SERVICION NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)

CLASE DE DOCUMENTOS

CONTABILIDA EN LAS ORGANIZACIONES

INSTRUTORA CARLOS ALBERTO PEREZ ESPAÑA

YINETH SOTO MONTES

BARRANQUILLA 31/07/2019
 CLASES DE DOCUMENTOS

¿ que son documentos? : un documento es la evidencia de una actividad hecha en

función de instituciones, personas jurídicas, naturales, públicas y privadas. Registrando
información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, disco magnéticos, fotografías etc.)
en lengua natural o convencional.

CLASES DE DOCUMENTOS:

 Documentos de archivo: Son soportes que contienen la información sobre

actividades realizadas por la entidad que los produce en cumplimiento de las
funciones que le corresponde desempeñar. Su producción responde a los
objetivos o las finalidades de particulares de la entidad que les da origen. El
documento de archivo registra una actividad administrativa, deja testimonio de su
realización y es memoria de ella: puede ser usado para la planeación, la
asignación de recursos, la toma de decisiones, el control administrativo y en
general, todo lo que tiene que ver con la agilidad, economía y eficiencia de la
gestión administrativa; es además, garantía de los derechos de los grupos
humanos relacionados con la institución, memoria de esta relación y de la práctica
social que regula.

 Documentos electrónicos: Conjunto de documentos producidos, recibidos o

reunidos por una persona física o jurídica de modo involuntario, natural y
espontáneo en el transcurso, y como apoyo, de su actividad de la que es
testimonio, haciendo uso de la electrónica, que se conservan y transmiten también
mediante medios electrónicos en depósitos de conservación permanente, tras
efectuar una selección a partir de la identificación y valoración de las series, con
medidas de autentificación y de preservación adecuadas y con una organización
respetuosa con su modo de producción, con el fin de garantizar su valor
informativo, legal y cultural así como de permitir su acceso y uso también mediante
las tecnologías de la información.

Su diferencia derivan del hecho de que su creación, manipulación, transmisión,

recuperación y lectura se realiza mediante herramientas informáticas apropiadas
ya sean de tipo físico (ordenadores, periféricos y redes) o lógico (sistemas
operativos, aplicaciones y protocolos de comunicaciones).