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"VALORACIÓN DOCUMENTAL Y DISPOSICIÓN FINAL DE LOS

DOCUMENTOS"

Alberto Caballero Arias | Administración Documental en el Entorno Laboral

|11/07/2019
TIPOS DOCUMENTALES VALORACION
DOCUMENTAL
Incluye la información
laboral concerniente a la
nómina de la
organización, y los
soportes documentales
NOMINAS que se generan durante la
relación laboral y
especifican los pagos
hechos al colaborador y a
las entidades donde se
encontraban afiliados,
además de información de
pagos a proveedores entre
otras.
Abarca información de
valor empresarial y
administrativo, legal,
jurídico y contable,
INFORMES informes de gestión,
indicadores los cuales
reflejan los movimientos y
estados de la empresa.
Su importancia ,valor
contable legal,
administrativo y fiscal,
hacen obligatorio su
conservación ya que son
LIBROS CONTABLES requerimientos de las
entidades o entes de
control.
Estos documentos
plasman las negociaciones
o contratos realizados por
LICITACIONES la organización en el
ejercicio de sus funciones.
Su valor es legal, fiscal,
contables y administrativo
ACTAS DE JUNTA Estos documentos
DIRECTIVA evidencian las decisiones
de carácter
administrativo, legal y
fiscal. Forman parte de la
memoria institucional.
DISPOSICIÓN FINAL
Su tiempo de archivo
documental aconsejado es
de 80 años, los primeros 2
años en el archivo general
de gestión, y 78 años en el
archivo central de la
empresa.
Al finalizar el tiempo de
retención en el archivo
central y de gestión, se
procede al traslado al
archivo histórico en sus
soportes originales. Donde
se conservaran en
perfectas condiciones
según la ley.
Según el código de
comercio las empresas
deben conservar sus libros
contables, su
correspondencia,
documentación y
justificantes concernientes
a su negocio, debidamente
ordenados, por el tiempo
de 6 años a partir del
último asiento realizado
en los libros
Según ley. Su
conservación es de 20
años, al terminar este
tiempo se pueden
desechar
Su conservación es
completa y general, al
cumplir su tiempo de
retención se microfilman
para consulta y
conservación original.
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INFORMES A ENTES DE Esta documentación Su valor es histórico. Se
CONTROL refleja el seguimiento y la deben conservar como
evaluación de la gestión parte de la memoria
de la entidad por parte de institucional.
los organismos de control
.son considerados de
carácter misional.

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