ESTUDIO DE CASO AA4

Informe de Auditoría Interna

 No. de Auditoría Fecha de auditoría No. de páginas
01 de 2016 4 al 9 de febrero de 2016 4
Equipo Auditor: Auditor Líder: ABCDE
Equipo de auditores internos de calidad: Mónica Camargo, Martha Mantilla, Mauricio Pilonieta,
Hernando Gutiérrez, Carlos Pérez, Rene Serrano.

Observadores: Zuly Martínez, Edward Escobar

Objetivo:
Determinar el grado de conformidad del Sistema de Gestión de la Calidad con los criterios de Auditoría (ISO
9001, documentos, requisitos contractuales, requisitos legales y reglamentarios, etc.).

Alcance:
El Sistema de Gestión de la Calidad de la ENEO.

Criterios de Auditoría:
Norma ISO 9001:2015, Sistema de Gestión de la Calidad de la ENEO.

Numeral
Descripción del Hallazgo Clasificaci Según Recomendaciones y/o
ón norma ISO Concepto Personal
Proceso 9001:2015
Se cuenta con un mecanismo de control de 4.2.3
documentos internos y
externos “Lista de Documentación del m
Procesos de SGC”, actualmente no se ha implementado
Dirección la herramienta de control.
Se detecta que no en todos los casos se 4.2.4 La organización debe
cuenta con la identificación y formatos
estandarizados de los registros utilizados para planificar,
el control de la operación de los procesos m implementar y
(ejemplo: “inscripción de los proyectos de controlar los procesos
investigación” algunos registro no contaban necesarios para
con títulos.
cumplir los requisitos
Procesos de para la provisión de
Dirección productos y servicio
Contrario al procedimiento normativo 4.2.4 La información
“Control de Documentos y Registros” no se
tiene definido los criterios para la retención, documentada
conservación y disposición final de los m requerida por el
registros (ejemplo: expedientes de personal) sistema de gestión de
la calidad y por esta
Procesos de Norma Internacional
Dirección se debe controlar
 5.5.2 Ausencia de un
documento de
procedimiento para el
Se detecta falta de manejo de la control de
documentación del Sistema de Gestión de
la Calidad en el personal. documento.
Ejemplos
*Ausencia de la firma
Ubicación del “Modelo de Identificación de autorizada de los
Procesos” e Indicadores Clave para la M
medición de los procesos y objetivos de modelos de procesos.
calidad documentado en el manual de
planeación de la calidad. *Incumplimiento de
Mecanismos para realizar cambios de
documentos, registros de servicios no
una fecha de
conformes y aplicación de acciones documentos
Procesos de correctivas y preventivas definidos en los
Dirección procedimientos normativos.
5.5.3 Conservar la
O información
documentada para
tener la confianza de
Se recomienda generar evidencia de los que los procesos se
acuerdos definidos en las juntas realizadas en
Procesos de los distintos procesos, así como el realizan según lo
Dirección seguimiento a los mismos planificado.
6.2.2 Cuando se deben
m analizar y evaluar los
resultados del
seguimiento y la
medición. La
organización debe
conservar la
información
Se tiene documentado en la Matriz de documentada
Competencia el mecanismo para la medición apropiada como
Proceso de de la competencia de los funcionarios de la
Servicios ENEO, sin embargo no se muestra evidencia evidencia de los
administrativos de su aplicación. resultados
7.2.1 La información
La coordinación de investigación cuenta con documentada de
un registro de control y seguimiento de los origen externo, que la
proyectos de Investigación “Relación de
Proceso de Proyectos de Investigación Realizados por
organización
Registro Profesores de la ENEO” en el cual se m determina como
Aprobación y identifican los nombres de los proyectos, necesaria para la
Seguimiento integrantes, estatus, fechas de inicio y
de Proyectos planificación y
término, este mismo no esté referenciado en
de el procedimiento operativo siendo este un operación del sistema
Investigación registro básico de control. de gestión de calidad.
Proceso de En el semestre que inició el 2 de febrero de 7.2.2 La organización debe
Servicios 2016 se identificó que a la fecha no era
impartida la asignatura de “Proceso de Salud asegurarse de que,
Académicos
y Enfermedad en el Niño” y el registro de cuando se cambien
“Asignación de horario” de ésta no estaba m los requisitos la
firmado, cuando el procedimiento gestión y información
control de la operación del curso PSA =%
establece esta actividad como previa al inicio documentada
del curso. pertinente sea
modificada y que las
personas pertinentes
sean conscientes de
los requisitos
 modificados.
En el desarrollo del plan de estudios de 7.3 La organización debe
“Administración de los servicios de
Enfermería” no se obtuvo la evidencia que identificar, revisar y
establece el procedimiento PSA 01 Rev.0. de controlar los cambios
acuerdo a lo siguiente: hechos durante el
 Falta la identificación del desarrollo desarrollo de los
de éste.
 Existe la firma de recibido en 2015 productos y servicios
por parte de la sede, sin haber sido m o posteriormente en
aprobada la liberación de este plan de la medida necesaria
estudios.
 Falta las firmas o constancias de la para asegurarse que
revisión hecha por el grupo curricular. no haya un impacto
 Falta las firmas o constancias de la adverso en la
verificación hecha por la jefatura conformidad con los
correspondiente.
 Evidencia de entrega del plan de requisitos
estudios de administración de los
servicios de Enfermería al H. Consejo
Técnico de la ENEO para su
validación y emisión del dictamen
correspondiente.
Proceso de  Falta de identificación de los cambios
Servicios realizados al plan de estudios.
Académicos
7.4 La organización debe
m
determinar y aplicar
criterios para la
evaluación, la
selección, el
seguimiento del
desempeño y la
Proceso de No se mostró la aplicación de la Evaluación
Servicios reevaluación de los
de Proveedores de acuerdo a los establecido
Administrativo en el Manual de Gestión de la Calidad MGC proveedores
s 01. externos.
El manual de Planeación de la Calidad y el 7.5.1 Mantener información
procedimiento de Gestión y control de la operación
del curso PSA 05, mencionan al formato “Check list
documentada para
de Supervisión de Plan Académico”, como uno de apoyar la operación
los mecanismos para evidenciar el control del
m
de sus procesos.
proceso de Servicios Académicos y de la asistencia
Proceso de de los profesores, tanto en aula como en los
Servicios campos clínicos o sedes, sin embargo no se
Académicos encontraron registros de éste
Proceso de Se cuenta con la identificación de 8.5 *
Incumplimiento en la
Dirección problemáticas o situaciones de mejora en los
servicios proporcionados, sin embargo, no se jornada de atención
han generado las correcciones o acciones del servicio del
correctivas o preventivas para su solución. alumnado.
Ejemplos:
En el área de servicios Escolares de
Posgrado solo se cuenta con una persona *Organizar el horario
M
para la atención, afectando así el servicio a de atención, para no
los alumnos en el turno de la tarde y en los afectar el turno de la
casos de ausencia del personal.
De acuerdo al reporte del SGC de la tarde.
Secretaria Administrativa de Julio a diciembre
de 2015 “Medición y Análisis de Indicadores *Atender la
del Proceso de Presupuestos” se detecta una reclamación de un
baja en los tramites aceptados ante la Unidad
de Procesos Administrativos (UPA) en el mes cliente, si en el SGC
de noviembre por un incremento en las se determina que
solicitudes incompletas. todas las
contestaciones se
hacen por escrito.
 CONCLUSIÓN DE LA AUDITORÍA:

Considerando el periodo de implantación del SGC de la ENEO que se oficializó en el mes de enero de 2016, los
involucrados en este ejercicio mostraron gran apertura y participación en la auditoría, aún cuando se presentaron
situaciones ajenas como la carencia de energía eléctrica, que provocó la reprogramación de los tiempos planeados
ocasionando que las áreas Sistemas, Servicios Generales, Desarrollo de las Tecnologías Aplicadas a la Educación,
Coordinación de Metodología, Materiales y Medios Educativos SUA quedaran pendientes por revisar, las cuales serán
auditadas en el siguiente ejercicio de Auditoría Interna.

Continuando la tendencia y el involucramiento mostrado por el personal en la etapa de implantación, se considera el

logro en la eficacia del mismo de acuerdo a los tiempos establecidos para su ejecución.

Líder Auditor: ABCDE

(Nombre y firma)

CLASIFICACIÓN:
M = No Conformidad Mayor
m = No Conformidad Menor
O = Observación o Área de Mejora

F04 PDI02 Rev.0 NOTA: De ser necesario utilice anexos