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Reuniões:

necessárias ou
disfuncionais?
As melhores práticas para não perder tempo

Reuniões: necessárias ou disfuncionais? 1


Índice

1. Reuniões: quando
e como evitá-las?

2. 9 técnicas para fazer


reuniões produtivas

3. Reuniões: Da ata
formal para a prática

4. Conclusão

Reuniões: necessárias ou disfuncionais? 2


Introdução

S ituações em que as reuniões são


desnecessárias e inconvenientes são
bastante comuns na nossa rotina. Quantas vezes
Segundo dados
Cerca de 50% do tempo nessas reuniões
é perdido. Isso sem contar que 39% das
pessoas envolvidas chegam a dormir durante
da Microsoft, em uma
você entra em uma sala já com a sensação de as conversas.
tempo perdido? E quantas outras, ao decorrer semana com jornada de
da reunião, percebe a inconsistência e inutilidade 45h as pessoas passam: Em nossas experiências com clientes e com a
do encontro, que poderia ser resolvido com uma rotina do Runrun.it, notamos esse incômodo
conversa individual ou com um e-mail?
64 % do tempo
trabalhando
com as reuniões improdutivas. Procuramos
formas e metodologias para resolver o
Reuniões são uma ferramenta importante para problema e, ao longo dos últimos anos,
gestores e líderes de equipes. Afinal, é um temos repassado conteúdos sobre o tema
momento para alinhar demandas, estabelecer em nosso blog.
pautas, informar decisões e direcionar novas
ações. No entanto, quando há uma percepção
36 %
do tempo são Neste material, portanto, reunimos tudo que já
geral de que reuniões podem ser um desperdício, gastos de forma publicamos, as estatísticas, as melhores práticas
improdutiva,
é porque algo está errado. principalmente e as sugestões de estratégias para executar
com reuniões. reuniões efetivas que movam projetos para a
Virginia Heffernan, em seu artigo “Meet is frente. Esperamos que seja de utilidade para
murder” (“Reunião é assassinato”), publicado Fonte você e sua equipe
no New York Times, também questiona o atual
modelo de reuniões. Ela revela que 15% do Para se ter ideia, em média, um profissional Boa leitura!
tempo de uma organização é utilizado em americano participa de mais de 60 reuniões
reuniões, o que provoca um desperdício de por mês, de acordo com o “MCI Conferencing
US$ 37 bilhões por ano nos Estados Unidos. White Paper: Meetings in America”.

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1.
Reuniões:
quando e como
evitá-las?

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A
1.
dúvida que paira sobre gestores é quando Como diria o pai da administração moderna
fazer ou não uma reunião de trabalho. Peter Drucker:
É necessário, então, transformar o modelo
de reuniões para aumentar a produtividade e
Não há uma resposta definitiva apesar de muitos ‘ganhar’ tempo. Mas como identificar quando
sentirem calafrios só de ouvir falar a palavra. No uma reunião não ajuda e só atrapalha? Vejamos
entanto, é importante analisar o contexto na hora as situações mais comuns:
de agendá-la. Quando a reunião faz realmente “tempo é o recurso mais escasso e, a menos que
sentido? Ou em que momento não se faz seja gerenciado, nada mais pode ser gerenciado.” | Excesso de reuniões
necessária? Qual seu objetivo e sua relevância? Antes de marcar qualquer reunião, você
Quem são os participantes? Qual a duração precisa ver o que é realmente importante.
prevista? E com que frequência será realizada? Ao seguir o raciocínio do autor austríaco, fica Este artigo da McKinsey mostra como
evidente que precisamos usar melhor o nosso estabelecer prioridades na gestão do tempo da
Estas questões permitem saber se a reunião limitado tempo. Neste cenário, surgem as sua empresa, o que implica em uma avaliação
vai mais atrapalhar do que ajudar, se será reuniões desnecessárias, improdutivas e que nos verdadeira sobre as reuniões realizadas.
um desperdício de tempo e até um atraso no fazem desperdiçar nossas horas. Quais são aquelas com objetivos estratégicos,
fluxo de trabalho. Ou, por outro lado, se ela irá e quais as agendadas por hábito e sem muito
Drucker também é autor da frase “Não há nada
gerar discussões produtivas, brainstorms úteis o que acrescentar.
e resultar em um plano de ações para o tão inútil quanto fazer eficientemente o que não
seu negócio. deveria ser feito.” Mais inconveniente ainda é se O exagero no número de reuniões ainda
você não tem que fazer a reunião, mas acaba é citado pelo professor de ciências da
Toda essa preocupação em torno das reuniões realizando uma reunião longa. Isso é o pior que computação de Georgetown, Cal Newport,
está relacionada à nossa gestão do tempo. você pode fazer com o seu tempo. em matéria na Harvard Business Review.
Ele explica que o excesso de reuniões interrompe
o chamado “trabalho profundo”, que é uma

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1.
atividade mais exigente e demanda concentração | Reuniões mal planejadas
sem distrações. Não levar em conta o impacto no trabalho
falar de mudanças de horário ou local de
forma repentina. Além disso, geralmente, a
Perda do tempo
individual e coletivo
dos colaboradores é outra queixa comum. agenda da reunião é vaga ou redundante em
Uma amostra de como a situação piorou Somente 17% dos executivos entrevistados relação a outras anteriores, fazendo com que Se as perspectivas acima já são ruins,
nos últimos tempos é esta pesquisa da na pesquisa da Universidade da Carolina do as discussões não cheguem a lugar algum e imagine só você se deparar com reuniões mal
Universidade da Carolina do Norte, nos Norte afirmaram observar um uso produtivo não gerem ações futuras. Outra situação programadas, mal executadas e até frequentes
Estados Unidos. O tamanho e a frequência do tempo pessoal e da equipe em suas reuniões. recorrente é a falta de foco e até de demais. Essa piora da situação é real e 54% dos
das reuniões tiveram um significativo aumento engajamento dos participantes. Inclusive, executivos entrevistados contaram que suas
em 50 anos. Na década de 1960, os executivos Em contrapartida, 71% consideram reuniões 62% dos executivos pesquisados disseram reuniões estão nessa categoria. Normalmente,
realizavam menos de 10 horas de reuniões, improdutivas e ineficientes. Balancear essa que nas reuniões falta oportunidade para acontecem em agendas com muitos participantes,
contra aproximadamente 23 horas semanais relação é fundamental, mas são poucas as aproximar a equipe. de áreas que nem têm a ver com o objetivo da
atualmente. empresas que conseguem superar os gargalos e ata, e são transmitidas informações que não
alcançar o equilíbrio. precisariam de uma reunião para isso. Tais
encontros consomem o tempo do time, dos
Perda do tempo individual
Leitura recomendada profissionais e fazem as organizações pagarem
Como evitar reuniões desnecessárias um alto preço por tamanha improdutividade.
e outros vilões. Guia tudo sobre Leia aqui Aqui, notamos reuniões com muito conteúdo,
produtividade. Perda do tempo da equipe
em que a agenda se prolonga demais, envolve
muitas etapas e tem atividades subsequentes
A maioria das empresas ainda sofre com
ao encontro. Com isso, os funcionários “perdem”
desperdício do tempo do time, já que a reunião
tempo relativo ao fluxo de trabalho e o pensamento
mal planejada atrapalha a produtividade e a
profundo acaba interrompido, sem falar em
colaboração. Mesmo em empresas que fazem
tarefas que são reduzidas ou descartadas. No
apenas uma ou duas reuniões por semana,
estudo, 65% dos executivos se queixaram de
muitos funcionários chegam despreparados
que as reuniões o impedem de completar o seu
ou até mesmo faltam ao encontro. Isso sem
trabalho. Todo esse cenário causa um desgaste.
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1.
| E quais os tipos de reuniões que são
os maiores vilões?

1 Reunião para discussão 2 Reunião para tomar decisão 3 Reunião para troca de informação
São costumeiras as reclamações contra Eis outra situação clara de transferência Mais uma modalidade de reunião
essas reuniões, consideradas chatas. de responsabilidade, pois o líder que não ajuda nem a equipe nem a
Os líderes as convocam com o objetivo não quis fazer uma escolha e tomar liderança. Neste caso, normalmente
de analisar e debater algum relatório de uma decisão, então chamou os são debatidos dados e informações.
desempenho, enviado anteriormente colaboradores para uma reunião. Esta situação poderia ser evitada,
por e-mail, mas que ninguém viu nem Numa situação como esta, é comum trocando tais informações por e-mail
leu. O mal-estar ocorre na medida em no fim das contas a decisão ser adiada ou com um software de gestão do
que os gestores não se perguntam para mais análise; ou todos debaterem trabalho. O Runrun.it, por exemplo,
o motivo do relatório não ser lido, horas até chegar ao consenso sobre o é uma ferramenta em que você
nem a funcionalidade do mesmo, ou caminho a ser seguido. A consequência formaliza toda a comunicação com as
o porquê de ser elaborado. Então, é uma rotina de reuniões para ajustes pessoas, distribui demandas, aprova
cabe à liderança resolver a questão de rota e para conversar sobre novas tarefas, prioriza atividades e alinha
e não apenas transferir o problema, ideias. No fim, não saem resultados todas as informações necessárias
agendando uma reunião com o time. efetivos desses encontros e a liderança com sua equipe.
fica minada.

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1. | Mas as reuniões são tóxicas ou atóxicas?
Independente da discussão sobre a produtividade
das reuniões, é certo que elas não podem
acontecer sem aviso prévio, sem previsão de

59 %
duração e sem um propósito real. Mas o fato O estudo “State dos trabalhadores entrevistados
nos Estados Unidos querem manter
é que há duas correntes divergentes sobre of Enterprise
as reuniões. Um manifesto da 37 as reuniões no mínimo, por se
Work”enfatiza: tratarem de obstáculos para a
Signals coloca em xeque todo o atual
formato de reuniões e decreta: produtividade.
“não há nada mais tóxico Fonte
para a produtividade do que
uma reunião”.
Segundo a matéria da Harvard Business Review
Apesar da crítica do manifesto, chegamos ao
Jay Garmon, por sua vez, contra- já mencionada, uma empresa de consultoria
ponto em que as reuniões ajudam a incentivar a
ataca em seu artigo “Okay, financeira colheu frutos por repensar a
criatividade e a inovação, mantêm a comunicação
enough with the ‘meetings execução das reuniões. Três meses após
com clareza e promovem a colaboração e a troca
are toxic’ crap” (“Chega dessa de conhecimento. a mudança, os funcionários perceberam
besteira de ‘reuniões são tóxicas’”). a melhora na colaboração da equipe, na
Para ele, apesar de muitas reuniões Mas elas precisam ter um formato adequado segurança para expressar suas opiniões
de trabalho serem tediosas sim, o para a rotina da empresa para serem e no desempenho do time.
conceito foi deturpado e, na verdade, vantajosas. As organizações que, ao invés
a discussão com os colaboradores de apenas tolerar, passam a transformar o
e equipes permite criar ideias e modo de encarar reuniões experimentam
desenvolver projetos melhores do seus benefícios.
que trabalhar sozinho.

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2.
9 técnicas para
tornar suas reuniões
mais produtivas

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A
2.
ntes de mais nada, a primeira medida
Objetivo definido Pauta da reunião Controle do tempo
que você deve tomar é mensurar quantas 1 2 3
horas da sua semana são gastas em reuniões. Uma reunião sem intenções bem definidas É importante também fornecer aos Pode parecer uma premissa básica,
pode apenas gastar o tempo dos presentes, participantes o material do que estará mas que nem sempre ocorre no dia a dia.
Só com esse número em mãos, será possível
não chegar a lugar nenhum e muito menos em pauta. O envio, com pelo menos um Você deve ter horário para começar
mudar o seu panorama atual. Se não houver
trazer resultados futuros. É a hora do gestor dia de antecedência, permitirá que todos e encerrar a reunião da sua equipe e
um parâmetro, você não saberá como melhorar. traçar um propósito claro, desenvolver uma os convidados do encontro se preparem. cumpri-los pontualmente. Observe e
E, para fazer esse cálculo, você precisa registrar agenda e informar a todos os presentes. gerencie o relógio para obter uma reunião
corretamente as suas horas. Segundo o CEO da empresa de Realidade efetiva e fazer o tempo de cada um dos
Elaborar uma lista dos tópicos que serão Virtual norte-americana Penrose Studios, participantes valer a pena.
discutidos é fundamental para organizar Eugene Chung, “as melhores reuniões são
Ferramentas como o Runrun.it te ajudam a
a reunião com início, meio e fim. Isso tudo aquelas em que há mais tempo investido Se ninguém administrar o horário, fica fácil
mensurar o tempo dedicado a reuniões e outras
agiliza o andamento do debate e facilita a na preparação do que na duração delas”. de se perder e ultrapassar o tempo, sendo
atividades. Ao apertar ‘play’, pausar e entregar as comunicação entre os funcionários. Foque que muitas vezes com debates infrutíferos.
tarefas, o sistema registra as horas trabalhadas no máximo em três objetivos, que é o Isso facilita para os colaboradores Esta organização da hora de início e fim
e gera um timesheet automático. Os dados são número considerado ideal para uma contribuírem com novas ideias. Vale ajudará a trazer resultados melhores.
fundamentais para tornar suas reuniões mais boa reunião. deixar a pauta à mostra durante a
produtivas. reunião para evitar o debate do que A duração do encontro também deve
Em um artigo na Forbes, o empreendedor e está fora da agenda. ser fixada: as boas reuniões duram,
especialista em marketing digital, Neil Patel, em média, 30 minutos.
Veja agora 9 dicas para faz uma recomendação para a definição do Assim, o gestor ganha com uma discussão
organizar melhor as reuniões, objetivo de uma reunião. Ele sugere seguir construtiva e consegue alcançar o objetivo O empreendedor americano Gary
o modelo SMART (em português, específico, definido. Não se esqueça de incluir tempo Vaynerchuk conta a sua estratégia de
evitar o desperdício de tempo mensurável, alcançável, realista e oportuno). o bastante para a discussão de cada tópico. cortar as suas reuniões pela metade
dos gestores e equipes, Coloque 20% menos itens na sua agenda Segundo ele, a mudança trouxe bons
e fugir de armadilhas: Leia aqui e disponibilize 20% mais de tempo para resultados e elogios de seus parceiros
cada debate. de negócios.

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2. Seleção dos participantes Presença do tomador de decisão
4 5 6 Celulares e notebooks desligados
Este é um momento crucial para o Além de limitar e definir todos os Nem é preciso dizer o quanto o toque de
desenvolvimento de uma boa reunião. participantes adequados para a reunião, celulares atrapalha o desenvolvimento de
Muitas vezes, uma série de colaboradores é importante que o gestor ou líder, uma reunião, ou também como desfoca
são convidados, mas não tem a menor responsável por tomar as decisões, os participantes. Isso sem contar com os
necessidade de estarem presentes ali. esteja presente. A sua presença possibilita colaboradores desinteressados que ficam
que o encontro seja construtivo, direcionado usando os aparelhos em vez de prestar
Revise a lista dos participantes, veja se à realização da pauta e caminhe em direção atenção e se envolver com os assuntos a
realmente todos precisam comparecer às decisões necessárias. serem abordados.
para se atingir o objetivo definido e limite
o número de colaboradores. Se por algum motivo o responsável não Assim como os celulares, os notebooks
puder participar, deve-se analisar se vale também devem ser dispensados. Nada de
Quanto mais pessoas, mais os debates a pena manter a reunião com os outros ficar trabalhando paralelamente durante a
devem se prolongar e mais difícil será colaboradores, ou então cancelar a mesma. reunião. Se for para fazer outras atividades
chegar a alguma conclusão. Após sete nesse período, é melhor não participar do
participantes, cada novo ingressante Vice-presidente de Operações de Negócios encontro.
diminui em 10% a chance de tomar do Google, Kristen Gil revela que as reuniões
uma decisão rápida. na empresa não têm mais de 10 pessoas Então, a não ser que sejam necessários,
e todas contam com o seu tomador de peça para as pessoas presentes que
David Grady, gerente de segurança da decisão oficial. Com essa estratégia para desliguem os aparelhos eletrônicos para
informação e palestrante do TED, fala sobre otimizar reuniões, a rede social Google+
como salvar o mundo de reuniões ruins. Ele agilizar o andamento e conseguir cumprir
também comenta sobre estar presente em ganhou mais de 100 funcionalidades a agenda de forma adequada. Com isso, o
reuniões em que não somos necessários. três meses após o lançamento. engajamento melhora e os benefícios da
medida são mais do que evidentes.
Assista aqui

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2.
Anotações
7 8 Gerenciar a conversa 9 Plano de ações
Agora sim, passamos da fase preparatória É uma das funções do gestor encorajar Após o término da reunião, vamos aos
e estamos dentro da reunião. E uma e orientar a discussão dos temas propostos próximos passos. Se os colaboradores
das habilidades importantes é fazer na agenda, além de buscar possíveis saírem com dúvidas sobre o que devem
anotações sobre as discussões. Cada um soluções. Abra espaço para as pessoas fazer agora, é sinal que o encontro não deu
deve anotar sobre os projetos futuros, as falarem, preze pela interatividade e certo. Assegure que todos compreenderam
decisões tomadas, as funções designadas estimule o debate. Também é importante as tarefas a serem seguidas pela empresa
a si próprio, assim como o líder deverá pensar em quem deve ser ouvido para a ou pela equipe em questão.
ter uma lista das responsabilidades pauta em questão:
destinadas a cada um. Faça a ata da reunião, com o resumo das
• Quem é afetado pelos resultados principais medidas tomadas e o plano das
Fazer esta relação de anotações traz e precisa expor sua opinião? ações programadas. Com isso em mãos,
clareza do que foi resolvido no encontro, envie um e-mail aos participantes
• Quem é mais provável que tenha uma
e destaca a responsabilidade de cada comos prazos e as responsabilidades
visão diferente?
colaborador para atingir os objetivos de cada um.
definidos lá no começo deste processo. • Quem pode alertar sobre algum erro
ou ausência de algo na discussão?

• Como os profissionais com mais tempo


de empresa podem contribuir?

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2.
3 estratégias de Steve Jobs para reuniões produtivas

Para evitar o desperdício do seu tempo, de equipes e clientes, Steve Jobs tinha
três maneiras de lidar com as reuniões e deixou um legado na Apple:

Quanto menos “Mentalidade de Sem apresentações formais


participantes, melhor responsabilidade” Autor da biografia “Steve Jobs”,
Jobs chegou a recusar um As reuniões da Apple têm uma Walter Isaacson, explica que ele
convite do então presidente lista de ações e cada tarefa não gostava de reuniões formais,
americano Barack Obama para um tem um “Indivíduo Diretamente com apresentações. Jobs preferia
encontro entre os empresários Responsável”. Com isso, Jobs que a equipe discutisse, sem o
mais importantes do setor de delegava responsabilidades apoio da tecnologia. E acreditava
tecnologia. Ele argumentou aos funcionários por cada etapa que as pessoas deveriam estar
que tinham muitas pessoas de um projeto, deixando claro prontas para defender e criticar
envolvidas na reunião. quem deveria cumpri-las. as ideias apresentadas.

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2.
| Metodologia Ágil
Em meio às técnicas sobre reuniões produtivas,
O pensamento ágil foi implementado de início
pela indústria de software, mas ultrapassou as
vale destacar a metodologia ágil, que surgiu no barreiras e foi utilizado com sucesso em outras Para acompanhar o andamento dos projetos,
Manifesto Ágil , em 2001. Esse método estipula áreas como no marketing. Mas o que tudo são realizados três tipos de reuniões:
processos para orientar a gestão de projetos e isso tem a ver com reuniões? Vamos chegar lá!
tornar as entregas mais transparentes, rápidas Uma das principais aplicações da metodologia
e com alta qualidade. Com isso, você tem maior é o Scrum.
controle sobre as atividades e evolui os sistemas,
melhorando o desempenho. Nele, os projetos são divididos em ciclos, que
variam de duas a quatro semanas e são chamados
de Sprint. As atividades de um determinado
Leituras recomendadas
Metodologia ágil: um presente projeto são organizadas em uma lista backlog. Daily Scrum Sprint Review Meeting Sprint Retrospective
da indústria de software para Leia aqui Então, no início de cada Sprint, as tarefas a Reuniões diárias Ocorre ao fim de cada ciclo, serve para planejar
todo o universo da gestão (veremos mais ou Sprint, com a entrega o próximo Sprint,
serem feitas são planejadas e priorizadas. As
detalhes adiante). e apresentação do fechando o ciclo.
Marketing ágil? Inspire-se em equipes atividades no backlog que não forem priorizadas
projeto / resultado.
de TI e adote uma metodologia para Leia aqui são distribuídas na chamada product backlog.
melhores resultados

Adote o Scaled Agile Framework


(SAFe) e eleve sua gestão ágil a Leia aqui
um nível organizacional

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2. | O que é o Daily Scrum?
Este é um método importante para a sua
empresa ter uma rotina com reuniões produtivas
e funcionais. O Daily Scrum se trata de reuniões
diárias, normalmente, realizadas em 15 minutos,
normalmente em pé, no mesmo local e horário
e onde todos os colaboradores devem responder
a três questões para a equipe:

Leitura recomendada
O que eu fiz ontem?
Scrum e Runrun.it trabalhando
O que vou fazer hoje? juntos para uma gestão mais ágil
Leia aqui

Existem obstáculos no meu caminho?

Essas respostas ajudam a melhorar a


comunicação e o engajamento do time, a evoluir
o desempenho individual e coletivo, verificar os
riscos e impedimentos para o desenvolvimento
de projetos.

Além disso, também é possível corrigir rotas,


estabelecer prioridades e promover um
progresso contínuo. É uma maneira de você
realizar reuniões ágeis, dinâmicas, alinhar as
expectativas e previsões.
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3.
Da ata formal
para a prática

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A
3.
gora que você já sabe como fazer o
planejamento e traçar bons métodos para
O portal Produzindo fez uma lista de dicas
uma reunião produtiva, está na hora de elaborar do que deve conter em uma ata eficaz:
o documento com as decisões tomadas.
É fundamental formalizar essas informações em
uma ata de reunião e divulgar aos participantes. Data, local, horário Pessoas presentes Pauta da reunião
1 de início e fim da 2 e seus cargos 3 Saber o propósito
reunião Responsáveis pela da reunião
Onde e quando as tomada de decisão
decisões foram tomadas
1

3 Discussões Registro das decisões Compromissos


4 Motivo para as decisões 5 Formalizar o que foi 6 Os prazos para
4 tomadas e abandonadas, combinado entre os execução das tarefas
evitando que a mesma participantes e o dia, horário, local e
discussão se repita participantes da próxima
reunião

Ao cumprir estes tópicos, a ata fica completa,


Leia aqui
evitando dúvidas entre os participantes. Vale
lembrar que o documento deve ser simples e de
fácil assimilação das decisões tomadas.

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4.
Conclusão

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C
4.
omo pudemos ver ao longo deste white paper,
as reuniões não precisam ser um fardo, nem
| Ferramenta para ajudar nas reuniões
Uma ferramenta de gestão do trabalho pode
O Runrun.it também permite eliminar as reuniões transparente para se relacionar com sua equipe.
de acompanhamento e de simples troca de Com isso, torna as reuniões cada vez mais
uma armadilha. As reuniões podem (e devem) transformar a forma como você realiza as suas informação. eficientes e produtivas, além de aumentar a
ser uma ferramenta que provoque o engajamento reuniões. Com o Runrun.it, é possível mensurar produtividade do seu time.
dos colaboradores, melhore a comunicação quanto tempo é gasto em cada reunião. O sistema Usando a ferramenta, você acompanha em tempo
da equipe e gere decisões importantes para o registra as horas trabalhadas e você consegue real o andamento das atividades realizadas pela
seu negócio. enxergar o real cenário das suas reuniões: quais equipe e, então, consegue evitar essas reuniões
gastam mais tempo, quais são mais eficientes, infrutíferas e a microgestão. Por que você não testa
Uma transformação na sua maneira de realizar as as mais burocráticas e assim por diante. Com grátis agora mesmo?
reuniões traz só vantagens para a sua empresa. os dados em mãos, você toma decisões mais Com o Runrun.it, você tem todo o controle das
Você ganha com a comunicação aberta e assertivas sobre quais reuniões são realmente tarefas, organiza o fluxo de trabalho, otimiza
Acesse agora!
transparente, o trabalho em equipe, a satisfação necessárias. o tempo e conta com uma comunicação ágil e
dos funcionários que não desperdiçam seu
tempo, a melhor organização de atividades e o
aumento da produtividade.

No entanto, é necessário realizar um esforço


coletivo para alterar os padrões de como a sua
empresa lida com o agendamento e a execução
das reuniões. Então, está na hora de reformular
suas reuniões e torná-las melhores, aproveitando
o seu tempo e conseguindo ganhos expressivos.

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