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1.- DEFINICIÓN
El rol de pago es un documento contable de carácter interno también denominado nomina, en
el que se registran los valores que constituyen los Ingresos (sueldos, horas extras, comisiones,
bonos, etc) y las deducciones (IESS, préstamos hipotecarios, quirografarios, anticipos y
préstamos a la compañía, etc) para el trabajador por concepto de remuneraciones. Para la
empresa estos rubros representan gastos o costos según sea el caso, obligaciones con los
trabajadores y con terceros. Estos valores deberán ser entregados por lo general en forma
mensual al trabajador, en pago por sus servicios prestados dentro de la institución.
2.- IMPORTANCIA
Es importante porque constituye un documento de soporte para el desembolso de dinero por
parte de la empresa y un registro de las remuneraciones percibidas por el trabajador. Sin este
documento, no se podría determinar en forma precisa y oportuna los ingresos y deducciones
del trabajador, por lo tanto no se podría registrar contablemente todos los conceptos que
forman parte de las Remuneraciones.
Rol de Pago Departamento Administrativo.- Constan todos los empleados que laboran en
Gerencia, Secretaria, Contabilidad, Administración.
Rol de Pago Departamento de Ventas.- Constan todos los empleados que laboran en Ventas,
ejecutan la actividad de ventas, ya sea en forma interna (almacén), como también por medio de
vendedores que laboran fuera de la empresa.
Roles Generales.- Son aquellos en los que constan todos los empleados y trabajadores que
laboran en una empresa. Estos son elaborados en forma mensual y son realizados en aquellas
empresas o instituciones que no tienen un gran número de personal, clasificados en:
Administración.
Ventas.
Mano de Obra Indirecta
Mano de Obra Directa.
Datos generales
En la estructura de los datos generales se especifica todo acerca del empleado u obrero de
una empresa como:
Numero de orden o código de los trabajadores.
Nombres completos de cada uno de ellos.
Cargos que desempeñan dentro de la empresa.
Número de días trabajados.
Ingresos
Dentro de este amplio rubro se encuentran aquellas supuestas entradas de dinero que el
trabajador recibiría por concepto de prestación de servicios entre las cuales tenemos el sueldo
base, las horas extras, las comisiones y los bonos.
Sueldo.- Es la remuneración mensual que percibe el empleado por aplicación de la ley, o por
acuerdo entre las partes (empleador y empleado). Los sueldos y salarios se estipularán
libremente, pero en ningún caso podrán ser inferiores a los mínimos legales.
Comisiones.- Es un tipo de ingreso que reciben los empleados de actividades especificas como
ventas y cobranzas, a quienes el empleador les reconoce una retribución adicional que varía en
base a su capacidad de gestión para vender o para comprar. Generalmente este rubro está
pactado en base a porcentajes. De acuerdo a lo que señala el art. 95 del código de trabajo,
este rubro igualmente forma parte de la remuneración total del trabajador y como tal es un
elemento de la base imponible de aportación al IESS.
Deducciones
Se entiende por deducciones todos aquellos montos de dinero restados del ingreso del
trabajador, ya sea mensual, semanal u ocasionalmente, para atender compromisos que los
trabajadores voluntariamente han adquirido como (préstamos hipotecarios, quirografarios,
compañía y los comisariatos) o que la normativa legal les impone como ( IESS, Impuesto a la
Renta y las Retenciones Legales)
Tasa de Interés
La tasa de interés que se concederá para los préstamos hipotecarios, fluctúa de acuerdo con el
plazo, tomando como referencia la Tasa Activa Efectiva Referencial del Segmento de Vivienda
publicada por el Banco Central del Ecuador, considerando los plazos máximos de pago. La
tasa se reajustará cada 180 días.
Préstamo Quirografario.
El Biess concede préstamos quirografarios a sus afiliados y dependiendo de la capacidad de
pago podrá solicitar un monto hasta de 80 salarios básicos unificados del trabajador en
general. ($ 27,200)
El monto máximo que se otorga al afiliado se define en función de la suma de valores de Fondo
de Reserva y de Cesantía que mantenga el beneficiario a la fecha de la solicitud del crédito.
El préstamo Quirografario es destinado para que los afiliados o jubilados, sujetos de crédito,
puedan obtener recursos para solventar sus necesidades de consumo.
Financiamiento destinado para:
Pago de deuda
Compra vehículo
Gasto para viajes
Inversión para educación (propia o familiares)
Adquisición de enseres domésticos
Gastos de salud
Arreglo de vivienda
Monto y Financiamiento
Dependiendo de su capacidad de pago (según su sueldo de aportación) podrá solicitar un
monto de hasta 80 salarios básicos unificados del trabajador.
Plazo Máximo
Hasta 5 años.
Tasa de Interés
La tasa de interés que se concederá al préstamo quirografario actualmente es del 9.75%
anual. La tasa de interés de los créditos será reajustada trimestralmente.
Préstamos y/o Anticipos CIA.
Todo trabajador tiene derecho a pedir anticipos durante el mes o también llamado como el
pago quincenal que reciben a mediados del mes, (los montos dependerán de las políticas de
cada empresa). Estos anticipos serán descontados en su siguiente remuneración.
De igual manera muchas empresas otorgan préstamos a sus trabajadores por un tiempo
estipulado, sin una tasa de interés, cuyos valores serán descontados mensualmente del rol de
pagos.
Impuesto a la Renta
Es el valor mensual a pagar por concepto de impuesto a la renta, que el patrono retiene a los
trabajadores que han superado la base imponible anual, una vez restados los gastos
personales deducibles.
Para determinar la base imponible de los ingresos del trabajo en relación de dependencia se
tomaran en cuenta los ingresos ordinarios y extraordinarios que se encuentren sometidos al
impuesto menos el valor de los aportes personales al IESS.
Base Imponible= Ingresos Gravables - Deducciones
Ingresos Gravables
Remuneraciones: sueldo o salario
Comisiones, bonificaciones o gratificaciones
Horas Suplementarias y/o Extraordinarias
Subsidios
Gastos de representación
Vacaciones
Utilidades.
Deducciones
Aporte Personal IESS (9.35%)
Tercera Edad
Discapacitados
Gastos Personales
Salud
Educación
Vivienda
Vestimenta
Alimentación
Las personas naturales podrán deducirse sus gastos personales sin IVA e ICE, hasta:
La deducción de gastos personales puede ser hasta 50% del total de tus ingresos gravados,
sin que supere el límite establecido para este año, que es $13,533.
También los de su cónyuge e hijos menores de edad o con discapacidad, que no perciban
ingresos gravados y que dependan del contribuyente.
Otras Deducciones
En este rubro están las deducciones que se les hace al trabajador y que no constan en el rol de
pago como los son las retenciones judiciales por concepto de pensión alimenticia, la cual es
emitida al empleador por parte de un juzgado donde se manifiesta que obligatoriamente se
deducirá la cantidad estipulada mensualmente.
Y por concepto de comisariato ya que existen muchas empresas que contratan ciertos
supermercados para que sus trabajadores acudan a ellos en caso de que tengan alguna
necesidad y no se encuentren con efectivo. Este valor será remitido a la empresa la cual se
encargara de deducirlo de los ingresos mensuales del trabajador
Totales
Es la sumatoria de los ingresos del trabajador, así como de las deducciones realizadas, para
de esta manera obtener el valor o diferencia a ser cancelada por la empresa.
Para efectos de registros contables, es impredecible conocer los totales por departamento y
por cada rubro, así como también el total general.
Firmas de Responsabilidad
Para dejar constancia de los valores recibidos por parte del trabajador, así como también de
aquellas personas que elaboraron, revisaron, autorizaron, contabilizaron el respectivo rol.
De esta manera se estará dando un sello de autenticidad a un documento interno de la
empresa.
Vacaciones.
Las vacaciones laborales anuales es un derecho que tiene todo trabajador a que el empleador
le otorgue un descanso remunerado.
Tienen derecho a las vacaciones los trabajadores que han cumplido un año de trabajo para el
mismo empleador, en caso de salir del trabajo antes de cumplir el año de servicio debe
cancelarse al trabajador la parte proporcional a las vacaciones no gozadas.
Todo trabajador tendrá derecho a gozar anualmente de un período ininterrumpido de 15 días
de vacaciones, incluidos los días no laborables. Quienes hubieren prestado servicios más de
cinco años al mismo empleador, gozarán adicionalmente de un día de vacaciones por cada uno
de los años excedentes. Art.69 Código de Trabajo.
El trabajador podrá no hacer uso de las vacaciones hasta por tres años consecutivos, a fin de
acumularlas en el cuarto año. Art.75 Código de Trabajo
Forma de Cálculo de vacaciones:
La forma de calcular el pago de las vacaciones, consiste en dividir la remuneración
recibida (Sueldo + Horas Extras + Comisiones + Otras retribuciones Accesorias
Permanentes) durante el año de servicio para veinticuatro (24).
Vacaciones Proporcionales
En caso de que el trabajador no complete el año con el mismo empleador, esté cancelara hasta
dicho tiempo el valor acumulado por concepto de vacaciones en el momento de la renuncia o
despido por parte del empleado.
Existen dos formas para el cálculo cuando un trabajador ha laborado menos de un año:
Ejemplo: Supongamos que el sueldo mensual es de “x” persona es de $294,00; y que esta
persona solo laboro 297 días.
Una de las formas para el cálculo es usando una regla de 3. Si 360 días corresponden a 15 días
de vacaciones, ¿Cuántos días corresponden a 297 días trabajados. Lo que nos quedaría como
(15 x 297)/360 = 12.375 días. Este valor lo dividimos para 30 dias = 9.8 y lo multiplicamos x
12.375= $ 121,28.
Otra de las formulas que utilizamos es (Sueldo básico x Días trabajados)/ 720 = $121,28
Fondos de Reserva
Los Fondos de Reserva del IESS, son un beneficio, al que tienen derecho todos los
trabajadores en relación de dependencia, después de su primer año de trabajo.
El trabajador o servidor público con relación de dependencia, tendrá derecho al pago mensual
del Fondo de Reserva por parte de su empleador, en un porcentaje equivalente al ocho coma
treinta y tres por ciento (8,33%) de la remuneración mensual unificada, o lo mismo que significa
que el empleador se obliga a cancelar el valor equivalente a un sueldo anual.
El “Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social”(IESS) es recaudador del Fondo de Reserva de
los empleados, obreros, y servidores públicos, afiliados al Seguro General Obligatorio, que
prestan servicios por más de un (1) año para un mismo empleador, de conformidad con lo
previsto en el Código del Trabajo.
A partir del mes de agosto del 2009, el empleador pagará por concepto de fondo de reserva de
manera mensualidad y directa a sus trabajadores, conjuntamente con el salario o
remuneración, un valor equivalente al ocho coma treinta y tres por ciento (8,33%) de la
remuneración de aportación.
El afiliado puede solicitar a través del aplicativo informático que el pago del fondo de reserva no
se le entregue directamente, en ese caso el empleador depositará en el IESS, mensualmente,
el ocho coma treinta y tres por ciento (8,33%) de la remuneración de aportación, conjuntamente
con la planilla mensual de aportes.
Contabilizaciones
Como punto final de todo este proceso, es el registro de las cuentas deudoras y acreedoras en
las cuales se han incurrido, para así de esta manera llevar la verdadera contabilidad dentro de
la empresa