Dirección de Proyectos

Vega Galicia Manuel Alejandro

Caso Práctico –

Dirección Estratégica de Proyectos

Implementación de una P.M.O. en la B.N.V.
 CUESTIONES PARA RESOLVER

1. Ventajas de realización de Encuestas.

¿Qué ventajas específicas trajo consigo la realización de la ENCUESTA a PERFILES

EJECUTIVOS de B.N.V. involucrados con la Gerencia de Proyectos (Project
Management) de dicha Organización?

En primer lugar, esta encuesta tiene como objetivos los siguientes puntos:

1. Conocer las necesidades que debe atender la P.M.O. considerando que no todos
los proyectos son prioritarios o están alineados a la estrategia corporativa, y

2. Dar credibilidad a los Directores de que la creación de una P.M.O. enfocada a los
proyectos urgentes trae consigo mayores beneficios a la organización.

Las ventajas con la realización de estas encuestas originaron que la BNV se percatara de
ciertos detalles que se debían modificar para que la implementación del proyecto de
instauración de una P.M.O. fuera un éxito.

§ Creación de una metodología estandarizada para la gestión de los proyectos.

§ Modificación de procesos de comunicación entre direcciones para la consecución

de la ejecución correcta de los proyectos.

§ Identificación de las destrezas necesarias por los Gerentes de Proyecto para

desarrollar una metodología adecuada.

§ Identificación de habilidades directivas prioritarias para un puesto de Gerente de

Proyectos, entre ellas una correcta planificación, gestión del tiempo, comunicación
efectiva y liderazgo organizacional.

2. Manejo de la Información de Proyectos.

¿Cómo se manejó la Información vinculada con este Proyecto de Implementación de

P.M.O.?

Se parte de una base en que la P.M.O. tiene acceso a toda la información de los
proyectos de la Bolsa, contando con el hardware necesario para centralizar la información
de los proyectos. Se montó una plataforma de flujo de información de los proyectos y la
estrategia de la Bolsa. Además de montar la estructura de flujo de información se almacenó
la información en una base de datos y se clasificaron los proyectos según ciertos criterios.

Esto originó que se crearan nuevos procesos para controlar el flujo de información y
mejorar la comunicación durante la planificación, ejecución y cierre de los proyectos de la
BNV.
 1. La PMO se convirtió en la encargada de recolectar la información del avance.
2. Cada Gerente de Proyecto debe llenar una plantilla con la información solicitada,
vía correo electrónico, de su proyecto.
3. El Gerente de Proyecto la envía a su Director de Área quien recolectaba toda la
información y la envía a su vez a la P.M.O.
4. La PMO se encarga de clasificar la información, guardarla en una base de datos y
crear los informes necesarios para la Gerencia General. Realizaba análisis de la
información de manera que se identificara posibles problemas de gestión y problemas
en la ejecución de la estrategia.
5. En una reunión con todos los Directores presenta sus resultados.
6. Se coloca la información de los proyectos en un sitio en la red interna de manera
que estuviera al alcance de todos los colaboradores de la Bolsa.
7. El Gerente General, cada semestre, presentaba a toda la empresa un resumen del
avance de la estrategia de la Bolsa.
8. La información detallada de cada proyecto debía ser colocada en el MS Project
Server por el Gerente de Proyecto. Esto para los proyectos que estaban en ejecución
o congelados (es decir, que contaban con cronograma hecho en MS Project).
9. La documentación de los proyectos se debía colocar en el SharePoint Server.
Esta herramienta se conecta al Project Server y provee uno o varios sitios de Internet
para manejo de documentos o plantillas para ingresar información.

3. Formación a empleados.

¿Qué importancia tuvo en el éxito del Proyecto el apartado de Formación o

Capacitación dirigida a los empleados?

Esta fase fue una de las más importantes para el logro de la implementación, gracias a que
la capacitación fue 100% a través de una aplicación práctica, es decir, se asignó un
proyecto para desarrollarlo al mismo tiempo que los conocimientos de la P.M.O. fueron
transmitidos.

El uso de una herramienta tecnológica como lo es MS Project, facilitó el aprendizaje con

relación a los aspectos relacionados con las fases de los proyectos, desde la planificación,
ejecución, seguimiento y control y cierre de los mismos.

A través de una evaluación final a los participantes se pudo constatar la correcta

implementación de la capacitación a los empleados, permitiendo organizar de mejor manera
los proyectos y su correcta alineación con la estrategia de la Bolsa.