LOS DIEZ MANDAMIENTOS DE LA GESTION DOCUMENTAL

APRENDICES
SANDRA LILIANA ALVAREZ LOPEZ
LUZ MARY ALMARIO GONZALEZ
ADRIANA MEDINA ORTIZ
NASLY ISABELA VASGAS

GERARDO PARRA
INSTRUCTOR

ID:1691194

TEGNOLOGO EN GETION ADMINISTRATIVA

CENTRO DE GESTION Y DESRROLLO SOSTENIBLE SUR COLOMBIANO

SENA

2019
Los 10 mandamientos de la gestión documental que
debes cumplir tu empresa

1. Comprenderás la naturaleza y el ciclo de vida de cada documento

El ciclo de vida de los documentos está compuesto por las actividades o procesos
que se llevan a cabo con ellos y las personas indicadas que tratan con ellos (y su
responsabilidad o actuación respecto a los archivos) y se representa mediante
flujogramas.

2. Contarás con las instalaciones adecuadas para cada tipo de

documento
Las instalaciones deben mantener unos niveles de humedad, temperatura
iluminación y seguridad ideales para cada tipo de objeto susceptible de
custodia. Además, el archivo de documentos especialmente sensibles debe
estar protegido con sistemas de control de partículas, extinción de incendio
por gas inocuo, sistemas de accesos restringidos mediante permisos, con
suministro eléctrico independiente. Cuando vayas a contratar un proveedor de
custodia externa de archivo, examina sus instalaciones y sus niveles de
seguridad, además de los demás fundamentos básicos.

3. Respetarás los 3 pilares de la seguridad de la información

Estos son los que en alguna ocasión denominamos CID: Confidencialidad,
Integridad y Disponibilidad.

La organización deberá mostrar un compromiso permanente con la seguridad

de la información, respetando la confidencialidad de la información tratada,
asegurando la integridad de los archivos y de la información y datos que
incluyen, considerando la disponibilidad necesaria para cada tipo documental,
según las exigencias de acceso a esa información (quién la necesita, qué
herramientas van a usarse para acceder a ella…) y, por último, controlando su
autenticación para que no haya falsificaciones ni modificaciones no deseadas.

4. Utilizarás un sistema de clasificación y recuperación

Muchas veces hablamos de “almacenar” y lo hacemos erróneamente, porque
en realidad guardar documentación es archivar, porque después vamos a
necesitar recuperar lo que queramos con facilidad y para ello se tiene que
llevar una clasificación y una ordenación del espacio. El sistema de
clasificación escogido debe ser funcional y centrado en ahorrar tiempo de
búsqueda y de recuperación. Esto se logra más eficientemente con el uso de
armarios compactos, o incluso motorizados, que preserven, además, de la luz,
del polvo y otras externalidades negativas.

5. Respetarás las reglas de negocio conociendo el workflow de cada tipo

documental.

La creación de un workflow es más que describir el ciclo de vida de un

documento, pues debe incluir las actividades de normalización y
representación estructurada de la información, atendiendo a las
características que permita el software del gestor documental De esta forma,
integrando ambos elementos, como señala el experto Julián Moyano, “se
podrá asignar adecuadamente responsabilidades, procesos, tiempos y
atributos determinados en cualquiera de las fases de la gestión de la
documentación”. Las reglas de negocio se incluyen en los workflows,
debiendo ser aplicadas para el correcto funcionamiento. Un ejemplo para
comprenderlo fácilmente es la gestión de facturas. Imaginemos que el ciclo
normal es recibirlas, clasificarlas, enviarlas a digitalizar y después custodiarlas
hasta que pase el tiempo determinado por la empresa y se expurgan,
quedando el documento físico eliminado y el archivo digital en su
correspondiente repositorio de acceso restringido.

6. Copiarás, copiarás, copiarás

Cuando se trata de toda la información de tu empresa debes realizar copias

de seguridad todos los días. Facturas, documentos oficiales, pedidos,
contratos, bases de datos… Si hay un fallo de tu equipo informático, te roban
o se estropea un portátil o sufres un ataque de un pirata informático puedes
perder toda tu información generada durante años. Hay que realizar copias.
Se pueden efectuar tanto en discos duros externos como con sistemas
remotos, como Gran Backup, con doble garantía de seguridad y recuperación
para grandes volúmenes de datos. Incluso, según la clase de información que
se desee conservar, puede copiarse en ambos formatos para asegurar más,
si cabe, la preservación de esta información.

7. Implementarás niveles de seguridad en el acceso a la documentación

Es necesario que solo puedan acceder a los documentos las personas

designadas con permisos específicos para ello. Además, se deben poder
aplicar diferentes niveles de seguridad, lo que implica, por ejemplo, la
exigencia de la trazabilidad del acceso a cualquier dato como una de las
medidas recogidas en la LOPD.
Para cualquier empresa resulta un alivio contar con un registro o seguimiento
de acceso a salas, para evitar pérdidas o la violación de información, por
 ejemplo. Es fácil y necesario instalar un sistema de accesos restringidos en
las puertas para que solo puedan entrar las personas designadas con
permisos específicos indicados.

8. Los recursos humanos estarán cualificados y entrenados

Hay que contar con el personal idóneo y, además,formarlo y fomentar la

interiorización de buenos hábitos en el tratamiento de información. Esto, más
que un consejo, desde el 1 de julio de este 2015 es una obligación. En esta
reforma del código penal se incluyen medidas como responsabilizar a las
empresas, y a las personas que actúen en nombre de éstas, del tratamiento
ilegal de la información que se pueda realizar por cualquier individuo
(trabajador asalariado, gerente, administradores, autorizados, etc.).Esto
quiere decir que hay que concienciar y sensibilizar a todos los trabajadores de
una empresa y controlar que no se realicen acciones que pongan en peligro la
seguridad de la información tratada por la compañía.

9. Utilizarás los recursos tecnológicos disponibles

Los tres principales avances tecnológicos en los que apoyarse son: la

digitalización e indexación de documentos, los sistemas de gestión
documental y la nube.
La existencia de herramientas tecnológicas digitales aporta soluciones
acordes a la legislación y que facilitan sobremanera esta actividad. Los tres
principales avances tecnológicos en los que apoyarse son: la digitalización e
indexación de documentos, los sistemas de gestión documental y “la nube”, el
almacenamiento remoto y accesible desde internet.

10. Identificarás las potenciales amenazas, vulnerabilidades y fallos

Hace un tiempo había que tener en cuenta los traslados, las inclemencias
meteorológicas, las características de las instalaciones de custodia, los sistemas
de archivo… y hoy en día también, eso no ha cambiado. Hay que planificar qué
puede fallar y elaborar protocolos de actuación acordes para solucionar estas
situaciones. Pero ahora, con todas las empresas plenamente integradas en el
mundo digital, estas amenazas y vulnerabilidades se multiplican. Ahora hay que
controlar dónde se alojan los archivos; se debe comprobar la seguridad de las
conexiones a internet y el uso de los navegadores en los diferentes aparatos con
conexión; hay que prevenir posibles fallos de los servidores y saber cómo afrontar
las ciberamenazas.
Los archivos pese a ser digitalizados, todavía pueden ser vistos, impresos,
compartidos y conservados, pero con la gran ventaja de haberse convertido en
“contenido activo”: se puede buscar cada documento con diferentes criterios (si
se ha realizado indexación en la digitalización”), se pueden explotar los datos y
toda la información que contiene cada documento con facilidad y rapidez y se
puede alargar su vida de forma casi infinita (mientras se actualicen los formatos a
la tecnología existente en cada momento).

Sirve para mejorar la eficiencia de los procesos por los que pasan los
documentos y asegurar su conservación. Pero depende de cada empresa
hasta dónde llegar en su gestión documental y el aprovechamiento de las ventajas
que supone.