar o código na primeira folha do documento;
5. Preencher a(s) folha(s) de referência (ver item 2.2), para os assuntos secundários.
OBS: Quando o documento possuir anexo(s), este(s) deverá(ão) receber a anotação
do(s) código(s) correspondente(s).
2.1.2 – ARQUIVAMENTO12
Uma vez classificado e tramitado, o documento deverá ser arquivado, obedecendo às
seguintes operações:
a) INSPEÇÃO: consiste no exame do(s) documento(s) para verificar se o(s) mesmo(s)
se destina(m) realmente ao arquivamento, se possui(em) anexo(s) e se a classificação
atribuída será mantida ou alterada.
b) ORDENAÇÃO: consiste na reunião dos documentos classificados sob um mesmo
assunto. A ordenação tem por objetivo agilizar o arquivamento, minimizando a possibilidade
de erros. Além disso, estando ordenados adequadamente, será possível manter reunidos todos
os documentos referentes a um mesmo assunto, organizando-os previamente para o
arquivamento.
Após a ordenação, os documentos classificados sob o mesmo código formarão dossiês
acondicionados em capas apropriadas com prendedores plásticos, com exceção dos processos
e volumes. Os dados referentes ao seu conteúdo (código, assunto e, se for o caso, nome de
12
Ibid., p.15.
17
pessoa, órgão, firma ou lugar) serão registrados na capa de forma a facilitar sua identificação.
Os dossiês, processos e volumes serão arquivados em pastas suspensas ou em caixas, de
acordo com suas dimensões. Esta operação possibilita:
– racionalizar o arquivamento, uma vez que numa mesma pasta poderão ser
arquivados vários dossiês correspondentes ao mesmo grupo ou subclasse, diminuindo, assim,
o número de pastas.
Exemplo:
– organizar internamente cada pasta, separando os documentos referentes a cada

pessoa, órgão, firma ou lugar, sempre que a quantidade de documentos justificar e desde que
relativos a um mesmo assunto.
Exemplo:
c) ARQUIVAMENTO: consiste na guarda do documento no local devido (pasta

suspensa, prateleira, caixa), de acordo com a classificação dada. Nesta fase deve-se ter muita
atenção, pois um documento arquivado erroneamente poderá ficar perdido, sem possibilidades
de recuperação quando solicitado posteriormente.
ROTINAS CORRESPONDENTES ÀS OPERAÇÕES DE ARQUIVAMENTO13
1. Verificar a existência de antecedentes (documentos que tratam do mesmo assunto);
2. Reunir os antecedentes, colocando-os em ordem cronológica decrescente, sendo o
documento com data mais recente em primeiro lugar e assim sucessivamente;
3. Ordenar os documentos que não possuem antecedentes, de acordo com a ordem
estabelecida (cronológica, alfabética, geográfica ou outra), formando dossiês. Verificar a
existência de cópias, eliminando-as. Caso o original não exista, manter uma única cópia;
13
Ibid., p.16.
18
4. Fixar cuidadosamente os documentos às capas apropriadas com prendedores

plásticos, com exceção dos processos e volumes que, embora inseridos nas pastas suspensas,
permanecem soltos para facilitar o manuseio;
5. Arquivar os documentos nos locais devidos, identificando de maneira visível as
pastas suspensas, gavetas e caixas;
6. Manter reunida a documentação seriada, como por exemplo boletins e atas, em
caixas apropriadas, procedendo o registro em uma única folha de referência, arquivada em
pasta suspensa, no assunto correspondente, repetindo a operação sempre que chegar um novo
número.
d) RETIRADA E CONTROLE (EMPRÉSTIMO): esta operação ocorre quando
processos, dossiês ou outros documentos são retirados do arquivo para:
– emprestar aos usuários;
– prestar informações;
– efetuar uma juntada.
Nesta fase é importante o controle de retirada, efetuado por meio do recibo de
empréstimo (ver item 2.3), no qual são registradas informações sobre processos, dossiês ou
outros documentos retirados, além do setor, nome, assinatura do servidor responsável pela
solicitação e, posteriormente, a data da devolução do documento. O recibo de empréstimo tem
como finalidade controlar o prazo para devolução do documento e servir como indicador de
sua freqüência de uso, fator determinante para o estabelecimento dos prazos para sua
transferência e recolhimento.
Por meio desse controle é possível informar com precisão e segurança a localização
do(s) documento(s) retirado(s).
O recibo de empréstimo é preenchido em duas vias, sendo:
– 1ª via: tal como guia-fora substitui o documento na pasta de onde foi retirado,
devendo ser eliminada quando da devolução do documento;
– 2ª via: arquivada em fichário à parte, em ordem cronológica, para controle e
cobrança, quando vencido o prazo de devolução.
2.2 – FOLHA DE REFERÊNCIA (MODELO I)14
. ESPECIFICAÇÕES:
14
Ibid,. p.17.
19
. INSTRUÇÕES PARA PREENCHIMENTO:

- CÓDIGO DO ASSUNTO: indicar o código de classificação referente ao assunto sob
o qual a folha de referência estará arquivada, e que corresponde realmente ao assunto
secundário do documento.
- RESUMO DO ASSUNTO: descrever resumidamente o conteúdo do documento.
- DADOS DO DOCUMENTO:
. NÚMERO: indicar o número do documento a ser arquivado. Se não houver, indicar
s.n.
. DATA: indicar a data do documento.
. ESPÉCIE: indicar a espécie do documento: ofício, carta, memorando, relatório, aviso
ou outra.
. REMETENTE: indicar o nome completo e a sigla do órgão de origem do documento,
ou seja, do órgão onde foi assinado o documento.
. DESTINATÁRIO: indicar o setor para onde foi destinado o documento.
- VER: indicar o código de classificação referente ao assunto sob o qual o documento
está arquivado.
Parte II - Código de Classificação de Documentos de Arquivo Relativo às

atividades—Fim das Instituições Federais de Ensino Superior – IFES15
CLASSE 100 – ENSINO SUPERIOR
110 – Normatização. Regulamentação
120 – Cursos de graduação (inclusive na modalidade a distância)
130 – Cursos de pós-graduação stricto sensu (inclusive na modalidade a distância)
140 – Cursos de pós-graduação lato sensu (inclusive na modalidade a distância)
150 – (vaga)
160 – (vaga)
170 – (vaga)
1515
Sistema de gestão de documentos de arquivo da administração pública federal. Código de Classificação de
documentos de Arquivo relativos às atividades-fim das Instituições Federais de Ensino Superior-IFES. Disponível
em: https://drive.google.com/file/d/1PBXn8cJCTkI1BLOV7MzUW5vHPrRHLkFL/view. Acesso em: 15/06/2019.
20
180 – (vaga)
190 – Outros assuntos referentes ao ensino superior
CLASSE 200 – PESQUISA

220 – Programas de pesquisa
230 – Projetos de pesquisa
240 – Iniciação científica
250 – Transferência e inovação tecnológica
260 – Ética em pesquisa
270 – (vaga)
280 – (vaga)
290 – Outros assuntos referentes à pesquisa
CLASSE 300 – EXTENSÃO

320 – Programas de extensão
330 – Projetos de extensão
340 – Cursos de extensão
350 – Eventos de extensão
360 – Prestação de serviço
370 – Difusão e divulgação da produção acadêmica
380 – Programa institucional de bolsas de extensão
390 – Outros assuntos referentes à extensão
CLASSE 400 – EDUCAÇÃO BÁSICA E PROFISSIONAL

420 – Educação infantil: creches e pré-escolar
430 – Ensino fundamental (inclusive Educação de Jovens e Adultos)
440 – Ensino médio (inclusive Educação de Jovens e Adultos)
450 – Ensino técnico
460 – (vaga)
470 – (vaga)
480 – (vaga)
21
490 – Outros assuntos referentes à educação básica e profissional
CLASSE 500 – ASSISTÊNCIA ESTUDANTIL

520 – Programas, convênios e projetos de concessão de benefícios e auxílios aos
alunos
530 – (vaga)
540 – (vaga)
550 – (vaga)
560 – (vaga)
570 – (vaga)
580 – (vaga)
590 – Outros assuntos referentes à assistência estudantil
CLASSE 600 – (vaga)
3.2 Tabela de Temporalidade
A tabela de temporalidade é um instrumento de gestão documental, que resulta do

processo de avaliação contemplando não só documentos produzidos na própria instituição
como também documentos que foram recebidos pela mesma. Tem por objetivo definir prazos
de guarda de documentos na fase corrente e na fase intermediária, determinando se os
documentos serão eliminados ou armazenados permanentemente.
A Universidade Federal Fluminense utiliza o Código de classificação e tabelas de
temporalidade que foi aprovada pelo Conselho Nacional de Arquivos (CONARD), Resolução
nº14 de 24 de outubro de 2001, esse código apresenta uma tabela geral para ser seguida pela
administração pública e com a recomendação de que deve haver adaptações condizentes com
a realidade de cada instituição. Também é utilizado o Código de Classificação e a Tabela de
Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivos relativos ás Atividades- Fins das
22
Instituições Federais de Ensino Superior (IFES), instituído pelo MEC Portaria nº 1.261, de 23
de dezembro de 2013.
1.1. Tabela de temporalidade para atividades- meio de acordo com o Arquivo

Nacional
De acordo com o Arquivo Nacional em 1985 foi elaborado um manual contendo
diretrizes gerais para se realizar processo de avaliação e a construção de uma tabela de
temporalidade para arquivos públicos. No ano seguinte, ainda sob-responsabilidade do
Arquivo Nacional, se iniciaram avaliações de arquivos intermediários onde havia o intuito de
estabelecer prazos de guarda dos documentos para posteriormente realizar sua eliminação
(ARQUIVO NACIONAL 2001, p. 42).
Em 1993 o Arquivo Nacional em parceria com a Secretaria de Planejamento,
Orçamento e Coordenação (SEPLAN) iniciaram a criação de uma tabela de temporalidade
para a própria SEPLAN. Com o término da elaboração dessa tabela o Conselho Nacional de
Arquivos (CONARQ) começa a avaliar a mesma com o intuito de poder utilizá-la em
arquivos públicos de esfera municipal e estadual, onde o modelo apresentado tornou-se um
instrumento básico na elaboração de tabelas de atividades meio no serviço público
(ARQUIVO NACIONAL 2001, p.42).
A Universidade Federal Fluminense utiliza o Código de classificação e tabelas de
temporalidade que foi aprovada pelo Conselho Nacional de Arquivos (CONARD), Resolução
nº14 de 24 de outubro de 2001. Esse código apresenta uma tabela geral para ser seguida pela
administração pública e com a recomendação de que deve ser adaptada para poder contemplar
da melhor forma possível cada instituição.
1.1.1 Temporalidade e destinação de documentos de arquivo relaivos às atividades-

meio da administração pública
 Configurações da tabela de temporalidade

 Assunto
São conjuntos documentais produzidos e recebidos, hierarquicamente distribuídos de
acordo com sua função e atividade realizada na instituição. São funções, atividades, espécies
e tipos de documentos que são agrupados de acordo com um código de classificação.
 Prazos de guarda
23
É o tempo que foi determinado para o arquivamento dos documentos na fase corrente
e intermediária, sendo mencionado em anos. Porém, como a realidade arquivística no Brasil é
muito distinta há diferentes prazos para a guarda de documentos.
a) Órgãos que possuem arquivo central e contam com serviços de arquivamento

intermediário:
Para os órgãos federais, estaduais e municipais que se enquadram nesta variável, há
necessidade de redistribuição dos prazos, considerando-se as características de cada fase,
desde que o prazo total de guarda não seja alterado, de forma a contemplar os seguintes
setores arquivísticos:
 arquivo setorial (fase corrente, que corresponde ao arquivo da unidade
organizacional);
 arquivo central (fase intermediária I, que corresponde ao setor de arquivo
geral/central da instituição);
 arquivo intermediário (fase intermediária II, que corresponde ao depósito de
arquivamento intermediário, geralmente subordinado à instituição arquivística pública nas
esferas federal, estadual e municipal).
b) Órgãos que possuem arquivo central e não contam com serviços de
arquivamento intermediário:
Nos órgãos situados nesta variável, as unidades organizacionais são responsáveis
pelo arquivamento corrente e o arquivo central funciona como arquivo intermediário,
obedecendo aos prazos previstos para esta fase e efetuando o recolhimento ao arquivo
permanente.
c) Órgãos que não possuem arquivo central e contam com serviços de
Nesta variável, as unidades organizacionais também funcionam como arquivo
corrente, transferindo os documentos – após cessado o prazo previsto para esta fase – para o
arquivo intermediário, que promoverá o recolhimento ao arquivo permanente.
d) Órgãos que não possuem arquivo central nem contam com serviços de
Quanto aos órgãos situados nesta variável, as unidades organizacionais são
igualmente responsáveis pelo arquivamento corrente, ficando a guarda intermediária a cargo
das mesmas ou do arquivo público, o qual deverá assumir tais funções.
24
 Destinação final
Por último há o registro se o documento será eliminado (quando não apresenta valor
secundário) e quando o documento será guardado definitivamente.
 Observações
Nesse campo há o registro de informações complementares e justificativas a correta
aplicação da tabela.
 .Metodologia para elaboração

Ao realizar a elaboração de uma tabela de temporalidade deve-se levar em conta as
funções e atividades realizadas pela instituição, tendo como base o conteúdo informacional
contido no documento.
Deve-se observar o princípio da teoria das três idades, que define os parâmetros
gerais para o arquivamento e destinação de documentos de arquivo. Como também a função
pela qual o documento foi criado, identificando os valores que foram atribuídos a ele (valor
primário ou secundário) segundo seu potencial de uso.
O valor primário é a razão pela qual o documento foi criado e o valor secundário é o
uso para outros fins sem ser o motivo pelo qual foi criado.
Depois da elaboração da tabela é necessária à criação de uma Comissão Permanente
de Avaliação que fique responsável em proceder às adaptações, orientar sua aplicação, tirar
possíveis dúvidas que venham aparecer, orientar o processo de seleção dos documentos e
proceder à revisão periódica no que se refere aos documentos relativos às atividades- meio.
Deverá, ainda, promover a avaliação dos documentos relativos às atividades-fim,
complementando a tabela básica e submetendo-a à aprovação da instituição arquivística
pública.
A Comissão deve apresentar uma composição eclética a fim de promover uma visão
ampla sobre o processo de avaliação e por isso é composta por: arquivista, servidores das
unidades que os documentos serão destinados, historiador ligado a aera de pesquisa do acervo,
profissional da área jurídica e profissionais ligados ao campo de conhecimento do documento.
Competirá à comissão designar grupo de trabalho responsável pela execução dos
procedimentos metodológicos descritos a seguir:
a) levantamento de dados relativos às funções e atividades desenvolvidas na área

de administração geral, bem como naquelas específicas do órgão (atividades-fim);
b) definição dos conjuntos documentais;
25
c) entrevistas com servidores responsáveis pelo planejamento e execução das

atividades às quais se referem os conjuntos documentais definidos, obtendo informações
referentes à vigência, à legislação que regula as atividades e os prazos de prescrição, à
existência de outras fontes recapitulativas, à frequência de uso dos documentos, e aos prazos
de precaução, cuja necessidade é ditada pelas práticas administrativas;
d) levantamento de informações sobre linhas de pesquisa;
e) processamento das informações e preenchimento dos campos da tabela;
f) encaminhamento da proposta à Comissão Permanente de Avaliação para
apreciação dos prazos de guarda e destinação
Alguns critérios foram elaborados para formar a tabela básica de temporalidade

relativa às atividades meio da administração pública.
Referente aos documentos relativos à administração geral, foram considerados
permanentes aqueles que tratam sobre: políticas, planos, projetos, programas de modernização
e reforma administrativa; relatórios de atividades; ajustes, acordos e convênios; ações
judiciais, bem como normas, regulamentações e diretrizes.
Quando se trata sobre os documentos relativos à organização e funcionamento, foram
considerados permanentes os regimentos, regulamentos, estatutos, organogramas e estruturas,
além dos documentos relacionados às campanhas institucionais e divulgação das atividades do
órgão.
Quanto aos documentos relativos à pessoal, se adotou o prazo de 52 anos para
aqueles que contêm possíveis informações de consulta no momento de homologação da
aposentadoria, onde 35 anos irão constar sobre o período de contribuição do servidor e 17
anos período necessário para o servidor atingir a idade máxima para a aposentadoria
compulsória 70 (setenta) anos, conforme a Constituição Federal em vigor.
Em relação aos assentamentos individuais, aposentadoria e pensões definiu-se prazo
de guarda de 100 (cem) anos, com o objetivo de atender aos direitos de pensionistas e
prováveis descendentes.
Quanto ao valor secundário dos documentos relativos a pessoal, foram considerados
permanentes os seguintes conjuntos documentais:
 quadros, tabelas e política de pessoal, por refletirem diretrizes adotadas pelo
serviço público na composição de seus quadros;
 documentos que refletem as diretrizes, normas e procedimentos relativos a
exames de seleção, cursos e estágios;
26
 apuração de responsabilidade e ação disciplinar, pelo caráter punitivo que

reflete hábitos e costumes do período;
 prêmios, por refletirem uma possível política de valorização dos servidores;
 reclamações/ações trabalhistas, acordos e dissídios, que refletem o
relacionamento empregadores/empregados no serviço público;
 documentos referentes a movimentos reivindicatórios de servidores.
Por impossibilidade de definição de prazos em anos, já que dependem do julgamento

dos tribunais de contas, definiu-se que os documentos financeiros permaneçam na fase
corrente até a aprovação das contas e por mais 5 (cinco) anos na fase intermediária
previamente à destinação, conforme a legislação em vigor. Estabeleceu-se valor permanente
para os conjuntos documentais relativos à execução financeira (prestação de contas, tomada
de contas, balanços, balancetes, estímulos creditícios), os quais comprovam a receita e
despesa do órgão.
No que tange aos documentos orçamentários, atribuiu-se valor permanente para os
conjuntos documentais que refletem:
a) a proposta orçamentária, relativa às prioridades pontuais definidas pelos órgãos e
setores específicos da administração pública;
b) o orçamento aprovado pelo governo, mediante lei orçamentária, que redefine as
prioridades estabelecidas nas propostas;
c) a execução orçamentária, que demonstra a efetiva alocação de recursos,
redirecionando o orçamento aprovado e criando, muitas vezes, novas prioridades.
Quanto aos documentos relativos a material e patrimônio, foram considerados de

valor permanente os seguintes conjuntos documentais, que resguardam direitos patrimoniais:
 inventários de material permanente;
 inventários de bens imóveis, veículos e semoventes;
 escrituras de bens imóveis;
 desapropriação, tombamento, reintegração de posse, reivindicações de
domínio;
 projetos, plantas e obras de bens imóveis.
27
Os conjuntos documentais relativos à documentação e informação, considerados

permanentes, refletem a política de tratamento, controle e acesso à informação do órgão.
São eles:
 inventários de documentação bibliográfica;
 normas, projetos, manuais e instrumentos;
 política interna de acesso aos documentos de arquivo;
 análise, avaliação, seleção e tabela de temporalidade;
 termos de eliminação e guias de recolhimento;
 programas, sistemas e manuais de informática.
Quanto aos assuntos diversos, foram considerados de valor permanente os
documentos relativos aos eventos promovidos pelo órgão, no que tange ao seu planejamento e
programação, bem como os discursos, palestras e trabalhos apresentados por seus técnicos em
eventos promovidos por outras instituições.
No caso de inexistência, no órgão, do original dos documentos permanentes, a cópia
será recolhida na condição de fonte única de informação.
 Aplicação da tabela
A aplicação da tabela refere-se aos procedimentos adotados para seleção e destinação
dos documentos, uma vez cumpridos os prazos de guarda estabelecidos.
Para isso, devem ser observadas as rotinas a seguir:
a) Rotinas para destinação dos documentos na fase corrente
1. Ler atentamente as explicações contidas neste instrumento;
2. Verificar se os documentos a serem destinados estão organizados de acordo com
os conjuntos documentais definidos na tabela, procedendo à organização, se for o caso;
3. Observar se o documento se refere a dois ou mais assuntos pois, neste caso, ele
deverá ser arquivado no conjunto documental que possui maior prazo de guarda ou que tenha
sido destinado à guarda permanente, registrando-se a alteração nos instrumentos de controle;
4. Separar os documentos a serem destinados, verificando se cumpriram o prazo de
guarda estabelecido para esta fase;
5. Eliminar as cópias e vias cujo original ou um exemplar encontrem-se no mesmo
conjunto ou dossiê;
6. Proceder ao registro dos documentos a serem eliminados;
7. Proceder à eliminação;
8. Elaborar termo de eliminação;
28
9. Elaborar listagem dos documentos destinados à transferência para a fase

intermediária (guias/listagens de transferência);
10. Operacionalizar a transferência, seguindo orientações do setor responsável pelo
arquivamento intermediário.
b) Rotinas para destinação dos documentos na fase intermediária
1. Ler atentamente as explicações contidas neste instrumento;
4. Proceder à triagem dos documentos selecionados para a guarda permanente,
separando aqueles que, em relação ao conjunto documental ao qual pertencem, não
constituem elemento de prova e/ou informação que justifique sua guarda (ver item 1.4 –
TRIAGEM DE DOCUMENTOS EM FASE INTERMEDIÁRIA);
5. Proceder à alteração de suporte, se for o caso (ver item 1.3 – ALTERAÇÃO DO
SUPORTE DA INFORMAÇÃO);
6. Proceder ao registro dos documentos eliminados;
9. Elaborar listagem dos documentos destinados ao recolhimento (guia/relação/
listagem de recolhimento);
10. Operacionalizar o recolhimento, segundo orientações da instituição arquivística
responsável pela guarda permanente.
 Alteração do suporte da informação
A adoção de recursos tecnológicos para alteração do suporte da informação requer a
observância de determinados critérios que levem em consideração os preceitos técnicos da
arquivologia, a legislação em vigor e a relação custo/benefício de sua implantação. Conquanto
tais recursos permitam a redução das necessidades de armazenamento da informação, podem,
por outro lado, acarretar elevada despesa para o órgão, sem que se obtenha resultados
positivos.
Dentre as vantagens da alteração do suporte, destacam-se:
 agilizar a recuperação das informações, bem como o seu intercâmbio;
29
 garantir a preservação de documentos originais passíveis de destruição pelo

manuseio, bem como a segurança do acervo contra furto, incêndios, inundações
etc;
 preencher lacunas nos acervos arquivísticos;
 substituir, em situações específicas, grandes volumes de documentos destinados à
eliminação, mas de prazos de guarda muito extensos, proporcionando melhor
aproveitamento do espaço, reduzindo o custo de manutenção, concentrando as
informações e facilitando o seu manuseio.
No entanto, qualquer decisão quanto à alteração do suporte da informação deve estar
fundamentada nos seguintes critérios:
a) avaliar as questões legais concernentes à alteração do suporte, observando-se as
garantias jurídicas, a normalização dos procedimentos, as especificações e os padrões de
qualidade estabelecidos pela legislação brasileira e por organismos internacionais. Cada órgão
necessita encontrar a solução que melhor atenda às suas peculiaridades, examinando as
vantagens e desvantagens que envolvem a adoção desses recursos, bem como o custo global e
os benefícios a serem obtidos. Do ponto de vista legal, observa-se que:
 a atual legislação de microfilmagem não permite a eliminação de documentos
públicos ou oficiais destinados à guarda permanente, mesmo após microfilmados;
 o microfilme tem validade em juízo desde que obedecidos os critérios e
padrões estabelecidos em lei;
 a atual legislação brasileira que garante a autenticidade, a integridade e a
validade jurídica de documentos em forma eletrônica encontra-se em processo de
regulamentação, sendo aconselhável a observância da legislação em vigor no momento da
adoção deste suporte.
b) os documentos devem apresentar uma organização que possibilite a recuperação
das informações neles contidas antes e depois de processar a alteração do suporte;
c) os documentos devem ser previamente avaliados, identificando-lhes valor que
justifique o custo da operação;
d) os documentos devem ter características físicas que se prestem ao uso do recurso,
dando preferência às grandes séries e não a peças isoladas, observado o estado de
conservação, para que a reprodução ocorra dentro de parâmetros técnicos adequados;
e) o recurso utilizado deve ser adotado dentro da melhor técnica, de forma a
assegurar a qualidade da reprodução, a durabilidade do novo suporte e o acesso à informação;
30
f) o órgão que adotar tais recursos deve contar com depósitos e equipamentos de
segurança que venham a garantir a preservação do novo suporte.
Organizados e avaliados os documentos, deve-se proceder ao estudo da viabilidade
econômica, de acordo com a disponibilidade de pessoal, espaço e recursos financeiros do
órgão, além do cálculo dos equipamentos, materiais e acessórios necessários. Deve-se, ainda,
verificar as instalações dos arquivos de segurança, bem como as condições de tratamento
técnico, armazenamento e acesso às informações.
 Triagem de documentos em fase intermediária
A triagem consiste na exclusão de documentos que não apresentam mais valor,
histórico e pesquisa histórico- científica, para a instituição. A tabela de temporalidade mostra
se haverá processo de triagem quando informa que só irá armazenar exemplares únicos de
documentos repetitivos ou recolher documentos na fase intermediária que não sejam
relevantes para serem destinados ao arquivo permanente, por exemplo.
Outras formas e critérios de triagem podem ser incorporados a tabela e em todos os
casos os arquivos devem elaborar uma lista especificando os documentos que serão
eliminados e enviar para a instituição arquivística pública na sua esfera de competência, em
conformidade com o art. 9º da lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991.
 Tabela de temporalidade geral
31
1.2. Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos

às Atividades- Fim das Instituições Federais de Ensino Superior- IFES
Essa tabela apresenta os seguintes campos: assunto, prazos de guarda, destinação
final e observações. Sua elaboração respeitou a teoria das 3 idades, como também a função
pela qual o documento foi criado.
A classificação estabelecida no campo dos assunto inicia no código 100, que
representa o “Ensino superior”, até o 590 que representa “Outros assuntos referentes à
assistência estudantil.
 Tabela de Temporalidade IFES
3.3 Manual de Procedimentos
Os instrumentos de gestão do Arquivo Central da UFF são, se acordo com o

endereço eletrônico do mesmo, “Glossário de Terminologia Arquivística; Códigos de
classificação e Tabelas de temporalidade de documentos; Diretrizes e Recomendações;
Formulários”. Estas ferramentas são a base do Programa de Gestão de Documentos do
Arquivo Central e através deles se pode compreender a dinâmica institucional.
atividades-meio e a Tabela básica de temporalidade e destinação de documentos de arquivo
relativos às atividades-meio da administração pública foram elaborados por técnicos do
Arquivo Nacional, da antiga Secretaria da Administração Federal e do Ministério do
32
Planejamento e Orçamento e constituem elementos essenciais à organização dos arquivos

correntes e intermediários, permitindo acesso aos documentos por meio da racionalização e
controle eficazes das informações neles contidas.
O Conselho Nacional de Arquivos-Conarq, vinculado ao Arquivo Nacional, analisou
e aprovou esses instrumentos amplamente discutidos por suas Câmaras Técnicas de
Classificação e Avaliação de Documentos. A aplicação desses instrumentos deverá ser
acompanhada pela instituição arquivística na sua específica esfera de competência, com o
objetivo de proceder aos ajustes necessários ao seu aprimoramento, em função das
particularidades de cada órgão. Concluída essa etapa, os órgãos e entidades serão orientados
quanto à complementação do código e da tabela no que tange ao desenvolvimento das classes
relativas às suas atividades específicas ou atividades-fim.
Cabe ressaltar que, por refletirem as funções e atividades dos órgãos, o Código de
classificação de documentos de arquivo para a administração pública: atividades-meio e a
Tabela básica de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às
atividades-meio da administração pública são dinâmicos. Sendo assim, requerem revisões e
alterações periódicas, a fim de garantir sua atualização frente às constantes transformações da
administração pública.
A utilização desses instrumentos, além de possibilitar o controle e a rápida
recuperação de informações, orientará as atividades de racionalização da produção e fluxo
documentais, avaliação e destinação dos documentos produzidos e recebidos, aumentando a
eficácia dos serviços arquivísticos da administração pública em todas as esferas.16
Como aplicar o Plano de Classificação de Documentos

Para que o Código de classificação de documentos de arquivo possa ser aplicado
eficientemente, apresentam-se, a seguir, as operações e rotinas para classificação e
arquivamento de documentos.
CLASSIFICAÇÃO
A classificação deve ser realizada por servidores treinados, de acordo com as

seguintes operações.
16
BRASIL. Conselho Nacional de Arquivos. Classificação, temporalidade e destinação de documentos de
arquivo; relativos às atividades-meio da administração pública/ Arquivo Nacional. Rio de Janeiro: Arquivo
Nacional, 2001, p. 8.
33
a) ESTUDO: consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar sob que

assunto deverá ser classificado e quais as referências cruzadas que lhe corresponderão. A
referência cruzada é um mecanismo adotado quando o conteúdo do documento se refere a
dois ou mais assuntos.
b) CODIFICAÇÃO: consiste na atribuição do código correspondente ao assunto de
que trata o documento.
ROTINAS CORRESPONDENTES ÀS OPERAÇÕES DE CLASSIFICAÇÃO
1. Receber o documento para classificação;

2. Ler o documento, identificando o assunto principal e o(s) secundário(s) de acordo
com seu conteúdo;
3. Localizar o(s) assunto(s) no Código de classificação de documentos de arquivo,
utilizando o índice, quando necessário;
4. Anotar o código na primeira folha do documento;
5. Preencher a(s) folha(s) de referência (ver item 2.2), para os assuntos secundários.
OBS: Quando o documento possuir anexo(s), este(s) deverá(ão) receber a anotação
do(s) código(s) correspondente(s). 17
ARQUIVAMENTO
Uma vez classificado e tramitado, o documento deverá ser arquivado, obedecendo às
seguintes operações:
a) INSPEÇÃO: consiste no exame do(s) documento(s) para verificar se o(s)
mesmo(s) se destina(m) realmente ao arquivamento, se possui(em) anexo(s) e se a
classificação atribuída será mantida ou alterada.
b) ORDENAÇÃO: consiste na reunião dos documentos classificados sob um mesmo
assunto. A ordenação tem por objetivo agilizar o arquivamento, minimizando a possibilidade
de erros. Além disso, estando ordenados adequadamente, será possível manter reunidos todos
os documentos referentes a um mesmo assunto, organizando-os previamente para o
arquivamento.
Após a ordenação, os documentos classificados sob o mesmo código formarão
dossiês acondicionados em capas apropriadas com prendedores plásticos, com exceção dos
17
Ibid., p. 13-14.
34
processos e volumes. Os dados referentes ao seu conteúdo (código, assunto e, se for o caso,
nome de pessoa, órgão, firma ou lugar) serão registrados na capa de forma a facilitar sua
identificação. Os dossiês, processos e volumes serão arquivados em pastas suspensas ou em
caixas, de acordo com suas dimensões.18
Elaboração da Tabela de Temporalidade

Para a elaboração da tabela de temporalidade há que se observar os princípios da
teoria das três idades, que define parâmetros gerais para arquivamento e destinação dos
documentos de arquivo.
O processo de avaliação deve considerar a função pela qual foi criado o documento,
identificando os valores a ele atribuídos (primário ou secundário), segundo o seu potencial de
uso.
O valor primário refere-se ao uso administrativo para o órgão, razão primeira da
criação do documento, o que pressupõe o estabelecimento de prazos de guarda ou retenção
anteriores à eliminação ou ao recolhimento para guarda permanente. Relaciona- se, portanto,
ao período de utilidade do documento para o cumprimento dos fins administrativos, legais ou
fiscais.
O valor secundário refere-se ao uso para outros fins que não aqueles para os quais os
documentos foram criados, podendo ser:
a) Probatório – quando comprova a existência, o funcionamento e as ações da
instituição;
b) Informativo – quando contém informações essenciais sobre matérias com que a
organização lida, para fins de estudo ou pesquisa (Schellenberg, 1994, p. 152-154).
A metodologia de elaboração da tabela de temporalidade fundamenta-se nas funções
e atividades desempenhadas pelos órgãos públicos, tomando-se por base o conteúdo da
informação contida nos documentos, pois somente desta maneira é possível realizar a análise
e seleção documental com racionalidade e segurança.
Os órgãos, ao adotar a tabela, devem designar uma Comissão Permanente de
Avaliação que terá a responsabilidade de proceder às adaptações, orientar sua aplicação,
dirimir possíveis dúvidas, orientar o processo de seleção dos documentos e proceder à revisão
periódica no que se refere aos documentos relativos às atividades-meio. Deverá, ainda,
18
Ibid., p. 10
35
promover a avaliação dos documentos relativos às atividades-fim, complementando a tabela

básica e submetendo-a à aprovação da instituição arquivística pública.
A Comissão Permanente de Avaliação compor-se-á de:
• arquivista ou responsável pela guarda da documentação;
• servidores das unidades organizacionais às quais se referem os documentos a serem
destinados, com profundo conhecimento das atividades desempenhadas;
• historiador ligado à área de pesquisa de que trata o acervo;
• profissional da área jurídica, responsável pela análise do valor legal dos
documentos;
• profissionais ligados ao campo de conhecimento de que trata o acervo objeto da
avaliação (economista, sociólogo, engenheiro, médico e outros);
• outros profissionais que possam colaborar com as atividades da comissão.
Competirá à comissão designar grupo de trabalho responsável pela execução dos
procedimentos metodológicos descritos a seguir:
1. levantamento de dados relativos às funções e atividades desenvolvidas na área de
administração geral, bem como naquelas específicas do órgão (atividades-fim);
2. definição dos conjuntos documentais;
3. entrevistas com servidores responsáveis pelo planejamento e execução das
atividades às quais se referem os conjuntos documentais definidos, obtendo informações
referentes à vigência, à legislação que regula as atividades e os prazos de prescrição, à
existência de outras fontes recapitulativas, à freqüência de uso dos documentos, e aos prazos
de precaução, cuja necessidade é ditada pelas práticas administrativas;
4. levantamento de informações sobre linhas de pesquisa;
5. processamento das informações e preenchimento dos campos da tabela;
6. encaminhamento da proposta à Comissão Permanente de Avaliação para
apreciação dos prazos de guarda e destinação.
Cessados os trabalhos, a Comissão Permanente de Avaliação deverá:

1. analisar a proposta, procedendo alterações ou aprovando-a na íntegra;
2. encaminhar a tabela à instituição arquivística pública na sua respectiva esfera de
competência para aprovação;
3. providenciar a divulgação da tabela aprovada, por intermédio de ato legal a ser
publicado na imprensa oficial ou, na inexistência desta, em outro veículo de divulgação local.
36
Para que a tabela seja aplicada com êxito, será necessário promover o treinamento
dos responsáveis pela execução das atividades arquivísticas do órgão. Além da aplicação da
tabela, estes serão encarregados de analisar e propor as atualizações necessárias ao
aprimoramento das atividades de avaliação.
No intuito de fornecer orientação para a definição de valores, apresentam-se, a
seguir, alguns critérios gerais adotados quando da elaboração da tabela básica de
temporalidade relativa às atividades-meio da administração pública.
Dos documentos relativos à administração geral, foram considerados permanentes
aqueles que dizem respeito a políticas, planos, projetos, programas de modernização e
reforma administrativa; relatórios de atividades; ajustes, acordos e convênios; ações judiciais,
bem como normas, regulamentações e diretrizes.
No que se refere aos documentos relativos à organização e funcionamento,
foram considerados permanentes os regimentos, regulamentos, estatutos, organogramas e
estruturas, além dos documentos relacionados às campanhas institucionais e divulgação das
atividades do órgão.
No que se refere aos documentos relativos a pessoal, adotou-se o prazo de 52
(cinqüenta e dois) anos para os que contêm informações passíveis de consulta no momento da
homologação da aposentadoria, sendo:
- 35 anos Æ período correspondente ao tempo de contribuição do servidor;

- 17 anos Æ período necessário para o servidor atingir a idade máxima para a
aposentadoria compulsória 70 (setenta) anos, conforme a Constituição Federal em
vigor.
Para assentamentos individuais, aposentadoria e pensões definiu-se prazo de guarda
de 100 (cem) anos, com o objetivo de atender aos direitos de pensionistas e prováveis
descendentes.
Quanto ao valor secundário dos documentos relativos a pessoal, foram considerados
permanentes os seguintes conjuntos documentais:
• quadros, tabelas e política de pessoal, por refletirem diretrizes adotadas pelo serviço
público na composição de seus quadros;
• documentos que refletem as diretrizes, normas e procedimentos relativos a exames
de seleção, cursos e estágios;
• apuração de responsabilidade e ação disciplinar, pelo caráter punitivo que reflete
hábitos e costumes do período;
37
• prêmios, por refletirem uma possível política de valorização dos servidores;

• reclamações/ações trabalhistas, acordos e dissídios, que refletem o relacionamento
empregadores/empregados no serviço público;
• documentos referentes a movimentos reivindicatórios de servidores.
Por impossibilidade de definição de prazos em anos, já que dependem do julgamento
dos tribunais de contas, definiu-se que os documentos financeiros permaneçam na fase
corrente até a aprovação das contas e por mais 5 (cinco) anos na fase intermediária
previamente à destinação, conforme a legislação em vigor. Estabeleceu-se valor permanente
para os conjuntos documentais relativos à execução financeira (prestação de contas, tomada
de contas, balanços, balancetes, estímulos creditícios), os quais comprovam a receita e
despesa do órgão.
No que tange aos documentos orçamentários, atribuiu-se valor permanente para os
conjuntos documentais que refletem:
a) a proposta orçamentária, relativa às prioridades pontuais definidas pelos órgãos e
setores específicos da administração pública;
b) o orçamento aprovado pelo governo, mediante lei orçamentária, que redefine as
prioridades estabelecidas nas propostas;
c) a execução orçamentária, que demonstra a efetiva alocação de recursos,
redirecionando o orçamento aprovado e criando, muitas vezes, novas prioridades.
Quanto aos documentos relativos a material e patrimônio, foram considerados de
valor permanente os seguintes conjuntos documentais, que resguardam direitos patrimoniais:
• inventários de material permanente;
• inventários de bens imóveis, veículos e semoventes;
• escrituras de bens imóveis;
• desapropriação, tombamento, reintegração de posse, reivindicações de domínio;
• projetos, plantas e obras de bens imóveis.
Os conjuntos documentais relativos à documentação e informação, considerados
permanentes, refletem a política de tratamento, controle e acesso à informação do órgão.
São eles:
• inventários de documentação bibliográfica;
• normas, projetos, manuais e instrumentos;
• política interna de acesso aos documentos de arquivo;
• análise, avaliação, seleção e tabela de temporalidade;
• termos de eliminação e guias de recolhimento;
38
• programas, sistemas e manuais de informática.

Quanto aos assuntos diversos, foram considerados de valor permanente os
documentos relativos aos eventos promovidos pelo órgão, no que tange ao seu planejamento e
programação, bem como os discursos, palestras e trabalhos apresentados por seus técnicos em
eventos promovidos por outras instituições.
No caso de inexistência, no órgão, do original dos documentos permanentes, a cópia
será recolhida na condição de fonte única de informação.19
Como aplicar a Tabela de Temporalidade de Documentos

A tabela de temporalidade deverá contemplar as atividades-meio e atividades-fim de
cada órgão público. Desta forma, caberá aos mesmos definir a temporalidade e destinação dos
documentos relativos às suas atividades específicas, complementando a
tabela básica aqui apresentada. Posteriormente, esta deverá ser encaminhada à instituição
arquivística pública para aprovação e divulgação, por meio de ato legal que lhe confira
legitimidade.
A tabela de temporalidade é um instrumento arquivístico resultante de avaliação, que
tem por objetivos definir prazos de guarda e destinação de documentos, com vista a garantir o
acesso à informação a quantos dela necessitem. Sua estrutura básica deve necessariamente
contemplar os conjuntos documentais produzidos e recebidos por uma instituição no exercício
de suas atividades, os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, a destinação final –
eliminação ou guarda permanente – , além de um campo para observações necessárias à sua
compreensão e aplicação.
A aplicação da tabela refere-se aos procedimentos adotados para seleção e destinação
dos documentos, uma vez cumpridos os prazos de guarda estabelecidos.
Ao aplicar a Tabela de Temporalidade de Documentos deve-se:
1. Ler atentamente as explicações contidas no instrumento: “Classificação,
temporalidade e destinação de documentos de arquivo; relativos às atividades-meio da
administração pública”
19
Ibid., p. 46-48.
39
3. Observar se o documento se refere a dois ou mais assuntos pois, neste caso, ele
deverá ser arquivado no conjunto documental que possui maior prazo de guarda ou que tenha
sido destinado à guarda permanente, registrando-se a alteração nos instrumentos de controle;
5. Eliminar as cópias e vias cujo original ou um exemplar encontrem-se no mesmo
conjunto ou dossiê;
6. Proceder ao registro dos documentos a serem eliminados;
9. Elaborar listagem dos documentos destinados à transferência para a fase
intermediária (guias/listagens de transferência);
10. Operacionalizar a transferência, seguindo orientações do setor responsável pelo
arquivamento intermediário20.
Além das diretrizes para os procedimentos supracitados, existe o “Manual de atos e

comunicações oficiais” (2003) tem por objetivo “orientar e padronizar a redação oficial dos
atos administrativos, a forma e o conteúdo dos documentos produzidos no âmbito da
Universidade Federal Fluminense”.
Existem ainda as “Orientações para formatação e edição de ofícios da UFF” as quais
correspondem a “modelos padronizados de Ofício Interno e Externo para unidades
acadêmicas e administrativas”.21 Neste contexto, o conceito de “ofício” pode ser
compreendido como uma:
comunicação que as autoridades fazem entre si, entre subordinados e superiores, e entre a
administração e particulares, em caráter oficial. É o tipo mais comum de comunicação
oficial. Embora normalmente o conteúdo do ofício seja matéria administrativa pode
também vincular matéria de caráter social, relativa ao relacionamento do agente
administrativo em decorrência do seu cargo ou função. (Norma de Serviço nº 549, de 10
de setembro de 2004).
20
Ibid., p. 49-50.
21
UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE. Normas da UFF. Niterói – RJ. Disponível em: <
http://arquivos.uff.br/normas-da-uff/> acesso em junho de 2019.
40
As Diretrizes e Recomendações da Superintendência de Documentação da UFF22 são

documentos que contêm instruções normatizadas para procedimentos diversos, sendo estes
divididos em:
1. Prevenção, conservação e segurança:

 Roteiro para mensuração de Documentos Textuais(ilustrado)
 Instruções da SAIN/CAR para mensuração de documentos textuais
 Recomendações para a produção e o armazenamento de documentos de
arquivo
 Recomendações para o resgate de acervos arquivísticos danificados por água
 Conservação preventiva em bibliotecas e arquivos- Projeto CPBA
 Política de Segurança para Arquivos, Bibliotecas e Museus
 Cartilha Gestão de Risco ao Patrimônio Musealizado brasileiro
 Diretrizes para projetos de prevenção e combate ao incêndio e pânico em bens
edificados tombados
2. Diretrizes, orientações e recomendações para documentos arquivísticos digitais

 Orientação técnica do CONARQ/CTDE nº1 Orientações para contratação de
SIGAD e serviços correlatos
 Orientação técnica do CONARQ/CTDE nº2 Modelo de Entidades e
Relacionamentos do E-Arq Brasil
 Orientação técnica do CONARQ/CTDE nº3 Cenários de uso de RDC- Arq em
conjunto com SIGAD
 Orientação técnica do CONARQ/CTDE nº4 Recomendações de uso de PDF/A
para documentos arquivísticos
 Diretrizes para presunção de autenticidade de documentos arquivísticos digitais
 Diretrizes para Implementação de repositórios arquivísticos digitais confiáveis
– RDC- Arq
 Diretrizes para gestão arquivística de correio eletrônico corporativo
 Recomendações para digitalização de documentos arquivísticos permanentes
22
UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE. Diretrizes e Recomendações. Niterói – RJ. Disponível em: <
http://arquivos.uff.br/diretrizes-e-recomendacoes/> acesso em junho de 2019.
41
 Diretrizes do produtor: Elaboração e manutenção de materiais digitais e

Diretrizes do conservador: A preservação de documentos arquivísticos digitais
O Arquivo Central da UFF conta ainda com formulários, podendo ser estes relativos
a23:
1. Assessoria Técnica Arquivo

 Levantamento preliminar de Documentos de Arquivo
2. Gestão de Documentos
 Lista de Transferência de Documentos LTD
 LTD_exemplo prático
 Etiqueta para transferência de documentos a CAR
 Levantamento da Situação dos Arquivos da UFF (Uso interno)
 Listagem de Eliminação de Documentos LED (Uso interno)
 Guia de Recolhimento de Documentos arquivisticos GRD (Uso interno)
 Etiqueta para recolhimento de documentos à CAR (Uso interno)
3. Acesso
 Solicitação de Documentos para Pesquisa
 Termo de Responsabilidade de Divulgação de Acervos
23
UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE. Formulários. Niterói – RJ. Disponível em: <
http://arquivos.uff.br/formularios/> acesso em junho de 2019.
42
CONSIDERAÇÕES FINAIS
No decorrer do exposto trabalho, foi possível verificar o quanto o Programa de

Gestão de Documentos é intrinsecamente ligado à estrutura da instituição, sua hierarquia, sua
função, sua missão, cada aspecto organizacional deve ser conhecido e considerado na
produção e aplicação dos instrumentos de gestão.
O manual que explicita os procedimentos referentes aos instrumentos utilizados no
Programa de Gestão necessita de planejamento, de regras, para sua funcionalidade. A eficácia
do programa produz rentabilidade, ou seja, uma relação entre os recursos necessários e os
benefícios econômicos que é benéfica à instituição.
A preparação, organização e estruturação dos objetivos da instituição se mostram
claras nas diretrizes para a elaboração e aplicação dos instrumentos de gestão. Neste contexto,
pôde ser compreendido que a tabela de temporalidade da UFF atende as necessidades da
instituição, espelhando as funções da instituição como produtora. A tabela de classificação
também se mostrou eficiente e sua aplicação é eficaz no que tange a cumprir seu dever de
representar o lugar dos documentos na instituição.
O Arquivo Central da Universidade Federal Fluminense tem no seu Plano de
Classificação tem por instrumento as funções e atividades praticadas pela sua organização que
admite uma hierarquia que fornece suporte para o desenvolvimento. O Arquivo Central da
UFF contempla dentro da sua gestão a organização de seus documentos em categorias, de
acordo com a estrutura da qual identifica, distingue e relaciona com essas mesmas categorias.
Como foi mostrando anteriormente seu Plano de Classificação concede ao
documento um código que indica a qual categoria o documento pertence. De fato reúne uma
atividade que relacionam, porém não se misturam. O modelo de Classificação apresenta uma
hierarquia em níveis que representa as funções, consistência, retrata as funções e atividades do
produtor em sua estrutura, contempla uma codificação que corresponda a cada parte da
estrutura e por fim, emprega retribuições diferentes para categorias diferentes.
A organização de classificação do Arquivo Central da UFF está de acordo com o
Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, da qual cita a definição de classificação:
1 Organização dos documentos de um documentos arquivo(1) arquivo(1) ou arquivo(1)

coleção, de coleção acordo com um plano de classificação, classificação código de
classificação código de classificação ou código de classificação quadro de arranjo. quadro
de arranjo 2 Análise e identificação do conteúdo de documentos, documentos seleção da
categoria de assunto sob a qual sejam recuperados, podendo-se-lhes atribuir códigos.
códigos 3 Atribuição a documentos, ou às documentos informações informações neles
43
contidas, de graus de sigilo, conforme legislação específica. Também chamada

classificação de segurança.
Ao Analisar os programas de organização do tratamento de conservações utilizadas

pela Gestão de documento do Arquivo Central da UFF, nota-se que é considerado como
modelo de normas, procedimentos, operações técnicas e uso de acordo com a política nacional
de arquivos.
Segue um padrão nacional de modelo apresentado pelo SANJUAN , a norma ISO
15489 em 2001, baseada no exemplo de modelo australiano, onde se discute o processo de
gestão documental. Em 2011 são elaboradas novas normas ISO como a ISO 30300 e a ISO
30301 com o propósito de determinar uma organização de suas políticas e objetivos. Como
também, a preocupação com as novas tecnologias, seu suporte, sua preservação e sua
autenticidade.
Foi possível, dessa forma, concluir que todos os instrumentos de gestão atendem bem
às necessidades institucionais e promovem o bom funcionamento da gestão de arquivos da
UFF.
44
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
BRASIL. Arquivo Nacional. Classificação, temporalidade e destinação de documentos de

arquivo; relativos às atividades-meio da administração pública/ Arquivo Nacional. Rio de
Janeiro: Arquivo Nacional, 2001. Disponível em:
https://drive.google.com/file/d/1ODoRRlYnvnnw0yA2s8DwLUsoUUCchxsS/view. Acesso em:
15/06/2019.
___________. Arquivo Nacional. Conselho Nacional de Arquivos Classificação, temporalidade

e destinação de documentos de arquivo; relativos às atividades-meio da administração
pública. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2001. Disponível em:
<https://drive.google.com/file/d/1ODoRRlYnvnnw0yA2s8DwLUsoUUCchxsS/view?usp=sharing
> Acesso em junho de 2019
___________. Arquivo Nacional. Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de

Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. Disponível em: <
http://conarq.arquivonacional.gov.br/images/publicacoes_textos/dicionrio_de_terminologia_arquiv
istica.pdf> Acesso em: junho de 2019.
___________. Conselho Nacional de Arquivos. Modelo de requisitos para sistemas

informatizados de gestão arquivística de documentos e-ARQ Brasil. Rio de Janeiro: Arquivo
Nacional, 2009. Disponível em: <http://www.siga.arquivonacional.gov.br/images/publicacoes/e-
arq.pdf> Acesso em: junho de 2019
BUENO, Danilo André. Mapeamento de fluxos documentais como elemento de identificação

arquivística no âmbito da gestão de documentos / Danilo André Bueno. – 2013. Disponível em:
<
http://www.ci.uff.br/ppgci/arquivos/Dissert/2013/DANILO%20ANDR%C3%89%20BUENO.pdf
> Acesso em: junho de 2019.
JARDIM, J. M. . O conceito e a prática da gestão de documentos. Acervo (Rio de Janeiro), Rio

de Janeiro, v. 2, n. 2, p. 35-42, 1987. Disponível em: < https://simagestao.com.br/wp-
content/uploads/2016/02/O-Conceito-e-a-Pratica-de-Gestao-de-Documentos.pdf> Acesso em:
junho de 2019
___________. Caminhos e perspectivas da gestão de documentos em cenários de

transformações. Acervo, Rio de Janeiro, Disponível em:
<http://revista.arquivonacional.gov.br/index.php/revistaacervo/article/view/607/640> Acesso em:
junho de 2019.
ROUSSEAU, Jean-Yves, COUTURE, Carol. O lugar da arquivística na gestão da informação. In:

Os fundamentos da disciplina arquivística. Lisboa : Dom Quixote, 1998.
UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE. Breve Histórico da CAR. Niterói – RJ.

Disponível em: < http://arquivos.uff.br/breve-historico-da-car/ > acesso em junho de 2019.
___________. Diretrizes e Recomendações. Niterói – RJ. Disponível em: <

http://arquivos.uff.br/diretrizes-e-recomendacoes/> acesso em junho de 2019.
45
___________. Estrutura Administrativa da CAR. Niterói – RJ. Disponível em:

<http://arquivos.uff.br/estrutura-administrativa/> acesso em junho de 2019
___________. Formulários. Niterói – RJ. Disponível em: < http://arquivos.uff.br/formularios/>

acesso em junho de 2019.
___________. Normas da UFF. Niterói – RJ. Disponível em: < http://arquivos.uff.br/normas-da-

uff/> acesso em junho de 2019.

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UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE – UFF

INSTITUTO DE ARTE E COMUNICAÇÃO SOCIAL - IACS

PROGRAMA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS

Trabalho final apresentado à disciplina Gestão de

Professora: Lucia Maria Velloso de Oliveira

O presente estudo visa analisar o Arquivo Geral da Universidade Federal Fluminense

Um programa de gestão de documentos é implementado de forma que haja um

adequada, são utilizados instrumentos como a tabela de temporalidade, o plano de

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A segunda componente do programa diz respeito à classificação e à recuperação da

Outro instrumento de um Programa de Gestão de Documentos é plano de

O código de classificação de documentos de arquivo é um instrumento de trabalho

Faz-se mister considerar então que a classificação é uma das ferramentas

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A terceira e última componente do programa centra-se na proteção e na conservação da

Os planos de conservação e preservação dos arquivos são estruturados a partir da

Chamamos a atenção para o facto de todas as fases do programa serem amplamente

2. O ARQUIVO CENTRAL DA UFF

Av. Prefeito Silvio Picanço, 1565, Charitas, Niterói, RJ, 24360-030

O Arquivo Geral (AG) da Universidade Federal Fluminense foi criado em 19 de

• Promover políticas de informações arquivísticas na UFF por meio do Sistema de

• Divulgar o acervo, os produtos e os serviços da Coordenação.

Dessa forma, a Coordenação de Arquivos da UFF é responsável pela gestão da Seção

 Planejar, treinar, orientar e supervisionar os procedimentos de transferência dos

 Organizar, conservar e preservar os documentos de valor permanente provenientes

 Supervisionar projetos voltados para documentos textuais de valor permanente,

A Seção de Arquivo Permanente tem ainda, como citado anteriormente, o Setor de

 Higienizar e restaurar documentos;

Já, o Setor de Arquivo Especial, foi criado em 1994 e “é responsável pelo

 Orientar e supervisionar os procedimentos para a organização e/ou recolhimento

3. O PROGRAMA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS

3.1 Plano de Classificação

O Código de classificação de documentos de arquivo para a administração pública:

Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às atividades-meio da

Parte I - Plano de Classificação da CONARQ , segundo o manual de

1 – O CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO:

As classes principais correspondem às grandes funções desempenhadas pelo órgão.

Note-se que os códigos numéricos refletem a subordinação dos subgrupos ao grupo,

O Código de classificação de documentos de arquivo para a administração pública:

1.1 – CLASSE 000 – ADMINISTRAÇÃO GERAL9.

Nesta subclasse incluem-se os documentos relativos aos direitos e obrigações dos

de assuntos que não possuam classificação específica no Código de classificação de

990 – ASSUNTOS TRANSITÓRIOS

– organizar internamente cada pasta, separando os documentos referentes a cada

c) ARQUIVAMENTO: consiste na guarda do documento no local devido (pasta

4. Fixar cuidadosamente os documentos às capas apropriadas com prendedores

. INSTRUÇÕES PARA PREENCHIMENTO:

Parte II - Código de Classificação de Documentos de Arquivo Relativo às

CLASSE 200 – PESQUISA

CLASSE 300 – EXTENSÃO

CLASSE 400 – EDUCAÇÃO BÁSICA E PROFISSIONAL

490 – Outros assuntos referentes à educação básica e profissional

CLASSE 500 – ASSISTÊNCIA ESTUDANTIL

CLASSE 600 – (vaga)

CLASSE 700 – (vaga)

CLASSE 800 – (vaga)

3.2 Tabela de Temporalidade

A tabela de temporalidade é um instrumento de gestão documental, que resulta do

1.1. Tabela de temporalidade para atividades- meio de acordo com o Arquivo

1.1.1 Temporalidade e destinação de documentos de arquivo relaivos às atividades-

 Configurações da tabela de temporalidade

a) Órgãos que possuem arquivo central e contam com serviços de arquivamento

 .Metodologia para elaboração