HERRAMIENTAS OFIMÁTICAS AVANZADAS PARA LA

AUDITORÍA

Sesión 1: Herramientas de Excel para la generación de

reportes y análisis de datos.

Objetivo de la sesión

Comprender como se puede aplicar: combinación de correspondencia con formato de datos,

revisión de fórmulas de uso común en Excel e introducción a las herramientas para análisis de
hipótesis, con el fin de contar con herramientas que permitan mejorar la eficiencia en las
actividades diarias.

1.1 Formato de campos en la combinación de correspondencia

En algunos casos, cuando se utiliza combinación de correspondencia, es necesario dar un
formato específico a los campos de combinación, sobre todo si se tratan de tipos: fecha, número
y moneda.

Por ejemplo, en el documento Excel tenemos los siguientes campos:

Nombre Coeficiente anual Pago mensual Fecha verificación

Jorge Reyes 13.182.22 1.098,52 27/02/2004
Isabel Redrován 27.020,40 2.251,70 18/05/2016

A partir de un archivo base en Word, se realiza la combinación de correspondencia, insertando

los campos anteriores.

En los casos de fechas y números, los formatos por defecto en Word no corresponden a lo que
se muestra en el archivo original de Excel.

Ejemplo:

Campo combinado Dato recuperado

Nombre Jorge Reyes
Coeficiente anual 13182,219999999999
Pago mensual 1098,5183333333332
Fecha verificación 2/27/2004
En el caso de los números decimales el documento presenta más decimales y la fecha está en
formato mes, día, año. Para darle el formato deseado a los campos combinados debemos
realizar los siguientes pasos.

1) Nos ubicamos sobre el campo que se desea cambiar el formato, presionamos las teclas
Shift <> + <F9> o también podemos dar clic derecho sobre el campo deseado y clic en
“Activar o desactivar códigos de campo”.

El formato del campo muetra {MERGEFIELD NombreCampo}, donde NombreCampo es

el nombre de cada campo insertado, ejemplo: Nombre, Coeficiente_anual,
Pago_mensual, Fecha_verificación, etc.

2) En el caso de número decimal, luego del NombreCampo colocar \#.##0,00 En el ejemplo

anterior, para Pago mensual queremos que muestre la cantidad en formato miles con 2
decimales, entonces el formato sería el siguiente:

{MERGEFIELD Pago_mensual \#.##0,00}

3) En el caso de fechas si deseamos presentar una fecha (año, mes, día), luego del
NombreCampo colocar: \@ "yyyy/MM/dd debe escribir de manera exacta el formato.
Si desea que la fecha este expresada en letras, luego de NombreCampo colocar: DATE
\@ "dddd d' de ' MMMM ' de ' yyyy", en el ejemplo el formato sería:

{MERGEFIELD Fecha_verificación \@ "yyyy/MM/dd }

{MERGEFIELD Fecha_verificación DATE \@ "dddd d' de ' MMMM ' de ' yyyy" }

4) Presionar nuevamente las teclas Shift <> + <F9> o clic derecho sobre el campo
deseado y clic en “Activar o desactivar códigos de campo”
5) Luego, clic derecho sobre el campo y clic en “Actualizar campos”. Siguiendo el ejemplo
anterior, la información quedaría de la forma siguiente:

Campo combinado Dato con formato

Nombre Jorge Reyes
Coeficiente anual 13.182,22
Pago mensual 1.098,52
Fecha Verificación viernes, 27 de febrero de 2004
1.2 Revisión general de funciones
Utilizando el archivo: 1.2_FuncionesExcel.xlsx, realizar los ejercicios de esta sesión.

Función SI

SI le indica a Excel que debe realizar una acción A o una acción B en función de si se cumplen o
no determinadas condiciones. Las fórmulas con SI tienen la siguiente estructura:

Estructura de fórmula: =SI (condición; valor si se da dicha condición; valor si no se da dicha

condición)

Función SI.ERROR

Si el argumento especificado genera un error entonces devuelve cierto valor de lo contrario

devuelve el resultado original.

Sintaxis: SI.ERROR (argumento; valor_si_error)

•argumento (Obligatorio): Argumento en donde se buscará el error.

•valor_si_error (Obligatorio): El valor que se devuelve si el argumento se evalúa como

error.

Ejemplos:

SI.ERROR(0/1, “Error de cálculo”) = 0

SI.ERROR(1/0, “Error de cálculo”) = Error de cálculo

Función ESERROR

Esta función, por si misma, es poco atractiva, ya que simplemente devuelve VERDADERO o
FALSO si el valor de la celda consultada cumple una determinada condición: que contenga
algún valor de error (#¡REF!, #N/A, #DIV/0…).

Sin embargo, en combinación con la función SI se vuelve muy útil porque permite normalizar
nuestros datos. Si el valor de una operación devuelve error (por ejemplo dividir entre 0 o una
celda sin datos) o una fórmula de BUSCARV no encuentra un resultado, podemos usar SI y
ESERROR para mostrar otro valor en lugar de #N/A o alguno de los otros mensajes de error.

Función BUSCARV

Es una de las funciones de EXCEL más útiles.

BUSCARV: Busca un valor X que asignemos en una columna Y y devuelve el valor de esa columna
o de una Z que nosotros especifiquemos.

Estructura de fórmula: =BUSCARV (Término a buscar; Rango (columna o tabla); Valor a mostrar
(especificado en número de columna);tipo de ordenación).
Por ejemplo, quiero saber si en una columna A:A se encuentra el valor XXXXX. Para ello
simplemente tengo que emplear la fórmula: =BUSCARV ("XXXXX";A:B;2;0)

El 0 al final le indica a Excel que tiene que buscar el valor exacto y no un valor aproximado. Se
recomienda utilizar siempre 0 como tipo de ordenación, tratar de hacer búsquedas aproximadas
usando BUSCARV no es de las cosas más sencillas.

BUSCARV muchas veces devuelve #N/A, por lo que se puede utilizar las funciones SI y ESERROR
que se vio anteriormente combinadas con esta.

Función Sumar.SI.CONJUNTO

La función SUMAR.SI.CONJUNTO, una de las funciones matemáticas y trigonométricas, agrega

todos los argumentos que cumplen varios criterios.

Sintaxis: SUMAR.SI.CONJUNTO(rango_suma; rango_criterios1; criterios1; [rango_criterios2;

criterios2];...)

Ejercicio 4:
Se requiere calcular “Valor total de viviendas vendidas en Carolina” a partir de los datos
existentes en la tabla.

Si en G48:G53 tenemos la lista de precios de un conjunto de departamentos, en F48:F53 se

guarda el estado de venta de departamentos, y en el rango B48:B53 están las direcciones de las
viviendas.

El resultado es el mostrado en el cuadro anterior.

1.3 Herramientas para análisis de hipótesis
Existen tres tipos de herramientas de análisis de hipótesis en Excel:

 Tablas de datos
 Escenarios
 Búsqueda de objetivo.

Los escenarios y las tablas de datos analizan conjuntos de valores de entrada y determinan
posibles resultados.

1.3.1 Tabla de datos

Una tabla de datos es un rango de celdas que muestra cómo afecta el cambio de una o dos
variables de las fórmulas a los resultados de las mismas. Las tablas de datos constituyen un
método abreviado para calcular varios resultados en una sola operación, así como una manera
de ver y comparar los resultados de todas las variaciones distintas en la hoja de cálculo.

Una tabla de datos no puede usar más de 2 variables.

Para los ejercicios de esta parte, se empleará el archivo: “1.3_AnalisisHipotesis.xlsx”

Tablas de datos de una variable

Se recomienda usar tabla de datos de una variable, cuando se quiere ver cómo diferentes
valores de una variable en una o más fórmulas cambiarán los resultados de esas fórmulas.

Por ejemplo, puede usar una tabla de datos de una variable, para ver cómo diferentes tipos de
interés afectan al pago mensual de una hipoteca mediante la función PAGO. Escriba los valores
de variables en una columna o fila y los resultados aparecerán en la columna o fila adyacente.

Ejercicio 1

Para el ejercicio, la celda Cuota contiene la fórmula de pago, = PAGO(Tasa de interés anual /12;
número de mensualidades; - Valor actual del préstamo), que hace referencia a la celda de
entrada Tasa de interés.

Pasos para realizar la tabla de datos

Se debe poner en una celda vacía la referencia a la que contiene la fórmula de cálculo.

A continuación se deben llenar los datos a partir de los cuales se va a realizar el cálculo, en este
caso los porcentajes de la tasa de interés con los cuales se va a realizar le nuevo cálculo.
Nota: Se deben marcar las celdas antes de proceder a crear la tabla de datos

Se debe seleccionar la celda que contiene el dato a variar (celda de entrada (columna)), en este
caso seleccionar la “Tasa de interés”

Presionar <Aceptar> y se genera la tabla de forma automática, como se muestra a

continuación.
Tabla de datos de dos variables

Use una tabla de datos de dos variables para ver cómo los diferentes valores en una fórmula
cambiarán los resultados de la misma. Por ejemplo, puede usar una tabla de datos de dos
variables para ver cómo diferentes combinaciones de tipos de interés y términos de préstamos
afectarán al pago mensual de una hipoteca.

En la ilustración siguiente, la celda Cuota contiene la fórmula de pago, =PAGO(Tasa de interés

anual /12; número de mensualidades; - Valor actual del préstamo)

Los datos son los mismos del ejercicio anterior.

Ejercicio 2

Sugerencia: Realizar primero el ejercicio, utilizando referencias absolutas y relativas.

Cálculos de tabla de datos: Las tablas de datos se actualizan cuando se actualiza una hoja de
cálculo, aunque no hayan cambiado. Para acelerar el cálculo de una hoja de cálculo que
contenga una tabla de datos, pueden cambiarse las opciones de Calcular para que se actualice
automáticamente la hoja de cálculo pero no las tablas de datos.

Acelerar los cálculos en una hoja de cálculo con tablas de datos

1. En la barra de menú de Excel y luego en la categoría Fórmulas.

2. En la sección Opciones para cálculo, haga clic en el ícono Automático excepto para tablas
de datos.
Crear una tabla de datos de una variable

Una tabla de datos de una variable tiene valores de entrada que aparecen en una columna
(orientada a columnas) o en una fila (orientada a filas). Las fórmulas que se usen en la tabla de
una variable deben hacer referencia a una sola celda de entrada.

1. Escriba la lista de valores que desea sustituir en la celda de entrada en una columna o
en una fila. Deje unas cuantas filas y columnas vacías en cualquiera de los lados de los
valores.
2. Siga uno de estos procedimientos:
o Si la tabla de datos está orientada a columnas (los valores de variables se
encuentran en una columna), escriba la fórmula en la celda situada una fila más
arriba y una celda a la derecha de la columna de valores. La ilustración de la
tabla de datos de una variable que se muestra en la sección Información general
está orientada a columnas y la fórmula está dentro de la celda D2.Si desea
examinar los efectos de diferentes valores en otras fórmulas, escriba las
fórmulas adicionales en las celdas a la derecha de la primera fórmula.
o Si la tabla de datos está orientada a filas (los valores de las variables se
encuentran en una fila), escriba la fórmula en la celda situada una columna a la
izquierda del primer valor y una celda por debajo de la fila de valores. Si desea
examinar los efectos de distintos valores en otras fórmulas, escriba las fórmulas
adicionales en las celdas debajo de la primera fórmula.
3. Seleccione el rango de celdas que contiene las fórmulas y los valores que desea sustituir.
Según la primera ilustración en la sección anterior Información general, este rango es
C2:D5.
4. En el grupo Herramientas de datos de la pestaña Datos, haga clic en Análisis de
hipótesis y luego en Tabla de datos.
5. Siga uno de estos procedimientos:
o Si la tabla de datos está orientada a columnas, escriba la referencia de celda
para la celda de entrada en el cuadro Celda de entrada (columna). Si usamos el
ejemplo de la primera ilustración, la celda de entrada es B3.
o Si la tabla de datos está orientada a filas, escriba la referencia de celda de la
celda de entrada en el cuadro Celda de entrada (fila).

Crear una tabla de datos de dos variables

Una tabla de datos de dos variables usa una fórmula que contiene dos listas de valores de
entrada. La fórmula debe hacer referencia a dos celdas de entrada diferentes.

1. En una celda de la hoja de cálculo, escriba la fórmula que hace referencia a las dos
celdas de entrada.

En el ejemplo siguiente, en el que los valores iniciales de la fórmula se especifican en

las celdas B3, B4 y B5, la fórmula =PAGO (B3/12,B4,-B5) se escribe en la celda C2.

2. Escriba una lista de valores de entrada en la misma columna, debajo de la fórmula.

En este caso, escriba los distintos tipos de interés en las celdas C3, C4 y C5.
 3. Especifique la segunda lista en la misma fila que la fórmula, a la derecha.

Escriba los términos de préstamo (en meses) en las celdas D2 y E2.

4. Seleccione el rango de celdas que contiene la fórmula (C2), tanto la fila como la
columna de valores (C3:C5 y D2:E2) y las celdas en las que desea los valores calculados
(D3:E5).

En este caso, seleccione el rango C2:E5.

5. En el grupo Herramientas de datos de la pestaña Datos, haga clic en Análisis de

hipótesis y luego en Tabla de datos.
6. En el cuadro Celda de entrada (fila), escriba la referencia de la celda de entrada para
los valores de entrada de la fila.
Escriba celda B4 en el cuadro Celda de entrada (fila).
7. En el cuadro Celda de entrada (columna), escriba la referencia de la celda de entrada
para los valores de entrada de la columna.
Escriba B3 en el cuadro Celda de entrada (columna).
8. Haga clic en Aceptar.

Ejemplo Una tabla de datos de dos variables puede mostrar cómo afectan los distintos tipos
de interés y plazos del préstamo al pago mensual de una hipoteca. En el siguiente ejemplo, la
celda C2 contiene la fórmula de pago, =PAGO (B3/12,B4,-B5), que usa dos celdas de entrada,
B3 y B4.

Ejercicio 2

A partir del archivo de la sesión, realizar el ejercicio, los datos resultantes son los mostrados a
continuación:

1.3.2 Escenarios

Los escenarios forman parte de un conjunto de comandos llamados herramientas de análisis Y

SI. Al usar escenarios, usted realiza un análisis Y SI.
El análisis Y SI es el proceso que consiste en cambiar los valores de las celdas, para ver cómo los
cambios afectan al resultado de las fórmulas de la hoja de cálculo. Puede usar escenarios para
crear y guardar diferentes conjuntos de valores y pasar de uno a otro. También puede crear un
informe resumen de escenario que combine todos los escenarios en una hoja de cálculo. Por
ejemplo, puede crear varios escenarios de presupuesto que comparen diferentes niveles de
ingresos y gastos posibles y luego crear un informe que le permita comparar los escenarios en
paralelo.

Los escenarios, al igual que las tablas de datos, le ayudan a explorar un conjunto de resultados
posibles. A diferencia de las tablas de datos, se pueden combinar los escenarios de varias hojas
de cálculo o libros diferentes. Los escenarios facilitan la recopilación de datos acerca de
posibles resultados de varios orígenes y luego combinan los datos.

Cada escenario puede contener hasta 32 valores variables. Si desea analizar más de 32 valores y
esos valores representan sólo una o dos variables, puede usar tablas de datos. Si bien una tabla
de datos se limita a sólo una o dos variables (una para la celda de entrada de la fila y una para la
celda de entrada de la columna), ésta puede incluir tantos valores variables diferentes como
desee. Un escenario puede tener un máximo de 32 valores diferentes pero puede crear tantos
escenarios como desee.

Crear escenarios

Supongamos que desea crear un presupuesto pero no sabe con exactitud cuáles son sus
ingresos. Mediante el uso de escenarios, podrá definir diferentes valores posibles para los
ingresos y luego pasar de un escenario a otro para llevar a cabo los análisis Y SI.

Por ejemplo, suponga que el escenario Peor opción de presupuesto son unos ingresos brutos de
$ 50.000 y unos costos de productos vendidos de $ 13.200, con lo cual quedan $36.800 como
ganancia bruta. Para definir este conjunto de valores como un escenario, primero debe
especificar los valores en una hoja de cálculo tal como se muestra en la ilustración siguiente:

1. Las celdas cambiantes tienen valores especificados por el usuario.

2. La celda de resultado contiene una fórmula basada en las celdas cambiantes (en esta
ilustración, =B1-B2).

A continuación, use el cuadro de diálogo Administrador de escenarios para guardar estos

valores como un escenario, asigne el nombre Peor opción al escenario y especifique que las
celdas B1 y B2 son valores que cambian de escenario a escenario.

Nota: Si bien este ejemplo contiene solamente dos celdas cambiantes (B1 y B2), un escenario
puede contener hasta 32 celdas.

Ahora imagine que el escenario Mejor opción de presupuesto son unos ingresos brutos de
$150.000 y unos costos de productos vendidos de $26.000, con lo cual quedan $124.000 como
ganancia bruta.
Para definir este conjunto de valores como un escenario, cree otro escenario, asígnele el nombre
Mejor opción y proporcione valores diferentes para la celda B1 (150.000) y la celda B2 (26.000).
Como Ganancia bruta (celda B3) es una fórmula (la diferencia entre Ingresos (B1) y Costos (B2)),
no cambia la celda B3 para el escenario Mejor opción.

Una vez que haya guardado un escenario, éste estará disponible en la lista de escenarios que se
pueden usar para los análisis Y SI. Con los valores de la ilustración anterior, si decide mostrar el
escenario Mejor opción, los valores de la hoja de cálculo cambiarían y serían similares a la
siguiente ilustración:

1. Celdas cambiantes

2. Celda de resultado

Combinar escenarios: En algunas ocasiones, toda la información necesaria para crear todos los
escenarios que desee considerar se encontrará en una hoja de cálculo o en un libro. No obstante,
quizás desee recopilar información de escenario de otros orígenes. Por ejemplo, supongamos
que está intentando crear un presupuesto para una compañía más grande. Puede recopilar
escenarios de distintos departamentos como Nóminas, Producción, Marketing y Legal, ya que
cada uno de estos orígenes usa información diferente al crear escenarios.

Puede reunir estos escenarios en una hoja de cálculo mediante el comando Combinar. Cada
origen puede proporcionar tantos o tan pocos valores de celdas cambiantes como desee. Por
ejemplo, es posible que desee que todos los departamentos proporcionen proyecciones de
gastos pero que sólo algunos proporcionen proyecciones de ingresos.

Cuando reúne diferentes escenarios provenientes de diversos orígenes, debe usar la misma
estructura de celdas en cada uno de los libros. Por ejemplo, Ingresos iría siempre en la celda B2
y Gastos en la celda B3. Si se usan distintas estructuras de diversos orígenes para los escenarios,
puede resultar difícil combinar los resultados.

Sugerencia: Primero piense en crear un escenario usted mismo y luego enviar una copia del libro
que contiene el escenario a sus compañeros. Esto ayuda a asegurarse de que todos los
escenarios estén estructurados de la misma manera.

Informes resumen de escenario Para comparar varios escenarios, puede crear un informe que
los resuma en la misma página. El informe puede enumerar los escenarios en paralelo o
presentarlos en un informe de tabla dinámica. Un informe resumen de escenario basado en los
dos escenarios de ejemplo anteriores tendría más o menos el siguiente aspecto:
Nota: De forma predeterminada, el informe resumen utiliza referencias de celda para identificar
las celdas cambiantes y las celdas de resultado. Para este ejemplo se crearon nombres para esas
celdas para que sea más fácil leer el informe de resumen. Si crea nombres para las celdas antes
de ejecutar el informe de resumen, el informe incluirá los nombres en lugar de referencias de
celda.

Al final del informe de resumen, aparece una nota que explica que la columna Valores actuales
representa los valores de las celdas cambiantes en el momento en que se creó el Informe
resumen de escenario y que las celdas que cambiaron para cada escenario están resaltadas en
color gris.

Consideraciones para crear un escenario

Antes de crear un escenario, se debe tener un conjunto de valores iniciales en la hoja de cálculo.
Para crear informes resumen de escenario que se puedan leer más fácilmente, también debe
pensar en dar un nombre a las celdas que planea usar en escenarios. Para obtener ayuda para
dar nombres a las celdas, vea el tema Usar nombres para clarificar las fórmulas.

1. En la ficha datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Análisis de hipótesis

y, a continuación, haga clic en Administrador de escenarios.
2. Haga clic en Agregar.
3. En el cuadro Nombre del escenario, escriba un nombre para el escenario.
4. En el cuadro Celdas cambiantes, indique las referencias para las celdas que desea
especificar en el escenario. Por ejemplo, si desea ver de qué manera cambiar los valores
de las celdas B1 y B2 afectará al resultado de una fórmula basada en esas celdas, escriba
B1,B2.

Nota: Para preservar los valores iniciales de las celdas cambiantes, agregue un escenario
que use esos valores antes de crear escenarios que usen valores diferentes.

5. En Proteger, seleccione las opciones que desee.

Nota: Estas opciones se aplican sólo a las hojas de cálculo protegidas. Para obtener más
información acerca las hojas de cálculo protegidas, vea la sección Vea también.

o Seleccione Evitar cambios para evitar que se edite el escenario cuando la hoja
de cálculo está protegida.
 o Seleccione Ocultar para evitar que se muestre el escenario cuando la hoja de
cálculo está protegida.
6. Haga clic en Aceptar.
7. En el cuadro de diálogo Valores del escenario, especifique los valores que desea usar
en las celdas cambiantes para este escenario.
8. Para crear el escenario, haga clic en Aceptar.
9. Si desea crear escenarios adicionales, repita los pasos 2 a 8. Cuando termine de crear
los escenarios, haga clic en Aceptar y luego en Cerrar en el cuadro de diálogo
Administrador de escenarios.

Mostrar un escenario

Cuando se muestra un escenario, se pasa al conjunto de valores que están guardados como
parte de ese escenario. Los valores del escenario se muestran en las celdas que cambian de
escenario a escenario, además de las celdas de resultado. Por ejemplo, con los escenarios
anteriores, si muestra el escenario Mejor opción, la celda B1 muestra 150.000, la celda B2
muestra 26.000 y la celda B3 muestra 124.000.

1. En la ficha datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Análisis de hipótesis

y, a continuación, haga clic en Administrador de escenarios.
2. Haga clic en el nombre del escenario que desee mostrar.
3. Haga clic en Mostrar.

Nota: Cuando cierra el cuadro de diálogo Administrador de escenarios, los valores del
último escenario que mostró permanecen en la hoja de cálculo. Si guardó los valores
iniciales como un escenario, podrá mostrar esos valores antes de cerrar el cuadro de
diálogo Administrador de escenarios.

Combinar escenarios

1. Seleccione la hoja de cálculo en la que desea almacenar los resultados de los escenarios
combinados.
2. En la ficha datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Análisis de hipótesis
y, a continuación, haga clic en Administrador de escenarios.
3. Haga clic en Combinar.
4. En el cuadro de diálogo Combinar escenarios, haga clic en la flecha junto a Libro y
seleccione un libro que contenga los escenarios que desea combinar en los resultados.
5. En el cuadro Hoja, haga clic en el nombre de la hoja de cálculo que contiene los
escenarios que desea combinar.
6. Haga clic en Aceptar para combinar los escenarios de la hoja de cálculo seleccionada en
la hoja de cálculo actual.

El cuadro de diálogo Combinar escenarios se cierra y los escenarios que ha combinado

aparecen en el cuadro de diálogo Administrador de escenarios.

7. Repita los cuatro pasos anteriores según sea necesario hasta que se hayan combinado
todos los escenarios que desee.

Cuando termine, todos los escenarios que haya combinado serán parte de la hoja de
cálculo actual. Cierre el cuadro de diálogo Administrador de escenarios o déjelo abierto
para continuar con el análisis.
Crear un informe resumen de escenario

1. En la ficha datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Análisis de hipótesis

y, a continuación, haga clic en Administrador de escenarios.
2. Haga clic en Resumen.
3. Haga clic en Resumen del escenario o en Informe de tabla dinámica de escenario.
4. En el cuadro Celdas de resultado, indique las referencias para las celdas que hacen
referencia a las celdas cuyos valores han sido cambiados por los escenarios. Separe
varias referencias mediante comas.

Notas

o Los informes de escenario no se vuelven a calcular automáticamente. Si cambia

los valores de un escenario, esos cambios no aparecerán en ningún informe de
resumen existente sino que aparecerán al crear un nuevo informe de resumen.
o Las celdas de resultado no son necesarias para generar un informe resumen de
escenario pero sí lo son para un informe de tabla dinámica de escenario.