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O primeiro contato 5
O que o Excel faz 5
Iniciando o programa 5
A janela do Excel 5
Pastas de trabalho, planilhas e células 7
Fórmulas e funções 7
Obtendo ajuda 7
A primeira planilha 9
Salvando uma pasta de trabalho 11
Abrindo uma pata de trabalho 12
Nova pasta de trabalho 13
Modos de visualização 14
Seleção 15
Recorte, cópia e colagem 15
Movendo dados por arraste 16
Inserindo linhas e colunas 16
Impressão 16
Formatando planilhas 18
O digitado e o exibido 19
Formatação de valores 20
Texto 21
Alinhamento 22
Fonte 22
Bordas 23
Padrão de preenchimento 24
Formatação de colunas 25
Formatação de planilhas 25
Estilos 25
AutoFormatação 26
Desenhos 27
Fórmulas e Funções 29
Operadores matemáticos 29
Escrita correta de fórmulas 30
Inserindo funções numa fórmula 30
Soma 31
2
Média aritmética 31
Função SE 32
Uso do dois pontos e do ponto e vírgula33
Copiando fórmulas 34
Referência absoluta e relativa 35
Gráficos 35
Etapas de criação de um gráfico 35
Formatando o gráfico 39
Editando o gráfico 42
Escolha do tipo do gráfico 43
Gerenciando dados 43
Classificação 44
Filtragem 45
Formulários 47
Subtotais 47
Validação de dados 48
Estrutura de tópicos 50
Tabelas dinâmicas 52
Importação de dados 54
Ferramentas 56
Desfazer e repetir 56
Localizar e substituir 56
Ferramentas de verificação 57
Proteção de dados 59
Atingir metas 61
Cenários 62
Auditoria 64
Macros 64
Complementos 65
Modelos 65
Salvando para a Internet 66
Mesclagem de células 67
Nomes para células 67
Comentários 68
Formatação com pincel 68
Formatação condicional 68
Seqüências e listas 69
Operações com datas e horas 70
Congelamento de painéis 71
3
Divisão de janela 72
Personalização do ambiente 73
Barras de ferramentas 73
Personalização de barras e menus 73
Opções 74
Instalação do Office 75
4
O primeiro contato
Neste primeiro momento
vamos saber o que o Excel faz,
conhecer os elementos da sua
janela e aprender os conceitos
básicos no trabalho com
planilhas eletrônicas.
O Excel faz parte do pacote Office da Microsoft e
atualmente é o software de planilha eletrônica
mais popular do mercado. As planilhas
eletrônicas agilizam muito todas as tarefas que
envolvem cálculos e segundo as pesquisas, são o
aplicativo mais utilizado nos escritórios do
mundo inteiro.
5
Iniciando o programa
O Excel pode ser iniciado como qualquer outro
programa do ambiente Windows. A maneira mais
comum é usar o ícone criado no menu Programas.
Faça assim:
1. Clique no botão Iniciar da Barra de
Tarefas.
2. Aponte o menu Programas.
3. Clique no ícone Microsoft Excel.
O Windows permite iniciar um programa de
vários outros modos. Por exemplo: através
comando Executar..., através da pasta Meu
Computador, clicando em atalhos, etc..
A janela do Excel
Se você observar outros softwares do pacote
Office da Microsoft vai perceber que a janela do
Excel tem semelhanças com as janelas do Word,
do PowerPoint ou do Outlook. Na configuração
padrão você vai encontrar os seguintes itens: a
barra de título, a barra de menus, a barra de
ferramentas padrão, a barra de formatação, a
barra de fórmulas, a barra de status, a área da
planilha, barras de rolagem e guias de planilhas.
6
Figura 1 Janela do Excel
Barra de título:
Contém o menu Controle, o nome do
documento ativo, o nome do programa e os três
botões: minimizar, maximizar e fechar.
7
Barrade formatação : Contém botões para os
comandos de formatação de planilhas mais
usados.
Barra de fórmulas:
Na barra de fórmulas é mostrado
o conteúdo da célula selecionada tal como ele foi
digitado, que em muitos casos é diferente do que
é exibido na planilha.
Barras de rolagem :
Permitem movimentar a área da
planilha para visualizar células que estejam fora
do campo de visão.
8
Não confunda pasta de
trabalho do Excel com
pasta do Windows.
Note: os botões minimizar, maximizar e
fecharaparecem duas vezes na Área de
Trabalho do Excel. Os botões que ficam
na barra de título agem sobre o Excel.
Os botões que ficam na barra de menus
ou na área de planilhas agem sobre a
pasta de trabalho ativa.
Fórmulas e funções
O Excel tem uma grande capacidade de
automatizar cálculos graças às fórmulas e
funções.
Fórmulas.As fórmulas dão o poder de cálculo às
planilhas eletrônicas. Você insere fórmulas numa
célula começando a linha com um sinal de igual
(=). As fórmulas podem buscar dados em outras
células para calcular um resultado. Por exemplo:
se você quer exibir na célula A3 a soma dos
valores colocados nas células A1 e A2, digite na
célula A3 a fórmula =A1+A2.
Funções: Em muitos casos, você monta uma
fórmula usando as quatro operações básicas da
Matemática. Para os cálculos mais elaborados o
Excel tem uma coleção de funções prontas para,
livrando o usuário de ter que quebrar a cabeça
10
com procedimentos complexos. Funções são
procedimentos que o Excel utiliza nas fórmulas.
São exemplos de funções: cálculo de média,
operações matemáticas avançadas, cálculo de
juros, testes lógicos, cálculos estatísticos, etc..
Obtendo ajuda
Há vários caminhos para conseguir ajuda sobre o
funcionamento do Excel. Você pode usar a
documentação disponível no computador,
recorrer a materiais impressos e digitais ou
buscar socorro na Internet.
A Ajuda do programa
Clique no menu Ajuda e no comando Ajuda do
Microsoft Excel.
11
Na janela de Ajuda há três guias, cada uma com
um modo diferente de consulta. Clique numa das
guias: Conteúdo, Assistente de resposta ou Índice.
Dê um duplo clique sobre um conteúdo para
visualizar suas sub-divisões.
O Assistente do Office
13
O que é isto?
Use também o botão
Oque é isto?
Na Internet
Clique em Ajuda e em Office na Web. Se o
computador estiver conectado à Internet será
aberto um endereço da Microsoft sobre o Office.
14
Figura 3. Menu Ajuda.
A primeira planilha
Neste capítulo vamos criar
uma planilha simples para
mostrar o funcionamento
básico do Excel. Não vamos
nos preocupar neste momento
com detalhes de formatação ou
com recursos mais sofisticados.
doméstico
15
Com esta planilha você poderá controlar o seu
caixa doméstico ou sua conta bancária, por
exemplo. Mas já que o objetivo das planilhas
eletrônicas é simplificar a nossa vida deixaremos
aos cuidados do Excel todos os cálculos. Esta é a
diferença entre uma simples tabela e uma
planilha. A planilha calcula. Vamos começar.
1. Inicie o Excel com uma pasta de
trabalho nova.
2. Clique na guia da planilha 1 para
deixá-la ativa.
3. Clique na célula A1 para deixá-la
ativa.
4. Digite o título da planilha na célula
A1: Controle de orçamento
doméstico - janeiro/2000.
16
6. Repita o procedimento nas células C3, D3
e E3, digitando em cada uma os textos:
Crédito, Débito e Saldo, respectivamente.
7. Clique na célula A4. Digite a data
01/01/2000.
17
12. Nascélulas E6, E7, E8, etc. você também
digitará fórmulas. Na célula E6 digite
=E5+C6-D6. Na célula E7 digite
=E6+C7-D7. Nas demais células de saldo
siga a mesma lógica.
13. Vamos agora calcular o total de créditos
do mês. Usaremos a função SOMA do
Excel. Digamos que você fez dez
lançamentos no seu controle de conta
corrente. Clique na célula C15 e digite:
=SOMA(C5:C14). Na célula C15 você terá
o total de créditos do mês.
14. Para
calcular o total de débitos do mês
usaremos novamente a função SOMA.
Clique na célula D15 e digite
=SOMA(D5:D14).
Pronto. Sua primeira planilha está criada. Se
você não entendeu alguma etapa do processo
não se preocupe, mais adiante veremos com
detalhes as operações que executamos e os
meios de melhorar a planilha.
18
Figura 4 Planilha de controle de orçamento doméstico
19
1. Escolha o menu Arquivo e a opção
Salvar como... Surgirá a caixa de
diálogo Salvar como
2. No campo Salvar em selecione a
pasta em que você quer arquivar
seu documento. Geralmente o
Excel está configurado para usar a
pasta Meus Documentos como padrão.
Abaixo do campo Salvar em você vê
o conteúdo da pasta selecionada.
3. No campo Nome do arquivo digite o
nome da sua pasta de trabalho. O
Excel dá uma sugestão de nome.
4. No campo Salvar como tipo você deve
escolher o formato em que será
gravado o arquivo. A opção Pasta de
trabalho do Excel é a escolha mais
comum.
5. Por último, clique em Salvar.
20
Use também o botão
Salvar da barra
padrão
21
Abrindo uma pata de trabalho
Para abrir pastas de trabalho gravadas faça
assim:
1. No menu Arquivo escolha Abrir...
Surgirá a caixa Abrir.
2. No campo Examinar selecione a
pasta que contém o documento
desejado. Abaixo deste campo é
exibido o conteúdo da pasta
selecionada.
3. No campo Nome do arquivo digite o
nome da pasta de trabalho ou
clique no nome exibido na lista.
4. No campo Arquivos do tipo você pode
escolher que tipo de arquivos
aparecerão na caixa de arquivos
disponíveis.
5. Finalize clicando em Abrir.
22
Use também o botão
Abrir da barra padrão.
24
Use também a cortina
de Zoom da barra
padrão.
Modos de visualização
O Excel tem vários modos de exibir os dados de
uma planilha. Vejamos quais são e quando usá-
los. Os modos de visualização são escolhidos no
menu Exibir.
Normal
O modo normal é ideal para você trabalhar na
sua planilha. Ele exibe a planilha como uma
grande tabela
Zoom
O comando zoom controla o afastamento ou
proximidade com que as células são exibidas na
tela. O comando zoom imita as lentes
fotográficas zoom que aproximam ou afastam os
objetos dos nossos olhos. Use uma porcentagem
de zoom confortável para você, mas lembre-se: o
tamanho dos objetos na tela não é
necessariamente o tamanho com o que o objeto
será impresso.
25
Pré-visualização das quebras de Página
Planilhas grandes ocupam várias páginas ao
serem impressas. No modo pré-visualização de
quebras de página você vê e controla como a
planilha vai ser paginada para impressão.
Tela cheia
A opção Tela cheia oculta boa parte dos
elementos da janela do Excel permitindo que a
área de planilha fique o mais ampla possível.
Pré-visualização de impressão
Este modo permite ver como ficará a planilha
impressa. Para acessá-lo vá ao menu Arquivo e
clique em Pré-visualização de impressão.
26
use a guia de planilhas localizada abaixo da área
de planilha.
Seleção
Antes de executar um comando no Excel
precisamos definir quais células serão atingidas
pelos efeitos do comando. Uma célula
selecionada fica realçada para diferenciar-se das
outras células. Há várias maneiras de selecionar
no Excel. Para selecionar:
Uma célula:Clique na célula ou digite o nome da
célula na barra de fórmulas.
Uma linha:
Clique no número da linha localizado no
lado esquerdo da área de trabalho do Excel.
Uma coluna:Clique na letra da coluna, localizada
no lado superior da área de trabalho do Excel.
Um grupo contínuo de células:
se as células estão lado
a lado, clique na primeira da seqüência e depois
segure apertada a tecla SHIFT enquanto clica na
última célula do grupo.
Um grupo contínuo de linhas :
Clique no número da
primeira linha e depois segure apertada a tecla
SHIFT enquanto clica no número da última linha
do grupo. Os números das linhas ficam no lado
esquerdo da área de trabalho do Excel.
Um grupo contínuo de colunas:
Clique na letra da
primeira coluna e depois segure apertada a tecla
SHIFT enquanto clica na letra da última coluna
27
do grupo As letras das colunas ficam no lado
superior da área de trabalho do Excel.
Um grupo qualquer de células, linhas ou colunas:
Se as
células não estão lado a lado clique na primeira
célula e em seguida mantenha a tecla CTRL
apertada enquanto clica nas outras células,
linhas ou colunas do grupo.
28
Use também os botões Note: o Excel move
Copiar e Colar da
também a formatação
barra padrão
da célula.
.
29
1. Selecione as células cujos dados
serão movidos.
2. Aponte sobre as células
selecionadas de modo que o
ponteiro do mouse fique na forma
de seta padrão.
3. Arraste o conteúdo das células até
o local de destino e solte o botão
do mouse.
Note que a formatação também é movida.
30
necessárias nas fórmulas da planilha
para não gerar problemas ao usuário.
Impressão
Antes de imprimir uma planilha é preciso definir
alguns detalhes. Comece pela configuração de
página. Em seguida visualize a impressão para
ter uma prévia de como a planilha será impressa.
Por último defina a impressão propriamente.
Vejamos cada etapa:
Configurar página
No menu Arquivo clique em Configurar página...
Surgirá a caixa de diálogo correspondente.
31
Figura 8 Caixa de diálogo Configurar página
32
Use também o botão
Visualizar impressão
da barra padrão.
Número de páginas:
Defina em quantas folhas de
papel a planilha será distribuída. Escolha
corretamente para que os dados não saiam muito
pequenos ou muito grandes.
Visualizar página
Depois de configurar a página use o comando
Visualizar impressão do menu Arquivo para ter uma
prévia da impressão. Se tudo estiver correto
passe para a impressão propriamente.
Imprimir
Use o comando Imprimir... do menu Arquivo.
33
Para uma impressão
rápida clique no botão
Imprimir da barra
padrão.
34
Formatando planilhas
Vejamos como melhorar a
aparência de sua planilha. Para
isso estudaremos as opções do
menu Formatar
escolar
35
Português, Matemática, História,
etc...
8. Digite as notas que o aluno teve
durante o ano em cada bimestre.
Use valores de 0 a 10, com uma
casa decimal. Por exemplo: 7,5.
9. Na coluna de Média anual
utilizaremos fórmulas. A média
anual é conseguida somando as
notas dos quatro bimestres e
dividindo por 4. Para que o Excel
calcule a média anual do aluno em
Português digite na célula F4 a
fórmula: =(B4+C4+D4+E4)/4.
10. Nas demais disciplinas siga o
mesmo raciocínio que foi usado
para calcular a média de
Português.
Pronto. Os textos, valores e fórmulas foram
digitados. Agora vamos salvar a pasta de
trabalho e mais tarde, faremos a formatação.
Para salvar a pasta de trabalho faça assim:
1. Clique em Arquivo e no comando
Salvar como...
O digitado e o exibido
Trabalhando no Excel você verá
Na barra de fórmulas que muitas vezes digitamos um
o conteúdo da célula
valor e o Excel o exibe de modo
aparece do jeito que foi
digitado. diferente do que foi digitado. Esta
é uma das grandes vantagens do
Excel. O usuário pode digitar valores de forma
37
simplificada que o Excel se encarrega de fazer a
formatação. Veja um exemplo. Se você digitar
números em células formatadas para moeda o
resultado é o seguinte:
Você digita ... e o Excel exibe ...
1 R$ 1,00
1000 R$ 1.000,00
1,1 R$ 1,10
2,1234 R$ 2,12
Formatação de valores
Formatar valores no Excel é definir como os
números digitados serão exibidos na célula. Para
formatar os valores de uma célula faça assim:
1. Selecione a célula ou as células.
2. Clique no menu Formatar e em
Células... Surgirá a caixa de diálogo
Formatar células.
38
6. Clique em OK.
Categoria Geral
Esta é a formatação que apresenta menos
diferenças entre o digitado e o exibido. Quando
39
criamos uma planilha nova, geralmente todas as
células estão formatadas na categoria geral. Veja
alguns exemplos de valores formatados na
categoria geral.
Você e o Excel
digita ... exibe ...
1 1 Não acrescenta casas
decimais
1000 1000 Não acrescenta separador de
milhar
1.000 1.000 Não altera o separador de
milhar digitado
1,0001 1,0001 Não faz arredondamento
1,100 1,1 Elimina os zeros a direita
00001 1 Elimina os zeros a esquerda
10/01 10/jan Pode alterar a exibição de
datas.
Categoria número
A categoria número é ideal para definir quantas
casas decimais serão exibidas. Também podemos
definir se o separador de milhar será exibido e de
que forma serão exibidos os números negativos.
Veja os exemplos. Definimos 4 casas decimais,
com separador de milhar e números negativos
identificados pelo sinal de menos.
Você digita ... e o Excel exibe ...
1 1,0000
1000 1.000,0000
-1,1 -1,1000
-2,1234 -2,1234
40
Categoria Moeda
Esta categoria é indicada para trabalho com
dinheiro. Todo valor digitado na célula será
interpretado como moeda. Geralmente o número
de casas decimais é 2. O símbolo da moeda é
definido para cada país. Vamos aos exemplos:
Você digita ... e o Excel exibe ...
1 R$ 1,00
1000 R$ 1.000,00
1,1 R$ 1,10
2,1234 R$ 2,12
Categoria Data
Quando uma célula está formatada para data,
todos os valores digitados nela serão
interpretados como data. Isso as vezes leva a
resultados surpreendentes. Vamos escolher datas
no formato: 10 março, 1998. Veja os exemplos:
Você e o Excel
digita ... exibe ...
1/03 01 março, Quando não
2000 especificamos o ano o
Excel supõe que é o ano
corrente
01/03/00 01 março, Quando escrevemos 00
2000 no ano o Excel supõe que
seja 2000 e não 1900
01/13/00 01/13/00 Como não existe mês 13
o Excel não pode exibir a
data. O valor é tratado
como se fosse texto.
32 01 Quando escrevemos
fevereiro, apenas um número numa
41
1900 célula formatada para
data o Excel conta os dias
a partir de 01/jan/1900.
Neste caso, 32 nos leva
ao 32º dia contado a
partir de 1900, ou seja
01/fev/1900.
Texto
O Excel detecta automaticamente quando
digitamos texto numa célula. O que precisamos
prestar atenção é em alguns casos particulares.
Vamos fazer um resumo:
Você e o Excel porque ...
digita ... trata
como ...
1 valor Sem comentário
Um texto Sem comentário
Brasil 500 texto Quando valores e texto
se misturam, o Excel
trata tudo como texto.
01/mar/00 valor Datas são valores que
podem ser expressos
como combinação de
números e palavras.
‘123 texto Quando começamos
uma digitação com o
apóstrofo (‘) o Excel
trata a informação
como texto, mesmo
que digitemos
números.
10/13/00 texto Datas impossíveis são
tratadas como texto.
R$1,0000.0 texto Valores inseridos com
erro são tratados como
42
texto
Alinhamento
O Excel tem várias opções de alinhamento de
textos e valores da célula. Você pode optar por
alinhamento esquerdo, centralizado ou direito.
Se quiser pode girar o texto para que ele seja
exibido na vertical ou inclinado. Para definir o
alinhamento do texto da célula faça assim:
1. Selecione as células que serão
formatadas.
2. No menu Formatar, escolha Células...
43
Figura 12 Caixa de diálogo Formatar células guia
Alinhamento
Fonte
Você pode formatar a fonte da célula. Não
importa que a célula esteja preenchida com
valores ou com texto. Para formatar a fonte faça
assim:
1. Selecione as células que serão
formatadas.
2. No menu Formatar, escolha Células...
44
3. Na caixa de diálogo Formatar células
escolha a guia Fonte.
4. Defina as opções de formatação e
clique em OK.
Bordas
Quando trabalhamos no modo normal do Excel
vemos as linhas horizontais e verticais que
separam as células. Estas linhas não são
45
impressas. Clique em Arquivo e em Visualizar
impressão para ver como ficará o aspecto da
planilha impressa.
Geralmente criamos linhas horizontais e verticais
para melhorar a apresentação dos dados
impressos. Fazemos isso definindo bordas para
as células.
1. Selecione as células que serão
formatadas.
2. No menu Formatar, escolha Células...
46
Figura 14 Caixa de diálogo Formatar células guia Bordas
Padrão de preenchimento
É possível preencher uma célula com cores
sólidas ou com padrões de preenchimento. Faça
isso na guia Padrões da caixa de diálogo Formatar
células. O procedimento é semelhante ao dos
outros itens de formatação. Não esqueça de
selecionar as células primeiro.
47
Figura 15 Caixa de diálogo Formatar células guia
Padrões
Formatação de colunas
A formatação de coluna basicamente trabalha
com a largura da coluna. Para formatar uma
coluna selecione a coluna ou clique numa célula
da coluna.
48
No menu Formatar, comando
Colunas temos as seguintes
opções:
49
Formatação de planilhas
Uma pasta de trabalho tem várias planilhas. O
padrão é iniciar uma pasta nova com três
planilhas nomeadas Plan1, Plan2 e Plan3. Outras
planilhas podem ser criadas, se necessário. O
comando Planilhas do menu Formatar permite os
seguintes ajustes:
Renomear: permite mudar o nome da planilha
selecionada.
Ocultar:a planilha selecionada deixa de ser vista
na área de trabalho, embora permaneça ativa.
Geralmente ocultamos planilhas com
informações auxiliares, de menor importância ou
sigilosas.
Reexibir...:
torna visível novamente uma planilha
oculta. Clique no comando para escolher a
planilha na lista de planilhas ocultas.
Segundo plano...:
permite escolher uma imagem
decorativa para servir de fundo da planilha. A
imagem será repetida para encher a tela,
formando um ladrilho.
Estilos
Um estilo é um conjunto completo de definições
de formatação. Aplicando um etilo, num só clique
50
você define a fonte, o alinhamento, as bordas,
etc.. Os estilos economizam tempo na hora de
formatar células. O Excel traz alguns estilos
prontos. Para aplicar um estilo selecione as
células, clique em Estilo no menu Formatar. Então
use a caixa de diálogo Estilo para definir um
estilo.
AutoFormatação
A auto formatação simplifica bastante o trabalho
de formatar planilhas. Você seleciona um
conjunto de células e escolhe uma opção de auto
formatação. O Excel faz todos os ajustes de fonte,
bordas, padrões, alinhamento, etc. por você.
Para usar a auto formatação faça o seguinte:
51
1. Selecione um conjunto de células.
A auto formatação não se aplica a
uma única célula.
2. No menu Formatar clique em
AutoFormatação.
52
Figura 17 Caixa de diálogo AutoFormatação
Desenhos
A barra de desenhos do Excel permite colocar
linhas, setas, quadrados, círculos, caixas de
texto, wordart e clipart na planilha. Com isso
você pode melhorar a aparência do seu trabalho.
53
Um objeto de desenho entra na planilha numa
camada acima das células. Os desenhos e
imagens não ficam ligados a uma célula em
particular. Se o desenho cobrir uma célula
preenchida ela continua funcionando
normalmente.
55
Note que durante a seleção as células ficam com
uma cor destacada. Pronto. As colunas foram
ajustadas na largura para exibir todos os textos e
valores digitados.
Formatação de números
1. Selecione todas as células que
contém notas, inclusive as médias.
2. No menu Formatar, clique em Células
e em seguida na guia Número.
3. Defina que os números serão
formatados na categoria geral com
uma casa decimal apenas.
4. Clique em OK.
Formatação de bordas
1. Selecione as células de A3 até F10
56
2. No menu Formatar clique em Células
e em seguida na guia Bordas.
3. Defina que as células terão borda
superior e inferior fina, inclusive
internamente.
4. Clique em OK.
Formatação de padrões
1. Selecione as células A3 até F3
(Títulos das colunas)
2. No menu Formatar clique em Células
e em seguida na guia Padrões.
3. Defina uma cor clara para as
células e clique em OK.
4. Selecione as células A4 até A10
(nomes das disciplinas)
5. Volte à caixa de diálogo de Padrões
e defina outra cor clara para as
células.
57
Pronto. A planilha está formatada e com boa
aparência. Se quiser clique no menu Arquivo e em
Visualizar impressão para ver como a planilha será
impressa.
58
Fórmulas e Funções
Neste capítulo veremos como
se trabalha com fórmulas e
funções que são as
ferramentas que mais nos
ajudam nos cálculos
repetitivos.
Operadores matemáticos
O Excel usa algumas convenções da Informática
e da Matemática para escrever fórmulas. Os
símbolos usados nas operações básicas são:
Aritméticos
São usados para as operações aritméticas
básicas
Operado Nome Operação Digit Eo
r e na Exce
célul l
a exib
e
+ Sinal de Adição =2+2 4
mais
- Sinal de Subtração =3-2 1
menos
* Asterisco Multiplicaçã =2*3 6
o
/ Barra Divisão =4/2 2
normal
^ Acento Potenciação =2^3 8
Circunflex
o
59
De comparação
São utilizados para fazer comparação de valores.
Operador Nome Operação Exemplo
= Sinal de igual Igualdade A1=A2
> Sinal de Maior que A1>A2
maior que
< Sinal de Menor que A1<A2
menor que
>= Sinal de Maior ou A1>=A2
maior ou igual que
igual que
<= Sinal de Menor ou A1<=A2
menor ou igual que
igual que
<> Sinal de Diferença A1<>A2
diferente
60
de parênteses. O que está dentro de parênteses é
executado primeiro, como na Matemática.
Uso de parênteses
Na Matemática as fórmulas podem ser
representadas em duas dimensões. No Excel
escrevemos as fórmulas colocando os caracteres
em linha, usando parênteses sempre que for
necessário para definir a ordem em que as
operações serão executadas. Veja os exemplos:
Para calcular a fórmula ... Digite no Excel ...
A1 A3 A4 =A1/A2+(A3-A4)/A5
A2 A5
( B 2 B3) * B 4 =(B2-B3)*B4/(B5-B6)
B5 B 6
C1 =1-C1/C2
1
C2
61
Não deu muito trabalho porque havia poucos
números envolvidos. Mas imagine usar este
método para tirar a média de uma lista com
centenas de valores. Neste caso devemos apelar
para a função média. Vamos obter o mesmo
resultado para a média de Português se
digitarmos:
=MÉDIA(B4:E4)
A fórmula acima pode ser lida assim: Média dos
valores contidos no intervalo de células que vai
de B4 até E4.
Bem, agora que sabemos que existem funções no
Excel para facilitar nossa vida. Resta saber quais
são estas funções e como escrevê-las
corretamente numa fórmula. O Excel tem muitas
funções, cada uma com suas particularidades. É
melhor começar pelas mais usadas para depois,
aos poucos, ir conhecendo as demais funções.
Cada função tem um modo correto para ser
escrita. É o que chamamos em Informática de
sintaxe do comando. Só os comandos escritos na
sintaxe correta serão executados. Vamos agora
passar ao estudo das funções mais usadas:
SOMA, MÉDIA e SE.
Soma
A função SOMA é ótima para fazer a soma do
conteúdo de várias células. Veja no exemplo
seguinte a sintaxe da função:
62
=SOMA(A3:A10)
Podemos ler a fórmula assim: Soma dos valores
do intervalo que vai da célula A3 até a célula
A10.
Você também pode inserir a
função SOMA numa célula usando
apenas cliques de mouse. Faça assim:
1. Selecione a célula onde será
inserida a função.
2. Clique no botão AutoSoma da barra
padrão.
3. O Excel seleciona
automaticamente um intervalo de
células próximo. Se você aceitar a
sugestão conclua pressionando
ENTER.
4. Para escolher um intervalo
diferente clique na primeira célula
e arraste o ponteiro até a última
célula do intervalo desejado. As
células selecionadas ficarão
realçadas com uma moldura
animada do tipo formigas
marchando.
5. Pressione ENTER.
O Excel escreve a fórmula na célula selecionada
baseado nas informações dadas com os cliques
de mouse.
63
Média aritmética
O cálculo de média aritmética é feito pela função
MËDIA. Esta função soma todos os valores de um
intervalo e divide o resultado pelo número de
células do intervalo.
Vamos exemplificar a sintaxe da função média.
Use também o botão Para calcular a média dos valores
Colar função da do intervalo entre a célula A3 até a
barra padrão. célula A10 escreva.
=MÉDIA(A3:A10)
Uma forma prática de inserir funções é usar o
comando Função do menu Inserir. Com ele não
precisamos conhecer detalhes da sintaxe da
função. Vamos exemplificar.
1. Selecione a célula onde será
inserida a função.
2. Clique no menu Inserir e no
comando Função... Surgirá a caixa
de diálogo Colar função.
3. Escolha a função desejada e clique
em OK. Por exemplo: a função
estatística MÉDIA. Surgirá a caixa
de diálogo da função.
4. Digite as informações necessárias
para definir a função. Por exemplo:
a função MÉDIA pede o intervalo
de células. Digite o intervalo no
64
campo Núm1. Será algo como
A3:A10.
5. Conclua com OK.
65
Figura 19 Caixa de diálogo da função MÉDIA
Função SE
A função SE é do tipo lógica. Vamos estudá-la
através de um exemplo.
66
A função SE envolve três informações, também
chamadas argumentos. Vejamos quais são:
Teste lógico Verificar se a média anual é igual
ou superior a 7,0
Valor se Escrever a palavra APROVADO.
verdadeiro
Valor se falso Escrever a palavra EXAME.
67
Note: Texto deve ser
digitado entre aspas.
Copiando fórmulas
69
Vamos partir de um exemplo: o da
Use também os botões planilha Notas bimestrais. Nós
Copiar e Colar da
digitamos a fórmula para o cálculo da
barra padrão
média de Português: =MÉDIA(B4:E4).
. Temos que digitar as fórmulas das
médias de Matemática, História,
Geografia, etc. As fórmulas são quase iguais.
Neste caso podemos usar a cópia de fórmulas.
Para copiar uma fórmula faça assim:
1. Selecione a célula que será
copiada.
2. Clique no menu Editar e em Copiar.
70
Se copiarmos a fórmula em F4 para
outras células o resultado será o
seguinte:
71
Referência absoluta e relativa
Nós vimos que o Excel adapta as fórmulas
quando nós as copiamos para outras células. Por
exemplo:
Na célula C2 escrevemos a fórmula =B2*B8
Se copiarmos esta fórmula para a célula C3 o
resultado será: =B3*B9.
Esta adaptação das fórmulas copiadas nem
sempre é interessante. Vamos dar um exemplo
onde ocorrem problemas.
72
Num caso desses é melhor escrever $B$8 em vez
de B8. O símbolo cifrão faz com que a
identificação da célula não se altere se movermos
ou copiarmos a fórmula.
Gráficos
Com os dados do Excel
podemos criar gráficos para
apresentar melhor a
informação. Neste capítulo
veremos como criar, formatar e
editar gráficos.
Com o Excel criamos gráficos dos mais variados
tipos. Os gráficos melhoram a visualização dos
dados. Muitas vezes, passando os olhos num
gráfico o leitor consegue tirar uma conclusão
instantaneamente.
73
Exemplo: Gráfico de evolução da população
brasileira
74
2. Selecione o tipo de gráfico
desejado. Escolheremos o tipo
Colunas 3D.
3. Clique em Avançar.
75
Etapa 2 Intervalo e seqüência
1. Na guia Intervalo, em intervalo de
dados, digite A5:B10. O intervalo
também pode ser selecionado com
o mouse. Clique em A5 e arraste
até B10.
2. Na guia Seqüência exclua a primeira
seqüência de dados, pois, ela se
refere aos anos e não queremos
que eles apareçam como barras.
3. No campo nome da seqüência
digite População.
4. No campo valores digite B5:B10,
que é o intervalo de valores de
população.
5. No campo Rótulos do eixo digite
A5:B5, que é o intervalo de valores
de anos.
6. Clique em Avançar.
76
Figura 25 Assistente de gráfico Etapa 2
77
2. Digite um título para o eixo
horizontal. Em nosso exemplo:
Anos.
3. Digite um título para o eixo
vertical: Em nosso caso: População
em milhões.
4. Na guia Legenda desmarque a
opção Mostrar legenda, pois no nosso
caso é desnecessária.
5. Clique em Avançar.
78
Etapa 4 Local do gráfico
Esta última etapa é apenas para decidir se o
gráfico vai ser um objeto dentro da planilha que
contém os dados ou se vai ficar numa planilha em
separado.
Escolha a opção como objeto em Plan1 e clique em
Concluir.
79
Figura 28 Gráfico Evolução da população brasileira
Formatando o gráfico
Depois de criar o gráfico sempre aparecem
detalhes para ajustar. É hora de formatar o
gráfico. O gráfico é composto por vários
elementos. Os principais são:
Área do É o quadro que contém
gr todos os elementos do
áf gráfico
ic
o
Área de É um quadro menor que
contém todos os elementos
menos o título
Paredes São planos que ficam atrás
das barras
Eixos Nos eixos aparecem os
valores do gráfico
Linhas de São linhas auxiliares que
80
grade formam uma grade nas
paredes e facilitam a leitura
dos dados
Seqüências de São as barras no gráfico de
dados barras
Legenda A legenda identifica as
seqüências de dados
Área do gráfico
A área do gráfico pode ser movida e
redimensionada. Para mover a área, clique nela e
arraste-a para uma nova posição. Para
redimensionar selecione-a com o mouse e arraste
uma das alças que aparecem em volta do quadro.
Para formatar a área do gráfico, clique nela e
depois, no menu Formatar escolha Área do gráfico
selecionada... Será possível definir a fonte, cor e
padrão de fundo.
81
Figura 29 Caixa de diálogo Formatar área do gráfico
Área de plotagem
A área de plotagem é um quadro menor que
contém todos os elementos do gráfico menos o
título. Podemos movê-la e redimensioná-la.
Basicamente o que podemos formatar nela é o
padrão de cores. Para fazer isso a selecione e no
menu Formatar escolha Área de plotagem selecionada...
82
Figura 30 Caixa de diálogo Formatar área de plotagem
Paredes do gráfico
As paredes ficam atrás das barras e o que
podemos formatar nelas é o padrão de cores.
Clique na parede e depois, no menu Formatar
escolha Paredes selecionadas...
Eixos
Clique num dos eixos, horizontal ou vertical, e no
menu Formatar escolha Eixo selecionado...
83
Será possível formatar a fonte, o alinhamento do
texto, a escala do eixo, etc.
Seqüência de dados
Clique numa das barras do gráfico para formatar
a seqüência de dados. No menu Formatar escolha
Seqüências de dados... Será possível alterar a forma
das barras, o padrão de cores, profundidade, etc.
84
Figura 32 Caixa de diálogo Formatar seqüências de
dados
Linhas de grade
As linhas de grade dividem a parede do gráfico
em faixas. Servem para auxiliar a leitura do
gráfico. Para formatá-las clique numa linha de
grade e no menu Formatar escolha Linhas de grade...
Observe a figura seguinte e compare com o
gráfico antes da formatação. Veja como a
85
formatação pode melhorar a aparência de um
gráfico.
Editando o gráfico
As vezes criamos e formatamos um gráfico e só
mais tarde notamos que alguma informação
precisa ser mudada. Com o Excel, a qualquer
86
momento, podemos alterar valores, acrescentar
dados, mudar o tipo do gráfico, trocar os títulos,
etc.
87
Figura 34 Caixa de diálogo Exibição 3D
88
gráficos com a porcentagem de cada grupo racial
no total da população brasileira.
Gerenciando dados
Neste capítulo veremos como
gerenciar volumes grandes de
informação classificando,
filtrando, resumindo e
analisando dados.
Vamos exemplificar o gerenciamento de dados
com os dados da planilha seguinte:
89
Figura 35 Planilha Preços de automóveis
Classificação
No Excel não é preciso se preocupar com a
ordem que digitamos listas de dados. O Excel
tem a ferramenta de classificação para nos
ajudar.
Vamos classificar a planilha Preços de
automóveis da seguinte maneira: vamos
organizar os carros por marca e por preço,
90
começando pelo carro mais caro de cada marca.
Faça assim:
1. Selecione o intervalo de dados dos
preços (A3:D20).
2. No menu Dados clique em
Surgirá
Classificar... a caixa de
diálogo Classificar.
3. No campo Classificar por selecione a
coluna Marca e ordem crescente.
Deste modo o Excel vai
reorganizar as linhas para que os
carros da mesma marca fiquem
juntos.
4. No campo Em seguida por selecione a
coluna Preço e ordem
decrescente. Deste modo, depois
de organizar por marca o Excel vai
organizar pelo preço, começando
pelo maior.
5. Clique em OK.
91
Figura 36 Caixa de diálogo Classificar
92
Figura 37 Planilha Preços de automóveis classificada
Filtragem
A ferramenta de filtragem é boa para selecionar
dados numa lista grande. Filtrar é exibir dados
que atendem uma certa condição e ocultar os
demais.
Vamos filtrar a planilha Preços de automóveis da
seguinte maneira: Vamos exibir apenas as linhas
dos carros da categoria Sedan. Faça assim:
93
1. Selecione o intervalo de dados
(A3:D20)
2. No menu Dados clique em Filtrar e
em AutoFiltro. Surgirão botões ao
lado de cada título de coluna.
3. Clique no botão do título
Categoria e selecione a opção
Sedan.
Pronto o Excel exibirá apenas as linhas dos
carros Sedan.
94
3. No primeiro campo selecione é
menor do que e no segundo campo
digite 20.000,00
4. Clique em OK.
95
Figura 40 Planilha Preços de automóveis filtrada por
preço
96
Formulários
Quando temos dados para digitar em listas
grandes, podemos recorrer à ajuda dos
formulários do Excel. Digitar dados
Os textos da primeira num formulário muitas vezes é
linha da tabela são
mais prático que digitá-los
usados como rótulo
dos campos do diretamente na lista.
formulário.
Antes de trabalhar com formulários vamos
entender os termos usados. Um formulário é uma
caixa de diálogo com vários campos. Cada campo
representa uma coluna da lista. O conjunto de
todos os dados de uma linha da tabela compõe
um registro. Agora vamos exemplificar.
1. Clique em alguma célula da lista
de preços da planilha Preços de
automóveis.
2. No menu Dados clique em Formulário.
Surgirá um formulário na tela.
3. Para incluir um registro no
formulário clique em Novo.
4. Digite os dados nos campos do
formulário. Para passar de um
campo a outro use a tecla TAB. No
final da digitação tecle ENTER. Os
registros novos serão incluídos no
final da lista.
97
5. Depois de digitar os novos
registros clique em Fechar.
Figura 41 Formulário
Subtotais
O comando subtotais permite obter várias
informações de uma lista de dados. Vamos partir
da planilha Preços de automóveis. Com o
comando subtotais podemos obter informações
como as seguintes:
Saber quantos carros de cada marca estão
na tabela.
98
Saber o preço médio dos carros de cada
categoria.
Saber o preço máximo dos carros de cada
marca.
Saber o preço mínimo dos carros em cada
categoria.
Vamos usar os subtotais para saber qual é o
preço médio dos carros em cada categoria. Faça
assim:
1. Selecione os dados da tabela e
classifique-a primeiro por
categoria e depois por preço
decrescente. Caso não se
lembre como fazer isso volte
atrás no item Classificação
desta apostila.
2. No menu Dados escolha
Subtotais... Surgirá a caixa de
diálogo Subtotais
3. No campo A cada alteração em
escolha Categoria.
4. No campo Usar função escolha
média.
5. Clique em OK.
99
Figura 42 Planilha Preços de automóveis com subtotais
100
Validação de dados
A validação é um mecanismo que permite
controlar a digitação de dados. Podemos definir
que alguns valores não serão aceitos numa
célula. Vamos a um exemplo:
Uma empresa atacadista de equipamentos de
Informática tira seus pedidos de compra no
Excel. No pedido de compra há uma tabela com
as seguintes colunas: Quantidade, produto,
preço unitário e preço total. Vamos criar uma
validação de dados nas células da quantidade.
Queremos que sejam aceitos apenas números
inteiros maiores que 3. Isso porque 3 é o pedido
mínimo aceito pela empresa e inteiros porque
não dá para cortar os equipamentos e vender em
pedacinhos.
101
2. No menu Dados escolha Validação...
Surgirá a caixa de diálogo Validação
de dados.
102
Figura 44 Caixa de diálogo validação de dados
103
Figura 45 Mensagem de entrada
Estrutura de tópicos
A estrutura de tópicos organiza os dados em
níveis. Deste modo, podemos exibir todos os
detalhes de uma planilha ou selecionar apenas os
dados mais gerais. Vamos exemplificar através da
planilha Relatório de vendas.
104
Figura 47 Planilha Relatório de vendas estruturada em
tópicos
105
Figura 48 Planilha Relatório de vendas com tópicos
recolhidos parcialmente
106
2. No menu clique em Organizar
Dados
estrutura de tópicos.
Em seguida
clique em AutoTópicos.
Pronto. O Excel criará a estrutura de tópicos.
Este método simples só funciona para algumas
planilhas como a que usamos no exemplo. A
criação automática só dá certo quando o Excel
encontra a planilha preparada. A inclusão de
células com a função SOMA ajuda a estruturação
em tópicos.
Se o comando AutoTópicos não funcionar você
pode criar a estrutura manualmente. É simples.
Você só tem que agrupar as linhas para criar as
chaves da estrutura de tópicos.
Para agrupar as linhas da região Centro Oeste,
por exemplo, faça assim:
1. Selecione as linhas 5,6 e 7.
2. No menu Dados, clique em Organizar
estrutura de tópicos e no comando
Agrupar.
107
Figura 50 Menu Tópicos
Tabelas dinâmicas
As tabelas dinâmicas são ótimas para analisar
dados de grandes listas. Vamos exemplificar. Veja
a planilha Controle diário de vendas.
108
Figura 51 Planilha Controle diário de vendas
109
1. No menu Dados escolha Relatório de
tabela e gráficos dinâmicos... Surgirá o
Assistente de tabela dinâmica e gráfico
dinâmico.
110
Figura 52 Assistente de tabela dinâmica e gráfico
dinâmico
111
Figura 53 Estrutura de tabela dinâmica
112
Figura 54 Barra Tabela dinâmica
113
Importação de dados
Muitas vezes os dados que você precisaria digitar
para criar uma planilha estão prontos em outro
arquivo. O Excel pode importar informações da
Internet, de bancos de dados e de arquivos de
texto.
Da Internet
Para importar dados de uma página de Internet
você deve informar o endereço da página e quais
dados da página serão importados. Faça assim:
No menu Dados clique em Obter dados externos e em
Criar consulta à Web. Surgirá a caixa de diálogo Nova
consulta à Web.
114
Figura 57 Caixa de diálogo Nova consulta à Web
De bancos de dados
O Excel pode importar dados de vários tipos de
bancos de dados. Para isso ele conta com o
auxílio do programa Microsoft Query que faz a
tarefa de se conectar a um banco de dados. Para
importar dados de um banco de dados faça
assim:
115
Figura 58 Caixa de diálogo do Microsoft Query
De arquivos de texto
Arquivos de texto podem ser importados para o
Excel. Lembre-se que o texto precisa estar
dividido em partes, cada parte será inserida
numa célula. O Excel procura os separadores de
texto para saber como colocar cada parte do
texto numa célula. Os separadores comuns são
tabulação vírgula, ponto e vírgula ou espaço.
Devemos definir um separador na hora de
importar os dados.
Para importar dados de um arquivo de texto faça
assim:
116
Use também os botões
Desfazer e repetir da
barra padrão
Ferramentas
Neste capítulo veremos várias
ferramentas que nos ajudam a
melhorar a qualidade das
planilhas, como verificação
ortográfica, proteção de dados,
atingimento de metas e
macros.
Desfazer e repetir
Quando cometemos algum engano, ou queremos
voltar atrás no que fizemos usamos o comando
Desfazer. Para repetir nossa última ação usamos o
comando Repetir. A maioria das ações do usuário
pode ser desfeita ou repetida.
Para desfazer a sua última ação clique no menu
Editar e no comando Desfazer.
117
Para repetir a sua última ação clique no menu
Editar e no comando Repetir.
Localizar e substituir
Com os comandos Localizar e Substituir podemos
substituir palavras e vários outros itens da
planilha. São comandos muito úteis em planilhas
grandes.
Substituir
Digamos que o usuário digitou uma planilha com
preços de software. No final do trabalho o autor
conclui que é melhor usar Microsoft Office, em
vez de Office. A substituição manual é muito
trabalhosa, pois a planilha é longa. Para
automatizar a substituição fazemos o seguinte:
1. No menu Editar clique em Substituir...
Surgirá a caixa de diálogo Substituir.
2. No campo Localizar digite a palavra
que será buscada.
3. No campo Substituir por digite a
palavra que entrará no lugar da
anterior.
118
4. Para substituir apenas a primeira
palavra encontrada clique em
Substituir.
Ferramentas de verificação
O Excel dispõe de ferramentas de verificação
ortográfica em vários idiomas.
Idioma de verificação
O verificador ortográfico pode trabalhar em
vários idiomas desde que o computador tenha
instalados os dicionários para os idiomas
escolhidos.
119
Se você usa o Excel em português, por padrão, o
idioma definido será o português do Brasil.
Para alterar o idioma do verificador ortográfico
proceda assim:
Esta alteração só
surtirá efeito se o
computador tiver o
dicionário
correspondente ao
idioma instalado.
Verificação ortográfica
Há dois modos de verificar ortografia no Excel,
usando o verificador ortográfico ou pela
verificação on-line.
A verificação on-line funciona no Excel e nos
demais aplicativos do Office. Quando uma
palavra que não consta no dicionário do Office é
digitada, imediatamente surgirá um sublinhado
vermelho abaixo dela.
Clique com o botão direito do mouse sobre uma
palavra sublinhada em vermelho. Surgirá um
menu de contexto para revisão ortográfica.
Dependendo da palavra, você receberá sugestões
para alterá-la.
Uma verificação completa pode ser feita a
qualquer momento usando o verificador
ortográfico. Faça assim.
121
No menu Ferramentas escolha Verificar ortografia...
AutoCorreção
O Excel pode ser configurado para corrigir
automaticamente os erros de digitação mais
comuns.
Para configurar como será a correção automática
vá ao menu Ferramentas e clique em AutoCorreção.
Surgirá a caixa de diálogo AutoCorreção.
123
Se a AutoCorreção
mudar uma digitação
que você não quer que
seja mudada é só
apertar BACKSPACE
imediatamente depois
da AutoCorreção.
124
preencher os dois campos clique em Adicionar
para incluí-los na lista de AutoCorreção.
Para excluir uma palavra da lista de
AutoCorreção clique sobre ela e depois em Excluir.
Para alterar um item da lista de AutoCorreção
clique sobre ele. Em seguida altere o texto nos
campos Substituir e Por e clique em Substituir.
Proteção de dados
Muitas vezes criamos planilhas para outras
pessoas usarem. A proteção de dados evita que
outros usuários alterem o nosso trabalho. Às
vezes protegemos dados para que nós mesmos
não os alteremos por engano. A proteção pode
bloquear alterações na pasta de trabalho inteira,
numa planilha específica ou apenas em algumas
células.
O padrão do Excel é iniciar uma pasta nova com
a proteção desativada. Para ativar a proteção.
Faça assim:
126
1. Antes de ativar a proteção
selecione as células.
2. No menu Formatar escolha Células...
Surgirá a caixa de diálogo Formatar
Células.
127
Figura 65 Caixa de diálogo Formatar células guia
Proteção
Atingir metas
O comando Atingir metas permite encontrar o
valor de uma célula para que determinado valor
de outra célula dependente seja atingido. Vamos
exemplificar como o auxílio da planilha Notas
bimestrais.
128
Figura 66 Planilha Notas bimestrais
129
5. Clique em OK
Cenários
Com a ferramenta cenários modificamos
rapidamente alguns dados da planilha e
observarmos o que acontece com os demais.
Por exemplo: queremos observar o crescimento
de um capital investido ao longo dos anos em
três possíveis cenários: um cenário de
130
rendimento baixo, um de rendimento médio e um
de rendimento alto. O primeiro passo é criar uma
planilha como esta:
131
4. No campo células variáveis digite
o endereço das células que variam
no cenário. No nosso exemplo é a
célula B4 que armazena a taxa de
juros anual.
5. Digite os valores para as células
variáveis naquele cenário. No
nosso exemplo digitamos 6%.
6. Clique em OK.
132
Figura 70 Caixa de diálogo Gerenciador de cenários
133
Figura 71 Caixa de diálogo Adicionar cenário
134
diferenças de rendimento ano a ano em cada
caso.
Para exibir um cenário basta selecioná-lo na lista
e clicar em Mostrar.
Auditoria
A ferramenta auditoria é usada para saber se um
valor depende do valor de outras células ou se
ele afeta o valor de outras células. Vamos
exemplificar fazendo uma auditoria na planilha
Pedido de compra.
135
Figura 74 Planilha Pedido de compra auditada
Macros
Macros são conjuntos de instruções para
execução em lote. Se você executa
freqüentemente uma mesma seqüência de
comandos, talvez seja melhor criar uma macro
para esta seqüência. Deste modo, sempre que
precisar dela basta executar a macro.
Vejamos através de um exemplo simples, como se
cria uma macro. Digamos que você queira uma
macro que desenhe a bandeira do Brasil no slide
com um simples clique de mouse.
1. No menu Ferramentas, clique em
Macro e em Gravar nova macro...
136
2. Surgirá a caixa de diálogo Gravar
macro. Digite um nome para a
macro. Por exemplo: Bandeira.
3. Clique em OK.
137
Figura 75 . Caixa de dialogo Gravar Macro
138
O conjunto de instruções que compõe uma macro
é gravado na linguagem Visual Basic. O exemplo
acima é apenas uma amostra de como trabalhar
com macros. Como as macros são criadas através
de uma linguagem de programação bastante
poderosa, as possibilidades de criação são
enormes e não cabem no objetivo desta apostila.
Complementos
Neste capítulo veremos alguns
recursos complementares para
aumentar a produtividade do
trabalho no Excel, como
modelos, técnicas de
formatação, e de exibição.
Modelos
Modelos são documentos parcialmente definidos
e formatados, que servem de base para criar
documentos novos. Os modelos simplificam nosso
trabalho, pois, muitas definições que precisariam
ser criadas num documento em branco já estão
prontas no modelo.
Para criar uma pasta baseada num modelo do
Excel faça o seguinte:
1. No menu Arquivo escolha Novo...
Surgirá a caixa de diálogo Novo.
2. Selecione um modelo nas guias
disponíveis.
139
3. Clique em OK.
Ao criar um
documento baseado
num modelo não
alteramos o modelo. O
modelo, poderá ser
reutilizado em outras
ocasiões. O
documento criado é
uma cópia.
141
Note:você está salvando a planilha num
formato de arquivo que é lido pelos
navegadores de Internet. Para que a
página fique realmente disponível na
grande rede é preciso armazená-la num
servidor de Internet.
Mesclagem de células
Observe o aspecto da planilha abaixo. Essa
apresentação só é possível com a mesclagem de
células.
143
Se preferir, digite o
nome para a célula na
caixa de nome da
barra de fórmulas.
Na planilha do exemplo a cotação do dólar está
na célula C3, mas nas fórmulas da planilha foi
usada a palavra dólar em vez de C3. Isso porque
a célula C3 foi nomeada como dólar.
Para nomear uma célula, selecione-a e use o
comando Inserir/Nome/Definir.... Ele abre a caixa de
diálogo Definir nome.
Comentários
Comentários são etiquetas amarelas de texto que
fixamos numa célula. Uma célula com comentário
fica marcada com um sinal vermelho no canto
144
superior direito. Ao apontarmos a célula com o
mouse, o comentário é exibido ao lado.
Os comentários são usados para dar informações
ao usuário sobre o conteúdo da célula, ou para
que outras pessoas façam comentários de
revisão.
Para inserir um comentário numa célula,
selecione-a. Em seguida, clique em
Inserir/Comentário. Digite o comentário e depois
clique em outra parte da planilha para continuar
o trabalho.
Para editar um comentário, selecione a célula e
clique em Inserir/Editar comentário.
Para editar vários comentários, clique em
Exibir/Comentários. Surgirá a barra de revisão.
Formatação condicional
O Excel pode mudar a formatação de uma célula
dependendo do valor que ela apresenta. É o que
se chama de formatação condicional. Vamos
exemplificar voltando ao exemplo da planilha
Notas bimestrais. Quando a nota igual ou
superior a sete deve ser escrita em azul se
estiver abaixo de sete deve ser escrita em
vermelho.
Vamos formatar uma célula para exibir texto em
cores diferentes dependendo do valor da célula.
Faça assim:
1. Selecione as células que serão
formatadas condicionalmente.
2. No menu Formatar clique em
Formatação condicional. Surgirá a
caixa correspondente.
3. Selecione os valores para formar a
frase o valor da célula é maior ou
igual a 7,0.
146
4. Clique no botão formatar e escolha
cor vermelha para a fonte.
5. Clique em OK
Seqüências e listas
O Excel nos livra do serviço chato que é digitar
seqüências. Imagine criar uma planilha com
centenas de linhas e ter que digitar o número de
cada linha. Para criar seqüências
automaticamente faça o seguinte:
1. Digite os dois primeiros números
da seqüência. Por exemplo: 1 e 2.
Use duas células seguidas.
2. Selecione as duas células iniciais
da seqüência.
147
3. Aponte na alça da seleção e
arraste-a com o mouse até onde
quiser. A seqüência vai sendo
criada automaticamente. A alça
fica no canto inferior direito da
seleção.
4. Solte o mouse e a seqüência está
pronta.
Veja como o Excel cria outras seqüências a partir
de dois valores:
Valores iniciais Continuação da seqüência
1, 2 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10....
1, 3 5, 7, 9, 11, 13, 15...
3, 1 -1, -3, -5, -7, -9, -11...
10, 20 30, 40, 50, 60, 70, 80...
Listas
As listas do Excel são seqüências de textos
armazenadas na memória do programa. Por
exemplo: SEG, TER, QUA, QUI, SEX, SAB e
DOM. Com elas o Excel nos auxilia a criar listas
longas e repetitivas.
Se você digitar em duas células seguidas SEG e
TER, pode deixar que a continuação é por conta
do Excel. Apenas arraste a seleção das duas
células com o mouse para continuar a seqüência.
Após DOM o Excel volta para SEG.
Para conhecer as listas memorizadas pelo Excel
clique no comando Opções... do menu Ferramentas.
148
Escolha a guia Listas. Você pode adicionar mais
listas ao conjunto.
Cálculo de idades
Temos uma lista onde registramos dados de
pessoas, inclusive a data de nascimento.
Queremos acrescentar uma coluna na lista com a
idade das pessoas. Para fazer o cálculo da idade
automaticamente, tendo a data de nascimento,
fazemos assim:
A data de nascimento está na célula B3.
Na célula da idade inclua a fórmula: =(HOJE() –
B3)/365.
Formate a célula da idade para exibir números
inteiros.
Agora vamos entender: A função HOJE() fornece
data de hoje, ou seja a data registrada no relógio
do computador.
Digamos que a data de nascimento seja 30/01/61
e a data de hoje seja 20/03/00.
Quando o Excel faz a operação 20/03/00 -
30/01/61 o resultado é 14.295 dias. Ou seja,
quando opera com datas o Excel devolve
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resultados em dias. Dividindo 14.295 por 365
teremos 39 anos.
150
Pronto. O Excel faz as operações com horas e nos
dá o total de horas trabalhadas.
151
Digitação de datas
Congelamento de painéis
Quando trabalhamos com planilhas grandes
temos que usar as barras de rolagem. Só que ao
rolar uma planilha para cima os títulos das
colunas somem da nossa vista. Do mesmo modo
ao rolar uma planilha para a esquerda perdemos
de vista os títulos de linhas. É descômodo
trabalhar sem ver os títulos das colunas. Para
resolver este problema existe o congelamento de
painéis.
Congelar painéis é deixar algumas linhas ou
colunas da planilha fixas na tela. Mesmo se
152
rolarmos a planilha as células congeladas
continuam visíveis. Vejamos um exemplo:
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1. Clique na célula que delimitará os
painéis congelados. No exemplo é
a célula A4.
2. Clique no menu Janela e em Congelar
painéis.
Divisão de janela
Às vezes quando trabalhamos numa planilha
grande queremos enxergar algo no início da
planilha e algo que está no fim. Para trabalhar
em duas partes diferentes da planilha ao mesmo
tempo existe a divisão de janela.
Para dividir a janela em duas partes faça assim:
1. Clique numa linha para definir que
a divisão será acima desta linha.
2. No menu Janela escolha Dividir.
154
Figura 87 Janela dividida
Personalização do ambiente
Neste capítulo veremos como
personalizar o ambiente de
trabalho do Excel, alterando
barras, menus e opções de
usuário.
Barras de ferramentas
O Excel tem várias barras de ferramentas. A área
de trabalho ficaria congestionada se todas
fossem exibidas ao mesmo tempo. Exiba somente
as barras que você precisa para as tarefas que
está realizando.
Para exibir ou ocultar uma barra de ferramentas
clique no menu Exibir, em Barras de ferramentas e
marque o nome da barra na lista.
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Há dois modos de exibição das barras: flutuante
ou então, aderida a uma das laterais da área de
trabalho do Excel.
Uma barra pode aderir a qualquer um dos quatro
lados da área de trabalho. Para desprender uma
barra da lateral, arraste-a com o mouse pelo
puxador que fica no canto da barra.
Se arrastarmos o puxador da barra para dentro
da área de trabalho a barra torna-se flutuante.
Veja em seguida como personalizar as barras ou
criar barras novas.
156
em seguida arraste o nome dos comandos que
desejar para dentro da barra nova.
Para adicionar um comando num dos menus do
Excel arraste o nome do comando da caixa
Personalizar para o menu desejado.
Opções
No menu Ferramentas temos o comando Opções..
Ele abre a caixa de diálogo Opções do Excel. Nesta
caixa de diálogo definimos muitas configurações
do programa. Vamos apenas comentar algumas:
157
Auto recuperação:
Periodicamente o Excel salva
uma cópia temporária da pasta ativa por
segurança no caso de travamento ou queda de
energia. Esta cópia temporária será restaurada
quando reiniciarmos o programa depois de
algum problema. Regule o tempo de auto
recuperação para um valor cômodo. Valores
muito curtos podem atrapalham o usuário, pois
durante a auto recuperação o computador fica
muito lento.
Arquivos de trabalho:
O usuário pode definir que
pastas o Excel usa como padrão para gravar
arquivos ou pesquisar cliparts.
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Figura 89 Caixa de diálogo Opções
Instalação do Office
Para instalar o Excel num computador pela
primeira vez use o programa de instalação
fornecido pela Microsoft. O Excel é
comercializado como parte do pacote Office.
Faça assim:
1. Insira o CD-ROM no drive.
Opcionalmente você pode acessar
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os arquivos de instalação, de
alguma outra fonte, como um
disco rígido ou pela rede.
2. Execute o programa de instalação
chamado Instalar.exe.
3. Siga as instruções do programa de
instalação.
Para reparar uma instalação danificada, para
remover ou acrescentar componentes ou para
desinstalar o Excel num computador faça o
seguinte:
1. Acesse o Painel de controle do seu
computador.
2. Dê um duplo clique no ícone
Adicionar ou remover programas.
Instalação danificada
O Office 2000 detecta automaticamente quando a
instalação está com problemas. Nesse caso, ele
solicita a colocação do CD-ROM de instalação no
drive para que possa reinstalar os arquivos
danificados.
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Figura 90 Programa de instalação do Microsoft Office
162