Prewriting

Prewriting, the first stage of the process, allows you to plan your communication.Ir you do not
know where you are going in the correspondence, you wi never get there, and your audience will
not get there with you. Through prewriting, you accomplish many objectives, including .

 Examining purposes .

 Detening goals .

 Considering audience

 Deciding what action you want your audience to perform .

 Gathering data .

 Determining the most effective communication channel

Examine Your Purposes

Before you write the document, you need to know why you are communicating. Are you
planning to write because you have chosen to do so of your own accord or because you have
been asked to do so by your boss? In other words, is your motivation external or internal

External Motivation. If someone else has requested the correspondence, then your motivation is
external. Your boss, for example, expects you to write a monthly status report, a performance
appraisal of your subordinate, or an e-mail report suggesting solu tions to a current problem.
Perhaps a vendor has requested that you write a letter docu- menting due dates, or a customer
asks that you respond to a letter of complaint. In all of these instances, someone else has asked
you to communicate

Internal Motivation. If you have decided to write on your own accord, then your mot vation is
internal. For example, you need information to perform your job more effectively, so you write a
letter of inquiry. You need to meet with colleagues to plan a job, so you write an e-mail message
calling a meeting and setting an agenda. Perhaps you recognize a problem in your work
environment, so you create a questionnaire and transmit it via the company blog. Then, analyzing
your findings, you call a meeting to report your findings. In all of these instances, you initiate the
communication

Determine Your Goals

Once you have examined why you are planning to communicate, the next step is to determine
your goals in the correspondence or presentation. You might be communicating to

 Persuade an audience to accept your point of view .

  Instruct an audience by directing actions .

 Inform an audience of facts, concerns, or questions you might have .

 Build trust and rapport by managing work relationships

These goals can overlap, of course. You might want to inform by providing an instruction. You
might want to persuade by informing. You might want to build trust by persuading. Still, it is
worthwhile looking at each of these goals individually to clarify their distinctions.

Communicating to Persuade. If your goal in writing is to change others' opinions or a

company's policies, you need to be persuasive. For example, you might want to write a proposal,
a brochure, or a flier to sell a product or a service. Maybe you will write your annual progress
report to justify a raise or a promotion. As a customer, you might want to write a letter of
complaint or an e-mail message about poor service. Your goal in each of these cases is to
persuade an audience to accet your point of view.

Communicating to Instruct. Instructions will play a large role in your technical commu-
nication activities. As a manager, for example, you often will need to direct action. Your job
demands that you tell employees under your supervision what to do. You might need to write an
e-mail providing instructions for correctly following procedures. These could include steps for
filling out employee forms, researching documents in your company's intranet data pank, using
new software, or writing reports according to the company's new standards.

As an employee, you also will provide instructions. Your boss might ask you to create n
instructional YouTube video. As a computer information specialist, maybe you work the 1-800
hotline for customer concerns. When a customer calls about a computer prob lem, your job
would be to give instructions for correcting the problem. You either will pro- vide a written
instruction in a follow-up e-mail or a verbal instruction while on the phone.

Communicating to Inform. Often, you wil write letters, reports, and e-mails merely to inform.
In an e-mail message, for instance, you may invite your staff to an upcom- ing meeting. A trip
reportw inform your supervisor what conference presentations you attended or what your
prospective client's needs are. A letter of inquiry will inform a vendor about questions you might
have regarding her services. Maybe you will be asked to write a corporate blog entry or a Web
site link informing your co-workers about the company's picnic, personnel birthdays, or new
stock options available to employees. In these situations, your goal is not to instruct or persuade
but to share information obiectively

Communicating to Build Trust. Building rapport is a very important component of your

communication challenge. As a manager or employee, your job is not merely to "dump data in
your written communication. You also need to realize that you are communicat- ing with co-
workers, people with whom you will work every day. To maintain a successful work
environment, you want to achieve the correct, positive tone in your writing. This might require
nothing more than writing a tweet, saying "Thanks for the information," or "You've done a great
job reporting your findings." A positive tone shows approval for work accomplished and
recognition of the audience's time.

Recognizing the goals for your correspondence makes a difference. Determining your
goals allows you to provide the appropriate tone and scope of detail in your communication. In
contrast, failure to assess your goals can cause communication breakdowns.

Consider Your Audience

What you say and how you say it is greatly determined by your audience. Are you writing up to
management, down to subordinates, or laterally to co-workers? Are you speaking to a high-tech
audience (experts in your field), a low-tech audience (people with some knowl- edge about your
field), or a lay audience (customers or people outside your work environ- ment)? Face it-you will
not write the same way to your boss as you would to your subordinates. You will not speak the
same way to a customer as you wouldt member. You must provide different information to a
multicultural audience than you would o individuals with the same language and cultural
expectations. You must consider issues of diversity when you communicate

Gather Your Data

Once you know why you are writing and who your audience is, the next step is deciding what to
say. You have to gather data. The page or screen remains blank unil you fill it with content. Your
communication, therefore, w consider personnel, dates, actions required, locations, costs,
methods for implementing suggestions, and so forth. As the writer, it is your obligation to flesh
out the details. After all, until you tell your readers what you want to tell them, they do not know

There are many ways to gather data. In this chapter, and throughout the textbook, we
provide options for gathering information. These planning techniques include the following :

 Answering the reporter's questions

 Mind mapping

 Brainstorming or listing

 Outlining

 Storyboarding

 Creating organization charts

 Flowcharting
  Researching

Each prewriting technique is discussed in greater detail in Table 2.1. Table 2.2 list

Web sites for online research

Determine How the Content Will Be Provided- The Communication Channel

After you have determined your audience, goals, and content, the last stage in prewriting is to
decide which communication channel will best convey your message. Will you write an instant
message or a text message, letter, memo, report, e-mail, Web site, blog entry YouTube video,
proposal, instructional procedure, flier, or brochure or will you make an oral presentation?

In Table 2.3, you can review the many channels or methods you may use for commu
icating your content.

Single Sourcing. Maybe you will create content that will be used in a variety of com munication
channels simultaneously. Single sourcing is the act of "producing document designed to be
recombined and reused across projects and various media" (Carter 317). In constantly changing
marketplace, you will need to communicate your content to many different audiences using a
variety of communication channels. For instance, you migh need to market your product or
service using the Internet, a flier, a brochure, newsletters and a sales letter. You might need to
write hard-copy user manuals and develop online help screens. To ensure that content is reusable,
the best approach would be to write a "sing source of text" that will "generate multiple
documents for different media" (Albers 337)
Translate

Prapenulisan
Prapenulisan, tahap pertama dari proses, memungkinkan Anda untuk merencanakan komunikasi
Anda. Apakah Anda tidak tahu ke mana Anda akan pergi dalam korespondensi, Anda tidak akan
pernah sampai di sana, dan audiens Anda tidak akan sampai di sana bersama Anda. Melalui
prapenulisan, Anda mencapai banyak tujuan, termasuk

 Tujuan

 Memeriksa.

 Menentukan sasaran

 Mempertimbangkan audiens

 Memutuskan tindakan apa yang Anda ingin audiens Anda lakukan.

 Mengumpulkan data.

 Menentukan saluran komunikasi paling efektif

Periksa Tujuan Anda

Sebelum Anda menulis dokumen, Anda perlu tahu mengapa Anda berkomunikasi. Apakah Anda
berencana untuk menulis karena Anda memilih untuk melakukannya atas kemauan Anda sendiri
atau karena Anda telah diminta untuk melakukannya oleh internal Anda? bos? Dengan kata lain,
apakah motivasi Anda eksternal atau internal.

Motivasi External. Jika orang lain telah meminta korespondensi, maka motivasi Anda bersifat
eksternal. Atasan Anda, misalnya, mengharapkan Anda untuk menulis laporan status bulanan,
penilaian kinerja bawahan Anda, atau laporan email yang menyarankan solusi untuk masalah saat
ini. Mungkin vendor telah meminta Anda menulis surat yang mendokumentasikan tanggal jatuh
tempo, atau pelanggan meminta Anda merespons surat keluhan. Dalam semua contoh ini,
seseorang telah meminta Anda untuk mengomunikasikan

Motivasi Internal. Jika Anda telah memutuskan untuk menulis atas kemauan Anda sendiri,
maka motivasi Anda adalah internal. Misalnya, Anda memerlukan informasi untuk melakukan
pekerjaan Anda dengan lebih efektif, sehingga Anda menulis surat pertanyaan. Anda perlu
bertemu dengan kolega untuk merencanakan pekerjaan, jadi Anda menulis pesan email
memanggil rapat dan menetapkan agenda. Mungkin Anda mengenali masalah di lingkungan
kerja Anda, jadi Anda membuat kuesioner dan mengirimkannya melalui blog perusahaan.
Kemudian, menganalisis temuan Anda, Anda memanggil rapat untuk melaporkan temuan Anda.
Dalam semua contoh ini, Anda memulai komunikasi

Menentukan Tujuan Anda

Setelah Anda memeriksa mengapa Anda berencana untuk berkomunikasi, langkah selanjutnya
adalah menentukan tujuan Anda dalam korespondensi atau presentasi. Anda mungkin
berkomunikasi dengan

 Minta audiensi untuk menerima sudut pandang Anda.

 Instruksikan audiens dengan mengarahkan tindakan.

 Informasikan kepada audiens tentang fakta, kekhawatiran, atau pertanyaan yang mungkin
Anda miliki.

 Bangun kepercayaan dan hubungan dengan mengelola hubungan kerja

Tujuan-tujuan ini tentu saja bisa tumpang tindih. Anda mungkin ingin memberi informasi dengan
memberikan instruksi. Anda mungkin ingin meyakinkan dengan memberi informasi. Anda
mungkin ingin membangun kepercayaan dengan membujuk. Namun, ada baiknya melihat
masing-masing tujuan ini secara individual untuk memperjelas perbedaan mereka.

Berkomunikasi untuk Membujuk. Jika tujuan Anda secara tertulis adalah mengubah opini
orang lain atau kebijakan perusahaan, Anda harus persuasif. Misalnya, Anda mungkin ingin
menulis proposal, brosur, atau selebaran untuk menjual produk atau layanan. Mungkin Anda akan
menulis laporan kemajuan tahunan Anda untuk membenarkan kenaikan gaji atau promosi.
Sebagai pelanggan, Anda mungkin ingin menulis surat keluhan atau pesan email tentang layanan
yang buruk. Tujuan Anda dalam masing-masing kasus ini adalah untuk membujuk audiens agar
menyetujui sudut pandang Anda.

Berkomunikasi untuk Mengajar. Instruksi akan memainkan peran besar dalam kegiatan
komunikasi teknis Anda. Sebagai seorang manajer, misalnya, Anda sering perlu mengarahkan
tindakan. Pekerjaan Anda menuntut Anda memberi tahu karyawan di bawah pengawasan Anda
apa yang harus dilakukan. Anda mungkin perlu menulis surel yang memberikan instruksi untuk
mengikuti prosedur dengan benar. Ini dapat mencakup langkah-langkah untuk mengisi formulir
karyawan, meneliti dokumen dalam pank data intranet perusahaan Anda, menggunakan
perangkat lunak baru, atau menulis laporan sesuai dengan standar baru perusahaan.

Sebagai karyawan, Anda juga akan memberikan instruksi. Bos Anda mungkin meminta
Anda untuk membuat video YouTube instruksional. Sebagai spesialis informasi komputer,
mungkin Anda menggunakan hotline 1-800 untuk masalah pelanggan. Ketika seorang pelanggan
menelepon tentang masalah komputer, tugas Anda adalah memberikan instruksi untuk
memperbaiki masalah tersebut. Anda juga akan memberikan instruksi tertulis dalam email tindak
lanjut atau instruksi verbal saat di telepon.

Berkomunikasi untuk Menginformasikan. Seringkali, Anda akan menulis surat, laporan, dan
email hanya untuk memberi informasi. Dalam pesan email, misalnya, Anda dapat mengundang
staf Anda ke rapat yang akan datang. Seorang reporter perjalanan memberi tahu atasan Anda apa
presentasi konferensi yang Anda hadiri atau apa kebutuhan calon klien Anda. Surat permintaan
akan memberi tahu vendor tentang pertanyaan yang mungkin Anda miliki tentang layanannya.
Mungkin Anda akan diminta untuk menulis entri blog perusahaan atau tautan situs Web yang
memberi tahu rekan kerja Anda tentang piknik perusahaan, ulang tahun pegawai, atau opsi stok
baru yang tersedia untuk karyawan. Dalam situasi ini, tujuan Anda bukan untuk
menginstruksikan atau membujuk tetapi untuk berbagi informasi obyektif

Berkomunikasi untuk Membangun Kepercayaan. Membangun hubungan baik adalah

komponen yang sangat penting dari tantangan komunikasi Anda. Sebagai seorang manajer atau
karyawan, pekerjaan Anda tidak hanya untuk "membuang data dalam komunikasi tertulis Anda.
Anda juga perlu menyadari bahwa Anda berkomunikasi dengan rekan kerja, orang-orang yang
akan bekerja dengan Anda setiap hari. Untuk mempertahankan pekerjaan yang sukses
lingkungan, Anda ingin mencapai nada positif yang benar dalam tulisan Anda. Ini mungkin
memerlukan tidak lebih dari menulis tweet, mengatakan "Terima kasih atas informasinya," atau
"Anda telah melakukan pekerjaan hebat melaporkan temuan Anda." Nada positif menunjukkan
persetujuan untuk pekerjaan yang dicapai dan pengakuan waktu audiens.

Mengakui tujuan untuk korespondensi Anda membuat perbedaan. Menentukan tujuan Anda
memungkinkan Anda untuk memberikan nada yang sesuai dan ruang lingkup detail dalam
komunikasi Anda. Sebaliknya, kegagalan untuk menilai tujuan Anda dapat menyebabkan
gangguan komunikasi

Pertimbangkan Pemirsa Anda

Apa yang Anda katakan dan bagaimana Anda mengatakannya sangat ditentukan oleh audiens
Anda. Apakah Anda menulis hingga manajemen, turun ke bawahan, atau lateral ke rekan kerja?
Apakah Anda berbicara kepada audiens berteknologi tinggi (pakar di bidang Anda), audiens
berteknologi rendah (orang-orang yang memiliki pengetahuan tentang bidang Anda), atau
audiens awam (pelanggan atau orang di luar lingkungan kerja Anda)? Hadapi itu-Anda tidak
akan menulis dengan cara yang sama kepada bos Anda seperti yang Anda lakukan kepada
bawahan Anda. Anda tidak akan berbicara dengan cara yang sama kepada pelanggan seperti yang
Anda inginkan. Anda harus memberikan informasi yang berbeda kepada audiens multikultural
daripada Anda akan o individu dengan bahasa dan harapan budaya yang sama. Anda harus
mempertimbangkan masalah keragaman ketika Anda berkomunikasi

Kumpulkan Data Anda

Begitu Anda tahu mengapa Anda menulis dan siapa audiens Anda, langkah selanjutnya adalah
memutuskan apa yang harus dikatakan. Anda harus mengumpulkan data. Halaman atau layar
tetap kosong sampai Anda mengisinya dengan konten. Komunikasi Anda, oleh karena itu, kami
mempertimbangkan personil, tanggal, tindakan yang diperlukan, lokasi, biaya, metode untuk
menerapkan saran, dan sebagainya. Sebagai penulis, adalah kewajiban Anda untuk
menyempurnakan rinciannya. Lagi pula, sampai Anda memberi tahu pembaca Anda apa yang
ingin Anda sampaikan kepada mereka, mereka tidak tahu.

Ada banyak cara untuk mengumpulkan data. Dalam bab ini, dan di seluruh buku teks, kami
menyediakan opsi untuk mengumpulkan informasi. Teknik perencanaan ini meliputi

 Menjawab pertanyaan wartawan.

 Pemetaan pikiran .

 Brainstorming atau daftar.

 Menguraikan .

 Storyboarding.

 Membuat bagan organisasi.

 Flowcharting .

 Researching

Setiap teknik prapenulisan dibahas secara lebih rinci pada Tabel 2.1. Tabel 2.2 daftar Situs web
untuk riset online.

Menentukan Bagaimana Konten Akan Disediakan- Saluran Komunikasi

Setelah Anda menentukan audiens, tujuan, dan konten Anda, tahap terakhir dalam prapenulisan
adalah menentukan saluran komunikasi mana yang paling baik menyampaikan pesan Anda.
Apakah Anda akan menulis pesan instan atau pesan teks, surat, memo, laporan, email, situs Web,
entri blog video YouTube, proposal, prosedur pengajaran, selebaran, atau brosur atau Anda akan
membuat presentasi lisan?

Pada Tabel 2.3, Anda dapat meninjau banyak saluran atau metode yang dapat Anda gunakan
untuk mengkomunikasikan konten Anda.

Sumber Tunggal. Mungkin Anda akan membuat konten yang akan digunakan dalam berbagai
saluran komunikasi secara bersamaan. Sumber tunggal adalah tindakan "memproduksi dokumen
yang dirancang untuk dikombinasi ulang dan digunakan kembali di berbagai proyek dan berbagai
media" (Carter 317). Dalam pasar yang terus berubah, Anda perlu mengkomunikasikan konten
Anda ke banyak audiens yang berbeda menggunakan berbagai saluran komunikasi. Misalnya,
Anda mungkin perlu memasarkan produk atau layanan Anda menggunakan Internet, selebaran,
brosur, buletin, dan surat penjualan. Anda mungkin perlu menulis buku petunjuk cetak dan
mengembangkan layar bantuan online. Untuk memastikan bahwa konten dapat digunakan
kembali, pendekatan terbaik adalah menulis "menyanyikan sumber teks" yang akan
"menghasilkan banyak dokumen untuk media yang berbeda" (Albers 337)